ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 20. august 2015 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN DAGSORDEN til ordinært møde torsdag den 27. august 2015 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Administrationen: Afbud: Åben del Sag 8634 Godkendelse af referat Sag 8635 Revisionsprotokol Sag 8636 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8637 Udlejningsforhold Sag 8638 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8639 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8640 Styringsdialog 2015 Sag 8641 Årsregnskab 2013/14 Sag 8642 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 8643 Mission, Vision og Værdier / Handlingsplan Sag 8644 Introduktionskursus nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Sag 8645 Orientering fra administrationen Sag 8646 Kredsudvalget Sag 8647 Fritidsudvalget Sag 8648 BL-cirkulærer Sag 8649 Eventuelt Sag 8650 Næste møde Sag 8651 Øvrige datoer Lukket del Sag 8652 Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 8634 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 25. juni 2015 er udsendt den 2. juli Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 26. februar 2015 vedrørende regnskabet for 2013/14, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet den 26. februar De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udsendt den 2. juli 2015 * Kopi af brev til Gladsaxe Kommune dateret den 30. juni 2015 vedrørende Helhedsplan afdeling 17 Skoleparken 1 Udsendt den 6. august 2015 * Dagsorden til afdelingsbestyrelsesformandsmøde torsdag den 3. september

3 8637 Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt for juni 2015 er udsendt den 2. juni Udlejningsoversigt for juli 2015 er udsendt den 6. august b. Høje Gladsaxe definition af sammenhængende boligområde B-sag Der er pr. 1. januar 2014 lavet en ændring af lovgivningen, der i særlige tilfælde tillader almene boligorganisationer at afvise en boligsøgende, som har fået opsagt sit lejemål hos en anden boligorganisation inden for de seneste to år. Afvisningen kan dog kun ske, såfremt boligafdelingerne kan anses som beliggende i sammenhængende boligområde, og at den antagelse er godkendt af kommunalbestyrelsen. Med henvisning til ovenstående ønsker Boligforeningen 3B, Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe, FSB i Gladsaxe, Lejerbo Gladsaxe samt Boligforeningen AAB derfor at anmode kommunalbestyrelsen i Gladsaxe Kommune om at godkende afdelinger/boligselskaber i Høje Gladsaxe som en del af et samlet boligområde. Det skal understreges, at anmodningen sker for at være på forkant med udviklingen, hvis der på et tidspunkt skulle opstå et behov for at afvise en boligsøgende. Det indstilles, at Organisationsbestyrelsen godkender dette Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Afdeling 2 Højgårdsparken konvertering til fjernvarme B-sag Organisationsbestyrelsen godkendte den 27. marts 2014 (sag 8368 c) ansøgning om optagelse af realkreditlån på 2,4 mio. kr. til konvertering til fjernvarme samt nyt 2-strenget varmesystem. Ydelse på realkreditlån på kr. med en løbetid på 20 år udgør en huslejeforhøjelse på 725 kr. pr. md pr. bolig (for en bolig på 91,1 m 2 ) svarende til en huslejeforhøjelse på 13,63% (En forventet varmebesparelse på 795 kr. pr. bolig pr. md.) 3

