NY HJØRRING KOMMUNE. Udbudsmateriale for revisionsopgaven

Transkript

1 NY HJØRRING KOMMUNE Udbudsmateriale for revisionsopgaven

2 Indholdsfortegnelse DEL 1 Udbud af revisionsopgaven 3 1 Indledning Aftaleperiode Opsigelse Formkrav og indhold i tilbud Andre forhold omkring tilbud Beslutningsprocedure Tildelingskriterier 6 Side DEL 2 Beskrivelse af revisionsopgaven Revisionsopgavens omfang Revisionens udførelse og grundlag Revisors rolle Revisors rapportering Samarbejdet mellem revisionen og kommunen 12 DEL 3 Beskrivelse af kommunen Organisationsstruktur Aktiviteter og hovedtal Økonomifunktionen Regnskabsafslutningen 16 DEL 4 Tilbudsspecifikation Tilbudssum Revisorteam Den tilbudte opgaveløsning a Revisionsplan og -metodikker b Anvendelse af revisions- og IT-værktøjer c Kvalitetssikring Virksomhedsoplysninger og erfaringsgrundlag a Organisationsbeskrivelse og hæftelse b Tilbudsgivers erfaringsgrundlag, referencer c Soliditet, samt Tro & Love-erklæring d Forsikring 20 1

3 DEL 5 Tilbudsblanketter Specifikation af årlig tilbudssum Sammensætning revisorteam Den tilbudte opgaveløsning 25 BILAGSOVERSIGT A Kommunens Revisionsregulativ B Gl. Hjørring Kommunes Kasse- Regnskabsregulativ C Foreløbig værdigrundlag for økonomistyringen D Oversigt over kasser og anvendte Edb-systemer E Oversigt specialregnskaber og andre opgørelser F Foreløbig administrativt rammebudget 2007 for Ny Hjørring kommune G Overordnet administrativ organisation 2

4 DEL 1 Udbud af revisionsydelsen 1 INDLEDNING Ny Hjørring Kommune udbyder herved revisionsopgaven i offentlig udbud. Udbuddet gennemføres efter EU-rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige tjenesteydelsesaftaler. Ny Hjørring Kommune, fremover benævnt kommunen, ønsker etableret en 4-årig aftale med et revisionsfirma. De nærmere betingelser, som skal indgå i den kommende aftale, er nævnt efterfølgende. 1.1 AFTALEPERIODE Aftalen vil være gældende i en 4-årig periode, fra revision af regnskab 2007 til afslutning af revision af regnskab OPSIGELSE Begge parter har ret til at opsige aftalen med 6 måneders varsel til ophør den 31. december, dog således at årsregnskabet revideres for det pågældende år. Opsigelsen skal være skriftlig, jfr. senere kontrakt. 1.3 FORMKRAV OG INDHOLD I TILBUD Tilbud skal være Hjørring Kommune i hænde senest 30. maj 2006 kl Tilbuddet skal fremsendes skriftlig i 4 eksemplarer og stiles til: Hjørring Kommune Økonomisk Forvaltning Nørregade 2 DK-9800 Hjørring På kuverten anføres: "Må kun åbnes af Økonomidirektøren - tilbud på revisionsudbud". For tilbud der afleveres personlig udsteder Økonomisk forvaltning datokvittering. Indhold i tilbud: Ved udformning af tilbud skal tilbudsgiver relatere dette til følgende disposition, hvis 3

5 indholdskrav er nærmere specificeret i udbudsmaterialets del Tilbudssum 4.2 Revisorteam 4.3 Den tilbudte opgaveløsning 4.3.a Revisionsplan og -metodikker 4.3.b Anvendelse af revisions- og IT-værktøjer 4.3.c Kvalitetssikring Formkrav til tilbud: Tilbuddet skal afgives i en specifikationsgrad og i rækkefølgen som angivet i udbudsmaterialets Del 5, skemaerne 5.1, 5.2 og 5.3. Tilbuddet skal ledsages af beskrivelse af virksomhed og erfaringsgrundlag m.m., som beskrevet i afsnit 4.4, punkterne 4.4a-d Et eksemplar af tilbuddet skal afleveres på elektronisk medie. Tilbud skal være skrevet på dansk. Tilbud skal endvidere indeholde navn, adresse og kontaktperson for tilbudsgiver. 1.4 ANDRE FORHOLD OMKRING TILBUD Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud eller udarbejdelse af oplysninger om indholdet heraf. Det bemærkes, at tilbudsgiver ikke har adgang til at overvære åbningen af tilbud. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud i 6 mdr. efter tilbudsfristens udløb Kommunen forbeholder sig retten til, at eventuelle tvister afgøres efter gældende dansk ret og ved dansk værneting, herunder anvendelse af eventuel voldgiftsret, jf. senere kontrakt. Ved misligholdelse vil kommunen stille krav om betaling af bod, erstatning eller ophævelse, jfr. senere kontrakt. Tilbud gives i 2007-prisniveau i danske kroner (ekskl. moms). 4

6 Vederlagsregulering kan ske 1 gang årligt (bagud). Første gang i år 2008, hvor der kan ske en regulering af vederlaget for år Regulering sker på baggrund af forbrugerprisindekset, som beregnes og offentliggøres løbende af Danmarks Statistik. Fejl i tilbuddet kan under ingen omstændigheder give grundlag for forhøjelsen af tilbudsprisen. Kontrakten kan kun ændres, hvis opgaver/organisation ændres i så væsentlig grad, at det får afgørende indflydelse på revisionens arbejde. Se i øvrigt afsnit 4.1. Tilbud skal omfatte hele revisionsopgaven. Der kan ikke afgives tilbud på dele af revisionsopgaven. Der kan ikke afgives alternative tilbud. Kommunen forbeholder sig ret til at kunne tage kontakt til en eller flere tilbudsgivere med henblik på afklaring af eventuelle tvivlsspørgsmål, forinden antagelse af tilbud. Optagelse af kontakt betyder hverken forhåndsaccept eller forkastelse af det/de pågældende andre tilbud. Forudsat anmodning om yderligere oplysninger om udbudsbetingelserne er fremsat skriftlig, og kommunen har modtaget anmodningerne senest den 16. maj 2006 kl , vil kommunen som ordregivende myndighed besvare de stillede spørgsmål. Alle der har anmodet om at få tilsendt udbudsmaterialet vil til orientering modtage såvel stillede spørgsmål om yderligere oplysninger, som kommunens besvarelse. Det revisionsfirma, som kommunen indgår aftale med, skal være juridisk eneansvarlig for revision, rådgivning og øvrige forpligtelser i henhold til aftalen med kommunen. Ved kommunens valg af revisionsfirma tages der forbehold for Tilsynsmyndighedens godkendelse. Endelig aftale er først indgået, når kontrakt er underskrevet af begge parter. 1.5 BESLUTNINGSPROCEDURE Indkomne tilbud behandles af økonomidirektøren. Der udarbejdes indstilling til politisk 5

7 afgørelse. Valg af leverandør forventes truffet af Sammenlægningsudvalget medio august TILDELINGSKRITERIER Det er et offentlig udbud. Det revisionsfirma, der fremsender tilbud, som ud fra de fastsatte kriterier, er det økonomisk mest fordelagtige tilbud for kommunen, vil blive tildelt ordren. Udvælgelsen vil ske efter en samlet vurdering efter nedenstående tildelingskriterier. I vurderingen heraf vil indgå følgende tildelingskriterier og vægtning Vægt: Tilbudssum 40 % Revisorteam 35 % Den tilbudte opgaveløsning, 25 % som skal omfatte: Revisionsplan og metodik, Revisions- og IT -værktøjer, Kvalitetssikring. 6

8 DEL 2 Beskrivelse af revisionsopgaven 2.1 REVISIONSOPGAVENS OMFANG Revisionen skal omfatte alle under kommunen hørende regnskaber og regnskabsområder. I det omfang, der ikke er fastsat regler, omfatter revisionen tillige regnskaber for private og selvejende institutioner, legater og fælleskommunale virksomheder, for hvilke kommunen varetager kasse- og regnskabsfunktioner, er regnskabsførende for, eller hvor revision skal foretages af kommunens revisor. Der er ikke etableret intern revision. Revisionen skal gennemføres i et omfang, så der med begrundet overbevisning kan drages konklusion af resultatet af den stedfunden revision, og at resultatet kan danne grundlag for påtegning af regnskaber og opgørelser. Revision af kommunens årsregnskab omfatter: Gennemgang af regnskab, regnskabsbemærkninger, bilag til regnskab samt anlægsregister over fysiske aktiver. Påtegning af årsregnskab. Påtegning af specialopgørelser, der - jfr. bilag E - er omfattet af basisrevision. Det skal foretages uanmeldt eftersyn af kommunens likvide beholdninger og indestående i pengeinstitutter mindst 1 gang årligt. På områder, hvor der administreres mindre beholdninger, f.eks. afdelingskasserne, foretages uanmeldt kasseeftersyn mindst hver 2. år. Forskudskasserne revideres efter behov. For så vidt angår værdipapirer, deponerede effekter, aktiver tilhørende legater m.v., foretages uanmeldt eftersyn mindst 1 gang årligt. Oversigt over kasser og værdipapirer findes i bilag D. Det forudsættes også, at revisor foretager vurdering og yder rådgivning ved ajourføring af kasse- og regnskabsregulativet, dets rammebilag og forretningsgangsbeskrivelser. 7

9 Kommunen har i høj grad decentraliseret økonomifunktionen til forvaltnings- og institutionsniveau. Det er en forudsætning, at revisionsopgaven løses indenfor denne struktur. 2.2 REVISIONENS UDFØRELSE OG GRUNDLAG Grundlag for revisionsopgaven Revisor er ansvarlig for den samlede revision af kommunens regnskaber - både den finansielle revision og forvaltningsrevisionen. Revisionen udføres i overensstemmelse med de til enhver tid gældende love, samt forskrifter om den sagkyndige revisions virksomhed, som det fremgår af bestemmelserne i Revisionsregulativet for kommunen og kommunens Kasse- Regnskabsregulativ. I nærværende udbud er det den nuværende Hjørring kommunes Kasse-Regnskabsregulativ, der skal lægges til grund. Revisionsregulativ og Kasse-regnskabsregulativ vedlagt som hhv. BILAG A og BILAG B. Revisor forestår planlægning og udarbejdelse af en årlig revisionsplan. Revisionen omfatter finansiel revision og forvaltningsrevision, der foretages i overensstemmelse med god kommunal regnskabsskik. Revisor er forpligtet til at holde sig ajour med lovgivning og andre regler herunder EU-regler, der har betydning for løsning af opgaven. Ved revision af opgørelser og indberetninger, som kommunen skal afgive til staten eller andre offentlige myndigheder, skal revisionen ud over revisionsregulativets bestemmelser tillige iagttage de særlige bestemmelser, der måtte være foreskrevet herfor. Finansiel revision omfatter bevillingskontrol, juridisk/kritisk revision og den grundlæggende kontrol af regnskabets rigtighed. Revisor skal tage stilling til om regnskabet og specialopgørelser er retvisende. Lovgivning og Byrådsbeslutninger: Det efterprøves, om regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med bestemmelserne i Indenrigs- og Sundhedsministeriets "Budget- og regnskabssystem for 8

