Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner Levering af Legetøj (Inde og ude)

Transkript

1 Udbudsmateriale Udbudsbekendtgørelsesnummer: 201X/S XXX-XXXXXX Offentligt udbud Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner Levering af Legetøj (Inde og ude)

2 Indhold 1 INFORMATIONER TIL TILBUDSGIVER GENEREL BESKRIVELSE AF UDBYDER UDBUDSMATERIALETS OPBYGNING... 4 Tidsfrister og kontaktoplysninger... 4 Udbudsbetingelser... 4 Udkast til kontrakt... 4 Bilag 1 Samlede bilag... 4 Bilag 1a Underskrift og oplysninger... 4 Bilag 1b Nøgletal... 4 Bilag 1c Referenceliste... 4 Bilag 2 Tilbudsliste... 4 Bilag 3 Kravspecifikation... 4 Bilag 4 Varsling af sortiments- og prisændringer... 4 Bilag 5 Leveringsadresser og fakturering... 4 Bilag 6 Kvalitetsevalueringsskema TIDSFRISTER OG KONTAKTOPLYSNINGER UDBUDDETS OMFANG OG VILKÅR OMFANG RAMMEKONTRAKT Tildeling af konkrete ordrer OMSÆTNING FORMKRAV UDBYDERS FORBEHOLD PROCEDURER OG KONKURRENCEVILKÅR VILKÅR FOR AFGIVELSE AF TILBUD Udbudsform Alternative og sideordnet bud Tilbud afgivet af konsortier Sprogkrav Retsvirkninger af Tilbudsgivers forbehold TILBUDSBEHANDLING Åbning af indkomne tilbud Procedure for behandling af tilbud Underretning om valg af tilbud og kontraktindgåelse Udgifter ved tilbudsgivning EGNETHEDSKRITERIER TILDELINGSKRITERIET EVALUERING AF PRIS EVALUERING AF KVALITET Vareprøver til brug for kvalitetsevaluering Kvalitetsevaluering af vareprøver EVALUERING AF WEBSHOP KRAVSPECIFIKATION TJEKLISTE UDKAST TIL RAMMEKONTRAKT KONTRAKTENS GENSTAND KONTRAKTENS OMFANG Side 2 af 38

3 3. KONTRAKTENS VARIGHED TILDELING AF KONKRETE ORDRER KVALITETEN AF DE TILBUDTE OG LEVEREDE PRODUKTER BESTILLING AF PRODUKTER E-HANDEL WEBSHOP OG IMPLEMENTERING AF KONTRAKT EMBALLAGE LEVERINGSBETINGELSER FØLGESEDDEL RETURVARER RESTORDRER OG RESTLEVERANCER UDGÅENDE PRODUKTER NYE PRODUKTER PRISER PRISREGULERING FAKTURERING BETALINGSBETINGELSER BONUS, GEBYRER, MV OFFENTLIGE PÅBUD MILJØ ETIK OG SOCIALT ANSVAR KONTAKT MELLEM PARTERNE STATISTIK REKLAMATION GARANTI UNDERLEVERANDØRER ERSTATNING OG FORSIKRING OPFYLDELSESHINDRINGER, HERUNDER FORCE MAJEURE MISLIGHOLDELSE MISLIGHOLDELSESBEFØJELSER BOD ANSVARSBEGRÆNSNING LOVVALG OG AFGØRELSE AF TVISTER TAVSHEDSPLIGT OG OFFENTLIGGØRELSE AF KONTRAKTEN OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER, FORPLIGTELSER OG FORDRINGER KONTRAKTÆNDRINGER UNDERSKRIFT Side 3 af 38

4 1 Informationer til Tilbudsgiver 1.1 Generel beskrivelse af Udbyder Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner er et samarbejde mellem Hedensted, Horsens og Odder Kommuner og agerer som tovholder i forbindelse med gennemførelse af udbuddet. Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner varetager indtil indgåelsen af endelig kontrakt al kommunikation vedrørende udbuddet. Efter udbuddets afslutning handler de i udbuddet deltagende kommuner med den valgte tilbudsgiver som individuelle juridiske parter. De deltagende kommuner og Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner kaldes i nærværende dokument for Udbyder. 1.2 Udbudsmaterialets opbygning Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Tidsfrister og kontaktoplysninger Udbudsbetingelser Udkast til kontrakt Bilag 1 Samlede bilag Herunder samles Bilag 1a Underskrift og oplysninger Bilag 1b Nøgletal Bilag 1c Referenceliste Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Kravspecifikation Bilag 4 Varsling af sortiments- og prisændringer Bilag 5 Leveringsadresser og fakturering Bilag 6 Kvalitetsevalueringsskema Side 4 af 38

5 1.3 Tidsfrister og kontaktoplysninger Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet skal formuleres skriftligt. Det anbefales, at Tilbudsgiver fremsender spørgsmål så tidligt som muligt i tilbudsperioden, således der er tid til at svare på spørgsmålene og til at tage svarene til efterretning i udarbejdelsen af tilbud. Spørgsmålene skal sendes pr. og vil blive besvaret skriftligt. Alle spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form, blive offentliggjort på Indkøbsfællesskabet HHOs hjemmeside under udbud aktuelle udbud: Tilbudsfrist Fristen for tilbudsafgivelse: Tilbuddet skal afleveres i elektronisk format, og skal enten sendes pr. , på CD-rom eller USB-nøgle sendt pr. post eller afleveres personligt hos Indkøbsfællesskabet HHO. Ved aflevering pr. post eller personlig aflevering skal tilbuddet være mærket og lukket. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved aflevering af tilbuddet ved personligt fremmøde til Indkøbsfællesskabet HHO vil Tilbudsgiver få en kvittering på, at tilbuddet er modtaget samt dato og tidspunkt for modtagelsen. Ved aflevering af tilbuddet pr. vil Tilbudsgiver af Indkøbsfællesskabet HHO pr. modtage en kvittering på, at tilbuddet er modtaget samt dato og tidspunkt for modtagelse. Frister og kontaktoplysninger Alle spørgsmål, der er modtaget senest den , kl vil blive besvaret. Spørgsmål, der er fremsendt senere, vil blive besvaret såfremt spørgsmålenes antal og kompleksitet ikke umuliggør det inden for svarfristen. Besvarelse af spørgsmålene vil i videst muligt omfang blive offentliggjort løbende, dog senest den , kl , som er 6 hele kalenderdage før tilbudsfristen. Spørgsmål sendes til følgende adresse: udbud-hho@horsens.dk med emnet Spørgsmål Udbud af Legetøj (Inde og ude). Tilbuddet skal senest afleveres d , kl Horsens Kommune, Indkøbsfællesskabet HHO lokale Rådhustorvet Horsens udbud-hho@horsens.dk Att.: Gitte Sneborg Alrøe Ved personligt fremmøde eller pr. post skal tilbuddet mærkes med: Tilbud EU udbud 201X/S XXX. Må kun åbnes af Indkøbsfællesskabet HHO. Ved aflevering pr. skal en mærkes med emnet: Tilbud EU udbud 201X/S XXX. Normal åbningstid for kontoret er mandagonsdag kl , torsdag kl og fredag kl Forventet kontraktstart Forventet kontraktstart d Side 5 af 38

