Bilag til Frederiksberg kommunes vejledning om tilsyn - herunder tilsyn med andre aktører

Transkript

1 Bilag til Frederiksberg kommunes vejledning om tilsyn - herunder tilsyn med andre aktører 1

2 Indholdsfortegnelse: 1) En samlet oversigt over ledelsestilsynet 2) Sagstype: Kontanthjælp, aktivering 3) Sagstype: Revalidering 4) Sagstype: Ledighedsydelse/Særlig ydelse 5) Sagstype: Fleksjob lønmodtager 6) Sagstype: Fleksjob selvstændig 7) Sagstype: Sygedagpengeopfølgning 8) Ledelsestilsyn på F 86 alle henviste sagstyper 9) Jobcentrets tilsynsbesøg på F 86 10) En introduktion til Skema til ledelsestilsyn jobplaner forsikrede ledige 11) Sagstype: Forsikrede ledige 12) Vejledning til spørgeguide til tilsynsbesøg hos Anden Aktør for forsikrede ledige 13) Spørgeguide til tilsynsbesøg/forsikrede ledige 14) Vejledning til spørgeguide til tilsynsbesøg hos Anden Aktør for kontanthjælp, revalidering, ledighedsydelse, fleksjob og sygedagpengeforløb 15) Spørgeguide til tilsynsbesøg for kontanthjælp, revalidering, ledighedsydelse, fleksjob og sygedagpengeforløb 16) Eksempel på evalueringsskema fra Defgo.net 17) Årsplan for tilsyn med Anden Aktør 2

3 Skema til ledelsestilsyn jobplaner - kontanthjælp, revalidering, ledighedsydelse, fleksjob, sygedagpengeopfølgning og forsikrede ledige Der udtages et antal sager se oversigten nedenfor. Kontanthjælp, revalidering, ledighedsydelse, fleksjob, sygedagpengeopfølgning og forsikrede ledige. Sagstype Hurtigt i job Aktiv indsats Kontanthjælp 4 4 Revalidering 2 Reva-aktiv indsats Ledighedsydelse Reva-fleksteam Fleksjob - lønmodtager - selvstændig Sygedagpengeopfølgning Forsikrede ledige 7 Sygedagpengeopf. 4 Virk. team 1 4 Ledelsestilsynet af de enkelte sager omfatter Kontanthjælp, revalidering ledighedsydelse/ fleksjob at opfølgning foretages med de i lovgivningen fastsatte intervaller at den stedfundne opfølgning dokumenteres i sagen ved journalnotat, nulstillende samtale med overførsel til AMS. at sagen er løbende ajourført i form af løbende journalnotater at sagsbehandlingen generelt sker i overensstemmelse med såvel internt som eksternt fastsatte retningslinjer samt at der er den fornødne dokumentation i sagerne at sagsbehandlingen sker på socialfagligt acceptabelt niveau Sygedagpenge at opfølgning foretages med de i lovgivningen fastsatte intervaller at den stedfundne opfølgning dokumenteres i sagen ved journalnotat at sagen er løbende ajourført i form af løbende journalnotater at sagsbehandlingen generelt sker i overensstemmelse med såvel internt som eksternt fastsatte retningslinjer samt at der er den fornødne dokumentation i sagerne Forsikrede ledige at opfølgning foretages med de i lovgivningen fastsatte intervaller at den stedfundne opfølgning dokumenteres og nulstillende samtale overføres til AMS. at sagsbehandlingen generelt sker i overensstemmelse med såvel internt som eksternt fastsatte retningslinjer samt at der er den fornødne dokumentation i sagerne at sagsbehandlingen sker på fagligt acceptabelt niveau Nedenfor følger samtlige skemaer til ledelsestilsynet indenfor de ovenfor nævnte kategorier. 3

4 Ledelsestilsyn - Jobcenter Sagstype: Kontanthjælp, aktivering Hurtig i job Aktiv indsats Cpr.nr.: Måned / år: Tilsynets omfang: Ok Ej ok Ikke relevant Rådighedsvurdering/vurdering tilmelding til Jobnet 11 stk. 3 LAB CV samtale fundet sted senest 3 uger efter henvendelse 14 CV godkendt Er der reageret på manglende bekræft jobsøgning Dokumenteret at jobsamtale (nulstillende hver 3. mdr) er afholdt til tiden Jobplan udarbejdet i forbindelse med tilbud om aktivering og er placering registreret i WB Vurderet om der er behov for sygeopfølgningsplan/opfølgning på denne Aktivering er sket rettidigt: 1. gang og gentagen aktivering Journalnotater foretaget i relation til bevilling og afslag Er der sanktioneret i forbindelse med udeblivelse fra samtale/tilbud At den ydede foranstaltning i indeværende år er bevilget i overensstemmelse med kompetenceplanen. Overensstemmelse mellem foranstaltning og ydelse (ST50 i Aktiv) At der er den fornødne løbende dokumentation i sagen Handling foretaget i det konkrete ledelsestilsyn i forbindelse med fejl: Her noteres f.eks. hvis der berigtiges i forbindelse med manglende aktivering Dato: Teamleder Dato: Afleveret til ledelsen Samlet resultat til afrapportering Den formelle sagsbehandling Meget tilfredsstillende tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende Den socialfaglige sagsbehandling Meget tilfredsstillende Tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende 4

5 Ledelsestilsyn Jobcenter Aktiv indsats Cpr.nr.: Måned / år: Sagstype: Revalidering Tilsynets omfang: Ok Ej ok Ikke releva nt Er der udarbejdet ressourceprofil Er sag overført til AMS og matchet Jobplan udarbejdet i forbindelse med revalidering og er placering registreret i WB Dokumenteret at jobsamtale (nulstillende hver 3. mdr) er afholdt til tiden Opfølgning på uddannelsessted er dokumenteret ved journalnotat Er tilmeldingsblanket til uddannelsessted udfyldt og fremsendt Løbende journalnotater At den ydede hjælp i indeværende år er bevilget i overensstemmelse med kompetenceplanen At der er den fornødne løbende dokumentation i sagen, Handling foretaget i det konkrete ledelsestilsyn i forbindelse med fejl: Dato: Dato: Teamleder Afleveret til ledelsen Samlet resultat til afrapportering Den formelle sagsbehandling Meget tilfredsstillende Tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende Den socialfaglige sagsbehandling Meget tilfredsstillende Tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende 5

