EU-UDBUD CYKLER OG TILBEHØR

Transkript

1 EU-UDBUD CYKLER OG TILBEHØR OFFENTLIGT EU-UDBUD VAREKØB EU-UDBUD NR: ODENSE KOMMUNE MAJ 2014

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbudsansvarlig Opgavens omfang Kontraktindgåelse Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Vareprøver Afprøvning Aftalegrundlag Alternative tilbud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Aktindsigt Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Kravspecifikation Rammekontrakt Parterne Aftalegrundlag Aftalens omfang Aftaleperiode Optioner Kontakt mellem parterne Bestilling af varer Levering og leveringsbetingelser Følgeseddel Returvarer Fakturering Priser Prisregulering Betalingsbetingelser Bonusudbetaling til tredjemand Statistik Statistik til brug ved genudbud Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Side 2/35

3 22 Mangler Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Garanti og reklamation Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Ændring af produktsammensætning Tavshedspligt og offentliggørelse af aftalen Aftaleændringer Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Opsigelse fra Kommunens side Miljø Etik og socialt ansvar Underskrift Bilag Bilag 1 Tilbudsbesvarelse Bilag 2 Tro og love erklæringer Bilag 3 Virksomhedsoplysninger Bilag 4 - Referenceliste Bilag 5 Aktindsigt Bilag 6 - Tidsplan Side 3/35

4 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af Cykler og Knallerter m.v. til følgende kommune: Odense Kommune Flakhaven Odense C (herefter kaldet ordregiver.) Odense Kommune er med et befolkningstal på borgere landets 3. største kommune. Odense Kommune har 5 forvaltninger som har følgende ansvarsfordeling: Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er ansvarlig for en række opgaver i Odense Kommune blandt andet socialt arbejde, beskæftigelse, integration og borgerservice. Forvaltningen tager sig også af juridiske opgaver og er sekretariat for rådmanden, socialudvalget og arbejdsmarkedsudvalget. By- og Kulturforvaltningen varetager blandt andet opgaver indenfor by-, miljø-, energi- og affaldsplanlægning, byfornyelse og boligforbedring, miljølovs- og bygningsmyndighed, varmeforsyningslov, støttet byggeri, bygnings- og boligregistrering, jordforsyning samt køb og salg af fast ejendom, udlejning, drift og vedligeholdelse af kommunale ejendomme, anlæg og drift af veje, pladser, kirkegårde og grønne områder, kollektiv trafik, administration af biblioteker, museer og anden kulturel aktivitet og sekretariatsopgaver for Huslejenævnet, Beboerklagenævnet, Hegnssynet og taxibevillinger. Ældre- og Handicapforvaltningen er ansvarlig for en række forskellige opgaver i forhold til ældre og personer med et handicap. Forvaltningen varetager bl.a. hjemmehjælp, madordning, kørsel og bolig til ældre og personer med fysiske og psykiske handicap. Derudover er forvaltningen ansvarlig for genoptræning og aktiviteter for ældre og personer med handicap og for tildelingen af hjælpemidler til de, der har behov for dette. Børn- og Ungeforvaltningen varetager Odense Kommunes opgaver indenfor folkeskole, børnepasning, fritidsvirksomhed, kommunal tandpleje samt en række specialindsatser overfor børn og unge - herunder pædagogisk/psykologisk rådgivning. Borgmesterforvaltningen er ansvarlig for en række centrale opgaver i Odense Kommune blandt andet planlægning, økonomi, personale, brandvæsen, kommunikation og internationale forhold. Forvaltningen tager sig også af juridiske opgaver og er sekretariat for borgmesteren, økonomiudvalget og byrådet. Aftalen omfatter ud over kommunens egne institutioner som udgangspunkt også selvejende institutioner med kommunale tilskud i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster. Øvrige afdelinger og selskaber der kan benytte aftalen på option Odense Renovationsselskab A/S Samaqua A/S Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside Side 4/35