6 Udbudsbetingelser Udbudsbekendtgørelsens nummer: 201X/S XXX-XXXXXX Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner Levering af Legetøj (Inde og ude) Side 6 af 38

7 2 Udbuddets omfang og vilkår 2.1 Omfang Udbuddet omfatter køb og levering af legetøj til inden- og udendørs brug til Udbyder. Hvad Udbyder forstår ved legetøj (inde og ude) er angivet i Bilag 3 Kravspecifikation. Udbuddet omfatter levering til alle Udbyders forvaltninger, direktørområder, afdelinger og institutioner. Af Bilag 5 Leveringsadresser og fakturering, fremgår adresserne hvor alle de udbudte produkter hovedsagligt skal leveres til. 2.2 Rammekontrakt Der kan ikke afgives bud på dele af én enkelt rammekontrakt. Der vil blive indgået en rammekontrakt med 1 leverandør for perioden mulighed for kontraktforlængelse (option) på år. Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet omfattede produkter hos den valgte leverandør på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt Ordregiver konstaterer behov for de pågældende produkter. Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov Tildeling af konkrete ordrer Tildeling af ordrer i rammekontraktens løbetid sker i henhold til rammekontraktens 4 Tildeling af konkrete ordrer. 2.3 Omsætning Den estimerede omsætning af de produkter, som er omfattet af udbuddet, er opgjort på årsbasis i nedenstående tabel. Estimeret omsætning i Hedensted Kommune - angivet på årsbasis i danske kr. ekskl. moms: Estimeret omsætning i Horsens Kommune - angivet på årsbasis i danske kr. ekskl. moms: Estimeret omsætning i Odder Kommune - angivet på årsbasis i danske kr. ekskl. moms: Den samlede estimerede omsætning - angivet på årsbasis i danske kr. ekskl. moms: Legetøj (inde og ude), herunder også institutionskøretøjer kr kr kr kr Den vedlagte tilbudsliste (Bilag 2 Tilbudsliste) viser hvilke varer, der hovedsagligt efterspørges inden for kontrakten. Det forventes, at alle de kravspecificerede produkter som fremgår af Bilag 2 Tilbudsliste, vil dække mere end 80 % af det samlede behov. Side 7 af 38

8 2.4 Formkrav Tilbuddet inkl. alle bilag skal afleveres elektronisk, enten vedhæftet pr. , eller på en CD-rom eller USBnøgle sendt pr. post eller afleveret ved personligt fremmøde. Tilbud inkl. alle bilag der afleveres pr. skal mærkes med emnet Tilbud EU udbud 201X/S XXX. CD-rom eller USB-nøgle med tilbud inkl. alle bilag der sendes pr. post eller afleveres ved personligt fremmøde skal være i lukket forsendelse og mærket med Tilbud EU udbud 201X/S XXX. Må kun åbnes af Indkøbsfællesskabet HHO. Tilbud inkl. alle bilag skal være kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF, dog skal Bilag 2 Tilbudsliste samt Bilag 3 Kravspecifikation være i Microsoft Excel kompatibelt format. Bilag 2 Tilbudsliste skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. 2.5 Udbyders forbehold Den estimerede omsætning er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperioder og tjener alene det formål at give et indtryk af det mulige omfang. Alle de angivne mængder kan som udgangspunkt variere ubegrænset og være forskellige fra år til år i kontraktperioden. Den estimerede omsætning er under forbehold for kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Endelig forbeholder Udbyder sig ret til, at indkøbe produkter uden for rammekontrakten, såfremt der er tale om specielle produkter, der ikke kan leveres eller erstattes af tilsvarende produkter fra den leverandør, der indgås rammekontrakt med på denne kontrakt. Det samme gælder, hvis et fagligt personale skønner, at Tilbudsgivers produkter ikke er brugbare i en konkret situation. I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud er det undersøgt, om der i Udbyders afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Indgåede, obligatoriske lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, vil blive søgt afviklet i et samarbejde mellem Udbyder og vindende Tilbudsgiver. 3 Procedurer og konkurrencevilkår 3.1 Vilkår for afgivelse af tilbud Udbudsform Udbuddet gennemføres efter reglerne om offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter), som er implementeret i dansk ret ved bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Side 8 af 38

9 Udbudsforretningen er derfor omfattet af EU s udbudsregler. Dette medfører en forpligtelse til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med tildeling af kontrakt. Kontrakten vil blive indgået på baggrund af det udkast til kontrakt, der indgår i dette udbudsmateriale Alternative og sideordnet bud Der kan ikke afgives alternative eller sideordnet bud Tilbud afgivet af konsortier Tilbud kan afgives af konsortier. Et konsortium er et samarbejde eller en sammenslutning mellem to eller flere virksomheder. I et konsortium kan virksomhederne lægge deres tekniske, faglige, økonomiske og finansielle formåen sammen. Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal tilbuddet indeholde en erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagere i konsortiet samt bemyndigelse til at en deltager i konsortiet ubegrænset kan forpligte alle medlemmer i konsortiet ved sin underskrift. Ved tilbud afgivet af konsortier skal oplysningerne, der kræves jf. egnethedskriterierne, gives for hver deltager i konsortiet. Vedlægges de pågældende oplysninger ikke eller ikke fuldt ud for en konsortiedeltagers vedkommende, vil tilbuddet ikke blive betragtet som ukonditionsmæssig, men den manglende vedlæggelse af oplysningerne kan have indflydelse på egnethedsvurderingen og vil efter omstændighederne kunne medføre, at den pågældende konsortiedeltagers kompetencer (økonomiske og tekniske) ikke kan indgå i tilbudsvurderingen. Tilbuddet er således kun ukonditionsmæssig, såfremt der mangler oplysninger fra alle konsortiedeltagere. I tilbud afgivet af konsortier skal det sikres, at ordretilgang og fakturering behandles ens af alle konsortiets medlemmer. Såfremt Tilbudsgiver afgiver tilbud som et konsortium, kan Tilbudsgiver bede Udbyder om en formular til udfyldelse af erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagere i konsortiet, samt bemyndigelse til at en deltager i konsortiet ubegrænset kan forpligte alle medlemmer i konsortiet ved sin underskrift. Ovennævnte krav til konsortier gælder kun, hvor flere virksomheder i fællesskab afgiver tilbud og omfatter således ikke virksomheder, der skal fungere som underentreprenør/underrådgiver/samarbejdspartner til en Tilbudsgiver Sprogkrav Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Produktblade, manualer og lignende kan imidlertid accepteres på svensk, norsk eller engelsk, såfremt der ikke eksisterer danske udgaver. Såfremt Udbyder måtte kræve det, skal Tilbudsgiver oversætte disse til dansk. Udgifter forbundet hermed, er Udbyder uvedkommende. Side 9 af 38

