Udbudsmateriale. Levering af daglige bankforretninger til Horsens Kommune. Udbudsbekendtgørelsesnummer: 201X/S XXX-XXXXXX.

Transkript

1 Udbudsmateriale Udbudsbekendtgørelsesnummer: 201X/S XXX-XXXXXX Offentligt udbud Levering af daglige bankforretninger til Horsens Kommune

2 Indhold 1 1 INFORMATIONER TIL TILBUDSGIVER GENEREL BESKRIVELSE AF UDBYDER UDBUDSMATERIALETS OPBYGNING... 4 Tidsfrister og kontaktoplysninger... 4 Udbudsbetingelser... 4 Udkast til kontrakt... 4 Bilag 1 Underskrift og oplysninger... 4 Bilag 2 Tilbudsliste... 4 Bilag 3 Nøgletal... 4 Bilag 4 Horsens Kommunes saldo på indeståender vedr. daglige pengeforretninger... 4 Bilag 5 Horsens Kommunes oversigt bankkonti TIDSFRISTER OG KONTAKTOPLYSNINGER UDBUDDETS OMFANG OG VILKÅR OMFANG FINANSIELLE OPLYSNINGER OM HORSENS KOMMUNE Betalingsstrømme/cash-flow og likviditet Kommunens indbetalinger Kommunens udbetalinger AFTALE UDBYDERS FORBEHOLD PROCEDURER OG KONKURRENCEVILKÅR VILKÅR FOR AFGIVELSE AF TILBUD Udbudsform Alternative og sideordnet bud Tilbud afgivet af konsortier Form- og sprogkrav Retsvirkninger af tilbudsgivers forbehold TILBUDSBEHANDLING Åbning af indkomne tilbud Procedure for behandling af tilbud Underretning om valg af tilbud og kontraktindgåelse Udgifter ved tilbudsgivning EGNETHEDSKRITERIER TILDELINGSKRITERIET KRAVSPECIFIKATION SAMLET ØKONOMI Dispositions- og Trækningsret Rentevilkår Gebyrer/kurtage- provisionsvilkår Valideringsregler (Valør mv.) IT UNDERSTØTTELSE KOMMUNIKATIONSMULIGHEDER Krav til online-banking system BETALINGSTRANSAKTIONER Indbetalinger Udbetalinger Betalinger til og fra udlandet Nationalbankoverførsler NemKonto systemet Kommunens kontosystem - for daglige pengeforretninger Side 2 af 31

3 6.3.7 Kommune garanteret indskudslån SERVICERING VEDR. BETALINGSTRANSAKTIONER Servicering og rådgivning Årlig engagementsopgørelse TJEKLISTE UDKAST TIL KONTRAKT KONTRAKTGRUNDLAG KONTRAKTENS OMFANG KONTRAKTENS VARIGHED LEVERINGSBETINGELSER PRISER FAKTURERING BETALINGSBETINGELSER BONUS, GEBYRER, MV OFFENTLIGE PÅBUD ETIK OG SOCIALT ANSVAR KONTAKT MELLEM PARTERNE UNDERLEVERANDØRER OPFYLDELSESHINDRINGER, HERUNDER FORCE MAJEURE MISLIGHOLDELSE MISLIGHOLDELSESBEFØJELSER ANSVARSBEGRÆNSNING LOVVALG OG AFGØRELSE AF TVISTER TAVSHEDSPLIGT OG OFFENTLIGGØRELSE AF KONTRAKTEN OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER, FORPLIGTELSER OG FORDRINGER KONTRAKTÆNDRINGER UNDERSKRIFT Side 3 af 31

4 1 1 Informationer til tilbudsgiver 1.1 Generel beskrivelse af udbyder Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner er et samarbejde mellem Hedensted, Horsens og Odder Kommuner og agerer som tovholder i forbindelse med gennemførelse af udbuddet. Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner varetager indtil indgåelsen af endelig kontrakt al kommunikation vedrørende udbuddet. Efter udbuddets afslutning handler den i udbuddet deltagende kommune med den valgte tilbudsgiver, som individuelle juridiske part. Den deltagende kommune og Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner kaldes i nærværende dokument for udbyder. 1.2 Udbudsmaterialets opbygning Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Tidsfrister og kontaktoplysninger Udbudsbetingelser Udkast til kontrakt Bilag 1 Underskrift og oplysninger Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Nøgletal Bilag 4 Horsens Kommunes saldo på indeståender vedr. daglige pengeforretninger Bilag 5 Horsens Kommunes oversigt bankkonti Side 4 af 31

5 1.3 Tidsfrister og kontaktoplysninger Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet skal formuleres skriftligt. Det anbefales, at tilbudsgiver fremsender spørgsmål så tidligt som muligt i tilbudsperioden, således der er tid til at svare på spørgsmålene og til at tage svarene til efterretning i udarbejdelsen af tilbud. Spørgsmålene skal sendes pr. og vil blive besvaret skriftligt. Alle spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form, blive offentliggjort på Indkøbsfællesskabet HHOs hjemmeside under udbud aktuelle udbud: Frister og kontaktoplysninger Alle spørgsmål der er modtaget senest den , kl vil blive besvaret. Spørgsmål der er fremsendt senere vil blive besvaret såfremt spørgsmålenes antal og kompleksitet ikke umuliggør det inden for svarfristen. Besvarelse af spørgsmålene vil i videst muligt omfang blive offentliggjort løbende, dog senest den , kl , som er 6 hele kalenderdage før tilbudsfristen. Spørgsmål sendes til følgende adresse: udbud-hho@horsens.dk Med emnet Spørgsmål udbud på levering af daglige bankforretninger til Horsens kommune. Tilbudsfrist Fristen for tilbudsafgivelse: Tilbuddet skal enten sendes pr. post eller afleveres personligt hos Indkøbsfællesskabet HHO. Tilbuddet skal være mærket og forsendelsen skal være lukket. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. Ved personlig aflevering af tilbuddet til Indkøbsfællesskabet HHO vil tilbudsgiver få en kvittering på, at tilbuddet er modtaget og hvornår. Tilbuddet skal senest afleveres d , kl Horsens Kommune, Indkøbsfællesskabet HHO lokale Rådhustorvet Horsens Att.: Dorte Pernille Vestergaard Tilbuddet mærkes med: Tilbud EU udbud 201X/S XXX. Må kun åbnes af Indkøbsfællesskabet HHO. Normal åbningstid for kontoret er mandagtirsdag og onsdag kl , torsdag kl og fredag kl Forventet kontraktstart Forventet kontraktstart d Side 5 af 31

