BEGRÆNSET UDBUD AF FINANSIELLE TJENESTEYDELSER 2011/S

Transkript

1 BEGRÆNSET UDBUD AF FINANSIELLE TJENESTEYDELSER 2011/S

2 Side 2 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING Indledning Kontraktperiode Udbudsmaterialet UDBUDSBETINGELSER Ordregivende myndighed Tidsplan for udbuddet Spørgsmål Tilbudsgivning Vurdering af tilbuddene Alternative tilbud Forbehold Kontraktindgåelse TILDELINGSKRITERIUM Det økonomisk mest fordelagtige tilbud Underkriteriet økonomi Underkriteriet betalingstransaktioner Underkriteriet rådgivning DEN UDBUDTE OPGAVE Kravspecifikation Forrentning Konti Kontostruktur Driftskreditter IT-understøttelse Ordregivers IT-miljø Kommunikationsmuligheder Online-banking system: Betalingstransaktioner Betalingstransaktioner Betalingskort Årlig engagementsopgørelse Rådgivning... 15

3 5. NØGLETAL Nøgletal for likviditetsudvikling Side 3

4 1. INDLEDNING Side Indledning Gribvand Spildevand A/S og Gribvand A/S udbyder i medfør af Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, sine daglige bankforretninger. Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud. Ved anmodningsfristen havde fire virksomheder anmodet om at blive prækvalificeret, og disse fire virksomheder er blevet udvalgt til at afgive tilbud. Den udbudte opgave omfatter: Bank, Daglige pengeforretninger, Betalingstransaktioner, Driftskreditter, Værdipapirhandel, Rådgivning om daglige pengeforretninger, Rådgivning om formue-/gældspleje, Rådgivning om risikostyring, og Rådgivning om likviditetsstyring. Årlig rådgivning i forbindelse med optagelse af lån til anlægsanskaffelser Udbuddet omfatter ikke følgende ydelser: Transaktioner, der jf. lovgivningen skal foregå via OBS-kontoen Låneoptagelse af langfristede lån Leasing 1.2 Kontraktperiode Kontrakten er gældende i perioden fra den 1. marts 2012 til den 28. februar 2014, med option på 2 forlængelser af kontrakten med hvert 1 år, henholdsvis fra den 1. marts 2014 til den 28. februar 2015 og fra den 1. marts 2015 til den 29. februar De første 3 måneder af kontraktperioden betragtes som prøvetid, inden for hvilken aftalen kan opsiges med 14 dages varsel. Aftalen kan herefter opsiges helt eller delvist af Ordregiverne med 3 måneders opsigelsesvarsel, såfremt dette er sagligt begrundet, jf. den vedlagte kontrakt.

5 1.3 Udbudsmaterialet Side 5 Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsbekendtgørelse 2011/S af Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1: Udkast til kontrakt Bilag 2: Nøgletal Bilag 3: Tilbudsliste Ovenstående udbudsmateriale er tilgængeligt på Det påhviler tilbudsgiver at kontrollere, at udbudsmaterialet er komplet ifølge ovenstående fortegnelse. 2. UDBUDSBETINGELSER 2.1 Ordregivende myndighed De ordregivende myndigheder er: Gribvand A/S Holtvej 18C 3230 Græsted og Gribvand Spildevand A/S Holtvej 18C 3230 Græsted (I det følgende "Ordregiverne") Ordregivernes kontaktperson under udbuddet er: Mette Therkildsen mt@gribvand.dk

6 2.2 Tidsplan for udbuddet Side 6 Udbuddets tidsplan er som følgende: Hovedtidsplan Offentliggørelse af det samlede udbudsmateriale på Ordregivernes hjemmeside Vejledende frist for spørgsmål (se afsnit 2.3) Tilbudsfrist (se afsnit 2.4) Underretning om tildelingsbeslutning (forventet) (se afsnit 2.5) Kontraktindgåelse (forventet) (se afsnit 2.8) Dato 22. december januar 2012 kl. 12:00 6. februar 2012 kl. 12: februar 2012 Ultimo februar 2012 Inden for udbudsdirektivets rammer forbeholder Ordregiverne sig ret til at ændre på ovenstående tidsplan. 2.3 Spørgsmål Har tilbudsgiver spørgsmål eller bemærkninger til udbudsmaterialet, eller finder tilbudsgiver, at udbudsmaterialet er uklart på et eller flere punkter, opfordres tilbudsgiver til at søge dette afklaret ved at rette skriftlig henvendelse til Ordregiverne. Eventuelle spørgsmål bedes rettet til: Mette Therkildsen mt@gribvand.dk Følgende bør fremgå af emnefeltet "Udbud af finansielle tjenesteydelser" Alle henvendelser til Ordregiverne skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet.

