Udbudsmateriale for revisionsopgaven i Horsens Kommune

Transkript

1 H O R S E N S K O M M U N E Udbudsmateriale for revisionsopgaven i Horsens Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1 Udbud af revisionsydelsen INDLEDNING AFTALEPERIODE FØRTIDIG OPSIGELSE AF AFTALE TILBUDSFRIST, FORMKRAV OG INDHOLD I TILBUD/SPØRGSMÅL ANDRE FORHOLD OMKRING TILBUD BESLUTNINGSPROCEDURE TILDELINGSKRITERIER Beskrivelse af revisionsopgaven REVISIONSOPGAVENS OMFANG REVISIONENS UDFØRELSE REVISORS ROLLE REVISORS RAPPORTERING Beskrivelse af Horsens Kommune ORGANISATIONSTRUKTUR KOMMUNEN I HOVEDTAL ØKONOMIFUNKTIONEN TIDSPLAN FOR REGNSKABSAFSLUTNINGEN Tilbudsspecifikation TILBUDSSUM REVISORTEAM DEN TILBUDTE OPGAVELØSNING BAGGRUNDSOPLYSNINGER I ØVRIGT Tilbudsblanketter SPECIFIKATION AF ÅRLIG TILBUDSSUM SAMMENSÆTNING AF REVISORTEAM, DER PÅTÆNKES SAT PÅ OPGAVEN DEN TILBUDTE OPGAVELØSNING Bilagsoversigt Side 2

3 1 Udbud af revisionsydelsen 1.1 INDLEDNING Horsens Kommune (fremover benævnt kommunen) der fra 1. januar 2007 består af en samling af de nuværende Gedved og Horsens kommuner samt hovedparten af Brædstrup Kommune, udbyder herved revisionsopgaven i offentligt udbud. Udbuddet gennemføres efter Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbs kontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Kommunen ønsker etableret en 4-årig aftale med et revisionsfirma. De nærmere betingelser, som skal indgå i den kommende aftale, er nævnt efterfølgende. 1.2 AFTALEPERIODE Aftalen vil være gældende i en 4-årig periode, fra revision af regnskab 2007 til afslutning af revision af regnskab Kommunen forbeholder sig ret til at forlænge aftalen med op til 2 gange 12 måneder. En eventuel forlængelse skal meddeles skriftligt senest ved afslutningen af revisionen af regnskabet for Aftalen skal indeholde en option om, at kontrakten tages op til revision, såfremt der sker væsentlige ændringer i opgaveomfanget eller kommunens geografiske struktur i kontraktperioden. Regnskaber 2006 og delingsaftalen for Brædstrup Kommune revideres af kommunernes nuværende revision. 1.3 FØRTIDIG OPSIGELSE AF AFTALE Begge parter har ret til at opsige aftalen med 6 måneders varsel til ophør den 31. december, dog således at årsregnskabet revideres for det pågældende år. Opsigelsen skal være skriftlig, jf. senere kontrakt. 1.4 TILBUDSFRIST, FORMKRAV OG INDHOLD I TILBUD/SPØRGSMÅL Tilbudsfrist Tilbud skal være kommunen i hænde senest den 22. september 2006 kl Tilbuddet skal fremsendes skriftlig i 5 eksemplarer og stiles til: Horsens Kommune Indkøbsafdelingen Rådhustorvet Horsens Samt et eksemplar i elektronisk form til: [email protected] På kuverten anføres: "Tilbud på revisionsopgaven i Horsens Kommune". 3

4 For tilbud der afleveres personligt udsteder Indkøbsafdelingen/Økonomisk forvaltning datokvittering. Samtlige tilbud vil først blive åbnet af kommunen efter tidsfristens udløb. Tilbudsgivere kan ikke overvære åbningen af tilbuddene. Indhold i tilbud Ved udformning af tilbud skal tilbudsgiver relatere dette til følgende disposition, hvis indholdskrav er nærmere specificeret i udbudsmaterialets del Tilbudssum 4.2 Revisorteam 4.3 Den tilbudte opgaveløsning 4.3.a Revisionsplan og -metodikker 4.3.b Anvendelse af revisions- og IT-værktøjer 4.3.c Kvalitetssikring Formkrav til tilbud Tilbuddet skal afgives i en specifikationsgrad og i rækkefølgen som angivet i udbudsmaterialets afsnit 5, tilbudsblanketterne 5.1, 5.2 og 5.3. Tilbud skal endvidere indeholde navn, adresse og kontaktperson for tilbudsgiver. Al korrespondance skal foregå på dansk. Spørgsmål Forud for afgivelse af tilbud vil der være mulighed for at få besvaret evt. spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle spørgsmål skal formuleres skriftligt og være modtaget senest den 4. september 2006 kl Spørgsmål stilles til: Horsens Kommune Indkøbsafdelingen Rådhustorvet Horsens eller i elektronisk form til: [email protected] Alle deltagere i udbuddet modtager svar på samtlige fremsendte spørgsmål senest den 15. september Det oplyses ikke til tredjemand, hvem der retter henvendelse. 1.5 ANDRE FORHOLD OMKRING TILBUD Udbudsmaterialet, ekskl. bilag, kan rekvireres i elektronisk form ved henvendelse til: [email protected] inden tilbudsfristens udløb. Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud eller udarbejdelse af oplysninger. Tilbud returneres ikke. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud til og med 31. december Kommunen forbeholder sig retten til, at eventuelle tvister afgøres efter gældende dansk ret og ved dansk værneting, herunder anvendelse af eventuel voldgiftsret, jf. senere kontrakt. Ved misligholdelse vil kommunen stille krav om betaling af bod, erstatning eller ophævelse, jf. senere kontrakt. 4

