KONKURRENCE- BETINGELSER, EU-UDBUD

Transkript

1 Københavns Kommune Kultur- og Fritidsforvaltningen KONKURRENCE- BETINGELSER, EU-UDBUD UDBUD AF RENGØRING OG VIN- DUESPOLERING 2016/S DATO: REV

2 Indholdsfortegnelse 1. PROJEKTINFORMATION UDBUDSMATERIALE PRÆKVALIFIKATIONSFASEN TILBUDSFASEN GENERELLE FORHOLD... 13

3 1. Projektinformation 1.1 Udbyder Københavns Kommune Kultur- og Fritidsforvaltningen Nørre Søgade København K Danmark Herefter kaldet KFF. Kontaktperson er Sara Lerche-Bachdal, mail: EF6L@kff.kk.dk. Kun skriftlig information fra KFF's kontaktperson under udbudsfasen må ligge til grund for afgivelse af ansøgning og tilbud. 1.2 Opgavebeskrivelse Udbuddet omhandler daglig intern rengøring og periodisk vinduespolering af forskellige kommunale lokaliteter (eksempelvis sports- og idrætshaller, kulturhuse, biblioteker, museer, administration med videre). Udbuddet omfatter samlet set op til 105 lokaliteter i Københavns Kommune, hvoraf der på enkelte kan være mere end en lokalitet på samme adresse. Udbuddet omfatter i alt 12 delaftaler, heraf 6 delaftaler vedrørende rengøring og 6 delaftaler vedrørende vinduespolering. På hver delaftale (rammeaftale) indgås der aftale med én leverandør. For rengøring i delaftale 1-6 skal der afgives tilbud på udførelse efter henholdsvis aktivitets- og kvalitetsbaseret rengøring. For delaftalerne 7-12 skal der afgives tilbud på vinduespolering efter fire forskellige frekvensmodeller. Der kan anmodes om prækvalifikation på en eller flere delaftaler. Tilbudsgiver kan alene afgive tilbud på de delaftaler, tilbudsgiver prækvalificeres til. For hver af de enkelte delaftaler gælder, at der skal afgives tilbud på den samlede ydelse inkl. optioner. Der kan blive afgivet et eller flere kontrolbud på delaftalerne 1 til 6 (rengøring). Hver delaftale har karakter af en rammeaftale, hvilket indebærer, at KFF har ret, men ikke pligt, til at indkøbe de af delaftalen omfattede ydelser på de vilkår, som fremgår af dette udbudsmateriale Mindstekrav Kravspecifikation for arbejdets udførsel er nærmere beskrevet i Bilag 1 (Opgavebeskrivelse).

4 1.3 Optioner Hver delaftale indeholder følgende optioner: KFF har option på forlængelse af rammeaftalen i 1 år (den maksimale varighed af hver delaftale er derved 4 år) ("Option 1"). Såfremt KFF får behov for ekstraordinært at tilkøbe rengøring (delaftalerne 1 til 6) og/eller vinduespolering (delaftalerne 7 til 12), kan KFF anvende denne option. Optionen kan udnyttes enten på timebasis eller på opgavebasis ("Option 2"). 1.4 Overordnet tidsplan Nedenstående tidsplan er foreløbig. Ændringer kan forekomme. Aktivitet Periode / Dato Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til EUtidende Ansøgningsperiode (prækvalifikation) Meddelelse om udvalgte økonomiske aktører Tilbudsperiode Besigtigelse rengøring/vinduespolering 2. maj 2016 kl. 7:00 Start Valby Vandkulturhus Julius Andersensvej 1A 2450 Valby. Herefter alle svømmehaller + et skolebad. Besigtigelse rengøring/vinduespolering 3. maj 2016 kl start Bellahøj Hallerne Bellahøjvej Brønshøj. Herefter Genforeningspladsen Idrætsanlæg slut Grøndal Multicenter Besigtigelse rengøring/vinduespolering 4. maj 2016 kl Sundby Bibliotek og Kvarterhuset Jemtelandsgade 2300 København S Indhentning af dokumentation fra "vindende" tilbudsgiver(e) Tildelingsbeslutning (forventet) Kontraktindgåelse (tidligst) Frist for garantistillelse Udførelsesperiode / Vilkår og proces for udbud For dette udbud gælder afsnit II i lov nr af 15. december 2015 (herefter Udbudsloven ). Udbuddet gennemføres i to faser. Den første fase (prækvalifikationsfasen) er beskrevet i afsnit 3 nedenfor. Den anden fase (tilbudsfasen) er beskrevet i afsnit 4. Kun de tilbudsgivere, som prækvalificeres har ret til at afgive tilbud.