7 Tilbudsgiverne opfordres til at stille deres spørgsmål senest den 23. januar kl. 12:00. Side 7 Alle svar på skriftlige spørgsmål vil senest blive offentliggjort i anonymiseret form på Det er tilbudsgiverves eget ansvar, at holde sig løbende opdateret. Spørgsmål vil blive besvaret, såfremt det er muligt for ordregiverne, at besvare spørgsmålet senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 kalenderdage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Tilbudsgiverne skal således være opmærksomme på, at der kan blive offentliggjort spørgsmål og svar indtil 6 dage før tilbudsfristens udløb. 2.4 Tilbudsgivning Sidste frist for modtagelse af tilbud er: 6. februar 2012 kl. 12:00. Tilbud skal sendes i lukket kuvert. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke komme i betragtning. Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Vurdering af tilbud vil blive foretaget på grundlag af det modtagne tilbudsmateriale, hvorfor dette skal være fyldestgørende. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud og medfølgende dokumentation er Ordregiverne uvedkommende. Tilbud bør mærkes: Må ikke åbnes af posten Tilbud på finansielle tjenesteydelser. Tilbud skal være på dansk. Tilbud bør fremsendes skriftligt i 4 papireksemplarer samt i et digitalt eksemplar på cd-rom eller memorystick. Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 6 måneder at regne fra tilbudsfristens udløb. Det skal fremgå af tilbuddet, såfremt tilbudsgiver ikke vedstår sit tilbud i 6 måneder.

8 2.5 Vurdering af tilbuddene Side 8 Indkomne tilbud vil blive åbnet samtidig. Efter modtagelsen af tilbuddene vil Ordregiverne indledningsvist foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene er konditionsmæssige. Derefter vil Ordregiverne foretage en evaluering af de konditionsmæssige tilbud i forhold til tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud", jf. afsnit 3.1. På baggrund af denne evaluering vil Ordregiverne elektronisk underrette tilbudsgiverne om, hvilken tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tilbud vil ikke blive returneret. 2.6 Alternative tilbud Tilbudsgiver kan ikke afgive alternative tilbud. 2.7 Forbehold Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold over for udbudsmaterialet, herunder det i udbudsmaterialet indeholdte kontraktudkast. Tilbud med forbehold for grundlæggende elementer, vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige. Det samme gør sig gældende for forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer, hvis disse forbehold ikke kan prissættes. For tilbud, der ikke indeholder forbehold for ikke-grundlæggende elementer, vil ordregiverne være berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiverne vil dog vurdere, hvorvidt ordregiverne i henhold til Klagenævnet for Udbuds praksis vil prissætte tilbuddet til den maksimale risiko. 2.8 Kontraktindgåelse Kontrakten indgås mellem Ordregiverne og den vindende tilbudsgiver efter udløbet af stand-still perioden. Stand-still perioden løber i 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiverne elektronisk har afsendt underretning om tildelingsbeslutningen til tilbudsgiverne. Kontrakt kan således underskrives på 11. dagen. Kontrakten indgås på baggrund af det kontraktudkast, der indgår i udbudsbetingelserne som bilag 1.

