Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 28. marts 2012, kl i beboerlokalerne Knolden, Strandmarksvej 18, 1.sal, Hvidovre

Transkript

1 Referat Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 28. marts 2012, kl i beboerlokalerne Knolden, Strandmarksvej 18, 1.sal, Hvidovre Til stede: Christian Thode, Marianne Salomonsen, Bent Møller Knudsen, Beth Hørsted, Johnna Brandal, Jørnanker Døpke, Michal Støckel, Finn Gerdes Susanne Brixum deltog fra punkt 8 Finn Gerdes og Jørnanker Døpke deltog ikke i behandlingen af punkt 10 Afbud: Medarbejderudpeget observatør: Fra KAB: Richard Taube Annette Birkov Hanne Nørgaard deltog fra punkt 6 Revisionen: Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 28. november Referat fra repræsentantskabsmødet den 28. november Revisionsprotokol Bestyrelsens sammensætning Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning /29

2 6. Friheden VI tilbagebetaling af lån fra dispositionsfonden Omlægning af realkreditlån Afdelingernes budgetter Elever til uddannelsen som ejendomsservicetekniker Spidsbelastningscentral ny aftale med Hvidovre Syd Byggeskadeforsikring i renoveringssager Prækvalifikation ansøgning om nyt boligsocialt projekt Vejrligsovervågning efterbetaling af tillæg Rygeforbud Sager til orientering Selskabets økonomiske situation Langhusene status Børneinstitution afleveringsforretning for afgravning af forurenet jord UHS, Ung i Hvidovre Syd status på projekt og økonomi Styringsdialog det årlige møde med Hvidovre Kommune Byfornyelse Danmarks acontoudlodning Opfølgning på drift og vedligeholdelse i Ejendomskontorets virke Nyt fra afdelingerne Beboerklagenævnssager Kommende møder Eventuelt Bilag 1: Organisationens og afdelingernes driftsbudgetter for tiden 1. juli 2012 til 30. juni Bilag 2: Lønudgifter elever Bilag 3: Notat fra advokatfirmaet Energi & Miljø Bilag 4: Budget for demontering af kedler og andre installationer Bilag 5: Udkast til ny aftale med Hvidovre Syd Fjernvarme Bilag 6: Ansøgning om prækvalifikation Bilag 7: Forslag til ny vagtordning Bilag 8: Protokollat vedrørende vejrligsovervågning Bilag 9: Beboerrådgiverens årsrapport Bilag 10: Budgetopfølgning pr. 31. december Bilag 11: Dokumentationspakke Bilag 12: Oversigt over beboerklagenævnssager /29

3 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 28. november 2011 Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 28. november 2011 blev fremsendt til organisationsbestyrelsen den 9. december at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte referat. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Referat fra repræsentantskabsmødet den 28. november 2011 Referat af repræsentantskabsmøde den 28. november 2011 blev fremsendt til repræsentantskabet den 9. december at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte referat. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 3. Revisionsprotokol Der er ikke sket indføjelser i revisionsprotokollen siden seneste møde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 4. Bestyrelsens sammensætning Bestyrelsen har følgende sammensætning: På valg Christian Thode, formand 2012 Friheden VI Marianne Salomonsen, næstformand 2013 Friheden I Bent Møller Knudsen, bestyrelsesmedlem 2012 Friheden VI 3/29

4 Beth Hørsted, bestyrelsesmedlem 2012 Friheden I Johnna Brandal, bestyrelsesmedlem 2013 Friheden I Jørnanker Døpke, bestyrelsesmedlem 2013 Friheden I Michal Støckel, bestyrelsesmedlem 2013 Friheden VI Susanne Brixum, bestyrelsesmedlem 2012 Udpeget af kommunen Finn Gerdes, bestyrelsesmedlem 2012 Udpeget af kommunen Jævnfør vedtægterne er Richard Taube udpeget af medarbejderne som observatør til organisationsbestyrelsen. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelse eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Christian Thode havde følgende meddelelser: Selskabet har fået en henvendelse fra Hvidovres Borgmester: En borger har i borgmesterens træffetid henvendt sig og oplyst, at borgeren har været udsat for røveri på stien langs Avedøre Havnevej og derfor siden har været utryg ved at færdes på denne. Borgmesteren har sat Teknisk Forvaltning til at se på mulighederne for at få beskåret træerne på stien, og opfordrer samtidig organisationsbestyrelsen til at drøfte sagen med politiet i Friheden. KAB ved Annette Birkov har kontaktet nærpolitiet, som ikke har fået anmeldelse af den konkrete sag og ikke mener, der er et generelt problem med overfald i Friheden. Flere i organisationsbestyrelsen var af den opfattelse, at nærpolitiet ikke er synlige i Friheden og ikke tager situationen alvorligt. KAB ved Hanne Nørgaard vil tage skridt til et bedre samarbejde med nærpolitiet. Organisationsbestyrelsen har tidligere drøftet anvendelse af udfordringsretten i forbindelse med mulighed for at regulere indskud for nuværende lejere. KAB s administrerende direktør Jesper Nygård arbejder med denne sag på ministerielt niveau. 4/29