10 kommuner", og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, byrådsbeslutninger, love og andre forskrifter herunder EU-regler, indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Etablerede forretningsgange: Endvidere foretager revisor løbende en kritisk gennemgang af regnskabsføringen og de etablerede forretningsgange og kontrolforanstaltninger med henblik på at efterprøve om disse er betryggende. Dokumentation: Det påses, at de indtægter, der tilkommer kommunen, er rigtigt indgået, samt at ingen indtægter og udgifter er afholdt uden bevilling. Desuden påses at bogføringen i øvrigt er korrekt og behørigt dokumenteret ved regnskabsbilag. Kommunens rapportering: Den finansielle revision omfatter desuden en vurdering af, om de anvendte forretningsgange og interne rapporterings- og informationssystemer tilgodeser hensynet til en økonomisk og hensigtsmæssig forvaltning og administration. Ligeledes omfatter den finansielle revision en vurdering af om der i passende omfang tilvejebringes/kan tilvejebringes data og/eller rapporter til brug for såvel den løbende økonomistyring samt som grundlag for analyser af effektivitet og produktivitet på forvaltnings- og institutionsniveau. Udvidet revision: Revisor har en forpligtelse til at udvide revisionen ud over det, der er beskrevet i kommunens revisionsregulativ, såfremt revisor under arbejdets udførelse bliver opmærksom på forhold, der bør undersøges nærmere. Ved væsentlige udvidelser træffes aftale med direktionen før den udvidede revision iværksættes. Forvaltningsrevision foretages som led i Byrådets kontrol med, at kommunens midler anvendes på en økonomisk og hensigtsmæssig måde og i overensstemmelse med de forudsætninger, hvorunder bevillingerne er givet. Forvaltningsrevisionen er et redskab til at vurdere de opnåede resultater, og samtidig et ledelsesværktøj for kommunens ledelse. 9

11 Revisor vurderer løbende kvaliteten og hensigtsmæssigheden af den samlede forvaltning i bred forstand og fremdrager relevante informationer til dem, der skal træffe beslutningerne - det vil sige Byrådet og administrationen. Revisor tilrettelægger og gennemfører analyser af produktivitet, effektivitet samt ledelse og styring på konkrete områder. 2.3 REVISORS ROLLE Kommunen forventer, at revisor udøver en aktiv, dynamisk og fremadrettet revision, at revisor indgår som sparringspartner for kommunen, og at revisionsopgaven som helhed løses i dialog og samspil med kommunen. Gennem forvaltningsrevisionen skal udøves en uvildig ikke-politisk vurdering af de økonomiske aspekter af forvaltningen, og med det vedtagne værdigrundlag for økonomistyringen i kommunen som inspiration og retningsgiver. Revisor skal så hurtigt som mulig tilegne sig et kendskab til kommunen og dens måde at organisere og løse opgaver på, samt til relevante IT-systemer anvendt af kommunen. Efter nærmere aftale får revisor den fornødne adgang til kommunens IT-systemer. Det forudsættes at revisionen ved tvivlsspørgsmål, ny lovgivning, reformer og lign. rådgiver kommunen både på eget initiativ og på initiativ fra kommunen. 2.4 REVISORS RAPPORTERING Revisors rapportering skal ske ud fra lovgivningens og revisionsregulativets bestemmelser herom. Omfang: Revisor skal i løbet af året redegøre for den stedfundne revision, herunder forhold der giver anledning til bemærkninger eller forhold i øvrigt som revisor finder anledning til at fremdrage. Før afsluttende revision af årsregnskab iværksættes skal revisor til kommunens administration fremsende oversigt over hvilke afslutningsmæssige og afstemningsmæssige opgaver administrationen skal have udført som led i 10

12 regnskabsafslutningen. Oversigten skal være opbygget, så den kan relateres til Indenrigs- og Sundhedsministeriets autoriserede kontoplan. Endelig skal revisor redegøre for sin revision efter den afsluttende revision af årsregnskabet. Resultat af forvaltningsrevision skal dokumenteres i rapportering til Byrådet. Rapporteringen suppleres med revisors eventuelle forslag til implementering af anbefalinger og forslag. Rapporteringsform: Revisor rapporterer skriftlig sine resultater gennem påtegninger på årsregnskab, specialregnskaber og opgørelser, på områder med særlige rapporteringskrav samt gennem beretninger. Påtegning skal foreligge så lovgivningens frister for de enkelte regnskaber/opgørelser kan overholdes. Revisor fremsender beretning til Byrådet, når revision af årsregnskabet er tilendebragt. Desuden fremsendes delberetninger efter hvert revisionsbesøg. Revisor fremsender administrative notater til forvaltningsdirektører og institutionsledere i det omfang revisionsbesøget har givet anledning til bemærkninger, som ikke kræver politisk handling. Revisors mundtlige rapportering foregår dels ved en uformel kommunikation mellem kommunens administrative ledelse og øvrig administration og dels gennem en fastlagt mødestruktur, hvor revisionens konklusioner og andre iagttagelser kan drøftes med den politiske og administrative ledelse. Beretninger til revisionsbesøg og årsberetning rettet til det politiske niveau forelægges og gennemgås med den administrative ledelse inden forelæggelse sker. Revisionen har adgang til at forelægge revisionens beretninger for Byrådet jfr Styrelseslovens bestemmelser herom. 11

13 2.5 SAMARBEJDET MELLEM KOMMUNEN OG REVISIONEN Der forventes et samarbejde mellem kommunen og revisionen, som bygger på et tillidsfuldt og konstruktivt forhold. Kommunen giver revisionen adgang til at foretage de undersøgelser m.v., som revisionen anser for nødvendige. Kommunen sørger for, at revisionen får de nødvendige oplysninger og ligeledes den bistand, som i rimelig omfang findes påkrævet til opfyldelse af kontrakten. Aftaler med revisionen om udførelse af særlige opgaver og undersøgelser af revisionsmæssig, regnskabsmæssig eller driftsøkonomisk karakter i forvaltninger eller institutioner, som ikke er omfattet af nærværende udbud, skal forelægges og godkendes af økonomidirektøren før iværksættelse. Kommunen skal til enhver tid og uden besvær kunne få kontakt med revisionen - skriftligt såvel som telefonisk. Det skal ligeledes være muligt at aftale og afholde møder med revisionen inden for en kort tidshorisont og med dags varsel i særlig, akutte situationer. Alle administrative notater og beretninger, der udarbejdes, fremsendes i elektronisk form som sikker post. Forretningsgangen omkring besvarelse af notaterne og beretningerne aftales mellem revisionen og kommunen. Økonomidirektøren underrettes af revisionen, hvor der er behov for skærpet opmærksomhed eller konkrete tiltag. 12

14 DEL 3 Beskrivelse af kommunen 3.1 Organisationsstruktur Kommunens overordnede administrative organisation fremgår af BILAG G. Institutioner og afdelinger under forvaltningerne omfatter knap 143 stk. i alt. Heraf er 28 skoler, 10 haller, 51 daginstitutioner og 6-8 ældresektorområder. Endvidere overtages 8 amtsinstitutioner i forbindelse med kommunalreformen. Forvaltningsområder med egne økonomiske sekretariater: Sundheds-, ældre- og handicapområdet Arbejdsmarkedsområdet Børn, familie, kultur og fritidsområdet Teknisk- og miljøområdet Plan- og miljøområdet Forvaltningsområder uden egne økonomiske sekretariater: Interne stabe Landdistrikter, turisme og erhverv Økonomisk forvaltning varetager servicering af økonomiudvalg og har den koordinerende og samlende rolle mellem fagforvaltninger på de centrale økonomiske områder såsom budget og regnskab. Under Økonomisk forvaltning hører også Betalingskontoret Budget og Regnskab, Borgerservicecentre og Controllerkontor. Interne stabe omfatter IT-telefoni, intern udvikling, løn- og personaleadministration og direktionssekretariatet. 3.2 AKTIVITETER OG HOVEDTAL Hjørring Kommune har ca indbyggere. Balancen i budget 2007 er mio. kr. i 2006 løn- og prisniveau Heraf udgør lønudgifter 1,536 mio. kr. 13

15 Der er i alt ca medarbejdere, omregnet til fuldtidsansatte. Heraf er 580 ansat i administrationen. De politiske udvalg har organiseret aktiviteterne i følgende sektorområder: Teknik og Miljøområdet: Forsyningsområdet (Vand, Kloak, Administration og FAS) Miljø og Natur (Tilsyn, godkendelse og administration) Vejområdet (Veje og trafik, Kollektiv trafik, Vintertjeneste og Entreprenørsektion Byggeri og ejendomme (Byggesag, Bygningsprojekt, Ejendomsadministration og lejeadminist. Administration og Service Børn, familie, kultur og fritidsområdet: Undervisning (Folkeskole, Ungdomsskole, Musikskole og øvrige skoleformer) Dagtilbud (Vuggestuer, Dagpleje, Børnehaver, Pladsanvisning og Tilskud Børn og Familie (Ydelser i.h.t. serviceloven, Forebyggelse, Rådgivning, Støtteforanstalt. Kultur og fritid (Folkeoplysning, Tilskud, Oplysningsforbund, museer teater og bibliotek Administration og service Sundheds, ældre- og handicapområdet: Sundhed (Sundhedsplanlægning, Sundhedsfremme, Forebyggelse, Genoptræning) Handicap (Psykisk udviklingshæmmede, Fysisk handicappede, Sindslidende Socialt udsatte og Frivillig socialt arbejde) Ældre (Kommunale plejehjem og ældrecentre, Aktivitetscentre, Øvrige dagtilbud, Hjemmeplejen og Køkkenområdet Administration og Service Arbejdsmarkedsområdet Ydelseskontor (Kontanthjælp, Revalidering, Sygdom og Barsel, Fleksjob og Førtidspension m.v.) Jobcenter (Jobformidling, Revalidering, Aktivering) Administration og Service Landdistrikter, erhverv og turisme Landdistrikter, erhverv og turisme 14

16 Økonomiudvalget Køb og salg af jord og bygninger Administration m.v. Diverse udgifter og indtægter Lønpuljer Planlægnings- og udviklingskontor 3.3 ØKONOMIFUNKTIONEN Økonomistyringen Grundlag for økonomistyringen i kommunen er vedlagt i form af notat (bilag). Heri er fastlagt de generelle bevillingsregler som i kombination med budgetbemærkningerne udgør rammerne for udvalgenes økonomistyring og decentralisering af den økonomiske kompetence. Bevillingsniveau for Sammenlægningsudvalgets afgivelse af driftsbevillinger til udvalgene er fastlagt til sektorniveau. Økonomisystem og andre IT-systemer Økonomisystem: Kommunen er pt. ved at implementere KMD Økonomi Opus, der er en SAP løsning. Økonomisystemet driftes som en servicebureau løsning. Implementeringen forventes fuldt ud tilendebragt 1. december Alle institutioner/medarbejdere er sammen med centralforvaltningen on-line på systemet i det omfang de har en brugeradgang hertil fra deres PC. Der forventes 375 daglige brugere, hvoraf ca er superbrugere. Økonomisk forvaltnings betalingskontor er ansvarlig for alle kommunens restancer (debitorsystem), herunder klargøring og overførsel af restancer til Skat. Teknisk Forvaltning anvender Ressourcestyringssystem til såvel projekt- og sagsstyring som økonomiregistrering. Ressourcestyringen er en fuldt integreret del af det samlede SAP-løsning. Anvendelsen af ressourcestyringssystemet forventes udbredt til alle relevante sektorområder. 15

