Bilag 1: Kravspecifikation

Transkript

1 Bilag 1: Kravspecifikation

2 Indholdsfortegnelse: 1. Indledning og resumé Rammerne for frokostordningen i Horsens Kommune Lovgivning og økonomi Rammer i Horsens Kommune Organisering Organisation Daginstitutioner Geografisk placering Ydelsesomfang Krav til ydelserne til madservice i daginstitutioner Minimumskapacitet og leveringssikkerhed Krav til næringsindhold og portionsstørrelse Krav til valgmuligheder Krav til variation over tid Krav til bestilling og afbestilling Krav til emballage Krav til levering og leveringstidspunkt Krav til tilgængelighed...9

3 1. Indledning og resumé I dette bilag beskrives de generelle krav til de ydelser, der skal leveres i henhold til Horsens kommunes udbud af det sunde frokostmåltid på dagtilbudsområdet. Såfremt den enkelte institution har stillet yderligere krav til ydelsen, fremgår disse af tillægsbladene for den enkelte institution. Opgaven omfatter i hovedoverskrifter: Produktion og udbringning af sundt frokostmåltid til en eller flere daginstitutioner for børn i alderen 3-6 år i Horsens Kommune. Der er pt. tale om ca børn fordelt på 10 institutioner i hele kommunen. Hver institution består af et eller flere huse beliggende på forskellige adresser. Leveringen skal ske til det enkelte hus. Leverandøren kan byde på en eller flere af de af udbuddet omfattede institutioner. En ekstern leverandør af frokostmåltidet skal i udgangspunktet kunne levere et koldt frokostmåltid 5 dage om ugen til anretning i institutionen. Den enkelte institution kan dog stille krav om, at et eller flere af måltiderne skal bestå af varm mad, ligesom den enkelte institution kan ønske færre ugentlige måltider. Institutionernes valg på disse områder fremgår af tillægsbladene for den enkelte institution. Afregningsprisen pr. måltid forventes at ligge på ca. 18,85 kr. ekskl. moms og inklusive alle øvrige udgifter, herunder transport/udbringning Måltidet skal opfylde Fødevarestyrelsens gældende anbefalinger for sund kost i daginstitutioner, samt Horsens kommunes Mad- og måltidspolitik Aftalen træder i kraft 1. januar 2010 og løber til den 31. december I det følgende gives en uddybende beskrivelse af leverancens rammer og indhold, samt Horsens kommunes krav og forventninger til en ekstern leverandør. Kravspecifikationen er disponeret som følger: I afsnit 2 beskrives rammerne for madordningen i Horsens Kommune. I afsnit 3 præsenteres organisering, herunder antal daginstitutioner mv. I afsnit 4 præsenteres krav til ydelserne til daginstitutioner. Til kravspecifikationen hører følgende bilag: Bilag 2: Institutionsoversigt Bilag 3: Oversigtskort over institutioner Bilag 4: Institutionernes tillægsblade til udbudsmaterialet Bilag 5: Mad- og Måltidspolitik for Horsens Kommune Bilag 6: Det fælles frokostmåltid - anbefalinger og inspiration til sund mad i daginstitutioner - Fødevarestyrelsen Bilag 7: Kontraktudkast