5 I forbindelse med styringsdialogen med Hvidovre Kommune blev det drøftet, at kommunen sætter flere sårbare personer ind i samme opgang. Det kan være personer, der kommer fra afsoning i fængslet. Hvidovre Kommune kan ikke selektere disse på forhånd, da de ikke umiddelbart kender opgangens beboere. Det er nu aftalt, at der sker en løbende dialog mellem driftschef, afdelingsformand og Hvidovre Kommunen for at sikre, der ikke sker en ophobning af sårbare beboere i samme opgang. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 6. Friheden VI tilbagebetaling af lån fra dispositionsfonden Organisationsbestyrelsen besluttede den 12. marts 2008 følgende i forbindelse med godkendelse af driftsbudgettet 2007/2008 for Friheden VI: Budgettet baserer sig blandt andet på følgende forudsætninger: Restfinansiering af indfasning samt dækning af akkumuleret underskud: Der tilføres midler fra dispositionsfonden som lån til: Restfinansieringen af indfasningen af den nødvendige huslejestigning afledt af den gennemførte renovering, og dækning af det akkumulerede underskud opstået i forbindelse med finansieringen af renoveringen, således at indfasning af huslejestigningen kan ske i overensstemmelse med Landsbyggefondens betingelser. Der er besluttet tilbagebetalingspligtigt af disse tilskud fra selskabets dispositionsfond. Kommunal godkendelse af at det akkumulerede underskud afvikles over 10 år. Såfremt kommunen ikke godkender afviklingen over 10 år, lånes midlerne fra dispositionsfonden under samme betingelser som anført ovenfor. Tilbagebetalingen til selskabets dispositionsfond forudsættes, at ske over en årrække i samme takt og i samme omfang, som en efterfølgende stigning af lejen på afdelingens nuværende erhvervslejemål viser sig mulig. Hvidovre Kommune har godkendt afvikling af det akkumulerede underskud over 10 år. 5/29

6 I nedenstående skema vises udbetalte lån fra dispositionsfonden, indfasning af huslejestigningen samt indfasning af markedsleje for erhverv. Der er udlånt i alt kr. fra dispositionsfonden. Sidste lån på kr. udbetales i indeværende budgetår, hvor også sidste huslejeforhøjelse er gennemført 1. november Friheden VI 2005/ / / / / / /12 Total 14 mdr. Modtaget lån fra dispositions fonden Indfasning af huslejestigning Lejestigning erhvervslejemål ( - foran beløbet betyder, at det er en indtægt i afdelingen) 6/29

7 I næste skema vises afdelingens overskud/underskud, afvikling af underskud via driftsbudget samt anvendt overskud til afvikling af underskud og afskrivning af underfinansiering på renoveringssager. Friheden VI 2006/ / / / / /12 Total Under/overskud kto Afvikling af underskud via driftsbudget Samlet afvikling af underskud Afskrivning af sager m. underfinansiering (- foran beløbet betyder, at overskud og beløb uden fortegn er underskud) Underskud på kr. og kr. i alt kr. er det underskud, der opstod ved restfinansiering af renoveringssagen, som er godkendt til afvikling over 10 år. De efterfølgende 3 år (2008/09, 2009/10 og 2010/11) har afdelingen overskud på i alt kr. ( kr kr kr.) Merlejeindtægten fra erhvervslejemål indgår i disse overskud. Overskuddene er anvendt til afvikling af underfinansiering og underskud i henhold til Bekendtgørelse om drift af almene boliger 74: Overskud ved en afdelings drift skal anvendes til dækning af underfinansiering eller til dækning af eventuelt underskud på resultatkontoen, jf. 66. Der er således anvendt overskud til afskrivning af underfinansiering i 2008/09 og i 2010/11 på i alt kr. Det drejer sig om følgende renoveringsopgaver: Opgange, bredbånd, varmemålere og pengeløse vaskerier. Øvrige overskud er anvendt til afvikling af underskuddet på kr., således at afdelingens underskud i dag udgør kr. 7/29