17 Økonomisystemet fungerer i samspil med en række andre systemer, idet der sker indlæsning af data via snitflader fra diverse modersystemer. Se særskilt bilag D med oversigt over systemer der fungerer i samspil med økonomisystemet. Økonomisystemets struktur er opbygget i overensstemmelse med Indenrigs- og Sundhedsministeriets autoriserede kontoplan for Kommuner og Amtskommuner. Andre IT-systemer: Kommunen anvender styresystemet Windows 2000 og Microsoft Office Der anvendes elektronisk dokumenthåndtering og sagsbehandling, såvel klientsager som administrativ sagsbehandling, samt postsystem. 3.4 REGNSKABSAFSLUTNINGEN Kommunens regnskabsår følger kalenderåret. Dog er der en 2 måneders supplementsperiode, således der stadig kan registreres på foregående regnskabsår til og med afslutningen af februar måned i efterfølgende år. Specialregnskaber og opgørelser revideres og påtegnes løbende. Marts-april: Administrationen færdiggør årsregnskab og årsberetning Medio april: Revision af sociale regnskaber kan foretages. Ultimo maj: Byrådet forelægges årsregnskab og årsberetning, og overgiver dette til revision. Senest 15. august: Revisionen skal afgive beretning om årsregnskab Ultimo september: Byrådet behandler årsregnskab og revisionsberetning. 16

18 Del 4 Tilbudsspecifikation 4.1. TILBUDSSUM Tilbuddet skal følge specifikationen som angivet i Del 5, skema 5.1. Tilbudssummen skal omfatte det årlige vederlag inkl. alle omkostninger, herunder køretid og kilometerpenge for basisrevision, omfattende finansiel revision og forvaltningsrevision, som beskrevet i dette materiale. Tilbuddet udarbejdes ud fra kommunens størrelse, organisationsstruktur og den eksisterende institutionsopdeling. Tilbud gives i 2007-prisniveau i danske kroner (ekskl. moms). Det forudsættes ved tilbudsafgivelsen, at honoraret fordeles på finansiel revision og forvaltningsrevision. Betalingen sker månedsvis bagud med 1/4 af det årlige vederlag med 30 dages betalingsfrist. I tilbuddet præciserer revisor hvilke ydelser, rådgivning og vejledning, der ikke er indeholdt i tilbudssummen for basisrevisionen. Fakturering for særskilt aftalte opgaver som ikke er omfattet af tilbudssummen for basisrevision skal ske projektvis. Sker der væsentlige ændringer i opgaveomfang, der i afgørende grad får indflydelse på revisionens omfang, tages kontrakten op til revision. Løbende ændringer og tilpasninger af kommunens organisationsstruktur, institutionsantal og institutionsopdeling giver ikke anledning til ændring af tilbudssummen i kontraktperioden REVISORTEAM Beskrivelsen skal specificeres som angivet i Del 5, skema 5.2. Revisor skal give oplysning om det medarbejderteam, der påtænkes sat på opgaven. Der skal gives oplysninger om antallet af medarbejdere inden for de enkelte medarbejderkategorier, deres kvalifikationer, uddannelse og erfaring med 17

19 primærkommunal revision. Sammensætning af revisorteam skal begrundes. Såfremt tilbudsgivers organisation rummer specialister eller specialafdelinger med erfaring og ekspertise inden for kommunal virksomhed/revision skal omfang og art heraf oplyses DEN TILBUDTE OPGAVELØSNING 4.3.a Revisionsplan- og metodikker Beskrivelse af revisionsplan- og metodikker skal følge dispositionen som angivet i Del 5, skema 5.3 Tilbuddet skal indeholde en overordnet revisionsplan, hvori der redegøres for revisionens indhold og omfang. Ved udarbejdelsen af revisionsplanen, som skal give et eksempel på det første års samlede revision, tages udgangspunkt i kommunens organisation og struktur, der er skitseret i Del 3, og den forudsætning, at bogføringens pålidelighed og kommunens interne kontrolsystem er tilfredsstillende. Det forventes desuden, at revisionsplanen herudover indeholder oplysninger om: h En beskrivelse af, hvorledes revisionen vil blive udført, herunder en beskrivelse af hvordan forvaltningsrevisionen tænkes grebet an. h Hvilke forventninger der er til kommunal medvirken. h Efter hvilken tidsplan revisionen vil blive foretaget. således at arbejdet fra kommunens side kan tilrettelægges hensigtsmæssigt i forhold til revisionens arbejde. Den specificerede revisionsplan skal svare til tilbudssummen, jfr. Afsnit 4.1, Tilbudsgiver skal desuden give en beskrivelse af anvendt revisionsstrategi og de revisionsmetoder, der anvendes i revisionsarbejdet. Tilbudsgiver kan endvidere komme med forslag til alternative rapporteringsformer, forslag til indhold og omfang af en evt. intern revision samt andre mulige kommunikationsformer, der kan iværksættes for at sikre en god dialog mellem revisor og 18

20 kommunens ledelse. 4.3.b Anvendelse af revisions- og IT-værktøjer Tilbudsgiver bedes give en beskrivelse af eventuelle revisions- og IT-værktøjer, der tages i anvendelse eller står til rådighed for løsning af opgaven. 4.3.c Kvalitetssikring Tilbudsgivers kvalitetssikringssystem skal beskrives, herunder forklaring af arbejdsgange, intern rapportering samt uddannelse af medarbejdere. 4.4 VIRKSOMHEDSOPLYSNINGER OG ERFARINGSGRUNDLAG 4.4.a Organisationsbeskrivelse og hæftelse I tilbuddet skal gives en beskrivelse af tilbudsgivers organisationsopbygning og ejerforhold, hvem kommunen indgår aftale med, og hvorledes tilbudsgiver hæfter. Der skal desuden redegøres for evt. andre nationale og internationale samarbejdspartnere. Tilbudsgiver skal give en generel virksomhedsbeskrivelse, og herunder oplyse om nuværende gennemsnitlige antal medarbejdere og gennemsnitlig antal ledere, samt medarbejderstabens uddannelsesmæssige baggrund. 4.4b Tilbudsgivers erfaringsgrundlag, referencer Tilbudsgiver anmodes om at henvise til 3-4 aktuelle, tilsvarende revisionsopgaver for primærkommuner eller lignende organisationer, herunder ydelsernes karakter og omfang, samt den periode opgaven har været udført over. Desuden bedes navn og telefonnummer oplyst på referencepersoner. 4.4.c Soliditet, samt Tro & Love-erklæring Tilbudsgiver anmodes om for de seneste 2 regnskabsår at oplyse henholdsvis omsætning og egenkapital i danske kroner for virksomhedens danske del. Tilbudsgiver bedes afgive Tro og Love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jfr. Lovbestemmelser herom om begrænsning for at deltage i offentlige udbudsforretninger. 19

21 4.4.d Forsikring Tilbudsgiver forudsættes at have eller kunne tilvejebringe en erhvervsansvarsforsikring, der dækker såvel revisionsarbejde som rådgivning. Policen og forsikringsbetingelserne skal være affattet på dansk og bl.a. omfatte præmisserne for dækning. 20

22 Del 5 Tilbudsblanketter 5.1 Specifikation af årlig tilbudssum 5.2 Sammensætning af revisorteam, der påtænkes sat på opgaven. 5.3 Den tilbudte opgaveløsning 21

23 5.1 Specifikation af årlig tilbudssum Revisionsområde Antal timer Årlig vederlag 1. Finansiel Juridisk/kritisk revision Revision af årsregnskab og tilhørende specialopgørelser: A. Det sociale område B. Øvrige områder Uanmeldte eftersyn likvide beholdninger: A. Mindst 1 gang årlig på væsentlige områder B. Mindst hvert andet år afdelingkasser C. Forskudskasser efter behov Eftersyn værdipapirer, legatbeholdninger: Mindst én gang årlig Mødeaktivitet og afrapportering: Mundtlig 2. Forvaltningsrevision Forvaltningsrevision: Årlig afsat hertil 1 + 2: Årlig tilbudssum basisrevision - i alt Timepriser og andre takster for opgaver udenfor kontrakten Specificeret på art/type Alle priser oplyses excl. moms, men incl. køretid, kilometerpenge o. l. Eventuelle uddybende bemærkninger 22

24 5.2 Sammensætning af revisorteam, der påtænkes sat på opgaven Medarbejderkategori Uddannelse Kvalifikationer og/eller Antal personer Antal timer pr. år praktisk erfaring i primærkommunal revision I Alt Begrundelse for sammensætning af revisorteam 23

25 5.2 Sammensætning af revisorteam, der påtænkes sat på opgaven, (fortsat fra forrige side) Såfremt organisationen rummer specialister eller specialafdelinger med erfaring og ekspertise inden for kommunal virksomhed/revision skal omfang og art heraf oplyses. Eventuelle uddybende bemærkninger 24

26 5.3 Den tilbudte opgaveløsning Bedes anført og beskrevet i samme rækkefølge som nedenstående disposition. Angående indhold henvises til udbudsmaterialets del 4, afsnit 4.3a-c. Revisionsplan og Metodik Anvendelse af revisions- og IT-værktøjer Kvalitetssikring 25

27 BILAG A REVISIONSREGULATIV FOR HJØRRING KOMMUNE

28 Den sagkyndige revision Hjørring Kommune skal have en sagkyndig revision, der skal være godkendt af tilsynsmyndigheden. Hjørring Kommunes afskedigelse af revisionen kræver tilsynsmyndighedens samtykke, jfr 42 i lov om kommunernes styrelse. Revisionens virksomhed Revisionen udføres i overensstemmelse med de til enhver tid gældende love og forskrifter om den sagkyndige revisions virksomhed, samt i henhold til bestemmelserne i dette revisionsregulativ. Revisionens formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om regnskabet er rigtig udarbejdet i overensstemmelse med god kommunal regnskabsskik, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med love og andre forskrifter, meddelte bevillinger, Byrådets øvrige beslutninger, samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endvidere vurderes det, om udførelse af Byrådets og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde Ved planlægning og udførelse af revisionen inddrages forhold, som kan indebære risiko for besvigelser og fejl. Inden revisionen af et regnskabsår iværksættes, udarbejdes en revisionsplan, som fastlægger revisionshandlinger på lovmæssige og væsentlige områder. Revisionsplanen drøftes med Hjørring Kommune på overordnet niveau i et møde, inden den endelige revisionsplan udarbejdes. Revisionens område Revisionen skal omfatte alle under Hjørring Kommune henhørende regnskabsområder, herunder også regnskaber for private og selvejende institutioner, legater og fælleskommunale virksomheder for hvilke kommunen varetager kasse- og regnskabsfunktionen. Revisionens undersøgelsesadgang og adgang til oplysninger Hjørring Kommune skal give revisionen adgang til at foretage de undersøgelser m.v., denne finder nødvendige, og skal sørge for, at revisionen i øvrigt får de oplysninger, som revisionen anser for påkrævet for udførelsen af hvervet. Revisionen er berettiget til at indhente sådanne oplysninger såvel hos Byrådet som hos de stående udvalg, forvaltninger, institutioner og det ansatte personale oplysninger Revisionen har adgang til data til revisionsbrug edb-systemer, herunder også kommunens registre i fælleskommunale edb-systemer 2

