Annoncering Generelle udbudsbetingelser. Kapitel 1. i forbindelse med udbud af. Arbejdsbeklædning til Aalborg Universitet

Transkript

1 Annoncering Generelle udbudsbetingelser Kapitel 1 i forbindelse med udbud af Arbejdsbeklædning til Aalborg Universitet Side 1 af 11

2 Forord Aalborg Universitet Konkurrence udsætter herved arbejdsbeklædning. Udbuddet er et offentligt udbud i henhold til tilbudsloven. Materialet er opbygget som følgende: Kapitel 1: Generelle udbudsbetingelser Kapitel 2: Kravspecifikation Kapitel 3: Rammeaftalen Bilag 1: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige Bilag 2: Erklæring om arbejdsforhold Bilag 3: Produkt beskrivelse betjente, håndværkere og rengøringsassistenter. Bilag 4: AAU E-handel Side 2 af 11

3 Kapitel 1 Generelle udbudsbetingelser 1.1 Indledning Dette udbud omhandler levering af arbejdsbeklædning til Aalborg Universitet i Aalborg, Esbjerg og København. Udbuddet skal føre til indgåelsen af obligatorisk rammeaftaler mellem udbyder og tilbudsgiver (kontrakthaver), som får tildelt en kontrakten. Ved en obligatorisk aftale forstås en aftale, hvor udbyder forpligter sig til kun at handle hos kontrakthaver men der kan være delaftaler for betjente og håndværkere, rengøringsassistenter og sikkerhedssko. Aalborg Universitet er en dynamisk og innovativ, selvejende forsknings- og uddannelsesinstitution inden for den offentlige forvaltning under tilsyn af ministeren for videnskab, teknologi og udvikling. Aalborg Universitet udbyder uddannelser og forskning af høj kvalitet inden for naturvidenskab, samfundsvidenskab, humaniora og ingeniør- og sundhedsvidenskab. Uddannelserne er rettet mod både det private og det offentlige arbejdsmarked. AAU kombinerer et levende engagement i lokale, regionale og nationale problemer med en aktiv satsning på internationalt samarbejde. Blandt verdens godt universiteter er AAU placeret på de fleste anerkendte internationale rankinglister Nøgletal for AAU 2014 Ordinære studerende, antal Udenlandske studerende, antal Deltidsstuderende, antal Ph.D. studerende [2013], antal Videnskabeligt personale (fuldtid) [2013], antal Videnskabeligt personale (deltid) [2013], antal 794 Administrativt personale (fuldtid) [2013], antal Administrativt personale (deltid) [2013], antal 343 Forskningspublikationer [2013], antal Side 3 af 11

4 Finansiering (mio. DKK) [2013] 2.560,2 Aalborg Universitet beder tilbudsgiver om, på forhånd, at gøre opmærksom på, at de vil give tilbud på Finn Westergaard Pedersen. Tilbudsgiver skal ligeledes angive en kontaktperson med kontaktoplysninger. Kontaktoplysningerne vil blive anvendt i forbindelse med udsendelse af spørgsmål-svar materialet i forbindelse med udbuddet. Udbudsmaterialet kan hentes på Aalborg Universitets hjemmeside eller på mail til fwp@adm.aau.dk 1.2 Aftaleperiode og omfang Rammeaftalen indgås for en periode på 2 år med mulighed for forlængelse i 2 x12 måneder. Aftalen forventes at træde i kraft den 1. juni 2015 til den 31. maj Aalborg Universitetet er ikke forpligtet udover det faktiske forbrug. 1.3 Udvælgelseskriterier Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet fremsende følgende dokumentation: Personlige forhold Kort beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed, herunder ejerforhold. Tro og love-erklæring om at tilbudsgiver ikke har gæld til det offentlige, jf. bilag 1. Erklæring om arbejdsforhold jf. bilag 2. Økonomisk og finansiel formåen Revisorpåtegnet, positive årsregnskaber for de seneste 2 regnskabsår, eller fra tilbudsgivers virksomhed blev oprettet. Teknisk formåen Erfaring: Der skal vedlægges en referenceliste over med kontaktoplysninger ( og telefonnummer), hvortil der er leveret tilsvarende produkter de seneste 3 år. 1.4 Tildelingskriterier Aftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på følgende delkriterier med de angivne procentsatser (vægte): 1) Tilbudspris: 50 % Side 4 af 11