6 Udbudsbetingelser Den XX. XX.201X Udbudsbekendtgørelsens nummer: XXXX Levering af daglige bankforretninger til Horsens Kommune Side 6 af 31

7 2 Udbuddets omfang og vilkår 2.1 Omfang Udbuddet omfatter alene finansielle tjenesteydelser i forbindelse med daglige finansielle forretninger til Horsens Kommune. Samtlige bankkonti, som Horsens Kommune har brug for til den daglige drift, er omfattet af aftalen. Udbuddet omfatter bl.a.: Alle betalingstransaktioner Adgang til online-banking system Øvrige forretninger såsom kontante indbetalinger, døgnboksindbetalinger, konto til kontooverførelser, nationalbank overførsler, valutaveksling o. lign. Månedlig levering og afhentning af sedler til og fra bank Ugentlig afhentning af kassetter med mønter fra parkometre og sikkerhedskuffert med sedler fra Safepay Udbuddet omfatter ikke: Transaktioner, der jævnfør lovgivningen, skal foregå via OBS-kontoen Tidsindskud og låneoptagelse Repo-forretninger Rådgivning om formue-/gældspleje Administration af legater Kontrakten vil blive indgået på baggrund af udbyders vedlagte kontraktudkast, derfor ønsker udbyder IKKE, at tilbudsgiver medsender eget kontraktudkast. Vælger tilbudsgiver at vedlægge egne standard betingelser skal tilbudsgiver være meget opmærksom på, at betingelserne ikke indeholder forhold, der er i uoverensstemmelse med elementer, som direkte eller indirekte er beskrevet som ufravigelige i udbudsmaterialet, herunder også kontrakten. Hvis tilbudsgiver ser forhold i udbyders udbudsmateriale herunder kontraktudkastet, som udfordrer tilbudsgiver opfordrer udbyder til at tilbudsgiver stiller spørgsmål i spørgefasen. 2.2 Finansielle oplysninger om Horsens Kommune Betalingsstrømme/cash-flow og likviditet De daglige beholdninger for indeståender vedrørende de daglige pengeforretninger, som er omfattet af dette udbud, er grafisk gengivet i Bilag 4 Horsens Kommunes betalingsstrømme/cash-flow og likviditet, for perioden Jf. bilag 4, er der store udsving i kommunens daglige kassebeholdning. Side 7 af 31

8 Horsens Kommunes elektroniske betalinger i online-banking var på ca poster i 2013, mens Horsens Kommunes PBS-krediteringer (betalingsservice) var på 170 linjer med en total på 380 millioner kr Kommunens indbetalinger De fleste kommunale regningskrav udskrives maskinelt og kommunens betalingssystem er tilpasset således, at debitor kan tilsluttes PBS. Øvrige indbetalinger foretages primært via det fælles indbetalingskort (FI kort), samt elektroniske betalinger fra offentlige myndigheder, og konto til konto overførsler. Horsens Kommune benytter, som hovedregel, FI kort med kortart 71, samt 01 som betalingsmedie. En del af kommunens afdelinger, skoler, institutioner har behov for at foretage kontante indbetalinger eller døgnboksindbetalinger Kommunens udbetalinger Horsens Kommune anvender økonomisystemet KMD Opus. KMD Udbetaling anvendes til at foretage alle udbetalinger, og disse sendes via NemKonto til pengeinstituttets bogføringscentral. Derudover foretages der i mindre omfang udbetalinger, herunder overførsler til udlandet via online banking systemet. I 2013 har der været ca. 120 overførsler. Horsens Kommune anvender ikke checks i forbindelse med udbetalinger. I mindre omfang foretages nationalbankoverførsler, samt køb af fremmed valuta. 2.3 Aftale Der kan ikke afgives bud på dele af denne aftale. 2.4 Udbyders forbehold De statistiske oplysninger er fra tidligere regnskabsperioder og tjener alene det formål at give et indtryk af det mulige omfang. Alle de angivne mængder kan som udgangspunkt variere og være forskellige fra år til år i kontraktperioden. Horsens Kommunens likviditet påvirkes løbende af f.eks. økonomiaftaler mellem KL og regeringen, køb/salg af fast ejendom, køb/salg af værdipapirer m.m. Samtlige bankkonti, som udbyder har brug for til den daglige drift vil være omfattet af aftalen dog forbeholder Udbyder sig ret til at oprette et mindre antal konti i andre pengeinstitutter, såfremt udbyders afdelinger/institutioner ikke ligger i umiddelbar nærhed af en af tilbudsgivers filialer. 3 Procedurer og konkurrencevilkår 3.1 Vilkår for afgivelse af tilbud Udbudsform Udbuddet gennemføres efter reglerne om offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet (Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne Side 8 af 31

9 ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige byggeog anlægskontrakter), som er implementeret i dansk ret ved bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbudsforretningen er derfor omfattet af EU s udbudsregler. Dette medfører en forpligtelse til at følge en række af formelle regler og procedurer i forbindelse med tildeling af kontrakt. Kontrakten vil blive indgået på basis af det udkast til kontrakt, der indgår i dette udbudsmateriale Alternative og sideordnet bud Der kan ikke afgives alternative eller sideordnet bud Tilbud afgivet af konsortier Tilbud kan afgives af konsortier. Et konsortium er et samarbejde eller en sammenslutning mellem to eller flere virksomheder. I et konsortium kan virksomhederne lægge deres tekniske, faglige, økonomiske og finansielle formåen sammen. Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal tilbuddet indeholde en erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagere i konsortiet samt bemyndigelse til en deltager i konsortiet til ubegrænset at kunne forpligte alle medlemmer i konsortiet ved sin underskrift. Ved tilbud afgivet af konsortier skal oplysningerne, der kræves jf. egnethedskriterierne gives for hver deltager i konsortiet. Vedlægges de pågældende oplysninger ikke eller ikke fuldt ud for en konsortiedeltagers vedkommende, vil tilbuddet ikke blive betragtet som ikke-konditionsmæssigt, men den manglende vedlæggelse af oplysningerne kan have indflydelse på egnethedsvurderingen og vil efter omstændighederne kunne medføre, at den pågældende konsortiedeltagers kompetencer (økonomiske og tekniske) ikke kan indgå i tilbudsvurderingen. Tilbuddet er således kun ikke-konditionsmæssigt, såfremt der mangler oplysninger fra alle konsortiedeltagere. I tilbud afgivet af konsortier skal det sikres, at ordretilgang og fakturering behandles ens af alle konsortiets medlemmer. Såfremt tilbudsgiver afgiver tilbud som et konsortium, kan tilbudsgiver bede udbyder om en formular til udfyldelse af erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagere i konsortiet, samt bemyndigelse til at en deltager i konsortiet ubegrænset kan forpligte alle medlemmer i konsortiet ved sin underskrift. Ovennævnte krav til konsortier gælder kun, hvor flere virksomheder i fællesskab afgiver tilbud og omfatter således ikke virksomheder, der skal fungere som underentreprenør/underrådgiver/samarbejdspartner til en tilbudsgiver Form- og sprogkrav Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i originalt eksemplar samt 1 kopi, dvs. i alt 2 eksemplarer. Side 9 af 31

