EU-UDBUD Varer Offentligt udbud. På levering af Materialer til tandbehandling til KomUdbud

Transkript

1 EU-UDBUD Varer Offentligt udbud På levering af Materialer til tandbehandling til KomUdbud December 2013

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Indgåelse af rammeaftalen Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Vareprøver Afprøvning Aftalegrundlag Alternative tilbud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Aktindsigt Ordregivers e-handelssystem Serviceattest Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Kravspecifikation Rammeaftale Parterne Rammeaftalens grundlag Rammeaftalens omfang Rammeaftaleperiode Optioner Kontakt mellem parterne Bestilling af varer Levering og leveringsbetingelser Følgeseddel Returvarer Fakturering Priser Prisregulering Betalingsbetingelser E-handel Godkendelsesprocedure for nye E-kataloger Procedure ved ændringer i E-kataloger Side 2/59

3 16 Bonus til ordregiver Bonusudbetaling til tredjemand Statistik Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Garanti og reklamation Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Ændring af produktsammensætning Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Ændringer i rammeaftalen Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Ekstraordinær opsigelse Miljø Etik og socialt ansvar Underskrift Bilag 1 Tilbudsliste Bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse Bilag 3 Tro og love erklæringer Bilag 4 - Referenceliste Bilag 5 Aktindsigt Bilag 6 - Tidsplan Bilag 7 Konsortieerklæring Bilag 8 Kommunespecifikke oplysninger Bilag 9 E-handelssystemspecifikke bilag Bilag 10 Vurderingskriterium i hht. tildelingskriteriet Kvalitet Bilag 11 Leveringssikkerhed Bilag 12 Tilbudt rabat på køb af øvrigt sortiment Bilag 13 Kommunespecifikt underskriftsark Side 3/59

4 1. Indledning Der henvises til udbudsmaterialet: Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af materialer til tandbehandling til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver). KomUdbud er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer. Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder: Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen. Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale. Kommuner Deltager fra aftalestart, d Området skal e- handles se pkt Aarhus X X Esbjerg (Fanø) X X Fredericia X X Herning Holstebro X X Ikast-Brande X X Kolding Lemvig X Middelfart X X Odense X X Randers X X Silkeborg X X Svendborg Sønderborg X X Vejle Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af Side 4/59

5 Hvilke institutioner og afdelinger hos ordregiver, som er omfattet af nærværende udbud, samt antallet af leveringsadresser hos ordregiver pt. fremgår af de kommunespecifikke oplysninger bilag 8. Heraf fremgår endvidere oplysninger om evt. senere starttidspunkt for anvendelse af E-handel eller evt. ændringer i E-handelssystemer. 1.2 Udbudsansvarlig KomUdbud ved Fredericia Kommune og Aarhus Kommune er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: KomUdbud Fredericia Kommune Gothersgade Fredericia Kontaktperson: Steffen Kaas Rasmussen Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit Udbuddets omfang Opgaven indgås som en rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med én virksomhed for perioden til Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet omfattede produkter hos den valgte tilbudsgiver på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt ordregiver konstaterer behov for de pågældende produkter. Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet forventes på årsbasis at udgøre cirka 7.5 mio. danske kr. ekskl. moms. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Det anførte forbrug inden for de enkelte produkttyper er skønnede mængder, udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet og de forventede fremtidige indkøbsmønstre jf. bilag 1- tilbudsliste. Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets afsnit 3. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets afsnit 4. Rammeaftale. 1.4 Indgåelse af rammeaftalen I tilfælde af at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver indgås den i afsnit 4 vedlagte rammeaftale. Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. Side 5/59

6 Efter rammeaftalens indgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivere med den valgte tilbudsgiver som individuelle juridiske parter i forhold til de enkelte rammekontrakter, der indgås på baggrund af rammeaftalen. 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). 2.2 Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 2 fysisk(e) eksemplar(er). Supplerende materiale som varekatalog skal dog kun fremsendes i ét eksemplar. Elektronisk form kan accepteres, men varekatalog og sikkerhedsdatablade, leverandørbrugsanvisninger, arbejdshygiejnisk anvisning skal i forbindelse med tilbudsafgivelse referere tydeligt til de tilbudte produkter med direkte henvisning til varenummer og varelinje. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM eller USB. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang. Ved tilbudsafgivelsen skal bilag 1 - Tilbudsliste udfyldes elektronisk. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale. Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på nationalsprog. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses sikkerhedsdatablade, leverandørbrugsanvisninger, arbejdshygiejnisk anvisning, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling. Side 6/59

