EU-UDBUD 2013/S

Transkript

1 EU-UDBUD 2013/S Varer Offentligt udbud Levering af Legetøj og Køretøjer fra 0-8 år Barnevogne, Klapvogne og Krybber samt diverse Babyudstyr til KomUdbud Med rødt tilrettet den Med blåt tilrettet den

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Tildeling af konkrete ordrer Indgåelse af rammeaftalen Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Vareprøver Afprøvning / Kvalitetsvurdering Aftalegrundlag Delområder Alternative tilbud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Aktindsigt Ordregivers E-handelssystem Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Kravspecifikation Rammeaftale Parterne Rammeaftalens grundlag Serviceattest Rammeaftalens omfang Rammeaftaleperiode Optioner Kontakt mellem parterne Tildeling af konkrete ordrer Bestilling af varer Levering og leveringsbetingelser Følgeseddel Returvarer Fakturering Priser Side 2/76

3 15 Prisregulering Betalingsbetingelser E-handel Godkendelsesprocedure for nye E-kataloger Procedure ved ændringer i E-kataloger Bonus til ordregiver Bonusudbetaling til tredjemand Statistik Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Garanti og reklamation Bod Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Ændring af produktsammensætning Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Ændringer i rammeaftalen Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Ekstraordinær opsigelse Miljø Etik og socialt ansvar Underskrift Bilag 1-5 Tilbudslister Bilag 6 Virksomhedsbeskrivelse Bilag 7 Tro og love erklæringer Bilag 8 Aktindsigt Bilag 9 - Tidsplan Bilag 10 Konsortieerklæring Bilag 11 Kommunespecifikke -oplysninger bestående af 15 sider Bilag 12 Minimumskrav til delområde 1 og Bilag 13 Minimumskrav til delområde 3, 4 og Bilag 14 - Kvittering for modtagelse Bilag 15 E-handelssystemspecifikke bilag Opus Bilag 16 E-handelssystemspecifikke bilag Prisme Bilag 17 E-handelssystemspecifikke bilag Rakat Bilag 18 E-handelssystemspecifikke bilag True Trade Bilag 19 Vareprøver til kvalitetsvurdering Uge 3, Bilag 20 Måle vejledning Bilag 21 Kvalitetsvurderingsoversigt delområde Bilag 22 Kvalitetsvurderingsoversigt delområde Bilag 23 Kvalitetsvurderingsoversigt delområde Side 3/76

4 Bilag 24 Kvalitetsvurderingsoversigt delområde Bilag 25 Kvalitetsvurderingsoversigt delområde Side 4/76

5 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af Legetøj og Køretøjer fra 0-8 år - Barnevogne, Klapvogne og Krybber samt diverse Babyudstyr til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte de herved udbudte rammeaftaler (herefter benævnt ordregiver). KomUdbud er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer. Se Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder: Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen. Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale. Kommuner Deltager fra aftalestart Deltager fra den: Områderne skal e-handles se pkt Aarhus X X Esbjerg (Fanø) X X Fredericia X X Herning X X Holstebro X X Ikast-Brande X X Kolding x X Lemvig X X Middelfart X X Odense X X Randers X X Silkeborg X X Svendborg X X Sønderborg X X Vejle X X Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af Side 5/76

6 Af de enkelte kommunespecifikke bilag fremgår bla. oplysninger om evt. senere starttidspunkt for anvendelse af E-handel eller evt. ændringer i E- handelssystemer. 1.2 Udbudsansvarlig KomUdbud ved Silkeborg Kommune, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: KomUdbud Silkeborg Kommune Søvej Silkeborg Att.: Udbudskonsulent Helle Bjerregaard helle.bjerregaard@silkeborg.dk Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit Udbuddets omfang Opgaven indgås som en rammeaftale. Rammeaftalerne, beskrevet nedenfor pr. delområde, forudsættes indgået med flg. antal leverandører pr. delområde for perioden mulighed for aftaleforlængelse på år. Delområde Beskrivelse Antal leverandør(er) 1 Legetøj 3 2 Køretøjer 1 3 Barnevogne, Klapvogne og tilbehør 1 4 Letvægtskrybber 1 5 Diverse Babyudstyr 1 Side 6/76