10 Endvidere skal det samlede tilbud, inkl. alle bilag, vedlægges elektronisk på en CD-rom eller USB-nøgle, kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF, dog skal Bilag 2 Tilbudsliste være vedlagt i Microsoft Excel kompatibelt format. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det skriftlige tilbud. Sprogkrav Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Produktblade, manualer og lignende kan imidlertid accepteres på svensk, norsk og engelsk, såfremt der ikke eksisterer danske udgaver. Såfremt udbyder måtte kræve det, skal tilbudsgiver oversætte disse til dansk. Udgifter forbundet hermed, er udbyder uvedkommende Retsvirkninger af tilbudsgivers forbehold Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet medfører, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Grundlæggende elementer er elementer, som direkte eller indirekte er beskrevet som ufravigelige i udbudsmaterialet, herunder også kontrakten. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har udbyder ret til, at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet inden for fristen, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås, jf. afsnit 1.3 Tidsfrister og kontaktoplysninger. 3.2 Tilbudsbehandling Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære tilbudsåbningen Procedure for behandling af tilbud Tilbudsgiver vil som udgangspunkt ikke blive orienteret i vurderingsprocessen, før der er truffet beslutning om tildeling af kontrakten på den udbudte aftale. De indkomne tilbud vil blive behandlet efter nedenstående procedure. Egnethedskriterier: Indledningsvis vurderes om tilbuddene er konditionsmæssige i forhold til den anførte dokumentation under egnethedskriterierne. Det vil sige, at det kontrolleres, om de efterspurgte bilag er vedlagt. Herefter vurderes tilbudsgivers egnethed i forhold til den aftale, der er afgivet tilbud på. Mindstekrav: I anden omgang vurderes tilbuddets konditionsmæssighed i forhold til overholdelse af de opstillede mindstekrav i udbudsmaterialet. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses det pågældende tilbud for ikke-konditionsmæssig. Side 10 af 31

11 Tildeling af kontrakt: I tredje omgang vurderes tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet. På baggrund heraf træffes beslutning om tildeling af kontrakten. Der gøres igen opmærksom på, at der er en pligt til at se bort fra tilbuddet, hvis det indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer og ret til at se bort fra tilbuddet ved forbehold for ikke-grundlæggende elementer Underretning om valg af tilbud og kontraktindgåelse Gennemgang og vurdering af tilbuddene er planlagt til perioden uge i Når der foreligger en afgørelse, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen jf. Lov om håndhævelse af udbudsreglerne med videre af 12. maj 2010 om samtidig underretning af samtlige ansøgere, tilbudsgivere med videre. Det præciseres, at i henhold til Lov om håndhævelse af udbudsreglerne med videre 3, stk. 1, må der tidligst underskrives kontrakten efter udløb af standstill-perioden på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretningen er afsendt elektronisk til alle tilbudsgivere om valg af leverandører. Det vil sige kontrakten underskrives tidligst på 12. dagen fra fremsendelsen af underretning. Der vil endvidere ske offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende i henhold til de gældende regler for offentliggørelse af indgåede kontrakter Udgifter ved tilbudsgivning Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er udbyder uvedkommende. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret eller udleveret efter endt tilbudsvurdering. 4 Egnethedskriterier Tilbudsgiver henstilles til at medsende dokumentation jf. nedenstående. Dokumentationen anvendes til vurdering af tilbudsgivers egnethed til at løfte den udbudte opgave. Hvis den medsendte dokumentation sår berettiget tvivl om tilbudsgivers egnethed til at løfte opgaven, forbeholder udbyder sig således ret til at afvise tilbudsgiver. Retten til at udøve det pågældende erhverv Dokumentation for at tilbudsgiver er, jf. Lov om finansiel virksomhed, godkendt af Finanstilsynet til at drive pengeinstitut i Danmark. Dokumentation kan f.eks. være et print fra Finanstilsynet, der viser at tilbudsgiver er godkendt af Finanstilsynet jf. Lov om finansiel virksomhed til at drive pengeinstitut i Danmark. Tilbudsgivers personlige forhold Underskrevet tro- og loveerklæring vedrørende ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, samt hvorvidt tilbudsgiveren er omfattet af udelukkelsesgrundene nævnt i artikel 45, stk. 1 samt art. 45 stk. 2 litra a - c samt litra e-f i Europa-Parlamentet og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Side 11 af 31

12 Mindstekrav: - Tilbudsgiver må højst have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på DKK. - Tilbudsgiver må ikke befinde sig i blot en af udelukkelsesgrundene i art. 45 stk. 1 og stk. 2, litra a - c samt litra e-f. I disse tilfælde vil tilbudsgiver blive udelukket. Fortrykt formular findes som Bilag 1 Underskrift og oplysninger. Udbyder forbeholder sig ret til inden aftaleindgåelse at forlange serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, maksimalt 3 måneder gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for, at den vindende tilbudsgiver ikke befinder sig i de i udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f anførte situationer. Økonomisk og finansiel formåen Oplysninger om tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen skal være oplysninger for den virksomheds CVR-nr., som byder på opgaven og står for udførelsen, medmindre der foreligger en ubetinget støtteerklæring fra en anden virksomhed. Revisorpåtegnet årsregnskab for tilbudsgivers senest afsluttede årsregnskab. Revisors kommentarer til regnskabet skal fremgå af det medsendte. Der skal fremsendes ét eksemplar af det efterspurgte årsregnskab. Revisorattesteringen skal være af registreret eller statsautoriseret revisor. Ud over årsregnskabet skal nøgletal fra de seneste 2 regnskabsår fremgå af Bilag 3 Nøgletal. Såfremt tilbudsgiver ikke kan fremlægge årsregnskab for det senest afsluttede regnskabsår f.eks. på grund af tidspunktet for tilbudsgivers etablering, kan tilbudsgiver blot vedlægge udfyldt, men i dette tilfælde revisorattesteret Bilag 3 Nøgletal. Revisorattestering skal foretages af registreret eller statsautoriseret revisor. I dette tilfælde skal der minimum være nøgletal for 1 år. Det senest afsluttede årsregnskab samt nøgletallene skal være retvisende. Tilbudsgiver kan oplyse udbyder om forhold, der ligger til grund for, at regnskabet og/eller nøgletallene ikke er retvisende. De negative eller positive ændringer kan således indgå i vurderingen af tilbudsgivers egnethed. Disse oplysninger kan gives i Bilag 3 Nøgletal. Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation på, at tilbudsgiver ved tilbudsafgivelsen som minimum har nedenstående rating ved enten Moody s eller Standard & Poors. Dokumentation herfor kan være et print fra rating bureauets hjemmeside. Moody s Standard & Poors Short Term Rating P-2 A-2 Long Term Rating Baa1 BBB+ Side 12 af 31