5 Miljøvision: Odense Kommunes vision er at være Danmarks mest bæredygtige storby, der går foran og viser vejen for andre kommuner på fire centrale områder. Visionen om at blive Danmarks mest bæredygtige storby skal gennemføres med fokus på en række indsatsområder indenfor Miljøpolitikkens fire strategier: Den bæredygtige by Klimaby i europæisk særklasse Danmarks grønneste storby Byen med bæredygtighed for børn og unge Miljøpolitikken og Mobilitetsplanen kan læses på Udbudsansvarlig Odense kommune, Udbud og Kontraktstyring er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet Indtil kontraktskrivning varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: Odense Kommune Udbud Flakhaven 2, værelse Odense C Kontaktperson: Sandy Lykke Lützen Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit Opgavens omfang Opgaven indgås som en rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med én virksomhed for perioden med mulighed for forlængelse 1x12 mdr. Der ønskes tilbud på: El-cykler og tilbehør 2-hjulede cykler og tilbehør Ladcykler og tilbehør Reservedele Reparationsydelser Reservedele til allerede indkøbte cykler vil blive købt på rammeaftalen i det omfang at Tilbudsgiver er lagerførende af reservedele til de pågældende mærker. Simple reparationsydelser på el-cykler varetages centralt af Odense Kommune selv, og således vil der på dette område være tale om én stor kunde, der køber reservedele ind i større mængder. Udbudsområdet indeholder ikke institutionskøretøjer, da disse hører til udbudsområdet Legetøj (løbecykler, tre-hjulede cykler, cykelanhængere, go-karts, børnecykler med store gummihjul, etc.). Side 5/35

6 Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de i udbuddet omfattede produkter hos den valgte tilbudsgiver på de i udbudsmaterialets nævnte vilkår. Det samlede forbrug af produkter og tjenesteydelser omfattet af udbuddet udgør på årsbasis cirka 1 mio. danske kr. ekskl. moms. Heraf vil den største del af forbruget ligge på el-cykler og tilbehør. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Det anførte forbrug inden for de enkelte produkttyper er skønnede mængder, udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet og forventede handlemønster. Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 3. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på kontraktforlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4 Rammekontrakt. 1.4 Kontraktindgåelse I tilfælde af at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver indgås den i kapitel 4 vedlagte rammekontrakt. Kontrakten regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Kontrakten udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. Side 6/35

7 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). Udbuddet er bekendtgjort ved udbudsbekendtgørelse nr Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 2 eksemplarer. Prislister og eventuelle varekataloger og vareprøver skal dog kun fremsendes skriftligt i ét eksemplar. Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på eller USB. Der SKAL fremsendes følgende: Bilag 1 - Tilbudsbesvarelse o Læs vejledning i første fane o Udfyld fanerne Krav til tilbud og Tilbudspriser som beskrevet i vejledning Bilag 2 Tro og Love erklæring - underskrevet Bilag 3 Virksomhedsoplysninger udfyldt og underskrevet o Herunder kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring (kan dog fremsendes ved aftaleindgåelse) Bilag 4 Referencer Derudover ønskes også udfyldt og fremsendt: Bilag 5 Aktindsigt Alle Tilbudsgivere hvis tilbud er konditionsmæssige, vil skulle udlåne vareprøve som beskrevet i 2.9 Vareprøver. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi af det fulde tilbud i indhold er identisk med det originale tilbud. I tilfælde af modstrid mellem dokumenterne vil det være den originale papirversion, der har forrang. Såfremt et dokument ved en fejl ikke er indeholdt i den originale papirversion men findes i den elektroniske kopi, dømmes tilbudsgiver ikke ukonditionsmæssig. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om supplerende oplysninger. Tilbudsbesvarelsen er vedlagt dette udbudsmateriale som bilag 1 Ved tilbudsafgivelsen SKAL tilbudsbesvarelsen udfyldes elektronisk. Således skal alle punkter i tilbudsbesvarelsen besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på svensk, norsk eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter Side 7/35

