Statens Lønsystem. Digitalisering af uddata fra løn- og pensionssystemet. Marts Side 1 af 16

Transkript

1 Statens Lønsystem Digitalisering af uddata fra løn- og pensionssystemet Marts 2013 Side 1 af 16

2 Forord Moderniseringsstyrelsen digitaliserer papiruddata fra løn- og pensionssystemet i I denne vejledning beskrives overgangen fra de papirbaserede uddata til de nye PDF-filer. Vejledningen er tiltænkt både de ansvarlige chefer og de medarbejdere der skal anvende PDF-filerne til at løse kontrol- og afstemningsopgaver. Der er 2 primære fokusområder i materialet: Brug af de nye PDF-filer Lønkontrol efter lønkørsler Der er udarbejdet en særskilt vejledning til installation af det program, der skal anvendes til at hente PDF-filer fra ØDUP: ØDUP-filhenter. En kort beskrivelse indgår i denne vejledning afsnit 5. Som led i forberedelsen, har Moderniseringsstyrelsen indhentet kontaktoplysninger hos alle institutioner der ikke indgår i ØSC. På baggrund af disse kontaktoplysninger, er der etableret partneraftaler. Partneraftalerne er styrende for, hvortil PDF-filerne sendes. Alle uddata sendes til den givne partneraftale. Der er truffet aftale med Statens Administrations Økonomiservicecenter (ØSC) om, at de PDF-filer som er relevante for ØSC-institutioner at modtage, vil blive distribueret af ØSC. ØSC giver nærmere information om overgangen til PDF-filer. Har du spørgsmål i den anledning, er du velkommen til at kontakte dit lønteam i ØSC. Vejledningen indeholder 1. Digitale uddata Noget ændrer sig ikke Forandringer Tip Program der henter PDF-filer Kontakt Bilag 1: Skabelon til lønkontrol (dokumentation) Bilag 1, fortsat: Eksempel på udfyldt skabelon til lønkontrol (dokumentation) Bilag 2: Oversigt over uddata Side 2 af 16

3 1. Digitale uddata Moderniseringsstyrelsen gennemfører en udfasning af papiruddata fra løn- og pensionssystemet i I dag udskrives papiruddata knyttet til både løn og pension hos en leverandør, der også står for sortering, kuvertering og forsendelse. Fra november måned 2012, vil løn- og pensionsuddata, der nu leveres i papirformat fra Statens Lønsystem, blive leveret som PDF-filer i postkassesystemet ØDUP. Indholdsmæssigt vil uddataene indeholde de samme oplysninger i PDF-format, som de gør nu i papirformat. Nogle lønuddata omlægges dog ikke til PDF-filer. Det gælder de lønuddata, hvor der allerede eksisterer en rapportskabelon i ØS LDV. Fra november måned 2012, skal nogle af de eksisterende uddata derfor hentes i ØS LDV. Uddata kommer ikke længere med posten, men skal hentes i postkassesystemet. I tilknytning til hver lønkørsel, henter man de forskellige uddata. Det kan man gøre hen over flere dage, i takt med at de enkelte uddata leveres, eller man kan hente alle filer på én gang, fx 3. dagen efter en lønkørsel. Vi anbefaler dog, at man altid henter fx uddata 198 så snart det ligger klar, så man kan komme i gang med lønkontrollen. Systemleverandør ØDUP Kunden Dannelse af PDFfiler Levering af PDFfiler Hente PDF-filer PDF-filer dannes i forlængelse af lønkørsler, og sendes gennem ØDUP til de rette modtagere. PDF-filer leveres til rette modtager jf. de partneraftaler der er etableret efter aftale med kunderne. Hver kunde henter selv sine PDF-filer efter lønkørsler. Der gives en mailnotifikation til den mailadresse kunden har oplyst, jf. de enkelte partneraftaler. Når man henter sine PDF-filer, vil de blive gemt på det drev/det sted, som kunden har bedt om ved installation af programmet der henter PDF-filerne fra ØDUP. Udfasningen af papiruddata betyder, at der vil være nogle forandringer i den måde uddata håndteres på, og at der med fordel kan ændres på den måde, hvorpå fx lønkontrol gennemføres efter lønkørsler, bl.a. for at undgå at udskrive uddata på lokal printer. Side 3 af 16

