FACILITY NET Forplejnings- og bookingsystem til virksomhedskantiner

Transkript

1 FACILITY NET Forplejnings- og bookingsystem til virksomhedskantiner FacilityNet er et unikt webbaseret forplejnings- og bookingsystem til at foretage bestilling af forplejning samt reservere lokaler, av-udstyr, biler og cykler til møde- og gæstearrangementer og diverse arbejdsopgaver. Bestillingsprocessen er enkel og hurtig og kan foretages 24 timer i døgnet med en internet opkobling af alle medarbejdere i virksomheden. Formålet med systemet er at fjerne alt administrativt arbejde og lette hverdagen for alle parter, der er involveret, herunder medarbejdere, kantinepersonale, servicecentre, cateringleverandøren og ikke mindst bogholderiet. Alle ordrer indlæses elektronisk til virksomhedens økonomistyringssystem, f.eks. som OIOXML regninger eller samlefakturaer. Systemet kan både anvendes af store og små organisationer og er fleksibelt opbygget, så det passer ind i alle typer virksomheder, institutioner og styrelser. E : I N F D K

2 Side 2 af 9 Hurtig bestilling af forplejning Med FacilityNet kan kantinens kunder let og hurtigt bestille forplejning 24 timer i døgnet med en internet opkobling. Kunderne kan lave bestillinger på farten og skal ikke kontakte kantinepersonalet for at gennemføre en bestilling eller for at genfinde afventende eller tidligere leverede bestillinger. Kunderne kan hele tiden følge ordrernes status ved at logge ind i systemet, ved at modtage s eller abonnere på RSS Feeds. Ingen misforståelser, godt overblik og sikker levering Kantinepersonalet modtager bestillingen i systemets indbakke samme sekund ordren er gennemført. Foretages der ændringer i ordrerne, vil de automatisk blive opdateret. Et speciel udviklet deadline- og godkendelsessystem sikrer, at ordrerne altid kan leveres til tiden af kantinepersonalet og samtidigt at ordrer altid kan gennemføres uanset tidspunkt. Blot med ét klik kan kantinepersonalet bogføre en ordre og der genereres automatisk en OIOXML regning, der elektronisk sendes bogholderiet. Forekommer der ændringer til en bogført ordre, så kan kantinepersonalet lave en tillægsordre eller kreditering og en reference laves til den oprindelige ordre. Både kunden og kantinepersonalet kan endvidere udskrive detaljerede ordrespecifikationer og foretage søgninger på ordrer. Kantinepersonalet kan bl.a. hente diverse ordre- og varestatistikker samt administrere varesortiment, ekstra service, som f.eks. levering, opdækning og servering m.m. Individuel kundetype- og betalingsdimensionsopsætning For hver virksomhed kan der oprettes flere kundetyper, der hver har deres individuelle betalings- og konteringsopsætning. Konteringsopsætningen kan opsættes, så der kan anvendes flere betalingsdimensioner hvilke kan sammensættes efter ønske til en konto-dimensionsstreng. Kunderne kan individuelt eller efter afdeling tildeles rettigheder til bestemte betalingsnumre, der kan anvendes ved ordreafgivelse, hvilket øger sikkerheden for korrekt kontering. FORDELE & FEAUTURES» Ingen administration» OIOXML regning og samlefaktura oversigt» 24 timers kundeservice med special deadlineog godkendelsessystem» Arkiv over afventende og bogførte ordrer» Udskrivning af deltaljeret ordrespecifikation» Løbende info om ordre status via systemet eller fra s og RSS Feeds» Automatisk kopi af ordre kan sendes til en eller flere -adresser» Mulighed for at vælge foruddefinerede mødelokaler ved ordreafgivelse» Mulighed for indtastning af mødedeltagere ved ordreafgivelse» FreeBusy e-kalender.dk opslag» Mulighed for oprette eget vareønske ved ordreafgivelse» Mulighed for at kreditere eller lave en tillægsordre» Automatisk fordeling af ordrer til satellitkantiner» Administration af varesortiment og ekstra service E : I N F D K