7 Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet omfattede produkter hos den / de valgte tilbudsgivere på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt ordregiver konstaterer behov for de pågældende produkter. Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov. Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet forventes på årsbasis at udgøre ca. 22 mio. danske kr. ekskl. moms. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Delområde Beskrivelse Total køb i DKR ekskl. moms for og 2 Legetøj og Køretøjer fra 0-8 år Barnevogne, Klapvogne og tilbehør Letvægtskrybber Diverse Babyudstyr I alt Det anførte forbrug er skønnede mængder, udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet statistik 2012 samt de forventede fremtidige indkøbsmønstre jf. bilag 1 5 Tilbudsliste. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 3. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 5, Rammeaftale. 1.4 Tildeling af konkrete ordrer Tildeling af ordrer i rammeaftalens løbetid sker i henhold til rammeaftalens 8, Tildeling af konkrete ordrer. Side 7/76

8 1.5 Indgåelse af rammeaftalen I tilfælde af at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver, indgås den i kapitel 4 vedlagte rammeaftale. Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. Efter rammeaftalens indgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivere med de(n) valgte tilbudsgiver(e) som individuelle juridiske parter i forhold til de enkelte rammeaftaler, der indgås på baggrund af rammeaftalen. Alle deltagende kommuner er kontraktparter på den samme rammeaftale. Det er således kun i forhold til de enkelte træk på rammeaftalen, at ordregiverne agerer selvstændigt. 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). 2.2 Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 2 fysiske eksemplarer. Supplerende materiale som f.eks. prislister, varekataloger mm. fremsendes i 1 fysisk eksemplar. Den fremsendte tilbudsliste skal være den seneste udgave/ sidst tilrettet udgave, som er tilgængelig på Der kan kun fremsendes ét tilbud fra hver tilbudsgiver indeholdende tilbud på et eller flere delområder. Hvis tilbudsgiver afgiver tilbud på flere delområder, må tilbuddene gerne sendes i én kuvert, ligesom der kun behøves at vedlægges én tro og love-erklæring og ét eksemplar af udvælgelseskriterierne. Gives der tilbud på flere delområder, skal det klart fremgå af tilbuddet, hvilke delområder der bydes på. Tilbudsliste og øvrige bilag der skal udfyldes skal være adskilt. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i et eksemplar på USB-stik. USB stikket skal være tydeligt mærket med navn på tilbudsgiver. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Det elektroniske tilbud skal ikke underskrives. Det skriftlige materiale underskrives og er dermed dækkende. Side 8/76

9 Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang. Ved tilbudsafgivelsen skal Tilbudslisten for det enkelte delområde, bilag 1-5 udfyldes elektronisk. Det er kun de blå felter, der skal udfyldes. Der må ikke tilføjes eller slettes kolonner i Tilbudslisten. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale. Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv. Tilbuddet skal indledes med en oversigt over, hvilket / hvilke delområde / -er, der fremsendes tilbud på. Det skriftlige materiale skal udprintes, så det fylder mindst muligt, men skal stadig være let læseligt. De tilbudslister som ved udskrift fylder mere end 3 sider, skal være sat samme, således det er let at finde rundt i. Udskriv gerne i A3 format. Det skriftlige materiale skal være emballeret i en tilbudsmappe / et ringbind og ikke i løsbladesystem. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Helle Bjerregaard pr. til FAQ@Silkeborg.dk med emnet: Side 9/76

10 "Spørgsmål Legetøj og Køretøjer fra 0-8 år- Barnevogne, Klapvogne og Krybber samt diverse Babyudstyr senest den kl Spørgsmål til udbudsmaterialet bedes mærket med pkt. nr. / nr. og side nr., så der ikke er tvivl om, hvortil spørgsmålet retter sig. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på Spørgsmål vil blive besvaret hurtigst muligt, dog senest 6 dage efter modtagelse. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver opfordres til at så hurtig som muligt at fremsende eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet. Der vil ikke blive afholdt spørgemøde i forbindelse med udbuddet. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud Legetøj og Køretøjer fra 0-8 år- og Må kun åbnes af Helle Bjerregaard. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest onsdag den kl på følgende adresse: KomUdbud Silkeborg Kommune Indkøb, lokale C 330 Søvej Silkeborg Att.: Udbudskonsulent Helle Bjerregaard Tlf.: Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Pga. julen anbefales aflevering af tilbud den frem til kl Hvis der benyttes aflevering senest den kl bedes tilbudsgiver kontakte Helle Bjerregaard pr. telefon på fastnet, mobil, , der derefter vil sørge for at døren bliver låst op, da Rådhuset er lukket mellem jul og nytår. Side 10/76