9 3. TILDELINGSKRITERIUM Side Det økonomisk mest fordelagtige tilbud Tildelingskriteriet er Det mest økonomiske fordelagtige tilbud, som består af følgende underkriterier: Underkriterier Vægt Økonomi 50 % Betalingstransaktioner 25 % Rådgivning 25 % I alt 100 % 3.2 Underkriteriet økonomi For underkriteriet økonomi lægger Ordregiverne vægt på den samlede, årlige omkostning i kontraktperioden ved valget af leverandøren. Tilbudsgiver skal i den forbindelse oplyse: Rentevilkår Valideringsregler (Valør mv.), Eventuelle implementeringsomkostninger, og Timepriser for rådgivningsydelser Rentevilkår Tilbudsgiver skal oplyse de anvendelige rentevilkår. Rentesatsen, som tilbudsgiver tilbyder, skal angives som et tillæg/fradrag til Nationalbankens til enhver tid gældende indskudsbevisrente. Såvel tillæg/fradrag for indestående samt for træk på kredit skal angives. Tilbudsgiver bedes angive en rentesats for følgende beholdninger: Fra (-) kr. til(-) kr. Fra (-) kr. til (-) kr. Fra (-) kr. til (-) 1 kr. Fra 0 kr. til (+) kr. Fra (+) kr. til til(+) kr. Fra (+) kr. til (+) kr. Alle gebyrer, kurtage mv. skal være indeholdt i de tilbudte rentesatser. Der kan således ikke opkræves anden betaling, end den angivne rentesats.

10 Ordregivernes konti skal indgå i en rentenetting-ordning. Dette medfører at alle ordregivernes konti skal forrentes på baggrund af ordregivernes nettoposition for alle omfattede konti. Side 10 Valideringsregler (Valør mv.) Tilbudsgiver skal redegøre for samtlige valideringsforhold ved alle former for indbetalinger til Ordregiverne og udbetalinger fra Ordregiverne. Eventuelle implementeringsomkostninger Timepriser for rådgivningsydelser Tilbudsgiver skal oplyse en fast timepris for hver af følgende ydelser: Rådgivning om daglige pengeforretninger, Rådgivning om formue-/gældspleje, Rådgivning om risikostyring, og Rådgivning om likviditetsstyring. Årlig rådgivning i forbindelse med optagelse af lån til anlægsanskaffelser Alle tilbudte timepriser er inklusiv betaling for transporttid, kørepenge og lignende. Der kan således ikke opkræves yderligere betaling, end den angivne timepris. Tilbudsgiver skal anvende tilbudslisten i bilag 3, for underkriteriet økonomi. 3.3 Underkriteriet betalingstransaktioner Ved evalueringen af underkriteriet "betalingstransaktioner" lægger Ordregiverne vægt på, hvilke betalingstransaktioner tilbudsgiver kan tilbyde samt tilbudsgivers plan for implementering. I den forbindelse lægger Ordregiverne vægt på: 1. Tilbudsgivers konto-system: herunder kontoopbygning & antal konti, kontoinformationer, kontoudskrifter og likviditetsoverblik & likviditetsstyring. 2. Tilbudsgivers online-banking-system og tilbudsgivers implementeringsplan. Ordregiverne vil tillægge det vægt, at systemet er brugervenligt for de relevante medarbejdere. Ordregiverne vil endvidere tillægge det vægt, om tilbudsgivers implementeringsplan sikrer en kort og ordnet overgang til den nye leverandør. 3. Tilgængelighed: Ordregiverne lægger vægt på tilbudsgivers tilgængelighed, f.eks. i forbindelse med kontantindbetalinger og udbetalinger. Tilbudsgiver skal derfor oplyse:

11 Side 11 Hvilke filialer tilbudsgiveren har i Region Nordsjælland, og Åbnings- og telefontider i disse filialer. Såfremt tilbudsgiver ikke har lokale filialer, skal det derfor alternativt oplyses: Hvordan ordregivernes medarbejdere kan foretage indbetalinger og indløse checks. Ordregiverne har i afsnit angivet de mindstekrav for betalingstransaktioner, som er gældende. Hvis disse mindstekrav ikke er opfyldt, vil tilbuddet blive forkastet som ukonditionsmæssigt. Til brug for Ordregivernes bedømmelse af underkriteriet, skal tilbudsgiver udarbejde en beskrivelse af ovenstående punkter. Til vurderingen af tilbudsgivernes online banking-system, bør tilbuddet vedlæges enten en demonstration-version af tilbudsgiverens system eller en fyldestgørende beskrivelse af systemets karakteristika. Ordregiverne vil vurdere tilbuddene på baggrund af en helhedsbedømmelse. 3.4 Underkriteriet rådgivning Ordregiverne ønsker tilbud på: Rådgivning om daglige pengeforretninger, Rådgivning om formue-/gældspleje, Rådgivning om risikostyring, og Rådgivning om likviditetsstyring. Årlig rådgivning i forbindelse med optagelse af lån til anlægsanskaffelser Ved evalueringen af underkriteriet "rådgivning", vil Ordregiverne lægge vægt på kvaliteten af rådgivningen samt muligheden for at modtage kompetent rådgivning, når Ordregiverne har behov herfor. Prisen for rådgivningen vil blive evalueret under underkriteriet økonomi. Tilbudsgiver skal oplyse: 1. Om tilbudsgiveren får en eller flere faste medarbejdere stillet til rådighed som rådgiver vedrørende daglige pengeforretninger. Ordregiverne evaluerer ikke på medarbejdernes kompetencer eller erfaringer.

