EU-UDBUD. Udbudsbekendtgørelse nr. 2013/S Varekøb Offentligt udbud. Udbudsmateriale

Transkript

1 EU-UDBUD Udbudsbekendtgørelse nr. 2013/S Varekøb Offentligt udbud Udbudsmateriale Levering af trykkeriydelser til VIA University College og University College Nordjylland

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Ordregiver Opgavebeskrivelse Udbudsform Kontraktform Tidsplan Annullering Udbudsbetingelser Udbudsmaterialets bestanddele Formkrav Tilbudsliste Sprog Ejendomsret og omkostninger Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Delområder Alternative bud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Forhandlingsforbud Meddelelse af resultatet Procedure for behandling af tilbud Udvælgelseskriterier Økonomisk og finansiel kapacitet Teknisk kapacitet Minimumskrav Øvrige dokumentationskrav Tildelingskriterium Kravspecifikation Udkast til rammeaftale Bilag 1 - Kravspecifikation for trykkeriydelser Bilag 2 - Tilbudsliste Bilag 3 - Erklæring på tro og love om udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og Bilag 4 - Forbeholdsliste Bilag 5 - Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige Bilag 6 - Referenceliste Bilag 7 - Tilbuddets opbygning Bilag 8 - Leveringsadresseliste Bilag 9 - VIA Omslagsmappe luksus med lak (separat pdf-fil) Side 2 af 38

3 1. Indledning Nærværende udbudsbetingelser gælder for nedennævnte ordregivers udbud af trykkeriydelser. Udbuddet er offentliggjort i Supplementet til De Europæiske Fællesskabers Tidende og TEDdatabasen den 19. marts 2013 ved udbudsbekendtgørelsen med referencenummer 2013/S Ordregiver Ordregiver under denne udbudsforretning er: - VIA University College, Skejbyvej 1, 8240 Risskov o Kontaktperson: Gerly Rimmer og - University College Nordjylland, Selma Lagerløfsvej 2, 9220 Aalborg Øst o Kontaktperson: Jan Anker Nielsen 1.2 Opgavebeskrivelse De udbudte trykkeriydelser omfatter: - Produktion af foldere, hæfter, magasiner/flexbind, løsblade/flyers, postkort, visitkort og plakater. - Produktion af roll-ups, bannere, tog-, bus- og bilfolie samt flag. - Produktion af brevpapir, kuverter m. tryk, omslag, blokke og eksamenspapir mv. Det samlede forventede indkøb pr. år af de produkter, der er omfattet af udbuddet, fremgår af tilbudslisterne i bilag 2. Det oplyste indkøbsvolumen er alene et skøn, som ikke er bindende for ordregiver. Ordregiver vil kun købe ind på rammeaftalen efter behov. 1.3 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 (herefter benævnt Udbudsdirektivet) og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 1.4 Kontraktform Ordregiver har udfærdiget et udkast til en rammeaftale, der er inkluderet i udbudsmaterialet (afsnit 6). Tilbudsgivers tilbud skal være baseret på det vedlagte udkast, idet der henvises til afsnit 2.14 nedenfor vedrørende muligheden for at tage forbehold. Rammeaftale forudsættes indgået med én leverandør pr. delaftale (jf. afsnit 2.10). Aftaleperioden er fra den 1. juli 2013 til og med den 30. juni 2014 med mulighed for, at ordregiver kan forlænge rammeaftalen i 3 x 12 måneder på uændrede vilkår. 1.5 Tidsplan Den forventede tidsplan fremgår nedenfor: Afsendelse af bekendtgørelse til EU-tidende den 14. marts 2013 Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål den 18. april 2013 kl Sidste frist for offentliggørelse af svar på spørgsmål den 25. april 2013 Side 3 af 38

4 Sidste frist for modtagelse af tilbud den 2. maj 2013 kl Forventet tilbudsvurdering og meddelelse af resultat uge Standstill periode (10 dage) uge Forventet kontraktunderskrivelse uge 23 Aftalens ikrafttræden den 1. juli Annullering Indtil endelig kontrakt er indgået, vil udbudsforretningen kunne annulleres af ordregiver, såfremt ordregiver finder, at der er saglig grund hertil. 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsmaterialets bestanddele Udbudsbekendtgørelsen udgør sammen med nærværende udbudsbetingelser inkl. bilag det samlede udbudsmateriale for dette udbud, og det fastlægger dels rammerne for gennemførelsen af selve udbudsforløbet, dels krav og betingelser. En oversigt over bilagene til nærværende udbudsbetingelser fremgår af bilag 7. Tilbudsgiver bedes kontrollere, at alle nævnte dokumenter er til stede. 2.2 Formkrav Ved udarbejdelse af tilbuddet skal tilbudsgiver nøje iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår nedenfor. Det er vigtigt, at tilbudsgiver i tilbudsmaterialet forholder sig til alle punkter i udbudsmaterialet, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af dette. Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i ét papireksemplar. Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes elektronisk på et USB-stik. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det skriftlige tilbud. Alle tilbudsdele og bilag skal være kompatible med Microsoft Word/Excel. Dog tillades det, at der i den elektroniske version af tilbuddet anvendes pdf-format til fx regnskaber og underskrevne tro- og loveerklæringer mv. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Af bilag 7 fremgår, hvordan tilbuddet bedes indleveret. Ordregiver forbeholder sig ret til at anvende 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 (Implementeringsbekendtgørelsen), men er ikke forpligtet hertil, hvorfor tilbudsgiver opfordres til nøje at følge alle formkrav Tilbudsliste Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudslisterne i excel-format (bilag 2) benyttes i uændret form. Der må ikke indsættes/slettes linjer, kolonner eller produkter i tilbudslisterne. Alle de felter, som er markeret med gult i tilbudslisterne, skal udfyldes. Priserne skal oplyses i danske kroner eksklusiv moms. Alle omkostninger, gebyrer og afgifter skal være inkluderet i priserne på nær fragt. Ordregiver accepterer således, at tilbudsgiver opkræver et ekstra beløb svarende til den direkte fragtomkostning for hver leverance. Den direkte fragtomkostning defi- Side 4 af 38