8 Havde merlejeindtægten fra erhvervslejemål været anvendt til tilbagebetaling af lån til dispositionsfonden, da havde afdelingens underskud været tilsvarende større. I budget 2012/2013 er indregnet afvikling af restunderskud på kr. samt en påbegyndelse af tilbagebetaling af lån fra dispositionsfonden på kr., således at den fulde merlejeindtægt på kr. anvendes til afvikling af underskud og tilbagebetaling af lån fra dspositionsfonden. Lån fra dispositionsfonden vil fra budget 2013/2014 blive tilbagebetalt med kr. årligt, hvorved lånet er tilbagebetalt over 4½ år. Den anvendte praksis for anvendelse af afdelingens overskud, samt forslag til tilbagebetaling af lån til dispositionsfonden er præsenteret for selskabets revisor, som ikke har bemærkninger hertil. at organisationsbestyrelsen tager redegørelse om tilbagebetaling af lån fra dispositionsfonden og afvikling af afdelingens underskud til efterretning. Endvidere, at organisationsbestyrelsen godkender, at merlejeindtægten fra erhvervsleje på kr. i budget 2012/13 anvendes til afvikling af rest underskud på kr. samt kr. til tilbagebetaling af lån fra dispositionsfonden. Fra budget 2013/14 tilbagebetales lån til dispositionsfonden med kr. årligt. Organisationsbestyrelsen tog redegørelse om tilbagebetaling af lån fra dispositionsfonden og afvikling af afdelingens underskud til efterretning. Det blev godkendt, at merlejeindtægten fra erhvervsleje på kr. i budget 2012/13 anvendes til afvikling af restunderskud på kr. samt kr. til tilbagebetaling af lån fra dispositionsfonden. Fra budget 2013/14 tilbagebetales lån til dispositionsfonden med kr. årligt. 7. Omlægning af realkreditlån Grundet den lave rente er der løbende fokus på muligheden for omlægning af lån med henblik på at opnå økonomiske besparelser for afdelingerne. Realkreditlån i Frihedens afdelinger er blevet gennemgået, og der er fundet fem lån i Friheden I, hvor der er store besparelser ved omlægning. Når omkostninger ved omlægning af fem lån er fratrukket, vil den årlige besparelse udgøre kr. Omlægningen har virkning fra 1. april Omlægningen af lån er iværksat ifølge aftale med formandskabet. 8/29

9 at organisationsbestyrelsen godkender omlægningen af fem lån i Friheden I med en samlet årlig besparelse på kr. Endvidere bemyndiger organisationsbestyrelsen KAB til løbende at holde øje med muligheden for at omlægge lån i Frihedens afdelinger, samt iværksætte omlægning, såfremt der er nettobesparelser på minimum kr. årligt. Organisationsbestyrelsen godkendte omlægningen af fem lån i Friheden I med en samlet årlig besparelse på kr. Endvidere bemyndigede organisationsbestyrelsen KAB til løbende at holde øje med muligheden for at omlægge lån i Frihedens afdelinger, samt iværksætte omlægning, såfremt der er nettobesparelser på minimum kr. årligt. 8. Afdelingernes budgetter Som bilag vedlægges organisationens og afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. juli 2012 til 30. juni I overensstemmelse med Lov om almene boliger m.v. er budgetterne for Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden blevet forelagt på afdelingsmødet den 21. marts Budgettet for Frihedens Børneinstitution forelægges til organisationsbestyrelsens godkendelse. Budgetterne udviser følgende: Budgettet blev godkendt på organisationsbestyrelsesmødet den 28. november Driftsbudgettet - mrk. B balancerer med kr. Generelt for boligafdelingerne gør sig gældende, at der opkræves et nyt affaldsgebyr på 420 kr. pr. lejemål Friheden I Driftsbudgettet - mrk. B1-2 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til en lejeforhøjelse på 22,30 kr. pr. m² eller 3,05 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 752,48 kr. pr. m² årligt. Besparelse på omlægning af lån er medtaget i budgettet Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse er øget med ½ mio. kr. Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning er øget med kr. 9/29