5 2) Kvalitet og service: 50 % Ved vurdering af de indkomne tilbud, vil ordregiver tildele point efter i hvor høj grad tilbuddet lever op til de ønsker, der stilles i udbudsmaterialet. Pointene vil indgå med de angivne vægte. Hvert tilbud vil blive vurderet uafhængigt af de øvrige indkomne tilbud for så vidt angår alle andre tildelingskriterier end tilbudspris. Ved vurdering af tilbudspris vil ordregiver derimod foretage en vurdering af tilbuddene op imod hinanden. Tilbudspriser vil blive vurderet på baggrund af den af tilbudsgiver angivne nettopriser som vil fremgå af Produkt beskrivelse betjente, håndværkere og rengøringsassistenter, bilag 3 Kvalitet vil blive vurderet ved fysisk afprøvning af udvalgte varer, dette vil blive aftalt nærmere, eller ved vurdering af beskrivelserne, datablade eller andet information. Ved vurderingen af kvalitet vurderes produkterne ud fra følgende parametre: - Visuelt indtryk, herunder førstehåndsindtryk af design, farveægthed, dét der ses, anvendelses muligheder i forhold til arbejdsopgaverne. - Kvalitet/Materialer, herunder hvordan stoffet mærkes, om det er slidstærkt, om det er til at ånde i (hvor dette ikke er et minimumskrav) og kan virke svedtransporterende, krymper fri, anti statisk og i henhold til Oeko Tex 100 klasse II Standarden. - Komfort/Pasform, herunder hvordan tøjet er at have på der vil især blive lagt vægt på at beklædningen i forskellige arbejdssituationer/stillinger, føles behageligt og sidder korrekt, flere modeller og typer til både kvinder og mænd skal kunne prøves i showrooms hos leverandørerne eller på Aalborg Universitet. - Funktionalitet/Bevægelighed, herunder placering af lommer, og hvordan og hvor nemt og sikkert lukkemekanisme og reguleringsmuligheder fungerer. Service og levering vil blive vurderet på baggrund overordnet god service og leveringsbetingelser jf. punkt 2.3 og Tilbudsfrist og formkrav Tilbud skal være skriftligt og skal være Aalborg Universitet, i hænde senest den 8. maj 2015 kl Tilbudsmaterialet skal fremsendes i 2 eksemplarer. Et udskrevet samt 1 eksemplar på . Disse skal indeholde tilbuddet hvor bilagene i udbudsmaterialet, er brugt i uændret format. I Side 5 af 11

6 tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, gælder det skriftlige tilbud. Det udskrivende eksemplar skal sende til adressen: Aalborg Universitet Finn Westergaard Pedersen Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Tilbuddet skal være mærket med tilbud på arbejdsbeklædning må ikke åbnes. Det elektroniske eksemplar skal sendes til fwp@adm.aau.dk med emne felt tilbud på arbejdsbeklædning må ikke åbnes Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, et andet sted eller i en anden form end angivet vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og vil derfor blive afvist. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. 1.6 Åbning af de indkomne tilbud Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene, eller til at få oplysninger om indholdet heraf. 1.7 Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 6 måneder at regne fra tilbudsfristen. 1.8 Honorar Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af materialet. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret. 1.9 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud Delaftaler Der kan være delaftaler for betjente, håndværkere, rengøringsassistenter og sikkerhedssko Konsortier Side 6 af 11

7 Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver og det skal af tilbuddet fremgå, hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for den/de øvrige tilbudsgivere. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (=konsortium) skal oplysningerne under afsnittet Udvælgelseskriterier, gives for hver deltager i konsortiet Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal være stillet på mail til: fwp@adm.au.dk Alle spørgsmål der fremsendes senest den 24. april 2015 vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristen udløber. Alle svar vil i anonymiseret form blive sendt til alle tilbudsgiver senest/ca. den 30. april Rammeaftale Den rammeaftale, der udgør en del af udbudsmaterialet, vil ikke være til forhandling, hvorfor tilbudsgiver skal tage højde for rammeaftalens betingelser og vilkår i forbindelse med sin tilbudsgivning Tidsplan Aktivitet Tidspunkt Offentliggørelse af udbud 26. marts 2015 Frist for at stille spørgsmål: Frist for svar senest/ca. 24. april april 2015 Frist for tilbud 8. maj 2015 Tilbudsvurdering maj 2015 Tildeling af rammeaftale 19/20. maj 2015 Aftaleindgåelse 28. maj 2015 Aftalestart 1. juni 2015 Side 7 af 11