5 1.6 Alternative tilbud KFF accepterer ikke alternative tilbud. 1.7 Sideordnede tilbud KFF accepterer ikke sideordnede tilbud. 2. Udbudsmateriale 2.1 Offentliggørelse af udbudsmateriale Udbudsmaterialet og eventuelle supplerende oplysninger, herunder besvarelse af spørgsmål og ændringer i udbudsmaterialet vil i prækvalifikationsfasen være tilgængeligt via udsender ikke særskilt meddelelse om ændringer, spørgsmål/svar og lignende. Virksomhederne skal derfor selv løbende holde sig orienterede på ovenstående hjemmeside. I tilbudsfasen fremsendes eventuelle supplerende oplysninger, herunder besvarelse af spørgsmål og ændringer i udbudsmaterialet direkte til tilbudsgiverne pr Fortegnelse over udbudsdokumenter Nedenstående dokumenter indgår i udbudsmaterialet. Hvis der i udbudsmaterialet forekommer modstridende oplysninger, gælder dokumenterne i neden for angivne rækkefølge, hvorved bilag til et dokument skal gælde som en integreret del af udbudsdokumentet, men bilag vil altid være underlagt dokument. Udbudsmaterialet: A. Eventuelle rettelsesblade der udsendes i udbudsperioden B. Konkurrencebetingelser, med følgende bilag Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Opgavebeskrivelse med tilhørende bilag: 1.1 Lokalitetsdata og 1.2. Kravspecifikation Tilbudslister Udkast til aftale med CSR-bilag European Single Procurement Document (herefter ESPD ) (skal udfyldes og indgives som en del af prækvalifikationsansøgningen) Bilag 5: Udbudsbekendtgørelse nr. 2016/S Bilag 6: Erklæring om fælles befuldmægtiget og om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse (konsortium)

6 Bilag 7: Støtteerklæring (underleverandører) 3. Prækvalifikationsfasen Virksomheder, der ønsker at blive prækvalificeret skal udfylde det ESPD, som er vedlagt som en del af udbudsmaterialet. KFF har i udbudsbekendtgørelsens pkt. IV.3 angivet, hvilke afsnit i ESPD-et, som skal udfyldes. De oplysninger, som skal afgives i ESPD er nærmere beskrevet i nedenstående afsnit Afsnit 3.4 beskriver, hvordan KFF vil foretage en udvælgelse blandt flere egnede virksomheder. Afsnit 3.5 beskriver rammerne for kommunikation med KFF i prækvalifikationsfasen. 3.1 Ansøgningens indhold (ESPD) De økonomiske aktører der ansøger om at blive udvalgt til at deltage i udbuddets anden fase (tilbudsfasen) skal udfylde og underskrive ESPD'et (bilag 4), hvori der oplyses om: a) Den økonomiske aktør (ESPD del II.A) b) Den økonomiske aktørs repræsentanter (ESPD del II.B) c) Udnyttelse af andre enheders kapacitet (ESPD del II.C). Se også pkt nedenfor. d) Udelukkelsesgrunde vedrørende straffedomme i henhold til Udbudslovens 135, stk. 1 (ESPD del III.A). Se også pkt. 3.2 nedenfor. e) Betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til Udbudslovens 135, stk. 3 (ESPD del III.B). Se også pkt. 3.2 nedenfor. f) Insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet i henhold til Udbudslovens 136, nr. 1-3 og 137, stk. 1, nr. 1-6 (ESPD del III.C). Se også pkt. 3.2 nedenfor. g) Økonomisk og finansiel formåen (ESPD del IV.B). Se også pkt nedenfor. h) Teknisk og faglig formåen (ESPD del IV.C). Se også pkt nedenfor. i) Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere (ESPD del V). Se også pkt. 3.4 nedenfor. j) Afsluttende erklæring/underskrift (ESPD del VI). Til beskrivelse af den økonomiske aktørs tekniske og faglige formåen, jf. ESPD, del IV, afsnit C og til oplysninger ift. begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere, jf. ESPD, del V, kan der foruden udfyldt ESPD afleveres supplerende bilag, der beskriver de oplysninger KFF har efterspurgt i pkt og 3.4 nedenfor. En ansøger, der ansøger om deltagelse alene og ikke baserer sig på andre enheders kapacitet for at opfylde udvælgelseskriterierne, skal kun udfylde ét ESPD.