5 neres som den pris, tilbudsgiver betaler til Post Danmark eller et andet fragtfirma. Tilbudsgiver er forpligtet til at dokumentere den direkte fragtomkostning. For så vidt angår delaftale 1 accepterer ordregiver, at der opkræves en merpris for hastelevering, dvs. levering inden for 48 timer. Denne merpris skal tilbudsgiver angive i tilbudslisten for delaftale 1. Desuden bedes tilbudsgiver oplyse merpriser for prøvetryk, hjælp til layout og brug af tykkere papir ved produktion af de af delaftale 1 omfattede produkter. 2.3 Sprog Tilbuddet skal udfærdiges på dansk. Det er acceptabelt, at eventuelle bilag, som ikke findes på dansk, medsendes på engelsk. Al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret og omkostninger Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom, og det vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Gerly Rimmer pr. geri@viauc.dk med emnet: "Spørgsmål EU-udbud - Trykkeriydelser senest den 18. april 2013 kl Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, hvis det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb, jf. artikel 39, stk. 2 i Udbudsdirektivet. Alle spørgsmål og besvarelser vil løbende blive publiceret på VIA University Colleges hjemmeside ( 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud EU-udbud Trykkeriydelser og Må kun åbnes af Gerly Rimmer. Forsendelsen skal være lukket og mærket fortrolig. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den 2. maj 2013 kl på følgende adresse: VIA University College, Receptionen, Skejbyvej 1, 8240 Risskov. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Tilbuddet kan ikke leveres på andre adresser end ovennævnte. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. Tilbudsgiveren kan efter anmodning få udleveret en kvittering med dato og klokkeslæt for afleveringen i receptionen på Skejbyvej 1, 8240 Risskov. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Side 5 af 38

6 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil 90 dage fra tilbudsfristen. 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte udkast til rammeaftale (afsnit 6). Rammeaftalen fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg hos ordregiver på de i bilag 8 nævnte leveringsadresser Delområder Der kan bydes på én eller flere delaftaler. Delaftale 1: Foldere, hæfter, magasiner/flexbind, løsblade/flyers, postkort, visitkort og plakater. Delaftale 2: Roll-ups, bannere, tog-, bus og bilfolie samt flag. Delaftale 3: Brevpapir, kuverter m. tryk, omslag, blokke og eksamenspapir mv Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter de solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Ved sammenslutninger af tilbudsgivere skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 3.1 Udvælgelseskriterier gives for hver konsortiedeltager. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, jf. Udbudsdirektivets artikel 4, men såfremt flere byder i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig tilbudsgiver, der tegner alle de bydende Ordregivers forbehold Det i tilbudslisten (bilag 2) nævnte forventede indkøbsvolumen er et uforpligtende estimat. Ordregiver vil kun købe ind efter konkret behov. Der tages forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser (bilag 8). Ordregiver ønsker at kunne købe øvrige produkter hos den vindende tilbudsgiver til dennes listepris fratrukket den tilbudte rabatsats. Ordregiver er ikke forpligtet til at købe øvrige produkter hos den vindende tilbudsgiver Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Fortrykt formular findes i bilag 4. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet præciseret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. afsnit 2.5, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Side 6 af 38

7 Det skal præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet. Alternativt søges forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchespecifikke standardforbehold, vil blive behandlet som alle andre forbehold. Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen Forhandlingsforbud Det skal understreges, at tilbudsgiver og ordregiver ikke vil kunne forhandle om de afgivne tilbud. Tilbudsgiver opfordres derfor til at afgive sit bedste tilbud på de udbudte trykkeriydelser Meddelelse af resultatet Alle deltagere i udbudsforretningen vil blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen samtidig pr. mail. Meddelelsen til den vindende tilbudsgiver, om at dennes tilbud er identificeret som det vindende, er ikke et løfte om at indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før kontrakten er underskrevet af alle parter. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler. 3. Procedure for behandling af tilbud De indkomne tilbud vil blive behandlet efter følgende procedure: 1. Udvælgelseskriterier: I første omgang udvælges de egnede tilbudsgivere ud fra en vurdering af de oplysninger, der er krævet i afsnit 3.1 Udvælgelseskriterier. 2. Minimumskrav: I anden omgang vurderes tilbuddenes konditionsmæssighed i forhold til overholdelse af de opstillede minimumskrav. Såfremt minimumskravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ikke-konditionsmæssigt, og det vil ikke indgå i den videre behandling. 3. Tildeling af kontrakt: I tredje omgang vurderes de udvalgte tilbud i forhold til tildelingskriteriet, jf. afsnit 4, og på denne baggrund træffes beslutning om forventet tildeling af kontrakt. 3.1 Udvælgelseskriterier Nedenstående udvælgelseskriterier er fastsat af ordregiver, idet ordregiver vil sikre, at tilbudsgiverne er kvalificerede og i stand til at opfylde kontrakten. I udvælgelsesfasen foretages således en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der kan løfte opgaven. Ved sammenslutninger af virksomheder skal nedenstående dokumentation gives for hver enkelt virksomhed, jf. pkt Side 7 af 38