4 2. Noget ændrer sig ikke Rammerne for de kontrol- og afstemningsopgaver der skal udføres, og som de enkelte uddata understøtter ændrer sig ikke med de digitale uddata. Det gælder stadig, at opgaverne skal udføres og dokumenteres udført; i det omfang der hidtil har været gældende. Det gælder også rammerne for selve lønkontrollen, der heller ikke ændrer sig ved digitalisering af papiruddata. Således gælder stadig: Alle ændringer skal kontrolleres. For lønmodtagere hvor der ikke er ændringer til en given lønkørsel, skal der foretages en sandsynlighedskontrol. Sandsynlighedskontrollen skal bl.a. sikre, at der ikke er sket ændringer eller udbetalinger som ikke skulle være sket. Fejl og advis skal gennemgås og behandles i relevant omfang. Der skal være minimum 2 personer der beskæftiger sig med lønopgaven, da der skal være personmæssig adskillelse mellem indberetning og kontrol, således: Før lønkørsel Efter lønkørsel Indberetning: Kontrol: Medarbejder A Medarbejder A eller B Kontrol og godkendelse: Medarbejder B Der skal være en instruks der beskriver, hvordan lønkontrollen foretages, og hvilke medarbejdere der er involveret. Kontrol skal dokumenteres og fejl skal noteres til behandling. Berørte lønmodtagere skal informeres. Det er institutionens ansvar, at den løn der anvises er korrekt. Det vil sige, at de udbetalte lønninger er korrekte i henhold til eksempelvis ansættelsesbreve og overenskomst, samt at de medarbejdere der får udbetalt løn, rent faktisk er ansat i institutionen i lønperioden, eller har udført en opgave, fx censur eller undervisning. Der ændres heller ikke på ansvars- og arbejdsdelingen mellem ØSC og ØSC-institutioner i forhold til lønkontrol. Vi har valgt at beskrive lønkontrollen særlig grundigt i denne vejledning. Det skyldes overvejende de formelle krav der knytter sig til lønkontrol. Nogle af de ting vi peger på omkring fx specifikke søgninger i PDF-filen for uddata 198, kan I dog sagtens overføre og bruge i de andre uddata/pdf-filer også, fx ved at søge på konto og kontostreng (uddata 914) eller kreditor (uddata 980). Der henvises i øvrigt til særskilte vejledninger herom: HR-Løn: Vejledning i lønkontrol Lønkontrol for Økonomiservicecentrets kunder Kontrol og godkendelse (Emnebeskrivelse) Side 4 af 16

5 3. Forandringer I stedet for at man får en kuvert eller kasse med papiruddata, får man en mailnotifikation i mailbakken, der svarer til den mailadresse der er oplyst til Moderniseringsstyrelsen i forbindelse med oprettelse af partneraftale: Fra-feltet: Fast afsenderadresse fra ØDUP Til-feltet: Svarer til kontaktpersonens mailadresse der kan være en fællespostkasse. Emne: Fast tekst, hvor fra viser, at afsender er Statens Lønsystem. Modtager: Svarer til den specifikke partneraftale. Bruger: Svarer til den brugerkode der er knyttet til den specifikke partneraftale. Dato: Svarer til den dato og det tidspunkt PDF-fil/PDF-filer er modtaget i ØDUP. Datastrøm::Viser hvilken type af datastrøm der er tale om. Fast tekst = PDF. Dette link er til postkassesystemet ØDUP. Derfor skal du typisk IKKE bruge linket, da du henter PDF-filerne i programmet der henter filerne fra ØDUP. Med digitalisering af uddata fra Statens Lønsystem, flyttes kontrol- og afstemningsopgaver fra skrivebordet med et papiruddata til pc med uddata på skærm. I forhold til lønkontrollen, kan fejl, ændringer og øvrige observationer der giver anledning til spørgsmål, rettelser eller andet, noteres på eksisterende grundbilag eller i et selvstændigt dokument, eksempelvis med et skærmdump/udpluk fra relevant side af det givne uddata (se hvordan i afsnit 4): Dato: 22/11 Initialer: AAA Skulle have haft ændret deltid fra 1. oktober til ½ tid. Det er ikke sket. Rettes til førstkommende lønkørsel. AAA Dette dokument kan herefter bruges som grundbilag for den videre behandling. OBS: Man må ikke låse PDF-filerne op, og ændre i det oprindelige uddataindhold. Side 5 af 16

