Etiske spilleregler for samarbejde med eksterne samarbejdspartnere

Transkript

1 Boligkontoret Danmark 2014 Etiske spilleregler for samarbejde med eksterne samarbejdspartnere For organisations- og afdelingsbestyrelser Adam B. Andersen

2 Etiske spilleregler for samarbejde med eksterne samarbejdspartnere De almene boligorganisationer og administrationsselskaber udfylder en vigtig rolle i det moderne samfund, og vi har ofte afgørende betydning for den lokale udvikling i både land- og byområder. For at vedligeholde og udvikle vores boligområder benytter vi os dagligt af en lang række håndværkere og serviceleverandører, og det stiller krav til vores ageren udadtil. Samlet bruger hele sektoren årligt et tocifret milliardbeløb på vedligeholdelse og istandsættelse, og det kræver stillingtagen og ansvar. Som organisationsbestyrelse er det jeres ansvar at sikre gennemsigtighed og klare linjer for samarbejdet med jeres håndværkere og leverandører. Formålet med de etiske retningslinjer er at beskrive jeres boligorganisations ansvar og gøre opmærksom på de forhold, hvor I som beboervalgte har afgørende indflydelse. De etiske retningslinjer skal være med til at skærpe jeres holdninger over for det omkringliggende samfund og dermed styrke samarbejdet mellem jeres medarbejdere, jeres beboere og jeres håndværkere og leverandører. Denne folder indeholder en række retningslinjer og gode råd, som kan bidrage til at sikre et forsat godt samarbejde til glæde for jer og jeres beboere. Etiske regler i forhold til samfundet Være en god ambassadør for alle almene boliger i forhold til det danske samfund og således sikre, at gældende lovgivning til enhver tid overholdes Arbejde aktivt for at højne det positive kendskab til den almene sektor i den brede befolkning og optræde professionelt overfor alle samarbejdspartnere Sikre at der altid arbejdes på at opnå den bedste og billigste ydelse for at styrke tiltroen til sektoren og den enkelte boligorganisation Side 1 af 4

3 Etiske regler i forhold til håndværkere og leverandører Arbejde for en sund konkurrence, høj kvalitet i arbejdet og gennemsigtighed i beslutningerne. Tilstræbe at indgå kontrakter med alle leverandører for at sikre gennemsigtighed i aftalegrundlaget og sikre boligorganisationen et solidt retsgrundlag ved misligholdte aftaler. Sikre gennemsigtighed i valget af håndværkere og leverandører for at undgå mistanke om nepotisme og kammerateri. Gennem en åben og fair samarbejdsform medvirke til, at eventuelle uoverensstemmelser løses på den mest hensigtsmæssige måde. Kun samarbejde med virksomheder, der aflønner medarbejdere på overenskomstmæssige vilkår. Sikre at leverandører på egne og underleverandørers vegne kan levere efterspurgt dokumentation vedrørende ansatte for i fællesskab med Boligkontoret Danmark at minimere risikoen for, at der benyttes sort og illegal arbejdskraft. Sikre at vi handler på en måde, som gør, at vores håndværkere og leverandører oplever, at vi driver vores boligområder på en troværdig og pålidelig måde. Sikre at alle leverancer overholder de gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser mv. Sikre at alle leverancer overholder de gældende arbejdsmiljøregler, -love, -bekendtgørelser mv. Boligkontoret Danmark stiller krav til alle leverandører om: At leverandører til Boligkontoret Danmark arbejder aktivt for at forhindre sygdom samt minimere risikoen for såvel fysisk som psykisk nedslidning At leverandører integrerer personer uden for arbejdsmarkedet i det omfang, som er muligt. At leverandører til Boligkontoret Danmark opfylder miljøkrav til energiforbrugende produkter, rengøringsmidler osv. At leverandører med eventuelle relationer til ansatte i Boligkontoret Danmark, eller til beboervalgte, gør opmærksom på forholdet, inden et eventuelt arbejde påbegyndes eller ved afgivelse af tilbud, licitationer mv. Side 2 af 4

4 At leverandører til Boligkontoret Danmark overholder almindelig tavshedspligt, så længe lovgivningens krav om oplysnings- og anmeldelsespligt opfyldes. At arbejde for udryddelse af alle former for tvangsarbejde og børnearbejde. Endvidere skal internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder grundlæggende ILO-konventioner samt konventioner, der ligger til grund for principperne i FN s Global Compact, overholdes. Retningslinjer for brug af underleverandører Altid sikre at hvis en leverandør ønsker at bruge underleverandører, skal det aftales skriftligt med Boligkontoret Danmark. Altid sikre at hvis en leverandør anvender underleverandører, garanterer leverandøren for, at aftalen opfyldes i samme omfang, som hvis leverandøren selv havde udført leverancen. Altid sikre at leverandøren er bekendt med, at denne hæfter for sine underleverandørers forhold på samme vis som for egne forhold. Retningslinjer for betaling af afsluttet arbejde: Altid sikre at betalingsfrister overholdes i respekt for mindre forretningsdrivende Altid sikre at vi betaler inden netto 30 dage Der gælder dog særlige betingelser for: Aftaler indgået i henhold til AB92 og ABT93 Aftaler ved udbuds- og licitationsarbejder Fakturaer for offentlige betalinger mv. Boligkontoret Danmark accepterer kun lovbestemte gebyrer, medmindre andet er skriftligt accepteret af begge parter Side 3 af 4

5 Kontakt og yderligere hjælp Hvis I har yderligere spørgsmål til jeres egne eller Boligkontoret Danmarks retningslinjer for samarbejde med håndværkere og leverandører, er I meget velkomne til at kontakte: Boligkontoret Danmarks juridiske afdeling, indkøbsafdelingen eller sekretariat på tlf.: Så vil vi være behjælpelige med rådgivning. I kan også læse mere på under fanen erhverv. Side 4 af 4