4 2. Rammerne for frokostordningen i Horsens Kommune 2.1 Lovgivning og økonomi Folketinget har den 25. november 2008 vedtaget L 16 Forslag til lov om frokostmåltid i daginstitutioner mv. Loven fastsætter, at kommunerne senest den 1/ skal tilbyde frokostmåltid i alle daginstitutioner som en del af dagtilbudsydelsen. Samtidig justeres loftet for forældrenes egenbetaling, således at den maksimale forældrebetalingsandel i daginstitutioner forhøjes til 30 procent af de budgetterede bruttodriftsudgifter, og det lovpligtige kommunale tilskud fastsættes til mindst 70 procent af de budgetterede bruttodriftsudgifter. Betalingen for frokostmåltidet vil blive opkrævet fra forældrene i forbindelse med den almindelige betaling til daginstitutionen. Den økonomiske ramme for det obligatoriske frokostmåltid i daginstitutionerne i Horsens Kommune forventes at være ca. kr. 18,85 pr. måltid eksklusive moms og inklusive omkostninger til transport/udbringning af maden. Loven fastsætter desuden, at frokostmåltidet skal leve op til gældende officielle danske anbefalinger. Frokostmåltidet skal tilbydes alle børn dog gælder det, at hvis et barn har en lægedokumenteret allergi eller anden sygdom, der kræver speciel kost, og kommunalbestyrelsen vurderer, at kommunen ikke kan tilbyde barnet frokost i daginstitutionen, kan barnet undtages madordningen. 2.2 Rammer i Horsens Kommune Madordning til daginstitutioner i Horsens Kommune tager afsæt i kommunens Mad- og Måltidspolitik. Det er visionen, at frokostordningen skal understøtte Horsens Kommunes målsætninger indenfor Mad- og Måltidspolitikken, som er at fremme sundhed og trivsel og minimere risikoen for kostrelaterede sygdomme. Horsens Kommune vil derfor arbejde på: At skabe sunde kostvaner hos børn og unge At skabe sunde rammer for børns indtag af mad og drikke At minimere ulighed i sundhed Ifølge Mad- og Måltidspolitikken for børn i dagtilbud ønsker Horsens Kommune endvidere at: alle børn får sund mad og drikke, som lever op til kvaliteten i de nationale anbefalinger forebygge fejlernæring og en række livsstilssygdomme som sukkersyge, hjertekarsygdomme og overvægt maden der serveres, indeholder så få tilsætningsstoffer og rester af pesticider som muligt maden spises under fastlagte rammer og børnene oplever et fællesskab omkring mad- og måltider tage hensyn til kulturel mangfoldighed og børn med særlige behov Det skal ske ved at: etablere en forældrebetalt madordning, senest 1. januar 2010 inddrage viden og oplevelser om mad og måltider i det pædagogiske arbejde med de voksne som rollemodeller højne den faglige viden om sund mad, måltider og ernæring, såvel blandt ansatte som forældre

5 den enkelte forældrebestyrelse i dialog med de ansatte udarbejder lokale mad- og måltidspolitikker Maden skal leveres i overensstemmelse med disse målsætninger og leverandører af frokostmåltidet skal derfor medvirke aktivt til realisering af målsætningerne. Desuden er det et krav, at maden skal være tilberedt af råvarer af en god kvalitet, og i så høj grad som muligt af årstidens frugt og grønt. Leverancen skal afspejle de øvrige nævnte målsætninger. 3. Organisering 3.1 Organisation Horsens Kommune er en kommune med en flad administrativ struktur på Rådhuset og udbredt decentralisering til institutionerne. Den overordnet ansvarlige for daginstitutionsområdet er dagtilbudschefen. Institutionsledere har direkte reference til dagtilbudschefen 3.2 Daginstitutioner Udbuddet af frokostordningen omfatter pt. i alt 10 institutioner med i alt 1806 indskrevne børn i alderen 3 til 6 år. I bilag 2 ses en oversigt over de institutioner i Horsens Kommune, som er omfattet af udbuddet. Antallet af indskrevne børn vil variere hen over året. Børn, som er omfattet af lægeordineret diæt eller sygdom, kan blive undtaget fra madordningen. Erfaringsmæssigt vil det dreje sig om et meget begrænset antal børn En leverandør skal således kunne honorere skiftende efterspørgsel over tid, jf. betingelser omkring bestilling og afbestilling for institutionerne, jfr. kontraktens pkt Geografisk placering Horsens Kommune har i bilag 3 markeret den geografiske placering af daginstitutionerne på dels et oversigtskort over kommunen og dels en række mere detaljerede kort. 3.4 Ydelsesomfang Opgaven omfatter i udgangspunktet levering til samtlige børn i den institution, man afgiver bud på, i 233 dage om året, medmindre den enkelte institution har beskrevet krav om levering i et mindre omfang i tillægsbladet. Da det i Horsens Kommune er højt prioriteret, at de voksne omkring børnene deltager i måltidet og spiser sammen med børnene, skal leverandøren for hver 20 leverede måltider levere et såkaldt pædagogisk måltid, svarende til en ekstra portion til deling mellem 3 medarbejdere. Da det pædagogiske måltid regnes som en integreret del af frokostordningen, faktureres den ikke særskilt til institutionen.