8 3.1.1 Økonomisk og finansiel kapacitet Til brug for en vurdering af tilbudsgivers økonomiske kapacitet vedlægges tilbuddet: 1) En kopi af det seneste afsluttede årsregnskab. Regnskabet skal være revisorpåtegnet og uden væsentlige anmærkninger. Såfremt tilbudsgiver endnu ikke har afsluttet sit første regnskabsår, vedlægges en revisorerklæring på virksomhedens aktuelle finansielle situation. Det er et mindstekrav, at det seneste årsregnskab som minimum viser en positiv egenkapital Teknisk kapacitet Til brug for en vurdering af tilbudsgivers tekniske kapacitet vedlægges tilbuddet: 1) En beskrivelse af tilbudsgivers virksomhedsprofil, herunder ejerforhold, organisation, antal ansatte og forretningsområder. 2) En beskrivelse af de faglige kvalifikationer hos de personer, som bliver ansvarlige for udførelsen af trykkeriopgaverne. 3) En beskrivelse af det tekniske udstyr/materiel, som tilbudsgiver råder over. 4) En referenceliste over tre sammenlignelige kontrakter, der er udført i løbet af de seneste 3 år. Fortrykt formular findes i bilag 6. Ordregiver forbeholder sig ret til at rette henvendelse til de i referencelisten angivne kontaktpersoner for at sikre, at tilbudsgiver har udført opgaven. 3.2 Minimumskrav Minimumskravene fremgår af afsnit 5 samt bilag 1 og 2. Såfremt minimumskravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ikke-konditionsmæssigt, og det vil ikke indgå i den videre behandling. 3.3 Øvrige dokumentationskrav I overensstemmelse med lov nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger skal tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud vedlægge en udfyldt og underskrevet erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Fortrykt formular findes i bilag 5. Tilbudsgivere, som har ubetalt forfalden gæld på mere end kr. til det offentlige, vil ikke komme i betragtning. I tillæg til ovenstående skal tilbudsgiver vedlægge tilbuddet dokumentation for, at denne ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 stk. 1 og 2 i Udbudsdirektivet. Dokumentationen skal være gældende på tilbudsafgivningstidspunktet. Fortrykt formular findes i bilag 3. Den tilbudsgiver, som tildeles kontrakten, vil blive bedt om at indsende en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal være udstedt tidligst 6 måneder før tilbudsfristen. Såfremt den vindende tilbudsgiver ikke er hjemmehørende i Danmark, vil denne blive bedt om at indsende en straffeattest eller et tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retlig eller administrativ myndighed i hjemlandet, hvoraf det fremgår, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en situation, der er omfattet af artikel 45 stk. 2 i Udbudsdirektivet. Straffeattesten eller det tilsvarende dokument skal være udstedt tidligst 6 måneder før tilbudsfristens udløb. Side 8 af 38

9 4. Tildelingskriterium Rammeaftalen for hver af delaftalerne vil blive tildelt ud fra kriteriet laveste pris. Tilbuddene vurderes ud fra de tilbudte produkters samlede pris for hver delaftale (jf. bilag 2). For hver varelinje beregnes den gennemsnitlige stykpris, dvs. gennemsnittet af de priser, som tilbudsgiver har oplyst, for de af ordregiver definerede ordrestørrelser/bestillingsintervaller. Den gennemsnitlige stykpris ganges med det estimerede indkøbsvolumen, som er angivet i kolonne B ( Antal styk historisk forbrug pr. år ). Hertil lægges et beløb, som svarer til den af tilbudsgiver oplyste startomkostning ganget med det af ordregiver forventede antal ordrer pr. år (kolonne A). Den samlede pris for varelinjerne summeres til den samlede tilbudssum for hver delaftale. For så vidt angår delaftale 1 indeholder den samlede tilbudssum ligeledes summen af merpriserne for hastelevering og prøvetryk samt brug af tykkere papir. Den af tilbudsgiver oplyste merpris ganges med det estimerede volumen, som er angivet i kolonne A ( Estimeret antal pr. år ). Ordregiver vil i mindre omfang have behov for at indkøbe andre produkter end dem, der er medtaget i tilbudslisterne. De øvrige produkter afregnes til tilbudsgivers listepris for produkterne minus en fast rabatsats. Tilbudsgiver bedes derfor i tilbudslisten oplyse, hvilken fast rabatsats der kan tilbydes på øvrige produkter inden for de(n) respektive delaftale(r). Den tilbudte rabatsats på øvrige produkter vil ikke indgå i tilbudsvurderingen. 5. Kravspecifikation Der henvises til kravspecifikationen i bilag 1 samt tilbudslisterne i bilag 2. Kravspecifikationen indeholder minimumskrav, som skal efterleves. Af bilag 1 fremgår generelle krav og miljøkrav for samtlige tryksager på de tre delaftaler. Hertil kommer konkrete minimumskrav til følgende produktkategorier: - Foldere, hæfter, magasiner/flexbind, løsblade/flyers, postkort, visitkort og plakater (delaftale 1) - Roll-ups, bannere, tog-, bus- og bilfolie samt flag (delaftale 2) - Brevpapir, kuverter m. tryk, omslag, blokke og eksamenspapir mv. (delaftale 3) Håndtering af færdige filer klar til trykning Tilbudsgiver skal kunne modtage elektronisk lagrede tekster i trykklare pdf-filer. Af tilbudslisterne i bilag 2 fremgår de opgaver, som er typiske for ordregiver. Der kan dog i aftaleperioden forekomme andre typer opgaver. Side 9 af 38