3 Side 3 af 9 Tilgængelighed for alle parter Systemet giver webadgang for alle parter til systemet. Der kan oprettes administratorprofiler til bogholderiet, servicecentre, cateringleverandører, satellitkantiner m.m., hvilke hver især skal kunne hente oplysninger såsom ordrespecifikationer, regninger og konteringsoversigter, oversigter over reserverede lokaler/ressourcer, gæstelister m.m. FORDELE & FEATURES» Oprettelse af flere kantiner, virksomheder, regningsmodtagere, afdelinger, cateringleverandører, servicecentre i samme system APPLIKATION SYSTEMADMIN.» Individuel kundetype og betalingsdimensionsopsætning CATERING- LEVERANDØR SATELLIT- KANTINE RESSOURCE-/ SERVICECENTER» Unikt forhåndsgodkendelsessystem REGNINGS- MODTAGER VIRKSOMHED: INDIVIDUEL OPSÆTNING BETALINGS- DIMENSIONER KANTINE VIRKSOMHED AFDELING KUNDE KANTINE- & LEVERANDØRADMIN. VIRKSOMHEDSADMIN RESSOURCEADMIN. REGNINGSMODTAGER ADMIN. AFDELINGSADMIN.» Webadgang for alle interessenter af systemet» Servicecenter webadgang udskrivning af arrangementer og publicering til webportal/foyer» Meget brugervenligt med hjælpetekster, tooltips og sitemap KUNDETYPER» FacilityNet support forum Fleksibelt og fremtidssikret FacilityNet er bygget op så det er fleksibelt og fremtidssikret. Det passer ind i alle typer virksomheder, institutioner og styrelser, både private og offentlige. Det er muligt at oprette flere kantiner, cateringleverandører, virksomheder og servicecentre i systemet. Hertil kan der for hver kantine oprettes flere satellitkantiner og for hver virksomhed oprettes flere afdelinger og regningsmodtagere.» Dokumentation på systemudvikling og webserver status i RSS Feeds» Dataintegration af omsætningstal og fakturafiler via XML» Sikker sporing og dokumentation, da alle handlinger logges Denne fleksible opdeling sikrer at systemet altid kan anvendes uanset hvordan organisationen er opbygget eller ændres i fremtiden. E : I N F D K

4 Side 4 af 9 Lynhurtig opdatering af varer i indkøbskurv Tekstfelt til at skrive en kommentar til bestillingen Indkøbskurv viser pris pr. stk. og subtotal af ordre. Hver varelinje er lavet som et link der giver mulighed for hurtigt opdatering af mængde. Liste over varegrupper, giver et godt og logisk overblik og varesortiment Liste over varer og info ikon der beskriver specifikationer og varens indhold Brugervenlighed i højsædet Systemet er meget brugervenligt og logisk opbygget. Det betyder, at selv personer der er uerfarne i brug af websystemer, vil kunne anvende systemet. Hertil har alle formularfelter hjælpe-tekster, der anvendes tooltips på udvalgte links og kolonner, der kort beskriver funktionaliteten og en sitemap er tilgængelig. Alle brugere har adgang til en brugermanual, der findes i systemet og har mulighed for at stille supportspørgsmål til webmaster. E : I N F D K

5 Side 5 af 9 OIOXML elektroniske regninger Systemet kan automatisk generere elektroniske regninger i formatet OIOXML, som er statens standard for elektronisk regning. Systemet kan sættes op til at sende regningen automatisk via en webservice til en VAN operatør eller direkte til kunden. I systemet kan laves en række forskellige opsætningsmuligheder, således at OIOXML regningen opfylder kundens krav. Yderligere kan udvalgte brugere i systemet defineres med forskellige regningsmodtager Enkelt med OIOXML roller iht. OIOXML formatet, f.eks. en Når en ordre bogføres, med bogholder, budgetansvarlig, indkøbsansvarlig. blot ét klik, af Hermed vil en regning elektronisk sendes til en eller kantinepersonalet, så flere personer (regningsmodtagere), afhængigt af hvor ordren konteres, uden noget administration. genereres en OIOXML regning der automatisk sendes til Alle regninger er arkiveret i systemet og kan let hentes med tilbagevirkende kraft. betalingsmodtagerens PC. Der er absolut ingen Fakturaliste i andre formater Systemet kan automatisk lave fakturaliste oversigter i andre formater, f.eks. CSV, HTML m.m. Ved fakturaperiodens afslutning vil virksomhedens regnskabsafdelingen automatisk modtage en fakturaliste oversigt, der er udformet, som et kontoudskrift, opdelt i afdelinger og betalingsnumre efter eget ønske. Hertil vil regnskabsafdelingen til enhver tid kunne hente alle fakturaliste oversigter, bogførte ordrer samt ordrespecifikationer med søgninger. administration. E : I N F D K

6 Side 6 af 9 Ressourcebooking Med lokale- og ressourcebooking er det muligt at foretage reservationer af lokaler, av-udstyr, biler, cykler, parkeringspladser, personer i samme arbejdsgang som ved bestilling af forplejning. Ved søgning på ledige ressourcer vises alle resultater i en tidstabel, hvilket giver et godt overblik over samtidig mulighed for bedre planlægning af reservationer. Det er ligeledes muligt at fremsende mødeindkaldelser til mødedeltagere, hvilke integreres til f.eks. Microsoft Outlook eller Lotus Notes via icalendar standarden. Ved reservation af biler eller cykler laves automatisk en VTODO-fil som også kan integreres til Microsoft Outlook eller Lotus Notes via icalendar standarden. Tidstabel med mulighed for at bladre i tabellen Søgeresultatet kan vises med både ledige og reserverede ressourcer Tooltekst og popup vinduer viser egne informationer om reservationer samt reservationer foretaget af andre. E : I N F D K