10 3.1.5 Retsvirkninger af Tilbudsgivers forbehold Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet medfører, at Udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Grundlæggende elementer er elementer, som direkte eller indirekte er beskrevet som ufravigelige i udbudsmaterialet, herunder også kontrakten. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Udbyder ret til, at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, er Udbyder berettiget til at se bort fra tilbuddet. Såfremt Tilbudsgiver tager forbehold over for mindstekrav i kravspecifikationen, kan tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt og blive forkastet af Udbyder. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet inden for fristen, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås, jf. afsnit 1.3 Tidsfrister og kontaktoplysninger. Tilbudsgiver bør således nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Udbyder er berettiget til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Tilbudsgiver skal i særlig grad være opmærksom på forbehold, såfremt Tilbudsgiver vedlægger sine standardbetingelser i sit tilbud. 3.2 Tilbudsbehandling Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære tilbudsåbningen Procedure for behandling af tilbud Tilbudsgiver vil som udgangspunkt ikke blive orienteret i vurderingsprocessen, før der er truffet beslutning om tildeling af kontrakt på den udbudte kontrakt. De indkomne tilbud vil blive behandlet efter nedenstående procedure. Egnethedskriterier: Indledningsvis vurderes om tilbuddene er konditionsmæssige i forhold til den anførte dokumentation under egnethedskriterierne. Det vil sige, at det kontrolleres, om de efterspurgte bilag er vedlagt. Herefter vurderes Tilbudsgivers egnethed i forhold til den kontrakt, der er afgivet tilbud på. Mindstekrav og krav til tilbudslisterne: I anden omgang vurderes tilbuddets konditionsmæssighed i forhold til overholdelse af de opstillede mindstekrav i udbudsmaterialet. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, forbeholder Udbyder sig ret til at anse det pågældende tilbud for ukonditionsmæssig. Såfremt tilbudslisten ikke er udfyldt korrekt i henhold til vejledningen, er Udbyder berettiget til at erklære tilbuddet for ikke-konditionsmæssigt. Side 10 af 38

11 Tildeling af kontrakt: I tredje omgang vurderes tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet, samt ved en vurdering af kvaliteten på nogle af de tilbudte varer igennem en praktisk kvalitetsevaluering, se afsnit 5.2 Evaluering af Kvalitet for nærmere information herom. På baggrund heraf træffes beslutning om tildeling af kontrakt. Der gøres igen opmærksom på, at der er en pligt til at se bort fra tilbuddet, hvis det indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer og ret til at se bort fra tilbuddet ved forbehold for ikke-grundlæggende elementer Underretning om valg af tilbud og kontraktindgåelse Gennemgang og vurdering af tilbuddene er som udgangspunkt planlagt til perioden uge 19 til uge 23 i Når der foreligger en afgørelse, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen, jf. Lov om håndhævelse af udbudsreglerne med videre af 12. maj 2010 med senere ændringer om samtidig underretning af samtlige ansøgere, tilbudsgivere med videre. Det præciseres, at i henhold til Lov om håndhævelse af udbudsreglerne med videre 3, stk. 1, må der tidligst underskrives kontrakten efter udløb af standstill-perioden på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretningen er afsendt elektronisk til alle tilbudsgivere om valg af leverandører. Det vil sige kontrakten underskrives tidligst på 12. dagen fra fremsendelse af underretning. Der vil endvidere ske offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende i henhold til de gældende regler for offentliggørelse af indgåede kontrakter Udgifter ved tilbudsgivning Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Udbyder uvedkommende. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret eller udleveret efter endt tilbudsvurdering, jf. dog afsnit Vareprøver til brug for kvalitetsevaluering. 4 Egnethedskriterier Tilbudsgiver henstilles til at medsende dokumentation jf. nedenstående. Dokumentationen anvendes til vurdering af Tilbudsgivers egnethed til at løfte den udbudte opgave. Hvis den medsendte dokumentation sår berettiget tvivl om Tilbudsgivers egnethed til at løfte opgaven, forbeholder Udbyder sig således ret til at afvise Tilbudsgiver. Tilbudsgivers personlige forhold Underskrevet tro- og loveerklæring vedrørende ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, samt hvorvidt Tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene nævnt i artikel 45, stk. 1 samt art. 45, stk. 2, litra a-c samt litra e-f i Europa-Parlamentet og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Side 11 af 38

12 Mindstekrav: - Tilbudsgiver må højst have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på DKK. - Tilbudsgiver må ikke befinde sig i blot en af udelukkelsesgrundene i art. 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c samt litra e-f. I disse tilfælde vil Tilbudsgiver blive udelukket. Fortrykt formular findes som Bilag 1a Underskrifter og oplysninger. Udbyder forbeholder sig ret til inden kontraktindgåelse at forlange serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, maksimalt 3 måneder gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for, at den vindende Tilbudsgiver ikke befinder sig i de i udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f anførte situationer. Økonomisk og finansiel formåen Oplysninger om Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen skal være oplysninger for den virksomheds CVR-nr., som byder på opgaven og står for udførelsen, medmindre der foreligger en ubetinget støtteerklæring fra en anden virksomhed. Revisorpåtegnet årsregnskab for Tilbudsgivers senest afsluttede årsregnskab. Revisors kommentarer til regnskabet skal fremgå af det medsendte. Såfremt årsregnskabet er offentligt tilgængelig, kan Tilbudsgiver oplyse internetadressen i forbindelse med udbuddet. Dette kan eksempelvis gøres i Bilag 1b Nøgletal. Udbyder har adgang til CVR-registret på Såfremt årsregnskabet ikke er offentlig tilgængeligt, skal der fremsendes ét eksemplar af det efterspurgte årsregnskab. Såfremt Tilbudsgiver ikke vedlægger årsregnskab, årsregnskabet er for en forkert periode, eller årsregnskabet er internt forbeholder Udbyder sig ret til om muligt at indhente korrekt årsregnskab efter tilbudsfristen. Udover årsregnskabet skal nøgletal fra de seneste 3 regnskabsår fremgå af Bilag 1b - Nøgletal. Såfremt Tilbudsgiver ikke kan fremlægge årsregnskab for det senest afsluttede regnskabsår f.eks. på grund af tidspunktet for Tilbudsgivers etablering, kan Tilbudsgiver blot vedlægge udfyldt, men i dette tilfælde revisorattesteret Bilag 1b - Nøgletal. Revisorattestering skal foretages af registreret eller statsautoriseret revisor. I dette tilfælde skal der minimum være nøgletal for 1 år. Det senest afsluttede årsregnskab samt nøgletallene skal være retvisende. Tilbudsgiver kan oplyse Udbyder om forhold, der ligger til grund for, at regnskabet og/eller nøgletallene ikke er retvisende. De negative eller positive ændringer kan således indgå i vurderingen af Tilbudsgivers egnethed. Disse oplysninger kan gives i Bilag 1b Nøgletal. Uanset vurderingen af ovenstående vil Tilbudsgiver ikke komme i betragtning ved: Negativ egenkapital i det seneste regnskabsår Revisorpåtegning, der tager forbehold for Tilbudsgivers fortsatte drift eller indikerer, at almindelige nationale regnskabsregler og god regnskabsskik i øvrigt ikke er overholdt. Side 12 af 38