10 6. Udkast til rammeaftale Nedennævnte udkast til rammeaftale er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Udkastet til rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Rammeaftalen udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. RAMMEAFTALE om levering af trykkeriydelser (delaftale x - [produktangivelse]) mellem VIA University College Skejbyvej Risskov og University College Nordjylland Selma Lagerløfsvej Aalborg Øst ( Ordregiver ) og [Navn] [Adresse] [Adresse] [CVR NR.] ( Leverandør ) Side 10 af 38

11 1. FORMÅL OG BAGGRUND Formålet med nærværende Rammeaftale ( Kontrakten ) er at regulere forholdet mellem Ordregiveren og Leverandøren i forbindelse med Leverandørens levering af de varer og tilknyttede ydelser, der er beskrevet i Kontrakten. Kontrakten er indgået efter et afholdt EU-udbud nr. 2013/S Udover Kontraktens bestemmelser gælder Købelovens regler og anden relevant dansk lovgivning, medmindre disse regler er fraveget i Kontrakten. Kontrakten beskriver Ordregiverens og Leverandørens forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: a. Rammeaftale mellem Leverandør og Ordregiver i. Bilag 1: Kravspecifikation for trykkeriydelser ii. Bilag 2: Udfyldt tilbudsliste inklusive priser b. Ordregivers udbudsmateriale med bilag af xx.xx.2013 c. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar d. Leverandørens tilbud med bilag af xx.xx.2013 Leverandøren forpligter sig ved nærværende Kontrakt til at levere de i Kontrakten nævnte produkter og ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Ved indbyrdes modstrid mellem Kontrakten og de tilhørende bilag, har Kontrakten forrang. 2. KONTRAKTENS OMFANG Kontraktgenstanden er levering af [delaftalens produktgrupper] til Ordregiver. Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som Ordregiver løbende afgiver. Ordregiver er således ikke forpligtet til at afgive ordrer af en vis mængde. Ordregiver er forpligtet til at benytte Kontrakten ved indkøb af produkter, der er omfattet af Kontrakten. Leverandørens forpligtelser Leverandøren kan ikke afslå at levere produkter, der er omfattet af Kontrakten. Leverandøren er forpligtet til at levere bestillingen på de betingelser, der er anført i Kontrakten, og påtager sig enhver anden forpligtelse som angivet i aftalen. Særligt er Leverandøren forpligtet til mindst at levere en kvalitet som beskrevet i bilag 1 og 2. Leverandøren er forpligtet til i sin eventuelle markedsføring overfor Ordregiver og Ordregivers ansatte at gøre opmærksom på denne aftales eksistens samt alene at levere produkter og serviceydelser på de vilkår, der følger af Kontrakten. Leverandøren forpligter sig til ikke at forsøge at formå ansatte ved Ordregiver til at foretage køb af produkter, der er omfattet af Kontrakten, på andre vilkår end dem, der følger af Kontrakten, eller faktisk udføre sådanne salg, selvom salget måtte ske på opfordring eller anmodning fra en ved Ordregiver ansat person. Såfremt Leverandøren opfordres til eller anmodes om at fore- Side 11 af 38

12 tage et salg udenom denne Kontrakt, skal Leverandøren søge skriftlig godkendelse heraf ved Ordregivers indkøbsafdeling. 3. KONTRAKTPERIODE Kontrakten er gældende fra den 1. juli 2013 og indtil den 30. juni Ordregiver kan forlænge Kontrakten i op til 3x12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til Leverandøren senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører Kontrakten uden særskilt opsigelse. I tilfælde af forlængelse, jf. ovenfor, regnes en forlængelse med 12 måneder fra tidspunktet for kontraktudløb, inklusiv den ekstraordinære forlængelse, herefter udløber Kontrakten uden yderligere varsel. Leverandøren har ikke ret til at forlænge kontraktperioden. 4. BESTILLING Bestilling skal kunne foretages ved Ordregivers henvendelse til Leverandøren pr. eller gennem et elektronisk bestillingssystem. Det skal både være muligt at anvende det fællesstatslige indkøbs- og fakturahåndteringssystem, IndFak, og Leverandørens egen webshop, som frit skal kunne tilgås af Ordregiver i Kontraktens løbetid. Leverandørens webshop skal indeholde en priskalkulator, som gør det muligt at beregne den samlede pris for en konkret trykkeriydelse forud for bestilling. Ordregiver forventer at tage IndFak i brug til ordreafgivelse i Kontraktens løbetid. Derfor skal Leverandøren kunne levere e-handelsdokumenter, der overholder den til enhver tid gældende OIO-standard og de til enhver tid gældende retningslinjer vedrørende e-handel som anvist af Digitaliseringsstyrelsen og Moderniseringsstyrelsen. Ved bestilling oplyser Ordregiver det ønskede antal, format, sideantal, kvalitet og efterbehandling. Ordregiver fremsender som standard trykklar pdf-fil via bestillingssystem eller vedhæftet . Ved modtagelsen kvitterer Leverandøren for modtagelsen, og ordren igangsættes. Leverandøren stiller en fagligt kvalificeret kontaktperson person til rådighed for Ordregiver. Kontaktpersonen fungerer som sparringspartner, i det omfang Ordregiver ønsker at drøfte forskellige løsningsforslag forud for afgivelse af konkrete ordrer. 5. KONTAKT MELLEM PARTERNE Umiddelbart efter Kontraktens underskrivelse aftaler Ordregiveren og Leverandøren, hvem der er hinandens kontaktpersoner under Kontrakten. Al kommunikation vedrørende Kontraktens opfyldelse skal herefter ske via disse kontaktpersoner. 6. PRISER For bestillinger foretaget i henhold til Kontrakten gælder de i tilbudslisten (bilag 2) angivne priser for opstart og tryk samt evt. hastelevering og prøvetryk etc. Priserne er angivet i danske kroner eksklusiv moms. Alle omkostninger, gebyrer og afgifter er inkluderet i priserne på nær fragt. Ordregiver accepterer således, at Leverandøren opkræver et ekstra beløb svarende til den direkte fragtomkostning for hver leverance. Den direkte fragtom- Side 12 af 38