7 Bemærk: Ansøger skal i anmodningen tydeligt angive hvilken/hvilke delaftaler denne ønsker at blive prækvalificeret til. Ansøger kan nøjes med at indgive én ansøgning og ét ESPD-dokument ved ansøgning til delaftale 1-6 (rengøring) og én ansøgning og ét ESPD-dokument ved ansøgning til delaftale 7-12 (vinduespolering) Ansøger der baserer sig på andre enheders kapacitet En ansøger, der ansøger om deltagelse alene (dvs. ikke i et konsortium), men baserer sig på en eller flere andre enheders kapacitet, skal sikre, at KFF modtager ansøgers eget ESPD sammen med et separat ESPD med de relevante oplysninger, jf. ESPD, del II, afsnit C, for hver af de enheder, som denne baserer sig på. Derudover skal ansøgningen indeholde støtteerklæring eller anden dokumentation, der godtgør, at ansøgeren kan råde over den nødvendige økonomiske og finansielle eller tekniske og faglige formåen. Dette kan ske ved, at hver enhed som ansøger baserer sig på, udfylder og underskriver Støtteerklæringen i bilag 7, der medsendes med ansøgningen. Bemærk: En enhed, som stiller sin økonomiske kapacitet til rådighed for ansøgeren skal påtage sig at hæfte solidarisk hæftelse for ansøgerens forpligtelser i medfør af de(n) delaftale(r), som ansøgeren måtte blive tildelt Ansøgninger fra sammenslutninger af virksomheder (fx konsortier) Udgør ansøger en gruppe af økonomiske aktører, herunder konsortier og midlertidige sammenslutninger, der deltager i udbudsproceduren sammen, skal der for hver af de deltagende økonomiske aktører udfyldes et særskilt ESPD med de oplysninger, der kræves i ESPD del II-VI. 3.2 Udelukkelse (ESPD del III A-C) En økonomisk aktør udelukkes fra deltagelse, hvis denne er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1 3, 136, stk. 1, nr Derudover udelukkes en økonomisk aktør fra deltagelse, hvis denne er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens 137, stk. 1, nr En økonomisk aktør udelukkes dog ikke, hvis denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at den pågældende er pålidelig, jf. udbudslovens Egnethed (ESPD del IV) KFF stiller nedenstående krav til ansøgernes egnethed. Vurderingen af ansøgernes egnethed sker i første omgang på baggrund af oplysninger i ESPD. KFF er dog berettiget og forpligtet til at bede ansøger om at fremlægge dokumentation som nævnt i udbudslovens 152. De minimumskrav, som fremgår af afsnit skal såfremt KFF efterfølgende anmoder om det dokumenteres ved fremlæggelse af ansøgers godkendte årsregnskaber for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Den dokumentation, som i ESPD eller dertil knyttede bilag fremsendes til opfyldelse af afsnit og 3.4, jf. nedenfor, vil udgøre den endelige dokumentation Udøvelse af det pågældende erhverv (ESPD del IV A) Der stilles ingen minimumskrav til ansøgers egnethed til udøvelse af det pågældende erhverv.