6 Ledelsestilsyn Jobcenter Reva-/Fleksteamet Cpr.nr.: Måned / år: Sagstype: Ledighedsydelse/Særlig ydelse Tilsynets omfang: Ok Ej ok Ikke relevant Er der udarbejdet ressourceprofil Er sag overført til AMS og matchet Dokumenteret at jobsamtale (nulstillende hver 3. mdr) er afholdt til tiden Er betingelser for at få ledighedsydelse/særlig ydelse opfyldt Er der sket tab af retten til ledighedsydelse i forbindelse med: 1) Afslået eller udeblivelse fra Revurdering -opfølgningssamtale efter 74 C, jf. 74 b stk. 5 LAS 2) Afslået eller udeblivelse fra individuelt kontaktforløb / samtale jf. 74 b stk. 5 LAS 3) Afslået rimeligt tilbud om fleksjob jf. 74 b stk. 4 LAS Er tilbud / placering registreret i workbase Er sagen revurderet 74c Aktivloven Løbende journalnotater At de ydede tilskud i indeværende år er bevilget i overensstemmelse med kompetenceplanen At der er den fornødne løbende dokumentation i sagen Er sket oprettelse og tilmelding til fleksydelsesordningen Handling foretaget i det konkrete ledelsestilsyn i forbindelse med fejl: Dato: Teamleder Dato: Afleveret til ledelsen Samlet resultat til afrapportering Den formelle sagsbehandling Meget tilfredsstillende Tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende Den socialfaglige sagsbehandling Meget tilfredsstillende Tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende 6

7 Ledelsestilsyn - Jobcenter Team 1 Virksomhedsteam kommunalt Cpr.nr.: Sagstype: Fleksjob - lønmodtager Tilsynets omfang: Fremgår bevilling af journalen, herunder vurdering af hvordan tilskudsgraden er fastsat Er der udarbejdet ressourceprofil (påkrævet ved lov pr ) Fremgår det om fleksjob kun skal tilbydes på deltid 72 stk. 3 LAB Fremgår det, at den tilskudsberettigede løn ikke overstiger kr. årligt, sager bevilget efter , kr. årligt pr Fremgår bevilling af journalen f.eks. arbejdsredskaber, arbejdspladsindretning, mentorordning i henhold til 74 i LAB Er bevilling sket i overensstemmelse med kompetenceplanen Opfølgning 6 mdr. efter tilskuddet er udbetalt 1. gang 10 stk. 3 LAS Måned / år: Ok Ej ok Ikke relevant Opfølgning 12 mdr. efter sagen sidst har været vurderet 10 stk. 3 LAS Opfølgning er dokumenteret ved journalnotat Løbende journalnotater At der er den fornødne løbende dokumentation i sagen, herunder Fleksjobaftale Er der sket oprettelse og tilmelding til Fleksydelsesordningen Handling foretaget i det konkrete ledelsestilsyn i forbindelse med fejl: Dato: Teamleder Dato: Afleveret til ledelsen Samlet resultat til afrapportering Den formelle sagsbehandling Meget tilfredsstillende Tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende Den socialfaglige sagsbehandling Meget tilfredsstillende Tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende 7

8 Ledelsestilsyn - Jobcenter Team 1 Virksomhedsteam kommunalt Cpr.nr.: Sagstype: Fleksjob selvstændig Tilsynets omfang: Måned / år: Ok Ej ok Ikke relevant Fremgår bevilling af journalen, herunder vurdering af hvordan tilskudsgraden er fastsat Er der sket oprettelse og tilmelding til Fleksjobsydelsesordningen Er der udarbejdet ressourceprofil Fremgår det, at den tilskudsberettigede løn ikke overstiger kr. årligt, sager bevilget efter , kr. årligt pr Fremgår bevilling af journalen f.eks. arbejdsredskaber, arbejdspladsindretning, i henhold til 74 i LAB Er bevilling sket i overensstemmelse med kompetenceplanen Opfølgning 6 mdr. efter tilskuddet er udbetalt 1. gang 10 stk. 3 LAS 1) er betingelserne for fleksjob stadig opfyldte 2) modsvarer tilskudsprocenten stadig graden af den nedsatte arbejdsevne 3) er der behov for anden støtte f.eks. arbejdsredskaber 4) leverer virksomheden fortsat varer eller tjenesteydelser? 5) er der selvangivet overskud / underskud til Skattevæsenet? 6) at tilskuddet overvejende bruges til kompensation for den ekstra udgift den selvstændige har ved at udføre de opgaver, som den selvstændige ikke selv, grundet den varige arbejdsevnenedsættelse, kan klare? Opfølgning 12 mdr. efter sagen sidst har været vurderet 10 stk. 3 LAS. Det samme som ovenstående. Opfølgning: Foreligger der en tro- og love-erklæring der bekræfter at: 1) den selvstændige fortsat deltager personligt i driften af virksomheden og 2) arbejder inden for det område, som tilskuddet er beregnet på grundlag af. Opfølgning er dokumenteret ved journalnotat Løbende journalnotater At der er den fornødne løbende dokumentation i sagen, herunder Fleksjobaftale Handling foretaget i det konkrete ledelsestilsyn i forbindelse med fejl: 8

9 Dato: Dato: Teamleder Afleveret til ledelsen Samlet resultat til afrapportering Den formelle sagsbehandling Meget tilfredsstillende Tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende Den socialfaglige sagsbehandling Meget tilfredsstillende Tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende 9

