ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 2. juli 2015 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 25. juni 2015 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Ryno Scheil, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Kjell Hansen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Lars Ulrik Hansen og Michael Kristensen Åben del Sag 8616 Godkendelse af referat Sag 8617 Revisionsprotokol Sag 8618 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8619 Udlejningsforhold Sag 8620 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8621 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8622 Styringsdialog 2015 Sag 8623 Afdelingens budgetter 2015/16 Sag 8624 Bemyndigelse for juli måned 2015 Sag 8625 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 8626 Orientering fra administrationen Sag 8627 Kredsudvalget Sag 8628 Fritidsudvalget Sag 8629 BL-cirkulærer Sag 8630 Eventuelt Sag 8631 Næste møde Sag 8632 Øvrige datoer Lukket del Sag 8633 Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 8616 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 28. maj 2015 er udsendt den 4. juni Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 26. februar 2015 vedrørende regnskabet for 2013/14, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet den 26. februar I starten af mødet deltog den nye statsautoriserede revisor Lars Rasmussen for en kort præsentation og dialog De før mødet udsendte skrivelser E-sag Ingen udsendte skrivelser. 2

3 8619 Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt for maj 2015 er udsendt den 4. juni b. Udlejningsbekendtgørelse B-sag På afdelingsmødet i Stengårdsparken var der et forslag fra en beboer omkring udlejning af boliger med 4 rum til par. Forslaget var ikke klart, men det vedrørte, at der ikke skulle være fortrinsret for husstande med 1 eller flere børn. Det blev på afdelingsmødet oplyst, at dette kunne afdelingsmødet ikke behandle, men at det var et forhold for Organisationsbestyrelsen/Repræsentantskabet. I forbindelse med den nye udlejningsbekendtgørelse i år 2010, blev det indført, at alle boliger kunne udlejes til alle, altså en enlig/par kunne leje en 4 rums bolig. Dog kunne boligorganisationen og kommunalbestyrelsen aftale, at husstande med 1 eller flere børn har fortrinsret til boliger med 3 eller flere rum. Dette besluttede Organisationsbestyrelsen, og det er efterfølgende blevet godkendt af Gladsaxe Kommune. Administrationen indstiller, at vi fastholder fortrinsretten, da vi ikke har så mange 4 rums boliger til børnefamilier Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Afdeling 04 Hyrdeparken Husorden B-sag Husorden for afdeling 04 Hyrdeparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 6. maj 2015 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. 3

4 b. Afdeling 05 Pileparken 1 Råderetskatalog B-sag Råderetskatalog for afdeling 05 Pileparken 1 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 18. maj 2015 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. B-sag c. Afdeling 09 Lyngparken 1 renovering af badeværelser v/fraflytning I henhold til beslutning på afdelingsmødet den 21. maj 2015 ansøges der hermed om godkendelse til optagelse af et 20-årigt lån til renovering af badeværelser ved fraflytning jf. udsendte bilag. d. Afdeling 10 Tinghøjparken Husorden B-sag Husorden for afdeling 10 Tinghøjparken med ændringsforslag fra afdelingsmødet den 6. maj 2015 og vedtaget ved urafstemning den 29. maj 2015 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. e. Afdeling 17 Skoleparken 1 Husorden B-sag Husorden for afdeling 17 Skoleparken 1 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 20. maj 2015 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. 4

5 f. Afdeling 19 Buddingeparken - Husorden B-sag Husorden for afdeling 19 Buddingeparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 20. april 2015 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. g. Afdeling 21 Pileparken 6 Husorden B-sag Husorden for afdeling 21 Pileparken 6 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 4. maj 2015 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. h. Afdeling 21 Pileparken 6 Tillæg til gældende vedligeholdelsesreglement B-sag Tillæg til gældende vedligeholdelsesreglement for afdeling 21 Pileparken 6 med de ændringer der er vedtoges på afdelingsmødet den 4. maj 2015 udsendtes til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. i. Afdeling 22 Torveparken Husorden B-sag Husorden for afdeling 22 Torveparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 11. maj 2015 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. 5