13 kostning defineres som den pris, Leverandøren betaler til Post Danmark eller et andet fragtfirma. Leverandøren er forpligtet til at dokumentere den direkte fragtomkostning. Ordregiver vil i mindre omfang have behov for at indkøbe andre produkter end dem, der er medtaget i tilbudslisten. De øvrige produkter inden for delaftalens produktområde afregnes til Leverandørens listepris minus den faste rabatsats på xx %, som Leverandøren har oplyst i sit tilbud af xx.xx Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er lavere end de i tilbudslisten angivne priser, skal det sikres, at Ordregiver tilbydes den laveste pris på bestillingstidspunktet. Køb til tilbuds- og kampagnepriser skal indgå i det årlige realiserede køb ved opgørelse af statistik. Denne regulering af prisen kan ske uanset bestemmelserne i afsnit 7 vedr. prisregulering. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af Kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme Ordregiver til gode. 7. PRISREGULERING Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra Kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer én gang årligt i kontraktperioden. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 1. juli 2014, og tager udgangspunkt i Danmarks Statistik Nettoprisindeks udvikling i perioden 1. juli maj Tilsvarende reguleringsformel gælder for alle produkter inden for denne Kontrakt og i hele kontraktperioden. Leverandøren kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at Kontrakten er indgået, og som bliver pålagt Leverandøren i forhold til de af Kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. I de tilfælde skal dokumentation fremsendes til Ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden og godkendes af Ordregiver, før en prisregulering kan træde i kraft. Prisregulering sker på Leverandørens foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes. Alle prisreguleringer skal meddeles Ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden, og de er betinget af Ordregivers godkendelse. Varsel om prisreguleringer skal sendes til: VIA University College - indkoeb@viauc.dk University College Nordjylland - jan@ucn.dk 8. ELEKTRONISK FAKTURERING Fakturering skal ske ved fremsendelse af elektronisk faktura, jf. lov om offentlige betalinger, og skal indeholde følgende oplysninger: Varebetegnelse og omfang Navn på institution, hvortil levering er sket Ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer Dato for levering Fakturabeløb Leverandørens CVR-nr. EAN-nr. Reference Side 13 af 38

14 Leverandøren kan ikke i forbindelse med den elektroniske fakturering opkræve gebyr eller anden form for godtgørelse. 9. BETALING Betalingsfristen er 30 dage fra modtagelse af korrekt specificeret elektronisk faktura. Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis fakturaen ikke modtages elektronisk. 10. LEVERINGSBETINGELSER Leverandøren hæfter for leverancens økonomiske indhold, indtil Ordregiver har godkendt leverancen, dvs. at der er kvitteret for modtagelsen. Der kan ikke påregnes assistance fra personale på leveringsadresserne til aflæsning og indbringning. Såfremt Ordregiver kvitterer for modtagelsen af en bestilling, vedrører denne kvittering kun det modtagne antal kolli, og den udgør således ikke en accept af leveringens overensstemmelse med bestillingen. Delleveringer accepteres ikke, med mindre Ordregiver undtagelsesvist har godkendt dette. Levering anses ikke for afsluttet, før end leveringsgennemgang af den enkelte ordre er gennemført af Ordregiver. Returnering som følge af mangler, forkerte varer og lignende af afviste varer sker for Leverandørens regning og risiko Leveringsfrist Levering til den eller de af Ordregiver anviste adresse(r) skal ske inden for de nedennævnte tidsfrister regnet fra tilbudsgivers modtagelse af trykklart materiale: Delaftale 1: 5 arbejdsdage Delaftale 2: 15 arbejdsdage Delaftale 3: 15 arbejdsdage Ordregiver har mulighed for at vælge hastelevering af ordrer på mindre end stk., dvs. levering inden for 48 timer regnet fra tilbudsgivers modtagelse af trykklart materiale, mod betaling af en merpris på [ ] kr. pr. levering, jf. tilbudslisten i bilag 2. [Gælder kun delaftale 1] 10.2 Typeeksemplarer Det er et krav, at Leverandøren fremsender et eksemplar pr. brev af hver produceret tryksag (delaftale 1, ekskl. plakater) hhv. hver type kuvert/brevpapir (delaftale 3) til Ordregiver: VIA University College, Kopicenteret, Hedeager 2, 8200 Aarhus N eller University College Nordjylland, Selma Lagerløfsvej 2, 9220 Aalborg Øst Omkostningerne til førnævnte typeeksemplarer inklusiv fragt er indeholdt i de aftalte priser, jf. tilbudslisten i bilag 2. Leverandøren kan vælge at samle eksemplarerne for en måned ad gangen og fremsende dem samlet til Ordregiver. 11. EMBALLAGE Leverandøren er ansvarlig for, at produkterne er forsvarligt pakket og emballeret til transporten under behørig hensyntagen til produktets art. Alle pakkeomkostninger er inkluderet i priserne. Side 14 af 38