5 Tilbud gives i 2007-prisniveau i danske kroner (ekskl. moms). Vederlagsregulering kan ske 1 gang årligt (bagud). Første gang i år 2009, hvor der kan ske en regulering af vederlaget for år Regulering sker på baggrund af forbrugerprisindekset, som beregnes og offentliggøres løbende af Danmarks Statistik. Fejl i tilbuddet giver ikke grundlag for forhøjelsen af tilbudsprisen. Kontrakten kan kun ændres, hvis opgaver/organisation ændres i så væsentlig grad, at det får afgørende indflydelse på revisionens arbejde. Se i øvrigt afsnit 4.1. Tilbud skal omfatte hele revisionsopgaven. Der kan ikke afgives tilbud på dele af revisionsopgaven. Der kan ikke afgives alternative tilbud. Kommunen forbeholder sig ret til at kunne tage kontakt til en eller flere tilbudsgivere med henblik på afklaring af eventuelle tvivlsspørgsmål, forinden antagelse af tilbud. Optagelse af kontakt betyder hverken forhåndsaccept eller forkastelse af det/de pågældende andre tilbud. Det revisionsfirma, som kommunen indgår aftale med, skal være juridisk eneansvarlig for revision, rådgivning og øvrige forpligtelser i henhold til aftalen med kommunen. 1.6 BESLUTNINGSPROCEDURE Det forventes, at den endelige beslutning om valg af revisionsfirma træffes af Sammenlægningsudvalget den 28. november Der tages forbehold for politisk godkendelse. Indgåelse af aftale vil ske under forbehold af Tilsynsmyndighedens godkendelse, jf. Styrelseslovens.42, stk. 1. Endelig aftale er først indgået, når kontrakt er underskrevet af begge parter. 1.7 TILDELINGSKRITERIER Det er et offentligt udbud. Det revisionsfirma, der fremsender tilbud, som ud fra de fastsatte kriterier, er det økonomisk mest fordelagtige tilbud for kommunen, vil blive tildelt ordren. Udvælgelsen vil ske efter en samlet vurdering efter nedenstående tildelingskriterier. I vurderingen heraf vil indgå følgende tildelingskriterier og vægtning Vægt: Tilbudssum 40 % Revisorteam 30 % Den tilbudte opgaveløsning, 30 % som skal omfatte: - Revisionsplan og metodik - Revisions- og IT -værktøjer - Kvalitetssikring. Der henvises til afsnit 5 for nærmere information om de valgte underkriterier. 5

6 2 Beskrivelse af revisionsopgaven 2.1 REVISIONSOPGAVENS OMFANG Revisionen omfatter: Alle under kommunen hørende regnskaber og regnskabsområder (jf. bilag 1, pkt. A). Specialregnskaber, opgørelser og indberetninger m.v. (jf. bilag 1, pkt. B). Regnskaber for private og selvejende institutioner, som har indgået overenskomst med Horsens kommune, og som kommunen er regnskabsførende for (jf. bilag 1, pkt. C). Øvrige regnskaber der har økonomisk/regnskabsmæssig forbindelse til Horsens Kommune, (jf. bilag 1, pkt. D). Institutioner overtaget fra Vejle amt i forbindelse med strukturreformen (jf. bilag 1, pkt. E). Regnskabsoversigter 2005 vedlægges som bilag 8. Som udgangspunkt omfatter revisionsopgaven ikke selvejende eller private institutioner, der ifølge overenskomst selv ansætter og honorerer revisor, og som selv forestår regnskabsføringen. Revisor har dog ansvaret for at vurdere, om institutionernes regnskaber er undergivet betryggende revision, og at institutionernes regnskaber indgår korrekt i kommunens regnskab. Revisionen skal gennemføres i et omfang, så der med begrundet overbevisning kan drages konklusion af resultatet af den gennemførte revision, og at resultatet kan danne grundlag for påtegning af regnskaber og opgørelser. Uanmeldt kasseeftersyn af kommunens likvide beholdning og indestående i pengeinstitutter skal ske 2 gange årligt. På områder, hvor der ikke er væsentlige risici, herunder kommunens forskudskasser, skal uanmeldt kasseeftersyn ske i fornødent omfang. Med hensyn til eventuelle værdipapirer, deponerede effekter samt aktiviteter tilhørende legater m.v. skal uanmeldt kasseeftersyn ske mindst 1 gang årligt. Det forventes oprettet ca. 125 afdelings-/forskudskasser, hvoraf ca. 25 vil modtage indtægter for salg af varer og tjenesteydelser. Der skal ikke foretages kasseeftersyn for personlige forskudsbeløb. Det forudsættes også, at revisor foretager vurdering og yder rådgivning ved ajourføring af kasse- og regnskabsregulativet, dets rammebilag og forretningsgangsbeskrivelser. Kommunen har i høj grad decentraliseret økonomifunktionen til forvaltnings- og institutionsniveau. Det er en forudsætning, at revisionsopgaven løses indenfor denne struktur. 2.2 REVISIONENS UDFØRELSE Revisionen skal udføres i overensstemmelse med de til enhver tid gældende love og forskrifter om den sagkyndiges revisions virksomhed - herunder bestemmelserne i revisionsregulativet og kasse- og regnskabsregulativet. I forbindelse med revisionens udførelse er revisor forpligtet til at holde sig orienteret om den nationale lovgivning og EU-regelsæt samt andre regler, der har betydning for udførelse af revisionsopgaven. 6

