Udkast til høring. EU-UDBUD [Udbudsbekendtgørelsens nummer]

Transkript

1 Udkast til høring EU-UDBUD [Udbudsbekendtgørelsens nummer] Varer Offentligt udbud På levering af Materialer til tandregulering til KomUdbud November 2013

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Indgåelse af rammeaftalen Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Vareprøver Afprøvning Aftalegrundlag Delaftaler Alternative tilbud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Aktindsigt Ordregivers e-handelssystem Serviceattest Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Kravspecifikation Rammeaftale Parterne Rammeaftalens grundlag Rammeaftalens omfang Rammeaftaleperiode Optioner Kontakt mellem parterne Bestilling af varer Levering og leveringsbetingelser Følgeseddel Returvarer Fakturering Priser Prisregulering Betalingsbetingelser E-handel Godkendelsesprocedure for nye E-kataloger Side 2/47

3 15.2 Procedure ved ændringer i E-kataloger Bonus til ordregiver Bonusudbetaling til tredjemand Statistik Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Garanti og reklamation Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Ændring af produktsammensætning Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Ændringer i rammeaftalen Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Ekstraordinær opsigelse Miljø Etik og socialt ansvar Underskrift Bilag 1 Tilbudsliste Bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse Bilag 3 Tro og love erklæringer Bilag 4 - Referenceliste Bilag 5 Aktindsigt Bilag 6 - Tidsplan Bilag 7 Konsortieerklæring Bilag 8 Kommunespecifikke oplysninger Bilag 9 E-handelssystemspecifikke bilag Bilag 10 Vurderingskriterier i henhold til tildelingskriteriet kvalitet Bilag 11 Tilbudt rabat på køb af øvrigt sortiment Bilag 12 Kommunespecifikt underskriftsark Side 3/47

4 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af materialer til tandregulering til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver). KomUdbud er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer. Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder: Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen. Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale. Kommuner Aarhus Esbjerg (Fanø) Fredericia Herning Holstebro Ikast-Brande Kolding Lemvig Middelfart Odense Randers Silkeborg Svendborg Sønderborg Vejle Deltager fra aftalestart den X X X X X X Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af Hvilke institutioner og afdelinger hos ordregiver, som er omfattet af nærværende udbud, samt antallet af leveringsadresser hos ordregiver pt. fremgår af de kommunespecifikke oplysninger, bilag 8. Heraf fremgår endvidere oplysninger om evt. senere starttidspunkt for anvendelse af E-handel eller evt. ændringer i E-handelssystemer. Side 4/47

5 1.2 Udbudsansvarlig KomUdbud ved Fredericia Kommune og Aarhus Kommune er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: KomUdbud Fredericia Kommune Gothersgade Fredericia Kontaktperson: Steffen Kaas Rasmussen Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit Udbuddets omfang Opgaven indgås som én rammeaftale pr. delområde. Rammeaftalen forudsættes indgået med én virksomhed pr. delområde for perioden til Ordregiver kan forlænge rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder. Der er tale om følgende delområder: Delaftale A Passive selvligerende brackets og tubes til bonding Delaftale B Alm. brackets og aktive selvligerende brackets og bonding Delaftale C Buer i længde (i rør) og præformerede buer Delaftale D Bånd, attachements til bonding og tilbehør Delaftale E Instrumenter Delaftale F Ortoteknik Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet omfattede produkter hos de valgte tilbudsgivere på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt ordregiver konstaterer behov for de pågældende produkter. Det samlede forbrug af produkter omfattet af alle delaftaler forventes på årsbasis at udgøre cirka ,00 danske kr. ekskl. moms. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Det anførte forbrug inden for de enkelte varelinjer er skønnede mængder udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet og de forventede fremtidige indkøbsmønstre jf. bilag 1 - Tilbudsliste. Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets afsnit 3. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets afsnit 4 - Rammeaftale. 1.4 Indgåelse af rammeaftalen I tilfælde af at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver indgås den i afsnit 4 vedlagte rammeaftale. Side 5/47

6 Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. Efter rammeaftalens indgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivere med de(n) valgte tilbudsgiver(e) som individuelle juridiske parter i forhold til de enkelte rammekontrakter, der indgås på baggrund af rammeaftalen. 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). 2.2 Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 2 fysiske eksemplarer. Supplerende materiale som varekatalog skal dog kun fremsendes i ét fysisk eksemplar. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM eller USB. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang. Ved tilbudsafgivelsen skal bilag 1 - Tilbudsliste udfyldes elektronisk. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale. Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på nationalsprog. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Side 6/47

7 Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Steffen Kaas Rasmussen, pr. med emnet: "Spørgsmål EU udbud 2013 levering af materialer til tandregulering senest den Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på senest d Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Der vil blive afholdt spørgemøde den [dd.mm.åååå kl ] på følgende adresse: Fredericia Kommune, Gothersgade 20, 7000 Fredericia. Bekræft venligst antallet af deltagere senest [dd.mm.åååå] til Steffen Kaas Rasmussen på [email protected] 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud levering af materialer til tandregulering og Må kun åbnes af indkøbsafdelingen. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den kl på følgende adresse: KomUdbud Fredericia Kommune Gothersgade Fredericia Att: Steffen Kaas Rasmussen Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende 6 måneder efter afgivelsen af tilbuddet. Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen. Side 7/47

8 2.9 Vareprøver Til brug for vurdering af tildelingskriteriet kvalitet af de indkomne tilbud skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbuddet stille vareprøver til rådighed, jf. afsnit Vareprøverne skal leveres samtidig med indlevering af tilbud på den i afsnit 2.6 nævnte adresse. Der skal fremsendes/afleveres vareprøver af hvert tilbudt produkt, hvor dette er anført i bilag 10. Vareprøverne skal mærkes med varegruppe, varenr., og linjenr. så det stemmer overens med oplysningerne i tilbudslisten, jf. bilag 1. Mærkningen må så vidt muligt ikke indeholde firmanavn. Der skal endvidere vedlægges produktdatablad sammen med vareprøven. Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte Afprøvning Ordregiver forbeholder sig retten til at afprøve de tilbudte produkter på et eller flere af ordregivers brugssteder indtil tidspunktet for tildeling. Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Vareprøverne skal leveres til den i afsnit 2.6 nævnte adresse. Ordregiver afholder udgifterne til en eventuel afprøvning, men der vil ikke blive afregnet for anvendte produkter i afprøvningsperioden. Eventuelle overskydende produkter skal afhentes af tilbudsgiver efter nærmere anvisning på tilbudsgivers egen regning Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte rammeaftaleperiode Delaftaler Der kan afgives tilbud på én, flere eller alle udbudte delaftaler. Der kan ikke afgives bud på dele af den enkelte delaftale Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Side 8/47