8 3.3.2 Økonomisk og finansiel formåen (ESPD del IV B) Der stilles følgende minimumskrav til ansøgers økonomiske og finansielle formåen. 1. Ansøgers seneste godkendte årsregnskab skal udvise et positivt nettoresultat efter skat. 2. Revisorpåtegningen for ansøgers seneste godkendte årsregnskab må ikke indeholde forbehold for ansøgers fortsatte drift eller påpege forhold for regnskabsaflæggelse, der strider mod gældende danske regnskabsregler eller lignende. 3. Ansøgers gennemsnitlige omsætning i de seneste tre afsluttede regnskabsår skal minimum være følgende: Delaftale 1: kr. Delaftale 2: kr. Delaftale 3: kr. Delaftale 4: kr. Delaftale 5: kr. Delaftale 6: kr. Delaftale 7: kr. Delaftale 8: kr. Delaftale 9: kr. Delaftale 10: kr. Delaftale 11: kr. Delaftale 12: kr. Bemærk: Mindstekravet gælder pr. delaftale. Hvis en virksomhed ansøger om prækvalifikation til flere delaftaler, skal virksomhedens gennemsnitlige omsætning i de seneste tre afsluttede regnskabsår opfylde ovenstående mindstekrav for hver af de delaftaler, som ansøgningen omfatter. Hvis ansøgningen eksempelvis omfatter delaftale 1 og delaftale 2, skal ansøgerens årlige gennemsnitlige omsætning i de seneste tre afsluttede regnskabsår være på mindst kr. Tilsvarende, hvis ansøgeren anmoder om prækvalifikation på delaftalerne 7,8 og 9, skal ansøgerens årlige gennemsnitlige omsætning i de seneste tre afsluttede regnskabsår være på mindst kr. For virksomheder, som har eksisteret i kortere tid end tre år, accepterer KFF mindstekravet som opfyldt, hvis den gennemsnitlige omsætning for afsluttede regnskabsår, som ansøgeren kan fremvise, opfylder mindstekravene på henholdsvis kr. pr. delaftale vedrørende delaftale 1-6, og kr. pr. delaftale vedrørende delaftale Teknisk og faglig formåen (ESPD del IV C) Der stilles følgende minimumskrav til ansøgers tekniske og faglige formåen. 1. Ansøger skal have mindst tre referencer på lignende eller tilsvarende opgaver udført inden for de seneste tre år. Bemærk: Ansøger kan anvende de samme referencer til at opfylde mindstekravet på flere delaftaler forudsat, at de anførte referencer vedrører opgaver, som er tilsvarende eller lignende i forhold til de(n) delaftale(r), hvortil referencen påberåbes. Det er således ikke et krav, at en ansøger, som anmoder om prækvalifikation på f.eks. delaftale 1 og 2 kan fremvise seks forskellige referencer, idet mindstekravet