7 Revisionen forudsættes udført ved stikprøver i det omfang, gældende forskrifter ikke er nogen hindring herfor. Revisionen skal omfatte den ordinære revision - dvs. både finansiel revision og lovpligtig forvaltningsrevision. Desuden ønsker kommunen tilbud på ekstra ydelser ud over den ordinære revision. Revisor skal udarbejde en revisionsplan. Der forventes ikke etableret intern revision, som skal udføre revisionsopgaver inden for kommunens forvaltningsområder i nævneværdigt omfang Finansiel revision Den finansielle revision omfatter bevillingskontrol, juridisk-kritisk revision og den grundlæggende kontrol af regnskabets rigtighed hvilket vil sige, at revisionen tager stilling til om regnskabet, specialopgørelser og indberetninger er retvisende jævnfør lovbestemmelser m.v. Den finansielle revision omfatter: En vurdering af, om de økonomiske dispositioner er sket i henhold til de opstillede regler herfor. Kontrol af, om regnskabet, regnskabets specialopgørelser og indberetninger i relation til regnskabet giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske forvaltning. Kontrol af om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med EU-regler, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. En vurdering af regnskabsføringen og de dermed etablerede forretningsgange med henblik på at efterprøve, om disse er betryggende og tilgodeser hensynet til en hensigtsmæssig forvaltning og administration. Regelgrundlaget for forretningsgangene fastlægges i kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ Forvaltningsrevision Den lovpligtige forvaltningsrevision foretages som led i byrådets kontrol med, at kommunens midler anvendes på en økonomisk og hensigtsmæssig måde og i overensstemmelse med de forudsætninger, hvorunder bevillingerne er givet. Det skal således vurderes, om enkeltdispositioner, programmer eller en institutions samlede opgaver er gennemført på en økonomisk forsvarlig måde i overensstemmelse med de opstillede mål og bevillingsmæssige forudsætninger. Forvaltningsrevisionen er samtidig et redskab til at vurdere de opnåede resultater med henblik på fremlæggelse af relevante informationer og materialer til dem, der skal træffe beslutningerne - dvs. byrådet og administrationen. Revisor skal tilrettelægge og gennemføre analyser af sparsommelighed, produktivitet, effektivitet samt ledelse og styring på konkrete områder. Supplerende revision og rådgivning I nogle tilfælde kan der være behov for en udvidet revisionsmæssig indsats indenfor et konkret område udover den, der er indeholdt i den ordinære finansielle revision. Det påhviler revisionen at dokumentere, hvilke kriterier der skal være opfyldt for at en udvidet revisionsmæssig indsats er påkrævet. Revisionen skal kunne virke som konsulent indenfor det normale regnskabsmæssige område. 7