9 Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt bilag 7 - Konsortieerklæring. Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse Ordregivers forbehold I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt rammeaftaler indgås, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og de(n) valgte tilbudsgiver på området. Selvejende institutioner med driftstilskud på 50 % eller mere vil som udgangspunkt være omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammeaftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at gennemgå udbudsmaterialet med omhu og til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Det præciseres, at forbehold for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet. Det præciseres endvidere, at manglende overholdelse af kommunespecifikke krav, jf. bilag 8, kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Tilsvarende vil forbehold vedr. kommunespecifikke krav kunne medføre, at ordregiver har ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge dette prissat, jf. ovenstående. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i bilag 5 angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Det er dog ordregiver, der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt. Side 9/47

10 2.18 Ordregivers e-handelssystem Punkterne vedr. e-handel er under afklaring. Dette gælder også, hvor e-handel er nævnt i det følgende materiale. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver umiddelbart efter tildeling. Herefter skal kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e- handelssystem på de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. For nærmere information om e-handel, se rammeaftalens [ 15 E-handel] Serviceattest Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden rammeaftalens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en at udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgivers personlige forhold Virksomhedsoplysninger, bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse skal udfyldes. Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3 - Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3 - Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Økonomisk og finansiel formåen Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 10 millioner Tilbudsgiver skal fremsende den fulde police samt forsikringsbetingelser i sin helhed. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens revisorpåtegnede årsregnskab for de seneste tre afsluttede regnskabsår. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet, i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Side 10/47

11 Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste tre år, afhængig af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Udfyld bilag 4 - Referenceliste. o Minimumskrav: 3 sammenlignelige referencer Tildelingskriterium Rammeaftalen vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der afgiver det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud pr. delområde, idet følgende underkriterier lægges til grund for tilbudsvurderingen (med angivelse af vægtning): Underkriterier Pris - Samlede pris pr. delområde, jf. bilag 1 - tilbudsliste. Kvalitet - Kvalitet vurderes ud fra kriterierne i bilag Tandlægefagligt personale vil objektivt vurdere de i bilag 10 oplistede vareprøver. Vægtning i procent 70 % 30 % 3. Kravspecifikation 3.1. Aftalens omfang Området er opdelt i delaftaler. Disse delaftaler udbydes enkeltvis, og nedenfor nævnes delaftalerne. Delaftale A Passive selvligerende brackets og tubes til bonding Delaftale B Alm. brackets og aktive selvligerende brackets og bonding Delaftale C Buer i længde (i rør) og præformerede buer Delaftale D Bånd, attachements til bonding og tilbehør Delaftale E Instrumenter Delaftale F Ortoteknik Der ønskes tilbud på et sortiment jf. tilbudslisten, af varer til de kommunale tandreguleringsklinikker. Klinikkerne i de enkelte kommuner arbejder efter forskellige arbejdsmetoder og principper. Derfor er der også forskel på hvilke materialer, der bruges på klinikkerne Tilbudslisten Der ønskes tilbud i henhold til tilbudslisten. Tilbudslisten skal udfyldes elektronisk, og der må ikke ændres i tilbudslisten. Tilbuddet skal gives ud fra tilbudsgiverens listepris ekskl. moms. I tilbudslisten skal listeprisen og nettoprisen oplyses. Tilbudsgiver skal byde på alle varelinjer i de enkelte delaftaler. De varenumre, som anføres i tilbudslisten, skal være ens med de varenumre, der senere bruges i et fremtidigt E-handelskatalog. Der er i tilbudslisten nogle linjer, som er nævnt flere gange, men hvor der ikke er omsætningstal på alle linjer, se eksempel: Side 11/47

12 Metal bracket twin, vertikalt slot med varieret torque og tip a. Metal bracket twin, vertikalt slot med varieret torque og tip.018 b. Metal bracket twin, vertikalt slot med varieret torque og tip.018 De ovenstående ekstra varelinjer pr. varebeskrivelse er udarbejdet for at sikre et bredt sortiment. Tilbudsgiver skal derfor tilbyde materialer på alle de 3 linjer. Materialerne som tilbydes skal være forskellige varemærker. Materialerne som tilbydes i de understående linjer må ikke være ens med de ovenstående. Der kan i tilbudslisten i de enkelte varelinjer være forskel på, om der skal bydes på 2 eller 3 linjer. Bemærk om linjen indeholder et angivelsesbogstav (a, b..). Omsætningstallet (forbrug pr. år) skal forstås som samlet for de linjer, som hører sammen (hovedlinjen og a, b ) Der oplyses, at omsætningstallene i tilbudslisten er på baggrund af indsamlet statistik fra år Omsætningstallene skal betragtes som bedste skøn, som ikke binder ordregiver. Hvis ikke mængde fremgår af de enkelte varelinjer i tilbudslisten, skal tilbudsgiver afgive tilbud ud fra mindste mængde, dvs. leverandørens mindste pakningsstørrelse som angivet i deres katalog, men det skal anføres konkret, hvor andet ønskes ifølge tilbudslisten Øvrigt sortiment Ved tilbudsafgivelsen kan tilbudsgiver vælge at tilbyde en rabatsats, der tilbydes for det øvrige sortiment indenfor den enkelte varegruppe. Hvis der tilbydes en sådan rabatsats, skal det anføres i bilag 11. Der gøres dog opmærksom på, at ordregiver ikke er forpligtet til at købe øvrigt sortiment hos den vindende leverandør, men i overvejelsen heraf vil indgå den rabatsats, som den vindende leverandør tilbyder Kvalitetsniveau Materialerne som tilbudsgiver skal tilbyde i tilbudslisten skal have kvalitetsniveau 1. Kvalitetsniveau 1 er materialer, som er den bedste kvalitet på markedet. Materialer som har en god finish og materialer som er gennemprøvet og testet. Kvalitetsniveau 2 er materialer, som er ældre eller udgåede produkter samt nye materialer, som ikke er gennemtestet ved uvildigt institut. Desuden materialer som forlænger/vanskeliggør tandlægernes arbejdstid og patientens behandlingsforløb Service Leverandøren skal stille gratis konsulentbistand til rådighed ved opstart af kontrakten og ved indkøring af nye materialer. Leverandøren skal have minimum 1 konsulent med en relevant tandfaglig uddannelse f.eks. tandlæge, tandplejer eller klinikassistent. Derudover skal det være mulighed for telefonisk indenfor normal åbningstid (kl ) at kunne trække på produktspecialister. Konsulentbesøg aftales altid i forvejen med Tandplejens hovedklinik og ikke med de enkelte klinikenheder. Der må ikke stilles krav om køb af varer ved konsulentbesøg. De enkelte kommuner skal have mulighed for at have direkte kontakt til samt afholde temamøder med producenten (konsulent) via den valgte leverandør. Side 12/47