7 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Steffen Kaas Rasmussen, pr. med emnet: "Spørgsmål EU udbud 2013 levering af materialer til tandbehandling senest den Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på senest d Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Der vil blive afholdt spørgemøde den kl på følgende adresse: Fredericia Kommune, Gothersgade 20, 7000 Fredericia. Bekræft venligst antallet af deltagere senest den til Steffen Kaas Rasmussen på steffen.rasmussen@fredericia.dk 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud levering af materialer til tandbehandling og Må kun åbnes af indkøbsafdelingen. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den kl på følgende adresse: KomUdbud Fredericia Kommune Gothersgade Fredericia Att: Steffen Kaas Rasmussen Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende 6 måneder fra afgivelsen af tilbuddet. Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen. 2.9 Vareprøver Til brug for vurdering af tildelingskriteriet kvalitet af de indkomne tilbud skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbuddet stille vareprøver til rådighed til ordregiver, jf. afsnit Vareprøverne skal leveres samtidig med indlevering af tilbud på den i afsnit 2.6 nævnte adresse. Side 7/59

8 Der skal fremsendes/afleveres vareprøver af hvert tilbudt produkt, hvor dette er anført i bilag 10. Vareprøverne skal mærkes med varegruppe, varenr., og linjenr. så det stemmer overens med oplysningerne i tilbudslisten, jf. bilag 1. Mærkningen må så vidt muligt ikke indeholde firmanavn. Der skal endvidere vedlægges sikkerhedsdatablade, leverandørbrugsanvisninger, arbejdshygiejniske anvisninger sammen med vareprøven. Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte. Bemærk: varelinjerne skal fremsendes som enkelte dele Afprøvning Ordregiver forbeholder sig retten til at afprøve de tilbudte produkter på et eller flere af ordregivers brugssteder indtil tidspunktet for tildeling. Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Vareprøverne skal leveres til den i afsnit 2.6 nævnte adresse. Ordregiver afholder udgifterne til en eventuel afprøvning, men der vil ikke blive afregnet for anvendte produkter i afprøvningsperioden. Efter afprøvning, skal tilbudsgiver afhente overskydende produkter efter nærmere anvisning, på tilbudsgivers egen regning Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte rammeaftaleperiode Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt bilag 7 - Konsortieerklæring. Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse Ordregivers forbehold I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt Side 8/59

9 rammeaftale indgås, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og den valgte tilbudsgiver på området. Selvejende institutioner med driftstilskud på 50 % eller mere vil som udgangspunkt være omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammeaftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver, f.eks. når der ikke findes et substitutionsprodukt Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at gennemgå udbudsmaterialet med omhu og til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Det præciseres, at forbehold for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet. Det præciseres endvidere, at manglende overholdelse af kommunespecifikke krav, jf. bilag 8, kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Tilsvarende vil forbehold vedr. kommunespecifikke krav kunne medføre, at ordregiver har ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge dette prissat, jf. ovenstående. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i bilag 5 angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Det er dog ordregiver, der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt Ordregivers e-handelssystem Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område. Medlemskommunerne anvender forskellige e- handelssystemer. Se mere i de e-handelssystem-specifikke bilag, bilag 9. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver umiddelbart efter tildeling. Herefter skal kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e- handelssystem på de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne Side 9/59

10 i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. For nærmere information om e-handel, se rammeaftalens 15 E-handel Serviceattest Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden rammeaftalens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en at udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgivers personlige forhold Virksomhedsoplysninger, bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse skal udfyldes. Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3 - Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3 - Tro- og love erklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Økonomisk og finansiel formåen Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 10 millioner Tilbudsgiver skal fremsende den fulde police samt forsikringsbetingelser i sin helhed. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens revisorpåtegnede årsregnskab for de seneste tre afsluttede regnskabsår. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde, der er omfattet af udbuddet, i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste tre år, afhængig af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Udfyld bilag 4 - Referenceliste. Side 10/59