15 Papemballage skal være fremstillet af genbrugsmaterialer. Der må ikke anvendes pvc, aluminium eller andre miljøskadelige plasttyper i nogen form for emballage. I øvrigt skal der ikke anvendes unødvendig meget emballage ved produkternes pakning og distribution. Leverandøren er forpligtet til at emballere tryksagerne på en sådan måde, at der både tages miljøhensyn og sikres, at varen når frem i ubeskadiget stand med intakte egenskaber. Ved skader forårsaget af utilstrækkelig emballering forbeholder Ordregiver sig ret til uden udgifter at returnere varen. Produkterne skal leveres i brugervenlige pakninger, som er lette at åbne og håndtere mm. 12. FØLGESEDDEL Leverancerne skal ledsages af en følgeseddel, der nøjagtigt angiver den aftalte leveringsadresse, herunder EAN-nummer, dato, antal og varetype. Leverandøren skal sikre behørig kvittering på følgesedlen i forbindelse med levering. 13. BONUS, GEBYRER O.L. Omsætningen som følge af denne Kontrakt må ikke gøres til genstand for udbetaling af bonus, gebyr eller lignende til tredjepart. Overtrædelse af denne bestemmelse udgør en væsentlig misligholdelse af Kontrakten. 14. STATISTIK Leverandøren skal efter anmodning og minimum to gange pr. år udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Medmindre andet er aftalt, skal statistikken indeholde detaljerede oplysninger om salget (i mængde og kr.) på varelinjeniveau, fordelt på varer, varegrupper og bestiller. Statistik skal fremsendes i elektronisk form og være kompatibelt med Microsoft Word/Excel. 15. GARANTIER For samtlige varer gælder reklamationsreglerne i Købeloven. Såfremt der i garantiperioden på 1 år efter varens levering, jf. købeloven, reklameres over for fejl og mangler ved leverede vare(r), skal der hurtigst muligt, og senest inden for 48 timer, ske omlevering uden omkostninger for Ordregiveren Mangler En mangel ved det leverede foreligger, såfremt det ikke opfylder de af Leverandøren givne kvaliteter og garantier, eller det i øvrigt ikke er eller fungerer, som Ordregiveren med føje kunne forvente på grundlag af indholdet af Kontrakten, jf. navnlig bilag 1 og Generel garanti Leverandøren garanterer, at de specificerede varer og tilknyttede ydelser opfylder alle de i Kontrakten stillede krav. Såfremt de specificerede leverancer ikke er tilstrækkelige, påhviler det Leverandøren uden yderligere betaling og uden ugrundet ophold at foretage omlevering hhv. levere sådanne yderligere leverancer, som er nødvendige for at opfylde Kontrakten. Side 15 af 38

16 16. ERSTATNINGS- OG PRODUKTANSVAR Leverandøren er erstatnings- og produktansvarlig for de leverede varer og tilknyttede ydelser i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler og produktansvarsloven. Dog er Leverandørens erstatningsansvar begrænset til den samlede kontraktsum, ligesom Leverandøren ikke kan gøres erstatningsansvarlig for indirekte tab og følgeskader. Leverandøren indestår for at have tegnet en sædvanlig forsikring, der dækker dennes produkt- og erhvervsansvar i et anerkendt forsikringsselskab. Denne forsikring skal opretholdes i hele Kontraktens løbetid, og Ordregiveren forbeholder sig ret til at afkræve Leverandøren dokumentation herfor. Manglende forsikringsdækning vil være at betragte som en væsentlig misligholdelse af Kontrakten. 17. LOVE OG MYNDIGHEDSKRAV SAMT CSR Leverandøren er forpligtet til at overholde de til enhver tid gældende love, bekendtgørelser, myndighedskrav, offentlige påbud og regulativer, som har relevans for varerne, produktionen heraf og de tilknyttede ydelser, herunder gældende miljøbeskyttelses- og arbejdsmiljøregler, samt ILO-konventioner, som Ordregiveren ifølge dansk ret er forpligtet til at overholde. Leverandøren indestår for, at varerne er produceret under forhold, der opfylder gældende lovgivning og internationale konventioner, der tager sigte på forbud mod forskelsbehandling på grund af race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, køn, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse, eller som tager sigte på at sikre etnisk ligebehandling. På Ordregiverens forlangende skal Leverandøren, uden udgifter for Ordregiveren, tilvejebringe relevant dokumentation til brug for Ordregiverens vurdering af varerne og ydelsernes overholdelse af ovenstående krav. 18. TAVSHEDSPLIGT Leverandøren og dennes personale samt eventuelle underleverandører har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de måtte blive bekendt med i forbindelse med opfyldelse af Kontrakten. 19. UNDERLEVERANDØR Eventuelle underleverandører skal opfylde samme krav som Leverandøren, og det er Leverandørens ansvar at fremsende relevant dokumentation herfor til Ordregiveren på Ordregiverens anmodning. Leverandøren hæfter for sine underleverandørers forhold på samme vis som for egne forhold. 20. MISLIGHOLDELSE Væsentlig misligholdelse af Kontrakten berettiger den anden part til at ophæve Kontrakten uden varsel, helt eller delvist efter Ordregiverens valg. I øvrigt er Leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, dog med de begrænsninger, der følger af denne Kontrakt. Side 16 af 38