13 3.6. Levering Leveringstiden må maksimalt være 3 arbejdsdage. I forbindelse med akut behov og pludseligt opståede situationer skal der dog være mulighed for dag-til-dag levering for ordre afgivet inden for normal bestillingstidsrum efter nærmere direkte aftale. Leveringsbetingelsen er frit leveret til den adresse, der angives af bestilleren på anvist sted. Tid og sted skal være afstemt med bestilleren. Varer skal afleveres på den af ordregiver anviste plads. Der kan ikke forventes hjælp fra leveringsstedets personale ved levering. Forsendelsen skal leveres i henhold til gældende lovgivning vedr. arbejdsmiljø Der accepteres ikke krav om minimums ordrestørrelse eller gebyrer af nogen art. Den almindelige regel om undersøgelsespligt ved levering gælder ikke. Leverandøren skal oplyse hurtigst muligt, hvis der er forsinkelse i leverancen eller varen ikke kan leveres. Hvis ikke leverandøren kan levere de bestilte varer, som indgår i leverandørens normale sortiment, indenfor leveringstiden, skal udbyder have mulighed for at skaffe varerne hjem fra en anden leverandør, men hvor den valgte leverandør betaler evt. prisdifference og leveringsomkostninger. Der skal være mulighed for levering i anbrud uden ekstra beregning, gælder dog ikke ved klinisk sterile varer. Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er kontrakthaver forpligtet til at benytte alene de, på ordren oplyste, informationer vedrørende leveringsadressen Miljø- og sikkerhedsmæssige krav til materialerne Materialerne skal opfylde de nedennævnte krav: Materialerne skal følge de til en hver tid gældende love, regler og standarder på området, bl.a. EU s direktiv nr. 93/42 EØF for medicinske udstyr. Materialerne skal alle være CE mærkede Faremærkninger, sikkerhedsblade, arbejdshygiejniske anvisninger og produktbeskrivelser skal medfølge materialerne og skal være på dansk. Leverandøren forpligter sig til at holde Tandplejen i de enkelte kommuner ajour med ændringer af bekendtgørelser, retningslinjer, standarder m.v. indenfor området. Leverandøren er løbende i kontraktperioden forpligtet til at videreudvikle deres sortiment, og være proaktive ved information om nye materialer. Leverandøren skal overholde sin oplysningspligt og må ikke tilbageholde oplysninger om materialerne. Leverandøren må ikke sælge materialer, som ikke lever op til gældende lovgivning. De steder hvor der findes europæiske eller danske standarder, skal materialerne være testet i forhold til relevant harmoniseret standard af anerkendt uvildigt institut. Materiale, der har begrænset holdbarhed, skal minimum have halvdelen af holdbarhedsperioden fra fremstillingsdato til udløbsdato tilbage, når det leveres til klinikken Ved uoverensstemmelse om hvorvidt materialerne opfylder de opstillede krav, vil den afgørende vurdering ske ud fra udbyders tandlægefaglige vurdering. Materialerne skal leveres i henhold til gældende lovgivning vedr. arbejdsmiljø Side 13/47

14 Nedenfor oplyses de enkelte varegrupper for hvert delområde. De nedennævnte krav er specielle krav til de enkelte varegrupper udover de ovenfor nævnte fælles krav. Fælles: Alle materialer skal være biokompatible. Delaftale A: Passive selvligerende brackets og tubes til bonding. A.1 Passive selvligerende brackets Tydelig markering på bracket for tand og placering. Skal ikke kunne gå op ved almindelig tyggefunktion. Lette at åbne og skal kunne lukkes alene med fingrene (dvs. uden et specielt instrument). Høj kvalitet i finishing og polering, uden skarpe kanter afrundet for god patientkomfort. Metallegeringens kvalitet skal kunne modstå korrosion i mundhulen. Skal have dimensionsfaste slot-mål således at både slot- størrelse og torque svarer til de fra producenten angivne mål. A2. Tubes til bonding Skal have dimensionsfaste slot-mål således at både slotstørrelse og torque svarer til det fra producenten angivne mål. Høj kvalitet i finishing og polering, uden skarpe kanter afrundet for god patientkomfort. Delaftale B: Alm. brackets og bonding materiale B.1 Alm. Brackets og aktive selvligerende brackets Tydelig markering for tand og placering. Høj kvalitet i finishing og polering, uden skarpe kanter afrundet for god patientkomfort. Metallegeringens kvalitet skal kunne modstå korrosion i mundhulen. Skal have dimensionsfaste slot-mål således, at både slotstørrelse og torque svarer til det fra producenten angivne mål. B2: Bonding Der skal være god bindings- og trækstyrke. Dokumentation skal vedlægges. Det skal være biokompatibelt i afbundet tilstand. Dokumentation for arbejds- og afbindingstid skal vedlægges. Bondingmateriale skal være universalt i den forstand, at det skal kunne bruges til alle typer af brackets. Side 14/47