10 Ledelsestilsyn Jobcenter Sygedagpengeopfølgning Cpr.nr.: Tilsynets omfang Match 1 & 3 sager: Er der afholdt telefonisk opfølgningssamtale inden udgangen af 8.uge regnet fra 1. sygedag. Match 2 sager: Er der afholdt personlig opfølgningssamtale inden udgangen af 8.uge regnet fra 1. sygedag. Måned / år: ja nej ikke relevant overskredet med antal dage: ja nej ikke relevant overskredet med antal dage: Er der indhentet relevant lægelig dokumentation. ja nej ikke relevant Er der foretaget løbende opfølgning med minimum 4/ 8 ugers interval. ja nej ikke relevant overskredet med antal dage: overskredet i antal perioder: Er opfølgningsplan/helhedsvurdering i henhold til dagpengelovens 24/16 udarbejdet senest i forbindelse med 2 opfølgning. ja nej ikke relevant overskredet med antal dage: Er der givet tilbud om aktivering og er placering registreret i WB ja nej ikke relevant Overensstemmelse mellem foranstaltning og ydelse ja nej ikke relevant Foreligger der korrekte beslutninger i henhold til ja nej kompetenceplan. Er der foretaget opfølgning i overensstemmelse med gældende lovgivning og praksis. ja nej Er der iværksat relevante foranstaltninger, herunder ja nej været fokus på arbejdsfastholdelse ja nej Er der foretaget korrekt visitering til match 1, 2 og 3. Handling foretaget i det konkrete ledelsestilsyn i forbindelse med fejl: (se procedure) Dato: Teamleder Dato: Afleveret til ledelsen Samlet resultat til afrapportering Den formelle sagsbehandling Meget tilfredsstillende Tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende Den socialfaglige sagsbehandling Meget tilfredsstillende Tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende 10

11 Ledelsestilsyn på F 86 alle henviste sagstyper Team: Teamleder: Dato: Borgerens cpr. nr.: Tilsyn med: Ok Ej ok Ikke relevant Visitation Er borgeren beskrevet med de for sagen nødvendige oplysninger Visitation Er der foretaget en relevant vurdering Visitation Er der udarbejdet en realistisk jobplan samt underskrift herpå Visitation Er der bevilget aktiveringsgodtgørelse Visitation Er borgeren placeret i tilbud dagen efter visitationssamtalen og hvis ikke, er det så begrundet Opfølgning Er det Individuelle kontaktforløb afholdt til tiden og registreret i AM-portalen (kap. 7) Opfølgning Fremgår det af sagen, at der ved jobsamtalen har været fokus på konkrete jobåbninger og jobsøgning ( 16) Opfølgning Jobplan (kap. 9)Er der gældende jobplan for iværksatte aktiviteter Sygeopfølgning. Er der ved borgerens sygdom foretaget en vurdering af, om der er behov for udarbejdelse af sygeopfølgningsplan (LAS 12b ) Journalnotater Er der foretaget journalnotater i relation til bevilling, afslag 11

12 Dokumentation Er der den fornødne løbende dokumentation i sagen Socialfagligt niveau Er sagen beskrevet og vurderet på acceptabelt niveau Socialfagligt niveau Er indsatsen i F86 dokumenteret Jobnet Er det i fm. det individuelle kontaktforløb påset, at de oplysninger som borgeren har indlagt i jobnet er fyldestgørende herunder CV Afslutning af sagen i F86 Er der taget stilling til det videre forløb min. 14 dage før afslutning. Andre kommentarer: Jobcentrets tilsynsbesøg på F86 Der føres fysisk tilsyn med F86 kvartalsvis Tilsynsdato Jobcentermedarbejder Jobcentrets tilsynspunkter Jobcentrets bemærkninger Kontrol af lokalerne i forhold til rengøring samt adgangsforhold for gangbesværede, handicappede og synshæmmede Dokumentation for at Arbejdstilsynet har været på besøg og godkendt lokalerne. Særlig opmærksomhed på, at Arbejdstilsynet har godkendt ventilation og sikkerhed ved maskiner på værkstederne 12

13 Dokumentation for at Brandtilsynet har været på besøg og godkendt lokalerne. Kontrol af skriftlig brandinstruktion Gennemgang af fremmødeprotokollen og i denne forbindelse: - For en vilkårlig målgruppe kontrol af overensstemmelse mellem antal henviste fra jobcentret og antal navne i fremmødeprotokollen - Kontrol af fysisk tilstedeværende sammenholdt med fremmødeprotokollen Kontrol af omfang samt resultat af ledelsestilsynet på F86 Gennemgang af den interne opfølgning på ledelsestilsynet Gennemgang af datasikkerhed og opbevaring af personoplysninger Gennemgang af procedure for henviste borgeres fravær og klager Gennemgang af jobcentrets liste over klager vedrørende F86 Jobcentrets fremadrettede aftaler Jobcentrets bemærkninger Aftaler om eventuel opfølgning / forbedring Næste tilsynsdato er fastsat til følgende dato Andet 13