8 Som udgangspunkt skal sådanne ydelser være indeholdt i den ordinære finansielle revision. Det påhviler revisionen at dokumentere, hvilke kriterier der skal være opfyldt for at konsulentydelser indenfor det normale regnskabsmæssige område ikke er indeholdt i den ordinære finansielle revision. Revisionsanalyser, udvidet rådgivning og udvidelse af revisionsopgaven I forlængelse af den ordinære revision kan der opstå behov for/ønsker om uddybende undersøgelser/analyser af et afgrænset område. Kommunen ønsker til enhver tid at kunne indgå aftale med revisor om udførelsen af sådanne ekstra arbejder - altså arbejder, der ikke umiddelbart kan henføres til den ordinære revision. I forbindelse med evt. behov for/ønsker om igangsættelse af supplerende revision og rådgivning ud over, hvad der er omfattet af den ordinære revision, orienteres kommunen inden sådanne aktiviteter igangsættes. Sådanne opgaver skal løses på basis af på forhånd aftalte timesatser. Revisionsplan Revisionen skal hvert år udarbejde en revisionsplan før revisionens begyndelse. Planen skal som minimum indeholde: En redegørelse for revisionens indhold og omfang i det enkelte år. En beskrivelse af, hvorledes revisionen vil blive udført. En beskrivelse af revisionens forventninger til kommunal medvirken. Tidsplan for revisionens gennemførelse. Revisionsplanen skal forelægges og godkendes af kommunen 2.3 REVISORS ROLLE Kommunen forventer, at revisor: Udøver en aktiv, dynamisk og fremadrettet revision, som kan understøtte effektiviseringen af den kommunale virksomhed. Gennem forvaltningsrevision udøver en vurdering af kommunens forvaltning af det økonomiske område og herunder fremdrager sager af principiel betydning for byrådet, stående udvalg m.v. Virker som inspirator, rådgiver, konsulent og sparringspartner for kommunen. Revisor forventes at indgå i en konstruktiv dialog med kommunens ledelse og øvrige administration med henblik på en løbende vurdering og eventuelle justering af områder inden for kommunens økonomifunktioner. Samtidig forudsættes, at revisor - både på eget initiativ og på opfordring - rådgiver kommunen i forbindelse med tvivlsspørgsmål, ny lovgivning eller andre relevante forhold. Der forventes et samarbejde mellem kommunen og revisionen, som bygger på et tillidsfuldt og konstruktivt forhold. Kommunen giver revisionen adgang til at foretage de undersøgelser m.v., som revisionen finder nødvendige. Kommunen sørger desuden for, at revisionen får de oplysninger og den bistand, som revisionen finder påkrævet til opfyldelse af revisionsaftalen. 8

9 Efter nærmere aftale får revisor den fornødne adgang til kommunens IT-systemer. Revisionen skal indenfor deres kompetenceområder kunne udarbejde revisions- og regnskabsrelaterede systemer, som vil kunne anvendes til understøttelse af den daglige regnskabsføring indenfor kommunen. I det omfang revisionen udarbejder systemer med relevans for kommunens regnskabsføring, skal sådanne systemer kunne stilles til rådighed for kommunen mod en passende honorering. 2.4 REVISORS RAPPORTERING Revisor rapporterer sine resultater gennem påtegninger på regnskaber og specielle opgørelser og fremsender desuden revisionsberetninger til byrådet. Påtegning på årsberetning og årsregnskab skal foreligge, så lovgivningens frister for behandling og godkendelse kan overholdes. Rapporteringen fra revisor skal som minimum indeholde: Beretning til byrådet, når revision af årsregnskabet er tilendebragt. Delberetning i årets løb vedr. løbende revisionsarbejder (hvis der efter revisionens vurdering er forhold, som ikke kan afvente beretning om årsregnskab) Særskilte beretninger på de selvejende institutioner/eksterne virksomheder, der er omfattet af revisionsaftalen (behandles politisk sammen med årsberetningen). Koordinerende/informerende møder på direktørniveau Koordinerende/informerende møder med Økonomiafdelingen Rapport over eventuelle ekstraydelser for hvert regnskabsår. Revisors mundtlige rapportering skal ske efter behov dels ved en uformel kommunikation med kommunens administrative ledelse og øvrige administration og dels gennem en fastlagt mødestruktur, hvor revisionens konklusioner og andre iagttagelser kan drøftes med den administrative ledelse inden forelæggelse for det politiske niveau. Revisor skal føre et timesagsregnskab pr. medarbejder, der registrerer alt arbejde for kommunen. Timesagsregnskabet skal være opdelt på timer, satser, arbejdsarter samt institutioner og skal forelægges kommunen på anfordring. 9

10 3 Beskrivelse af Horsens Kommune 3.1 ORGANISATIONSTRUKTUR Politisk og administrativ organisation på overordnet niveau Beskæftigelsesudvalget Børneudvalget Kulturudvalget Udvalget for Sundhedsfremme Udvalget for Voksenservice Teknik- og miljøudvalget Undervisningsudvalget Økonomiudvalget Politisk organisation Byrådet Borgmester Administrativ organisation Kommunaldirektør Økonomiafdeling Udviklingsafdelingen IT-afdeling Vicekommunaldirektør Byrådssekretariatet Borgerservicecentre HR-afdeling Undervisningsforvaltningen Beskæftigelsesforvaltningen Børneforvaltningen Kulturforvaltningen Voksenserviceforvaltningen Teknik- og miljøforvaltningen Til de enkelte forvaltninger er der knyttet adskillige decentrale institutioner daginstitutioner, skoler, idræts- og kulturinstitutioner, ældreinstitutioner samt forsyningsvirksomheder m.v. 3.2 KOMMUNEN I HOVEDTAL Der nye Horsens kommune får: Ca indbyggere Et samlet driftsbudget på: - brutto ca. 4,2 mia. kr. - netto ca. 2,8 mia. kr. Ca ansatte. For yderligere beskrivelse af kommunen henvises til kommunens hjemmeside ( 10