15 Delaftale C: Buer i længde og præformerede buer C1. Buer i længder (i rør) Alle buer skal være dimensionsfast produceret. Overfladen på buerne skal være glat og uden porøsiteter. Metallegeringerne skal være korrosionsresistente. C2. Præformerede Buer Alle buer skal være dimensionsfast producerede. Overfladen på buerne skal være glat og uden porøsiteter. Metallegeringerne skal være korrosionsresistente Midtpunktet på buen skal være markeret tydeligt, så den kan ses efter montering under reflekterende lys. Der skal være information om materiale, dimension og form på emballagen. For de superelastiske buer skal dokumentation af load-deflection kurver vedlægges. Delaftale D: Bånd, attachments til bonding og tilbehør D1 og D2. Bånd og attachments Skal kunne leveres i et bredt størrelsessortiment med min. 25 størrelser. Optimal pasform af bånd. Individuelt højre og venstre vendte bånd. På bånd skal der være tydelig læsbar lasermarkering af størrelse og tand. Skal have dimensionsfaste slot-mål således at både slotstørrelse og torque svarer til det fra producenten angivne mål. Høj kvalitet i finishing og polering, uden skarpe kanter afrundet for god patientkomfort. Dækplade på dobbelt- og trippelrør skal være aftagelig (convertibel). Det skal være muligt at få bånd, som er sandblæst indvendigt. D.2 Attachments til bonding Høj kvalitet i finishing og polering, uden skarpe kanter afrundet for god patientkomfort. Metallegeringens kvalitet skal kunne modstå korrosion i mundhulen. D.3. Tilbehør Kædeelastik skal bevare kraften i min. 20 dage fra aktivering. Der skal vedlægges dokumentation af kraft i forhold til aktiveringsgrad af niti-coils springs (lukkede). Der skal være røntgenkontrast i separationselastikker. Side 15/47

16 Der skal vedlægges dokumentation for ensartethed for form og kraft af såvel intraorale som ekstraorale elastikker. Vedr. system til korrektion af klasse 2 afvigelser (nr. 96): Skal kunne monteres entydigt uden at kunne rotere på bånd i OK uden brug af specialtænger monteres i loop på UK-bue. Vedr. forankringsskruesæt (nr. 97): Skruehoved skal være både bracket facon og knap facon med mulighed for indsættelse af hhv. buestykker, coilsprings og powerkæder. Delaftale E: Instrumenter E1. Instrumenter Skal kunne tåle almindelig gængs rengøring inden for dental instrumenthåndtering Instrumenter skal være ergonomiske Instrumenter skal være korrosionsresistente Cutter skal leveres med hårdtmetalskær Delaftale F: Ortoteknik F1. Ortoteknik Akryl skal være klar og kompakt. Akryl skal være uden porøsiteter. Ekspansionsskruer må ikke kunne dreje sig bagud ved normal brug. Plastplader til varme/vacuum presning skal kunne anvendes til Biostar. Side 16/47

17 4. Rammeaftale Rammeaftale vedr. levering af materialer til tandregulering, ("Rammeaftalen") Delaftale X 1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER Nedenstående medlemmer af KomUdbud: Odense Kommune Ikast-Brande Kommune Århus Kommune Sønderborg Kommune Fredericia Kommune Middelfart Kommune og KONTRAKTHAVER [Kontrakthavers navn] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR] 2 Rammeaftalens grundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud efter udbudsbekendtgørelses nr. [201X/XX XXXX] Rammeaftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalens grundlag består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammeaftalen B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar C. Udbudsbekendtgørelse D. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af [mm.åååå] E. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. 3 Rammeaftalens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af Side 17/47

18 leveringssteder og leveringsadresser eller ændret indkøbsmønster, som ikke kunne forudsiges på udbudstidspunktet. I den udstrækning at indkøb af materialer til tandregulering er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder ordregiver sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af de(n) rammeaftale(er), som indgås på baggrund af nærværende udbud. 4 Rammeaftaleperiode Rammeaftaleen er gældende fra den og er uopsigelig for begge parter indtil den Optioner Ordregiver kan forlænge rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. De enkelte deltagende medlemskommuner kan forlænge rammeaftalen individuelt, uden at dette påvirker vilkårene for rammeaftalen. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. På hver af partnernes initiativ kan der foretages en fælles evaluering og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse. Kontrakthaver skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis ordregivers anmodning er rimeligt begrundet. Manglende overholdelse af bestemmelsen om bemanding og udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen. Al kontakt foregår i rammeaftaleperioden på dansk, se dog udbudsmaterialet punkt Bestilling af varer Varebestillinger skal kunne afgives via ordregivers e-handelssystem, pr. , telefon, telefax, ved besøg. Se bilag 8 - Kommunespecifikke bilag. Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer eksempelvis udelukkende brug af ordregivers e-handelssystem og nedlukning af muligheden for at benytte alle andre bestillingsformer skal kontrakthaver mod et varsel på én måned kunne iværksætte dette. Kontrakthaver skal kunne håndtere bestillinger via Ordregivers e-handelssystemer, hvor der er afvigelse mellem faktura- og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nr. på faktura- og Side 18/47

19 leveringsadresse. Endvidere skal kontrakthaver kunne håndtere e-handelsbestillinger, hvor der kun er EAN-nr. på fakturaadressen, dvs. hvor leveringsadressen ikke har et specifikt EAN-nr. 8 Levering og leveringsbetingelser Leveringstiden må maksimalt være 3 arbejdsdage. I forbindelse med akut behov og pludseligt opståede situationer skal der dog være mulighed for dag-til-dag levering for ordre afgivet inden for normal bestillingstidsrum efter nærmere direkte aftale. Leveringsbetingelsen er frit leveret til den adresse, der angives af bestilleren på anvist sted. Tid og sted skal være afstemt med bestilleren. Varer skal afleveres på den af ordregiver anviste plads. Der kan ikke forventes hjælp fra leveringsstedets personale ved levering. Forsendelsen skal leveres i henhold til gældende lovgivning vedr. arbejdsmiljø. Der accepteres ikke krav om minimums ordrestørrelse eller gebyrer af nogen art. Den almindelige regel om undersøgelsespligt ved levering gælder ikke. Leverandøren skal oplyse hurtigst muligt, hvis der er forsinkelse i leverancen eller varen ikke kan leveres. Hvis ikke leverandøren kan levere de bestilte varer, som indgår i leverandørens normale sortiment, indenfor leveringstiden, skal udbyder have mulighed for at skaffe varerne hjem fra en anden leverandør, men hvor den valgte leverandør betaler evt. prisdifference og leveringsomkostninger. Der skal være mulighed for levering i anbrud uden ekstra beregning, gælder dog ikke ved klinisk sterile varer. Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er kontrakthaver forpligtet til at benytte alene de, på ordren oplyste, informationer vedrørende leveringsadressen. 9 Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres/sendes en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EANlokationsnummer, dato, antal, varenummer og varenavn samt evt. vægt og restordrer. 10 Returvarer Udbyder har ret til at fortryde og ændre fejlbestillinger. Dette skal ske hurtigst muligt i op til 8 dage fra leveringstidspunktet, for så vidt varerne er uskadte og i uåbnet emballage. Returnerede materialer krediteres uden fradrag senest 14 dage efter de er modtaget. Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver. Kontrakthavers omkostninger ved fejlleverancer, returnering heraf mv. er ordregiver uvedkommende. 11 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk Side 19/47