11 o Minimumskrav: 3 sammenlignelige referencer Tildelingskriterium Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterier Pris Samlede vægtning i procent 60 % Varegrupperne vægter følgende: 1. Aftryk og cementering 3 % 2. Sprøjter og kanyler 10 % 3. Desinfektion og sterilisation 3 % 4. Engangsartikler 10 % 5. Røntgen 5 % 6. Fyldninger 25 % 7. Instrumenter 10 % 8. Rodbehandling 5 % 9. Præparation og pudsning 15 % 10. Laboratorie-teknik 2 % 11. Profylakse 10 % 12. Legetøj 2 % Tilbudsgiver skal udfylde tilbudsliste, jf. bilag 1. Kvalitet - Vurderes ud fra afprøvning af vareprøver. Kriterierne fremgår i bilag % - Tandlægefagligt personale vil objektivt vurdere de i bilag 10 oplistede vareprøver. Leveringssikkerhed - Vurderes ud fra tilbudsgivers besvarelse af bilag 11, som skal benyttes. 20 % 3. Kravspecifikation 3.1. Aftalens omfang Materialet til tandbehandling, herunder 1. Aftryk og cementering 2. Sprøjter og kanyler 3. Desinfektion og sterilisation 4. Engangsartikler Side 11/59

12 5. Røntgen 6. Fyldninger 7. Instrumenter 8. Rodbehandling 9. Præparation og pudsning 10. Laboratorie-teknik 11. Profylakse 12. Legetøj Der ønskes tilbud på et sortiment jf. bilag 1 - tilbudsliste af varer til de kommunale tandplejer. Klinikkerne i de enkelte kommuner arbejder efter forskellige arbejdsmetoder og principper, derfor er der også forskel på, hvilke materialer, der bruges på klinikkerne Tilbudslisterne Der ønskes tilbud i henhold til tilbudslisten. Tilbudslisten skal udfyldes elektronisk, der må ikke ændres i tilbudslisten. Tilbuddet skal gives ud fra tilbudsgiverens listepris ekskl. moms. I tilbudslisten skal listeprisen og nettoprisen oplyses. De varenumre som anføres i tilbudslisten skal være ens med de varenumre, der senere bruges i det fremtidige E-handelskatalog. Hoved og underlinjer Der er i tilbudslisten nogle linjer, som er nævnt flere gange, men hvor der ikke er omsætningstal på alle linjer, se eksempel: Beskrivelse Forbrug Eks. På forskellige producent Tandbørste Voksen, blød med ergonomisk greb, Zendium kasse med min. 100 stk. 100 a. Tandbørste Voksen, blød med ergonomisk Oral-B tandbørster greb, kasse med min. 100 stk. b. Tandbørste Voksen, blød med ergonomisk Colgate greb, kasse med min. 100 stk. De ovenstående ekstra varelinjer pr. varebeskrivelse er udarbejdet for at sikre et bredt sortiment. Tilbudsgiver skal tilbyde materialer på samtlige hovedlinjer i tilbudslisten. Der vil være mulighed for at undlade at give tilbud på 10% af underlinjerne, hvilket vil sige linjer markeret med enten a., b., c., eller d., svarende til 19 varelinjer. Der ønskes tilbud på de varelinjespecifikke beskrivelser. Afvigelser i f.eks. størrelser, længder, rumfang og vægt kan i et mindre omfang accepteres, dog skal dimensioner være så tæt på det beskrevne som muligt. Tilbudsgiver skal i videst muligt omfang tilbyde de i varelinjen anførte mængder. Hvor det på varelinjen er anført ass. størrelser, farver mm., menes flere varianter af samme vare med samme specifikation og pris. Eksempel. Patientservietter ass. farver, pakke. Her tilbydes én farve, pakke, og således ikke ass. farver i samme pakke. For andre produkter hvor farverne naturligt findes i samme emballeringsenhed, tilbydes disse. Samme tankegang skal forstås ved ass. størrelser. Det pointeres at ass. størrelser/farver skal have samme pris. Side 12/59