11 For uddybning af kommunens regnskabsmæssige forhold henvises til vedlagte beretninger fra sammenlægningskommunerne om årsregnskabet 2005 med tilhørende bilag. I forbindelse med strukturreformen sker der en ændring i opgavefordelingen i den offentlige sektor. Bl.a. overtager kommunerne en række opgaver, der tidligere har været løst hos amterne. Økonomien i forbindelse med strukturreformen er endnu ikke endelig kendt. 3.3 ØKONOMIFUNKTIONEN Økonomistyringen Sammenlægningsudvalget har godkendt overordnede principper for økonomistyringen og rammeregulativ for kasse- og regnskabsvæsen for den nye kommune. Heri fastlægges at de generelle bevillingsregler som i kombination med budgetbemærkningerne udgør rammerne for udvalgenes økonomistyring og decentralisering af den økonomiske kompetence. Bevillingsniveau for afgivelse af driftsbevillinger er fastlagt til niveauet for de decentrale enheder. Økonomisystem Kommunen vil benytte Prisme økonomisystem. Økonomisystemet Prisme er baseret på standardsystemet Axapta, som er et Microsoft Business Solutions produkt. Prisme dækker følgende funktioner: Budget. Regnskab. Bogføring. Udbetaling. BetalingsService+ (kreditor). Fakturering/debitor. Anlægsaktiver. OLAP analyse/rapportering. Web interface. Behandling af elektroniske kreditorfakturaer (godkendelse og kontering) vil ske i Prisme, enten via prismes kreditormodul eller via Web-interface. Alle elektroniske fakturaer til Prisme arkiveres elektronisk. Det forventes, at der vil blive tilsluttet ca. 500 brugere til økonomisystemet, hvoraf ca. 125 vil være kernebrugere, fordelt på forvaltninger og decentralt bogførende institutioner m.v. Økonomisystemet vil fungere i samspil med en række andre systemer, idet der vil blive afleveret og indlæst filer fra diverse modersystemer (lønsystem og diverse sociale systemer m.v.). Økonomisystemets struktur opbygges i overensstemmelse med Indenrigs- og Sundhedsministeriets autoriserede kontoplan for kommuner. Andre IT-systemer Teknisk forvaltnings vil anvende Kommunedatas RessourceStyringsSystem (RSS) til planlægning og styring af anlægs- og vedligeholdelsesarbejder. RSS afleverer data via filoverførsel til økonomisystemet og til kommunens lønsystem. Elektroniske kreditorfakturaer til RSS behandles og arkiveres i RSS. 11

12 Næsten alle andre systemer forventes afviklet hos Kommunedata (lønninger, debitortilgodehavender, forbrugsafgifter samt diverse sociale systemer m.m.). Kommunen anvender fælles kontorsystem Microsoft xp (2002) samt Microsoft postsystem. Det forventes, at revisor er i stand til at udveksle data og kommunikere med kommunen i dette edb-miljø. 3.4 TIDSPLAN FOR REGNSKABSAFSLUTNINGEN. Tidsplan for den nuværende Horsens kommunes regnskabsafslutning for 2005 fremgår af bilag 2. Det forventes, at regnskabsafslutningen for 2007 og frem nogenlunde vil følge samme metode og tidsplan. Som det ses af oversigten søges den årlige regnskabsafslutning gennemført således, at Horsens byråd kan behandle årsberetning og årsregnskab inden udgangen af maj måned efter regnskabsårets udløb. Det er den centrale økonomiafdeling, der koordinerer udarbejdelsen af kommunens årsberetning og årsregnskab, og fungerer som dagligt bindeled mellem revisionen og kommunen. 12