20 afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement- OrdSim-Bilsim 1.0. Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. det må ikke ligge i et vedhæftet dokument. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen. Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler. Bestillingsenhed: Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af kontrakthavers e-katalog, hvis et sådant er i brug. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt. Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. rammeaftalen, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt Side 20/47

21 indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. rammeaftalen, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af rammeaftalen. Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinier. Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget. Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format. For så vidt angår ordrer afgivet via ordregivers e-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således, at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling. 12 Priser For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. Såfremt kontrakthaver jf. bestemmelserne om Ændring af produktsammensætning introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne priser for de oprindelige produkter. Hvis det bestilte produkt er udgået som følge af produktudvikling, skal et andet produkt med minimum tilsvarende standard straks tilbydes til samme pris. Priser angives altid med to decimaler. 13 Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den , og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks fra til Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af rammeaftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Stigningen beregnes i forhold til den eksisterende pris således: Nuværende pris x (100 + %-sats) / 100. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 60 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Fredericia Kommune, Gothersgade 20, 7000 Fredericia, att: Steffen Kaas Rasmussen. Sammen med varslet skal sendes et excel-ark, der udover de nye priser indeholder information om nye varer, udgåede varer og eventuelle erstatningsvarer. Side 21/47

22 Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. til inden ændringens ikrafttræden, og kan tidligst træde i kraft, når kontrakthaver har fremsendt et opdateret e-katalog til ordregiver, og e-kataloget er godkendt af ordregiver og gjort tilgængeligt i dennes e-handelssystem. Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog - se 15 om e-handel. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt skal ordrer faktureres i forhold til gældende e-katalog indtil nyt e-katalog er godkendt. Såfremt priserne reguleres i nedadgående retning og der ikke er fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal kontrakthaver på ugebasis udstede kreditnota til de berørte EAN nr. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af rammeaftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de afgivne priser i dette udbud skal tilbudsgiver sikre, at produkterne tilbydes de indkøbende enheder til laveste priser. Tilbuds- og kampagnepriser skal - medmindre andet er aftalt - uploades i e-katalogerne, så de er tilgængelige i tilbuds-/kampagneperioden. Kontrakthaver opdaterer e-katalogerne, både når kampagnen starter og når den slutter. Såfremt kontrakthaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den. 14 Betalingsbetingelser 30 dage netto fra afsendelse af korrekt faktura jf E-handel Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område, det vil sige at elektronisk ordreafgivelse via ordregivers e-handelssystem, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data er således et ufravigeligt krav for indgåelse af rammeaftalen. I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver overfor den valgte tilbudsgiver definere, hvilke aftaleprodukter, der skal indgå i e-kataloget. Herefter skal den valgte tilbudsgiver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. E-kataloget må kun indeholde de på forhånd af ordregiver definerede produkter. Med mindre andet er defineret af de enkelte medlemskommuner, skal e-kataloget modsvare tilbudslisten 100 %. De enkelte medlemskommuner kan vælge opdeling i flere e-kataloger Godkendelsesprocedure for nye E-kataloger I udbudstidsplanen er der afsat halvanden måned fra tildeling af rammeaftalen til rammeaftalens ikrafttræden. Inden for denne periode skal e-katalog godkendes. Senest 10 arbejdsdage efter standstill-periodens udløb skal kontrakthaver: Fremsende excel-ark til Fredericia Kommune indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Side 22/47

23 Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Skabelon hertil kan rekvireres hos Fredericia Kommune. Fremsende excel-ark til de enkelte medlemskommuner eller efter aftale til Fredericia Kommune indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt. Den enkelte medlemskommune kan, såfremt dette måtte ønskes, vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog. Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer. Fredericia Kommune og de enkelte medlemskommuner har 10 arbejdsdage til at gennemgå excelarkene. Giver gennemgangen anledning til rettelser, skal kontrakthaver fremsende rettet excel-ark indenfor 5 arbejdsdage. Tovholder har 5 arbejdsdage til at gennemgå det rettede excel-ark. Når excel-arket er godkendt af Fredericia Kommune (eller af den enkelte medlemskommune ved øvrige varer), skal kontrakthaver indenfor højst 5 arbejdsdage uploade e-katalog(er) til medlemskommunernes forskellige e-handelssystemer med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i de(t) godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af medlemskommunen. Kontrakthaver skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter medlemskommunens anvisninger. Medmindre andet er særskilt aftalt med de enkelte medlemskommuner, skal katalogformatet være OIOUBL. Udover varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excelark, skal e-kataloget - med mindre andet er aftalt - for hver enkelt vare indeholde billede, uddybende varebeskrivelse herunder mærkenavn, mængdeangivelse pr. leveringsenhed, varekategori/varegruppe, mindste bestillingsenhed, nettoindhold, søgeord/emneord og UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version). Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: Procedure ved ændringer i E-kataloger E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Den enkelte medlemskommune kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord. Nye søgeord skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra den enkelte medlemskommune. Ekstra varenumre skal ligeledes uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra medlemskommunen. Såfremt en vare ændrer varenummer eller der accepteres erstatningsvarer, skal det gamle varenummer med mindre andet er aftalt samtidig med at e-kataloget med det nye varenummer uploades, indlæses som søgeord. Til de e-handelssystemer, som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af kontrakthaver i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer. 16 Bonus til ordregiver Såfremt der er medlemskommuner, der anvender omsætningsrelateret bonusstruktur fremgår dette af de kommunespecifikke bilag. Side 23/47