13 Teknisk og faglig formåen Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de seneste 3 år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Ved sammenlignelige leveringer forstås opgaver inden for samme fagområde med omtrent samme leveringsbetingelser. Det er uden betydning, om leverancen er foretaget til det offentlige eller en privat virksomhed. Følgende oplysninger skal angives: o Beskrivelse og omfang (omsætning) af sammenlignelige leveringer o Tidspunkt/periode for levering o Modtager af levering o Kontaktperson (navn, tlf.nr., ) Fortrykt formular findes som Bilag 1c - Referenceliste, som skal anvendes. Der skal om muligt angives 3 referencer. Er det ikke muligt at angive 3 referencer eller referencer overhovedet skal årsagen hertil fremgå af Bilag 1c Referenceliste. Ligeledes skal det i så fald af Bilag 1c Referenceliste fremgå hvorledes Tilbudsgiver i så fald sandsynliggør sin tekniske og faglige formåen til at løfte den udbudte opgave. Udbyder forbeholder sig ret til at indhente reference hos de angivne kontaktpersoner. Såfremt de indhentede referencer sår tvivl om Tilbudsgivers egnethed i forhold til at løfte opgaven, forbeholder Udbyder sig ret til at afvise Tilbudsgiver. Såfremt Tilbudsgiver ønsker, at en underleverandørs økonomiske, finansielle og/eller tekniske kapacitet skal indgå i bedømmelsen af Tilbudsgivers egnethed til at udføre kontrakten, skal underleverandøren afgive en støtteerklæring. Et eksempel på en sådan støtteerklæring kan rekvireres på Udbyders hjemmeside via følgende link; (findes allernederst på siden). Ved støtteerklæring dokumenterer Tilbudsgiver, at denne er berettiget til at råde over underleverandørens økonomiske, finansielle og/eller tekniske kapacitet for den del af opgaven, som underleverandøren forventes at udføre. Støtteerklæringen skal afleveres rettidig sammen med tilbuddet, for at den kan indgå i tilbudsevalueringen. Side 13 af 38

14 5 Tildelingskriteriet Kontrakten vil blive tildelt den Tilbudsgiver, der afgiver det for Udbyder økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterium Vægtning i procent Pris ** 30 % Kvalitet 50 % Webshop, herunder vil der blive foretaget en vurdering af; 20 % Fordelt med: - Synlighed af aftalevarer - Brugervenlighed - Søgefunktion - Varekurv 40 % 30 % 15 % 15 % ** Ved bedømmelsen af prisen, vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser jf. nedenfor. ** Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter og gebyrer. ** Tilbud skal afgives ved udfyldelse af Bilag 2 Tilbudsliste. ** Tilbuddet skal dække alle krav i udbudsmaterialet. 5.1 Evaluering af Pris I forhold til evalueringen af underkriteriet Pris, vil evalueringen basere sig på Tilbudsgivers prissætning på de i Bilag 2 Tilbudsliste angivne varelinjer, ud fra Udbyders samlede forventet forbrug, der primært baserer sig på historiske data. Det forventet forbrug fremgår ud for hver varelinje, der er kravspecificerede i Bilag 2 Tilbudsliste. De kravspecificerede varelinjer udgør ca. 80 % af den estimerede omsætning. Tilbudsgiver skal i sin prissætning på de i Bilag 2 Tilbudsliste angivne varelinjer medregne alle eventuelle omkostninger, udgifter og risici, som Tilbudsgiver forventer at have, idet Tilbudsgiver efterfølgende under kontraktperioden ikke vil være berettiget til, ud over det i udkast til kontrakt anførte, at kræve et større vederlag end de angivne tilbudspriser i Bilag 2 - Tilbudsliste. Tilbudsgiver opfordres derfor til at læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem. En kravspecificeret varelinje indgår kun i evalueringen af underkriteriet Pris såfremt en eller flere tilbudsgivere har budt korrekt ind på varelinjen. En varelinje er kun korrekt udfyldt, såfremt ALLE felter er udfyldt ud for varelinjen. Felter hvori Tilbudsgiver angiver tegn, såsom -, / og = betegnes ikke som korrekt udfyldt. Mangler en tilbudsgiver at byde ind på en varelinje eller er varelinjen ikke korrekt udfyldt, så vil Udbyder prissætte denne varelinje såfremt der er en eller flere andre tilbudsgivere der har budt korrekt ind på samme varelinje. Den dyreste af de tilbudte priser på varelinjen + 30 % overføres til den/de tilbudsgivere, der ikke har budt ind på varelinjen eller har udfyldt varelinjen mangelfuld eller forkert. Side 14 af 38

