ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 30. august 2018 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 23. august 2018 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Ryno Scheil, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Kjell Hansen, Mirsad Crneta, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Lone Larsen Åben del Sag 9238 Sag 9239 Sag 9240 Sag 9241 Sag 9242 Sag 9243 Sag 9244 Sag 9245 Sag 9246 Sag 9247 Sag 9248 Sag 9249 Sag 9250 Sag 9251 Sag 9252 Lukket del Sag 9253 Godkendelse af referat Revisionsprotokol De før mødet udsendte skrivelser Udlejningsforhold Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Støtte til visse boligafdelinger Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Effektiviseringspotentialer Orientering fra administrationen Kredsudvalget Fritidsudvalget BL orientering Eventuelt Næste møde Øvrige datoer Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 9238 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde 21. juni 2018 er udsendt via mail 28. juni Godkendt Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 22. februar 2018 vedrørende regnskabet for 2016/17, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet 22. februar De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udsendt via mail den 28. juni 2018 BL Driftsnyt Konference om effektiv drift Udsendt via mail den 12. juli 2018 Positiv avisartikel om Høje Gladsaxe 9241 Udlejningsforhold B-sag Fælles aftale om permanent boliganvisning af flygtninge Med henvisning til behandling på Organisationsbestyrelsens møde 22. februar 2018, hvor den daværende aftale blev godkendt. 2

3 Som orienteret på de efterfølgende Organisationsbestyrelsesmøder, har kommunen haft en dialog med nogle af de øvrige boligorganisationer omkring deleboliger og boligafdelinger ved Søborg Torv. I den nye aftale er boligafdelinger ved Søborg Torv undtaget, ligesom Høje Gladsaxe, Værebro og deleboliger helt er udgået. Der er foretaget følgende rettelser: Afsnittet om deleboliger er udgået Årligt antal boliger omfattet af aftalen reduceret fra 25 til 20 Antal boliger pr. boligorganisation justeret ift. totalen på 20 boliger Huslejeniveau har fået to niveauer for at øge tilvejebringelse af boliger kr. og kr. (dog skal ¾ af boligerne være kr.) Af boligsociale hensyn er to boligafdelinger ved Søborg Torv udgået af aftalen Den nye aftale vedhæftedes dagsordenen sammen orienteringsmail fra Gladsaxe Kommune, hvori der er en meget positiv tilbagemelding fra kommunen. Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg har godkendt aftalen 21. august Der var på mødet en kort gennemgang af aftalen, og en dialog herom med positive bemærkninger til rettelserne. Administrationen indstiller den nye aftale til godkendelse. Godkendt Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål B-sag a. Afdeling 03 Stengårdsparken optagelse af lån til udskiftning af vinduer Beboerne vedtog på det ekstraordinære afdelingsmøde den 28. juni 2018 en total udskiftning af alle nuværende plastikvinduer til lavenergi træ/alu vinduer med lydglas, samt udskiftning af de sorte facadepartier ved indgang i Stenmarken & Kornmarken. Der ansøges hermed om optagelse af et 30-årigt kreditforeningslån på kr. som følger: Samlet entreprisesum og omkostninger Egen trækningsret Anden kapital anskaffelse (30 år realkreditlån) Årlig låneydelse Nedsættelse af henlæggelser konto 120 vedr. færdigbetalt lån Lån færdigbetalt konto 125 Årlig lejeforhøjelse kr kr kr kr kr kr kr. Huslejestigning i % 1,37 % 3