13 5 Tildelingskriteriet Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver den laveste pris. Den laveste pris beregnes på følgende måde: Den årlige rente Minus den årlige gebyrudgift for månedlig afhentning og udbringning af sedler Minus den årlige gebyrudgift for ugentlig afhentning af sedler fra safepay og mønter fra parkometre Eksempel: Den årlige rente: Den årlige gebyrudgift for månedlig afhentning og udbringning af sedler: Den årlige gebyrudgift for ugentlig af sedler fra safepay og mønter fra parkometre ,63 kr ,00 kr ,00 kr Den laveste pris: ,63 kr Tilbud skal afgives ved udfyldning af Bilag 2 - Tilbudsliste. Alle forhold i udbudsmaterialet og tilbudsgivers tilbud skal være indregnet i tilbuddet. I det efterfølgende beskrives hvordan de enkelte elementer i beregningen af den laveste pris beregnes. Den årlige rente Den årlige rente beregnes med udgangspunkt i likviditetsbeholdningen, der fremgår af Bilag 2 - Tilbudsliste. Likviditetsbeholdningen i Bilag 2 - Tilbudsliste er estimeret ud fra Bilag 4 Horsens Kommunes saldo på indeståender vedr. daglige pengeforretninger. Rentesatsen, som tilbudsgiver tilbyder, skal angives som et tillæg/fradrag til enhver tid gældende indskuds bevisrente (Nationalbanken). Tilbudsgiver skal i bilag 2 Tilbudsliste angive indskudsbevis renten for d kl Herudover skal tillæg og fradrag for indestående samt for træk på kredit angives i Bilag 2 Tilbudsliste. Tilbudsgiver skal også i bilag 2 Tilbudsliste angive den reelle rentesats. Hvis indskudsbevis renten er negativ sættes den til 0 både ved træk og indeståender, således den reelle rentesats vil være lig det tilbudte tillæg/fradrag. Hvis indskudsbevis renten er positiv vil den reelle rentesats være lig indskudsbevisrenten og det tilbudte tillæg/fradrag. Se nedenstående udsnit af Bilag 2, der viser, hvor det skal angives. Bemærk, at man som tilbudsgiver har mulighed for at tilbyde i alt 3 forskellige tillæg/fradrag. Side 13 af 31

14 Intervaller (Mio. kr) for indestående Rentesats Tillæg/fradrag i procent til referencerente indskudsbevisrenten Angiv i procent den reelle rentesats (Tillæg/fradrag + indskudsbevis rente) Indestående fra Til og med % % I Horsens Kommunes favør I bankens favør til I bankens favør Tilbudsgiver skal anvende samme referencerente; Indskudsbevisrenten, for indestående såvel som træk på kredit. Bemærk, der er mulighed for at angive 2 forskellige tillæg for træk. Et tillæg for træk op til og med en beløbsstørrelse på kr. og et andet tillæg for træk over kr kr. Udbyder beregner på baggrund af de oplyste tillæg/fradrag udbyders forventede årlige renteudgifter/indtægter. Se Bilag 2 - Tilbudsliste, fanen Eksempel Tilbudsliste for et eksempel på, hvordan udbyder beregner de forventede årlige renteudgifter/indtægter. Nedenstående er et udsnit af Bilag 2 - Tilbudsliste, som viser de forventninger til indeståender/udeståender, som udbyder baserer sin renteberegning på: Indestående/ Træk Gennemsnitlig saldo Dage Kr. Dage Indestående Indestående Træk Træk Træk Træk Træk Træk Den første række i skemaet viser, at udbyder forventer at have en gennemsnitlig saldo på kr i 8 dage ud fra 365 dage. Den årlige gebyrudgift for månedlig afhentning og udbringning af sedler I Bilag 2 Tilbudsliste skal tilbudsgiver angive 1 pris: Pris pr. afhentning/udbringning i kr. uden moms for beløb i intervallet kr. Den årlige gebyrudgift beregnes som estimerede årlige antal gange der skal ske afhentning/udbringning af sedler x Pris pr. afhentning/udbringning i kr. uden moms. Side 14 af 31

15 Den årlige gebyrudgift for ugentlig afhentning af sedler fra safepay og mønter fra parkometre I Bilag 2 Tilbudsliste skal tilbudsgiver angive 3 forskellige priser: Pris pr. afhentning/udbringning af sedler fra safepay Transportgebyr pr. afhentning af møntkassetter Vekselgebyr pr. møntkassette Den årlige estimere gebyrudgift beregnes som summen af: Estimerede antal afhentning/udbringning af sedler fra safepay x pris pr. afhentning/udbringning af sedler fra safepay Estimerede antal gange afhentning af mønter fra parkometre x transportgebyr pr. afhentning af møntkassetter Estimerede antal møntkassetter der afhentes årligt x vekselgebyr pr. møntkassette 6 Kravspecifikation 6.1 Samlet økonomi Dispositions- og Trækningsret Der er et mindste krav, at der etableres en samlet trækningsret på 500 mio. kr. for Horsens Kommune Rentevilkår Alle krav i afsnittet rentevilkår er mindste krav. Der skal være en hovedkonto med netting-aftale og rentenetting efter koncernrenteprincippet. Rentetilskrivning skal finde sted kvartalsvis og skal ske ved daglig forrentning af nettosaldoen for samtlige konti, henhørende under koncernkontoen. Rentetilskrivning for alle konti foretages på kommunens koncernkonto. Rentesatsen, som tilbudsgiver tilbyder i Bilag 2 Tilbudsliste, skal enten angives som et tillæg/fradrag til Nationalbankens til enhver tid gældende indskudsbevisrente. Tilbudsgiver kan IKKE ændre de tilbudte rentesatser i kontraktperioden. Såvel tillæg/fradrag for indestående samt for træk på kredit skal angives. Tilbudsgiver skal anvende samme referencerente for indestående såvel som for træk på kredit. Renteberegning og tilskrivning skal dog også kunne ske på den enkelte konto Gebyrer/kurtage- provisionsvilkår Det er et mindste krav, der ikke må tages gebyrer/kurtage eller andet for de efterfølgende punkter: Kontooverførsler mellem egne konti og konti i andre banker Betaling af FI-kort via online bankning Indbetalinger fra udlandet og udbetalinger til udlandet forudsat at IBAN og SWIFT er korrekt anført Nationalbankoverførsler Oprettelse og nedlæggelse af konti for kommunens institutioner Side 15 af 31