11 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen. 2.9 Vareprøver Til brug for vurdering af de kvalitative underkriterier og/eller vurdering af overholdelse mindstekrav af de indkomne tilbud skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbuddet stille vareprøver til rådighed til ordregiver i den i afsnit 2.10 afgivne periode. Vareprøverne skal leveres som anført under pkt Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud. Der skal fremsendes/afleveres vareprøver af de i Tilbudslisten med GULT og GRØNT markerede linjer efter nærmere anvisning. Se bilag 19. For nogle varelinjers vedkommende f.eks. dukketøj, er det i tilbudslisten anført tre underliggende varelinjer, hvor der skal tilbydes f.eks. tre forskellige sæt tøj der skal kun fremsendes en af de underliggende varelinjer til kvalitetsvurderingen. Se eks. på underliggende varelinjer nedenfor: For andre varelinjers vedkommende er det i tilbudslisten anført, at vi efterspørger X-antal assorterede modeller for disse varer gælder det også, at der kun skal fremsendes en vare til kvalitetsvurdering f.eks.: Side 11/76

12 Emballage mm. i forbindelse med kvalitetsvurderingen Alle produkter til kvalitetsvurdering skal leveres samlede og vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte. Vareprøver skal være pakket ud. Dette gælder kun for yderemballage så som plastik/pap rundt om biler mv. Varer som puslespil, skal leveres i original æske, som er fri fra yderplastik / folio med en elastik om til sikring. Hvis et puslespil fra producentens side kun er emballeret i folie og dermed ikke i en æske - er det ok at dette leveres med emballagen på. Sammen med puslespillet skal der vedlægges en lynlåspose, som det kan genpakkes i, efter fagpersoner har brudt originalemballagen. Varer som konstruktionskloder skal ligeledes leveres i original æske, som er pakket fri af plastik, hægter/ståltråd mm. Iht. bilag 19 er der en række praktiske forhold, der skal opfyldes i forbindelse med kvalitetsvurderingen herunder mærkning af varer mm. Det er vigtigt for gennemførelse af kvalitetsvurderingen, at disse forholdsregler overholdes. Særligt gøres der opmærksom på fremsendelse og vedlæggelse af samlet oversigt over leveringen også indeholdende oplysninger på kontaktperson hos tilbudsgiver under kvalitetsvurderingen. Ved aflevering til kvalitetsvurdering skal den enkelte vareprøve mærkes med produktlabel, hvorpå følgende informationer anføres: Produktlabel Eks.: Delområde 1 Varelinje i tilbudslisten 16 Firmanavn / CVR nr. LegeTøjsMageren A/S / Tilbudsgivers varenummer Pakket i karton / kolli nr. 3 Særligt for delområde 1: Der skal iht. tilbudslisten fremsendes 102 varer til kvalitetsvurdering. Legetøj skal leveres på engangspaller af hensyn til den interne transport under kvalitetsvurderingen og opbevaring. Max pallebredde er 600 mm., og pallen skal kunne transporteres / flyttes med en palleløfter. Særligt for delområde 2: Der skal iht. tilbudslisten fremsendes 12 varer til kvalitetsvurdering. Særligt for delområde 3, 4 og 5: Side 12/76

13 Det er vigtigt at madrasser og andre varer, som er i lagt barnevogne og krybber også er mærket med en selvstændig produktlabel med samme oplysninger som de øvrige varer. Alle tekniske / justerbare produkter skal vedlægges en brugsanvisning / vejledning til kvalitetsvurderingen. Det gælder for varer som f.eks. babyalarm, seler mm. Det kan ikke garanteres, at den enkelte vare gen-indpakkes i identisk emballage, ligesom den endelige sammenpakning for returtransport påhviler den enkelte leverandør Afprøvning / Kvalitetsvurdering Ved kvalitetsvurderingen checkes først, om minimumskravene er opfyldt. Se eksempel nedenfor: Hvis et produkt ikke opfylder samtlige minimumskrav, er det ukonditionsmæssigt og går dermed ikke videre til den egentlige kvalitetsvurdering. Hvis produktet opfylder alle minimumskravene, og dermed er konditionsmæssigt, går det videre til den egentlige kvalitetsvurdering. Ved kvalitetsvurderingen checkes derefter for specifikke forhold, som er konstrueret for hvert delområde. For området Biler & Tilbehør, checkes der f.eks. for, om bilens dele, bla. hjul, let kan rykkes / bides af, hulenes friktion mm. Kvalitetspunkterne indsættes i et vurderingsskema se nedenfor og der gives karakter for, hvor godt produktet opfylder kravet. f.eks. en legetøjsbil: Side 13/76