8 anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Dette gælder dog ikke eventuelle vareprøver. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Sandy Lykke Lützen, pr. sall@odense.dk, med emnet: "Spørgsmål EU udbud 2014 Udbud af Cykler og Tilbehør senest den kl Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på udbyders hjemmeside på adressen senest d Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden tilbudsfristens udløb, vil ikke blive besvaret. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud Cykler og Tilbehør og Må kun åbnes af Udbud og Kontraktstyring Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest onsdag den kl på følgende adresse: Odense Kommune Udbud Flakhaven 2, værelse Odense C Att.: Sandy Lykke Lützen Den elektroniske del af tilbuddet kan afleveres sammen med det fysiske eksemplar af tilbuddet på en USB stick, eller det kan fremsendes på . Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Side 8/35

9 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end den i dette punkt anførte frist. 2.9 Vareprøver Til brug for vurdering af de kvalitative underkriterier og vurdering af overholdelse mindstekrav af de indkomne tilbud, skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbuddet stille vareprøver til rådighed til ordregiver i den i afsnit 2.10 afgivne periode. Vareprøverne skal leveres på et af ordregiver senere angivet tidspunkt og adresse. Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud. Der skal afleveres vareprøver af de i Tilbudslisten (Bilag 1) afmærkede produkter mærket med udbuddets positionsnummer samt tilbudsgivers varenummer. Der skal endvidere vedlægges produktdatablad sammen med vareprøven. Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte, der ligeledes er specificeret til fulde i afsnit 3. Hvis der er flere størrelser af samme type produkt, medsendes kun én størrelse Afprøvning Ordregiver forbeholder sig retten til at afprøve de tilbudte produkter på et eller flere af ordregivers brugssteder fra tirsdag i uge 34. Nærmere tidspunkt vil blive meddelt direkte til Tilbudsgiver i løbet af fredag d. 15. august. Tilbudsgiver bør træffe foranstaltninger til at kunne indlevere vareprøve markeret i tilbudslisten tirsdag d. 19. august. Cyklen vil blive afprøvet på en alm. formiddagstur for hjemmeplejen. Efter afsluttet afprøvning vil Tilbudsgiver kunne afhente de tilbudte produkter. Tilbudsgiver afholder udgifterne til en eventuel afprøvning. Såfremt brugergruppen før eller under afprøvning af et produkt vurderer, at det ikke er fagligt forsvarligt at anvende, forbeholder ordregiver sig ret til ikke at iværksætte afprøvning eller at afbryde afprøvningen tidligere end aftalt Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte kontrakt. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte kontraktperiode Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. Side 9/35

10 2.13 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere Ordregivers forbehold Den estimerede omsætning er under forbehold af byrådets fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, fx som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. De anførte volumen og beløb er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperiode og tilbudsgiver er dermed ikke sikret den anførte omsætning. I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt der indgås obligatorisk(e) aftale(r), vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og de(n) valgte tilbudsgiver på området. Odense Kommune forbeholder sig ret til, at få leveret produkter / ydelser indenfor det udbudte område som led i kommunens egne beskæftigelsesprojekter. Odense Kommune forbeholder sig ret til, at købe reservedele til allerede indkøbte cykler udenfor rammeaftalen, hvis Tilbudsgiver ikke er lagerførende af de pågældende mærker Tilbudsgivers forbehold Forbehold er ikke muligt Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i bilag 4 angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget skal afleveres sammen med tilbuddet. Såfremt bilaget ikke er vedlagt tilbuddet, kan ordregiver udlevere tilbuddet uden undtagelser ved en anmodning om aktindsigt. Det er dog Ordregiver der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en aktindsigt Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet ved at udfylde bilag 2 og 3. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Tilbudsgivers personlige forhold Side 10/35