13 Materialerne, som tilbydes i hovedlinjen og de enkelte stående underlinjer skal være forskellige varemærker., men kan være fra samme producent. Materialerne som tilbydes i de understående linjer må ikke være ens med de ovenstående. De tilbudte Materialer skal overholde varelinjebeskrivelsen samt kravene i kravspecifikationen. Der kan i tilbudslisten i de enkelte varelinjer være forskel på om der skal bydes på 2, 3 eller 4 linjer. Bemærk om linjen starter med et angivelsesbogstav (a, b, c..). Det er valgt ud fra, hvor det er nødvendigt for det tandfaglige personale og have flere valgmuligheder. Omsætningstallet (forbrug pr. år) skal forstås som samlet for de linjer, som hører sammen (hovedlinjen og a, b ) Der oplyses, at omsætningstallene i tilbudslisten er på baggrund af indsamlet statistik fra år Omsætningstallene skal alene betragtes som bedste skøn. Udfyldelse af tilbudslisten. Tilbudsgiver skal i beskrivelsesfeltet beskrive: materialets navn, beskrivelse af materiale og indhold i pk, evt. yderligere beskrivelse ved sæt. Pakningsstørrelse er til at tilbudsgiver kan angive hvor mange stk. der er i pk. Også gerne gram Ved måleenhed er det vigtigt, at der kun står et tal (ikke en udregning). Måleenhed kan være det samme som pakningsstørrelse, men i de tilfælde pk er f.eks. flere kapsler af en bestemt mængde skal den samlet mængde skrives her. Eksempel: 4 sprøjter og 20 kanyler Her ønskes en pris på 1 stk. således at den tilbudte pris på varelinjen er omfattet 4 sprøjter og 20 kanyler. Se endvidere eksemplet i tilbudslisten øverst. Hvis ikke mængde fremgår af beskrivelsen af varelinjen i tilbudslisten, skal tilbudsgiver afgive tilbud ud fra mindste mængde, dvs. leverandørens mindste pakningsstørrelse som angivet i deres katalog, men det skal anføres konkret, hvor andet ønskes ifølge tilbudslisten. Dette skyldes, at hvis ordregiver har vurderet, at et eksempelvis storkøb er relevant, så er det anført, at der skal afgives tilbudspris ud fra en større og nærmere defineret mængde Øvrigt sortiment Ved tilbudsafgivelsen kan tilbudsgiver vælge at tilbyde en rabatsats, der tilbydes for det øvrige sortiment indenfor den enkelte varegruppe. Hvis der tilbydes en sådan rabatsats, skal det anføres i bilag 12. Der gøres dog opmærksom på, at ordregiver ikke er forpligtet til at købe øvrigt sortiment hos den vindende leverandør, men i overvejelsen heraf vil indgå den rabatsats, som den vindende leverandør tilbyder Kvalitetsniveau Materialerne, som tilbudsgiver skal tilbyde i tilbudslisten, skal have kvalitetsniveau 1. Kvalitetsniveau 1 er materialer som er af den bedste og nyeste kvalitet på markedet samt materialer, som er gennemprøvet og testet. Kvalitetsniveau 2 er materialer, som er ældre materialer og nye materialer, som ikke er gennemtestet ved uvildigt institut samt materialer som forlænger/vanskeliggør tandlægernes arbejdstid og patientens behandlingsforløb Service Side 13/59

14 Leverandøren skal stille gratis konsulentbistand (gælder såvel personligt fremmøde efter behov som telefonisk) til rådighed ved opstart af kontrakten og ved indkøring af nye materialer samt opstart af e- handel. Leverandørens forpligtelse i denne forbindelse ophører først, når den enkelte kommune/klinik er indkørt på tilfredsstillende vis. Leverandøren skal have minimum 1 konsulent ansat med en relevant tandfaglig uddannelse som tandlæge, tandplejer eller evt. klinikassistent. I kontraktperioden skal det være muligt telefonisk eller via mail indenfor rimelig tid at stille spørgsmål vedr. produkterne til den tandfaglige medarbejder. Leverandøren skal derudover løbende stå til rådighed med konsulentbesøg i kontraktperioden. Alle løbende besøg aftales altid i forvejen med Tandplejens hovedklinik og ikke med de enkelte klinikenheder. Der må ikke stilles krav om køb af varer ved konsulentbesøg. De enkelte kommuner skal i specielle tilfælde have mulighed for at have direkte kontakt til - samt afholde temamøder med producenten (konsulent) via den valgte leverandør Levering Leveringstiden er dag-til-dag levering, når bestilling er afgivet indenfor leverandørens seneste bestillingstidspunkt dagen før. Leveringsbetingelsen er frit leveret til den adresse, der angives af bestilleren på anvist sted. Tid og sted skal være afstemt med bestilleren. Varer skal afleveres på den af ordregiver anviste plads. Der kan ikke forventes hjælp fra leveringsstedets personale ved levering. Forsendelsen skal leveres i henhold til gældende lovgivning vedr. arbejdsmiljø. Der accepteres ikke krav om minimums ordrestørrelse eller gebyrer af nogen art. Den almindelige regel om undersøgelsespligt ved levering gælder ikke. Ordregiver har ret til at fortryde og ændre fejlbestillinger. Dette skal ske hurtigst muligt i op til 8 dage fra leveringstidspunktet, for så vidt varerne er uskadte og i uåbnet emballage. Returnerede materialer krediteres uden fradrag senest 14 dage efter de er modtaget. Leverandøren skal oplyse hurtigst muligt, hvis der er forsinkelse i leverancen, eller varen ikke kan leveres. Der skal være mulighed for levering i anbrud uden ekstra beregning. Undtagelser herfra er klinisk sterile varer og medicinsk udstyr godkendt i salgsemballage. Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er kontrakthaver forpligtet til at benytte alene de, på ordren oplyste, informationer vedrørende leveringsadressen Miljø- og sikkerhedsmæssige krav til materialerne Materialerne skal opfylde de nedennævnte krav: Materialerne skal følge de gældende love, regler og standarder på området, bl.a. EU s direktiv nr. 93/42 EØF for medicinske udstyr. Materialer der kan CE mærkes, skal alle være CE mærkede Side 14/59

