ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 2. oktober 2014 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 25. september 2014 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Ryno Scheil, Steen Pedersen, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Åben del Sag 8445 Godkendelse af referat Sag 8446 Revisionsprotokol Sag 8447 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8448 Udlejningsforhold Sag 8449 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8450 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8451 Årsregnskab 2012/13 Sag 8452 Regler for honorar Sag 8453 Bestyrelsesevaluering Sag 8454 Mission, Visioner og Værdier / Målsætninger Sag 8455 Det årlige møde med Gladsaxe Byråd Sag 8456 Introduktionskursus for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer Sag 8457 Orientering fra administrationen Sag 8458 Kredsudvalget Sag 8459 Fritidsudvalget Sag 8460 BL-cirkulærer Sag 8461 Eventuelt Sag 8462 Næste møde Sag 8463 Øvrige datoer Lukket del Sag 8464 Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 8445 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 28. august 2014 er udsendt den 8. september Godkendt Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 20. februar 2014 vedrørende regnskabet for 2012/13, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet den 20. februar Revisionsprotokollat af 20. februar 2014 siderne knyttet til byggeregnskab for afdeling 17 Skoleparken 1 (Triumfvej 47) er godkendt på bestyrelsesmødet den 20. februar De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udsendt den 8. september 2014 Kopi af brev dateret den 3. september 2014 vedrørende invitation til afdelingsbestyrelseskonference lørdag den 25. oktober 2014 Kopi af brev fra Gladsaxe Kommune dateret den 5. september 2014 vedrørende årsregnskab 2012/2013 Udsendt den 11. september 2014 Invitation til Daniel Berlins svendegilde tirsdag den 21. oktober 2014 Invitation til det årlige møde med Gladsaxe Byråd mandag den 3. november

3 8448 Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigter E-sag Udlejningsoversigt for august 2014 er udsendt den 8. september Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Varmeregnskaber B-sag Regulering af beboernes a conto betalinger foregår i dag ved at beboeren enten selv retter henvendelse for at få reguleret a conto betalingen, eller at varmeprognosen udviser behov herfor og afdelingsbestyrelsen derefter mener, at det er nødvendigt. Der har de seneste par år været større efter- og tilbagebetalinger på varmeregnskabet over for beboerne. Så behovet for at foretage reguleringer individuelt, er stigende. I den forbindelse har vi kontaktet vores største varmeregnskabsleverandør Ista, som har den ydelse, som dette dækker. Beskrivelse af ydelsen udsendtes med dagsordenen. Vi har ikke afklaret om de øvrige varmeregnskabsleverandører kan levere denne ydelse. Det skal bemærkes, at reguleringen af a conto betalingen, ikke bliver med tilbagevirkende kraft men kun fremadrettet for det sidste halve år. Fordelene er beskrevet i den vedlagte skrivelse, hvor det vigtigste er, at beboerne ikke løbende kommer til at stå med store efterbetalinger. Herudover vil det også imødegå tab ved fraflytning, hvor fraflytteren har en stor efterbetaling. Disse tab kan i den sidste ende give tab for dispositionsfonden, som jo dækker en andel af tab ved fraflytning. Ulempen er for de beboere, som ønsker at få penge tilbage i varme hvert år og at afdelingsbestyrelsen ikke har denne beføjelse i forbindelse med varmeprognosen. Hvis det skal gennemføres, skal det afklares, om det er noget som Organisationsbestyrelsen/administrationen beslutter for alle afdelinger, eller om det skal være op til den enkelte afdelingsbestyrelse. Administrationen indstiller, at gennemføre denne ændring, samt at det overordnet besluttes af Organisationsbestyrelsen/administrationen. 3

4 På mødet var der en dialog om rammerne for forslaget/beslutningen. Det besluttedes, at overlade beslutning om individuel regulering af a conto betaling for varme til den enkelte afdelingsbestyrelse. Afdelingsbestyrelsen kan selv beslutte om ændringen skal gennemføres eller eventuelt overlade beslutningen herom på afdelingsmødet. b. Selskabets Husorden B-sag Administrationen er ved at udgå for husordener, og i forbindelse med et genoptryk åbner der sig muligheden for at vurdere, om den er tidssvarende. Den oprindelige husorden er formuleret i Vi har valgt at opdatere husordenen, så indhold og formulering er mere tidssvarende. Der er ikke ændret i den formelle opbygning og de formelle regler. Til brug for bestyrelsens godkendelse af den opdaterede husorden udsendtes både den opdaterede og den gamle husorden med dagsordenen. Godkendt med enkelte tilpasninger under husdyr Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 4

5 8451 Årsregnskab 2012/13 E-sag Gladsaxe Kommune har ved brev af 5. september 2014 (udsendt den 8. september 2014 og udsendtes tillige med dagsordenen) taget selskabets regnskab for perioden til efterretning med nedenstående bemærkninger: Omkring langtids- og likviditetsbudgetter har de bemærket, at der er sket en øgning af de årlige henlagte midler men finder fortsat, at det er relevant, at vi fastholder fokus på henlæggelsesniveauet for afdelingerne. Vi kan her oplyse, at dette har vi gjort og vil fortsat gøre. Det kan samtidig oplyses at de samledes årlige henlæggelser til planlagt vedligeholdelse i afdelingerne for hele selskabet i 2012/13 udgjorde ca. 50 mio., i 2013/14 ca. 54 mio., og for det kommende år 2014/15 ca. 63 mio. Til sammenligning kan det yderligere oplyses, at der i 2008/09 blev henlagt ca. 38 mio. Herudover henvises der til Styringsdialogens benchmarking, hvor næste alle vores afdelinger lå pænt over gennemsnittet. Kommunes bemærkninger omkring langtids- og likviditetsbudgettet for afdeling Lyngparken 2, hvor der er et forbrug af årets henlagte midler, er korrekte. Det kan hertil oplyses, at dette er der rettet op på i langtids- og likviditetsbudgettet for det kommende år 2014/15, hvor der ikke er dette forbrug af årets henlagte midler Regler for honorar B-sag På Organisationsbestyrelsens møde den 28. august 2014 blev det aftalt, at Lønudvalget skulle arbejde videre med reglerne for honorar og fremkomme med en indstilling til mødet den 25. september Lønudvalget afholdte møde før bestyrelsesmødet og fremkom med deres indstilling til brug for nærmere dialog og behandling heraf på mødet. Indstillingen indeholdt en oversigt over møder, hvor der udbetales diæter, og til hvilke møder, der ikke udbetales diæter. Lønudvalgets indstilling blev godkendt og teksten indføjes i forretningsordenen for Organisationsbestyrelsen. Den tilrettede udgave medtages på næste møde i Organisationsbestyrelsen. 5