17 Det anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiveren til straks at hæve Kontrakten helt eller delvist efter Ordregiverens valg, såfremt Der sælges produkter, som ikke er omfattet af denne Kontrakts vilkår/delaftalens produktområde, og som ikke er godkendte af Ordregivers indkøbsafdeling (jf. afsnit 2). Omsætning som følge af denne Kontrakt gøres til genstand for udbetaling af bonus, gebyr eller lignende til tredjepart (jf. afsnit 13). Der foretages fem mangelfulde leveringer (jf. afsnit 15.1) i løbet af en periode på seks måneder. Der mangler tilstrækkelig forsikringsdækning (jf. afsnit 16) Bod ved forsinkelse Det påhviler Leverandøren straks, når/hvis forsinkelse kan forudses, at meddele Ordregiveren dette samt i forlængelse heraf at oplyse, hvornår levering så vil kunne finde sted. Såfremt leveringsfristen (jf. afsnit 10.1) overskrides som følge af forhold, som Leverandøren hæfter for, betaler Leverandøren en dagbod på 10 % af den pågældende ordresum pr. arbejdsdags forsinkelse. I hvert tilfælde af forsinkelse er bod dog maksimeret til 50 % af den samlede ordresum Annullering af bestilling Ordregiver er berettiget til at annullere en konkret bestilling i følgende tilfælde: Forsinket levering: Leveringsfristen (jf. afsnit 10.1) overskrides med mere end fem dage. Manglende omlevering: Der foreligger fejl og mangler ved det leverede (jf. afsnit 15.1), og leverandøren undlader at foretage omlevering inden 48 timer fra modtagelsen af reklamationen Leverandørens konkurs mv. Ordregiveren kan efter skriftligt påkrav ophæve Kontrakten med øjeblikkelig virkning, såfremt Leverandøren begæres konkurs eller tages under rekonstruktionsbehandling, medmindre konkurslovens regler er til hinder herfor. Hvis konkursboet har ret til at indtræde i Kontrakten i medfør af konkursloven, skal konkursboet efter Ordregiverens henvendelse og uden ugrundet ophold give meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde. 21. TREDJEMANDSRETTIGHEDER Leverandøren indestår for, at det leverede ikke krænker andres rettigheder, herunder patenter eller ophavsrettigheder. Ordregiveren skal give Leverandøren skriftlig meddelelse, når Ordregiveren bliver opmærksom på eventuelle rettighedskrænkelser samt bistå Leverandøren under sagen i fornødent omfang. 22. FORCE MAJEURE Force majeure reguleres i overensstemmelse med dansk rets almindelige bestemmelser herom. 23. OPSIGELSE I henhold til Lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. kan Klagenævnet for Udbud i særlige tilfælde af overtrædelse af udbudsreglerne erklære en indgået kontrakt for uden virkning og Side 17 af 38

18 påbyde den kontraherende myndighed at bringe Kontrakten til ophør inden for en af klagenævnet fastsat frist. I sådanne tilfælde er Ordregiver berettiget til at opsige Kontrakten helt eller delvist med et varsel i overensstemmelse med Klagenævnet for Udbuds eller domstolenes påbud. Såfremt der i det påbud, som udstedes, er indeholdt yderligere betingelser eller krav, er Ordregiver berettiget til at videreføre disse betingelser eller krav i opsigelsen over for Leverandøren under forudsætning af, at dette er sagligt begrundet. Leverandørens eventuelle krav om erstatning eller anden form for godtgørelse som følge af, at Kontrakten erklæres uden virkning eller for påbud om ophør, herunder f.eks. omkostninger ved at efterkomme yderligere betingelser eller krav, som Ordregiver har videreført i opsigelsen, skal afgøres efter dansk rets almindelige regler. Indirekte tab erstattes ikke. Såfremt Leverandøren på tidspunktet for kontraktindgåelse havde eller burde have haft kendskab til de faktiske og/eller retlige omstændigheder, som bevirker, at Kontrakten erklæres uden virkning, kan Leverandøren ikke over for Ordregiver rejse krav om erstatning eller anden form for godtgørelse. 24. TVIST Alle tvister skal så vidt muligt løses i mindelighed mellem Ordregiveren og Leverandøren. Tvister, der udspringer af denne Kontrakt, og som ikke kan løses i mindelighed, skal indbringes for Byretten i Aarhus som værneting i første instans. 25. KONTRAKTINDGÅELSE Nærværende Kontrakt indgås ved parternes underskrift heraf. Dato: Dato: For Leverandøren: For Ordregiver: Side 18 af 38