10 Friheden VI Driftsbudget - mrk. B1-2 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr. svarende til en lejeforhøjelse på 35,04 kr. pr. m², eller 4,85 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 756,92 kr. pr. m² årligt. I budgettet er indregnet afvikling af rest underskud på kr. samt kr. til tilbagebetaling af lån til dispositionsfonden Frihedens børneinstitution Driftsbudgettet mrk. B1-1 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på 0 kr. Lejen pr udgør fortsat 964,67 kr. pr. m² årligt Lille Friheden Driftsbudgettet - mrk. B1-2 - balancerer med kr. For ældreboligerne forudsættes en nødvendig merindtægt på kr., svarende til en lejeforhøjelse på 44,41 kr. pr. m² eller 3,68 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 1.321,45kr. pr. m² årligt. For ungdomsboligerne forudsættes en nødvendig mindre indtægt på kr., svarende til en lejenedsættelse på -20,69 kr. pr. m² eller -1,83 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 1.109,18 kr. pr. m² årligt. Driftsbudgetterne for Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden blev behandlet på afdelingsmødet den 21. marts Budgettet for Frihedens Børneinstitution er sendt til Hvidovre Kommune. Bilag 1: Organisationens og afdelingernes driftsbudgetter for tiden 1. juli 2012 til 30. juni 2013 at organisationsbestyrelsen godkender driftsbudgetterne for 2012/2013. KAB ved Annette Birkov bekræftede, at budgetterne for Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden blev godkendt på afdelingsmødet den 21. marts Organisationsbestyrelsen godkendte driftsbudgetterne for 2012/2013 med den ændring, at følgende to opgaver på langtidsplanen i Friheden I flyttes fra budgettet 2011/2012 til 2012/2013: Udskiftning af låsesystem til 2 mio. kr. og udskiftning af opgangsdøre til mio. kr. 9. Elever til uddannelsen som ejendomsservicetekniker KAB-administrerede boligorganisationer har en god tradition for at give unge mennesker praktikpladser til uddannelsen som ejendomsservicetekniker. Det burde der være gode mu- 10/29

11 ligheder for i KAB-fællesskabet, der består af 35 boligorganisationer og 285 boligafdelinger med ca. 600 ansatte i driften. Nogle boligorganisationer har også elever i dag. Boligorganisationen skal være godkendt til at have elever. De boligorganisationer, der ikke er godkendt, men ønsker at have elever, kan blive godkendt ved henvendelse til personalekonsulent Søren Silving: sos@kab-bolig.dk. Søren Silving sørger for de nødvendige tilladelser. Regeringen har sammen med Venstre, Dansk Folkeparti, Enhedslisten og Det konservative Folkeparti indgået Aftale om en forstærket indsats for flere praktikpladser i Aftalen betyder, at arbejdsgivere i dette tilfælde boligorganisationer - der indgår en uddannelsesaftale i 2012 med en elev, får en præmie på kr det første år. Tilskuddet er indregnet i bilaget til denne manchet, Lønudgifter elever. Med tanke på den stigende ungdomsarbejdsløshed er der nu god grund til at tiltrække flere til den 3 år og 3 måneder lange svendeuddannelse. I løbet af få år vil mange virksomheder mangle kvalificeret arbejdskraft, så det er ikke kun for den unges skyld, men også til egen fordel. Uddannelsesaftalerne kan være meget fleksible, og I kan få en aftale, der passer til jeres afdelinger. F.eks. er det muligt at deles med en anden afdeling om en elev eller at indgå en uddannelsesaftale for kun et år ad gangen. Bonuspræmien på de kr. betyder, at den samlede lønudgift til en elev under 25 år pr. d.d. er ca kr. fordelt på de 3 år og 3 måneders læretid. Det svarer til en gennemsnitlig lønudgift på ca kr. pr. år. Bilag 2: Lønudgifter elever at organisationsbestyrelsen beslutter, om boligorganisationen ønsker at ansætte elever til uddannelsen som ejendomsservicetekniker. Organisationsbestyrelsen godkendte at ansætte en elev. Et år efter ansættelsen af en elev vil organisationsbestyrelsen vurdere, om der skal ansættes yderligere en elev. 10. Spidsbelastningscentral ny aftale med Hvidovre Syd Organisationsbestyrelsen besluttede på møde den 5. september 2011, at udkast til en ny lejeaftale for spidsbelastningscentralen skulle vurderes af advokatfirmaet Energi og Miljø. Firmaet skulle fokusere på, hvilken lovgivning en eventuel ny lejeaftale vil være omfattet af. 11/29