11 Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i direktiv nr. 2004/18/EF af Fortrykt formular er vedlagt som bilag 2 og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 2 og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Økonomisk og finansiel formåen Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 1 Mio. skal vedlægges tilbuddet eller fremsendes i forbindelse med kontraktindgåelse. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Bilag 4. Oplysning om de involverede teknikere eller tekniske organer, og især dem, der er ansvarlige for kvalitetskontrollen, uanset om de hører til i den økonomiske aktørs virksomhed eller ej Tildelingskriterium Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Delkriterium 1. Pris vurderes ud fra den tilbudte pris på cykler, tilbehør samt reservedele: Pris på el-cykler vil blive vurderet ud fra totaløkonomi, hvor batteriets forventede levetid vil indgå i beregningen af cyklens pris Vægt 50 % Øvrige priser vil blive vægtet i forhold til forventet årligt indkøb 2. Kvalitet, funktionalitet og brugervenlighed vurderes ud fra dels afprøvning af el-cyklerne, samt beskrivelser/datablade for samtlige tilbudte cykler. Der vurderes på: Garanti på el-cyklernes batteri og motor Det overordnede kvalitetsmæssige indtryk af elcyklerne ud fra de vedlagte materialebeskrivelser samt afprøvningen El-Cyklernes brugervenlighed og ergonomi, herunder om de er lette at indstille og er egnede hertil Det overordnede kvalitetsmæssige indtryk af cykler samt ladcykler ud fra de vedlagte materialebeskrivel- 35 % Side 11/35

12 ser 3. Service vurderes ud fra Tilbudsgivers beskrivelse af, hvad Tilbudsgiver kan tilbyde i forhold til de af Ordregiver vægtede servicekrav 15 % Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. 3. Kravspecifikation Odense Kommune ønsker cykler, som kræver et minimum af vedligeholdelse, er driftsikre og solide. Cyklerne skal være i overensstemmelse med Cykelbekendtgørelsen BEK nr 316 af 20/05/1999 og senere ændringer. For alle typer af cykler udbudt på aftalen, ønskes følgende specifikationer: Rustfri dele Som minimum skal følgende dele være rustfri (herunder aluminium): eger nav skærme skærmstivere fælge styr sadelpind pedaler evt. frempind kæden som minimum rustbeskyttet Skruer/møtrikker/bolte så vidt muligt rustfri. Enkelte andre dele kan være af andet materiale end aluminium eller rustfrit stål, såsom krankaksel, aksel for pedal, bremseklo, og lign. dele, hvor rustfrit materiale ikke er tilgængeligt. Acceptable materialer til disse dele er: coated støbegods eller hærdet stål eller tilsvarende. Krankakslen skal være indkapslet og således beskyttet mod rustangreb af lukket hus. Styr og sadel Styr og sadel skal være lette at højdejustere, og det skal kunne gøres manuelt uden værktøj. Det er ønskeligt, at begge dele også kan vinkelindstilles. Fremvisning og afprøvning Ved køb kan det forekomme, at der ønskes fremvisning og afprøvning af cyklen. Ved geografisk placering mere end 30 min på cykel fra Odense C, skal tilbudsgiver, ved kundens anmodning, fremvise cykler på kundens adresse i almindelig arbejdstid. Dette skal ske uden yderligere omkostninger for kunden. Side 12/35