4 Den nuværende husleje udgør 837 kr. pr. m² pr. år. Den samlede huslejestigning ved et 30-årigt kreditforeningslån på kr., med fradrag af besparelser, vil medføre en huslejestigning på 1,37 %, hvilket svarer til at en lejlighed på 76,3 m2 med nuværende husleje på kr. vil stige med 71 kr. til i alt kr. Godkendt. b. Afdeling 46 Søborgparken - Husorden B-sag Husorden for afdeling 46 Søborgparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 17. maj 2018 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. Godkendt Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde den 21. juni Her blev der informeret om licitationsresultatet inkl. reviderede budgetter for renoveringsrammen og nybyggeriet, hvor der var store overskridelser, og der skal derfor spares betydelige beløb, som nok også nogle steder overskrider smertegrænsen for det ønskede kvalitetsniveau. Herudover blev rådgivernes køreplan fremlagt, og der var enighed om følge den og fornyet indstilling forelægges Organisationsbestyrelsen på mødet 23. august

5 I køreplanen blev det bl.a. oplyst, at den entreprenør der tildeles kontrakten oplyses om, at der arbejdes med at få enderne til at hænge sammen, og at vi stiler mod udkast til kontrakt til den 12. juli 2018, men at økonomi først skal endeligt afklares med bygherre august 2018, og at vi i dialog med entreprenøren forsøger at finde de nødvendige besparelser. Rådgiverne har haft flere dialoger med den vindende entreprenør om mulige besparelsesforslag. Der er fundet nogle besparelsesforslag, men slet ikke nok til at økonomien kan hænge sammen. Der arbejdes på at bibringe entreprenøren en forståelse for vores økonomiske udfordringer, med håbet om at de bliver lidt mere konstruktive i deres besparelsesforslag. På mødet var der en yderligere information herunder status på sagen. Der havde bl.a. været afholdt møde med entreprenøren, som havde været godt og konstruktivt, hvor der var enighed om at arbejde mere konstruktivt på yderligere besparelsesforslag. Arbejdet med besparelsesforslag og den samlede økonomi er forlænget til medio september 2018, således at der forhåbentlig kan fremsendes et udkast til skema B til behandling på Organisationsbestyrelsens møde 27. september Effektiviseringspotentialer E-sag Status på arbejdet med effektiviseringspotentialer fremgik af udkast til Nyhedsbrev til medarbejdere og afdelingsbestyrelser, der udsendtes med dagsordenen, som efter behandling på mødet vil blive udsendt. På mødet var der en kort dialog herom. Den omtalte afdelingsbestyrelseskonference afholdes lørdag den 27. oktober Efter endelig afklaring på dette møde, vil der blive udsendt orientering herom til alle afdelingsbestyrelser, og program for konference vil blive endelig afklaret på næste Organisationsbestyrelsesmøde 27. september 2018, hvorefter der udsendes tilmelding. Til orientering. Med henvisning til vores beslutning om at den fremtidige driftsstruktur fortsat er decentral, er der et oplæg på BL forvaltningskonference, med følgende tekst: Ejendomsfunktionærernes sociale værdi v/carina Seifert, direktør, DAB. Måske netop fordi samfundsansvaret er så dybt forankret i vores DNA drøfter vi ofte, både internt og med eksterne, om der ikke ligger en modsætning i at løfte et samfundsansvar og at drive de almene boliger effektivt. Er der f.eks. et break-even, hvor man kan spare så meget på driften, at vores samfundsansvar mindskes og stiger omkostningerne så i virkeligheden et andet sted? Hvis vi effektiviserer i eget hus og det medfører øgede sociale omkostninger hos kommunen, hvad betyder det så for vores 5