4 Efterfølgende er der foretaget nogle ændringer i projektet. Dette skyldes, dels at der er foretaget en komplet udskiftning af varmeanlægget, dels at det efter den afholdte licitation har det været nødvendigt at ændre det oprindelige budget til følgende: Finansiering Henlæggelser Trækningsret Kreditforeningslån Samlet udgift kr kr kr kr. Ved låneoptagelse på kr. vil den årlige ydelse på et 20-årigt realkreditlån være ca. 6,6%, hvilket svarer til en årlig ydelse på kr. Det svarer til en huslejestigning på 93,60 kr. pr. m 2 pr. år, hvilket svarer til 11,74% i huslejeforhøjelse i forhold til nuværende husleje. Den månedlige huslejestigning for en bolig på 91,1 m 2 vil være 710 kr. pr. md. Der er tale om en forholdsvis stor lejestigning, men stigningen skal ses i forhold til den forventede besparelse til opvarmning efter overgangen til fjernvarme. Der forventes en besparelse for hele afdelingen på omkring kr., hvilket giver en besparelse på varmeudgiften pr. md. på 795 kr. pr. md. Grundet gunstige forhold på lånemarkedet vil den samlede huslejestigning efter konvertering til fjernvarme ikke blive forhøjet i forhold til tidligere godkendte budget i afdelingen. Det nye budget er vedtaget på et ekstraordinært afdelingsmøde den 15. juni Gladsaxe Kommune har ved brev af 9. juli 2015 godkendt ændringen i projektets finansiering under forudsætning af at Organisationsbestyrelsen godkender den udvides låneoptagelse og at låneforhøjelse fastsættes således, at den svarer til de faktiske ydelser på afdelingens lån samt at lånet optages med pantesikkerhed efter indestående lån og uden kommunal garanti. b. Afdeling 18 Kildeparken 1 Lokal afledning af regnvand (LAR) E-sag./. Afdelingen har igennem en længere periode arbejdet med LAR projektet. På afdelingsmøde den 12. maj 2015 blev det endelige projekt godkendt af beboerne. Beboermaterialet vedlægges dagsordenen til orientering. Arbejdet om LAR-projektet har nu været i udbud og samlet pris vil være kr. inkl. moms. Arbejdet finansieres ved at Nordvand refunderer tilslutningsafgift på kr. Den resterende del af udgiften kr. tages af afdelingens opsparede henlæggelser. Arbejdet vil således ikke medføre huslejestigning. Arbejdet er nu igangsat og beboerne informeres løbende ved Nyhedsbreve. 4

5 8639 Støtte til visse boligafdelinger B-sag a. Høje Gladsaxe afdeling 30 renovering af nordfacaden fordeling af projektudgifter Som tidligere informeret besluttede afdelingerne i Høje Gladsaxe at afdække mulighederne for en renovering af nordfacaderne på højhusene i stedet for en betonvedligeholdelse. Dette blev gjort ved et projekt med Helhedsplan og ansøgning til Landsbyggefonden. Efterfølgende viste det sig at give en alt for stor huslejestigning, hvorfor projektet blev stoppet../. Det blev aftalt, at projektudgifterne blev fordelt mellem Fællesdriften og de enkelte boligorganisationers dispositionsfonde. Jf. vedlagte opgørelse udgør Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe dispositionsfondsandel kr., som indstilles dækket af dispositionsfonden Styringsdialog 2015 E-sag./. Styringsdialogmødet blev afholdt den 12. juni 2015 udkast til referat og aftale er vedlagt og der vil på mødet være en dialog herom Årsregnskab 2013/14 E-sag./. Gladsaxe Kommune har ved brev af 16. juni 2015 (vedlagt) taget selskabets regnskab for perioden til efterretning med bl.a. følgende bemærkninger: Langtids- og likviditetsbudgetter Omkring langtids- og likviditetsbudgetter for afdeling Stationsparken 2 har de bemærket, at der fremgår et forbrug af årets henlagte midler i 2014/2015 og at der i henhold til driftsbekendtgørelsen samt vejledning om drift af almene boliger mv. skal saldoen ved udgangen af regnskabsårets afslutning efter dækning af årets aktiviteter, mindst svare til årets henlæggelser og på den baggrund henstiller de, at langtids- og likviditetsbudgettet for afdelingen revurderes. 5