6 Dog vil der være perioder, hvor ikke alle børn er i institution. Der er tale om de følgende uger med kommunens anførte skøn over, hvor mange børn, der gennemsnitligt ikke er til stede i institutionerne i disse uger. Uge 7 og uge 42: Forventet behov ligger på % af normalen Uge 28, 29, 30 og 31: Forventet behov ligger på % af normalen Uge 52: Forventet behov ligger på % af normalen Konkrete ferieplaner leveres til leverandøren, så snart de er vedtaget, hvilket sker i god tid inden skoleårets begyndelse. Institutionen vil i god tid inden de ovennævnte perioder give leverandøren besked om den faktiske leverance i disse perioder, se i øvrigt nedenfor under bestilling og afbestilling, jfr. pkt. 4.5 i kravspecifikationen. 4. Krav til ydelserne til madservice i daginstitutioner Horsens Kommunes krav til ydelsen er beskrevet i det følgende ud fra følgende overskrifter: Minimumskapacitet Krav til næringsindhold og portionsstørrelse Krav til valgmuligheder Krav til variation over tid Krav til bestilling og afbestilling Krav til emballage mv. Krav til udbringning Krav til levering og leveringstidspunkt Krav til tilgængelighed 4.1 Minimumskapacitet og leveringssikkerhed Leverandøren er forpligtet til over for kunden at have den fornødne kapacitet og det fornødne beredskab til at kunne levere madservice alle årets åbningsdage. En leverandør skal således kunne redegøre for, hvordan leverandøren vil sikre de krævede leverancer, herunder beskrivelse af beredskab i forbindelse med problemer i forbindelse med den normale produktions- og udbringningsprocedure. 4.2 Krav til næringsindhold og portionsstørrelse Frokostmåltidet skal overholde Fødevarestyrelsens til enhver tid gældende anbefalinger om sund kost i daginstitutioner. De pt. gældende anbefalinger findes i Fødevarestyrelsens publikation: Det fælles frokostmåltid - anbefalinger og inspiration til sund mad i daginstitutioner Fødevarestyrelsen som kan ses i bilag Frokostmåltidets bestanddele i form af fødevaregrupper Frokostmåltidet skal være sammensat af et bredt udvalg af fødevaregrupper. Det skal understreges, at den enkelte dags frokostmåltid ikke forventes at ramme det anbefalede energi-indhold præcist. Det er således tilstrækkeligt, at leverandøren efterlever

7 et krav om, at leverancen som gennemsnit over en periode på 4 uger modsvarer det angivne niveau. Tilsvarende er det ikke et krav, at den enkelte dags frokostmåltid præcist modsvarer den angivne fordeling på fødevaregrupperne. Set over en periode på 4 uger er det dog et krav, at tilbuddet som gennemsnit indeholder den angivne fordeling mellem fødevaregrupperne Øvrige krav til indhold Anvendelse af tilsætningsstoffer skal begrænses til et absolut minimum - der henvises til fortegnelse over godkendte tilsætningsstoffer fra Fødevarestyrelsen (positivlisten). Der må ikke anvendes kunstige sødestoffer i forbindelse med tilberedning og servering af maden. Det ses gerne, at der anvendes økologiske råvarer i den udstrækning, at dette ikke medfører øgede omkostninger eller ringere kvalitet, jf. også Mad- og Måltidspolitik. 4.3 Krav til valgmuligheder Der ønskes ikke mulighed for, at de enkelte børn (og deres forældre) vælger mellem forskellige måltider hver dag alle børn i det enkelte dagtilbud skal således have serveret identiske måltider. Undtaget fra dette forhold er dog, at leverandøren er forpligtet til at levere mad til børn med ønske om kulturbetinget kost. Leverandøren skal således tilbyde et dagligt frokostmåltid, som udover de ernæringsmæssige krav som beskrevet ovenfor lever op til følgende krav: Der må ikke anvendes svinekød Der må ikke anvendes levnedsmidler baseret på svinekød, herunder: o Gelatine o Fedtbaserede emulgatorer o Følgende tilsætningsstoffer skal undgås E120, E304, E422, E431-E436, E445, E470-E477, E479b, E481-E483, E491-E495 og E570. Disse tilsætningsstoffer findes bl.a. i mange typer margarine og brød. De nævnte tilsætningsstoffer kan findes i Fødevarestyrelsens "Positivliste", jf. ovenfor. Øvrigt kød skal være halal-slagtet. Maden til børn med ønske om kulturbetinget kost skal i videst muligt omfang derudover være identisk med de fødevarer, der indgår i maden til de øvrige børn. Antallet af børn, som forventes at ønske kulturbetinget kost, anslås pt. til at ligge på ca. 180 for hele kommunen. Leverandøren vil løbende blive opdateret på antallet af børn i den enkelte institution med dette valg. 4.4 Krav til variation over tid Det er kommunens ønske og intention, at børn i institutionerne hver dag får i hvert fald noget, de kan lide. Samtidig er det kommunens holdning, at børnene også skal udfordres på deres smag, idet det antages, at når børn gentagne gange er blevet præsenteret for noget ny mad, vil de ofte blive nysgerrige og begynde at spise det mad de ellers ikke kendte eller ikke kunne lide.