13 Reperation Ved behov for reparation kan kunden anmode om afhentning og tilbagelevering af cyklen på kundens adresse. Denne ydelse prissættes i Bilag 1, tilbudsbevarelse. Leveringstid Cykler: Styksalg skal kunne leveres indenfor 3 dage Mængdeindkøb cykler: stk.: max. 2 uger Tilbehør: Styksalg skal kunne leveres fra dag til dag Reservedele: Det forventes at de mest anvendte reservedele findes på lager, således at reparation af cyklerne kan ske uden forsinkelse. Øvrige reservedele skal kunne leveres indenfor 2 dage. Enkle reparationer (punktering, gearjustering, eftersyn, etc.) 1-2 hverdage Større reparationer: ca. 3 dage. Hvis dette ikke er muligt skal Tilbudsgiver stille lånecykel til rådighed, betaling for en sådan skal anføres på tilbudslisten (bilag 1) Levering Ved levering skal cyklerne være klar til brug, dvs. alt udstyr inkl. løsdele skal være monteret og efterspændt. Vedligeholdelse Der ønskes oplæring i vedligeholdelse af alle typer cykler samt mulighed for vejledning ved køb af cykler og tilbehør. Service Der lægges vægt på fleksibilitet mht. indlevering af cykler til reparation og at cykelværkstedet findes indenfor Odenses bygrænse. Hvis dette ikke er muligt ønskes mulighed for afhentning og tilbagelevering af cykler på brugers adresse. El-cykler El-cykel klassisk model Damemodel med stelstørrelse: 48 cm +/- 2 cm Lav indstigningshøjed på cm Alustel Dobbelbundede fælge 7 eller 8 indvendige gear Slagfast pulverlak Farven skal mørk Skærme for og bag Godkendt lås (fastsiddende med nøgle) Godkendte for og baglygter (magnetlygter, blink skal fortsætte mindst 2 min efter stop) Baglygte forbundet til cyklens batteri Refleks for og bag og på siden af fælge eller dæk Bagagebærer i alu eller sort stål Cykelkurv foran, samt stabilisatorfjeder Punkterhæmmende dæk med ekstra kraftig beskyttelse Ringeklokke Stabil v-støttefod, justerbar Min. 3 hjælpeniveauer, der skal kunne skiftes nemt mellem disse Display der viser batteriniveau og hjælpeniveauer Side 13/35

14 Vægt Cyklen må maksimalt veje 25 kg uden batteri Batteri Lithiumtypen, skal kunne tåle opladning uden at være helt afladet Skal kunne fastlåses på cyklen og skal kunne medtages til opladning i ekstern ladestation Kapacitet skal være min. 10 amperetimer Rækkevidde km pr. opladning Aktiveres ved tråd i pedalerne Levetid skal være min. 3 år ved korrekt brug Ladestation eller integreret ladestik Garanti skal være min 2 år Motor Indkapslet Effekt på min 200 Watt Forshjulstrukket 36V børsteløs DC elektromotor Levetid min 4 år Bremse Fodbremse Håndbremse Cykler Klassisk model og City Bike Klassisk model stelstørrelse: 48 +/- 2 cm til damer City bike stelstørrelse 48 +/- 2 cm til damer, 55 +/- 2 cm til herrer Alustel Slagfast pulverlak Dobbeltbundede fælge Min 5 invendige gear Fodbremse Håndbremse Alu sadelpind Bagagebærer i alu eller sort stål Skærme for og bag Punkterhæmmende dæk med ekstra kraftig beskyttelse Refleks for og bag og på siden af fælge eller dæk Stabil v-støttefod, justerbar Godkendt lås (fastsiddende med nøgle) Godkendte lygter (magnetlygter, blink skal fortsætte mindst 2 min efter stop) Ringeklokke Cykelkurv, foran Mountainbike Stelstørrelse: 19 Alustel Slagfast pulverlak Min 20 gear Affjedret forgaffel Skivebremser for og bag Side 14/35

15 Alu sadelpind Punkterhæmmende dæk med ekstra kraftig beskyttelse Dobbeltbundede fælge Refleks for og bag og på siden af fælge eller dæk Skærme for og bag Støtteben Godkendt lås (fastsiddende med nøgle) Ringeklokke Godkendte lygter Ladcykler 3-hjulet cykel til 2 børn Foranstyret Kasse Cyklen må ikke være for tung stel i letvægtsaluminimum vil være ønskeligt Total længde - max 225 cm Farven skal være sort eller anden mørk farve Slagfast pulverlak Min 5 gear Fodbremse Håndbremse Parkeringsbremse Dobbeltbundede fælge Punkterhæmmende dæk med ekstra kraftig beskyttelse Skærme for og bag Refleks for og bag og på siden af fælge eller dæk Bagagebærer i alu eller sort stål Godkendt lås (fastsiddende med nøgle) God affjedring Ringeklokke Stabil indstigning, enten ved brug at parkeringsstøtteben, eller andet Godkendte lygter Slagfast kasse til børnetransport: Kassen skal være foran på cyklen Med bygetæt kaleche, der er nem at rykke (velcro), knappe eller lyne af Kassens bredde max 92 cm Med bænk/sæder med ryglæn og Y seler (eller tilsvarende) til min. 2 børn i alderen 1-5 år Seler skal være lette at tilpasse Selernes beslag skal være udført i rustfrit materiale Plads til bagage 3- hjulet cykel til 4 børn Som 3-hjulet cykel til 2 børn, undtagent: Med bænk/sæder med ryglæn og Y seler (eller tilsvarende) til Side 15/35