9 kan opfyldes, såfremt ansøger fremlægger mindst tre referencer, som vedrører lignende eller tilsvarende opgaver. Som dokumentation for ansøgerens opfyldelse af dette minimumskrav, skal ansøgeren udfylde ESPDdokumentets del IV, afsnit C, pkt. 1.b. 3.4 Udvælgelse blandt ansøgere (ESPD del V) Som anført i udbudsbekendtgørelsens pkt. II.2.9, vil KFF på hver delaftale udvælge fem ansøgere, som vil blive opfordret til at afgive tilbud. Såfremt der modtages ansøgninger fra flere end fem egnede ansøgninger pr. delaftale, vil KFF på hver delaftale udvælge fem ansøgere i overensstemmelse med nedenstående: På delaftalerne 1-6 vil KFF på hver delaftale udvælge de fem ansøgere, som ud fra en samlet vurdering: (1) Har mest erfaring med varetagelse af rengøringsopgaver, der udføres efter kvalitetsbaserede kravspecifikationer, (2) Tilbyder at bemande opgaven på den mest hensigtsmæssige måde, således at der anvendes tilstrækkeligt mange ledelses-, instruktions- og planlægningsmæssige ressourcer med dertilhørende kompetencer til implementering af opgaven. På delaftalerne 7-12 vil KFF på hver delaftale udvælge de fem ansøgere, som ud fra en samlet vurdering: (1) Har mest erfaring med varetagelse af lignende eller tilsvarende vinduespoleringsopgaver, (2) Tilbyder at bemande opgaven på den mest hensigtsmæssige måde, således at der anvendes tilstrækkeligt mange ledelses-, instruktions- og planlægningsmæssige ressourcer med dertilhørende kompetencer til implementering af opgaven. Til vurdering af udvælgelseskriterium (1) kan ansøgeren lave en udvidet beskrivelse af sine erfaringer i referencelisten i ESPD-ets del IV, afsnit C, pkt. 1.b vedrørende minimumskrav til teknisk og faglig formåen. Til vurderingen af udvælgelseskriterium (2) bedes ansøgeren i ESPD-ets del V om begrænsning af antallet af ansøgere beskrive, hvorledes ansøgeren vil bemande opgaven og sikre at der anvendes tilstrækkeligt mange ledelses- instruktions- og planlægningsmæssige ressourcer med dertilhørende kompetencer til implementering af opgaven. Alternativt kan ansøgeren vælge at vedhæfte en sådan beskrivelse af dennes opfyldelse af udvælgelseskriterium (2) som et bilag vedlagt ansøgningen. 3.5 Spørgsmål i prækvalifikationsfasen Spørgsmål skal fremsættes skriftligt pr. til KFF' kontaktperson (jf. pkt. 1.1) under prækvalifikationsfasen. Spørgsmål, der fremsendes senest 14 dage før ansøgningsfristens udløb, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil som udgangspunkt kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden ansøgningsfristens udløb. KFF vil svare skriftligt og ensartet til samtlige potentielle ansøgere, og svaret vil blive offentliggjort samme sted som det øvrige udbudsmateriale, jf. pkt. 2.1 ovenfor.

10 Det er ansøgers ansvar at holde sig opdateret om eventuelle meddelelser og rettelsesblade, der offentliggøres på hjemmesiden. Sådanne kan blive offentliggjort senere end 6 dage inden ansøgningsfristens udløb, mod at KFF forlænger fristen, hvorfor ansøgere skal holde sig opdateret helt ind til fristens udløb. Det skal bemærkes, at der også er mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet i tilbudsfasen, jf. pkt. 4.2 nedenfor. 3.6 Afgivelse af ansøgning Ansøgningen skal være KFF i hænde senest den 15. april 2016 kl Ansøgningen kan enten sendes (som pakke eller anbefalet) eller afleveres på nedenstående adresse. Københavns Kommune Kultur- og Fritidsforvaltningen Strategi og Økonomi Nørre Søgade 35, stuen (receptionen) 1370 København K Danmark Att.: Sara Lerche-Bachdal Mærket Rengøringsudbud delaftalenumre. X,y,z.[ Må ikke scannes ]. Vær opmærksom på, at ansøgningen kun kan afleveres i receptionens åbningstider. Mandag til fredag Ansøgningen skal afleveres på Nørre Søgade 35, skal og følgende skal medtages: Ansøgninger i papirformat skal afgives i 3eksemplar (1 original og 2 kopier) og digitalt på 2 stk. USB nøgle. 3.7 Meddelelse om udvalgte ansøgere KFF vil straks orientere alle berørte ansøgere, når beslutningen om hvem der opfordres til at afgive tilbud er truffet. Orienteringen vil blive fremsendt til den af ansøgeren anførte kontaktperson i forbindelse med udbuddet. I meddelelsen til de udvalgte ansøgere vil KFF tillige oplyse om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet, der ikke er blevet offentliggjort i prækvalifikationsfasen. Derudover vil meddelelse indeholde oplysninger om eventuelle ændringer af frister, herunder tilbudsfristen, jf. pkt. 4.3 nedenfor. Udvalgte ansøgere kan blive bedt om at fremlægge dokumentation iht. udbudslovens 152 for de oplysninger der er afgivet i ESPD et, inden for en passende frist.