6 Det er korrekt, at der i afdelingens langtids- og likviditetsbudget 2014/2015 er et forbrug af årets henlagte midler på 76 t.kr. Dette er der allerede rettet op på i udarbejdelsen af langtids- og likviditetsbudget for 2015/2016, hvoraf det fremgår, at der for den reviderede langtids- og likviditetsbudget 2014/2015 er en fri likviditet på 674 t.kr. Henlæggelser Til henlæggelserne bemærker Gladsaxe Kommune at afdelingerne Lyngparken 1, Søborgparken, Punkthuset, Stengårdens Station samt Vadgårdsparken har et lavt henlæggelsesniveau i 2014, og henleder os på at være opmærksomme herpå. I den forbindelse er der for disse afdelinger foretaget en sammenligning med regnskabsnøgletallene i styringsrapporten og benchmark og det medgives, at disse afdelinger ligger lige omkring benchmark, men at det kun er afdeling Søborgparken, som ligger markant under. Øvrige afdelinger ligger lige under eller over. Det lave henlæggelsesniveau skyldes for nogle afdelinger, at det er nyere afdelinger med forholdsvis høj husleje, og der kun kan ske gradvis forhøjelse. Boligselskabet vil følge kommunens anbefaling for disse afdelinger og samtidig bemærke, at der er meget fokus på henlæggelserne og henvise til tilbagemeldingen på sidste års regnskab, hvor det oplystes, at henlæggelserne er steget markant../. Kopi af brev til Gladsaxe Kommune dateret den 8. juli 2015 vedlægges dagsordenen Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Rådgiverne har udarbejdet dispositionsforslag og revideret budgetoverslag. Der er en del udfordringer med økonomien samt en del afklaringspunkter. Der arbejdes med rådgiverne for at få dette afklaret. En nærmere orientering på mødet. 6

7 8643 Mission, Vision og Værdier E-sag Organisationsbestyrelsen blev på mødet den 28. maj 2015 orienteret om status på arbejdet med handlingsplan../. Direktøren og konsulenten har efterfølgende arbejdet videre og status på dette arbejde fremgår af vedlagte notat om forslag til model for gennemførelse af projekter Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer E-sag Invitation til introduktionskursus for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer i 2015 forventes udsendt snarest Orientering fra administrationen O-sag a. Afdelingsbestyrelsesformandsmøde den 3. september 2015 Orientering omkring nyt tidspunkt for afdelingsbestyrelsesformandsmøde den 3. september 2015 er udsendt via mail den 6. juli 2015 og invitation / dagsorden er udsendt den 5. august Der er tilmeldingsfrist den 26. august Der er på nuværende tidspunkt tilmeldt 5 afdelingsbestyrelsesformænd og 1 fra Organisationsbestyrelsen. Der udsendes en reminder herom. Status herom på mødet. 7

8 b. Kortlægning af almene boliger i Gladsaxe Kommune E-sag Som et led i Gladsaxe Kommunes vedtagelse af en By- og Boligpolitik i 2014 har Gladsaxe Kommune aftalt med de almene boligorganisationer, at vi skal kortlægge de almene boliger i kommunen. Kortlægningen har følgende formål: At tegne et præcist udbud af de almene boliger i Gladsaxe Kommune At sammenligne den enkelte boligafdeling med andre boligområder At skabe sammenhænge i boligudbuddet ved nybyggeri og renovering At give kommunen et grundlag for beslutninger om fremtidssikring af boligmassen. Kortlægningen er naturligvis også nyttig viden for de almene boligorganisationer i vores overvejelser om fremtidssikring af de almene boliger og gennemførelse af nybyggeri. Boligorganisationerne har frist til den 1. oktober 2015 for indrapportering af kortlægningen til kommunen. Ved denne frist er det muligt for kommunen at fremvise resultater fra kortlægningen ved Gladsaxe Kommunes møde med de almene boligorganisationer den 2. november Kortlægning er præsenteret i Byrådssekretariatets brev af den 8. juli Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe gennemfører kortlægningen for de enkelte boligafdelinger ved, at administrationen udfylder relevante spørgeskemaer og sender dem til afdelingsbestyrelserne til kommentar. Afdelingsbestyrelsernes kommentarer vurderes, og administrationen tilretter forinden fremsendelse til kommunen. Frist for afdelingsbestyrelsernes kommentarer er umiddelbart efter førstkommende afdelingsbestyrelsesmøde i august eller september De udfyldte skemaer er fremsendt jf. brev fra administrationen af 18. august ///. Til orientering vedlægges orienteringsbrev fra Gladsaxe Kommune, skema og brev til afdelingsbestyrelserne. c. Letbanen E-sag Som opfølgning på orienteringen på Organisationsbestyrelsens møde den 25. juni Fra 2021 vil den nye letbane mellem Lundtofte og Ishøj komme i drift. Letbanen vil i Gladsaxe Kommune få Tracé på O3 og Buddingevej. Der er udarbejdet VVM-redegørelse for letbanen, og der var frist for indsigelser og kommentarer til redegørelsen den 10. juli /. Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe har modtaget vedlagte fire indlæg, der er videresendt til Hovedstadens Letbane. Indlæggene er sendt i uredigeret form, men inspektørfunktionen har været sparringspart til flere af problemstillingerne. 8