29 Revisionen autoriseres til at have terminaladgang til kommunens edbregistre under revisionsbesøg i kommunen. Autorisationer, som ikke må omfatte adgang til at indberette data til registre. Meddeles af den sikkerhedsansvarlige i kommunen. Det påhviler revisionen at sørge for, at autorisationerne anvendes i overensstemmelse med de regler og forskrifter, der gælder for kommunen, og at anvendelse af data sker på vilkår og betingelser, som til enhver tid stilles af Datatilsynet. Revisionen har derudover adgang til at få overført data til revisionsbrug fra kommunens edb-systemer, herunder også kommunens registre i fælleskommunale edb-systemer. Revisionens grundlag: Kasse- og regnskabsregulativet Underretning af revisionen Underretning om etablerede kasser m.v. Hjørring Kommune fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter for forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles revisionen, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. Hjørring Kommune tilstiller revisionen meddelelse om etablerede kommunale kasser, herunder også kasser vedrørende virksomheder og institutioner henhørende under kommunens forvaltning. Det skal endvidere meddeles revisionen, om medarbejdere, der har adgang til kommunens pengemidler, tillige har andre kasser under sig (foreningskasser og lignende), samt om hvordan og af hvem disse kasser revideres, således at der er mulighed for at træffe aftale med de andre kassers revisorer om samtidigt eftersyn. Revision af forretningsgange etc. Det påhviler revisionen regelmæssigt at foretage en kritisk gennemgang af kommunens regnskabsføring og de etablerede forretningsgange og kontrolforanstaltninger med henblik på at efterprøve, om disse er betryggende. Bilagsrevision m.v. Det påses endvidere, at indtægter, der tilkommer kommunen, er rigtigt indgået, at ingen udgifter er afholdt uden hjemmel, og at bogføringen i øvrigt er korrekt og behørigt dokumenteret, forsynet med forskriftsmæssige godkendelsespåtegninger. Uanmeldt beholdningseftersyn Revisionen foretager mindst en gang årligt, eller så ofte revisionen finder anledning dertil, uanmeldt eftersyn af kommunens likvide beholdninger (kontantbeholdninger, konti i pengeinstitutter og værdipapirer m.v.) 3

30 Revisionen foretager endvidere eftersyn mindst hvert 2. år ved afdelingskasser. For så vidt angår andre let realisable aktiver såsom værdipapirer, deponerede effekter, aktiver tilhørende legater m.v., foretages eftersyn mindst 1 gang årligt. Forskudskasser og småkasser Uanmeldt eftersyn af forskudskasser foretages efter behov. Revisionen har dog ikke pligt til at foretage eftersyn af mindre væsentlige udlægs- og forskudskasser. Aktiver og passiver Revisionen påser, at de i balancen opførte aktiver og passiver er undergivet fornøden kontrol. Tilsvarende påses for øvrige aktiver m.v. såsom faste ejendomme, lagerbeholdninger, maskiner, inventar og andet driftsmateriel samt for kautions- og garantiforpligtelser m.v. Der foretages endvidere revisionsmæssige undersøgelser til overbevisning om aktivernes tilstedeværelse og deres tilhørsforhold til kommunen m.v. Endvidere undersøges, om de forpligtelser, der revisionen bekendt påhviler kommunen, er rigtigt registreret. Ved afstemning af debitorer og kreditorer er revisionen berettiget til at udsende saldomeddelelser eller opgørelser over betalinger m.v. til kommunens debitorer og kreditorer. Indberetning til staten m. fl. Ved revisionen af opgørelser og indberetninger, som kommunen skal afgive til staten eller andre offentlige myndigheder, skal revisionen ud over nærværende regulativs bestemmelser tillige iagttage de særlige bestemmelser, der er foreskrevet herfor. Revisionen skal udføres ud fra et helhedssyn Revisionen skal omfatte såvel finansiel revision som forvaltningsrevision efter principperne for god offentlig regnskabsskik samt efter gældende relevante revisionsstandarder og EU-bestemmelser. Udvidelse af revisionen Revisionen har ret og efter omstændighederne også pligt til at udvide revisionen ud over det, der er anvist i dette regulativ, såfremt revisionen under arbejdets udførelse bliver opmærksom på forhold, der bør undersøges nærmere. Ved udvidelser af revisionsarbejdet aftales omfanget og finansieringen heraf med Hjørring Kommune. Hjørring Kommune kan i øvrigt træffe aftale med revisionen om udførelse 4

31 af andre opgaver og undersøgelser af revisionsmæssig, regnskabsmæssig eller driftsøkonomisk art samt særlige forvaltningsrevisionsanalyser, end foreskrevet i nærværende regulativ. Revision af års- Regnskabet Ved den afsluttende revision af regnskabet skal det bl.a. påses: at årsregnskabet er rigtigt opstillet på grundlag af bogføringen, at at at årsregnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med gældende love og forskrifter samt byrådets beslutninger, tilsynsmyndighedens godkendelse foreligger til de økonomiske dispositioner, hvor dette er fornødent, byrådets afgørelse af revisionens bemærkninger til tidligere års regnskaber foreligger, og at afgørelsen ikke giver anledning til yderligere bemærkninger, at årsregnskabet giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske forvaltning. Påtegning af årsregnskabet Efter at revisionen er afsluttet skal årsregnskabet forsynes med påtegning om, at regnskabet er revideret, og at revisionen er udført i overensstemmelse med revisionsregulativets bestemmelser. Rapportering til Hjørring Kommune Revisionen afgiver hvert år beretning om revisionen af årsregnskabet, hvori beretning om revisionen af de selvejende institutioner, som Hjørring Kommune er regnskabsførende for, bliver indarbejdet. Endvidere afgives mindst en delberetning i årets løb eller så ofte, revisionen finder væsentlige forhold, som bør komme til byrådets kendskab. I den årlige beretning redegøres for den udførte revision samt for forhold, der har givet anledning til bemærkninger, eller forhold i øvrigt, som revisionen har fundet anledning til at fremdrage. Som supplement til revisionsberetningen orienteres Hjørring Kommune om det løbende revisionsarbejde ved notater til direktion, forvaltningsdirektører og institutionsledere ved orienteringsmøder efter behov. Beretningerne afgives til byrådet. I beretningen om revisionen af årsregnskabet optages en oversigt over de i årets løb afgivne beretninger. Bemærkningspligt Revisionen skal gøre bemærkning, hvis den mener, at regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger, 5

32 at at at at der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser, lovligheden af en post eller disposition må anses for tvivlsom, der ved gennemgangen af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af de konstaterede mangler, de foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt. Revisionens tavshedspligt Revisionen og det i revisionen ansatte personale er ikke berettiget til at afgive oplysninger til uvedkommende om forhold, som de i hvervets medfør bliver bekendt med. Vedligeholdelse af regulativet Revisionen er forpligtet til at henlede byrådets opmærksomhed på forhold, der tilsiger en ændring af bestemmelserne i dette regulativ og eventuelt fremsætte forslag til ændringer. Øvrige vilkår for samarbejdet De øvrige vilkår for samarbejde omkring revisionen af kommunens regnskaber aftales nærmere mellem byrådet og revisionen. Ikrafttrædelse: 1. januar 2007 Hjørring den Sammenlægningsudvalget for Ny Hjørring Kommune Formand Finn Olesen 6

33 BILAG B 1. GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER 1.1. Indledning Hjørring byråd fastsætter herved i henhold til styrelseslovens 42, stk. 5 følgende regler for den virksomhed, som udøves inden for de under byrådet hørende regnskabsområder, herunder de eksterne virksomheder eller institutioner, hvor kasse- og/eller regnskabsfunktionen varetages af kommunen. Følgende regler ligger til grund for regulativet: * Lov om kommunernes styrelse * Hjørring kommunes styrelsesvedtægt * Indenrigsministeriets bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. * Indenrigsministeriets Budget- og regnskabssystem for kommuner og amtskommuner Formål Formålet med reglerne er at sikre en korrekt administration indenfor kommunens kasse- og regnskabsvæsen. Regulativet skal ligeledes sikre, at økonomiudvalgets indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold tilgodeses Rammebilag til regulativet Inden for regulativets rammer udarbejdes der hensigtsmæssige og betryggende rammebilag for en række områder. Rammebilagene skal opfattes som økonomiudvalgets mindstekrav til kontrolforanstaltninger m.v. for den indenfor hver enkelt fagforvaltning udarbejdede forretningsgangsbeskrivelser. Rammebilag vedtages af økonomiudvalget Forretningsgange For de enkelte forvaltningsområder skal der udarbejdes og vedligeholdes forretningsgangsbeskrivelser under iagttagelse af reglerne i rammebilagene. De ansvarlige for de pågældende forvaltningsområder skal påse, at de fastsatte forretningsgange og kontrolforanstaltninger overholdes og vedligeholdes. Forretningsgangene godkendes af økonomidirektøren. 1

34 1.5. Økonomiudvalget Økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af anliggende, der vedrører kommunens økonomi- og regnskabsvæsen, jvf. styrelsesloven Udvalget har indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, forinden sagen forelægges byrådet til beslutning, jvf. styrelseslovens Udvalgene Udvalgene bestyrer de anliggende, der er underlagt dem, inden for rammerne af det vedtagne årsbudget i forbindelse med byrådets vedtagelser og i overensstemmelse med de i reglementer m.v., der er udstedt af byrådet, samt de af økonomiudvalget i medfør af dette regulativ givne forskrifter, jvf. styrelseslovens Borgmesteren Borgmesteren har den øverste daglige ledelse af kommunens administration, jvf. styrelseslovens Administration Ansvaret over for byråd og økonomiudvalg for overholdelsen af de i regulativet med tilhørende bilag fastlagt forretningsgange og kontrolforanstaltninger påhviler den, der er ansvarlig for administrationen af det pågældende forvaltningsområde. Det påhviler endvidere de ansvarlige at fremsætte forslag til ændring af regulativet eller de tilhørende bilag, såfremt der skønnes behov for ændringer i forretningsgangene, eller såfremt de iværksatte kontrolforanstaltninger bør tilpasses. Forslag til ændringer af regulativet eller de tilhørende bilag fremsendes til økonomisk forvaltning til videre behandling Revisionen Den kommunale revision tilstilles regulativet, rammebilagene og forretningsgangsbeskrivelserne samt ændringer hertil, før de sættes i kraft, jvf. STL 42 stk. 5. 2