13 4 Tilbudsspecifikation 4.1 TILBUDSSUM Tilbuddet skal følge specifikationen, jf. afsnit 5.1. Tilbudssummen skal omfatte det årlige vederlag inkl. alle omkostninger, herunder køretid og kilometerpenge for basisrevision, omfattende finansiel revision og forvaltningsrevision, som beskrevet i dette materiale. Desuden ønskes specificerede tilbudssummer for revision af regnskaber der har økonomisk/regnskabsmæssig forbindelse til Horsens Kommune. Tilbud gives i 2007-prisniveau i danske kroner (ekskl. moms). Det forudsættes ved tilbudsafgivelsen, at honoraret fordeles på finansiel revision og forvaltningsrevision. Betalingen sker kvartalsvis bagud med 1/4 af det årlige vederlag med 30 dages betalingsfrist fra fakturadato. I tilbuddet præciserer revisor hvilke ydelser, rådgivning og vejledning, der ikke er indeholdt i tilbudssummen for basisrevisionen. Fakturering for særskilt aftalte opgaver som ikke er omfattet af tilbudssummen for basisrevision skal ske projektvis. Sker der væsentlige ændringer i opgaveomfang eller kommunens geografiske struktur, der i afgørende grad får indflydelse på revisionens omfang, tages kontrakten op til revision. Løbende ændringer og tilpasninger af kommunens organisationsstruktur, institutionsantal og institutionsopdeling giver ikke anledning til ændring af tilbudssummen i kontraktperioden. 4.2 REVISORTEAM Revisor skal i en oversigt, jf. afsnit 5.2 give oplysning om det medarbejderteam, der påtænkes sat på opgaven. Der skal gives oplysninger om antallet af medarbejdere inden for de enkelte medarbejderkategorier, deres kvalifikationer, uddannelse og erfaring med primærkommunal revision. Sammensætning af revisionsteam skal begrundes. 4.3 DEN TILBUDTE OPGAVELØSNING Revisionsplan- og metodikker Tilbuddet skal indeholde en overordnet revisionsplan for første års revision (år 2007), hvori der redegøres for revisionens indhold og omfang. Ved udarbejdelsen af revisionsplanen tages udgangspunkt i, at bogføringens pålidelighed og kommunens interne kontrolsystem er tilfredsstillende. Det forventes, at revisionsplanen indeholder oplysninger om: En beskrivelse af, hvorledes revisionen vil blive udført, herunder en beskrivelse af hvordan forvaltningsrevisionen tænkes grebet an. Hvilke forventninger der er til kommunal medvirken. Efter hvilken tidsplan revisionen vil blive foretaget. Således at arbejdet fra kommunens side kan tilrettelægges hensigtsmæssigt i forhold til revisionens arbejde. 13

14 Den specificerede revisionsplan skal svare til tilbudssummen, jf. Afsnit 4.1, Tilbudsgiver skal desuden give en beskrivelse af anvendt revisionsstrategi og de revisionsmetoder, der anvendes i revisionsarbejdet. Tilbudsgiver kan komme med forslag til alternative rapporteringsformer og andre mulige kommunikationsformer, der kan iværksættes for at sikre en god dialog mellem revisor og kommunens ledelse. Anvendelse af revisions- og IT-værktøjer Tilbudsgiver bedes give en beskrivelse af eventuelle revisions- og IT-værktøjer, der tages i anvendelse eller står til rådighed for løsning af opgaven. Kvalitetssikring Tilbudsgivers kvalitetssikringssystem skal beskrives, herunder forklaring af arbejdsgange, intern rapportering samt uddannelse af medarbejdere. 4.4 BAGGRUNDSOPLYSNINGER I ØVRIGT Organisationsbeskrivelse og hæftelse I tilbuddet skal gives en beskrivelse af tilbudsgivers organisationsopbygning og ejerforhold, hvem kommunen indgår aftale med, og hvorledes tilbudsgiver hæfter. Der skal desuden redegøres for evt. andre nationale og internationale samarbejdspartnere. Tilbudsgiver skal give en generel virksomhedsbeskrivelse, og herunder oplyse om nuværende gennemsnitlige antal medarbejdere og gennemsnitlig antal ledere, samt medarbejderstabens uddannelsesmæssige baggrund. Såfremt organisationen rummer specialister eller specialafdelinger med erfaring og ekspertise inden for kommunal virksomhed/revision skal omfang og art heraf oplyses. Tilbudsgivers erfaringsgrundlag, referencer Tilbudsgiver anmodes om at henvise til 4-5 aktuelle, tilsvarende revisionsopgaver for primærkommuner, herunder ydelsernes karakter og omfang, samt den periode opgaven har været udført over. Desuden bedes navn og telefonnummer oplyst på referencepersoner. Soliditet, samt Tro & Love-erklæring Tilbudsgiver anmodes om for de seneste 2 regnskabsår at oplyse henholdsvis omsætning og egenkapital i danske kroner for virksomhedens danske del. Tilbudsgiver bedes afgive Tro og Love erklæring (bilag 9) om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbestemmelser herom om begrænsning for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Forsikring Tilbudsgiver forudsættes at have eller kunne tilvejebringe en erhvervsansvarsforsikring, der dækker såvel revisionsarbejde som rådgivning. Policen og forsikringsbetingelserne skal være affattet på dansk og bl.a. omfatte præmisserne for dækning. Tilbudsgiver skal oplyse om man opfylder dette krav. 14

15 5 Tilbudsblanketter 5.1 SPECIFIKATION AF ÅRLIG TILBUDSSUM Kommunen Øvrige regnskaber med økonomisk/regnskabsmæssig forbindelse til kommunen 5.2 SAMMENSÆTNING AF REVISORTEAM, DER PÅTÆNKES SAT PÅ OPGAVEN. 5.3 DEN TILBUDTE OPGAVELØSNING 15