14 Oversigt over kvalitetsvurderingspunkter på alle delområder kan ses i bilag Der gives karakter på en skala på 0 10 (lige tal) med følgende intervaller og definition: 10 Gives for det fremragende tilbudte produkt, som til fulde opfylder underkriteriet kvalitet 8 Gives for det tilbudte produkt, som har en god opfyldelse af underkriteriet kvalitet 6 Gives for det tilbudte produkt, som ligger lidt over middel vedr. opfyldelse af underkriteriet kvalitet 4 Gives for det tilbudte produkt, som ligger lidt under middel vedr. opfyldelse af underkriteriet kvalitet 2 Gives for det tilbudte produkt, som er mindre tilfredsstillende vedr. opfyldelse af underkriteriet kvalitet 0 Gives for det tilbudte produkt, der kun lige er konditionsmæssigt Ordregiver forbeholder sig retten til at afprøve / kvalitetsvurdere de tilbudte produkter i perioden fra Produkterne skal være afleveret mandag den i tidsrummet kl til Stedet for levering af varer til kvalitetsvurdering vil blive oplyst konditionsmæssige tilbudsgivere i primo uge 2, Efter endt kvalitetsvurdering fremsendes der mail til tilbudsgiver vedr. afhentning af de kvalitetsvurderede produkter. Produktlabels (se pkt. 2.9) SKAL være påsat ALLE produkter ved levering. For detaljeret vejledning vedr. levering af produkter til kvalitetsvurdering, se bilag 19. Ordregiver afholder udgifterne til en eventuel afprøvning. Der vil ikke blive afregnet for anvendte produkter i afprøvningsperioden. Vareprøverne skal afhentes igen efter endt afprøvning iht. bilag 19. Levering og afhentning af varer til produktevaluering sker for tilbudsgivers regning og risiko. Side 14/76

15 Såfremt brugergruppen før eller under afprøvning af et produkt vurderer, at dette ikke er fagligt forsvarligt at anvende, forbeholder ordregiver sig ret til ikke at iværksætte afprøvning eller at afbryde afprøvningen. Det betyder, at produktet ikke bliver afprøvet og dermed ikke kan evalueres. Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Sådanne eventuelle vareprøver skal leveres efter nærmere anvisning Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte rammeaftaleperiode Delområder Der kan afgives tilbud på et, flere eller alle udbudte delområder. Der kan ikke afgives bud på dele af det enkelte delområde Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt bilag 10 Konsortieerklæring. Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse Ordregivers forbehold I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt Side 15/76

16 indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt rammeaftale(r) indgås, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og de(n) valgte tilbudsgiver på området. Selvejende institutioner med driftstilskud på 50 % eller mere vil som udgangspunkt være omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammeaftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver Tilbudsgivers forbehold Tilbudsgiver har ikke mulighed for at tage forbehold. Tages der alligevel forbehold betragtes tilbuddet som værende ikke konditionsmæssigt. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Det præciseres endvidere, at manglende overholdelse af kommunespecifikke krav (jf. bilag 11 bestående af 15 individuelle underbilag) vil medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i bilag 8 angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Det er dog ordregiver der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt Ordregivers E-handelssystem Ordregiver anvender E-handel på de udbudte områder. Medlemskommunerne anvender forskellige E-handelssystemer. Se mere i de E-handelssystemspecifikke bilag, De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver umiddelbart efter tildeling. Herefter skal kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers E-handelssystem på de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i Side 16/76