35 2. BUDGET, BEVILLING OG REGNSKAB 2.1. Indenrigsministeriets krav Budgettet og regnskabet udarbejdes i en form, der opfylder Indenrigsministeriets krav Budgetlægning Forinden den årlige budgetlægning fastlægger økonomiudvalget retningslinier, herunder tidsplan Bevillings- og budgetstyring De nærmere bestemmelser for bevillings- og budgetkontrol fremgår af de af økonomiudvalget godkendte budgetstyringsprincipper og principper for anlægsbevillinger Attestation og løbende budgetkontrol (rammebilag 2) De budgetansvarlige ledere har til opgave at foretage et ledelsestilsyn i form af en dokumenteret løbende kontrol, herunder at attesterede afholdte udgifter/indtægter sammenlignes med det budgetterede, og væsentlige afvigelser årsagsforklares. Det enkelte regnskabsbilag skal attesteres før betaling foretages. Den budgetansvarlige leder udpeger en eller flere medarbejdere til at kunne attestere enkeltbilag. Hvis et regnskabsbilag ikke opfylder reglerne for attestation forelægges det i sidste instans af økonomidirektøren for borgmesteren Regnskabsføring Regnskabssystemets funktioner styres af økonomisk forvaltning. Regnskabet føres på grundlag af originale regnskabsbilag, der kan forekomme såvel papirbaserede som elektroniske. Regnskabsbilagene skal opbevares på forsvarlig måde og kassation skal ske i overensstemmelse med de af Indenrigsministeriets fastsatte regler. Regnskabsbilagene skal undergives elektronisk eller fysisk annullering Regnskabsaflæggelse Økonomisk forvaltning fastsætter tidsplan og retningslinier for regnskabsaflæggelsen, i henhold til Indenrigsministeriets krav og kravene i Styrelsesloven. Det påhviler økonomisk forvaltning at påse, at udvalgene og forvaltningerne overholder retningslinierne Eksterne regnskaber Såfremt kommunen fører regnskab eller udfører andre opgaver af regnskabsmæssig art for eksterne virksomheder/institutioner, skal der foreligge en skriftlig aftale mellem kommunen og den eksterne virksomhed herom. 3

36 Aftalen skal fastlægge relationerne mellem virksomheden/institutionen og kommunen, herunder fastlægge kommunens og virksomhedens/institutionens gensidige forpligtelser og ansvar Revisionen Det godkendte årsregnskab afgives til revisionen inden for den af Indenrigsministeriets fastsatte tidsfrist Offentliggørelse Offentliggørelse af budget og regnskab sker i henhold til gældende bestemmelser. 4

37 3. KASSEVIRKSOMHED 3.1. Modtagelse af post (rammebilag 8) Postforsendelser adresseret til Hjørring Kommune åbnes centralt. Postforsendelser der er stilet til en forvaltning eller person, åbnes dec entralt. Borgmesterkontoret fører postlister over værdiforsendelser på den post der åbnes centralt samt værdiforsendelser adresseret til økonomisk forvaltning. De respektive forvaltninger fører postlister over egne værdiforsendelser Kassefunktion (rammebilag 4 og 5) Alle ind- og udbetalinger, der henhører under kommunens regnskabsområde skal undergives elektronisk eller fysisk annullering Oprettelse af afdelingskasser- og forskudskasser sker efter økonomidirektørens godkendelse, eller af den, han bemyndiger hertil Konti i pengeinstitutter (rammebilag 9) Økonomidirektøren eller en af ham bemyndiget kan oprette og nedlægge bankkonti Anbringelse af midler Midler, der af hensyn til de daglige forretninger ikke skal foreligge kontant, skal indsættes på konto i pengeinstitut i kommunens navn eller anbringes i sådanne obligationer eller investeringsbeviser, som opfylder Indenrigsministeriets regler herfor. Økonomiudvalget kan fastlægge nærmere retningslinier for anbringelse af midler Sikkerhedsstillelse Økonomisk forvaltning foretager registrering af alle deponerede effekter, der indleveres til kommunen Opbevaring og registrering af midler (rammebilag 7) Opbevaring og registrering af midler, der administreres for klienter, samt midler og værdier tilhørende beboere på institutioner m.v. kan alene finde sted efter nærmere fastlagte retningslinier Arkivalier Det påhviler den enkelte forvaltning, at kommunens arkivalier, herunder adkomstpapirer og kontrakter, opbevares på betryggende måde. 3.8 Mellemregnings- og restancekonti (rammebilag 1) Samtlige kommunens mellemregnings- og restancekonti afstemmes løbende efter nærmere fastlagte retningslinier. 3.9 Afskrivning 5

38 Som hovedregel skal uerholdelige fordringer forelægges økonomiudvalget til godkendelse forinden afskrivning finder sted, medmindre økonomiudvalget har bemyndiget et fagudvalg eller en forvaltning til at foretage afskrivninger. Et fagudvalg/forvaltning kan foretage afskrivninger, når der klart er lovhjemmel herfor Transporter Begæringer om transporter i leverandørtilgodehavender m.v. noteres i hovedkassen, økonomisk forvaltning, så afregning sker i henhold til transporten Forsikringsforhold Økonomiudvalget fastsætter regler om, i hvilket omfang kommunens værdier skal forsikres. 6

39 4. ANVENDELSE AF EDB 4.1. Gyldighedsområde Bestemmelserne gælder for anvendelse af elektronisk databehandling i opgaver med relation til kasse- og regnskabsvæsenet Styring af kommunens EDB-anvendelse (rammebilag 3) Etablering af/eller tilslutning til EDB-systemer skal godkendes af byrådet. I det omfang, lov om offentlige myndigheders registre ikke foreskriver godkendelse af byrådet, det vil sige i de tilfælde, hvor EDB-registre ikke indeholder personoplysninger, kan godkendelse gives af den øverste sikkerhedsansvarlige. Den øverste sikkerhedsansvarlige udpeger for hvert system en person, der er ansvarlig for systemets anvendelse. De nærmere bestemmelser vedr. edb-sikkerhed og stillingsbeskrivelse for øverste sikkerhedsansvarlig fremgår af EDB-Sikkerhedsplanen Autorisation Inden for hvert enkelt system autoriserer den øverste sikkerhedsansvarlige, de personer, som må have terminaladgang til registre Kontrolforanstaltninger og afstemning (rammebilag 3) Økonomiudvalget fastsætter de nærmere retningslinier for kontrol og afstemning ved anvendelse af EDB-systemer. 7

40 5. FORTEGNELSER 5.1. Formål Der skal til enhver tid kunne redegøres for kommunens lagerbeholdninger, varebeholdninger, maskiner, inventar og driftsmateriel Omfang (rammebilag 6) Registreringen omfatter samtlige forvaltninger, institutioner m.v., der henhører under kommunens regnskabsføring. Der udarbejdes lagerfortegnelse for alle væsentlige beholdninger og inventarfortegnelser i det omfang, omsættelighed og værdi, herunder brugsværdi for private, tilsiger dette. Vedtaget af Hjørring byråd, den 8

41 Rammebilag nr. 1 Afstemning af bankkonti samt mellemregnings- og restancekonti I henhold til kasse- og regnskabsregulativets punkt 3.8 fastsættes herved følgende regler for afstemning af bankkonti samt mellemregnings- og restancekonti. Afstemning Den for kontiene ansvarlige afdelingsleder skal sikre, at afstemning finder sted samt stikprøvevis foretage vurdering af afstemningerne. Forretningsgang Der anlægges forretningsgang for afstemning af restance- og mellemregningskonti. 9

42 Rammebilag nr. 2 Attestation og løbende budgetkontrol I henhold til kasse- og regnskabsregulativets punkt 2.4. fastsættes følgende regler for attestation og løbende budgetkontrol. Generelt De budgetansvarlige ledere har kompetence til at godkende indtægter og udgifter, og er samtidig bemyndiget til at træffe aftaler om leverancer og ydelser under iagttagelse af: Byrådets og udvalgenes beslutninger De forudsætninger, der er indeholdt i budgetbemærkningerne I øvrigt givne instrukser Attestation skal ske før/samtidig med regnskabsregistreringen. Attestation Den budgetansvarlige leder skal som hovedregel - udpege en eller flere medarbejdere til at attestere regnskabsbilag m.v. inden for sit ansvarsområde. Det påhviler den budgetansvarlige leder at sikre, at de attesterede er instrueret i reglerne for attestation, og at de er gjort bekendt med deres ansvar. Den budgetansvarlige kan i relevante tilfælde selv attestere regnskabsbilag. Den attestationsberettigede kan ikke foretage attestation af udgifter eller indtægter til/fra sig selv. Det er nærmeste leder eller sideordnede leder, der skal godkende denne type ind- og udbetalinger. Formålet med attestation er at sikre, at grundlaget for såvel betaling som regnskabsføring er i orden. Attestation sker ved personlig identifikation på regnskabsbilaget. Der kan anvendes underskrift eller digital signatur ved påtegningen. Den attesterende indestår for: * At varen eller ydelsen er modtaget/leveret * At mængde, kvalitet og pris er kontrolleret * At varen eller ydelsen svarer til det aftalte * At bilaget er efterregnet * At konteringen er korrekt 10

43 * Om kontrakter og andre dokumenter, der skal sikre kommunens rettigheder, udfærdiges og iagttages Løbende budgetkontrol Som en del af det almindelige ledelsestilsyn, skal den budgetansvarlige leder (som minimum) ved hver måneds udløb gennemgå og forholde sig til det økonomiske forbrug. Lederen skal kunne dokumentere sit ledelsestilsyn. Ved denne løbende budgetkontrol er det den budgetansvarliges ansvar at skaffe sig et overblik over summen af posteringerne set i forhold til budgettet. Den budgetansvarlige har pligt til at følge op på poster, der afviger væsentligt fra det budgetterede. Det er således den budgetansvarliges ansvar og opgave at årsagsforklare afvigelser imellem det realiserede forbrug og det budgetterede niveau. I den løbende budgetkontrol skal der samtidig indgå en vurdering af: * Om indtægten eller udgiften har hjemmel i gyldig beslutning * Om der er budgetmæssig dækning for udgifter/indtægter 11

44 Forvaltningsdirektøren er overordnet ansvarlig for ledelsestilsynet med ansvar over for det politiske niveau. Forretningsgang Der anlægges forretningsgang for området. 12