12 Denne vurdering er gennemført, og Energi og Miljø har udarbejdet et notat, der vedlægges som bilag. Konklusionen i notatet er: Udgifter til anvendelsen af faste anlæg, herunder lejeudgifter, er som udgangspunkt ikke omfattet af prisreguleringen i henhold til varmeforsyningsloven. I den konkrete sag indgår anvendelsen af spidbelastningscentralen imidlertid som en del af den modydelse, skal præstere for leveringen af varme fra Hvidovre Syd Fjernvarme. På baggrund af Energitilsynets og Energiklagenævnets tidligere afgørelse i lignende sag fra 2003 vurderer vi, at det over for Hvidovre Syd Fjernvarme kan anføres, at dennes andel i omkostningerne efter leveranceaftalen af 13. juni 1988 udgør kompensation for omkostninger, som afholder som en del af fjernvarmetariffen. Kompensationen er i givet fald omfattet af prisreguleringen i varmeforsyningslovens 21, stk. 4, og skal opgøres på omkostningsbasis. Vores vurdering sigter i første række til det aktuelle forhandlingsforløb med Hvidovre Syd Fjernvarme. En endelig afklaring af spørgsmålet forudsætter således, dels at Hvidovre Syd Fjernvarme konkret gør de fremtidige varmeleverancer betinget af, at Hvidovre Syd Fjernvarmes andel i udgifterne til spidslastcentralen fastsættes til markedslejen, dels at sagen herefter indbringes for Energitilsynet og eventuelt domstolene,hvis aftaleforholdet ikke i tilstrækkelig grad kan belyses ved en almindelig klagesag. For det tilfælde, at Hvidovre Syd Fjernvarme fortsat gør gældende, at aftaleforholdet er omfattet af erhvervslejeloven, bemærkes det, at denne efter 1, stk. 1, alene omfatter leje af lokaler. Aftaleforholdet vedrører som vi forstår det primært anvendelsen af det varmeproducerende anlæg og kun i accessorisk omfang lokaler (bygninger) som forudsat i lovens 1, stk. 1. Det er i retspraksis således fastslået, at erhvervslejeloven i et konkret tilfælde ikke gjaldt en aftale om brug af del af et værksted samt maskiner. Det er således også tvivlsomt om aftaleforholdet, selv hvis det ikke anses for omfattet af varmeforsyningsloven, skulle være omfattet af erhvervsloven. Hvis ingen af delene er tilfældet, vil der som udgangspunkt være aftalefrihed med de generelle undtagelser, der følger af urimelighedsklausulen i aftalelovens 36 eller anden tilsvarende lovgivning f.eks. på konkurrenceområdet. Efterfølgende har formandskabet bedt om en vurdering af spidsbelastningscentralens fremtid blandt andet set i relation til, at der i forbindelse med udskiftning af varmerør arbejdes på direkte forsyning af fjernvarme ude i blokkene. 12/29

13 Der har været afholdt møde mellem EBO Consult (administrator for Hvidovre Syd Fjernvarme), KAB (forretningsfører for ) og Henrik Larsen, rådgivende ingeniørfirma (rådgiver for ). Efter mødet ses følgende mulige scenarier for spidsbelastningscentralens fremtid: EBO Consult bekræfter, at Frihedens spidsbelastningscentral indgår som spids- og reservecentral i Hvidovre Syd Fjernvarmes varmeplaner for et større udbygningsområde i Hvidovre Syd. Dette betyder, at spidsbelastningscentralen vil kunne fortsætte som sådan i en årrække fremover. EBO Consult bekræfter, at såfremt ikke ønsker at fortsætte aftalen om spidsbelastningscentral, da vil Hvidovre Syd Fjernvarme etablere erstatningsvarmekapacitet andet steds (blandt andet vekslere på Dansborgskolen). Ved etablering af nye forsyningsveje for fjernvarme (jordledninger til beholderrum i boligblokke) kan hovedvarmecentralen nedlægges. Henrik Larsen, rådgivende ingeniør har i samarbejde med EBO Consult udarbejdet budget for nye forsyningsveje for fjernvarme. Budgettet indgår i Helhedsplanen for Friheden I. I Hvidovre Kommunes varmeplan fra 1984 indgår Frihedens spidsbelastningscentral, som spids- og reservelastcentral i fjernvarmesystemet øst for Avedøre Havnevej. En eventuel nedlæggelse af spidsbelastningscentralen skal godkendes af Hvidovre Kommune. Økonomi Hvidovre Syd Fjernvarme betaler i dag en omkostningsbestemt andel af udgifterne for driften af varmecentralen, som leje for spidsbelastningscentralen. Andelen har de seneste år i gennemsnit udgjort knap kr. I udkast til ny aftale falder denne andel til kr. årligt, i det der er taget udgangspunkt i en ejendomsmæglervurdering af erhvervslejen pr. m². I nuværende aftale påhviler det at afholde udgifter til fjernelse og retablering af kedler og andre installationer, der udgør spidsbelastningscentralen. Hvidovre Syd Fjernvarme har alene ansvaret for en nedgravet gasolietank. Henrik Larsen, rådgivende ingeniør, har udarbejdet et budget for de samlede udgifter til demontering af kedelinstallationer, skorsten m.v. Budgettet er på kr. (2010). I ny aftale forpligtes Hvidovre Syd Fjernvarme til fjernelse og retablering af kedler og andre installationer dog ikke demontering af skorstenen. Tages der udgangspunkt i Henrik Larsens budget for demontering af kedelinstallationer, skorsten m.v., betyder en ny aftale, at det vil være gratis for, hvis spidsbelastningscentralen nedlægges, såfremt skorstenen bliver stående. Ønskes skorstenen demonteret, vil det koste mellem og kr. 13/29