16 Udstedelse af MasterCard, dankort og Visa kort Afhentning af kontanter i banken Veksling af kontanter Adgang til online bank Ved kontante indbetalinger og checks, herunder tekst på posteringen i banken Benyttelse af døgnboks Årlig engagementsopgørelse Servicering og rådgivning af daglige transaktioner Horsens Kommune forventer at der årligt er behov for dankort og Visa kort. Herudover forventer Horsens Kommune at der årligt er behov for 5 MasterCard og et total årligt forbrug op til kr. pr. MasterCard. Horsens Kommune anvender ikke MasterCard med tillægsydelser. En tillægsydelse kunne f.eks. være forsikringer. Horsens Kommune forventer at der årligt vil være ca døgnboksbetalinger og herudover ca. 800 kasseindbetalinger Valideringsregler (Valør mv.) Alle krav i dette afsnit er mindste krav. Valideringsforholdene skal vedrøre samtlige ind- og udbetalinger til/fra kommunen, og enhver flytning internt i Kommunen skal ske uden valørtab, det vil sige med samme dags valør. Samtlige valideringsforhold skal følge reglerne i Lov om betalingstjenester. 6.2 IT understøttelse Kommunikationsmuligheder Alle krav i dette afsnit er mindste krav. Horsens Kommune anvender produkter fra Microsoft. Operativsystem er pt. Windows 7 og Win XP. Horsens Kommune forventer at Win XP er udfaset primo april Kontorpakken er Office Internetbrowser er MS Internet Explorer, pt. Version 8. Horsens Kommune anvender KMD-udbetalingssystem i tilknytning til KMD OPUS. Banksystemet skal være baseret på anvendelse af Internetbrowser fra Microsoft. Horsens kommune sender alle betalingsfiler via NemKonto systemet. Der er således ikke en direkte forbindelse mellem Horsens kommunes økonomisystem og bankernes bogføringssystem. Det sker alt sammen via NemKonto snitfladen, som bankerne har forpligtet sig til at overholde og anvende. Hvilke filtyper der anvendes til dette er uden for Horsens kommunes regi og der henvises til NemKonto snitfladen, som allerede anvendes. Tilbudsgiver skal i forbindelse med implementering af aftalen dvs. inden kontraktopstart beskrive, om der skal foretages særlig opsætning af browser, eller der skal installeres supplerende programmer på den/de computere, der skal anvendes til banksystemet. Tilbudsgiver skal kunne sende filer fra banken til Horsens Kommune f.eks. til Horsens Kommunes økonomisystem. Det kunne f.eks. være filer til brug for afstemning og bogføring af indbetalinger. Kræver modtagelsen af disse filer ændringer i Horsens Kommunes systemer er omkostninger hertil tilbudsgiver uvedkommende. Side 16 af 31

17 Tilbudsgivers udgifter forbundet med IT-understøttelse herunder online-banking er udbyder uvedkommende Krav til online-banking system Alle krav i dette afsnit er mindste krav. Tilbuddet skal indeholde adgang til et online-banking system. Det forudsættes at banken stiller en Internet portal eller et internetbaseret bankprogram vederlagsfrit til rådighed for udbyder. Det er et krav til online-banking systemet, at det fungerer i ovennævnte IT-miljø, samt løbende udvikles til at følge med udviklingen af ovennævnte produkter. Det er desuden et krav, at fuldmagtsforholdene kan adskilles i en bestiller/indlægger og en godkend funktion, således at en betaling kun kan gennemføres med 2 uafhængige fuldmagtsindehavere dog skal der være mulighed for at der kan laves overførsler mellem kommunens konti, der er omfattet koncernrenteprincippet med ene prokura. Der vil være både brugere, der vil benytte systemet dagligt, og brugere, der anvender systemet i mindre omfang. I alt 100 personer bruger systemet i dag. Både centrale, som decentrale brugere, skal kunne få adgang til systemet, og det skal være muligt at oprette brugere med differentierede rettigheder, herunder nogle med fuld adgang og nogle med kigge adgang. Kontoudtog/daglige posteringer skal kunne hentes via det tilbudte online-banking system, og informationerne skal umiddelbart kunne overføres til Excel-regneark/Excel-format. 6.3 Betalingstransaktioner Alle krav i afsnit 6.3 Betalingstransaktioner er mindste krav Indbetalinger Indbetalinger skal kunne ske via følgende indbetalingsformer: Overførsel fra OBS-konto Overførsel fra OBS-konto Konto til konto overførsler Via Nets NemKonto Kontantindbetalinger, herunder døgnboks Checks Fælles indbetalingskort (FI) Safepay Netto-indestående på Horsens Kommunes OBS-konto overføres den 2. bankdag i måneden. Via Nets m.m. Debitorindbetalinger til Horsens Kommune. NemKonto Indbetalinger fra andre offentlige myndigheder. Kontante indbetalinger, herunder døgnboks Horsens Kommunes afdelinger/institutioner skal have mulighed for at kunne indsætte kontanter/checks direkte i pengeinstitut. Bogføringstekst skal angive, hvem der har foretaget indbetalingen. Side 17 af 31