15 Faremærkninger, sikkerhedsblade, arbejdshygiejniske anvisninger og produktbeskrivelser skal medfølge materialerne og skal være på dansk. Leverandøren forpligter sig til at holde Tandplejen i de enkelte kommuner ajour med ændringer af bekendtgørelser, retningslinjer, standarder m.v. indenfor området. Leverandøren er løbende i kontraktperioden forpligtet til at videreudvikle deres sortiment, og være proaktive ved information om nye materialer. Leverandøren skal overholde sin oplysningspligt og må ikke tilbageholde brugbar oplysninger om materialerne. Leverandøren må ikke sælge materialer, som ikke lever op til gældende lovgivning. De steder hvor der findes europæiske eller danske standarder, skal materialerne være testet i forhold til relevant harmoniseret standard af anerkendt uvildigt institut. Materialer der har begrænset holdbarhed, skal minimum have 6 måneder og minimum halvdelen af holdbarhedsperioden fra fremstillingsdato til udløbsdato tilbage, når det leveres til klinikkerne. Ved uoverensstemmelse om materialerne opfylder de opstillede krav, vil den afgørende vurdering ske ud fra udbyders tandlægefaglige vurdering. Materialerne skal leveres i henhold til gældende lovgivning vedr. arbejdsmiljø Der skal på forlangende fremsendes Datablade i kontraktperioden, gerne elektronisk. De nedennævnte krav er specielle krav til de enkelte varegrupper. Specielle krav til de enkelte varegrupper: Varegr. 1 Aftryk og Cementering Alle fyldnings- og aftryksmaterialer skal have været på markedet i mindst tre år. Der skal med tilbuddet fremsendes produktspecifikation og videnskabelig dokumentation i form af kliniske undersøgelser. Krav til Aftryksmateriale Der skal være nøjagtig gengivelse. Det skal være stabilt og må ikke kunne deformeres permanent. Det skal være uafhængigt af temperatur efter afbinding. Der skal være en passende arbejdstid og rimelig afbindingstid. Varegr. 2 Sprøjter og Kanyler Injektionskanyler skal være glatte og med godt skær. Varegr. 3 - Desinfektion og sterilisation Krav til autoclaveposer/autoclavefolie: Skal være dampgennemtrængelig med bakterietætpapir på den ene side og plast på den anden side. Side 15/59

16 Varegr. 4 Engangsartikler Krav til mundbind: Det skal være af blødt og hudvenligt materiale. Høj bakteriefiltrering over 98 %. Det skal være frit for allergene stoffer. Krav til afspritningsstykker: De skal være slidstærke og fnugfri. Vatruller skal være fri for klor. Sug skal være uden skarpe kanter. Varegr. 5 Røntgen Hygiejneovertræk skal være vandtætte. Varegr. 6 Fyldninger Alle fyldningsmaterialer skal have været på det europæiske marked i mindst tre år. Der skal med tilbuddet fremsendes produktspecifikation og videnskabelig dokumentation i form af kliniske undersøgelser. Plastmaterialerne, flowplasten og bondingmaterialerne skal kunne arbejde sammen. Materialerne skal være biokompatible 1. Krav til universal komposit: - Lyspolymeriserende - Højt fillerindhold - Lav polymerisationskontraktion: <2,0 volumen % - Polymerisationsdybde: mindst 2 mm - Lav termisk ekspansion - Høj bøjestyrke - Høj slid- og trykstyrke - Elasticitetsmodul på mindst 8 GPa - Gode håndteringsegenskaber(lang arbejdstid, formbar konsistens, ikke klæbende) - God æstetik - God røntgenkontrast 2. Krav til mikrohybridplast: - Lyspolymeriserende - Ekstra høj æstetik - Farvestabilitet - Modellerbart Side 16/59