14 Skema til ledelsestilsyn jobplaner - forsikrede ledige I de sager, der er taget ud i stikprøven, kontrolleres, at aktøren i de tilfælde, hvor der skal udarbejdes en jobplan - har udarbejdet jobplanen forud for afgivelse af tilbuddet, og at jobplanen er blevet revideret, hvis tilbuddet ikke indgik i jobplanen. Det kontrolleres, at jobplanen indeholder følgende oplysninger: Personens beskæftigelsesmål og planer for tilbud Eventuelt aftalte tilbud Ansvar for tilmelding til tilbud Tidspunkt for påbegyndelse af aftalte tilbud Ansvar og dato for opfølgning Vejledning om mulighed for at søge befordringsgodtgørelse Underskrift af personen og aktøren Skriftlig klagevejledning Det kontrolleres, at anden aktør har sørget for, at jobplanerne indeholder de relevante oplysninger, samt at de konkrete tilbud er afgivet i overensstemmelse med formålene i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Beskæftigelsesmålet i jobplanen skal så vidt muligt være rettet mod beskæftigelse inden for områder, hvor der er behov for arbejdskraft. Beskæftigelsesmålet skal være beskrevet så præcist som muligt og bør som udgangspunkt være en beskrivelse af hvilket fag, personen skal søge at opnå beskæftigelse inden for fx en fagbetegnelse. Det kontrolleres, om der er en begrundelse for det konkrete tilbud (hvis personen ikke er enig i det konkrete tilbud). Det kontrolleres ligeledes, om der er en begrundelse i jobplanen, hvis der er afgivet et tilbud, der ikke er rettet mod områder, hvor der er behov for arbejdskraft. Løntilskudsansættelser Der er 4 overordnede krav, som skal kontrolleres: 1. Merbeskæftigelseskravet Ansættelse med løntilskud skal medføre en nettoudvidelse af antallet af ansatte hos arbejdsgiveren, jf. Bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsesindsats. 2. Forholdstalskrav Der skal være et rimeligt forhold mellem antallet af ansatte uden løntilskud og antallet af ansatte med tilskud. Jf. Bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsesindsats 70 stk Konkret betyder det, at antallet af personer ansat med løntilskud og antallet af personer i virksomhedspraktik tilsammen højst må udgøre 1 pr. 5 ordinært ansatte, hvis virksomheden har 0-50 ansatte, dog altid 1 person, og herudover 1 person for hver 10 ordinært ansatte. Arbejdsgiveren svarer på dette i punkt i punkt 6 på blanket AB 201. Denne begrænsning gælder i følge 70 stk. 3 - dog ikke for offentlige virksomheder, der kan godtgøre at personen i løntilskudsjob eller virksomhedspraktik vil kunne få det nødvendige faglige, sociale eller sproglige udbytte af opholdet. Virksomheden skal i den forbindelse redegøre fyldestgørende for, hvorledes man kan opfylde formålet med tilbuddet. Der skal foreligge skriftlig tilkendegivelse fra arbejdsgiveren og en medarbejderrepræsentant om, at der er enighed om dette. 14

15 3. Krav om høring af de ansatte På både offentlige og private arbejdspladser skal de ansatte blandt andet høres om, hvorvidt de er positive over for at medvirke til opfyldelsen af formålet med ansættelsen. Jf. Bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsesindsats 68 og 69. Arbejdsgiveren svarer på dette i punkt 9 på blanket AB Krav om enighed mellem de ansatte og virksomheden Af arbejdsgiverens tilbud skal det fremgå, at der er enighed mellem arbejdsgiveren og de ansatte om, at merbeskæftigelseskravet er opfyldt. Jf. Bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsesindsats 68, stk. 3 og 69, stk. 3. Arbejdsgiveren svarer på dette i punkt 9 på blanket AB 201. Det kontrolleres, at der er orden i underskrifter, og at de rigtige blanketter er brugt. 15

16 Ledelsestilsyn jobcenter Sagstype: forsikrede ledige Cpr.nr.: Måned / år: Tilsynets omfang: Ok Ej ok Ikke relevant Dokumenteret at jobsamtale (nulstillende hver 3. mdr.) er afholdt til tiden Jobplan udarbejdet i forbindelse med tilbud om aktivering og placering er registreret i WB Aktivering er sket rettidigt: 1. gang og gentagen aktivering Besked er givet til A kasse i forbindelse med udeblivelse fra samtale/tilbud At der er den fornødne løbende dokumentation i sagen Det kontrolleres, om sagen er medtaget til korrekt medfinansieringsprocent i opgørelsen over kommunens medfinansiering i den aktuelle måned. Kontrol af medfinansiering fortages af staben Handling foretaget i det konkrete ledelsestilsyn i forbindelse med fejl: Dato: Dato: Teamleder Afleveret til ledelsen Samlet resultat til afrapportering Den formelle sagsbehandling Meget tilfredsstillende Tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende Den faglige sagsbehandling Meget tilfredsstillende Tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende 16

17 Vejledning til spørgeguide til tilsynsbesøg hos Anden Aktør (AA) for forsikrede ledige. Formål med tilsynsbesøg Et tilsynsbesøg kan være anmeldt og dermed forberedt mellem jobcentret og AA eller uanmeldt. Der gennemføres altid et tilsynsbesøg, når en ny delaftale er indgået, og aktøren er kommet i gang med indsatsen dvs. efter 3mdr. til ½ år efter startdato. Såfremt besøget gennemføres som anmeldt og forberedt, skal nedennævnte punkter i skemaet gennemgås. Formålet med tilsynsbesøg er ved selvsyn at kontrollere, at aktøren leverer den kvalitet, som jobcentret og aktøren har indgået aftale om. Forberedelse Som forberedelse til et tilsynsbesøg skal AAs tilbudsmateriale til udbuddet læses igennem for at kunne sammenholde indhold og kvalitet hos AA med, hvad jobcentret kan forvente. Endvidere skal evt. klagesager gennemses, henvendelser generelt fra ledige vedr. pågældende AA kigges igennem, og endelig er det en god ide at spørge dels administrationen (der står for visitering til AA) samt nøglemedarbejdere (i jobcentret og staben), om der er særlige områder, som skal inddrages for pågældende AA inden besøget. Følgende elementer hører med til et tilsynsbesøg: - Aftale om tid (hvis det ikke allerede er aftalt i årsplanen) og sted (hvis AA har flere lokaliteter)* - Information til AA om særlige punktet til dagsordenen, som ligger ud over punkterne nedenfor - Referat af besøget jobcentermedarbejderens besvarelse af punkterne i skemaet (= tilsynsrapport), og et resume af punkter til opfølgning, som aftales på mødet eller umiddelbart derefter. Referatet skal udarbejdes inden 7 arbejdsdage efter mødets afholdelse - AA skal altid have mulighed for at se og kommentere tilsynsrapporten fx med en frist på 7 arbejdsdage og jobcentret kan have opfølgende spørgsmål til AAs kommentarer - Den endelige tilsynsrapport (som er godkendt af jobcentret og AA) arkiveres i edoc i sag nr Tilsyn med Andre Aktører. - Opfølgning består af dels punkter, som skal forbedres, på kort/lang sigt og dels af en aftale om et nyt besøg. Opfølgningspunkter: Hvis et tilsyn giver anledning til påtaler overfor AA fx pga. dårlig rettidighed, mindre god administrativ opfølgning ift. jobcentret, mange fejl, klager m.m. skal der følges op på forskellig måde afhængigt af påtalerne. Om dette se i Frederiksberg kommunes vejledning til tilsyn med Andre Aktører. Uanmeldt besøg Såfremt besøget gennemføres som uanmeldt fx på baggrund af flere klager er nedenstående skema formentlig ikke aktuel på alle punkter. 17