16 3-hjulet cykel m/motor til 4 børn min 4 børn i alderen 1-5 år Som 3-hjulet cykel til 4 børn, derudover: Min. 3 hjælpeniveauer, der skal kunne skiftes nemt mellem disse Display der viser batteriniveau og hjælpeniveauer Batteri Lithiumtypen, skal kunne tåle opladning uden at være helt afladet Skal kunne fastlåses på cyklen og skal kunne medtages til opladning i ekstern ladestation Kapacitet skal være min. 10 amperetimer Rækkevidde km pr. opladning Aktiveres ved tråd i pedalerne Garanti skal være min 2 år Levetid skal være min. 3 år ved korrekt brug Ladestation eller integreret ladestik Motor Indkapslet Min 200 Watt Levetid skal være min 4 år Side 16/35

17 4. Rammekontrakt Rammeaftale vedr. levering af Cykler, tilbehør og reservedele 1 Parterne Nærværende aftale er indgået mellem Odense Kommune Flakhaven 2, 5000 Odense C (i det følgende kaldet ordregiver) og [Kontrakthavers navn] [Adresse] [Postnr.] [By] (i det følgende kaldet kontrakthaver) 2 Aftalegrundlag Nærværende aftale er indgået i henhold til udbud indgået efter udbudsbekendtgørelsesnr. [2014/XX XXXX] Aftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Aftale mellem kontrakthaver og ordregiver B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar C. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af [mm.åååå] D. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende aftale. 3 Aftalens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende aftale til at levere de i aftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i aftaleperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser eller ændret indkøbsmønster, som ikke kunne forudsiges på udbudstidspunktet. I den udstrækning at indkøb af Cykler og Tilbehør er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder ordregiver sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som Side 17/35

18 en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af de(n) kontrakt(er), som indgås på baggrund af nærværende udbud. 4 Aftaleperiode Aftalen er gældende fra den og er uopsigelig for begge parter indtil den , jf. dog 25 og Optioner Ordregiver kan forlænge aftalen i op til 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 3 måned(er) før aftaleudløb, i modsat fald ophører aftalen uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører aftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til aftalen. Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra aftalens ikrafttræden. På ordregivers initiativ kan der afholdes en statusdialog vedr. aftalen i forbindelse med, at optionen på forlængelse af aftalen skal udnyttes. Om bemanding og udskiftning af medarbejdere: Kontrakthaver skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis ordregivers anmodning er rimeligt begrundet. Ordregiver forbeholder sig ret til at afvise en ny medarbejder som kontaktperson, hvis denne ikke skønnes at have de samme kvalifikationer som den oprindelige. Manglende overholdelse af bestemmelsen om bemanding og udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve aftalen. 7 Bestilling af varer Varebestillinger skal kunne afgives via , telefon eller ved besøg. 8 Levering og leveringsbetingelser Frit leveret/afhentet/aflæsset/tilsendt på de enkelte leveringssteder i Odense Kommune. 9 Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres/sendes en følgeseddel Side 18/35

19 Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EANlokationsnummer, dato, antal, varenummer og varenavn, samt evt. restordrer. 10 Returvarer Ved fejlbestillinger har ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver. 11 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement-OrdSim-Bilsim 1.0. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af aftalen. Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren. Side 19/35