6 Dokumentation for gennemført lønkontrol Det skal fortsat dokumenteres, at der er gennemført behørig lønkontrol af alle ændringer efter lønkørslen, og der skal anføres navn og/eller initialer samt dato for gennemført kontrol. Da der ikke kan skrives i PDF-filerne - og for at undgå at udskrive uddata 198, kan dokumentation for den gennemførte kontrol ske i et wordskabelon, der gemmes som en PDF-fil samme sted som PDFfilen af uddata 198, fx: Fællesdrev (fx T-drev): Vi har udarbejdet en skabelon, som man kan anvende til dokumentation af gennemført lønkontrol. Den indgår som bilag til denne vejledning. Navngivningen af dokumentet er vigtig, så man nemt kan finde det frem. Hvordan du kan gemme wordskabelonen som en PDF-fil, når den er udfyldt efter lønkontrollen, giver vi en opskrift på under afsnittet med Tip. For at sikre entydighed i forhold til det givne dokument, bør du angive lønkørsel, løngruppe og uddatanummer som en del af navngivningen af dokumenterne når du gemmer dem. Gem evt. filerne i mapper for hver lønkørsel, eksempelvis: Søgning i PDF-fil Med de standardsøgefaciliteter der ligger i PDF-filen, kan der hurtigt søges de data frem man især har brug for at se nærmere på, eksempelvis en løndel der er ændret til en lønkørsel jf. Løninformationen fra Moderniseringsstyrelsen. Her et eksempel, hvor det af Løninformationen fremgår, at der er reguleret på løndel 2209 fra 1. april 2012: I PDF-filen på skærm, kan man hurtigt søge igennem, om man har lønmodtagere der får løndel 2209, og i givet fald kontrollere reguleringen for den eller de berørte: Søgning Side 6 af 16

7 Resultatet af søgningen på løndel 2209 viser i dette tilfælde, at der ikke er lønmodtagere der har løndel Vi gør opmærksom på, at søgninger og resultater af disse vises forskelligt, afhængig af hvilken udgave/version man har af Adope Reader. Til vejledningen har vi anvendt version Tip Formålet med dette afsnit er at give inspiration til, hvordan PDF-filerne kan anvendes og give nogle tip til, hvordan man kan ændre på de nuværende arbejdsgange. Lønkontrol Udgangspunktet for lønkontrollen er naturligvis de grundbilag, der har ligget til grund for de oprettelser, ændringer mv. der er foretaget til en given kørsel. Du kan indledningsvis foretage nogle søgninger på typer af hændelser, som ofte giver anledning til sagsbehandling, og muligvis at der skal gives besked til den berørte lønmodtager. Søg på: skyldige beløb (løndel 8561 og Negativ lønsum) standset anvisning (løndel 8550) ændringer der er foretaget af Moderniseringsstyrelsen (jf. Løninformation), fx på løndele lønnumre som du selv har noteret til opfølgning efter lønkørsel Underret i relevant omfang berørte medarbejdere/institutioner, og få lagt evt. information på jeres intranet. Lagring af PDF-filer Opbevar/gem jeres PDF-filer på et fællesdrev. Det giver nem adgang til at finde uddata frem også fra tidligere lønkørsler. For de filer hvor der indgår personlige oplysninger, skal de gemmes i mapper, som kun autoriserede løn- og personalemedarbejdere har adgang til. Mindst 2 medarbejdere skal have adgang til PDF-filerne. Hvis ikke man har 2 løn- og/eller personalemedarbejdere, kan det være nødvendigt at en chef har adgang til PDF-filerne. Intern regnskabsinstruks Det bør fremgå af jeres interne regnskabsinstruks, hvor PFD-filerne opbevares, og hvem der har adgang til filerne. Det bør også fremgå af instruksen, hvem der henter filer efter hver lønkørsel, hvor de lagres og hvordan de skal navngives. Side 7 af 16