6 8453 Bestyrelsesevaluering B-sag Alle bestyrelsesmedlemmer har nu besvaret bestyrelsesevalueringen. Der udsendtes med dagsordenen en opsamling på alle besvarelserne og et notat med alle bemærkningerne. På mødet var der en dialog om besvarelserne. Som oplæg til dialogen gav administrationen på mødet en kort opsamling herpå. Herefter var der være en åben dialog om hvordan besvarelserne skal fortolkes, og en afklaring af hvorledes bestyrelsen arbejder videre med evalueringen Der var enighed om, at bestyrelsen arbejder videre med evalueringen for afklaring af de punkter, som der skal arbejdes videre med. Dette arbejde skal foregå i forlængelse af Organisationsbestyrelsen møde den 23. oktober Mission, Visioner og Værdier / Målsætninger B-sag Bestyrelsen har sidst arbejdet med emnet i foråret 2014, og siden har direktøren og konsulenten arbejdet med emnet og til brug for bestyrelsens videre arbejde udsendtes med dagsordenen: Notat på status/opsummering og beskrivelse af det videre arbejde Elementer til strategi og handlingsplan (version 2) Forslag til Målsætninger for AB Gladsaxe Vores Mission, Visioner og Værdier (til information for punktet) På mødet var der en dialog om materialet og især om Målsætningerne, som skal afklares og godkendes på mødet, samt bekræftelse af det videre arbejde. Godkendt. 6

7 8455 Det årlige møde med Gladsaxe Byråd B-sag Invitation til det årlige møde med Byrådet er modtaget den 8. september 2014 og udsendt til bestyrelsen den 11. september Invitationen er ligeledes udsendt til afdelingsbestyrelserne den 11. september 2014 med opfordring til fremsendelse af forslag/emner til selskabets kontor. Boligselskabet kan som tidligere deltage med 2 repræsentanter fra selskabets bestyrelse og 1 repræsentant fra hver afdeling. Tilmelding og fremsendelse af eventuelle forslag/emner til drøftelse er senest torsdag den 2. oktober Deltagelse fra bestyrelsen samt eventuelle forslag og/emner aftales til mødet. Ryno Scheil og Steen Pedersen deltager fra Organisationsbestyrelsen. Jesper Loose Smith og Henning Juul Hovmand deltager fra administrationen. Der var ingen umiddelbare forslag / emner, dog imødeses punktet omkring fremtidssikring Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer E-sag Invitation til introduktionskursus for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer i 2014 er udsendt den 3. september 2014 med tilmeldingsfrist den 25. september Kurset afholdes torsdag den 2. oktober 2014 kl i administrationens mødelokale. Der er p.t. tilmeldt 27 personer. En reminder om introduktionskurset udsendtes til nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer den 22. september

8 8457 Orientering fra administrationen a. Afdelingsbestyrelseskonference O-sag Program for afdelingsbestyrelseskonference, som afholdes lørdag den 25. oktober 2014, er udsendt til samtlige lige afdelingsbestyrelser den 3. september 2014 med tilmeldingsfrist torsdag den 9. oktober Kopi af invitationen er udsendt til bestyrelsen den 8. september Der er p.t. 35 tilmeldte. En reminder om afdelingsbestyrelseskonferencen udsendtes onsdag den 1. oktober b. Referat fra møde i Virksomhedsnævnet den 27. august 2014 O-sag Kopi af referat fra møde i Virksomhedsnævnet den 27. august 2014 udsendtes med dagsordenen til orientering Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 18. september Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste ordinære møde i udvalget afholdes den 26. november

9 8459 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 25. august Referat herfra er udsendt den 28. august Næste møde i udvalget afholdes den 29. september BL- cirkulærer E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 38 af den 11. september 2014 vedrørende Regulering af maksimumhuslejen 2015 * BL informerer nr. 39 af den 11. september 2014 vedrørende Hvor mange praktikanter mv. er ansat på jeres byggesager? 8461 Eventuelt O-sag På mødet gav Flemming Larsen en kort orientering om Høje Gladsaxe og status på deres betonrenovering af nordfacaden, Det er besluttet, at en renoveringen ikke skal foretages, og at man går tilbage til den oprindelige betonvedligeholdelse i stedet for. 9

10 8462 Næste møde O-sag Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 23. oktober 2014 med start kl Mødet afsluttes med spisning og herefter forsættes med opfølgning på bestyrelsesevalueringen Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 25. september 2014 er udsendt den 18. september 2014 * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 25. september udsendes den 2. oktober 2014 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 9. oktober * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 10. oktober

11 Lukket del 8464 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 11

12 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x Fjernvarme E.ON sagen Energiaftale x x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Buddingeparken Byggeregnskab x x x 12