12 2. Hvordan tilbudsgiver mener at kunne optimere Ordregivernes formue- og gældspleje. Side Hvordan tilbudsgiver mener at kunne optimere Ordregivernes risikostyring. 4. Hvordan tilbudsgiver mener at kunne optimere Ordregivernes likviditetsstyring. Ordregiverne har i kravspecifikationen angivet de mindstekrav for rådgivning, som er gældende. Hvis disse mindstekrav ikke er opfyldt, vil tilbuddet blive forkastet som ukonditionsmæssigt. Til brug for Ordregivernes bedømmelse af underkriteriet, skal tilbudsgiver udarbejde en beskrivelse af ovenstående punkter. Ordregiverne vil vurdere tilbuddene på baggrund af en helhedsbedømmelse. 4. DEN UDBUDTE OPGAVE 4.1 Kravspecifikation 4.2 Forrentning 4.3 Konti Rentetilskrivning skal finde sted kvartalsvis og renteberegning skal Forrentningen skal ske ved rentenetting. Samtlige bankkonti, som Ordregiverne har brug for til den daglige drift, vil være omfattet af aftalen. Ordregiverne forbeholder sig dog ret til at bevare et mindre antal konti i andre pengeinstitutter. Der skal i aftaleperioden være mulighed for både at forøge og reducere antallet af daglige konti efter behov Kontostruktur Forsyningens kontosystem hos tilbudsgiver skal være opbygget således, at det giver en overskuelig, smidig og enkel administration af forsyningens kasse- og bankfunktion samt styring af Ordregivernes likviditet. Kontostrukturen består på tidspunktet for udbuddet af 9 konti og 2 kontokort. Af nedenstående tabel fremgår, hvilke fremtidige typer konti der ønskes som minimum: Oversigt over konti Antal

13 Mediekonti til forbrugsafregning 5 Driftskonti (rådighedskasser) 1 Driftskonto i henholdsvis Spildevand og Gribvand Side 13 Konto til anlæg i Spildevand 3 Konti i alt 9 Tilbudsgiver skal tilbyde Ordregiverne et fleksibelt kontosystem, der dækker forsyningens løbende behov for selvstændige konti til separate formål. Der tages forbehold for ændringer i antal konti, og tilbudsgiver skal tåle dette indenfor tilbuddet Driftskreditter Det er en betingelse, at der på tidspunktet for indgåelse af engagement mellem Ordregiverne og kontrakthaver etableres løbende kredit uden sikkerhedsstillelse med følgende kreditramme: Gribvand A/S Gribvand Spildevand A/S 5.09 mio. kr. 20 mio. kr. Det er således en betingelse, at der i tilknytning til et eventuelt skifte af pengeinstitut, sker en indfrielse af de eksisterende driftskreditter inden for ovennævnte maksimum. Ordregiverne skal have fuld dispositionsret over begge kreditter. Det kan oplyses, at der pt. ikke eksisterer yderligere mellemværender med nuværende pengeinstitut. 4.4 IT-understøttelse 4.5 Ordregivers IT-miljø Ordregiverne benytter økonomisystemet Navision. Endvidere anvender Ordregiverne en række KMD-systemer, bl.a.: Bogførings- og udbetalingssystemet KMD-Web-Betaling Forbrugs Afregnings Systemet KMD-FAS Debitorsystemet KMD-FAS-Debitor KMD-Regningsdebitor Kommunikationsmuligheder Ordregiverne anvender produkter fra Microsoft.