8 Navngivning af filer Navngiv jeres PDF-filer så de er nemme at finde. Sørg for, at løngeneration og uddatanummer altid indgår som en del af filnavnet. Hvis I administrerer flere løngrupper, så angiv altid løngruppe i filnavnet. Undgå at udskrive Lad være at udskrive. Få drøftet hvordan arbejdsgang og rutiner kan tilrettelægges, så I får mest muligt ud af de nye PDF-filer. Grundbilag I forbindelse med din lønkontrol, kan der opstå behov for at etablere grundbilag til (fejl)rettelse til næste lønkørsel. I relevant omfang, kan du lade grundbilag indeholde udpluk af uddata 198, suppleret med dine bemærkninger til, hvad der skal kontrolleres og rettes. Nedenfor kan du se, hvordan du kan få udpluk/skærmdump i et grundbilag. Skærmdump og udpluk Du kan tage skærmdump på flere måder, eksempelvis: Tryk på Print Screen (du får alt med som er på skærmen) Tryk på Alt Print Screen (du får det aktive vindue som er på skærmen) Beskær evt. indholdet. Det kan du fx gøre i PowerPoint Marker den del af indholdet du har brug for at kopiere: Adobe Reader v. 6.0 Tøm postkassen Sørg for altid at tømme postkassen mindst én gang om måneden, og få gemt PDF-filerne på rette sted. Optimalt vil være, at postkassen tømmes efter hver lønkørsel og at PDF-filerne gemmes hvor det er besluttet, at de skal ligge. Så kan alle involverede altid finde de uddata der er brug for i en given situation. Side 8 af 16

9 Mest muligt på skærmen Uddata 198 indeholder mange data, koncentreret på forholdsvis lille plads. Der er mulighed for at zoome/forstørre, det der vises på skærmen, og stadig have hele siden /alle data vist samtidig: Side 9 af 16

10 Fra worddokument til PDF-fil Her kan du se, hvordan du kan gemme wordskabelonen som en PDF-fil, når den er udfyldt efter lønkontrollen. Det kan du gøre ved at udskrive til PDF. 1) Via filer vælger du Udskriv 1) 2) Som printer vælger du Adobe PDF 3) Når du har valgt Adobe PDF, klikker du på OK Side 10 af 16

11 4) Du vælger det bibliotek/den sti hvor dokumentet skal gemmes, navngiver det og klikker på Gem Dokumentet er gemt på rette sted og i rette format: Lønkørsel Uddatanr. Initialer Løngruppe Sigende tekst Dato for kontrol Side 11 af 16

12 5. Program der henter PDF-filer For at gøre det nemmest muligt for jer at hente PDF-filer, har vi udviklet et program der henter filerne fra postkassesystemet ØDUP. Programmet sikrer automatisk, at PDF-filerne bliver gemt på et drev hos jer. Hvor de gemmes, skal du angive ved installation af programmet. For at anvende programmet (som vi kalder ØDUP-filhenter), skal det først installeres. Vi har udarbejdet en særskilt vejledning der beskriver, hvordan man installerer og anvender programmet. Programmet kan installeres enten på en pc eller på en server. Du finder programmet: ØDUP-filhenter og en tilhørende installationsvejledning, på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside. Oplysning om partneraftale og brugeradgang modtager kontaktpersonen i 2 mails, der sendes til den mailadresse institutionen har oplyst, da der blev givet besked om kontaktoplysninger til Moderniseringsstyrelsen. Oplysningerne i de 2 mails skal bruges i forbindelse med installation af programmet: Partneraftale og login: fremgår sammen i den ene mail Password: fremgår i den anden mail Det tager omkring minutter at gennemføre installationen, og få registreret de relevante oplysninger. Side 12 af 16

13 6. Kontakt Her kan du se hvem du skal kontakte i Moderniseringsstyrelsen, hvis du har spørgsmål mv. Kontakt Økonomisupporten på mail modstoko@modst.dk, hvis du har spørgsmål til: Partneraftaler og brugeradgang ØDUP Program der henter PDF-filer ØS LDV Rapporter i ØS LDV Kontakt Lønsupporten på mail modstlon@modst.dk, hvis du har spørgsmål til: Uddata PDF-filer Mangler uddata Hvis du er i tvivl om hvem du skal kontakte, kan du sende din mail til Lønsupporten. Side 13 af 16

14 Bilag 1: Skabelon til lønkontrol (dokumentation) I dette afsnit finder du et bud på en skabelon, der kan bruges til at dokumentere kontrol efter lønkørsler. På næste side finder du et eksempel på en udfyldt skabelon, som du evt. kan bruge som inspiration til, hvordan skabelonen skal udfyldes. Tip: Gem det udfyldte dokument samme sted som I opbevarer PDF-filen af U198. Så har I alt materialet for en lønkørsel samlet ét sted, og det er nemt at finde frem igen. Lønkontrol efter lønkørsel U198/998 Dette dokument udgør dokumentation for gennemført lønkontrol. Kontrol efter lønkørsel: Kontrollen vedrører: Løngruppe: Kontrollen er gennemført af: Navn/Initialer Dato Overordnet resultat af kontrol: Evt. særlige bemærkninger til lønkørslen: OBS: Husk at gemme dokumentet som en PDF-fil. Side 14 af 16