14 Bilag 3: Notat fra advokatfirmaet Energi & Miljø Bilag 4: Budget for demontering af kedler og andre installationer Bilag 5: Udkast til ny aftale med Hvidovre Syd Fjernvarme at organisationsbestyrelsen drøfter spidsbelastningscentralens fremtid samt tager stilling til, om der skal indgås ny lejeaftale med Hvidovre Syd Fjernvarme og i så fald på hvilke vilkår. Organisationsbestyrelsen udskød beslutningen, da den først ønsker klarhed om Hvidovre Kommunes og VEKS s holdning til fremtiden for spidsbelastningscentralen. 11. Byggeskadeforsikring i renoveringssager Siden 1986 har Byggeskadefonden haft en byggeskadeforsikring, hvor samtlige nybyggerier har været omfattet. Pr. 1. juli 2011 trådte en lignende forsikringsordning i kraft for renoveringssager. Det betyder, at der i renoveringssager: opnås en forsikringsordning for et bidrag på 1 % af renoveringssummen i op til 20 år efter byggeriets aflevering mod fejl og mangler, som kan henføres til byggeriets renovering er en ordning, der træder i kraft, der hvor de ansvarlige parter ikke længere kan løfte deres ansvar grundet udløb af deres 5-årige ansvarsperiode - eller af andre årsager. Obligatoriske sager, der skal være omfattet af ordningen, er renoveringssager, der opnår støtte via Landsbyggefonden herunder også sager, som alene opnår støtte via egen trækningsret. Frivillige sager, der kan omfattes af ordningen, er andre renoveringssager, som finansieres uden støtte, altså primært via egne henlæggelsesmidler eller ustøttet lånefinansiering. For alle sager er bagatelgrænsen på 1 mio. kr. eller kr. pr. bolig. Det udførte arbejde skal i al væsentlighed have karakter af forbedring eller opretning og ikke af vedligehold. Håndteringen i KAB Byggeskadeforsikring af renoveringsprojekter betyder, at mange renoveringssager kan omfattes af den attraktive forsikringsordning fra Byggeskadefonden. 14/29

15 KAB anbefaler derfor, at alle renoveringssager, der kan omfattes af forsikringsordningen, faktisk bliver omfattet. Det betyder, at de ustøttede renoveringssager også bliver omfattet af Byggeskadefondens byggeskadeforsikring med mindre den enkelte boligorganisationen beslutter sig for noget andet. at organisationsbestyrelsen tager til efterretning: - at støttede renoveringssager, som er iværksat efter 1. juli 2011, er omfattet af Byggeskade fondens byggeskadeforsikring for renoveringssager - at organisationsbestyrelsen beslutter, at ustøttede renoveringssager, der frivilligt kan omfattes af byggeskadeforsikringen for renoveringssager, bliver omfattet af ordningen. Organisationsbestyrelsen godkendte, at støttede renoveringssager, som er iværksat efter 1. juli 2011, er omfattet af Byggeskadefondens byggeskadeforsikring for renoveringssager. Samtidig besluttede organisationsbestyrelsen, at ustøttede renoveringssager, der frivilligt kan omfattes af byggeskadeforsikringen for renoveringssager, bliver omfattet af ordningen. 12. Prækvalifikation ansøgning om nyt boligsocialt projekt Organisationsbestyrelsen bevilgede den 28. marts 2011, kr. ekskl. moms til konsulentbistand til udarbejdelse af en ansøgning til Landsbyggefonden om et nyt boligsocialt projekt. En arbejdsgruppe, bestående af beboerdemokrater, kommunal repræsentant, beboerrådgiveren, driftschefen og forretningsføreren, har i samarbejde med konsulenten udarbejdet en ansøgning om prækvalifikation. Ansøgningen vedlægges som bilag. I ansøgningen lægges vægt på, at den fortsatte indsats skal kobles sammen med den kommende fysiske helhedsplan i Friheden I. Der er udpeget tre indsatsområder: a) Styrke de unges ejerskab til boligområdet Via projekter og frivilligt arbejde skal de unges ejerskab til området styrkes og deres forståelse for projektstyring, projektudvikling og den demokratiske proces skal udvikles. b) Formidling af praktikpladser etc. Der skal arbejdes med at formidle praktikpladser, elev- og lærepladser, fritidsjobs etc. til unge, der møder barrierer i forhold til at komme i gang med uddannelse eller arbejde. Driftspersonalet skal uddannes til at fungere som mentorer for de unge. 15/29