6 j. Afdeling 26 Toftegården Husorden B-sag Husorden for afdeling 26 Toftegården med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 26. maj 2015 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. k. Kollektiv råderet ved fraflytning / indflytning B-sag Flere afdelinger har besluttet, at indføre kollektiv råderet ved fraflytning / indflytning, altså udskiftning af køkken inden indflytning, hvilket udføres som et standardkøkken. På afdelingsmødet i Stengårdsparken var der et forslag fra en beboer omkring at indflytteren skal have mulighed for at få indflydelse på udskiftning af køkkenet, da beboeren ikke ønskede et standardkøkken. Arbejdsgangen for udskiftning af køkken ved fraflytning / indflytning er i dag, at afdelingsbestyrelsen / varmesteren har en aftale med et køkkenfirma omkring et standardkøkken som opsættes, og at afdelingen betaler for de 14 dage hvor køkkenet opsættes. I dag bestiller varmemesteren standardkøkkenet allerede når opsigelsen modtages, så alle håndværkertyper kan nå at planlægge. Hvis indflytteren skal have mulighed for at vælge individuelt, vil det ikke være muligt at overholde tidsfristen, samtidig med at det vil give meget merarbejde samt en masse koordinering. Administrationen har gjort sig nogle overvejelser herom. Mange af de afdelinger som startede med indføre dette, er etagebyggeri, hvor køkkenerne er meget ens i alle lejlighedstyper, og der er derfor ikke den stor valgfrihed. Nu er der flere rækkehusafdelinger, hvor det vil være muligt med større valgfrihed. Valgfriheden skal dog opvejes med det merarbejde / koordinering, som det giver. En mulighed kunne være, at kræve, at indflytteren foretager køkkenudskiftningen inden for de første 6 måneder, altså at der udarbejdes et tillæg til lejekontrakten, hvor indflytteren forpligter sig til at foretage almindelig kollektiv råderet inden for 6 måneder. Hvis indflytteren ikke gør det, er der ingen domme, som afklarer forholdet, og vi kan derfor komme i den situation, at vi ikke får opdateret boligens standard, som jo er det, vi ønsker ved udskiftningen. En mulighed kunne være, at dette tilbud kun gives til beboere, som flytter internt i selskabet. Organisationsbestyrelsen bedes diskutere dette, og beslutte om der skal arbejdes videre med mulighed for valgfrihed ved udskiftning af køkken ved indflytning eller om vi skal fastholde nuværende praksis, hvor der indsættes et standardkøkken. Efter en kort dialog var der enighed om, at undersøge sagen nærmere og eventuelt inddrage Flytteudvalget inden den forlægges Organisationsbestyrelsen igen. 6

7 l. BEKEY-system til boligafdelinger med dørkaldeanlæg B-sag På Organisationsbestyrelsens møde den 23. april 2015 blev det besluttet at fremme sagen om et samarbejde med BEKEY A/S. Dette på baggrund af en skriftlig anmodning fra borgmesteren. Med dagsordenen udsendtes udkast til en ny kontrakt, hvor der i marginen er lavet en lodret markering af de forhold, der på det seneste har været drøftet, og som derfor indeholder de væsentligste ændringer og præciseringer. Kortfattet er følgende præciseret: - Opstår der fejl i porttelefonen, som kan tiltænkes BEKEY-systemet kan bygningsejer igangsætte hvis BEKEY ikke har reageret indenfor 24 timer. - BEKEY kan kun tiltænkes den del af regningen, som er med årsag i BEKEYsystemet. - BEKEY s tildeling af adgange til nye kunder sker kun efter forudgående aftale med bygningsejer. - I tilfælde af kontraktudløb står det kunden frit for at demontere systemet og udlevere det til BEKEY. Dette kan blive relevant ved misbrug eller ved karambolage ved indgåelse af kontrakt med 3. mand. - Ejerskab af BEKEY, service af systemet og kontakt er kortlagt og accepteret af administrationen. Kommunen er ved nye budrunder på adgangskontrolsystemer opfordret til, at bygningsejer holdes skadesløs, hvis en ny kontrakt kommer i karambolage med BEKEYsystemet. Bygningsejer er dog i sin ret til at anmode kommunen eller dennes leverandør om at afmontere BEKEY-systemet og udlevere dette til bygningsejer eller BEKEY, hvis dette bliver nødvendigt. Organisationsbestyrelsen opfordres til at anbefale boligafdelingerne med dørkaldeanlæg at acceptere tiltrædelse af kontrakten med BEKEY A/S Støtte til visse boligafdelinger E-sag Ingen sager til behandling. 7

8 8622 Styringsdialog 2015 E-sag Styringsdialogmødet blev afholdt den 12. juni 2015 (dagsordenen var vedlagt). Referat og aftale afventer. Det var et rigtig godt og konstruktivt møde. I forbindelse med dialogen om punktet var der enighed om at undersøge renteniveauet for kommunalt garanterede indskudslån og eventuel indlede en dialog med Gladsaxe Kommune herom Afdelingens budgetter 2015/16 B-sag I april og maj måned 2015 er der på de ordinære (obligatoriske) afdelingsmøder sket behandling af afdelingens budgetter for 2015/16 (pr ). Oversigt med angivelse af dato for afdelingsmøder, godkendelsesforhold samt lejereguleringsprocent og oversigt over gældende etage m² pris pr udsendtes med dagsordenen. Der er ikke valgt afdelingsbestyrelse i: Afdeling 06 Hulegårdsparken Afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution Afdeling 40 Buddinge Mølle Organisationsbestyrelsen er derfor afdelingsbestyrelse i disse tilfælde. Der har i henhold til gældende vedtægter været afholdt afdelingsmøder i afdeling 06 Hulegårdsparken og afdeling 40 Buddinge Mølle. På afdelingsmødet for afdeling 06 Hulegårdsparken og afdeling 40 Buddinge Mølle, foretoges godkendelse af budgetterne. Alle afdelingsbudgetter er godkendt på de respektive afdelingsmøder, og eneste ikke godkendte afdelingsbudget er således budgettet for afdelingen 34 Stationsparkens Børneinstitution. Det indstilles således, at * budgetforslag 2015/16 for afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution godkendes 8