18 1. Spørgeguide til tilsynsbesøg/forsikrede ledige Fakta om anden aktør Firma: Besøgsdato: Besøgsadresse: Produkt: Delaftaleident.(er) Målgruppe(r): Kontaktperson(er) hos anden aktør: Jobcenter-medarbejder: Fysiske rammer Lokalisering af indsatsen er den som krævet i udbudsmaterialet, jf. kravspecifikationen pkt. 8.1 i service- og LVU-udbuddet Fysiske forhold/lokaler og it-faciliteter herunder bl.a. om de lever op til kravene i udbudsmaterialet, jf. kravspecifikationen pkt. 8.1 i service- og LVU-udbuddet Adgang til kopimaskiner, telefon og andre hjælpemidler i det omfang, det er relevant for aktiviteten. Indhold i tilbud Følger tilbuddet det beskrevne i udbudsmaterialet? Rettidighed, Aktiveringskravet på 40 % Informationsmateriale Er aktørens informationsmateriale ajourført og aktuelt i forhold til arbejdsmarkedet? Jf. kravspecifikationen pkt. 8.2 i service- og LVUudbuddet Er indholdet i informationsmaterialet forståeligt for alle, der deltager i forløbet? Jf. kravspecifikationen pkt. 8.2 i service- og LVUudbuddet Har aktøren udarbejdet en hjemmeside med kort præsentation af aktøren samt en kort præsentation af forløbet (kræver ikke besøg). 18

19 Jf. kravspecifikationen pkt. 8.3 i service- og LVU-udbuddet Anden aktørs administration Har aktøren iværksat den egenkontrol, som er angivet i Bilag B 6, pkt. A Anden aktørs sagsbehandling Hvordan sikrer aktøren, at de ansatte overholder bestemmelserne om notatpligt, bistand og vejledning, aktindsigt, begrundelser og tavshedspligt? Har aktøren overholdt Persondatalovens bestemmelser om at personerne skal informeres om, hvilke oplysninger, der registreres, jf. Vejledning (nr.126 af 10/7 2000) om registreredes rettigheder. Er aktørens standardbreve til de ledige i overensstemmelse med lovens krav? Sammenlign evt. med de tekstforslag til standardbreve, som står i vejledningen til bekendtgørelsen om andre aktører, 10). Tilsyn med tilbud uden en jobplan En jobplan er ikke et krav, hvis tilbuddet varer op til 4 uger, eller er fastsat under en jobsamtale og er rettet mod beskæftigelse inden for områder, hvor der er behov for arbejdskraft. Er følgende betingelser opfyldt: En person har altid ret til en jobplan, hvis personen beder om det Tilbud, der ikke kræver jobplan, skal altid afgives skriftligt, og Det skal fremgå af sagen, om personen har accepteret tilbuddet Ny 2. Jobcentrets og anden aktørs aftaler om opfølgning/forbedring Opfølgning/forbedring med hensyn til de fysiske rammer Opfølgning/forbedring med hensyn til indhold i tilbuddet Opfølgning/forbedring med hensyn til anden aktørs informationsmateriale Opfølgning/forbedring med hensyn til anden aktørs administration Opfølgning/forbedring med hensyn til anden aktørs sagsbehandling Dato: Tilsyn udført af: 19

20 Vejledning til spørgeguide til tilsynsbesøg hos Anden Aktør (AA) for kontanthjælp, revalidering, ledighedsydelse, fleksjob og sygedagpengeforløb Formål med tilsynsbesøg Et tilsynsbesøg kan være anmeldt og dermed forberedt mellem jobcentret og AA eller uanmeldt. Der gennemføres altid et tilsynsbesøg, når en ny kontrakt er indgået, og aktøren er kommet i gang med indsatsen dvs. efter 3mdr. til ½ år efter startdato. Såfremt besøget gennemføres som anmeldt og forberedt, skal nedennævnte punkter i skemaet gennemgås. Formålet med tilsynsbesøg er ved selvsyn at kontrollere, at aktøren leverer den kvalitet, som jobcentret og aktøren har indgået aftale om. Forberedelse Som forberedelse til et tilsynsbesøg skal AAs tilbudsmateriale til udbuddet læses igennem for at kunne sammenholde indhold og kvalitet hos AA med, hvad jobcentret kan forvente. Endvidere skal evt. klagesager gennemses, henvendelser generelt fra ledige vedr. pågældende AA kigges igennem, og endelig er det en god ide at spørge dels administrationen (der står for visitering til AA) samt nøglemedarbejdere (i jobcentret og staben), om der er særlige områder, som skal inddrages for pågældende AA inden besøget. Følgende elementer hører med til et tilsynsbesøg: - Aftale om tid (hvis det ikke allerede er aftalt i årsplanen) og sted (hvis AA har flere lokaliteter)* - Information til AA om særlige punktet til dagsordenen, som ligger ud over punkterne nedenfor - Referat af besøget jobcentermedarbejderens besvarelse af punkterne i skemaet (= tilsynsrapport), og et resume af punkter til opfølgning, som aftales på mødet eller umiddelbart derefter. Referatet skal udarbejdes inden 7 arbejdsdage efter mødets afholdelse - AA skal altid have mulighed for at se og kommentere tilsynsrapporten fx med en frist på 7 arbejdsdage og jobcentret kan have opfølgende spørgsmål til AAs kommentarer - Den endelige tilsynsrapport (som er godkendt af jobcentret og AA) arkiveres i edoc i sag nr Tilsyn med Andre Aktører. - Opfølgning består af dels punkter, som skal forbedres, på kort/lang sigt og dels af en aftale om et nyt besøg. Opfølgningspunkter: Hvis et tilsyn giver anledning til påtaler overfor AA fx pga. dårlig rettidighed, mindre god administrativ opfølgning ift. jobcentret, mange fejl, klager m.m. skal der følges op på forskellig måde afhængigt af påtalerne. Om dette se i Frederiksberg kommunes vejledning til tilsyn med Andre Aktører. Uanmeldt besøg Såfremt besøget gennemføres som uanmeldt fx på baggrund af flere klager er nedenstående skema formentlig ikke aktuel på alle punkter. 20