16 5.1 SPECIFIKATION AF ÅRLIG TILBUDSSUM Kommunen (Inkl. specialregnskaber, opgørelser og indberetninger m.v. samt selvejende institutioner med driftsoverenskomst og hvor Horsens kommune er regnskabsførende) Revisionsområde Antal timer Årligt vederlag 1. Finansiel Juridisk/kritisk revision Revision af årsregnskab og tilhørende specialopgørelser: A. Det sociale område B. Øvrige områder Uanmeldte eftersyn likvide beholdninger: A. Mindst 2 gange årlig på væsentlige områder B. Afdelings-/forskudskasser efter behov Eftersyn værdipapirer, legatbeholdninger: Mindst én gang årlig Mødeaktivitet og afrapportering: Mundtlig 2. Forvaltningsrevision Forvaltningsrevision: Årlig afsat hertil 1 + 2: Årlig tilbudssum basisrevision - i alt Timepriser og andre takster for opgaver udenfor kontrakten Specificeret på art/type Alle priser oplyses ekskl. moms, men inkl. køretid, kilometerpenge o. l. 16

17 Eventuelle uddybende bemærkninger 17

18 Øvrige regnskaber med økonomisk/regnskabsmæssig forbindelse til kommunen Revisionsområde Antal timer Årligt vederlag Finansiel Juridisk/kritisk revision Fonden Nørregade 8, Horsens Fonden Kulisselageret Horsens kommunens feriefond Alle priser oplyses ekskl. moms, men inkl. køretid, kilometerpenge o. l. Eventuelle uddybende bemærkninger Senest afsluttede regnskaber vedlægges som bilag 7. 18

19 5.2 SAMMENSÆTNING AF REVISORTEAM, DER PÅTÆNKES SAT PÅ OPGAVEN Medarbejderkategori Uddannelse Kvalifikationer og/eller praktisk erfaring i primærkommunal revision Antal personer Antal timer pr. år I alt Begrundelse for sammensætning af revisorteam Eventuelle uddybende bemærkninger 19

20 5.3 DEN TILBUDTE OPGAVELØSNING Bedes anført og beskrevet i samme rækkefølge som nedenstående disposition. Angående indhold henvises til udbudsmaterialets del 4, afsnit 4.3a-c. Revisionsplan og Metodik Anvendelse af revisions- og IT-værktøjer Kvalitetssikring 20

21 6 Bilagsoversigt BILAG 1: Oversigt over revisionens omfang BILAG 2: Tidsplan for regnskabsafslutningen (nuværende Horsens kommune 2005) BILAG 3: BILAG 4: BILAG 5: BILAG 6: BILAG 7: BILAG 8: BILAG 9: Kommunes Revisionsregulativ (nuværende Horsens kommune) Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ Overordnede principper for økonomistyring Regnskaber/Årsberetninger for 2005 for Brædstrup, Gedved og Horsens kommuner. Regnskaber for fonde m.m. der har økonomisk/regnskabsmæssig tilknytning til kommunen Regnskabsoversigter 2005 for institutioner overtaget fra Vejle amt i forbindelse med strukturreformen Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige 21

22 BILAG 1: Oversigt over revisionens omfang A: Kommunens årsregnskab: Gennemgang og påtegning af regnskaber, regnskabsbemærkninger, bilag til regnskab samt anlægsregister over fysiske aktiver Eftersyn likvidbeholdninger m.m. Mødeaktivitet og afrapportering Forvaltningsrevision B: Specialregnskaber, opgørelser og indberetninger m.v.: Anmodning om statsrefusion og tilskud på integrationsområdet Anmodning om restafregning på statsrefusion af sociale udgifter Anmodning om restafregning på statsrefusion af boligsikring, boligydelse og beboerindskud som lån Opgørelse til Den Sociale Sikringsstyrelse over statens andel af pensioner og understøttelser Regnskab for Horsens Kunstmuseum Regnskab for Horsens Museum Begæring af refusion af enhedstimebetaling til uddannelse af frivillige i redningsberedskabet m.v. Saldoopgørelse af momsrefusion Opgørelse over kommunens udgifter ved køb af forestillinger af børneteater og opsøgende teater, jfr. teaterlovens 25 samt bekendtgørelse nr. 171 af 26. februar 1997 Opgørelse vedr. statens tilskud i henhold til lov om trafik-støtte til de mindre øer Indberetning til Indenrigs- og Sundhedsministeriet af beløb, hvormed den amtskommunale grundskyldspromille af produktionsjord nedsættes Revisorerklæring om kommunernes administration af og indberetning til Socialministeriets Informations- og forvaltningssystem BOSSINF Regnskab for Horsens Børneteaterfestival Revisorerklæring vedr. overførsel af uhævet feriegodtgørelse, løn under ferie eller ferietillæg for optjeningsåret xxxx til Feriefonden for Horsens Kommune Opgørelse over tilskud til drift af Horsens Kommunale Musikskole Diverse projektregnskab til ministerier og styrelser m.v., stk. Legatregnskaber uden for kommunens bogføring, 6 stk. Det bemærkes, at listen ikke nødvendigvis er udtømmende. C: Regnskaber for selvejende institutioner med driftsoverenskomst (Horsens kommune er regnskabsførende) Red Barnets Børnegård Vuggestuen *) Red Barnets Børnegård Børnehaven *) Sct. Ib's Børnehave Plejehjemmet Præsthøjgård *) *) Der er forhandlinger om overgang til kommunal institution. 1