17 - Højglanspolering v/enkel arbejdsgang - God røntgenkontrast 3. Krav til flydende komposit: - Lyspolymeriserende - Højt fillerindhold - Gode fysiske og mekaniske egenskaber - Let flydende uden at løbe - God røntgenkontrast 4. Krav til glasionomer - Gode mekaniske egenskaber - God røntgenkontrast - Lyspolymeriserende 5. Krav til Fosforsyregel % - Let at applicere præcist - Let at fordele i kaviteten - God tiksotrop konsistens - Ikke danne luftblærer 6. Krav til Bondingmaterialer - Lyshærdende - Høj bindings- og trækstyrke 7. Krav til fissurforseglingsmaterialer - Let at applicere - Passende viskositet - God bindings- og trækstyrke - Slidresistent - Biokompatibelt 8. Krav til kompomer - Lyspolymeriserende - Højt fillerindhold - Gode fysiske og mekaniske egenskaber - God røntgenkontrast - God fluorafgivelse Varegr. 7 Instrumenter Overordnede krav til instrumenter Ergonomiske Lette Arbejdende del af høj kvalitet Korrosionsresistente Rengøringsvenlige Skal tåle at komme i dentalopvaskemaskine Vedr. spejle: Den reflekterende del på spejlene skal ligge helt i overfladen for at undgå refleksioner. Side 17/59

18 Vedr. plastinstrumenter: Overfladen på den arbejdende del skal være af en ordentlig kvalitet, glat og ridsefast. Varegr. 8 Rodbehandling Krav til rodfyldningspasta Vævsvenligt Gode biologiske og mekaniske egenskaber. Adækvat arbejdstid Rimelig afbindingstid Varegr. 9 Præparation og Pudsning Krav til komposit gummi polerer Effektiv højglanspolering v/enkel arbejdsgang. Krav til cylinderformede diamanter til kavitetspræparation: Stor holdbarhed. Krav til pudsediamanter: Stor holdbarhed. Alle pudsediamanter skal være autoklaverbare. Varegr Laboratorie teknik Ingen specifikke krav. Varegr. 11 Profylakse Krav til tandbørster: For alle str. tandbørster er det gældende, at de skal have et godt skaft at holde på. De skal ligge godt i hånden også på den voksne, der evt. skal hjælpe med tandbørstningen. De skal alle have bløde, tætsiddende børster og må ikke indeholde Bisfenol A. Tandbørsterne skal være med afrundede børstehår, og være pakket enkeltvis af hensyn til hygienje. For solotandbørster til apparatur og implantater stilles flg. krav: Bløde tætsiddende hår Tilspidset facon Bajonetbøjet overgang til børstehoved For solotandbørste til almindeligt brug stilles følgende krav: Fra blød til medium. Tætsiddende børster. Side 18/59

19 Afrundet facon. For engangstandbørste stilles flg. krav: Kompakt børstehoved Krav til tandtråd Må ikke flosse Krav til tandpasta Må ikke indeholde triclosan Må ikke indeholde propylparaben Må ikke indeholde sodium lauryl sulfat Indhold af så få parfumestoffer som muligt Må ikke indeholde glimmer og lign. Indhold af mildt slibemiddel Krav til Pudsepasta Skal indeholde flour Skal have en ensartet og blød konsistens Varegr. 12 Legetøj Alle produkter skal til enhver tid leve op til reglerne i EU s direktiv 88/378/EEG vedr. legetøj, herunder være CE mærket. Side 19/59

20 4. Rammeaftale Rammeaftale vedr. levering af materialer til tandbehandling ("Rammeaftalen") 1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER Nedenstående medlemmer af KomUdbud: Middelfart Kommune Holstebro Kommune Århus Kommune Fredericia Kommune Esbjerg Kommune Randers Kommune Lemvig Kommune Sønderborg Kommune Odense Kommune Ikast-Brande Kommune Silkeborg Kommune og KONTRAKTHAVER [Kontrakthavers navn] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR] 2 Rammeaftalens grundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud efter udbudsbekendtgørelses nr. [201X/XX XXXX] Rammeaftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalens grundlag består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammeaftalen B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar C. Udbudsbekendtgørelse D. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af [mm.åååå] E. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. 3 Rammeaftalens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Side 20/59