15 Med ovenstående menes, at alle de varelinjer, hvor mindst én tilbudsgiver har budt ind - og korrekt ind - på vil indgå i evalueringen af underkriteriet Pris. Dog gøres opmærksom på at såfremt Tilbudsgiver ikke har budt ind på det mindste antal krævede varelinjer (ca. 90 %) under hver varegruppe, så er Udbyder berettiget til, at erklære Tilbudsgiver for ukonditionsmæssig. Tilbudsgiver gøres opmærksom på at der i Bilag 2 Tilbudsliste, hvor det er relevant, vil blive taget højde for antal dele i sættet. Se tilbudslistens kolonne J Antal dele pr. sæt/model. Når Tilbudsgiver har udfyldt ALLE felter i en varelinje vil der automatisk blive beregnet en tilbudspris pr. stk. pr. sæt samt en tilbudssum pr. varelinje ( tilbudspris pr. stk. pr. sæt x forventet årligt forbrug ). Tilbudssummen for hver varelinje summeres nederst i Bilag 2 Tilbudsliste, således at der fremkommer en samlet tilbudssum. Det er den samlet tilbudssum der evalueres på baggrund af. Varelinjer med underliggende varelinjer: De steder hvor der er hovedvarelinjer med underliggende varelinjer vil der efter Tilbudsgivers udfyldelse af ALLE felter automatisk blive beregnet en gennemsnitsmængde (hvor dette er relevant) samt gennemsnitspris som efterfølgende ganges med forventet årligt forbrug for at få en tilbudssum pr. varelinje. Såfremt Tilbudsgiver byder på hovedvarelinjer med underliggende varelinjer, skal samtlige underliggende varelinjer udfyldes. Disse underliggende varelinjer skal være forskellige varianter/modeller. Såfremt der IKKE tilbydes det ønskede antal underliggende varelinjer, overføres højeste gennemsnitspris der er budt ind med på varelinjen, på samme måde som angivet ovenfor i dette afsnit. Ved hovedvarelinjer med underliggende varelinjer tæller de underliggende varelinjer som én (hoved)varelinje ved opgørelsen af det mindste antal krævede varelinjer der skal udfyldes under varegruppen. De tilhørende underliggende varelinjer skal alle opfylde de mindstekrav, som fremgår af hovedvarelinjen og Bilag 3 Kravspecifikation. Billedeksempel på hovedvarelinje med underliggende varelinjer findes under afsnit Vareprøver til brug for kvalitetsevaluering. Varelinjer hvorpå der skal tilbydes X assorterede modeller: Ved varelinjer hvorpå Tilbudsgiver skal tilbyde flere assorterede modeller (se eksempler på en sådan varelinje nedenfor under afsnit Vareprøver til brug for kvalitetsevaluering) vil Tilbudsgiver ud for varelinjen skulle udfylde kolonne H varenr. og kolonne I varemærke og produktbetegnelse for hver af de tilbudte assorterede modeller. I kolonne M/N Tilbudsgivers mindste bestillingsmængde skal det, hvor det kræves, udfyldes med ét tal, selvom der skal tilbydes X assorterede modeller. Det samme gælder for kolonne O Tilbudspris for 1 stk./sæt, hvor der kun skal tilbydes én pris. Dette skyldes at Udbyder ønsker én pris uanset hvilken af de assorterede sæt/modeller der købes. Der er udfor beskrivelsen af varelinjer hvorpå der efterspørges flere assorterede modeller gjort plads til, at Tilbudsgiver kan udfylde varenr. og varemærke og produktbetegnelse for hver af de assorterede modeller der tilbydes. Varelinjer hvorpå der skal tilbydes X assorterede modeller, tæller kun som én varelinje ved opgørelsen af det mindste antal krævede varelinjer der skal udfyldes under varegruppen. Det er et krav at Tilbudsgiver tilbyder det antal assorterede modeller der efterspørges, såfremt der bydes på en varelinje hvorpå der efterspørges X assorterede modeller. Side 15 af 38

16 5.2 Evaluering af Kvalitet Evalueringen af underkriteriet Kvalitet, vil ske gennem en praktisk kvalitetsevaluering af udvalgte produkter. Kvalitetsevalueringen vil blive foretaget for de produkter, som er markeret med et X i kolonne B Afprøvning i Bilag 2 Tilbudsliste. Der skal således ikke leveres vareprøver på de tilbudte produkter, som ikke er markeret med et X under kolonne B Afprøvning. Alle varelinjer der i Bilag 2 Tilbudsliste kolonne B Afprøvning er markeret med et X skal der så vidt muligt, af hensyn til indlevering af vareprøver, afgives tilbud på. Derfor er alle felter i varelinjer hvorpå der efterspørges vareprøve farvet GULE. Varelinjer hvorpå der efterspørges vareprøver tæller med ved opgørelsen af det mindste antal krævede varelinjer der skal udfyldes under varegruppen. Såfremt Tilbudsgiver ikke har budt ind - og korrekt ind på varelinjer hvorpå der efterspørges vareprøver, men ellers har udfyldt det mindste antal krævede varelinjer under hver varegruppe, så udgår varelinjen ikke som vareprøve. Tilbudsgiver vil dog i stedet opnå den dårligste pointscore i forbindelse med evalueringen af underkriteriet Kvalitet. Derudover vil der, som ovenfor beskrevet i afsnit 5.1 Evaluering af Pris, ske en prissætning af varelinjen hvor den dyreste af de tilbudte priser på varelinjen + 30 % overføres til den/de tilbudsgivere, der ikke har budt ind på varelinjen eller har udfyldt varelinjen mangelfuld eller forkert. Prissætningen af varelinjer hvorpå der efterspørges vareprøver, men som Tilbudsgiver ikke har budt ind og korrekt ind på, sker med udgangspunktet i at sikre et ens evalueringsgrundlag af underkriteriet Pris. Tildelingen af den dårligste pointscore på varelinjer hvorpå der efterspørges vareprøver, men som Tilbudsgiver ikke har budt ind eller korrekt ind på sker med udgangspunktet i at sikre et ens evalueringsgrundlag af underkriteriet Kvalitet. Der er således forskellige formål med at tildele den dårligste pointscore såfremt Tilbudsgiver ikke har budt ind eller korrekt ind på varelinjer hvorpå der efterspørges vareprøver og prissætningen af disse varelinjer. Udbyder har udvalgt de varelinjer til kvalitetsevaluering, som Udbyder vurderer er tilstrækkelige i forhold til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Udbyder har udvalgt vareprøver ud fra følgende hovedbetragtninger: Vareprøverne er repræsentative i forhold til de forskellige typer af produkter, der er omfattet af udbuddet Vareprøverne er dækkende i forhold til de efterspurgte varelinjer, hvorpå der er en stor omsætning Alle produkter der skal indleveres som vareprøve vil i kvalitetsevalueringen vægte lige meget hver. Kvalitetsevalueringen af de afkrydsede produkter i Bilag 2 Tilbudsliste, vil blive varetaget af Udbyders fagpersoner ud fra de opstillede kvalitetsevalueringsparametre for hvert produkt, som fremgår af Bilag 6 Kvalitetsevalueringsskema. Udbyders fagpersoner har gennem flere års arbejde blandt børn i børnehaver, SFO mm. opnået produktfaglig erfaring til at foretage denne kvalitetsevaluering. Udbyder har for en række af varegrupperne krævet, at de produkter der tilbydes under en varegruppe skal være af samme serie/mærke, se Bilag 3 Kravspecifikation, Fane Krav Udvalgte varegrupper. Dette gælder varegrupper hvor Udbyder mener, at for at barnet får den optimale oplevelse af legetøjets sammenhængende værdi, så er det væsentligt, at produkterne passer sammen æstetisk og funktionelt. Side 16 af 38