19 Bilag 1 - Kravspecifikation for trykkeriydelser 1. Terminologi Minimumskrav Ordregivers minimumskrav skal opfyldes af tilbudsgiveren. Tilbudsgiveren kan således ikke fravige det i minimumskravene anførte. 2. Generelt om kravspecifikationen Kravspecifikationen er struktureret således: I kravspecifikationens første del er angivet et generisk minimumskrav, miljøkrav samt nogle generelle krav, som omfatter samtlige tryksager på de tre delaftaler. I kravspecifikationens anden del er de specifikke produkttyper på de tre delaftaler beskrevet, og der er stillet minimumskrav til disse. 3. Generisk minimumskrav til samtlige tryksager De af udbuddet omfattede produkter skal besidde de egenskaber og være produceret i overensstemmelse med en sådan hensyntagen til miljø og natur, herunder ved anvendelse af en sådan miljøvenlig teknologi, som må betegnes som standard på salgstidspunktet. Alle tryksager skal fremstå i en kvalitet, der afspejler professionshøjskolernes profil som professionelle organisationer, og kvaliteten skal overholde branchens standarder for godt kvalitetsarbejde. Nedenstående kategorier angiver, hvilke minimumskrav til produkternes egenskaber, som ovenstående beskrivelse svarer til. 4. Miljø Papir Minimumskrav til klorfrit papir Det er et minimumskrav, at papir er elementært klorfrit (ECP-papir) eller totalt klorfrit (TCFpapir). Alle papirprodukter, der lever op til kriterierne i Svanen, Blomsten eller lignende miljømærker, anses for at overholde minimumskravet. Minimumskrav til lovligt træ og/eller genbrugstræ Det er et minimumskrav, at papir er fremstillet af dokumenterbart lovligt træ og/eller genbrugstræ/genbrugsfibre. Minimumskrav til bæredygtigt træ og/eller genbrugstræ Det er et minimumskrav, at papir er fremstillet af mindst 70 pct. bæredygtigt træ og/eller genbrugstræ/genbrugsfibre. Andelen beregnes pr. produktgruppe og som gennemsnit for de produktionslinjer, hvorfra de enkelte papirprodukter stammer. Leverandører, der sikrer, at der ikke sælges større andele fra en produktionslinje som enten bæredygtigt træ eller genbrugstræ/genbrugsfibre, end der er medgået til produktionen, kan medregne de solgte andele fuldt ud som bæredygtigt træ og/eller genbrugstræ/genbrugsfibre. Plastdele Minimumskrav til PVC Det er et minimumskrav, at tryksagerne eller deres emballage så vidt muligt er PVC-fri. Hvor det ikke er teknisk muligt at finde et erstatningsmateriale, skal plastmaterialet være uden indhold Side 19 af 38

20 af følgende ftalater: di(2-ethylhexyl)ftalat (DEHP), dibutylftalat (DBP), butylbensylftalat (BBP), diisodecylftalat (DIDP), di-isononylftalat (DINP) og dinoctylftalat (DNOP). Farve, blæk, toner og lak Minimumskrav til lak Det er et minimumskrav, at lak er uden flygtige, organiske opløsningsmidler. Minimumskrav til trykfarve, blæk og toner Det er et minimumskrav, at farvestofferne i hhv. trykfarve, blæk og toner samlet set ikke indeholder mere end 100 ppm af følgende tungmetaller: Kadmium, kviksølv, bly og hexavalent krom. Minimumskrav til flygtige organiske forbindelser Det er et minimumskrav, at indholdet af VOC (flygtige organiske forbindelser) i trykfarve, lak, toner og blæk ikke overstiger 10 kg VOC/ton papir. Lim Minimumskrav til ftalater Det er et minimumskrav, at lim ikke indeholder følgende ftalater: Estere af 1, 2 Benzendicarboxylsyre, di(2-ethylhexyl)ftalat (DEHP), dibutylftalat (DBP) og butylbensylftalat (BBP). Minimumskrav til parfume Det er et minimumskrav, at lim er uden indhold af parfume. Minimumskrav til organiske opløsningsmidler Det er et minimumskrav, at lim er uden indhold af organiske opløsningsmidler. Minimumskrav til flygtige, organiske forbindelser Det er et minimumskrav, at indholdet af VOC (flygtige organiske forbindelser) i lim ikke overstiger 10 kg VOC/ton papir. Kemikalier mv. Minimumskrav til miljøfarlige kemikalier Det er et minimumskrav, at kemikalier i lim, trykfarve, lak, toner og blæk ikke er klassificeret som miljøfarlige med en eller flere af følgende risikosætninger: R50, R53, R50/53, R52/53, R51/53 og R59, jf. krav til Svanemærkning af Trykkerier version 4.3. Minimumskrav til sundhedsskadelige kemikalier Det er et minimumskrav, at kemikalier i lim, trykfarve, lak, toner og blæk ikke er klassificeret som sundhedsskadelige med en eller flere af følgende risikosætninger: R40, R45, R49, R60, R61, R62, R63, R46, R68, R23, R24, R25, R48, R26, R27, R28 eller R39, jf. krav 1.2 i bilag 1 til Svanemærkning af Trykkerier version 4.3. Minimumskrav til svanekrav 1.3 Det er et minimumskrav, at kemikalier i lim, trykfarve, lak, toner og blæk ikke er tilsat EDTA og/eller dets salte, NTA og eller dets salte, LAS, natrium- eller caliciumhypochlorit, PFOSrelaterede stoffer, alkylfenol og/eller derivater af disse eller hormonforstyrrende ftalater, jf. krav 1.3 i bilag 1 til Svanemærkning af Trykkerier version 4.3. Side 20 af 38