45 Rammebilag nr. 3 Kontrol og afstemning ved anvendelse af EDB-systemer I henhold til kasse- og regnskabsregulativets punkt 4.4. fastsættes følgende regler for kontrol og afstemning ved anvendelse af EDB-systemer i Hjørring kommune. Generelt Der udpeges en systemansvarlig person for hvert edb-system. 1. Den systemansvarliges ansvar: 1.1. tilrettelægge, beskrive og ajourføre forretningsgangen for brugen af systemet sikre at der foreligger en fortegnelse over, hvem der har adgang til at indrapportere data. 2. Inddata 2.1. Der anlægges forretningsgang for indberetning herunder krav til dokumentationsmaterialet for indberetningen. 3. Uddata 3.1. Der anlægges en forretningsgang for modtagelsen og fordelingen af uddatamateriale Eventuelle betalingsmidler f.eks. checks og girokort oversendes umiddelbart til opbevaring i kassefunktionen eller tilsvarende betryggende opbevaring. 4. Kontrolfunktioner omkring uddata 4.1. Der anlægges forretningsgang som skal sikre betryggende afstemning og kontrol af uddata. 5. Arkivering 5.1. Edb-materiale arkiveres i henhold til gældende lovgivning og bestemmelser. 13

46 Rammebilag nr. 4 Forskudskasser I henhold til kasse- og regnskabsregulativets punkt 3.2. fastsættes følgende regler for kassefunktioner i institutioner og afdelinger. Oprettelse Oprettelse af forskudskasser kan kun ske efter forudgående godkendelse af økonomidirektøren, eller af den han bemyndiger hertil. Formål Forskudskassen er alene beregnet til at skulle afholde mindre udgifter, hvorfor forskudsbeløbets størrelse normalt kun bør udgøre et beløb svarende til en periodes regningsudlæg. Ansvar Lederen af den pågældende enhed, er overfor økonomidirektøren, eller overfor den, han bemyndiger hertil, ansvarlig for forskudskassen, herunder midlernes forsikringsmæssigt forsvarlige opbevaring. Forretningsgang Der anlægges forretningsgang for forskudskasseområdet. Kasseeftersyn Kommunens revision har adgang til at foretage uanmeldt kasseeftersyn. 14

47 Rammebilag nr. 5 Kassefunktionen i administrationen og i andre selvstændigt regnskabsførende afdelinger og institutioner I henhold til kasse- og regnskabsregulativets punkt 3.2. fastsættes følgende regler for kassefunktioner i administrationen og i andre selvstændigt regnskabsførende afdelinger og institutioner. Generelt Der kan oprettes følgende former for kasser i Hjørring kommune: * tomandsbetjent kasse * énmandsbetjent kasse * gruppebetjent kasse Uanset under hvilken form kassen etableres må kassereren ikke udføre følgende opgaver: * incassoarbejde * anvisning * kontrol med beholdninger af checks med fortrykte underskrifter * kontrol med afstemnings- og fejllister m.v. * kassekontrol Kassereren må endvidere ikke have eneprokura til at hæve på kommunens konti i pengeinstitutter m.v., medmindre der er aftalt særlige begrænsninger i hæveadgangen. Kassereren skal desuden sikre: at der er bilag for transaktionerne at bilagene er ægte at påtegninger på bilagene er i orden at udbetaling sker til rette modtager Indbetaling Kvittering: Ved kontant indbetaling skal der udleveres kvitteringsmateriale, påført kassestempel eller kvitteringsstempel med 2 underskrifter. 15

48 Ved indbetaling med check, giro eller postanvisning afgives der kun kvittering, såfremt dette udtrykkeligt kræves af afsenderen. Personalets forhold: Kommunens personale kan ikke foretage indbetalinger til kommunen for andres regning med mindre der i hvert tilfælde er truffet aftale med økonomisk forvaltning. Betalingsbetingelser: De af økonomiudvalget fastsatte generelle betalingsbetingelser for hele det kommunale område skal følges. Udbetaling Kontant udbetaling: Kontant udbetaling må kun ske mod afgivelse af kvittering. Er beløbsmodtageren kassereren ubekendt må vedkommende legitimere sig. Udbetaling til anden person end anført på bilaget må kun finde sted mod fuldmagt. Udbetaling til personer under 15 år må kun finde sted i ganske særlige tilfælde. Udbetaling i øvrigt sker via check eller ved overførsel til konto i bank eller sparekasse. Standardchecks, der af kommunen modtages til videreforsendelse, skal - når de ikke er under opsyn - opbevares aflåst. Checks fortrykt med underskrift skal - når de ikke er under opsyn - opbevares aflåst. Kassedifferencer: Kassedifferencer over 500 kr. skal indberettes skriftlig til økonomidirektøren. Kontant beholdning: Den kontante beholdning i den enkelte kasse skal altid holdes på et rimeligt niveau i forhold til omsætningen og må aldrig overstige den forsikringsmæssige dækning. Kassekontrol Der anlægges en forretningsgang for kontrol og afstemning under hensyntagen til væsentlighed og risiko. Forretningsgang Der anlægges forretningsgang for kassefunktionen. 16

49 RAMMEBILAG NR. 6 Registrering af lagerbeholdninger og inventar I henhold til kasse- og regnskabsregulativets punkt 5.3. fastsættes følgende regler for registrering af lagerbeholdninger og inventar. Formål: Generel vejledning God forvaltningsskik tilsiger, at der til enhver tid i fornødent omfang skal kunne redegøres for kommunens aktiver, herunder såvel finansielle som materielle aktiver. Registreringen tjener desuden følgende formål, der kan have større eller mindre vægt i de forskellige kategorier af aktiver: Omfang: * grundlag for indkøbsdisponering * grundlag for budgetlægning * konstatering af ukurante lagre og svind * forsikringsmæssige hensyn Registreringspligten omfatter samtlige forvaltninger og institutioner m.v., der henhører under kommunens regnskabsføring. Der sondres mellem: * lager-/varebeholdninger og * maskiner, inventar og andet driftsmateriel Vurderingen af, i hvilket omfang det er formålstjenligt at registrere beholdninger sker ud fra en væsentlighedsbetragtning, hvor aktivets værdi og omsættelighed er de vigtigste kriterier. For visse typer af aktiver er der særlig behov for registrering på grund af aktivets brugsværdi for private, f.eks. fotoudstyr, elektronisk udstyr (radio, fjernsyn, edb-udstyr, båndoptagere), skrivemaskiner, elektronisk håndværktøj m.v. Mur- og nagelfaste genstande vil som hovedregel ikke være omfattet af registreringspligten. 17

50 Lagerbeholdninger Registreringens omfang: I princippet skal alle væsentlige beholdninger af drifts- og anlægsmaterialer registreres og ajourføres ved til- og afgange, således at der til enhver tid kan foretages kontrol af beholdningernes tilstedeværelse. Beholdningerne forekommer navnlig hos: * de kommunale værker * vejvæsenet * kloakafdelingen * visse områder under socialforvalningen, f.eks. omsorgsarbejde og beskæftigelsesterapi * visse institutioner (daginstitutioner) osv. På områder, hvor der er behov for at opgøre et faktisk forbrug i forhold til salgsindtægten skal der ligeledes foretages optælling og kontrol af beholdninger. Som eksempel herpå kan nævnes salgsbeholdninger i kantiner og kiosker samt materialer vedrørende omsorgsarbejde og terapi. Driftsbeholdninger, der ikke skal registreres er f.eks.: * papir, kontorartikler og lignende på kontorer * skolernes lagre af bøger og hæfter til daglig drift * bøger på biblioteker, bortset fra den registrering, som udlånsvirksomheden kræver * varer/artikler der medgår i plejehjemmenes daglige drift, herunder husholdningsvarer, sygeplejeartikler m.v. Der anlægges forretningsgang for området. Registreringens omfang: Inventarfortegnelser Der foretages registrering af alle inventargenstande og maskiner med nyanskaffelsesværdi over kr. pr. enhed. Inventarregistreringen kan suppleres med en lokaleinventarfortegnelse til ophængning i de pågældende rum. Let omsætteligt inventar som f.eks. malerier, antikviteter m.v. og elektronisk udstyr, audiovisuelt materiel, fotoudstyr og elektronisk håndværktøj registreres dog ud fra et væsentlighedskriterium, uanset at nyanskaffelsesværdien er under kr. Det henstilles endvidere, at inventar, maskiner, elektronisk udstyr samt let omsættelige genstande m.v., mærkes med institutionens/skolens/kommunens navn. Mærkning skal ske ved brænding eller på anden betryggende måde. 18

51 Lokaleinventar, såsom borde, stole, skabe, senge, høvlbænke o.lign. samt mur- og nagelfaste inventargenstande, skal ikke registreres. Der anlægges forretningsgang for området. 19

52 RAMMEBILAG NR. 7 Opbevaring og registrering af midler, der administreres for klienter, midler og værdier tilhørende beboere på institutioner m.v. og midler, der administreres for personer eller grupper af personer I henhold til kasse- og regnskabsregulativets punkt 3.6. fastsættes følgende regler for opbevaring og registrering af midler og værdier, der administreres for klienter, samt midler og værdier tilhørende beboere på institutioner m.v. og midler der administreres for personer eller grupper af personer. Registrering i regnskabssystemet: Midler der administreres for klienter Klienters midler, der efter klientens ønske eller som følge af en udvalgsbeslutning, (f.eks. iht. Pensionslovens 36), administreres af en forvaltning, skal registreres med registrantbogføring på mellemregningskonto. Bank- eller sparekassebøger, værdipapirer og eventuelle depotbeviser skal opbevares i de respektive fagforvaltningers regnskabsafdelinger, der foretager registrering heraf (deposita) og foranlediger, at der forinden hvert regnskabsårs afslutning sker ajourføring, rentetilskrivning m.v. Væsentlige værdier skal anbringes i pengeinstitut i depot, lydende på klientens navn. Det påhviler den enkelte forvaltning at indsætte eventuelle opsparede beløb af væsentlig størrelse i pengeinstitut på konto, noteret i klientens navn. Der foretages ingen registrering af konti i pengeinstitutter m.v., når disse forsynes med påtegning om, at klienten kun kan hæve på kontoen med forvaltningens tilladelse. Notering i sagsmappen: Såfremt der sker overførsel af ydelser fra kommunen til en administrationskonto (mellemregningskonto), skal det fremgå af klientens sagsmappe, at de meddelte bevillinger overføres til administrationskonto med angivelse af registreringskontonummer. For konti i pengeinstitutter, der ikke registreres i kommunens bogholderi, skal der forefindes kontoudtog m.v. i sagsmappen til dokumentation for de foretagne transaktioner. Klientens kontrol med administrationen af de opbevarede midler: Forvaltningen skal til enhver tid kunne redegøre for mellemregningen med hver enkelt klient, og regnskabet skal på forlangende forevises klienten, som godkender dette ved påtegning. Meddelelse til andre offentlige myndigheder: Ved dødsfald udfærdiger forvaltningen en redegørelse til skifteretten med oplysninger om kontant beholdning, ajourførte bank- og sparekassebøger og eventuelle værdipapirer m.v. De deponerede midler udleveres til skifteretten mod kvittering. 20