17 5.2.1 Vareprøver til brug for kvalitetsevaluering Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbuddet stille vareprøver til rådighed for Udbyder. Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud. Det vil altså sige, at vareprøverne IKKE skal afleveres sammen med tilbuddet. Det forventes, at vareprøverne skal afleveres mandag i uge 21. Udbyder kontakter konditionsmæssige tilbudsgivere i uge 20 med henblik på at aftale nøjagtig tidspunkt og sted for levering af vareprøver. I forbindelse med afleveringen gennemgår Udbyder og Tilbudsgiver i fællesskab at alle ønskede vareprøver er med. Mangler vareprøver eller dele af vareprøver får Tilbudsgiver mulighed for at efterlevere de manglende vareprøver på et nyt tidspunkt i uge 21. Kan Tilbudsgiver ikke levere alle de efterspurgte vareprøver eller er vareprøverne mangelfulde er Tilbudsgivers tilbud ikke ukonditionsmæssig, men Tilbudsgiver vil i stedet opnå den dårligste pointscore i forbindelse med evalueringen. Der vil ikke blive afregnet for anvendte vareprøver i kvalitetsevalueringsperioden. Vareprøverne skal afhentes igen efter endt kvalitetsevaluering. Efter endt kvalitetsevaluering fremsendes der mail til Tilbudsgiver vedr. afhentning af de kvalitetsevaluerede vareprøver. Det forventes, at vareprøverne skal afhentes i uge 22. Levering og afhentning af vareprøver til kvalitetsevaluering sker for Tilbudsgivers regning og risiko. Det kan ikke garanteres, at den enkelte vare gen-indpakkes i identisk emballage, ligesom den endelige sammenpakning for returtransport påhviler den enkelte tilbudsgiver. Der skal iht. Bilag 2 Tilbudsliste leveres 66 produkter til kvalitetsevaluering. Vareprøverne skal leveres på engangspaller af hensyn til den interne transport under kvalitetsevalueringen og opbevaring. Max pallebredde er 80 cm og max pallelængde er 120 cm, f.eks. en almindelig størrelse euro-palle. Pallen/pallerne skal kunne transporteres / flyttes med en palleløfter. Vareprøver der leveres til kvalitetstest, skal opfylde følgende: - Vareprøverne skal svare nøjagtigt til de tilbudte produkter på Bilag 2 Tilbudsliste. - Vareprøverne skal være tydeligt mærket med positionsnummer fra tilbudslisten. Tilbudsgivers navn må ikke fremgå af vareprøven medmindre der er tale om en vare, som Tilbudsgiver selv producerer. - Det er vigtigt at madrasser og andre varer, som er lagt i f.eks. barnevogne også er mærket med positionsnummer fra tilbudslisten. - Alle tekniske/justerbare produkter skal vedlægges en brugsanvisning/vejledning til kvalitetsevalueringen. Det gælder for varer som f.eks. institutionskøretøjer. Der henstilles til, at de følgende punkter så vidt muligt også følges: - Vareprøver skal leveres i samme indpakning/emballage, som produkterne efter en evt. kontraktstart vil blive leveret i. - Vareprøverne skal leveres samlet. Side 17 af 38

18 - Hvis et puslespil fra producentens side kun er emballeret i folio og dermed ikke i en æske skal der vedlægges en lynlåspose, som det kan genpakkes i, efter fagpersoner har brudt originalemballagen. Det samme gælder andre produkter hvor originalemballagen ikke kan genbruges efter at have været brudt. For nogle varelinjers vedkommende er det i Bilag 2 Tilbudsliste anført, at der efterspørges X-antal assorterede modeller for disse varer gælder det, at der kun skal leveres én vare til kvalitetsevaluering Eksempler på varelinjer hvor der efterspørges assorterede modeller: 113 X 58 Stk. 114 X 19 Sæt Voksenlignende kvinde dukke af hudfarvet plast med nylonhår. Leveres med 1 sæt tøj med mulighed for at skifte tøj. Der skal kunne tilbydes minimum 3 forskellige assorterede dukker (Prisen der skal tilbydes er for én dukke). Dukketøj til ovenstående kvinde dukke med tilhørende sko, tasker eller andre accessoires. Sættet skal indeholde minimum 3 dele. Der skal kunne tilbydes minimum 5 assorterede sæt (Prisen der skal tilbydes er for ét sæt). Hudfarvet plast med nylonhår. Vaskbart stof cm. Ved hovedvarelinjer med underliggende varelinjer hvorpå der efterspørges vareprøver skal der kun leveres én af de underliggende varelinjer til kvalitetsevaluering Eksempel på hovedvarelinje med underliggende varelinjer: 175 X 200 Dele Knoppuslespil 6-10 brikker. Der skal tilbydes 3 knoppuslespil med forskellige motiver. 177,1 Knop 1 177,2 Knop 2 177,3 Knop 3 Træbrikker med knop 1 år og opefter Kvalitetsevaluering af vareprøver Ved kvalitetsevalueringen tjekkes for parametre, som er konstrueret for hvert positionsnummer hvorpå der skal indleveres vareprøver. For positionsnummer 41 Stort blandet konstruktionssæt. tjekkes der f.eks. for følgende parametre; Testparametre ved pos.nr. 41 Stort blandet konstruktionssæt dele Spørgsmål Point Kommentarer til point 1 Er klodseren lette at sætte sammen/samle? 2 Hvordan er farverne (er de klare)? 3 Hvordan holder klodserne sammen når de først er sat sammen (holder de godt sammen uden at være alt for svære at skille ad igen)? 4 Hvordan er din total oplevelse af kvaliteten? Side 18 af 38