24 17 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne rammeaftale med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen. 18 Statistik Kontrakthaver skal årligt udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Der skal herudover på anmodning inden 30 dage leveres statistiskmateriale i Excel format indeholdende detaljerede oplysninger om varenummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.). Statistikken skal kunne leveres for de enkelte medlemskommuner og for alle de deltagende medlemskommuner. Statistikken skal på anmodning leveres for e-ordrer genereret i ordregivers e-handelsystem og andre bestillingsmetoder. Kontrakthaver leverer på ordregivers anmodning statistik i Excel for samhandel ud over nærværende rammeaftale. Manglende indsendelse af efterspurgt statistik kan gøre kontrakthaver inhabil i genudbud af aftalen, da kontrakthaver kan være besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potentielle tilbudsgivere. 19 Underleverandører Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af rammeaftalen, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. 20 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammeaftale kan hverken helt eller delvist overdrages uden forudgående skriftlig samtykke fra ordregiver. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen. 21 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve rammeaftalen med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. Side 24/47

25 22 Forsinkelse Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist uanset forsinkelsens varighed. Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod ordregivers accept heraf. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af ordregiver, er denne berettiget til at ophæve rammeaftalen helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf. 23 Mangler Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af rammeaftalen omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler. Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke ordregiver bærer risikoen, afholder ordregiver alle omkostninger. Hvis ordregiver og kontrakthaver enes om lokal reparation i forbindelse med kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabel for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i en ombytning eller en prisdekort, alt efter ordregivers valg. Undlader kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiver berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler. Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve rammeaftalen helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf. Side 25/47

26 24 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Kontrakthaver er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller kontrakthaver påfører ordregivers ejendom og/eller personale. Kontrakthaver er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller kontrakthavers skadevoldende adfærd. Kontrakthaver er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring jf. udbudsmaterialets pkt. [XX]. Kontrakthaver skal på ordregiverens anmodning i kontraktperioden godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 25 Garanti og reklamation I henhold til Købeloven er reklamationsfristen for skjulte fejl og mangler to år. Hvor intet andet er andet er anført, gælder Købelovens reklamations og ansvarsregler. 26 Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver ordregiver begrundet mistanke om, at kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor ordregiver i rammeaftaleperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige ordregiver til omgående at ophæve rammeaftalen. Såfremt boet har ret til at indtræde i rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 27 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra kontrakthavers side for at genoptage leveringen. Er force majeure isoleret til kontrakthavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede. 28 Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Side 26/47

27 Såfremt kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde substituerer tilbudte produkter udvider sit sortiment med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i rammeaftalens nettosortiment, skal kontrakthaver efter aftale med ordregiver tilbyde ordregivers institutioner mv. disse produkter. Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser. 29 Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Nærværende rammeaftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammeaftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Ordregiver kan i forbindelse med benchmarkingundersøgelser udlevere oplysninger om priser til andre kommuner eller offentlige instanser samt Kommunernes Landsforening. Priserne udleveres i så fald i fortrolighed. Udtalelser til pressen, der vedrører enten rammeaftalen eller den anden part, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Rammeaftalen vil blive gjort tilgængelig for ordregivers medarbejdere i ordregivers indkøbssystem. Kontrakthaver og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne rammeaftales indhold. Dette gælder også efter rammeaftalens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen. 30 Ændringer i rammeaftalen Nærværende rammeaftale, herunder bilag til rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. 31 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende rammeaftale er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds. Side 27/47

28 32 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for nærværende rammeaftale såvel på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen som i rammeaftaleperioden. Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen. 33 Ekstraordinær opsigelse Såfremt en dansk eller europæisk retsinstans eller administrativ myndighed herunder Klagenævnet for udbud, Konkurrence og Forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med udbudsforretningen med den konsekvens, at rammeaftalen helt eller delvis erklæres for uden virkning, er ordregiver berettiget til med 2 måneders varsel til den 1. i en måned at opsige rammeaftalen for fremtiden. Ordregivers ret til at opsige rammeaftalen gælder uanset om afgørelsen/dommen påklages/ankes. 34 Miljø Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende rammeaftale opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m. På ordregivers forlangende skal kontrakthaver, uden udgifter for ordregiver, fremskaffe den dokumentation, ordregiver måtte ønske omkring et produkt, til brug for deres miljøvurdering af produktet. Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen. 35 Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILOkonventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er kontrakthaver forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed er ordregiver uvedkommende. Side 28/47

29 Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen. 36 Underskrift Nærværende rammeaftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Rammeaftalen underskrives af Fredericia Kommune. Hver enkelt medlemskommune, underskriver et særskilt underskriftsbilag der er vedlagt rammeaftalen som bilag 12 og forpligter sig derved som ordregiver på rammeaftalen. Dato: Ordregiver Dato: Kontrakthaver Side 29/47

30 Bilag 1 Tilbudsliste Tilbudslisten ligger særskilt som et regneark på KomUdbuds hjemmeside. Side 30/47

31 Bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse Tilbudsgivers navn Adresse CVR Bank Revisor Selskabsmodel og ejerforhold Grundlagt Virksomhedsform Ejerkreds Forsikringsselskab Navn på tegningsberettigede Kontaktperson i forbindelse med udbuddet Mail og telefonnummer Det bekræftes, at tilbuddet vedstås indtil 6 måneder efter afgivelsen af tilbuddet. Det bekræftes herved, at ovenstående oplysninger er korrekte: Virksomhedens navn og adresse Dato og underskrift Side 31/47

32 Bilag 3 Tro og love erklæringer Ubetalt, forfalden gæld til det offentlige I henhold til lov nr af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede virksomhed hermed på tro og love ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende ,00 kr. Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt på tro og love, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende ,00 kr. Udelukkelse jf. Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1, samt stk.2, litra a-c og e-f. 1. Fra deltagelse i en udbudsprocedure udelukkes enhver tilbudsgiver, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde: a) medvirken til en strafbar handling, jf. straffelovens 23, i tilfælde, hvor forholdet i forbindelse med straffastsættelsen er blevet henført under straffelovens 81, nr. 3 (eller deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA), b) overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv, jf. straffelovens 122 og forbuddet mod bestikkelse i private retsforhold (returkommission), jf. straffelovens 299, nr. 2 (eller bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA), c) overtrædelse af forbuddet mod EU-svig, jf. straffelovens 289 a (eller svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser), eller d) overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge, jf. straffelovens 290 (eller hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge). 2. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land Side 32/47