8 Der er derfor krav om, at maden skal fremstå indbydende og spændende, så børnene får lyst til at smage på den. Desuden skal det tilstræbes, at maden hver dag udgør en varieret smagsoplevelse, således at der altid er noget, som det enkelte barn vil kunne lide. Dog ønskes det samtidig, at leverandøren bestræber sig på at undgå for mange gentagelser, samt at kunden kan fremsætte konkrete ønsker om justeringer i variationen, såfremt dette bliver aktuelt. Endelig ønsker kommunen, at der så vidt muligt altid anvendes årstidens frugt og grønt. Leverandøren skal således præsentere et forslag til en menuplan for 2 uger, som efterlever de stillede krav og demonstrerer den tilbudte variation. 4.5 Krav til bestilling og afbestilling Horsens Kommune vil løbende sørge for at give besked om ændringer i antallet af måltider pr. institution. Leverandøren er forpligtet til at efterkomme ændringerne med én uges varsel. Horsens Kommune forventer dog, at leverandøren vil anstrenge sig for at imødekomme eventuelle hastesituationer, hvor et barn starter i ny institution hurtigere end dette. Det skal understreges, at dette vil have et meget begrænset omfang. I forhold til de særlige perioder med markant mindre behov (uge 7, 28-31, 42 og 52) vil Horsens Kommune bestræbe sig på at give besked 1 måned i forvejen om det konkrete behov, men vil i øvrigt aftale dette konkret med leverandøren, hvis der er mulighed for at opnå større fleksibilitet. 4.6 Krav til emballage Kold mad leveres klar til umiddelbar anretning i dagtilbuddet. Maden kan eventuelt være pakket som buffet til 7 børn eller som individuel madpakke. Varm mad leveres klar til umiddelbar opvarmning i ovn eller mikrobølgeovn. Emballage skal være velegnet til fødevarekontakt og opbevaring af fødevarer. Leverandøren skal beskrive sin emballageløsning. 4.7 Krav til levering og leveringstidspunkt Leverandøren er ansvarlig for udbringning til daginstitutionerne. Maden skal leveres så den modtagende institution ikke er nødsaget til at frigøre personale til at modtage leverancen. Derfor skal leverancen leveres i institutionens køkken, og de dele, der skal på køl/frys, sættes direkte i køle-/fryseskab. Horsens Kommune stiller ikke krav om levering hver dag. Dog skal leveringsfrekvensen fastlægges således, at opbevaringen på køl/frys af maden ikke medfører, at råvarerne ikke er friske ved servering. Der skal således leveres minimum 2 gange ugentligt.

9 Leverandøren skal præsentere et bud på en leveringsplan med leveringstidspunkter. Herunder skal leverandøren beskrive, hvordan man forestiller sig at kunne udvise fleksibilitet i forhold til særlige behov, eks. når en institution skal på tidlig udflugt. Udbringeren er pålagt omgående telefonisk tilbagemelding til den enkelte institution om alle uregelmæssigheder under udbringningen, og herunder om nødvendigt forpligtet til at meddele et forventet nyt leveringstidspunkt. Horsens Kommune forventer, at leverandøren er indstillet på at agere fleksibelt i forhold til levering, når dette meddeles i god tid i forvejen. Horsens Kommune forventer, at dette aftales i en konkret dialog mellem den enkelte institution og leverandøren. Ved udkørsel af mad skal de i lovgivningen anførte minimums- og maksimumstemperaturer overholdes. Køretøjet må i øvrigt ikke anvendes til andre transportopgaver, der på nogen måder kan rejse tvivl ved den hygiejniske kvalitet ved udbringningen. Udbringeren skal bære synlig legitimation. Legitimationskortet skal som minimum indeholde leverandørens navn, foto og medarbejderens navn. Legitimationskortet skal inddrages ved en medarbejders ophør i virksomheden. Udbringeren skal altid være velsoigneret og i rent, praktisk tøj. Nærmere retningslinier aftales efter kontraktindgåelse. 4.8 Krav til tilgængelighed Leverandøren herunder ansatte hos denne skal efter behov indgå i dialog i det daglige, samt løbende og efter behov deltage i opfølgende møder med Horsens Kommune. Leverandøren skal på hverdage kunne træffes telefonisk. Ved kontraktindgåelse aftaler leverandør og institution 2 opfølgningsmøder i løbet af det første år, hvor samarbejdet evalueres og eventuelle justeringer i samarbejdet aftales.