19 Kvalitetsevalueringsparametrene indsættes i et skema se eksempel ovenfor hvorefter der gives point for, hvor godt produktet opfylder parametrene. Oversigt over kvalitetsevalueringsparametre for alle positionsnumre hvorpå der skal indleveres vareprøver kan ses i Bilag 6 Kvalitetsevalueringsskema. 5.3 Evaluering af Webshop Fagpersoner hos Udbyder evaluerer underkriteriet Webshop. Fagpersonerne vil vurdere hvert delkriterie for sig. Der er i alt fire delkriterier, se nærmere herom ovenfor i afsnit 5 Tildelingskriteriet. Fagpersonerne vil foretage en samlet vurdering af hvert delkriterie ud fra de definerede konkurrenceparametre. Konkurrenceparametrene pr. delkriterie fremgår af Bilag 3 Kravspecifikation, Fane Krav Webshop. I evalueringen indgår alene forhold, der går ud over de stillede mindstekrav. Til brug for bedømmelsen af underkriteriet Webshop anvendes Tilbudsgivers præsentation på et præsentationsmøde. Der vil dog ikke blive afholdt præsentationsmøder med ukonditionsmæssige tilbudsgivere. Præsentationsmøderne vil som udgangspunkt blive afholdt medio uge 21. Det forventes at hvert præsentationsmøde varer 1 time. Udbyder kontakter konditionsmæssige tilbudsgivere i uge 20 med henblik på at aftale nøjagtig tidspunkt og sted for præsentationsmøderne. 6 Kravspecifikation I nærværende afsnit angives forhold vedrørende Bilag 3 Kravspecifikation. I kravspecifikationen indgår både mindstekrav samt delkriterier. Mindstekrav er krav, der skal være opfyldt, ellers er Udbyder berettiget til at anse tilbuddet for ukonditionsmæssig. Underkriterierne og de eventuelle tilhørende delkriterier konkurreres der på. Såfremt der er tvivl vedrørende forståelsen af et mindstekrav opfordres Tilbudsgiver til at stille spørgsmål, jf. 1.3 Tidsfrister og kontaktoplysninger. Side 19 af 38

20 7 Tjekliste Følgende huskeliste er ment som en hjælp til Tilbudsgiverne for at gøre det mere overskueligt at aflevere et tilbud, der opfylder de nødvendige formkrav. Det anbefales derfor at gennemgå huskelisten. Formkrav Krav til materiale Beskrivelse Afleveringssted: Tilbud skal afleveres pr. , sendes pr. post eller afleveres personligt til: Horsens Rådhus Indkøbsfællesskabet HHO, lokale Rådhustorvet Horsens Att.: Gitte Sneborg Alrøe udbud-hho@horsens.dk Tilbud skal indleveres i elekronisk format: Sammenslutninger af tilbudsgivere: Støtteerklæring Vareprøver Tilbuddet inkl. alle bilag skal afleveres i elektronisk format, enten vedhæftet pr. eller på CD-rom eller USB-nøgle ved afsendelse pr. post og personligt frem-møde. Tilbudsmaterialet skal være kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF, dog skal Bilag 2 Tilbudsliste samt Bilag 3 Kravspecifikation være i Microsoft Excel kompatibelt format. Se desuden 1.3 Tidsfrister og kontaktoplysninger og 2.4 Formkrav for yderligere information herom. Hvis der bydes som et konsortium, skal samtlige deltagere give samtlige oplysninger under afsnit 4 Egnethedskriterier, og der skal angives med hvilken konsortiedeltager der kan føres afklarende drøftelser med virkning for alle deltagere i konsortiet. Såfremt der skal vurderes på en underleverandør i egnethedsvurderingen, skal der rekvireres en støtteerklæring hos Udbyder (se link hertil i afsnit 4 Egnethedskriterier), som skal udfyldes og indsendes sammen med tilbuddet. Vareprøver skal KUN indleveres for konditionsmæssige tilbudsgivere efter tilbudsfristen og opfylde kravene hertil, jf. afsnit 5.2 og Bilag Dokumentation / Titel Bemærkninger Side 20 af 38

21 Bilag 1a Underskrift og oplysninger Bilag 1b Nøgletal Bilag 1c Referenceliste Regnskab Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Kravspecifikation Bilag 4 Varsling af sortiments- og prisændringer Bilag 5 Leveringsadresser og fakturering Bilag 6 - Kvalitetsevalueringsskema Udfyld kontaktoplysninger og underskriv bilaget. Udfyldes og medsendes. Såfremt årsregnskab / årsrapport ikke kan revisorattesteres skal nøgletallene revisorattesteres. Udfyld de krævede felter og medsend det udfyldte bilag. Årsregnskab / årsrapport for seneste afsluttede regnskabsperiode skal medsendes eller det skal angives, hvor Udbyder kan finde årsregnskabet på Internettet. Regnskabet skal være revisorattesteret af en statsautoriseret eller registreret revisor og revisionspåtegningen skal fremgå. Udfyld de krævede felter og medsend det udfyldte bilag. Såfremt Tilbudsgiver udfylder felterne vedr. leveringsbetingelser i fanen Krav Generelt, så skal bilaget medsendes. Såfremt felterne vedr. leveringsbetingelser i fanen Krav Generelt ikke udfyldes af Tilbudsgiver, så behøver bilaget ikke at medsendes. Bilaget bruges såfremt der er sortiments- eller prisændringer under kontraktforløbet, og skal derfor ikke udfyldes og medsendes. Skal ikke udfyldes og medsendes. Bilaget er til orientering. Skal ikke udfyldes og medsendes. Bilaget er til orientering. Side 21 af 38

22 8 Udkast til rammekontrakt Nærværende udkast til rammekontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontraktudkastet skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver. Kontraktudkastet udfyldes af Udbyder i forbindelse med en eventuel kontraktindgåelse. Rammekontrakt om Levering af Legetøj (Inde og ude) mellem [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR nr.] (herefter kaldet Leverandøren) og [Kommune] [Adresse] [Postnr.] [By] (herefter kaldet Ordregiver) Side 22 af 38

23 1. Kontraktens genstand Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og Lov nr. 492 af 12. maj 2010 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om håndhævelse af udbudsreglerne med senere ændringer. Kontrakten beskriver Ordregivers og Leverandørens forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Nærværende kontrakt mellem Leverandøren og Ordregiver B. Offentliggjorte spørgsmål/svar samt som følge heraf - evt. øvrige supplerende oplysninger til udbudsmaterialet, der ligger til grund for kontrakten af [dd.mm.åååå] C. Evt. uddybende materiale, som er nærmere aftalt mellem Leverandøren og Ordregiver, herunder eventuelle forståelsesmæssige præciseringer som anført i mødereferat fra afholdt afklarende møde. D. Udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver af [dd.mm.åååå] E. Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] De oplysninger der fremgår af offentliggjorte spørgsmål/svar og offentliggjorte rettelsesblade til udbudsmaterialet som medfører ændringer i kontrakten indarbejdes i kontrakten før kontraktunderskrift, eller vedlægges som bilag til kontrakten. 2. Kontraktens omfang Levering af legetøj til inden- og udendørs brug til Ordregiver. Leverandøren forpligter sig ved kontrakten til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser i hele kontraktperioden (inkl. option). Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som Ordregiver løbende afgiver. Relevant personale hos Leverandøren skal orienteres om kontraktgrundlaget, således at det sikres, at Ordregiver kun tilbydes produkter, som er omfattet af kontrakten. Ordregiver er generelt ikke forpligtet til at benytte de angivne optioner i kontrakten, men forbeholder sig udelukkende retten hertil. 3. Kontraktens varighed Kontrakten træder i kraft den og gælder indtil den Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til Leverandøren senest én måned før udløb af kontrakten, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Ordrer, der er tilgået Leverandøren inden kontraktperiodens udløb, skal effektueres i henhold til nærværende kontrakt. Kontrakten er uopsigelig for Leverandøren i hele kontraktperioden inklusiv eventuelle forlængelser, medmindre andet følger af denne kontrakt. Ordregiver kan opsige kontrakten med 3 måneders varsel. Side 23 af 38