17 øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. For nærmere information om E-handel, se rammeaftalens 16 E-handel. Såfremt et godkendt katalog ikke foreligger, kan tilbudsgiver idømmes bod, efter bestemmelserne om bod i henhold til rammeaftalen i kapitel 5, indtil kontrakthaver er i stand til at levere et godkendt e-katalog til ordregivers E- handelssystem. Se hertil rammeaftalens 28, bod Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgivers personlige forhold Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 7 og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Alle ovennævnte oplysninger bekræftes / oplyses i Tilbudslisten, bilag 1-5 på Udvælgelses fanen. Økonomisk og finansiel formåen I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, anføres egenkapital i DKK for regnskabsåret 2012 på min ,00, hvis tallet herfor foreligger. Er virksomheden nystartet, skal der på et realistisk grundlag fremgå af budgettet, hvilken omsætning og overskud der forventes i I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, soliditetsgrad på min. 10 % for regnskabsåret Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders økonomiske og finansielle kapacitet, som ovenfor i form af hhv. egenkapital for 2012 på minimum ,00 kr. og soliditetsgrad på min. 10 % for året Alle ovennævnte oplysninger bekræftes / oplyses i Tilbudslisten, bilag 1-5 på Udvælgelse fanen. Den samlede egnethedsbedømmelse vil bero på ovennævnte parametre. Side 17/76

18 Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over fire sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders tekniske kapacitet. Udfyldes under Referencer på fanen Udvælgelse i Tilbudslisten bilag 1-5 med bemærkning om, at tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet. Alle ovennævnte oplysninger bekræftes / oplyses i Tilbudslisten, bilag 1-5 på Udvælgelse fanen Tildelingskriterium Rammeaftalen vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der afgiver det/de for KomUdbud økonomisk mest fordelagtige tilbud for samtlige delområder 1 5, og som lægges til grund for tilbudsvurderingen: Del område Beskrivelse Antal levedør/ -rer Tildelingskriterium Underkriterier Vareprøver 1 Legetøj 3 ØMF Pris: 65 % Kvalitet: 35 % Ja, se tilbudslisten 2 Køretøjer fra 0 8 år 3 Barnevogne, klapvogne og tilbehør dertil 4 Letvægtskrybber 5 Div. baby udstyr 1 ØMF Pris: 65 % Kvalitet: 35 % 1 ØMF Pris: 65 % Kvalitet: 35 % 1 ØMF Pris: 65 % Kvalitet: 35 % 1 ØMF Pris: 65 % Kvalitet: 35 % Ja, se tilbudslisten Ja, se tilbudslisten Ja, se tilbudslisten Ja, se tilbudslisten Side 18/76

19 Til brug for vurdering af tildelingskriteriet Pris udfyldes Tilbudsliste, bilag 1-5. Der prisevalueres kun på tilbudslistens varer. For kvalitetsvurdering se pkt Udfyldning af tilbudsliste priser Udbuddet består af 5 delområder: 1. Legetøj, bestående af 18 underkategorier 2. Køretøjer fra 0-8 år 3. Barnevogne, klapvogne og tilbehør dertil, bestående af 7 underkategorier 4. Letvægtskrybber og tilbehør dertil, bestående af 3 underkategorier 5. Diverse babyudstyr, bestående af 6 underkategorier Til udbuddet hører 5 Tilbudslister (regneark) et for hvert delområde. På alle delområder dækker tilbudslisten ca. 80 % af det samlede køb. Alle Tilbudslister er opbygget således, at ved indtastning af enhedspris og rabatsats i % udregnes nettoprisen automatisk via regnearksformel. I Tilbudslisternes kolonne L indsættes link til varen på tilbudsgivers hjemmeside. Hvis varen ikke forefindes via link på tilbudsgivers hjemmeside, angives i stedet sidetal i tilbudsgivers vedlagte katalog, hvor varen forefindes. Hvis varen er taget hjem på forlangende til dette udbud og dermed hverken kan ses på tilbudsgivers hjemmeside eller fremgår af tilbudsgivers vedlagte katalog - skrives der F (forlangende) i kolonne L. Tilbuddet skal vedlægges billede af varen mærket med bilag 1 samt varelinjenummer. Særligt for delområde 1 og 2 Tilbudslisten for delområde 1, legetøj og delområde 2, køretøjer, består af hhv. 358 og 32 varelinjer, hvor der minimum skal udfyldes 85 % af varelinjerne, for at tilbuddet er konditionsmæssigt. Der er ud for hvert underområde anført, hvor mange hovedvarelinjer disse 85 % udgør. De gule linjer indgår i de 85 %. Varelinjer, der ikke udfyldes af tilbudsgiver, vil af ordregiver blive udfyldt med den højest tilbudte pris på samme varelinje fra anden tilbudsgiver. På produkterne i afsnittet, Legetæpper, er der ikke krav om 85 % udfyldelse af varelinjerne. Side 19/76