20 Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i aftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Bestillingsenhed: Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med bestillingsenhed, som fremgår af aftalen og af kontrakthavers e-katalog, hvis et sådant er i brug. Der skal i prisenheden anføres pakningsstørrelsen, så prisen kan kontrolleres på laveste enhedsniveau. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte enheder. Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i aftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. aftalen, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. aftalen, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af aftalen. 12 Priser For bestillinger foretaget i henhold til aftalen gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. Såfremt kontrakthaver jf. bestemmelserne om Ændring af produktsammensætning introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal udbyder have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne rabatsatser på listeprisen for de oprindelige produkter. Kontrakthavers øvrige produkter, der kan betragtes som en naturlig del af det udbudte sortiment, men som ikke fremgår specifikt af tilbudslisten, afregnes efter tilbudsgivers til enhver tid gældende officielle listepris fratrukket den faste tilbudte rabat på pågældende varekategori. Hvis det bestilte produkt er udgået som følge af produktudvikling, skal et andet produkt med minimum tilsvarende standard straks tilbydes til samme pris. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de i kontrakthavers tilbud angivne priser, skal det sikres, at produkterne tilbydes de indkøbende enheder til laveste priser. Køb til tilbuds- og kampagnepriser skal indgå i det årlige realiserede køb ved opgørelse af statistik. Denne regulering af prisen kan ske uanset bestemmelserne i 13 Prisregulering. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme udbyder til gode. Side 20/35

21 Hvis nye, forbedrede, godkendte og evt. billigere produkter kommer på markedet, skal disse omgående tilbydes til udbyder ud fra de samme kalkulationsprincipper, som ligger til grund for kontrakthavers tilbud. Kontrakthaver skal på forlangende fremsende en revisorpåtegnet erklæring, som dokumenterer kalkulationen, til udbyder. Eventuelle udgifter forbundet med udarbejdelse og fremsendelse af erklæringen er ordregiver uvedkommende. 13 Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra aftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks statistiks nettoprisindeks fra til , reguleringen kan dog aldrig overstige KL s Pris og Lønskøn - øvrige varer og anskaffelser (art 2.2, 2.6, 2.7 og 2.9) Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at aftalen er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af aftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Stigningen beregnes i forhold til den eksisterende pris således: Nuværende pris x (100 + %-sats) / 100. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 60 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Rikke Pode Madsen, Udbud og Kontraktstyring, Flakhaven 2, værelse 306, 5000 Odense C. Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. til rpmad@odense.dk inden ændringens ikrafttræden. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af aftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode. Såfremt kontrakthaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den. 14 Betalingsbetingelser 30 dage netto fra fakturadato. 15 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne aftale med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve aftalen. Side 21/35

22 16 Statistik Kontrakthaver skal årligt udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Statistikken skal på forlangende kunne sondre mellem konventionelle ydelser og miljøcertificerede ydelser. Der skal kunne leveres statistisk materiale, der kan påvise om ordregiver opnår de miljømål som kommunen har tilsluttet sig. Statistikken skal indeholde detaljerede oplysninger om varetype, varenummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.). Statistikken skal udarbejdes i et af ordregiver udleveret Excel regneark og skal fremsendes elektronisk til ordregiver. 17 Statistik til brug ved genudbud Kontrakthaver skal efter anmodning med en måneds varsel udarbejde og fremsende statistik over omsætning på aftalen til brug for ordregivers genudbud af aftalen. Statistikken skal udarbejdes i et af ordregiver udleveret Excel regneark og skal fremsendes elektronisk til ordregiver. Manglende indsendelse af efterspurgt statistik kan gøre kontrakthaver inhabil i genudbud af aftalen, da kontrakthaver kan være besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potentielle tilbudsgivere. 18 Underleverandører Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. 19 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne aftale kan hverken helt eller delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke med ordregiver. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve kontrakten. 20 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af aftalen i et omfang, som er væsentligt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve aftalen med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. Side 22/35