33 Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love ikke at have gæld til det offentlige i overensstemmelse med ovenstående samt ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelsesgrunde. Virksomhedens navn og adresse Dato og underskrift Side 33/47

34 Bilag 4 - Referenceliste I dette skema anføres referencer over de betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de seneste 3 år. Alle kolonner skal udfyldes pr. reference. Minimumskrav for deltagelse er: 3 sammenlignelige referencer. Ordregiver har ret til at indhente oplysninger hos nedenstående I feltet beskrivelse af leverancen skal det angives hvilken varekategori der er tale om fordelt pr. reference. Ydermere skal det i den sidste kolonne angives hvorvidt leverancen var en enkelt leverance eller en aftale med løbende leverancer. Firmanavn: Kontaktperson Navn og tlf. nr. År 2011 Omsætning År 2012 År 2013 Beskrivelse af leverancen Enkelt eller løbende leverancer Side 34/47

35 Bilag 5 Aktindsigt I dette bilag bedes tilbudsgiver angive såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Undtages: Begrundelse: Bemærk, det er i sidste ende ordregivers vurdering, hvad der udleveres i en sag om aktindsigt. Side 35/47

36 Bilag 6 - Tidsplan Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål den kl Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål den Sidste frist for modtagelse af tilbud den kl Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg uge 5/6 Stand still periode 10 dage Forventet kontraktunderskrivelse uge 8 Aftalens ikrafttræden den Afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt til EU-Tidende senest 48 dage efter indgåelse af kontrakt. Side 36/47

37 Bilag 7 Konsortieerklæring Nedenstående virksomheder erklærer herved at udgøre et konsortium. Konsortiet er benævnt (Konsortiets navn) og består af (virksomhed 1) (virksomhed 2) (virksomhed 3) (virksomhed 4) Undertegnede konsortiedeltagere erklærer, at følgende virksomhed (Navn) I alle forhold mellem konsortiet og de deltagende medlemskommuner, som konsortiet forpligter sig over for, vil få fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver. Undertegnede konsortium-deltagere erklærer herved, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, såfremt konsortiet tildeles rammeaftalen. Virksomhedens navn: Virksomhed 1 CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Underskrift og dato: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Underskrift og dato: Virksomhedens navn: Virksomhed 2 Virksomhed 3 CVR-nr.: Navn og titel på underskriver : Side 37/47

38 Underskrift og dato: Virksomhedens navn: Virksomhed 4 CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Underskrift og dato: Side 38/47

39 Bilag 8 Kommunespecifikke oplysninger Odense Kommune Den aftaleansvarlige i kommunen (indtil kontraktstart): Navn: Kanita Rikalo Adresse: Flakhaven 2, værelse 306, 5000 Odense C Mail: [email protected] Telefonnummer: Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: Bonusstrukturer: ingen Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Samtlige afdelinger i Odense Kommune. E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: E-handelsansvarlig/Contract Manager Navn: Lone Dalager Kristensen Mail: [email protected] Telefonnummer: Faglig ansvarlig: Navn: Henning Tønning Mail: [email protected] Telefonnummer: Side 39/47

40 Sønderborg Kommune Den aftaleansvarlige i kommunen: Navn: Tim Roger Winther Kristensen, Fællesstaben, Økonomi Finans & Indkøb Adresse: Rådhustorvet 10, 6400 Sønderborg Kommune Mail: [email protected] Telefonnummer: ( ) Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: Bonusstrukturer: Ingen Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Sønderborg Kommune har et befolkningstal på ca borgere. Sønderborg Kommune har ca. 315 afdelinger, institutioner m.m. som anvender kommunens indkøbsaftaler. Tandklinikker i Sønderborg Kommune: Tandklinikken Nordborg Luffesplads 4, 6430 Nordborg Telefon Tandklinikken Gråsten Engparken 4, 6300 Gråsten Telefon Tandklinikken Humlehøj Stråbjergvej 5, 6400 Sønderborg Telefon E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Nej, vi anvender Prisme E-handelsansvarlig: Navn: Thomas Holmen Christensen Mail: [email protected] Telefonnummer: Faglig ansvarlig: Navn: Nina Wortmann Davidsen Mail: [email protected] Telefonnummer: Side 40/47

41 Aarhus Kommune Den aftaleansvarlige i kommunen: Navn: Annette Juel Adresse: Rådhuspladsen 2, vær. 434, 8000 Aarhus C Mail: [email protected] Telefonnummer: Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: Aarhus Kommunes indkøbspolitik - fokus på gevinst, effektivisering samt brugervenlighe Visionen for indkøb i Aarhus Kommune er: På indkøbsområdet er og skal Aarhus Kommune være en professionel samarbejdspartner, som ud fra en helhedsbetragtning sikrer størst mulige gevinster til gavn for kommunens borgere og byens udvikling. Professionalisme, bæredygtighed og samhandel er den bærende ramme for den nye indkøbspolitik. Aarhus Kommunes indkøb af såvel varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver tager afsæt i en helhedsbetragtning og koncerntankegang. Med professionalisme for øje vil Aarhus Kommune med indkøb på tværs af kommunen skabe gevinst og effektivisering for kommunen som helhed. Samtidig foretager Aarhus Kommune ved sine indkøb en prioritering af såvel økonomiske betragtninger som bæredygtige hensyn eksempelvis i forhold til miljø, arbejdsmiljø samt sociale og etiske normer. Med fokus på behovet i kommunen, kommunikation og dialog samt et fortsat sigte på forbedring af indkøbsaftalernes brugervenlighed ønsker Aarhus Kommune at sikre, at kommunens institutioner og afdelinger køber ind i overensstemmelse med indkøbspolitikken. Hensigten er, at det skal munde ud i en højere grad af aftaleoverholdelse i kommunen, både til fordel for kommunens aftaleleverandører og Aarhus Kommune. Med indkøbspolitikken ønsker Aarhus Kommune desuden at indgå i et tæt og forpligtende samarbejde med kommunens samhandelspartnere, der er attraktivt for begge parter. Grundlaget for samarbejdet er effektivisering, videndeling og nytænkning, hvor udfordringer løses i fællesskab. Miljøzoner Der er indført miljøzone i Aarhus Midtby. Miljøzoneordningen har som mål at begrænse partikelforureningen i tættere byområder, hvor mange mennesker færdes og hvor der tale om relativt snævre gaderum. Forurening med partikler indebærer en betydelig sundhedsrisiko. I miljøzonen er der krav om, at dieselkøretøjer over 3,5 tons indregistrerede som lastbiler og busser - har påmonteret et partikelfilter - med mindre køretøjet opfylder EURO 4 motornormen. De nævnte køretøjer skal i miljøzonen være forsynet med et miljøzonemærke, som udstedes ved ordinære bilsyn. Udenlandske køretøjer er ikke omfattet af mærkningen, men skal opfylde de tekniske krav. Miljøstyrelsen kan i særlige tilfælde dispensere fra partikelfilterkravet. Yderligere oplysninger om miljøzonen kan findes på Side 41/47