11 4. Tilbudsfasen 4.1 Tilbuddets indhold Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud udfylde den vedlagte tilbudsformular (bilag 2). Desuden skal tilbuddet være vedlagt bilag nævnt i punkt nedenfor. KFF opfordrer tilbudsgiverne til at være omhyggelige med at vedlægge de efterspurgte oplysninger, da KFF altid er berettiget og i visse tilfælde tillige forpligtet til at forkaste tilbud, som ikke er i overensstemmelse med udbudsgrundlaget. Alle omkostninger og eventuelle tab, som kan opstå i forbindelse med udarbejdelsen og indsendelsen af tilbud eller andre aktiviteter i forbindelse hermed, afholdes af tilbudsgiverne. Tilbuddet skal afgives på dansk Udfyldt tilbudsformular Vedlagt tilbudsformular (bilag 2) skal være udfyldt og underskrevet af behørig person, som kan tegne tilbudsgiverens firma eller ledende parts firma i et konsortium i forbindelse med tilbudsafgivelsen Pris - Udfyldt tilbudsliste - Tilbudsbilag 2 Samtlige poster i vedlagt tilbudsliste skal være udfyldt, og tilbuddet skal afgives i danske kroner (DKK) uden moms Ved tilbud fra konsortier Ved tilbud fra konsortier udfyldes og underskrives erklæring om fælles befuldmægtiget og om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse (anvend evt. skabelon vedlagt som bilag 6). 4.2 Spørgsmål fra tilbudsgiverne Spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet skal fremsættes skriftligt pr. til KFF's kontaktperson (jf. pkt. 1.1) under tilbudsperioden. Spørgsmål, der fremsendes senest 14 dage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil som udgangspunkt kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. KFF vil svare skriftligt og ensartet til samtlige tilbudsgivere pr Afgivelse af tilbud Tilbuddet skal være KFF i hænde senest den 31. maj 2016 kl Tilbud kan enten sendes (som pakke eller anbefalet) eller afleveres på nedenstående adresse eller alternativt afgives pr. jf. nedenfor. Københavns Kommune Kultur- og Fritidsforvaltningen Strategi og Økonomi Nørre Søgade 35, stuen (receptionen) 1370 København K Danmark

12 Att.: Sara Lerche-Bachdal Mærket Rengøringsudbud, samt delaftale numre x,y,z [ Må ikke scannes ]. Vær opmærksom på, at tilbuddet kun kan afleveres i receptionens åbningstider. Mandag til fredag Afleveres tilbuddet på Nørre Søgade 35, skal følgende medtages: Tilbud i papirformat skal afgives i 3eksemplar (1 original og 2 kopier) og digitalt på 2 stk. USB nøgler. Ved uoverensstemmelser mellem indholdet vil originalen i papirformat blive lagt til grund for vurderingen. 4.4 Tilbuddets gyldighedsperiode Tilbuddets gyldighedsperiode løber frem til 1. oktober Tilbudsgiverne skal således vedstå det afgivne tilbud frem til denne dato. Tilbudsgivernes vedståelsespligt berøres ikke af KFF's underretning om tildelingsbeslutning. 4.5 Tildeling af kontrakt I tildelingsfasen vurderes først tilbuddets gyldighed (konditionsmæssighed). Dernæst evalueres tilbuddene på grundlag af tildelingskriteriet, jf. pkt nedenfor Evaluering af tilbud Tildelingskriteriet for alle 12 delaftaler er: Pris Hver delaftale vil blive tildelt til den tilbudsgiver, som på den pågældende delaftale har afgivet laveste pris. KFF vil således evaluere tilbuddene isoleret set i forhold til hver delaftale. Delaftalerne 1 til 6 (Rengøring): For hver delaftale gælder, at KFF ved evalueringen af tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet vil lægge vægt på en sammentælling af tilbudspriserne for de to forskellige rengøringsmodeller med tillæg af det forventede årlige forbrug under Option 2. Tilbudslisten indeholder indlagte former, som sikrer overførelse af de korrekte beløb. For hver delaftale udgøres evalueringsgrundlaget således af "tilbud i alt" for den enkelte delaftale med tillæg af beløb fra det særskilte faneblad "Option 2". Det er op til den enkelte institutionsleder at beslutte, hvilken rengøringsmodel, der skal anvendes på den enkelte institution. Den ovenfor beskrevne fremgangsmåde er valgt for at sikre, at der sker en reel og effektiv konkurrenceudsættelse af begge modeller. Bemærk: De tilbudte enhedspriser (refusionsbeløb) indgår ikke i den tilbudssum, som lægges til grund for evalueringen af tilbuddene. Delaftalerne 7 til 12 (Vinduespolering): For hver delaftale gælder, at KFF ved evalueringen af tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet vil lægge vægt på en sammentælling af tilbudspriserne for de fire forskellige vinduespoleringsmodeller, med tillæg af det forventede årlige forbrug under Option 2. Tilbudslisten indeholder indlagte former,