18 Fælles indbetalingskort Horsens Kommune benytter FI kort med kortart 71 og 01 som indbetalingsmedier. Safepay og parkometer Borgerservice i Horsens Kommune anvender et kontanthåndteringssystem fra Gunnebo, der hedder Safepay. Dertil har Borgerservice en pengeautomat, hvor der dagligt dumper sedler ned i en safeboks. Safeboksen tømmes ned i tømningsenheden. Tilbudsgiver skal stille sikkerhedskufferter til rådighed for udbyder og sørge for at udbyder i mellem afhentningstidspunkterne har det nødvendige antal sikkerhedskufferter. Sikkerhedskufferten skal anvendes i tømningsenheden. Tømningsenheden skal indeholde én sikkerhedskuffert. Denne sikkerhedskuffert skal tilbudsgiver afhente 1 gang ugentligt (torsdag) på Horsens Rådhus. Horsens Kommune forventer at en sikkerhedskuffert ugentlig indeholder ca kr. Udbyder kan dog ændre dette i kontraktforløbet alt afhængigt af, hvordan udbyders behov udvikler sig. En ændring kan f.eks. være at behovet helt eller delvist ophører eller at afhentning skal ske en anden ugedag. Horsens Kommune har også opstillede parkometre. Tilbudsgiver skal ugentlig (torsdag) afhente mønter på Horsens Rådhus. Der skal maksimalt afhentes 15 møntkassetter. Horsens Kommune forventer at hver afhentning af mønter fra parkometre ligger i intervallet kr. Udbyder forbeholder sig ret til at lave ændringer undervejs i kontraktforløbet alt afhængigt af, hvordan udbyders behov udvikler sig. En ændring kan f.eks. være at behovet helt eller delvist ophører, at der skal ske afhentning en anden ugedag eller at en afhentning indeholder flere eller færre møntkassetter dog aldrig mere end 15 møntkassetter. Tilbagelevering af afhentede møntkassetter skal ske ved næst komne afhentning af møntkassetter. For hver afhentning af mønter fra parkometre skal tælleaflæsninger sendes senest 4 arbejdsdage efter afhentning. Hvis der eksempelvis afhentes mønter torsdag i uge 1, så skal tælleaflæsninger senest afleveres onsdag i uge 2. Det er ikke et krav fra Horsens Kommunes side at møntkassetterne skal optælles enkeltvis. For hver afhentning af mønter skal der være afregnet og pengene indsat på konto hos Horsens Kommune senest 4 bankdage efter den dag, hvor mønterne afhentes. Hvis der eksempelvis afhentes mønter torsdag i uge 1, så skal pengene være sat ind på en konto hos Horsens Kommune senest onsdag i uge 2. Tilsvarende er gældende for afhentninger af sedler fra Safepay. Der skal ske separat afregning for afhentning af mønter fra parkometre og en anden afregning for sedler fra Safepay. Tilbudsgiver vil dog altid skulle afhente sedler fra Safepay og mønter fra parkometre på samme ugedag. Tilbudsgiver skal i Bilag 2 - Tilbudsliste angive pris. pr. afhentning. Månedlig afhentning og udbringning af sedler Tilbudsgiver skal efter aftale med udbyder minimum 1 gang månedlig afhente og udbringe sedler til Horsens Rådhus. Den månedlige afhentning og udbringning vil ikke overstige kr. Horsens Kommune anvender sedlerne til kontante udbetalinger til ca. 25 borgere, der ikke umiddelbart kan få en NemKonto. Tilbudsgiver skal i Bilag 2 Tilbudsliste angive pris pr. afhentning/udbringning af sedler. For hver afhentning af sedler skal pengene være indsat på konto hos Horsens Kommune senest 4 arbejdsdage efter afhentning. Tilbudsgiver må gerne basere sit tilbud på, at den månedlige afhentning og udbringning af sedler kan ske på samme ugedag som de ugentlige afhentninger af møntkassetter og Safepay på Horsens Rådhus. Side 18 af 31

19 6.3.2 Udbetalinger Udbetalinger skal kunne ske via følgende udbetalingsformer. Udbetalinger foretages via Via overførselsservice (Nets) Via NemKonto/KMD-udbetaling Konto-til-konto overførsler Kontanthævninger Kommunedata s udbetalingssystem (KMD udbetaling), der via NemKonto fremsender til pengeinstituttets bogføringscentral Ordregivers økonomisystem, der fremsender udbetalingsfil til pengeinstituts bogføringscentral via NemKonto systemet. Horsens Kommune skal kunne foretage udbetalinger via pengeinstitutternes online system Betalinger til og fra udlandet Følgende services skal leveres: Muligheder for indbetaling af modtaget udenlandsk valuta Muligheder for effektuering af betalinger i udenlandsk valuta til leverandører. I 2013 har Horsens Kommune gennemført ca. 130 overførsler Nationalbankoverførsler Horsens Kommune skal have mulighed for at benytte Nationalbankoverførsel. Adviseringsfrist skal oplyses til Horsens Kommune i forbindelse med implementeringen af aftalen. Det kan oplyses, at Nationalbankoverførsler forventes at blive benyttet i meget begrænset omfang NemKonto systemet Det er et krav, at tilbudsgiver til enhver tid kan honorere lovgivningen vedrørende NemKonto. Intentionerne med indførsel af NemKonto ordningen i Danmark er, at begrænse kontant- og checkudbetalingerne til borgere mest muligt. Dette bevirker, at alle borgere skal have en konto i en bank til rådighed. Tilbudsgiver skal som følge heraf forpligtige sig til at oprette en bankkonto til samtlige borgere, der får udbetalt ydelse fra ordregiver, men som ikke endnu har en bankkonto. Det skal oplyses i tilbuddet, såfremt pengeinstituttet opstiller særlige betingelser i relation til tildeling af bankkonto til de berørte borgere Kommunens kontosystem - for daglige pengeforretninger Samtlige bankkonti, som kommunen har brug for til den daglige drift, skal være omfattet af aftalen. Dette forventes at blive omkring 100 konti. Hovedparten af disse konti tilhører decentrale institutioner, der anvender disse til indbetalinger. Der skal etableres en hovedkonto med netting-aftale og rentenetting efter koncernrenteprincippet og hvor trækningsretten er tilknyttet. Denne konto anvendes til de fleste udbetalinger. Der skal kunne etableres en særskilt konto for indbetalinger med betalingskort (FI) samt en konto for øvrige indbetalinger. Derudover Side 19 af 31