6 samfundsansvar? og er det ansvar vores? Spørgsmål og debat i salen styret af Cecilie Beck. Boligstyrelsen udarbejder løbende opgørelse af effektiviseringstal for den almene boligsektor. Den seneste opgørelse, der udsendtes med dagsordenen, viser at hele den almene boligsektor er rigtig godt på vej. Vi er også rigtig godt på vej med vores effektiviseringer. Dette afspejles bl.a. i, at vi de sidste to år har rigtig mange afdelinger, som ikke har haft huslejestigninger. Vi har dog et besparelsesmål på 12,500 mio. kr., hvor det kunne være godt, at få et overblik over, hvor vi er i forhold til dette mål. Med dagsordenen udsendtes opgørelse over effektivitetstal for perioden regnskab 2013/2014 til budget 2018/2019, tallene er i kr. Prisfremskrivningen er sat til 2,00%, hvilket bl.a. er begrundet i at BL s overenskomster har en lønregulering i perioden på mellem 1,9%-2,3%. Opgørelsen blev gennemgået på mødet, hvoraf det fremgår, at effektiviseringstallet frem til og med budget 2018/2019 er på 12,299 mio. kr. Der er selvfølgelig flere forbehold og bemærkninger Orientering fra administrationen O-sag a. Budgetkontrol pr. 30. juni 2018 for afdelingerne Med dagsordenen udsendtes oversigt over budgetkontrol pr. 30. juni 2018 for afdelingerne, hvoraf det fremgår at næsten alle har overskud, som hovedsageligt skyldes, besparelser på almindelig vedligeholdelse og lidt på ejendomsskat. Overskuddene er endda en del større end budgetkontrollen 31. marts Med henvisning til dialog på Organisationsbestyrelsens møde 26. april 2018, omkring det økonomiske i effektiviseringsområdet og de tiltag, som har bevirket, at 2/3 af afdelingerne ikke har fået huslejestigninger 1. oktober 2017, og om dette overholdes. Ovenstående oversigt viser at dette foreløbigt overholdes. 6

7 b. Persondataforordning Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsen 21. juni 2018, hvor der blev orienteret om den nye persondataforordning, der trådte i kraft 25. maj På mødet blev der givet en status herpå herunder om samtykkeerklæring, NemID adgang og klagesagsbehandling. Særskilt arrangement for Organisationsbestyrelsen med oplægsholder fra BL er fastsat til 9. oktober 2018 kl c. Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Kurset afholdes torsdag den 4. oktober 2018 kl i administrationens mødelokale. Invitation hertil udsendes snarest Kredsudvalget E-sag a. Møder Seneste møde i udvalget er afholdt 12. april Referat herfra er udsendt 19. april Næste ordinære møde afholdes 13. september Fritidsudvalget E-sag a. Møder og referater Seneste møde i udvalget har været afholdt 25. juni Referat herfra er udsendtes med dagsordenen. Næste ordinære møde afholdes 20. august

8 b. Sensommerfestival lørdag den 1. september 2018 E-sag Invitation til Sensommerfestival er til orientering udsendt via mail til samtlige afdelingsbestyrelser den 16. august Invitationen er endvidere opsat i alle vaskerier samt på ejendomskontorerne BL orientering E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 19 af den 21. juni 2018 vedrørende Nyt aftalesæt for byggeriet AB/ABR/ABT 18 * BL informerer nr. 20 af den 27. juni 2018 vedrørende Forvaltningskonferencen 2018 afholdes den 21. og 22. august på Hotel Nyborg Strand * BL informerer nr. 21 af den 29. juni 2018 vedrørende Temadag om den nye ferielov * BL informerer nr. 22 af den 4. juli 2018 vedrørende Danmarks Statistik Nøgletal for boligområder 2018 * BL informerer nr. 23 af den 5. juli 2018 vedrørende Lov om ændring af Lov om almene boliger mv. * BL informerer nr. 24 af den 5. juli 2018 vedrørende Ændring af bygningsreglementet 2018 (BR18) BL-politik Udsendt via mail * BL-politik nr. 21 Overraskende træk fra Aarhus Kommune 8

9 9250 Eventuelt O-sag På mødet var der indlæg fra flere om udfordringerne med den nye persondatalov set i forhold til afdelingsbestyrelsesarbejdet herunder især omkring klagesagsbehandling Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 27. september Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde 23. august 2018 udsendes 16. august Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde 23. august 2018 udsendes 30. august 2018 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest 6. september Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres 7. september

10 Lukket del 9253 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 10

11 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x 11