14 Operativsystemet er således p.t. MS Windows 7 og kontorpakken er p.t. MS Office Side 14 Internetbrowser er MS Internet Explorer, p.t. version 8. Ordregiverne skal have adgang til elektronisk kommunikation med tilbudsgiver i relation til administration af Ordregivernes daglige bankforretninger Online-banking system: Tilbuddet skal indeholde adgang til et online-banking system. Banksystemet skal være baseret på anvendelse af Internetbrowser fra Microsoft og skal kunne benyttes i ordregivers IT-miljø. Tilbud skal inkludere installation og opsætning af online-banking systemet. Det afgivne tilbud skal desuden indeholde undervisning af 5 brugere i den daglige brug af systemet. Tilbudsgiver skal udlevere manualer i daglig brug af den tilbudte systemløsning. Det er et krav til online-banking systemet, at det fungerer i ovennævnte IT-miljø, samt løbende udvikles til at følge med udviklingen af ovennævnte produkter. Kontoudtog/daglige posteringer skal kunne hentes via det tilbudte on-line banking system, og informationerne skal umiddelbart kunne overføres til Excel-regneark. 4.6 Betalingstransaktioner Betalingstransaktioner Ordregiverne skal kunne håndtere flg. indbetalingsformer (mediekonti) i forbindelse med forbrugsafregning: - PBS/NETS indbetalinger - FI indbetalinger - Kontante betalinger - NemKonto - RIM (restance inddrivelses myndigheden) Det er et krav, at tilbudsgiver til enhver tid kan honorere lovgivningen vedrørende Nem-Konto. Tilbudsgiver skal som følge heraf forpligte sig til at oprette en bankkonto til samtlige de borgere, der får udbetalinger fra Ordregiverne, men som endnu ikke har en bankkonto. 4.7 Betalingskort Fra aftalens start skal der udstedes op til 5 kreditkort (MasterCard eller VISA/Dankort) med et forventet maksimalt årligt forbrug pr. kort på DKK

15 4.8 Årlig engagementsopgørelse Side 15 I overensstemmelse med de mellem Finansrådet og foreningen af Statsautoriserede Revisorer udarbejdede retningslinjer af 15. februar 1996 skal der kunne rekvireres en årlig engagementsopgørelse til brug for Ordregivernes revision. 4.9 Rådgivning Ordregiverne skal rådgives på dansk. Som udgangspunkt skal rådgivning kunne ydes per telefon eller per . Rådgivning skal dog også kunne ydes både i tilbudsgiverens nærmeste filial eller på Ordregivers adresse Holtvej 18C, 3230 Græsted.

16 5. NØGLETAL Side Nøgletal for likviditetsudvikling I 2011 har samtlige bankkonti (inkl. mediekonti) genereret primært positive nettoindeståender Januar og februar var negative nettoindeståender men herefter har efterfølgende måneder genereret et positivt nettoindestående. Gribvand A/S Tilgang af likvide midler incl. moms: Terminer Udelukkende fakturering til Spildevand. Salg pr. termin Salg pr. år 2. pr måned. IRR IRR Antal indbetalinger/termin IRR Anlægsudgifter N/A Driftsudgifter Udgående moms x) Indgående moms x) N/A ca. 3,5 mio. kr. (pr. 30/9 2011) ca. 1 mio. kr. (Pr. 30/9 2011) x) Der afregnes månedligt overfor SKAT

17 Gribvand Spildevand A/S Side 17 Tilgang af likvide midler incl. moms: Terminer Medio maj og medio november Salg pr. termin Salg pr. år Antal indbetalinger/termin Anlægsudgifter Driftsudgifter Udgående moms x) Indgående moms x) ca. 47 mio. inkl. moms (2011) ca. 94 mio. ekskl. tømningsordning og tilslutningsbidrag ca stk. ca. 80 mio. kr. (2011) ca. 40 mio. kr. (2011) ca. 10,5 mio. kr. (Pr. 30/9 2011) ca. 18,5 mio. kr. (Pr. 30/9 2011) x) Der afregnes månedligt overfor SKAT