9 I efteråret 2015 udkommer der en hvidbog, hvor man har masseret kommentarerne til VVM-redegørelsen, og forventeligt i 2016 udarbejdes der en anlægslov, der så er det formelle startskud til anlægsarbejdet. d. Gladsaxe Kommune mulighed for byggeri af nye almene boliger E-sag Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg skal på deres møde den 25. august 2015 drøfte muligheden for byggeri af nye almene boliger../. Til orientering vedlægges Økonomudvalgets dagsorden Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget, som skulle have været afholdt den 15. juni 2015, blev aflyst på grund af for få tilmeldinger. Næste ordinære møde afholdes den 17. september b. Afdelingsbestyrelseskonference den 7. november 2015 E-sag Det er tidligere aftalt og orienteret om på Repræsentantskabsmødet den 16. marts 2015, at der afholdes afdelingsbestyrelseskonference lørdag den 7. november Oplæggene er herunder: Hvordan får vi flere frivillige? /De unge beboerdemokrater hvor er de henne? Landsbyggefonden finansiering / støtte./. Der vedlægges udkast til indbydelse til nærmere afklaring på mødet. 9

10 8647 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 24. august Referat herfra udsendes når det foreligger. Referat fra møde den 29. juni 2015 udsendtes til Organisationsbestyrelsen den 9. juli Næste møde i udvalget afholdes efter nærmere aftale BL-cirkulærer E-sag Udleveret på mødet den 25. juni 2015 * BL informerer nr. 30. af den 23. juni 2015 vedrørende Nye regler om digitale afdelingsmøder på vej Udsendt den 9. juli 2015 * BL informerer nr. 35 af den 2. juli 2015 vedrørende Konference for Organisationsbestyrelser 2015 afholdes den 5. og 6. september 2015 på Hotel Nyborg Strand Ikke udsendt * BL informerer nr. 29 af den 18. juni 2015 vedrørende CSR Awards 2015 prisuddeling til samfundsansvar * BL informerer nr. 31 af den 25. juni 2015 vedrørende Forvaltningskonference 2015 ny målestok for ledelse, effektivitet, tryghed * BL informerer nr. 32 af den 25. juni 2015 vedrørende Indskydergaranti * BL informerer nr. 33 af den 2. juli 2015 vedrørende Nye kompetencefonde * BL informerer nr. 34 af den 2. juli 2015 vedrørende Danmarks Statistik nøgletal på boligområder 2015 * BL informerer nr. 36 af den 2. juli 2015 vedrørende Elevfond for unge under 25 år * BL informerer nr. 37 af den 2. juli 2015 vedrørende Revision af ejendomsserviceteknikeruddannelsen * BL informerer nr. 38 af den 6. august 2015 vedrørende Velkommen til styringsdialogkonference * BL informerer nr. 39 af den 13. august 2015 vedrørende Nye regler om kollektive bofællesskaber til flygtninge * BL informerer nr. 40 af den 13. august 2015 vedrørende Fortrydelsesret * BL informerer nr. 41 af den 13. august 2015 vedrørende Ændringer i lejelovgivningen for private udlejningsejendomme * BL informerer nr. 42 af den 13. august 2015 vedrørende Regulering af maksimumhuslejen

11 8649 Eventuelt O-sag 8650 Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 24. september Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 27. august 2015 udsendes den 20. august Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 27. august 2015 udsendes den 3. september 2015 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 10. september Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 11. september

12 Lukket del 8652 Eventuelle sager til behandling E-sag 12

13 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Fjernvarme E.ON sagen x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Buddingeparken Byggeregnskab x x x 13