9 samt * at øvrige afdelingsbudgetter som vedtaget på ordinære obligatoriske afdelingsmøder i april/maj 2015 ligeledes godkendes. Indstilling om godkendelse af budgetforslag 2015/16 for afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution fulgtes. Endvidere fulgtes indstillingen om godkendelse af budgetter for 2015/16 for selskabets øvrige afdelinger, således som vedtaget på ordinære obligatoriske afdelingsmøder i april/maj Bemyndigelse for juli måned 2015 B-sag Der afholdes ikke bestyrelsesmøde i juli måned 2015, og under henvisning hertil anmodes der om bemyndigelse til formand og næstformand til at træffe beslutninger for selskabet i juli måned Bemyndigelse blev givet Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Status på sagen er, at der har været et rigtig godt arbejde i fokusgrupperne, og deres arbejde har været behandlet i Byggeudvalget (afdelingsbestyrelsen). Dette fremgik af udsendte Nyhedsbrev 04 med tilhørende fakta-ark om genhusning. Informationerne fra fokusgrupperne og Byggeudvalget er blevet indarbejdet i byggeprogrammet. Byggeprogrammet er det, som rådgiverne henover sommeren vil udarbejde et dispositionsforslag ud fra. Byggeprogram og procesplan (tidsplan) udsendtes med dagsordenen til orientering, og der var på mødet en kort orientering herom. Fra Organisationsbestyrelsen var der meget ros til materialet. 9

10 8626 Orientering fra administrationen O-sag a. Afdelingsbestyrelsesformandsmøde den 17. juni 2015 Afdelingsbestyrelsesformandsmødet er ved mail af 11. juni 2015 flyttet/aflyst på grund af for få tilmeldinger. Vi modtog 6 tilmeldinger (ud af 31 mulige) fra afdelingsbestyrelsesformændene, som ikke er i Organisationsbestyrelsen. På mødet skal der findes en ny dato for afholdelse af afdelingsbestyrelsesformandsmødet i starten af september måned. Der enighed om at afdelingsbestyrelsesformandsmødet afholdes torsdag den 3. september 2015 i Mølleparken 2. b. Boligbladet Boligbladet juni 2015 udsendtes med dagsordenen. En tilbagemelding omkring bladets indhold mv. ønskes på mødet. c. Letbanen Den kommende letbane har udsendt en VVM redegørelse i høringsperiode til den 10. juli Administrationen har udsendt en orientering herom (udsendt med dagsordenen) til alle afdelingsbestyrelser, hvor administrationen også udbeder sig eventuelle bemærkninger, således at vi kan foretage en opsamling og efterfølgende fremsende samlet. 10

11 8627 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget, som skulle have været afholdt den 15. juni 2015, blev aflyst på grund af for få tilmeldinger. Næste ordinære møde afholdes den 17. september Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 26. maj Referat herfra blev udleveret på Organisationsbestyrelsens møde den 28. maj Næste møde i udvalget afholdes 29. juni b. AB Fest 2015 arbejdskapital/regnskab E-sag Organisationsbestyrelsesformand Ryno Scheil orienterede om, at regnskabet for ABfesten udviser et underskud. Formanden for Fritidsudvalget Palle Nielsen kommenterede dette. Efter en dialog var der enighed om, at der skal være bedre styr på økonomien. Der skal fremover udarbejdes et specifikt budget og regnskab. Der skal arbejdes med, at tilskuddet fremover er det dobbelte af brugerbetalingen. 11

12 c. Ansøgning om arbejdskapital til sensommerfestival B-sag Fritidsudvalget ansøger jf. referat fra møde den 26. maj 2015 om en arbejdskapital på kr. til afvikling af sensommerfestivalen 2015, som afholdes den 5. september 2015 i Stationsparken Vadbro. d. Ansøgning om arbejdskapital til julemarked 2015 B-sag Fritidsudvalget ansøger jf. referat fra møde den 26. maj 2015 om en arbejdskapital på kr. til afvikling af julemarked Godkendt at Fritidsudvalget arbejder videre med et julemarked 2015 og fremkommer med en plan og budget inden det endeligt godkendes BL-cirkulærer E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 27 af den 2. juni 2015 vedrørende Boligorganisationernes fremtidige indberetning (og betaling) til diverse fonde i de landsdækkende overenskomster * BL informerer nr. 28 af den 2. juni 2015 vedrørende Hjælp til at bringe lokale virksomheder i spil 8630 Eventuelt O-sag Administrationen orienterede om at der har været gunstige forhandlinger om forsikringerne, således at alle afdelinger fremover kan få glasforsikring uden præmiestigning. 12

13 Der var en dialog om tilbagefaldsbeløbet, som kommunen har modtaget, og som boligselskabet forventer, kommer de almene boliger til gode som støtte enten til nybyggeri eller renoveringssager Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 27. august Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 25. juni 2015 udsendes den 18. juni Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 25. juni 2015 udsendes den 2. juli 2015 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 9. juli Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 10. juli

14 Lukket del 8633 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 14

15 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Fjernvarme E.ON sagen x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Buddingeparken Byggeregnskab x x x 15