15 Bilag 1, fortsat: Eksempel på udfyldt skabelon til lønkontrol (dokumentation) Her kan du se et eksempel på en udfyldt skabelon. Lønkontrol efter lønkørsel U198/998 Dette dokument udgør dokumentation for gennemført lønkontrol. Kontrol efter lønkørsel: , 2. (november 2. lønkørsel) Kontrollen vedrører: Teststyrelsen Løngruppe: 999 Kontrollen er gennemført af: Navn/Initialer ABC Dato 22. november 2012 Overordnet resultat af kontrol: 1. Der er tilsyneladende fejl i løndel 4521 (se fx lønnummer yyyyyy-xxxx 01). Er indberettet til Moderniseringsstyrelsens Lønsupport ved mail d. 22/ (deres sag: HD ). 2. En standset anvisning for xxxxxx-yyyy 00 er behandlet. Lønmodtager er informeret. Vi vil ikke ændre på max i lønsystemet, da det udbetalte beløbs størrelse/standset anvisning skyldes udbetaling af engangsvederlag og merarbejde. 3. Der er udarbejdet grundbilag for fejl og ændringer i øvrigt. Disse rettes/ændres til førstkommende lønkørsel. 4. Evt. særlige bemærkninger til lønkørslen: Der er udbetalt engangsvederlag knyttet til lønforhandling i denne lønkørsel, og der er ikke konstateret fejl i tilknytning hertil. Side 15 af 16

16 Bilag 2: Oversigt over uddata I dette bilag indgår en oversigt over SLS-papiruddata før digitalisering. Oversigten er sorteret på uddatanummer: Uddatanr. Uddatanavn PDF via ØDUP Hentes i ØS LDV 151 Udtræk af accepterede transaktioner X 198 Kontroluddata X 704 Specifikation af lønseddel X 710 Personaleplanlægning Jubilæum et år frem og Seniorpolitik Efterløn Medarbejder på 65 og derover 734 Erindringsliste Erindringsliste Ansatte med erindringstekst 782 E-indkomst (forudlønnet) (årligt) X 793 Barselsfond X 795 Registrerede refusioner om barsel i lønsystemet Refusioner på medarbejder (lønberegning) 796 Registrerede refusioner om barsel og VEU-fond Refusioner på medarbejder (lønberegning) 799 Fraværsstatistik Fraværsstatistik på personniveau 813 E-indkomst (månedlig afstemning) X 852 Kontoudtog Bilag til internt regnskab 891 Feriegodtgørelse for Grønland X 892 Grønlandsk oplysningsseddel X 893 Lønforbrug ifm. refusion X Udvikles senere i ØS LDV forventet fra april/maj måned E-indkomst år-til-dato X 905 Supplerende skatteoplysninger X 914/915 LØS-fil (papirversion til kontrol) X 924 Specifikation til internt regnskab Bilag til internt regnskab 980 Betalinger til diverse kreditorer (papirversion til X kontrol) 989 Afregning til Feriekonto X 998 Lønkontrol (findes også i ØS LDV (HR-Løn)) X Lønkontrolliste på medarbejder 997 Målrettet distribution til retterne (regnr.) X De privatiserede får også flere af de uddata der er nævnt ovenfor. De uddata der er nævnt i oversigten nedenfor, er dog kun målrettet til de privatiserede: Uddatanr. Uddatanavn PDF via ØDUP Hentes i ØS LDV 732 Opgørelse/afstemning pensionsbidrag X 858 Afregning af kapitalpension (privatiserede) X 963 Opgørelse over pensionsbidrag (privatiserede) X 969 Afstemning til kontingenter (privatiserede) X 970 Opgørelse over kontingenter (privatiserede) X 971 Opgørelse over pensionsbidrag (privatiserede) X 979 Afregningsliste STK-pension (privatiserede) X 984 Afregning til Feriekonto (privatiserede) X 990 Betalinger (papir der svarer til U980) (privatiserede) X Side 16 af 16