21 1. Spørgeguide til tilsynsbesøg for kontanthjælp, revalidering, ledighedsydelse, fleksjob og sygedagpengeforløb Fakta om anden aktør Firma: Besøgsdato: Besøgsadresse: Forløb: Målgruppe: Kontaktperson(er) hos anden aktør: Jobcenter-medarbejder: Arbejder aktøren aktivt med grønne kontrakter. Hvilke foranstaltninger har aktøren gennemført med henblik på en grøn profil? Arbejder aktøren aktivt med en social profil. Hvordan bidrager aktøren til det rummelige arbejdsmarked. Hvor mange medarbejdere er ansat på særlige ordninger? Fysiske rammer Adgangsforhold for handicappede, gangbesværede og synshandicappede Adgang til toiletter, herunder handicaptoiletter, Adgang til kantine eller tekøkken Adgang til kopimaskiner, telefon, computer og andre hjælpemidler i det omfang, det er relevant for forløbet. Generel standard for rengøring. Hvor ofte gøres rent på henholdsvis arealer og toiletter. Dokumentation for at Arbejdstilsynet har været på besøg og godkendt lokalerne Dokumentation for at Brandtilsynet har godkendt lokalerne. Forefindes en skriftlig brandinstruktion? Afklaringsværksteder. Kan værkstederne udstyrsmæssigt varetage de planlagte aktiviteter. Særlig opmærksomhed på, om Arbejdstilsynet har godkendt ventilation og sikkerhed ved 21

22 maskinerne Aktivering. Forefindes relevante hjælpemidler i forhold til aktiveringens gennemførsel Personalemæssige rammer Hvilke personalemæssige ressourcer er afsat til opgavens løsning? Er de personalemæssige ressourcer til stede under tilsynet? Hvilke uddannelsesmæssige baggrunde har personalet? Er baggrundene relevante i forhold til opgavens løsning? Informationsmateriale Er aktørens informationsmateriale ajourført og aktuelt i forhold til de planlagte forløb? Er indholdet i informationsmaterialet forståeligt for alle, der deltager i forløbet? Foreligger der eventuelt oversættelser? Har aktøren udarbejdet en hjemmeside med præsentation af aktøren samt præsentation af forløbet? Anden aktørs administration Har aktøren eventuelt iværksat procedurer for egenkontrol? (eksempelvis ledelsestilsyn samt kvalitetssikring) Gennemgang af procedure ved henviste målgruppes fravær og klager Fremvisning af fremmødeprotokol og kontrol i forhold til tilstedeværende borgere Gennemgang af andre interne og relevante procedurebeskrivelser (eksempelvis tolkebistand og indhentelse af helbredsoplysninger) Hvordan forholdes der i forhold til datasikkerhed og opbevaring af personoplysninger? Har aktøren overholdt persondatalovens bestemmelser om, at personerne skal informeres om, hvilke oplysninger der registreres? Stemmer liste over henviste borgere overens med den interne mødeprotokol? Hvordan sikrer aktøren, at de ansatte overholder bestemmelserne om notatpligt, bistand og vejledning, aktindsigt, begrundelser og tavshedspligt? Bliver indhentede oplysninger om borgerne destrueret efter forløbsafslutninger? 22

23 Hvordan opgør aktøren omkostningerne til administration? Anden aktørs sagsbehandling Er aktørens standardbreve til de ledige i overensstemmelse med lovens krav? Er de formuleret klart og respektfuldt? Hvornår afholdes første kontaktsamtale eller opfølgningssamtale efter henvisning? Overholdes procedurebeskrivelsens fastsatte tidsfrister? Gennemgang af jobcentrets liste over klagesager, der omhandler aktøren 2. Jobcentrets og anden aktørs aftaler om opfølgning/forbedring Opfølgning/forbedring med hensyn til de fysiske rammer Opfølgning/forbedring med hensyn til anden aktørs informationsmateriale Opfølgning/forbedring med hensyn til anden aktørs administration Opfølgning/forbedring med hensyn til anden aktørs sagsbehandling Har aktøren eventuelt ønsker til den fremadrettede organisering af indsatsen med henblik på at optimere indsatsens effekt? Er aktørens aktuelle samarbejde og kontakt til jobcentret tilfredsstillende og tilstrækkeligt? Opfølgning/forbedring i forhold til andet? Næste tilsynsbesøg er aftalt på følgende dato Dato: Tilsyn udført af: 23

24 Eksempel på evalueringsskema fra Defgo.net jf. Frederiksberg kommunes vejledning om tilsyn afsnittet om evaluering. 1 af 16. Hvor gammel er du? Kun ét svar Under 30 år år år år 60+ [< [ powered by defgo.net info [Ryd felter] Tilbage Næste ] >] 2 af 16. Hvilken a-kasse er du medlem af? Kun ét svar Akademikernes A-kasse (AAK) Ingeniørernes A-kasse (IAK) Magistrenes A-kasse (MA) C3, A-Kasse for ledelse og Økonomi A-kassen for Journalistik, Kommunikation og Sprog (A-JKS) ASE 24