53 Midler og værdier tilhørende beboere på institutioner m.v. Generelt Som udgangspunkt skal beboerne selv administrere og træffe beslutning om sine midler. Hvis beboeren på grund af fysiske eller psykisk handicap ikke er i stand til at administrere sine midler, kan kommunens personale alene inddrages, hvis pårørende eller andre ikke er i stand til at påtage sig opgaven og varetage denne på det fornødne retlige grundlag. I disse tilfælde skal der ubetinget foreligge en skriftlig aftale i form af en fuldmagt eller en administrationsaftale, som skal være underskrevet af beboeren/værgen og den eller de personaler, som skal varetage administrationen. Institutionens leder er ansvarlig for udarbejdelsen af de skriftlige aftaler, og sørger for opbevaring af disse. Der udarbejdes i fornødent omfang uddybende retningslinier med en detaljeret beskrivelse af den praktiske fremgangsmåde på et konkret område f.eks. bofællesskaber. Værdier, som den enkelte beboer ønsker afleveret til institutionen til opbevaring, skal registreres og opbevares på betryggende vis. Opbevaring skal i videst muligt omfang finde sted i form af konti i pengeinstitutter. Kontantbeløb til opbevaring må ikke overstige kr. Institutionen kan ikke påtage sig ansvaret for ikke registrerede midler, værdigenstande m.m., som vedkommende medtager og selv ønsker at opbevare. Regler for opbevaring af midler skal indgå i de for institutionen iøvrigt gældende regler, som beboeren skal orienteres om, ved optagelse på institutionen. Registrering af midler og værdier Institutionens leder eller dennes stedfortræder kan på begæring af en beboer modtage bankbøger og kontante midler til opbevaring. For hver beboer, der opbevares midler og værdier for, skal der oprettes depositakort samt kartotekskort eller lignende, hvorpå ind- og udlevering registreres. Ved aflevering/indbetaling til institutionen skal to af institutionens ansatte kvittere for modtagelsen. Ved udbetaling skal der foreligge kvittering fra beboeren eller kvittering for køb eller tjenesteydelse til beboeren. Hvis en beboer ikke er i stand til at afgive kvittering, skal to af institutionens ansatte kvittere for udbetalingen. I forbindelse med fraflytning/dødsfald skal beboeren eller beboerens pårørende/skifteretten kvittere for modtagelse af de kontante midler og/eller bankbøger. Opbevaring af midler Kontante midler og bankbøger som institutionen modtager, skal opbevares forsvarligt. Administration af beboernes værdier m.v. 21

54 Smykker, værdipapirer m.v. må ikke modtages til opbevaring. Beboeren skal henvises til opbevaring i depot i et pengeinstitut eller lignende. Tilsyn med reglernes overholdelse De påhviler lederen af institutionen at sikre, at ovennævnte regler overholdes. De respektive forvaltninger fører tilsyn med, at reglerne overholdes. Kommunens revision har til enhver tid adgang til at foretage uanmeldt eftersyn og kontrol af, at retningslinierne efterleves. Midler der administreres for personer eller grupper af personer Opsparing og/eller indtægter ved særlige arrangementer Midler der er tilvejebragt ved privat opsparing eller ved særlige arrangementer, og som på et senere tidspunkt skal anvendes til bestemte formål (rejser, udflugter, klassefester m.v.) skal administreres af forældrerepræsentanter/private personer, der er ansvarlige for midlerne. Indsamlingen af midlerne kan forestås af personalet, der hurtigst muligt skal aflevere pengene til den ansvarlige. Der skal ikke ske bogføring i kommunens regnskab af ovennævnte indtægter og udgifter. I forbindelse med rejser og lignende kan personalet efter nærmere beskrevne retningslinier varetage opbevaring af elevernes/brugernes lommepenge. Der skal i alle tilfælde være indgået en aftale herom. Caféer, skoleboder og lignende, der drives af brugere Der udarbejdes retningslinier for administration af caféer, skoleboder og lignende, som drives af brugerne. Herunder beskrives den daglige drift, registrering af indkøb og salg, afregningsforhold m.v. Arrangementer, hvor institutionen medvirker ved forbruget Indtægter og udgifter vedrørende arrangementer hvor institutionen medvirker ved forbruget, skal registreres fuldt ud i institutionens regnskab. Konti i pengeinstitutter Der må ikke oprettes bankkonti af kommunalt ansatte f. eks. Til brug for opsparing af indsamlede beløb. Iht. Rammebilag 9 er det alene 22

55 økonomidirektøren, eller den økonomidirektøren bemyndiger hertil, der er kan oprette og nedlægge bankkonti. Alle konti skal oprettes hos Hjørring Kommunes hovedbankforbindelse, og alle konti skal oprettes under Hjørring Kommunes SE.nr. Tilsyn Det påhviler den enkelte institutionsleder af sikre, at ovennævnte regler overholdes. Forvaltningen og kommunens revision har adgang til at foretage kontrol af, at retningslinierne efterleves. 23

56 RAMMEBILAG NR. 8 Postindgang og værdiforsendelser I henhold til kasse- og regnskabsregulativets punkt 3.1. fastlægges følgende regler for postindgang og værdiforsendelser til Hjørring kommunes administration og institutioner m.v. Poståbning Generelle bestemmelser Post til kommunens administration, skoler, institutioner m.v. åbnes af 2 personer i forening, hvor forholdene muliggør dette. Postlister Over al værdipost fører den enkelte enhed en nummereret postliste. Kassetjeneste Post må ikke åbnes af personer, der er beskæftiget med kassetjeneste. Forretningsgang Der etableres forretningsgang for området. 24

57 RAMMEBILAG NR. 9 Konti i pengeinstitutter I henhold til kasse- og regnskabsregulativets punkt 3.3 fastlægges følgende regler for konti i pengeinstitutter til Hjørring Kommunes administration og institutioner m.v. Generelle bestemmelser: Økonomidirektøren, eller en af ham bemyndiget, kan oprette eller nedlægge konti i pengeinstitutter. Alle konti skal oprettes under Hjørring Kommunes CVR-nr. Forskudskasser Økonomidirektøren eller en af ham bemyndiget kan oprette og nedlægge bankkonti til forskudskasser. Institutionsledere/forvaltningsdirektører er bemyndiget til at afgøre, hvilke enkeltpersoner, der er berettiget til at disponere på forskudskonti. Øvrige bankkonti Økonomidirektøren eller en af ham bemyndiget kan oprette og nedlægge øvrige bankkonti. Økonomidirektøren er bemyndiget til at afgøre, hvilke personer, der i forening er berettiget til at disponere på relevante konti 25

58 BILAG C Økonomiske styringsprincipper I det efterfølgende notat af 13. oktober 2005 om økonomiske styringsprincipper og redskaber i Ny Hjørring Kommune er der foreslået en overordnet økonomisk struktur i Ny Hjørring Kommune. Forslaget blev præsenteret på et fællesmøde mellem den 4 økonomiudvalg den 24. oktober 2005, hvor der blev besluttet, at der skulle arbejdes videre ud fra notatets principper. Der blev på mødet anbefalet, at det fremtidige bevillingsniveau bør være på sektorniveau. Det vil sige, at der under et fagudvalg kan være flere sektorer, og at bevillingsflytninger (budgetomplaceringer) mellem sektorer er en byrådsbeslutning; bevillingsflytninger indenfor sektorerne skal godkendes i det budgetansvarlige fagudvalg; bevillingsflytninger indenfor et serviceområde kan foretages på forvaltningsniveau; osv. Forslaget om de økonomiske styringsprincipper og redskaber har efterfølgende været drøftet med de øvrige områdestyregrupper. Generelt har der været positive tilbagemeldingerne på forslaget. Dog har områdestyregruppen for det sociale område ønsket indlagt et ekstra bevillingsniveau, således opbygningen bliver sektorer, serviceområder, områder-/institutioner og omkostningssteder. Finansiel strategi, Værdigrundlag for økonomistyring og Kasse- Regnskabsregulativ Som led i den økonomiske styring vil der blive udarbejdet Finansiel strategi og Værdigrundlag for økonomistyringen. Desuden vil der blive udarbejdet nyt Kasse- Regnskabsregulativ. Som arbejdsmodel herfor tænkes anvendt den af Kommunernes Revision udarbejdede skabelon Principper for Økonomistyring. Modellen er en moderniseret udgave af de tidligere meget regelrette fremstillinger og lægger i stedet større vægt på moderne styringsværktøjer, herunder ledelsesansvar og ledelsestilsyn. 1

59 Økonomiske styringsprincipper og -redskaber i Ny Hjørring Kommune Notat 13. oktober 2005 Områdestyregruppen Økonomi KHL 1. Baggrund Formålet med dette notat på nuværende tidspunkt i planlægningsfasen er at danne grundlag for en diskussion af en overordnet ramme for økonomiske styringsprincipper og økonomiske styringsredskaber i den nye kommune. Økonomiske styringsprincipper og redskaber bør grundlæggende fastlægges på baggrund af generelle overordnede styringsprincipper; på baggrund af generelle ledelsesmæssige værdier og på baggrund af et valgt decentraliseringsniveau i den kommende kommune, således de økonomiske styringsprincipper og redskaber administrativt understøtter og fremmer de overordnede hensyn. De administrative strukturer indenfor de 7 bestemte politiske udvalgsområder er endnu ikke fastlagt, og der er ej heller fastlagt overordnede styringsprincipper, ledelsesmæssige værdier og decentraliseringsniveau for kommunen som helhed eller indenfor udvalgsområderne. Derfor er der i dette oplæg tilstræbt at skitsere en fleksibel model for den fremtidige økonomiopbygning og styring, således der dannes en ramme med overordnede økonomiske principper, der efterfølgende kan konkretiseres indenfor udvalgsområderne. 2. Overordnede målsætning for økonomistyringen i Ny Hjørring Kommune Det er fastlagt i idegrundlag og overordnet vision for Ny Hjørring Kommune, at organisation og struktur skal bygge på decentralisering af ansvar og økonomi, og med mål- og rammestyring som det bærende princip. Det er fastlagt, at institutioner, skoler mv. i høj grad skal være selvstyrende inden for de af kommunen fastsatte mål og rammer. Samtidig har princippet "central styring decentral ledelse" været nævnt i perioden mellem fase 1 og fase 2. Det foreslås på denne baggrund, at de overordnede økonomiske principper bliver: mål- og rammestyring decentralisering af ansvar og økonomi decentral placering af budgetansvar entydig placering af budgetansvar fordelt på kommunens ledere lønsumsstyring som grundlæggende princip automatisk overførselsadgang mellem budgetårene. Den centrale styring sikres ved fælles retningslinier for: budgetlægning 2