7 Side 7 af 9 Gæsteregistrering og udskrivning af gæstekort Både receptionen og servicecenteret vil være opdateret om arrangementer og gæster. I receptionen vil man kunne se oversigter over dagens arrangementer. Receptionen vil hurtigt kunne ind- og udregistrere gæster samt udskrive gæstekort med blot et enkelt klik. Alternativt kan man lade gæsterne indregistrere sig selv og udskrive gæstekort på en stander placeret i virksomhedens foyer. Der tilbydes en komplet løsning med etiketprinter, etiketter og plastikholdere. Systemet sikrer ligeledes at virksomheden altid har dokumentation og statistik for hvilke og hvor mange gæster der har været i huset. Publicer arrangement-oversigt på storskærm eller på webportal Brugerne kan ved booking af lokaler og ressourcer vælge om arrangementet skal publiceres til andre. Det betyder, at virksomhedens arrangementer kan publiceres på en fladskærm eller vises på en projektor i virksomhedens foyer. Ligeledes kan arrangementer publiceres på virksomhedens webportal via RSS feeds, hvilket giver et godt overblik for medarbejderne. E : I N F D K

8 Side 8 af 9 Tilpas systemet efter ønske med ekstra moduler I systemet kan der aktiveres en række tillægsmoduler, således at det kan tilpasses den enkelte virksomhed efter behov. Hermed betaler man også kun for det man har brug for. Nedenfor ses de to hovedmoduler, henholdsvis Møde- og Gæsteforplejning og Lokale- og Ressourcebooking samt de tilhørende tillægsmoduler. Administration & Drift Brugerservice Fælles tillægsmoduler Batch Dataindlæsning Arrangement Dokument Upload RSS Arrangement Feed SSL Certifikat Tillægsmoduler System Gæsteregistrering og Gæstekort Udvidet Statistik SMS Påmindelse Exchange Connector Individuelt CSS Layout Lokale- og Ressourceforplejning Nem Kunde Selvregistrering Hovedmoduler Møde- og Gæsteforplejning Audit Trail (Logning) Administration og Drift OIOXML Regning Online Konteringsoversigt Batch Dataindlæsning RSS Ordre Feed International Sprog Brugerservice Tillægsmoduler Faktura Format (Speciel Format) Forhåndsgodkendelse Udvidet Statistik Take Away Bestilling Digital Signatur (Logon) XML Ordre Dataintegration Administration & Drift Brugerservice Fælles tillægsmoduler Læs om modulerne på vores website Du kan læse mere om modulerne samt downloade produktblade på vores website: E : I N F D K

9 Side 9 af 9 Systemkrav, drift og teknologier Systemet er webbaseret og tilgås med opkobling til Internettet via en browser, f.eks. Internet Explorer eller Firefox. Systemet kræver ingen installation af programmer og stiller ingen sikkerhedsmæssige krav til virksomhedens netværk. Drift, overvågning & videreudvikling Webapplikationen er placeret på en ekstern webserver der overvåges 24 timer i døgnet af et professionelt eksternt webhosting firma. Backup foretages dagligt af webhosting firmaet. Følger tidens trends og de CATERINGPORTAL varetager overvågning af systemet og tilbyder daglig -support. Igangsættelse af eventuelle fejlrettelser foretages inden 24 timer. Systemet udvikles løbende i henhold til nye standarder og krav fra staten samt øvrige driftsmæssige ønsker. Åbenhed, dokumentation og support Alt udvikling, herunder ny funktionalitet, forbedringer og fejlrettelser dokumenteres og er tilgængeligt for alle brugere af systemet. Ligeledes dokumenteres driftsstatus på webserveren. nyeste teknologier Systemet udvikles løbende og følger tidens trends og gør brug af de nyeste teknologier. Det er udviklet i Java og anvender en MySQL database. Systemet er fleksibelt og skalerbart opbygget og data kan let integreres til kundens interne systemer. Når større eller vigtige funktioner implementeres rapporteres dette via Webmasters Blog (RSS Feed), således at informationen med sikkerhed leveres til alle brugere. Brugerne har yderligere adgang, via systemet, til at stille supportspørgsmål, rapportere forslag til forbedringer eller eventuelle fejl til webmaster. Kom lynhurtigt i gang Kontakt CATERINGPORTAL for en uforpligtet præsentation af systemet. I kan være kørende allerede dagen efter præsentation. Ønsker i at prøve systemet efter præsentationen, så har i 2 måneders prøvetid til at se om systemet opfylder jeres krav og forventninger. Gør det ikke det skal i ikke betale for prøvetiden og i er frit stillet til ikke at anvende systemet mere. E : I N F D K