25 Kristelig Arbejdsløshedskasse Business Danmarks A-kasse DANA, Arbejdsløshedskassen for selvstændige Frie Funktionærers A-kasse (FFA) Funktionærernes og Tjenestemændenes Fælles A-kasse (FTF-A) Ledernes A-kasse Teknikernes Arbejdsløshedskasse Ikke medlem af en a-kasse Anden a- kasse, hvilken? [< [ powered by defgo.net info [Ryd felter] Tilbage Næste ] >] 3 af 16. Hvor lang tid har du været henvist til forløb hos ballisager? Kun ét svar Mindre end 2 måneder Mellem 2-4 måneder Mere end 6 måneder [< [ powered by defgo.net info [Ryd felter] Tilbage Næste ] >] 4 af 16. Hvad er dit indtryk af forløbet hos ballisager? 25

26 Gerne flere linjer [< [ powered by defgo.net info [Ryd felter] Tilbage Næste ] >] 5 af 16. Er du tilfreds med? Kun ét svar i hver linje I høj grad I nogen grad I mindre grad Slet ikke Ved ikke Jobcentrets information, i forbindelse med, at du startede i forløbet hos aktøren? Den information, aktøren har givet dig under forløbet? Aktørens lokaler? Adgangen til computere og internet hos aktøren? Aktørens medarbejdere? Aktørens beliggenhed (centralt, tilgængelighed etc.) [< [ powered by defgo.net info [Ryd felter] Tilbage Næste ] >] 6 af 16. Hvad synes du om fordelingen mellem individuel vejledning og 26

27 gruppeaktiviteter? Kun ét svar Der er for lidt individuel vejledning Fordelingen mellem individuel vejledning og gruppeaktiviteter er passende Der er for mange gruppeaktiviteter Ved ikke [< [ powered by defgo.net info [Ryd felter] Tilbage Næste ] >] 7 af 16. Har du fået lavet en jobplan hos aktøren? Kun ét svar Ja Nej Ved ikke [< [ powered by defgo.net info [Ryd felter] Tilbage Næste ] >] 8 af 16. Er du tilfreds med jobplanens aktiveringstilbud? Kun ét svar 27

28 I høj grad I nogen grad I mindre grad Slet ikke Ved ikke [< [ powered by defgo.net info [Ryd felter] Tilbage Næste ] >] 9 af 16. Hvor enig eller uenig er du i følgende udsagn om ballisagers workshopforløb? Kun ét svar i hver linje I høj grad I nogen grad I mindre grad Slet ikke Ved ikke Forløbet var godt struktureret Forløbet havde en høj kvalitet Forløbet havde et tilpas fagligt niveau Underviserne var gode til at formidle materialet [< [ powered by defgo.net info [Ryd felter] Tilbage Næste ] >] 10 af 16. Hvor enig eller uenig er du i følgende udsagn om ballisagers 28

29 virksomhedskontakt? Kun ét svar i hver linje I høj grad I nogen grad I mindre grad Slet ikke Ved ikke Ballisager giver råd og vejledning om virksomhedskontakt rettet mod ordinær beskæftigelse Ballisager etablerer fagligt relevante job med løntilskud og/eller virksomhedspraktikker [< [ powered by defgo.net info [Ryd felter] Tilbage Næste ] >] 11 af 16. Har dit samlede forløb hos ballisager betydet ændringer på følgende områder? Kun ét svar i hver linje I høj grad I nogen grad I mindre grad Slet ikke Ved ikke Jeg har fået mere tro på, at jeg kan få et arbejde Jeg kommer til flere jobsamtaler nu Jeg er blevet bedre til at skrive ansøgninger Jeg er blevet mere målrettet i min jobsøgning Jeg har fået forbedret mine kvalifikationer Jeg søger andre typer jobs, end jeg tidligere gjorde 29

30 [< [ powered by defgo.net info [Ryd felter] Tilbage Næste ] >] 12 af 16. Mener du, at forløbet hos ballisager har styrket dine muligheder for at komme hurtigere i job? Kun ét svar I høj grad I nogen grad I mindre grad Slet ikke Ved ikke [< [ powered by defgo.net info [Ryd felter] Tilbage Næste ] >] 13 af 16. Er du samlet set tilfreds med dit forløb hos ballisager? Kun ét svar I høj grad I nogen grad I mindre grad Slet ikke Ved ikke 30

31 [< [ powered by defgo.net info [Ryd felter] Tilbage Næste ] >] 14 af 16. Har du forslag til hvordan forløbet hos ballisager kan forbedres? Gerne flere linjer [< [ powered by defgo.net info [Ryd felter] Tilbage Næste ] >] 15 af 16. Hvad er din nuværende status? (kun for respondenter der ikke længere er i forløb hos ballisager) Kun ét svar I ordinær beskæftigelse Ledig [< [ powered by defgo.net info [Ryd felter] Tilbage Næste ] >] 31

32 16 af 16. Tak fordi du deltog i undersøgelsen! Dine svar er nu registreret. [< [ powered by defgo.net info [Ryd felter] Tilbage Afslut ] >] :24:27 surveyid( ) Åbn i MS Word Udskriv 32

33 En foreløbig Årsplan for tilsyn med Andre aktører for jobcenter Frederiksberg Andre Aktører Ugentligt Jævnligt Kvartalsvis Elementer i dialogmøde: Rettidighed, aktiveringsgrad, redskabsfordeling, bonusandele, ny lovgivning, adm.- og myndighedsudøvelse, vidensdeling. Elementer i øvrigt: Evaluering via jobcentret. Halvårligt/årligt Elementer i tilsynsbesøg: Fysiske rammer, informationsmateriale, indhold i kontaktforløb/udfordringer, AAs adm., AAs sagsbeh./evaluering, opfølgn. Elementer i øvrigt: Stikprøvekontrol af: Jobplaner, løntilskudsansættelser, klagesager afgørelser, it-sikkerhed m.m. Andet Elementer: Uanmeldte besøg LVU AS3 Employment Rettidighed Jobplaner, AAs adm. og info af deltagerne, klager m.v. Dialogmøde i netværket juni 2011 oktober 2011 (ikke endelig fastlagt) 1. besøg efter indgåelse af delaftale: Jc Frederiksberg fører tilsyn med AS3 på vegne af de 5 jc i netværket. Markman Rettidighed Jobplaner, AAs adm. og info af deltagerne, klager m.v. Dialogmøde i netværket juni 2011 oktober 2011 (ikke endelig fastlagt) 1. besøg efter indgåelse af delaftale: Jc Frederiksberg fører tilsyn med AS3 på vegne af de 5 jc i netværket. 33