23 Det kan oplyses, at kommunen udarbejder årsregnskab, der fremlægges til revisionspåtegning kommunen er regnskabsførende bogføring og udbetaling sker via kommunens økonomisystem kommunen varetager lønadministration. D: Øvrige regnskaber med økonomisk/regnskabsmæssig forbindelse til kommunen Fonden Nørregade 8, Horsens Fonden Kulisselageret Horsens kommunens feriefond Det kan oplyses, at kommunen udarbejder årsregnskab, der fremlægges til revisionspåtegning kommunen er regnskabsførende bogføring og udbetaling sker via kommunens økonomisystem kommunen varetager lønadministration. E: Institutioner overtaget fra Vejle amt i forbindelse med strukturreformen Spiren (specialbørnehave) Lundagerskolen (Specialskole) Sejetskolen (Specialskole) BOMI (revalideringscenter) BOMI (beskyttet beskæftigelse) Sølyst (forsorgshjem) VASU inkl. Kråsiglund (øvrig misbrugsbehandling) Den Hvide Hest og Butik Stalden (samværs-, aktivitets-, og beskæftigelsestilbud til sindslidende) Horshøj (beskyttet beskæftigelse) ASV (Amtets Specialundervisning for Voksne) VASU (alkoholambulatorium samt stofmisbrugscenter) 2

24 BILAG 2: Tidsplan for regnskabsafslutningen (nuværende Horsens kommune 2005) Dato/ periode Aktivitet Sidste økonomiudvalgsmøde til behandling af evt. ansøgninger om tillægsbevillinger for Frist for anmodning om overførsel af anlægsbeløb til nyt år; sendes til Økonomisk Forvaltning. Sidste byrådsmøde til behandling af evt. ansøgninger om tillægsbevillinger for Ansvar Alle forvaltninger Alle forvaltninger Alle forvaltninger Supplementsperioden udløber. Alle forvaltninger Ult.januar Alle centrale bankkonti er afstemt Økonomisk Forvaltning Senest til Senest Ult. Marts Sidste frist for bogføring af afslutningsposteringer indenfor forvaltningens eget regi. Aflevering af/afslutning af driftsregnskaber for selvejende institutioner afregning med andre kommuner og amt refusionsregnskaber Bogføring af afslutningsposteringer indenfor forvaltningens eget regi. Meddelelse til Økonomisk Forvaltning, om anlægsarbejder er igangværende eller afsluttede samt ibrugtagningsdato. Opstilling af: Horsens Kommunes årsberetning inklusiv noter og bemærkninger m.m specialregnskaber Aflevering af regnskabsbemærkninger samt oversigt over evt. modtagne gaver, tilskud fra EU og fonde i øvrigt til Økonomisk Forvaltning Revision af årsberetningen regnskabsdel (summarisk gennemgang) Teknisk regnskabsvedtagelse (definitivt slut for posteringer) Brand og Redning, Byråds-, Teknisk-, og Kultur- og Fritidsforvaltningen Sundheds- og Socialforvaltningen, Børn- og Ungeforvaltningen og Økonomisk Forvaltning Alle forvaltninger Økonomisk Forvaltning Alle forvaltninger Revisionen Økonomisk Forvaltning 1

25 Dato/ periode Ca Ca Medio April Primo Maj Medio Maj Ca Aktivitet Indberetning af: Specifikationer til regnskab samt finansiel status til Danmarks Statistik Indsendelse af regnskabsmateriale til Indenrigsministeriet. Samling af regnskabsmateriale til korrektur, aflevering til trykning Forelæggelse af regnskab og årsberetning for Økonomiudvalg Forelæggelse af regnskab og årsberetning for Byråd Indsendelse af regnskab, bemærkninger og hovedoversigt til Indenrigsministeriet, KL og revision m.fl. Ansvar Økonomisk Forvaltning Økonomisk Forvaltning Økonomisk Forvaltning Økonomisk Forvaltning Økonomiudvalg Maj/juni Afsluttende revision af regnskab Revisionen Senest Senest ultimo september Senest Revisionen afgiver beretning om regnskabet til Byrådet Byrådets afgørelser vedr. revisionens beretning sendes til Tilsynsrådet Reviderede regnskaber for museerne indsendes til Statens Museumsnævn Økonomisk Forvaltning Revisionen Byrådsforvaltningen Økonomisk Forvaltning 2