20 Ved varelinjer med sæt eksempelvis plastikdyr vægtes antallet i sættet ikke. Alle varer der i tilbudslisten er markeret med GULT skal der afgives tilbud på. De steder hvor der er underliggende varelinjer (se billede nedenfor) anføres der i de blå felter den enhedspris og rabatsats i % for de enkelte modeller hvorefter der automatisk udregnes en gennemsnitpris, der ganges med statisk totalt køb for produktet. Da der ikke findes valide tal for ovennævnte underliggende varelinjer, gennemføres derfor omtalte gennemsnitsberegning. Hvor der tilbydes varer med underliggende varelinjer, skal samtlige underliggende varelinjer udfyldes. Disse underliggende varelinjer skal være forskellige varianter/ modeller. Såfremt der IKKE tilbydes det ønskede antal underliggende varelinjer, anvendes højeste gennemsnitspris fra øvrig tilbudsgiver. Disse underliggende varelinjer skal alle opfylde de mindstekrav, som fremgår af hovedvarelinjen og kravspecifikationen. Ved underliggende varelinjer udfyldes også kolonnen Leverandørens varetekst. Eks. ved underområdet Biler og tilbehør efterspørges Udrykningskøretøjer i 3 modeller. Her udfyldes feltet Leverandørens varetekst (model 1) Brandbil 7-11 cm (model 2) Politibil 9-11 cm (model 3) Ambulance 7-10 cm. De anførte mål/mængder for den enkelte tilbudte vare, som fremgår af Tilbudslisten for delområde 1 - legetøj samt delområde 2 køretøjer fra 0-8 år, må afvige med +/- 20 % hhv. + /- 1 år. Ifht. produkter, der ikke kvalitetsvurderes (alle hvide varelinjer) gælder flg.: I tilfælde, hvor der ikke er afgivet tilbud på varelinjen, eller hvor det tilbudte produkt afviger mere end de + / - 20 % hhv. + /- 1 år anvendes den højeste pris blandt de øvrige tilbud på varelinjen. Side 20/76

21 Har ingen af samtlige tilbudsgivere afgivet tilbud på denne varelinje, udgår den af vurderingen. Ifht. produkter, der kvalitetsvurderes (alle gule varelinjer) gælder flg.: I tilfælde, hvor det tilbudte produkt afviger mere end de + / - 20 % hhv. + /- 1 år, gives produktet i kvalitetsvurderingen karakteren 0 på samtlige kvalitetsvurderingspunkter, der anvendes den højeste pris blandt de øvrige tilbud på varelinjen De anførte aldersangivelser er med intervaller og det betyder at alt inden for intervallet er konditionsmæssig. Aldersangivelserne må variere +/- 1 år. I tilbudslisterne er der anført forskellige synonymer for variationer; f.eks. modeller, motiver, sæt, varianter og arter. (Sæt: tøj, motiver: puslespil, arter: dyr mm.) Alle disse forskellige synonymer skal fortolkes ens: der skal tilbydes flere variationer af varen. På bilag 1 Tilbudslisten er der i undergruppen Småbørnslegetøj, Dukker & tilbehør på nogle varelinjer efterspurgt assorteret dukker og tøj. Se eks. nedenfor: For disse varelinjer bekræftes med X i kolonne H, at der kan leveres det efterspurgte antal assorterede stk./sæt. Bemærk at de priser, der skal oplyses i kolonne M, er prisen for en dukke eller et sæt. Ligeledes er den angive købte mængde i kolonne G for samme enhed som prisen opgives i. Særligt for delområde 3 Her skal der gives tilbud på alle varelinjer undtagen på varelinje (reservedele), hvor der minimum skal gives tilbud på 50 % af linjerne. Side 21/76