20 vil der være behov for yderligere op til 10 konti for lignende transaktioner. Det skal i aftale perioden være muligt at reducere eller øge antallet af daglige konti efter behov. Kommunen kan vælge at oprette et mindre antal konti i andre pengeinstitutter, såfremt en eller flere af kommunens afdelinger/institutioner ikke ligger i umiddelbar nærhed af en af tilbudsgivers filialer Kommune garanteret indskudslån Tilbudsgiver er forpligtet til at bevillige et lån til borgere, hvor Horsens Kommune har bevilliget et kommunegaranteret indskudslån. Det drejer sig om ganske få borgere. 6.4 Servicering vedr. betalingstransaktioner Alle krav i afsnit 6.4 er mindste krav. Servicering og rådgivning af daglige transaktioner Årlig engagementsopgørelse Servicering og rådgivning Tilbudsgiver bedes i tilbuddet oplyse, hvorfra kommunen bliver serviceret. Det er et krav, at tilbudsgiver skal have en lokalafdeling i Horsens midtby ved kontraktstart, som kan servicere kommunen i relation til kontante indbetalinger og udbetalinger, herunder rejsevaluta. Kommunen skal have en eller flere faste medarbejdere stillet til rådighed i relation til afvikling af de daglige bankforretninger. Bliver en af disse faste medarbejdere opsagt eller opsiger sin stilling, skal Horsens Kommune have en lige så kvalificeret medarbejder stillet til rådighed i stedet for. Der skal være daglig adgang til minimum en medarbejder, der kan give uddybende oplysninger til indbetalinger som Horsens Kommune ikke umiddelbart kan placere. Forudbestilte kontanter skal kunne afhentes på fast aftalt tidspunkt i banken. Kontanter skal som minimum bestilles arbejdsdagen inden afhentningstidspunktet. Horsens Kommune kan et par gange årligt få et akut behov for et beløb på maksimalt kr. Tilbudsgiver skal inden for udbudsområdet vederlagsfrit rådgive og informere i forbindelse med nye tiltag og ændringer som f.eks. informationsteknologi, betalingsservice, Nationalbankoverførsler m.v. samt andre områder, der måtte være af interesse for Horsens Kommune. Pengeinstituttet forventes til enhver tid at kunne honorere ny lovgivning vederlagsfrit. I forbindelse med et eventuelt skift i pengeinstitut skal tilbudsgiver stille den fornødne ekspertise til rådighed, således at skiftet bliver omkostningsfrit for kommunen. Samtidig skal tilbudsgiver beskrive en plan for overgang til tilbudsgivers pengeinstitut. Beskrivelsen skal indeholde oplysninger om: Hvornår og hvordan kommunen skal medvirke Hvem der sørger for hvad hos tilbudsgiver Hvem der er kontaktperson hos tilbudsgiver i forbindelse med overgangen Årlig engagementsopgørelse I overensstemmelse med de mellem Finansrådet og foreningen af Statsautoriserede Revisorer udarbejdede retningslinjer skal der rekvireres en årlig engagementsopgørelse til brug for ordregivers revision. Side 20 af 31

21 7 Tjekliste Følgende huskeliste er ment som en hjælp til tilbudsgiverne for at gøre det mere overskueligt at aflevere et tilbud, der opfylder de nødvendige formkrav. Det anbefales derfor at gennemgå huskelisten. Formkrav Krav til materiale Beskrivelse Afleveringssted: Tilbud skal sendes eller afleveres til: Horsens Rådhus Indkøbsfællesskabet HHO, lokale Rådhustorvet Horsens Att.: Dorte Pernille Vestergaard Tilbud skal indleveres i: Elektronisk kopi: Sammenslutninger af tilbudsgivere: Et originalt eksemplar + 1 kopi. Tilbuddet inkl. alle bilag skal vedlægges på enten USB-nøgle, CD-ROM eller tilsvarende fysisk medie i format der er kompatibelt med Microsoft Office pakken eller i pdf-format, dog skal Bilag 2 Tilbudsliste være vedlagt i Microsoft Excel kompatibelt format. Hvis der bydes som et konsortium, skal samtlige deltagere give samtlige oplysninger under afsnit 4 Egnethedskriterier, og der skal angives med hvilken konsortiedeltager der kan føres afklarende drøftelser med virkning for alle deltagere i konsortiet. Bilag Dokumentation / Titel Bilag 1 Underskrift og oplysninger Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Nøgletal Retten til at udøve det pågældende erhverv Regnskab Bemærkninger Udfyld bilaget med oplysninger og underskriv bilaget. Udfyld de krævede felter og medsend det udfyldte bilag. Udfyldes og medsendes. Såfremt regnskabet ikke kan revisorattesteres skal nøgletallene revisorattesteres. Dokumentation på at tilbudsgiver er godkendt af Finanstilsynet til at drive pengeinstitut i Danmark jf. Lov om finansiel virksomhed medsendes. Dokumentation kan f.eks. være et print fra Finanstilsynets hjemmeside. Årsregnskab /årsrapport for seneste afsluttede regnskabsperiode medsendes. Regnskabet skal være revisorattesteret af en statsautoriseret eller registreret revi- Side 21 af 31

22 sor og revisionspåtegningen skal fremgå. Rating Diverse oplysninger Dokumentation på rating enten fra Moody s eller Standard & Poors medsendes. Dokumentation kan f.eks. være et print fra et af rating bureauernes hjemmeside. Jf. afsnit NemKonto Systemet Tilbudsgives bedes i tilbuddet oplyse, såfremt pengeinstituttet opstiller særlige betingelser i relation til tildeling af bankkonto til de berørte borgere. Jf. afsnit Servicering og rådgivning Tilbudsgiver bedes i tilbuddet oplyse, hvorfra kommunen bliver serviceret. Side 22 af 31

23 8 Udkast til kontrakt Nærværende udkast til kontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontraktudkastet skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Kontraktudkastet udfyldes af udbyder i forbindelse med en eventuel kontraktindgåelse. Kontrakt om Levering af daglige bankforretninger til Horsens Kommune Mellem [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR nr.] (Herefter kaldet Leverandøren) Og Horsens Kommune Rådhustorvet Horsens (Herefter kaldet Ordregiver) Side 23 af 31

24 1. Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr.2004/18/ef af 31. marts 2004 og Lov nr. 492 af 12. maj 2010 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om håndhævelse af udbudsreglerne med senere ændringer. Kontrakten beskriver ordregivers og leverandørens forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Nærværende kontrakt mellem Leverandøren og Ordregiver B. Offentliggjorte spørgsmål/svar samt som følge heraf - evt. øvrige supplerende oplysninger til udbudsmaterialet, der ligger til grund for kontrakten af indsæt dd.mm.åååå C. Evt. uddybende materiale, som er nærmere aftalt mellem Leverandøren og Ordregiver, herunder eventuelle forståelsesmæssige præciseringer som anført i mødereferat fra afholdt afklarende møde. D. Udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver af indsæt mm.åååå E. Leverandørens tilbud af indsæt dd.mm.åååå De oplysninger der fremgår af offentliggjorte spørgsmål/svar og offentliggjorte rettelsesblade til udbudsmaterialet som medfører ændringer i kontrakten indarbejdes i kontrakten før kontraktunderskrift, eller vedlægges som bilag til kontrakten. 2. Kontraktens omfang Levering af daglige bankforretninger til Horsens Kommune. Leverandøren forpligter sig ved kontrakten til at levere de i kontrakten nævnte ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser i hele kontraktperioden (inkl. option). Ydelsens omfang bestemmes fortrinsvis af de betalingsstrømme som løbende indgår eller udgår fra Horsens Kommune. Relevant personale hos Leverandøren skal orienteres om kontraktgrundlaget, således at det sikres, at Ordregiver kun tilbydes produkter, som er omfattet af kontrakten. 3. Kontraktens varighed Kontrakten træder i kraft den og gælder indtil den Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til Leverandøren senest én måned før udløb af kontrakten, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Begge kontraktparter har i aftaleperioden mulighed for med 6 måneders skriftlig varsel at opsige aftalen til udgangen af én måned. Herudover har ordregiver mulighed for at opsige kontrakten, hvis andet følger af denne kontrakt. I fald Leverandøren bliver nedgraderet til lavere end Baa1 ved Moody s eller BBB+ ved Standard & Poors eller tilsvarende rating ved et andet anerkendt rating bureau, vedrørende langfristede forpligtelser, forbeholder Horsens Kommune sig retten til at opsige denne aftale med 6 måneders varsel. Side 24 af 31