13 som sikrer overførelse af de korrekte beløb. For hver delaftale udgøres evalueringsgrundlaget således af "tilbud i alt" for den enkelte delaftale med tillæg af beløb fra det særskilte faneblad "Option 2". Det er op til den enkelte institutionsleder at beslutte, hvilken vinduespoleringsmodel, der skal anvendes på den enkelte institution. Den ovenfor beskrevne fremgangsmåde er valgt for at sikre, at der sker en reel og effektiv konkurrenceudsættelse af alle modeller. Bemærk: De tilbudte enhedspriser (refusionsbeløb) indgår ikke i den tilbudssum, som lægges til grund for evalueringen af tilbuddene. Til brug for KFF's evaluering af tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet skal tilbuddet indeholde en udfyldt og underskreven tilbudsliste (bilag 2) for hver af de delaftaler, som tilbuddet omfatter Verificering af oplysninger De(n) tilbudsgiver(e), der på de enkelte delaftaler har afgivet den laveste pris, vil i nødvendigt omfang skulle verificere oplysningerne i tilbuddet og de oplysninger der blev afgivet i forbindelse med prækvalifikationsfasen. Dette betyder blandt andet, at der inden for en passende tidsfrist skal fremlægge dokumentation iht. Udbudslovens 152 for de oplysninger der er afgivet i ESPD et, hvis dette ikke er sket tidligere i udbudsprocessen. 4.6 Kontraktindgåelse KFF's underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra at være bundet af deres tilbud, der fortsat er bindende i overensstemmelse med pkt De(n) vindende leverandør(er) skal forud for kontraktunderskrift forelægge KFF en udskrift fra CVR registret eller andet relevant register, hvoraf de tegningsberettigede for virksomheden fremgår. 5. Generelle forhold 5.1 Vejledning til udarbejdelse af ESPD Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har offentliggjort en vejledning til udarbejdelse af ESPD. Ansøgere opfordres til at gøre sig bekendt med vejledningen inden afgivelse af ansøgning. Vejledningen kan findes via dette link: Fortrolighed En ansøger eller tilbudsgiver kan i forbindelse med fremsendelse af oplysninger betegne disse som fortrolige. KFF vil som udgangspunkt ikke udlevere oplysninger, der er betegnet som fortrolige, med mindre oplysningen åbenbart ikke er fortrolig, eller hvis der efter udbudsloven eller lovgivning i øvrigt er pligt til det.

14 5.3 Ændring af udbudsmateriale, frister mv. Ansøgere og tilbudsgivere må påregne, at der kan ske ændringer af det offentliggjorte udbudsmateriale. Virksomhederne opfordres til at holde sig løbende orienterede på hjemmesiden. 5.4 Ændring af udvalgte ansøgere eller tilbudsgivere KFF kan på visse betingelser acceptere ændring af udvalgte ansøgere eller tilbudsgivere. Ønsker en ansøger eller tilbudsgiver at foretage ændringer i sin organisering, eksempelvis ved at erstatte en virksomhed, som denne baserer sig på, eller som følge af ændringer i en sammenslutning af virksomheder, skal KFF snarest muligt orienteres. 5.5 Ansøgere og tilbudsgivere der baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen Baserer en ansøger eller tilbudsgiver sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer, eller faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af tjenesteydelsen, skal de konkrete dele af tjenesteydelsen udføres af den enhed, som ansøger eller tilbudsgiver baserer sig på, jf. udbudslovens 144, stk. 3.