16 c) Hjælp til beboerne i renoveringsprocessen Der skal udvikles nye metoder til formidling og information til beboerne- Der skal også ydes særlig hjælp til løsning af praktiske problemer i forhold til udsatte beboere. Her kan være tale om fysisk og psykisk handicappede beboere, beboere med ringe danskkundskaber, svagelige ældre, enlige ressourcesvage etc. Der ansøges om ansættelse af en koordinator på fuld tid til gennemførelse af projektet. Den boligsociale indsats søges for perioden 2013 til Det foreløbige overordnede budget er på kr. Heraf skal der findes medfinansierering på 25 % svarende til kr. Inden ansøgningen kan indsendes til Landsbyggefonden, skal Hvidovre Kommune give deres støtte til ansøgningen. Hvidovre Kommune har meddelt, at denne ansøgning kan behandles administrativt, hvilket betyder, at den ikke skal behandles på et kommunalbestyrelsesmøde. Bilag 6: Ansøgning om prækvalifikation at organisationsbestyrelsen godkender, at ansøgning om prækvalifikation fremsendes til Hvidovre Kommune og efterfølgende til Landsbyggefonden. Organisationsbestyrelsen godkendte, at ansøgning om prækvalifikation fremsendes til Hvidovre Kommune og efterfølgende til Landsbyggefonden. 13. Vejrligsovervågning efterbetaling af tillæg Ekstraordinær lønudgift til vejrligsovervågning efter voldgiftsafgørelse Det fastslås i en voldgiftsafgørelse, at selv om tillægget for vejrligsovervågning ikke længere er nævnt i overenskomstens tekster, skal der ske en honorering svarende til 2005-niveauet. Honoreringen er inkl. de overenskomstmæssige reguleringer, der har været gældende i perioden. Det medfører, at medarbejdere, der har varetaget vejrligsovervågning i perioden, skal have udbetalt et beløb svarende til kr. årligt. Såfremt en medarbejder har haft kortere ansættelse, eller hvor flere medarbejdere har delt opgaven, reguleres tilbagebetalingen forholdsmæssigt for disse medarbejdere. 16/29

17 Fremadrettet vil honoraret indgå i afdelingernes budgetter, ligesom beløbet på ca kr. (2011-niveau) reguleres i overensstemmelse med gældende overenskomstaftaler. Baggrund Ejendomsfunktionærernes fagforening ESL har haft rejst en problemstilling om fortolkning af overenskomsten vedrørende honorering for vejrligsovervågning i perioden november til marts. I det historiske perspektiv har denne honorering haft mange forskellige udformninger i såvel hovedoverenskomst som lokale aftaler mellem ESL og den enkelte boligorganisation. Det generelle billede frem til 2005 var, at der i de daværende KAB s administrerede boligorganisationer blev honoreret med kr. i ulempetillæg pr. ejendomskontor for perioden 1. november 31. marts. I den følgende periode udgik bestemmelsen af overenskomstteksterne. På den baggrund har KAB haft det synspunkt, at parterne ad forhandlingens vej har konverteret denne løndel til andre formål i overenskomsten. ESL har sidenhen tvistet dette synspunkt og har bragt sagen helt til tops i det fagretslige system. Efter en meget lang proces har den faglige voldgift afsagt kendelse i sagen, som betyder, at de nævnte boligorganisationer i KAB-fællesskabet skal betale. For de nævnte boligselskaber betyder afgørelsen, at boligselskaberne får en ekstraordinær lønudgift, som blev udbetalt med oktoberlønnen 2011 for de berørte medarbejdere. Den ekstraordinære lønudgift vil herefter fremgå af budget og regnskab for den enkelte boligafdeling. Det betyder for, at der skal efterreguleres for vejrligsovervågning for perioden 2004 til Udgiften beløber sig til kr. I praksis er det medarbejdere i vagtordningen, der udfører vejrligsovervågning. KAB har derfor udarbejdet forslag til en ændring af vagtordningen, hvoraf det fremgår, at opgaven vejrligsovervågning udføres af de samme medarbejdere, som indgår i vagtordningen, men honorering sker særskilt. Honorering for vagtordningen sættes tilsvarende ned, således at medarbejderne samlet set får samme løntillæg for vagtordning og vejrligsovervågning som hidtil. Bilag 7: Forslag til ny vagtordning Bilag 8: Protokollat vedrørende vejrligsovervågning - at organisationsbestyrelsen tager til efterretning, at der sker efterregulering af vejrligsovervågning på i alt kr. - at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om indgåelse af ny aftale om vagtordning Organisationsbestyrelsen godkendte, at der sker efterregulering af vejrligsovervågning på i alt kr. 17/29