23 21 Forsinkelse Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist anset forsinkelsens varighed. Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod ordregivers accept heraf. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af ordregiver, er denne berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. 22 Mangler Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af aftalen omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler. Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke ordregiver bærer risikoen, afholder ordregiver alle omkostninger. Hvis ordregiver og kontrakthaver enes om lokal reparation i forbindelse med kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabel for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i en ombytning eller en prisdekort, alt efter ordregivers valg. Undlader kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiveren berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler. Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve aftalen helt eller delvist med omgående virkning. Side 23/35

24 Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. 23 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Kontrakthaver er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller kontrakthaver påfører ordregivers ejendom og/eller personale. Kontrakthaver er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller kontrakthavers skadevoldende adfærd. Kontrakthaver er i hele aftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring jf. udbudsmaterialet. Kontrakthaver skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 24 Garanti og reklamation I henhold til Købeloven er reklamationsfristen for skjulte fejl og mangler to år. Jf. kravspecifikationer i udbudsmaterialet afsnit 3, med krav om garanti. Ved enhver mangel ved produktet yder kontrakthaver [Indsæt den garanti kontrakthaver giver ordregiver i tilbudsmaterialet] års garanti. Udover ovennævnte garanti yder kontrakthaver en suppleringsgaranti samt reservedelsgaranti på [indsæt garantiperiode] 25 Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver ordregiver begrundet mistanke om, at kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor ordregiver i kontraktperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige ordregiver til omgående at ophæve aftalen. Såfremt boet har ret til at indtræde i aftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 26 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Side 24/35

25 Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen. 27 Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Såfremt kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde substituerer tilbudte produkter udvider sit sortiment med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i kontraktens nettosortiment, skal kontrakthaver efter aftale med ordregiver tilbyde ordregivers institutioner mv. disse produkter. Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til kontraktens minimumsbetingelser. 28 Tavshedspligt og offentliggørelse af aftalen Nærværende aftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele aftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Ordregiver kan i forbindelse med benchmarkingundersøgelser udlevere oplysninger om priser til andre kommuner eller offentlige instanser samt Kommunernes Landsforening. Priserne udleveres i så fald i fortrolighed. Udtalelser til pressen, der vedrører enten aftalen eller den anden kontraktpart, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Aftalen vil blive gjort tilgængelig for ordregivers medarbejdere i ordregivers indkøbssystem. Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne aftales indhold. Dette gælder også efter aftalens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve aftalen. 29 Aftaleændringer Nærværende aftale, herunder bilag til aftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. Side 25/35

26 30 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende aftale er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af aftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds. 31 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for nærværende aftale såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i aftaleperioden. Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve aftalen. 32 Opsigelse fra Kommunens side Kommunen har udbudt nærværende aftale under hensyntagen til gældende lovgivning, herunder udbudsreglerne. Såfremt en administrativ myndighed, herunder men ikke begrænset til Klagenævnet for Udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa-Kommissionen, eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med tildelingen af aftalen med den konsekvens, at beslutningen om tildelingen af aftalen annulleres, er Kommunen berettiget til med en måneds varsel at opsige aftalen for fremtiden, uden at Selskabet herved er berettiget til nogen form for godtgørelse, erstatning eller kompensation. Kommunens ret til at opsige aftalen gælder selvom afgørelsen/dommen ankes. 33 Miljø Ordregiver har vedtaget en fælles miljøvenlig indkøbspolitik, der er gældende for alle ordregivers afdelinger og institutioner. Ordregiver ønsker med en miljøbevidst indkøbspolitik at arbejde aktivt for at nedsætte miljøbelastningen og fremme en udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og tjenesteydelser til gavn for det ydre miljø. Endvidere ønsker ordregiver aktivt at medvirke til, at der skabes et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø i såvel ordregivers egne afdelinger, institutioner m.v. som hos ordregivers leverandører af varer og tjenesteydelser. Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende aftale opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m. På ordregivers forlangende skal kontrakthaver, uden udgifter for ordregiver, fremskaffe den dokumentation, ordregiver måtte ønske omkring et produkt, til brug for deres miljøvurdering af produktet. Side 26/35