8 Kapitel 2 Kravspecifikation 2.1 Generelle krav Kravspecifikationen er mindstekrav, som skal opfyldes. Beskrivelserne i Produkt beskrivelse betjente, håndværkere og rengøringsassistenter, bilag 3 er ligeledes mindstekrav. Samtlige produkter skal overholde gældende standarder, direktiver, love og bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt. Dokumentation for dette skal fremsendes til ordregiver på forlangende. Det er et krav, at samtlige tilbudte produkter samt eventuelle nye produkter, der måtte komme til i aftaleperioden er i overensstemmelse med ovenstående. Det er et krav, at den tilbudte beklædning kan revideres i så fald, at lovgivningen ændres i rammeaftalens løbetid. Produkterne består blandt andet af til Damer og Herre: Arbejdsjakker, sikkerhedsveste, pilotjakker, fleecejakker, fiberpelsjakker, bukser, regntøj, shorts, overalls, kedeldragter, skjorter, sokker, T-shirts, poloshirts, sweatshirts, polo sweatshirts, almindeligt, termo- og svedtransporterende herreundertøj, bælter, strømper, hue mv. Se Produkt beskrivelse betjente, håndværkere og rengøringsassistenter, Bilag 3 for yderligere specificering af ønsket beklædning. 2.2 Produktkrav De tilbudte produkter skal være slidstærke og egnet til alle de forskellige opgaver som Aalborg Universitets medarbejdere udfører. Sikkerheds- og arbejdsbeklædning: Alle produkter skal tilbydes i standardstørrelser som udgangspunkt men der skal kunne leveres større og mindre størrelser indenfor bl.a. nedenstående områder: Bukser/shorts/overalls Jakker/T-shirts/skjorter Sikkerhedssko Både arbejdsbeklædning og sikkerhedsbeklædning skal kunne tilbydes i herre/dame/unisexmodeller Side 8 af 11

9 Al beklædning skal kunne tåle vask ved minimum 60 grader, medmindre andet anbefales, f.eks. ved softshelljakker og regntøj, som skal kunne tåle minimum 40 grader. Der skal i alt det tilbudte tøj være en tydelig vaskeanvisning. Al sikkerhedsbeklædning skal være med refleks jf. enten kl 2 eller kl 3. Synlighedsbeklædning skal kunne tåle vask ved 85 grader. Tilbudsgiver skal kunne tilbyde oplægning af benklæder, flytning af reflekser samt specialsyning, f.eks. ekstra arm- og benlængde. Tillægspris skal angives på Produkt beskrivelse betjente, håndværkere og rengøringsassistenter, bilag 3. Aalborg Universitet anvender i dag enten broderet eller trykt/syet logo/navn på mange beklædningsstykker. Trykt og broderet logo/navn skal leveres i en sådan kvalitet, at det ved almindelig vask og brug fortsat fremtræder tydeligt, dvs. uden afskalninger og uden at have mistet farve og/eller facon. Prisen for tilkøbsydelsen skal angives i Produkt beskrivelse betjente, håndværkere og rengøringsassistenter, bilag 3. Produkterne skal kunne leveres uden logoer fra producent/leverandør I forbindelse med tilbudsafgivning skal datablade på samtlige produkter vedlægges. Databladene skal indeholde vaskeanvisninger. Materialekrav mv. for de enkelte beklædningsdele fremgår af Produkt beskrivelse betjente, håndværkere og rengøringsassistenter, bilag 3. Miljøkrav Beklædningen skal til enhver tid, som minimum, leve op til de gældende krav i Oeko-Tex 100 klasse II standarden. Leverandøren skal have procedure for at sikre, at de færdige beklædningsdele ikke indeholder forbudte stoffer og overholder kravene svarende til Oeko-Tex standard 100, klasse II kravene. Beklædningen, der leveres, må ikke være behandlet/vasket med allergifremkaldende stoffer. Såfremt der konstateres allergiske reaktioner på beklædningen, er det leverandørens ansvar straks at afhjælpe disse. Side 9 af 11