42 Bonusstrukturer: Finansieringsbidrag På det udbudte område Tandregulering kan Aarhus Kommune vælge at påføre et finansieringsbidrag som en andel af priserne på rammeaftalen. Finansieringsbidragets størrelse vil blive fastsat efter afslutning af udbuddet som en procentsats af Leverandørens priser ekskl. moms. Priserne inkl. finansieringsbidraget fastsættes efterfølgende ved tillæg på procentsatsen på hver af leverandørens priser. Priserne inkl. finansieringsbidraget bliver således de priser, som leverandøren skal fakturere Aarhus Kommunes klinikker og afdelinger for ydelserne på rammeaftalen. Det eventuelle finansieringsbidrag skal opgøres en gang årligt pr. 31. oktober på baggrund af den fakturerede omsætning, som leverandøren har haft til Aarhus Kommune på aftalen. Den samlede fakturerede omsætning skal opgøres eksklusiv moms og eventuelle afgifter. Opgørelsen over den fakturerede omsætning og finansieringsbidraget skal være Aarhus Kommune i hænde senest den 10. november. Herefter udsteder Aarhus Kommune en faktura på finansieringsbidraget for perioden. Leverandørens betalingsfrist er 30 dage fra fakturadato. Hvis den af Leverandøren fremsendte opgørelse først er Aarhus Kommune i hænde efter fristudløb, eller er behæftet med ikke uvæsentlige mangler eller udeladelser, er Aarhus Kommune berettiget til i stedet at beregne sin andel på grundlag af en af Aarhus Kommune skønnet omsætning for perioden, og udstede faktura herfor. Når Aarhus Kommune senere måtte have modtaget opgørelsen/korrigeret opgørelse, regulerer Aarhus Kommune snarest muligt herfor i efterfølgende beregninger af finansieringsbidraget. Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Tandplejen i Aarhus E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Nej E-handelsansvarlig: Navn: Claus I. Sørensen Mail: [email protected] Telefonnummer: Faglig ansvarlig: Navn: Birthe Østergaard Mail: [email protected] Telefonnummer: Side 42/47

43 Ikast-Brande Kommune Den aftaleansvarlige i kommunen: Navn: Søren Poulsen Adresse: Rådhusstrædet 6, 7430 Ikast Mail: [email protected] Telefonnummer: Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: Evt. afvigelser tilgår senere, når det endelige udbudsmateriale foreligger Bonusstrukturer: Ingen Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Samtlige kommunale skoletandklinikker er omfattet af aftalen. E-handelssystem: Ikast-Brande Kommune anvender TrueTrade. Desuden henvises til det systemspecifikke bilag. E-handel: E-handelskatalog skal være oprettet og godkendt af Ikast-Brande Kommune inden kontraktstart. I modsat fald træder kontrakten ikke i kraft før e-katalog er på plads og godkendt. E-handelsansvarlig: Navn: Marit Lund Mail: [email protected] Telefonnummer: Faglig ansvarlig: Navn: Gitte Daugaard Mail: [email protected] Telefonnummer: Side 43/47

44 Bilag 9 E-handelssystemspecifikke bilag Se vedhæftede bilag i pdf-format: 9.1. OPUS (Fredericia og Århus) 9.2. Prisme (Sønderborg, Middelfart) 9.3. True Trade (Ikast-Brande og Odense) Side 44/47

45 Bilag 10 Vurderingskriterier i henhold til tildelingskriteriet kvalitet Se særskilt dokument i excel-format. Side 45/47

46 Bilag 11 Tilbudt rabat på køb af øvrigt sortiment Delaftale A Delaftale B Delaftale C Delaftale D Delaftale E Delaftale F Delaftale Tilbudt rabat i % på køb af øvrigt sortiment Side 46/47

47 Bilag 12 Kommunespecifikt underskriftsark Kommune [Kommunens navn] Adresse [Kommunens adresse og postnummer] Hjemmeside [Kommunens hjemmeside] Tlf.: [Telefonnummer] Aftaleansvarlig i Kommunen. [Personens navn] [Adresse] [Personens telefon] [Personens ] Mail: [Mail] E-handelsansvarlig i kommunen [Personens navn] [Adresse] [Personens telefon] [Personens ] Kommunespecifikt bilag til rammekontrakt med KomUdbuds Udbudsfællesskab. Kontrakt er indgået efter afholdt offentligt EU-udbud i overensstemmelse med EU s udbudsregler. Kontrakten beskriver kommunens forpligtelser og rettigheder i henhold til udbud annonceret i EU-tidende mærket Nr. [nummer] omfattende udbud af [udbuddets navn]. [Kommunens navn] indgår rammekontrakt med [leverandør] vedr. [udbuddets navn]. Aftalen er gældende fra den [dato] til den [dato] med option på forlængelse i op til [antal] mdr. Kommunespecifikke kontraktvilkår: Se kommunespecifikt bilag i udbudsmaterialets bilag 8. Dato: [dato] Dato: [dato] [kommunenavn] [leverandørnavn] Side 47/47