25 I fald Leverandøren bliver nedgraderet til lavere end P-2 ved Moody s eller A-2 ved Standard og Poors eller tilsvarende rating ved et andet anerkendt rating bureau, vedrørende kortfristede forpligtelser, forbeholder Horsens Kommune sig retten til at opsige denne aftale med 6 måneders varsel. Leverandøren er forpligtet til øjeblikkelig at meddele Horsens Kommune, såfremt der sker/forventes et fald i rating under ratingen angivet ovenfor. Leverandøren er forpligtet til at meddele Horsens Kommune, såfremt Leverandøren ikke lever op til kravene i Finanstilsynets Tilsynsdiamant og/eller Leverandøren er kommet under et skærpet tilsyn. Hvis kravene i Finanstilsynets Tilsynsdiamant ikke overholdes og/eller Leverandøren er kommet under skærpet tilsyn forbeholder Horsens Kommune sig ret til at opsige denne aftale med 6 måneders varsel. Hvis Leverandøren er en filial af en udenlandsk bank, er Leverandøren i stedet forpligtet til at udarbejde en alternativ beregning for værdier på de pejlemærker, der fremgår af tilsynsdiamanten og sandsynliggøre at grænseværdierne i tilsynsdiamanten kan overholdes. I den forbindelse skal Leverandøren udarbejde en kort redegørelse for metoden, der som udgangspunkt skal tage afsæt i Finanstilsynets vejledning ( Vejledning om tilsynsdiamanten for pengeinstitutter, gældende fra januar 2013). Ordregiver er opmærksom på at forskelle i nationale opgørelsesmetoder kan give anledning til, at fortolke værdierne i tilsynsdiamanten forskelligt. Hvis filialen af den udenlandske bank (Leverandøren) på opfordring fra Horsens Kommune ikke kan sandsynliggøre at kravene i Finanstilsynets Tilsynsdiamant overholdes forbeholder Horsens Kommune sig ret til at opsige denne aftale med 6 måneders varsel. Hvis Leverandøren ikke er under tilsyn af Finanstilsynet i Danmark på grund af, at den er filial af en udenlandsk bank, skal Leverandøren løbende kunne sandsynliggøre, at den kan honorere de solvenskrav for finansielle virksomheder, som fastlægges i den danske lovgivning. Hvis dette ikke er tilfældet forbeholder Horsens Kommune sig rettet til at opsige denne aftale med 6 måneders varsel. 4. Leveringsbetingelser Leverandørens almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer, der er foretaget i henhold til kontrakten. 5. Priser Jf. de i Leverandørens tilbud angivne tillæg/fradrag i bilag 2 Tilbudsliste. Leverandøren har i bilag 2 Tilbudsliste valgt referencerente. Denne rente er bindende for og kan ikke ændres i hele kontraktperioden inklusiv option. Dog er parterne berettiget til at optage forhandling om ændring af de oplyste tillæg/fradrag i bilag 2 ved lovgivnings og myndigheds ændringer, som medfører renteændringer. I tilfælde af at der via forhandling ikke opnås enighed, er en af parterne berettiget til at opsige aftalen med 6 måneders skriftlig varsel. Skulle Nationalbankens indskudsbevisrente stå i misforhold til renten på det korte pengemarked, eller hvis Nationalbanken lader indskudsbevisrenten udgå som renteinstrument, er parterne berettiget til at optage forhandling om fastsættelse af et andet rentegrundlag på baggrund af det korte pengemarked. I tilfælde af at der via forhandling ikke opnås enighed, er en af parterne berettiget til at opsige aftalen med 6 måneders skriftligt varsel. Side 25 af 31

26 Såfremt Horsens Kommunens nettovalørsaldo er positiv, forrentes Horsens Kommunens daglige nettotræk ved xxx (Nationalbankens Indskudsbevisrente) med tillæg/fradrag af xxx procentpoint p.a. Såfremt Horsens Kommunens nettovalørsaldo er negativ og under kr, forrentes Horsens Kommunens daglige nettotræk ved xxx (Nationalbankens Indskudsbevisrente) med tillæg/fradrag af xxx procentpoint p.a. Såfremt Horsens Kommunens nettovalørsaldo er negativ og over kr og under eller lige , forrentes Horsens Kommunens daglige nettotræk ved xxx (Nationalbankens Indskudsbevisrente) med tillæg/fradrag af xxx procentpoint p.a. Hvis indskudsbevis renten er negativ sættes den til 0 både ved træk og indeståender, således den reelle rentesats vil være lig det tilbudte tillæg/fradrag. Renten tilskrives i begge tilfælde kvartalsvis. 6. Fakturering Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Fakturaer fremsendes til forbrugsstedet på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer. Der skal være mulighed for, at kommunen kan få opdelt deres aftale således, at de enkelte afdelinger hos ordregiver kan benytte egne rekvisitionsnumre. Når der foretages afregning skal fakturaer opdeles efter rekvisitionsnummer og fremsendes særskilt til de enkelte afdelinger efter rekvisition Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: EAN-lokationsnummer på den enhed hos Ordregiver, som skal modtage fakturaen Ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer Rekvirent/Bestiller Varebetegnelse, varenummer, enhed, kvantum og enhedspris (ekskl. moms) Fakturabeløb Navn og adresse på leveringssted Leverandørens navn, kontaktoplysninger og CVR-nummer (Det CVR-nummer/Leverandørnavn, der oplyses på fakturaen, skal være i fuld overensstemmelse med det oplyste i Leverandørens tilbud. CVR-nummeret skal være det samme som Leverandøren har registreret i CVR-registeret). Fakturaen, herunder enhedspris og enhed skal stemme overens med aftaleprislisten. Aftaleprisen skal fremgå pr. afhentning. Elektroniske fakturaer skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL og fremsendes via VANS (Value Added Network Service). Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke sendes elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler, indtil disse forhold er bragt i orden af Leverandøren. Side 26 af 31