18 Herudover udskød organisationsbestyrelsen at træffe beslutning om indgåelse af ny aftale om vagtordning, indtil afdelingsbestyrelsen har behandlet sagen. Afdelingsbestyrelsen skal blandt andet på baggrund af statistisk materiale se på indhold og relevans af vagtordningen. 14. Rygeforbud En ansat på den lokale politistation på Strandmarksvej har henvendt sig til afdelingsbestyrelsen og gjort opmærksom på, at han oplever daglige gener fra røg, der siver ind i politiets lokaler. Han anmoder om muligheden for, at der ikke bliver røget i billardlokalet, da røgen stammer herfra. Den generelle holdning i afdelingsbestyrelsen er, at det bør respekteres, da der skal tage hensyn til lejerne i vores erhvervslejemål. Der er dog en person i afdelingsbestyrelsen, der føler sig stødt over afdelingsbestyrelsens udmelding om rygeforbud i lokal-tv s og billlards lokaler. Derfor bliver denne anmodning fra lokalpolitiet videresendt til organisationen for en afgørelse. at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt der skal indføres rygeforbud i lokal TV s og billards lokaler. Organisationsbestyrelsen godkendte at indføre rygeforbud i lokal TV s og billards lokaler. KAB ved Annette Birkov skriver brev til lokalformanden, som Marianne Salomonsen afleverer. Sager til orientering 15. Selskabets økonomiske situation Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. 18/29

19 Den kvartalsvise rapportering fra KAB s investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB//Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast for kalenderåret 2011 været på 6,90 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 4,70 %. I SEB har værdiudvikling/afkast for kalenderåret 2011 været på 8,40 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,20 %. I Nykredit har værdiudvikling/afkast for kalenderåret 2011 været på 8,10 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,00 %. Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 9. november 2011 (kurs 100) Indre værdi 1. marts 2011 (efter udlodning) Indre værdi 17. februar 2012 (efter udlodning) Ændring af indre værdi ,82 100,98 1,16 %-point SEB ,30 102,04 2,74 %-point Nykredit ,64 102,37 2,73 %-point Indre værdi 17. februar 2012 (efter udlodning) er udtryk for korrigeret indre kursværdi efter udbetaling af udlodning for regnskabsåret Der er pr. 27. januar 2012 udbetalt 6 kr. pr. andel for regnskabsåret 2011 fra hver af de 3 investeringsforeninger; Danske Capital, SEB og Nykredit Portefølje. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organistionsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19/29

20 16. Langhusene status Byggeriet Byggeriet forløber fortsat planmæssigt og er afleveret 1. december 2011 med efterfølgende flydende indflytning fra denne dato til 1. februar Byggeudvalget mødtes den 6. februar 2012, hvor forelagte projektspørgsmål og detaljer i byggeriets fremdrift blev drøftet og nødvendige beslutninger truffet, herunder bl.a. spørgsmålet om afregning af vandforbrug. Oprindeligt var tanken i AlmenBolig+ forsøgskonceptet, at der skulle ske en direkte afregning af vandforbruget imellem beboer og forsyningsselskabet ved aflæsningsmåler i boligen. Dette princip er ikke fulgt i det endelige opførte projekt, hvorfor der nu sker en betaling af vandforbrug over vandregnskab administreret af KAB via bimåler i boligen og hovedmåler over for forsyningsselskabet, svarende til samme princip som i selskabets øvrige afdelinger. Denne afregningsform viser sig at være den mest økonomisk fordelagtige for den enkelte beboer. Byggeudvalgets næste møde var reserveret til den 12. marts 2012 med henblik på godkendelse af byggeregnskabet og efterfølgende fremsendelse heraf til kommunens godkendelse. Men dette møde er udsat til den 10. maj 2012, da det har vist sig vanskeligt at indsamle alle nødvendige oplysninger hertil, bl.a. fordi det først forventes, at kommunen har behandlet en anmodning om refusion af kommunens andel af miljø- og ekstrafunderingsomkostninger i slutningen af marts Afleveringen af byggeriet er forløbet planmæssigt, og med meget få og ikke væsentlige mangler. Der er færre mangler, end der normalt ses i nybyggeri, hvilket altovervejende skyldes, at boligerne indvendigt er næsten fuldt færdige fra fabrik. Beboerne har skullet vænne sig til byggeriets varmesystem, hvilket har medført svigtende varme ved fejlhåndtering, ligesom der er oplevet at være nogle få programmeringsfejl i varmesystemet, der dog hurtig er blevet rettet af leverandøren. Projektets økonomi ser fortsat god ud, og det forventes, at endeligt byggeregnskab vil udvise en mindre anlægssum end den ved Skema B godkendte. I forbindelse med udarbejdelse af det foreløbige udlejningsbudget oplyste SKAT grundværdien til kr. (ejendomsvurderingen 2010). I 2011 er der betalt grundskyld til Hvidovre Kommune på baggrund af en grundværdi på kr. (ejendomsvurderingen 2009). Da der er usædvanlig stor forskel på de to vurderinger, har KAB bedt det rådgivende firma Rafn & søn vurdere, om der kan gøres indsigelse mod ejendomsvurderingen fra 2009 og dermed den betalte grundskyld. 20/29