34 Ballisager Rettidighed Jobplaner, AAs adm. og info af deltagerne, klager m.v. Dialogmøde i netværket juni 2011 oktober 2011 (ikke endelig fastlagt) Hvert halve år aftales et møde mellem jc Frederiksberg og Ballisager, som er et møde om samarbejdet. Det er jc Gentofte, der fører tilsyn med Ballisager på vegne af de 5 jc i netværket Alecto Rettidighed Jobplaner, AAs adm. og info af deltagerne, klager m.v. Dialogmøde i netværket juni 2011 oktober 2011 (ikke endelig fastlagt) Hvert halve år aftales et møde mellem jc Frederiksberg og Ballisager, som er et møde om samarbejdet. Det er jc København, der fører tilsyn med Alecto på vegne af de 5 jc i netværket Service Arbejdsmarkedsservice Storkøbenhavn Jobdk Sygedagpenge IT-K 2 Løbende kontakt i forhold til den daglige drift Der afholdes månedlige driftsmøder. Problematikker vedrørende den daglige Der afholdes kvartalsvise dialogmøder. Den præcise dato aftalens fra gang til gang. Dialogmøderne gør status over det seneste kvartals drift, resultater af indsatsen, resultater Der afholdes tilsynsbesøg en gang årligt. I denne forbindelse gennemføres en deltagerevaluering. Se tilsynsmanualen. 34

35 drift diskuteres Driftsmøderne kan aflyses, hvis den daglige drift ikke har identificeret problematikker af ledelsestilsyn, klagesager og aktørens rettidighed Dialogmøderne tager primært udgangspunkt i jobcentrets data blandt andet trukket fra workbase. Aktøren medbringer opdateret liste over sager, hvor rettidighed ikke er overholdt. Listen angiver årsag samt antallet af overskredne dage, således at refusionen kan berigtiges På grundlag af dialogmødet kan parterne indgå aftale for hele kontraktperioden. Dialogmøderne dokumenteres med et referat. Contra Incita Flexjob 35

36 Springbræt Løbende kontakt i forhold til den daglige drift Der afholdes månedlige driftsmøder. Problematikk er vedrørende den daglige drift diskuteres Driftsmødern e kan aflyses, hvis den daglige drift ikke har identificeret problematikk er Der afholdes kvartalsvise dialogmøder. Den præcise dato aftalens fra gang til gang. Dialogmøderne gør status over det seneste kvartals drift, resultater af indsatsen, resultater af ledelsestilsyn, klagesager og aktørens rettidighed Dialogmøderne tager primært udgangspunkt i jobcentrets data blandt andet trukket fra workbase. Aktøren medbringer opdateret liste over sager, hvor rettidighed ikke er overholdt. Listen angiver årsag samt antallet af overskredne dage, således at refusionen kan berigtiges Der afholdes tilsynsbesøg en gang årligt. I denne forbindelse gennemføres en deltagerevaluering. Se tilsynsmanualen. På grundlag af dialogmødet kan parterne indgå aftale for hele kontraktperioden. Dialogmøderne dokumenteres med et referat. ISS Løbende kontakt i forhold til Der afholdes månedlige driftsmøder. Der afholdes kvartalsvise dialogmøder. Den præcise dato Der afholdes tilsynsbesøg en gang årligt. I denne forbindelse gennemføres en deltagerevaluering. Se 36

37 den daglige drift Problematikk er vedrørende den daglige drift diskuteres Driftsmødern e kan aflyses, hvis den daglige drift ikke har identificeret problematikk er aftalens fra gang til gang. Dialogmøderne gør status over det seneste kvartals drift, resultater af indsatsen, resultater af ledelsestilsyn, klagesager og aktørens rettidighed Dialogmøderne tager primært udgangspunkt i jobcentrets data blandt andet trukket fra workbase. Aktøren medbringer opdateret liste over sager, hvor rettidighed ikke er overholdt. Listen angiver årsag samt antallet af overskredne dage, således at refusionen kan berigtiges tilsynsmanualen. På grundlag af dialogmødet kan parterne indgå aftale for hele kontraktperioden. Dialogmøderne dokumenteres med et referat. Danskundervisning Løbende kontakt i Der afholdes kvartalsvise dialogmøder. Den præcise dato Der afholdes tilsynsbesøg en gang årligt. I denne forbindelse gennemføres en deltagerevaluering. Se 37

38 forhold til den daglige drift aftalens fra gang til gang. På grundlag af dialogmødet kan parterne indgå aftale for hele kontraktperioden. tilsynsmanualen. Dialogmøderne dokumenteres med et referat. Kontanthjælp HKI Løbende kontakt i forhold til den daglige drift Der afholdes månedlige driftsmøder. Problematikker vedrørende den daglige drift diskuteres Driftsmøderne kan aflyses, hvis den daglige drift ikke har identificeret problematikker Der afholdes kvartalsvise dialogmøder. Den præcise dato aftalens fra gang til gang. Dialogmøderne gør status over det seneste kvartals drift, resultater af indsatsen, resultater af ledelsestilsyn, klagesager og aktørens rettidighed Dialogmøderne tager primært udgangspunkt i jobcentrets data blandt andet trukket fra Der afholdes tilsynsbesøg en gang årligt. I denne forbindelse gennemføres en deltagerevaluering. Se tilsynsmanualen. 38

39 workbase. Aktøren medbringer opdateret liste over sager, hvor rettidighed ikke er overholdt. Listen angiver årsag samt antallet af overskredne dage, således at refusionen kan berigtiges På grundlag af dialogmødet kan parterne indgå aftale for hele kontraktperioden. Dialogmøderne dokumenteres med et referat. 39