24 4. Tildeling af konkrete ordrer Ordregivers træk på kontrakten vil foregå ved direkte tildeling til Leverandøren, til enhver tid afhængigt af Ordregivers behov. 5. Kvaliteten af de tilbudte og leverede produkter For alle tilbudte og leverede produkter under denne kontrakt kræves det, at produkterne skal være af en kvalitet, som gør det velegnet til institutionsbrug. Der skal være tale om produkter som kan tåle at blive brugt intensivt over længere tid. Desuden gælder, at produkterne skal være rengøringsvenlige og CE-mærket samt overholde Legetøjsdirektivet 2009/48/EF. Alt malet trælegetøj skal kunne modstå vand og bid uden, at malingen skaller af og opløses. Alt legetøjsmad (positionsnummer ) og alle legetøjsdyr (positionsnummer 31-40) som fremgår af Bilag 2 Tilbudsliste, skal være i naturtro farver. Tegninger / Billeder på pusle- og spillebrikker skal være klare og tydelige i farverne og billederne skal være vellignende. Alle produkter tilbudt og leveret under varegruppen Udeleg og Udeliv som fremgår af Bilag 2 - Tilbudsliste skal være solide og overflader stabile. Produkterne skal være robuste og slagfaste. For alle plastprodukter tilbudt og leveret under varegruppen Udeleg og Udeliv som fremgår af Bilag 2 Tilbudsliste gælder, at det skal være af tykt og blød plast (polypropylen plast), således at frostsprængning ikke forekommer så nemt. Håndtag på alle institutionskøretøjer tilbudt og leveret under denne kontrakt skal være af god og solid plast eller gummikvalitet, og være fastmonteret på styr. 6. Bestilling af produkter Varebestillinger skal kunne afgives via Leverandørens webshop, pr. og telefon. Alternativt også ved konsulentbesøg. Ordregiver skal telefonisk kunne bestille varer på alle hverdage inden for Leverandørens normale åbningstid, dog minimum i tidsrummet kl. 9-15, fredag dog til kl. 14. Bestilling via Leverandørens webshop og pr. mail skal kunne ske døgnet rundt. Efter bestilling skal Ordregiver altid modtage en ordrebekræftelse også ved mundtlig afgivet ordre - med angivelse af priser på de bestilte varer. Ordrebekræftelsens priser skal stemme overens med de priser der vil fremgå af fakturaen. Udgangspunktet for samarbejdet vil altid være, at Leverandøren udelukkende tilbyder Ordregivers institutioner m.fl. produkter, der er omfattet af Kontrakten. Eventuel fravigelse herfra kan kun ske efter aftale med Ordregivers indkøbskontor. Side 24 af 38

25 7. E-handel Ordregiver anvender på nuværende tidspunk ikke e-handel. I det omfang Ordregiver fremtidigt i kontraktperioden vælger at anvende e-handel, skal Leverandøren vederlagsfrit kunne levere elektronisk samhandel ved brug af e-handelssystemet som Ordregiver måtte vælge. Det vil sige levering af elektronisk varekatalog, mulighed for elektronisk ordreafgivelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data. 8. Webshop og implementering af kontrakt Webshoppen skal senest være kørende ved kontraktstart. Ved en kørende webshop forstår Ordregiver, at webshoppen opfylder alle stillede mindstekrav i udbudsmaterialet samt det af Leverandøren præsenteret i forbindelse med besvarelse af konkurrenceparametrene i webshoppen og på præsentationsmødet den [dd.mm.åååå]. Leverandøren er ansvarlig for, at det i kontrakten tilgængelige produktsortiment altid er korrekt opdateret i hele kontraktens løbetid, hvad angår ydelser, beskrivelser, priser, billeder mv. Varenummer og varetekst skal være identisk med kontraktens prisliste. Webshoppen skal indeholde et elektronisk varekatalog over hele kontraktens sortiment. Det skal fremgå, hvilke produkter der er aftaleprodukter. Ordregiver skal have mulighed for at se Leverandørens øvrige sortiment i webshoppen. Ordregiver skal desuden have mulighed for, at udpege produkter eller produktgrupper, som bestillerne/brugerne ikke må have adgang til på webshoppen. Dette gælder f.eks. hvis der er andre aftaler på en produktgruppe som fremgår af Leverandørens sortiment. Dette kunne f.eks. dreje sig om kontorvarer eller hobby- og beskæftigelsesmaterialer. Indenfor 30 dage efter kontraktstart skal Leverandøren sørge for at få oprettet de af Ordregivers bestillere/brugere som måtte ønske det. Det er Leverandørens ansvar, at tage kontakt til Ordregivers bestillere/brugere herom. Dette kan f.eks. ske igennem et brev sendt til Ordregivers institutioner, indeholdende unikt brugernavn og password til Leverandørens webshop. Såfremt Leverandøren påtænker at udsende et egentlig nyhedsbrev om kontrakten, skal Indkøbsfællesskabet HHO have godkendt dette på forhånd samt have Indkøbsfællesskabet HHOs logo på nyhedsbrevet inden det sendes ud. Dette for at gøre Ordregivers institutioner opmærksomme på at der er sagt god for brug af webshoppen samt aftalen generelt. Indenfor 60 dage efter kontraktstart skal Leverandøren have hjulpet og uddannet Ordregivers bestillere/brugere i brugen af webshoppen, såfremt bestillere/brugere måtte ønske det. Dette kan f.eks. ske igennem afholdelse af implementeringsmøder, afhængigt af hvad den enkelte bestillerenhed under Ordregiver ønsker. Leverandøren skal være opmærksom på, at konsulentbesøg skal aftales i forvejen, jf. 24 Kontakt mellem parterne. Leverandøren skal desuden i hele kontraktens løbetid kunne hjælpe og uddanne nye bestillere/brugere såfremt behovet herfor opstår. I kontraktens løbetid skal Ordregivers bestillere/brugere til hver en tid kunne ringe til Leverandøren for at få oprettet brugerlogins vederlagsfrit. Når en medarbejder fratræder hos Ordregiver skal Ordregiver have mulighed for at få medarbejderens brugerlogin slettet, således at dette ikke kan benyttes efter fratrædelsen. Side 25 af 38