10 Beklædningen skal være udført i materialer, der er åndbare, og der må ikke være tilsat antikrympe stoffer. Leverandøren skal garantere, at den tilbudte metervare overholder dette krav. Aalborg Universitet kan kræve dokumentation for overholdelse af kravene, ved certificeringer eller test hos uvildigt laboratorium uden beregning for Aalborg Universitet. Sikkerhedsfodtøj Fodtøjet skal være egnet til alle arbejdsopgaver. Fodtøjet skal derfor have forskellige funktionalitet og kvaliteter. De tilbudte produkter skal være slidstærke og egnet til de forskellige opgaver som Aalborg Universitetets medarbejdere udfører. Det tilbudte sikkerhedsfodtøj skal være godkendt efter EN 345 (EN20345), klasse S, og skal opfylde kravene til SB (safety base). Sikkerhedsfodtøj skal være CE-mærket. Fodtøj skal kunne tilbydes i forskellige bredder til både mænd og kvinder Alle produkter skal tilbydes i standardstørrelser Der ønskes samme rabatsats på samtlige fodtøj inden for det efterspurgte produktkategori i Produkt beskrivelse betjente, håndværkere og rengøringsassistenter, bilag 3. jf. punkt 2.4. Særligt i forhold til fodtøj er Aalborg Universitet ikke forpligtiget i at købe netop de efterspurgte fodtøj som er nævnt i Produkt beskrivelse betjente, håndværkere og rengøringsassistenter, bilag 3., ligeledes er mængden estimeret og hermed er Aalborg Universitet ikke forpligtiget i at der vil blive købt så mange antal fodtøj i de kommende år. 2.3 Leveringsbetingelser Alle leverancer skal være frit leveret på den af bestiller anviste adresse og/eller plads. Alle bestillinger skal pakkes til den enkelte medarbejder med påført navn og afdeling før levering Leveringstider De anførte leveringstider angiver den maksimale leveringstid. Bestilte produkter fra Standardsortimentet/lagervarer: senest 3 arbejdsdage efter bestilling Side 10 af 11

11 Ved store ordrer, f.eks. beklædningsdele til en hel afdeling: 14 arbejdsdage efter bestilling Ved logo-broderi: 14 arbejdsdage efter bestilling Ved trykt logo: 1 uge efter bestilling Ved påsyet logo: 1 uge efter bestilling 2.4 Produktsortiment Tilbudsgiver bedes oplyse, hvilken fast rabatsats der kan tilbydes inden for produktkategorierne i Produkt beskrivelse betjente, håndværkere og rengøringsassistenter, bilag 3. Den tilbudte rabatsats skal være ens for alle produkter inden for samme kategori. Yderligere information findes i Produkt beskrivelse betjente, håndværkere og rengøringsassistenter, bilag 3. Dokumentation samt gældende prisliste vedrørende tilbudt sortiment for hver produktkategori samt øvrigt sortiment skal vedlægges tilbuddet i en elektronisk version. Tilbudsgiver skal oplyse varesortimentet inden for hver produktkategori eventuelt ved indsendelse af et varekatalog. Tilbudsgiver skal ligeledes oplyse om hvorvidt de har et vareleger af hvilken størrelse. 2.5 Service I hele kontraktperioden skal der være tilknyttet en konsulent til aftalen, som kan rådgive og servicere de enkelte afdelinger i forbindelse med valg af produkter. Det er en del af servicen at Aalborg Universitets medarbejder kan får arbejdsbeklædningen ændret og tilpasset efter behov. Mht. til opmåling er det leverandørens ansvar, at målinger er korrekte, når foretaget af konsulenten. I tilfælde af fejlmåling er leverandøren forpligtet til at tage tøjet tilbage samt levere nyt uden beregning. Leverandøren forpligter sig til at føre protokol over de enkelte medarbejdere, der er blevet målt, til brug ved senere bestillinger. Side 11 af 11