60 løbende økonomiopfølgning indkøb leasingaftaler kontrakter IT og telefoni Forsikringer mv. 3. Opdeling af budgetansvar Det foreslås, at decentraliseringen udmøntes på 4 niveauer: Politiske fagudvalg. Sektorer (politikområder). De politiske udvalg konkretiserer de overordnede mål og politikker på områder, som er vedtaget af kommunalbestyrelsen. Indenfor sektorområdet fastlægges styringsredskaber, der skal anvendes for at fremme og nå de politisk fastsatte mål, og bevillingsrammen udmøntes på underliggende niveauer. Serviceområder (en administrativ gruppering af omkostningssteder). I serviceområdet operationaliseres de politisk bestemte mål, og bevillingsrammen udmøntes på f.eks. institutioner i det underliggende niveau. Omkostningssteder (kommunens institutioner, mv.). På institutionsniveau lægges budget efter den tildelte bevilling. Der laves i samarbejde med serviceniveauet kort- og langsigtede mål iht. de politisk udmeldte mål for området. Til illustration af niveauopdelingen henvises til side 15-16, hvor opdelingen indenfor Børne- og familieudvalget skoleområdet er skitseret. 4. Fokus på budgetansvar Den entydige placering af budgetansvar er i modellen et central omdrejningspunkt. Det er derfor vigtig præcist at formulere, hvad denne funktion indebærer. På oplæg fra fagdirektøren fastlægger de politiske fagudvalg antallet af sektorer indenfor udvalgets ressortområde. Herefter fastlægges i en hierarkisk opbygget organisationsplan (jf. bilag 1) antallet af serviceområder og omkostningssteder med budgetansvar indenfor sektoren. En leder med tildelt budgetansvar er ansvarlig for enhedens budget overfor nærmeste overliggende led. Budgetansvar kan ikke delegeres yderligere, uden at det skal fremgå af organisationsplanen. Fagdirektøren har ansvar for, at organisationsplanen løbende ajourføres. Fagdirektøren er overordnet ansvarlig for ledelsestilsynet med ansvar overfor det politiske niveau. Kompetence og ansvar for den budgetansvarlige: kompetence til at godkende udgifter og indtægter, samt bemyndigelse til at træffe aftaler om leverancer og ydelser under iagttagelse af: kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger de forudsætninger, der er indeholdt i budgetbemærkningerne i øvrigt givne instrukser budgetansvar samt pligt til at udføre budgetkontrol ansvar for effektiv ressourceudnyttelse indenfor budgetansvarsområdet kompetence indenfor personaleområdet jf. udarbejdet kompetenceplan for løn- og personaleområdet (ansættelser; lønforhandling; mv.). 3

61 BILAG D Oversigt over kasser og værdipapirer Kasser: Rådhusene: Hovedkassen Nørregade 2, Hjørring: Beredskab på kr ,- Ingen kontante transaktioner. Udelukkende elektroniske banktransaktioner. De 4 borgerservicecentre: Ingen kontante transaktioner Afdelinger/institutioner: Der forefindes kasseregistreringer til cafeteriadrift o.l. ved ældrecentre, plejehjem skolekantiner. Forskudskasser: For øjeblikket er der oprettet ca. 100 enheder med fra kr. 200 til kr , samt et antal checkkonti i skoler og daginstitutioner. Værdipapirer: Beholdning af værdipapirer er p.t. meget beskeden. Edb-Systemer, der har samspil med økonomifunktionen Økonomisystemet modtager en lang række af forskellige posteringer fra andre systemer: Lønsystemet KMD-Arkiv fra Kommunedata Underholdsbidragssystemet fra Kommunedata (debitor/kreditor) Forbrugsafgiftssystemet FAS fra Kommunedata Debitorsystemet fra Kommunedata Pensionistlånesystem fra Kommunedata Dagpengesystemet fra Kommunedata Regningsdebitorsystemet fra Kommunedata Web-betaling fra Kommunedata Institutionssystem Ejendomsskattesystem fra Kommunedata Pensionssystemet inkl. efterlevelseshjælp fra Kommunedata Boligsikringssystemet fra Kommunedata Boligydelsessystemet fra Kommunedata 1

62 Børneydelsessystemet fra Kommunedata Decentralt personregister (DPR -registeret fra CSC) - herfra skal der kunne leveres oplysninger til registrerings- og udbetalingsfunktionen UNIK-bolig3 huslejesystem Listen er ikke udtømmende, men en statusbeskrivelse pr. december

63 BILAG E Specialopgørelser, der skal indgå i honorar for basisrevision Diverse regnskaber og opgørelser udarbejdet for regnskab 2004: I det omfang der siden er sket ændringer som følge af ændret lovgivning skal dette indgå, eller træde i stedet. Lovpligtig redegørelse til Beskæftigelsesministeriet Lovpligtig redegørelse til Socialministeriet Lovpligtig redegørelse til SKAT Lovpligtig redegørelse til Integrationsministeriet De Sociale Regnskaber med statsrefusion Refusionsopgørelse vedrørende udgifter til lån boligsikring, boligydelse og beboerindskud Refusions- og tilskudsopgørelse vedrørende integrationsområdet Saldoopgørelse af momsrefusion Kompensationsbeløb for nedsættelse af kommunal grundskyld, produktionsjord Revisorerklæring vedrørende kommunens administration af og indberetning til BOSSINF Regnskabsindberetning vedrørende musikskolen Regnskab for musikalsk grundkursus Opgørelse af enhedstimer til uddannelse af frivillige i det kommunale beredskab Revisorerklæring vedr. statsrefusion i henhold til lov om byfornyelse/boligforbedring Opgørelse vedrørende udgifter til bygningsfornyelse Revisorerklæring til Feriefondens revisor om uhævet feriegodtgørelse Revisorerklæring vedrørende støtte til boliger for yngre fysisk handicappede Opgørelse over udgifter ved køb af forestillinger børneteater Legatregnskaber: Ca. 6 små legatregnskaber Anlægsregnskaber over 2 mio. kr. Der påregnes gennemsnitlig 8 stk. anlægsregnskaber årlig der skal undergives særskilt revision som følge af at bevillingen er over 2 mio. kr. Områder med særlige rapporteringskrav: Støtte til miljøforbedrende investeringer i mindre landbrug 1

64 Projektregnskaber, der honoreres særskilt Skal IKKE indgå i honorar for basisrevision. I regnskabsår 2004 er der revideret ca. 12 projektregnskaber som er honoreret særskilt med kr. pr. stk. samt Regnskab for Kommunernes feriefonde 2

65 BILAG F Udbudsmateriale - revision Foreløbig ramme for Ny Hjørring Kommune 2007 P/Lfremskrivning Opgaver der fritages for Ramme for 2007 effektiviseringer Foreløbig Effektiviseringsgevinst/ ramme for Opgaver overtaget Budget 2006 til 2007 før reduktioner og besparelser besparelser 2007 fra Stat og Amt Økonomiudvalg Arbejdsmarkedsudvalg Sundheds- ældre- og handicapudvalg Fritid og kulturudvalg (142) Veje- og teknikudvalg Plan- og miljøudvalg Børne- og familieudvalg Landdistrikt, erhverv og turisme Skattefinansieret i alt Forsyning -taksfinansieret Elforsyning Varmeforsyning Vandforsyning Kloakforsyning Renovation Grusgrav Forsyning -takstfinansieret i alt I alt (73.796)

66 BILAG G Overordnet administrativ organisation i Ny Hjørring Kommune Oplæg fra direktionen februar 2006 Samlede administrative organisation Kontor for eksterne relationer Direktion Planlægningsog udviklingskontor K A B C D E F Interne stabe Økonomiområdet Teknik- og miljøområdet Arbejdsmarkeds -området Sundheds-, ældre- og handicapområdet Børne-, familie-, kultur- og fritidsområdet 1

67 Overordnet administrativ organisation i Ny Hjørring Kommune Oplæg fra direktionen februar 2006 Overordnet organisation, Teknik og miljøområdet Direktør Beredskabsomr. Planlægning Administration og Service Forsynings- Området Miljø og Natur Vejområdet Byggeri og ejendomme Kloakforsyning Vandforsyning Administrativ sek. FAS Tilsyn Godkendelse administration Veje og trafik Kollektiv trafik Vintertjeneste Entreprenørsek. Byggesag Bygningsprojekt Ejendomsadmin. Lejeadm. Ledere med direkte reference til direktøren: 5 funktionschefer (kontorchefer) med ansvar for de fem funktionsområder.

68 Overordnet administrativ organisation i Ny Hjørring Kommune Oplæg fra direktionen februar 2006 Overordnet organisation, Arbejdsmarkedsområdet Direktør Administration og Service "Ydelseskontor" Kontanthjælp Revalidering Sygdom og barsel Fleksjob Førtidspension m.v. Jobcenter Jobformidling Revalidering Aktivering Ledere med direkte reference til direktøren: 3 funktionschefer (kontorchefer) med ansvar for de tre funktionsområder. 3

69 Overordnet administrativ organisation i Ny Hjørring Kommune Oplæg fra direktionen februar 2006 Overordnet organisation, Sundheds, ældre- og handicapområdet Med forbehold for at den kommende direktør for området endnu ikke har haft lejlighed til at gøre sig sine overvejelser om den mest hensigtsmæssige organisering. Direktør Administration og Service Sundhed Sundhedsplanl. Sundhedsfremme og forebyggelse Genoptræning Hjælpemiddel mv. Handicap Psykisk udviklingshæmmede Fysisk handic. Sindslidende Socialt udsatte Frivilligt socialt arbejde Ældre Kom. Plejehjem og ældrecentre Aktivitetscentre Øvrige dagtilbud Hjemmeplejen Køkkenområdet Ledere med direkte reference til direktøren: 4 funktionschefer (kontorchefer) med ansvar for de fire funktionsområder. 4

70 Overordnet administrativ organisation i Ny Hjørring Kommune Oplæg fra direktionen februar 2006 Overordnet organisation, Børn, familie, kultur og fritidsområdet Direktør Faglig og tværg. udv. PPR Administration og Service Undervisning Folkeskole Ungdomsskole Musikskole Øvrige skoleformer Dagtilbud Vuggestuer Dagpleje Børnehaver Pladsanvisning Tilskud privat pasning Børn og familie Ydelser iht serviceloven Forebyggelse Rådgivning Støtteforans. Anbringelser SSP Kultur og fritid Folkeoplysning Tilskud Oplysningsforb. Museer Teater Bibliotek Ledere med direkte reference til direktøren: 5 funktionschefer (kontorchefer) med ansvar for de fem funktionsområder. 2 stabschefer (kontor- eller vicekontorchef/afdelingsleder) med ansvar for de to stabsfunktioner. 5

71 Overordnet administrativ organisation i Ny Hjørring Kommune Oplæg fra direktionen februar 2006 Overordnet organisation, Økonomiområdet Direktør Borgerservice Budget og Regnskab Betalingskontor Controllerkontor Ledere med direkte reference til direktøren: 4 funktionschefer (kontor eller vicekontorchefer/afdelingsledere) med ansvar for de fire funktionsområder. 6

72 Overordnet administrativ organisation i Ny Hjørring Kommune Oplæg fra direktionen februar 2006 Overordnet organisation, Intern stabe Direktør IT Telefoni IT Intern udvikling Organisations-, ledelses- og personaleudv. Arbejdsmiljø (sikkerhedsorg.) Personalepolitik Institutionsservice Løn- og personaleadminstration Servicering af områder og institutioner i forhold til de løn- og personaleadministrative opgaver Direktionssekretariat Sekretariat Juridisk funktion Information Ledere med direkte reference til direktøren: 3 funktionschefer (kontorchefer) med ansvar for hhv. IT, Intern udvikling og sekretariatskontoret 3 afdelingsledere (vicekontorchefer) med ansvar for 3 delgrupper i Institutionsservice løn- og personaleområdet. 7