Interview med Coloplast Morten Bæhr Nielsen & Birger

Transkript

1 Interview med Coloplast Morten Bæhr Nielsen & Birger Stillingstitel: Baggrund: Overordnede arbejdsområder: Køb/salg af ejendomme. Hvilken afdeling sidder du i?: FM M 2 der forvaltes: fordelt på 4 lokaliteter med i alt 30 bygninger. De er ejet af Coloplast Ejendomme. Ca. 50 % er kontor og administrationsarealer Organisationen: Vi har et ejendomsselskab som ejer alle bygningerne hvor Coloplast A/S er den eneste lejer. Coloplast A/S betaler en husleje til Coloplast Ejendomme. Der er lige knap mennesker i kontor og administration. Årsagen til at vi ejer bygningerne selv er bl.a. historisk og så må det også være af finansielle grunde, uden at jeg kan forklare det nærmere. For os i ejendomsselskabet er det faktisk mere besværligt fordi leverandørerne roder rundt i regningerne og navne osv. Strategiplan: I 2009 besluttede vi os for at skille os af med de lejede arealer. Vi havde også mange mennesker til at sidde mange forskellige steder, på op til 13 lokaliteter. Det fungerede ikke optimer ift. at have en virksomhed. Folk følte sig også isoleret. Så folk ønskede at det blev samlet og vi ønskede at skille os af med lokaler. IT- værktøj: Alle vores ejendomme er registreret i AutoCAD. Vi har et andet program hvor vi har alle vores ejendommes opmålt i, sorteret ud på rumkategorier. Det er et lavt deltaljeringsniveau. Vi bruger det til at få overblik over hvor mange m 2 vi har i en bygning, så er vi fri for at måle op i AutoCAD manuelt hver gang. Der kan opstå tvivl hos den der måler op i AutoCAD om hvilke arealer der skal med i beregningen. Med det andet værktøj kan vi nemmere sortere i rumkategorier og bygninger osv. Det er et system der er udviklet af en konsulent vi har tilknyttet. Det er ham der holder vores tegninger opdateret. Vi er dog ikke helt opdateret på det her med dataudtræk. Vi kan rette i tegninger med x- ref og den slags, men når det kommer til det mere avancerede så er vi altså ikke skarpe nok. Vi bruger det for lidt. Vi har en der holder alle vores tegninger vedlige ift. ændringer i bygningerne. Der er krav fra diverse

2 sundhedsmyndigheder om at vores tegningsgrundlag også er opdateret og valideret. Sådan er det når man har med den branche at gøre. Vi har ikke noget system til forvaltning af arealerne. Arealer: Hos os inkludere vi storrumskontorer, cellekontorer, toiletter, gangarealer, mødelokaler, kopirum det høre alt sammen med til kontorarealer. Måden hvorpå vi disponere vores arealer det er på det er ud fra tegninger og så vores egen forståelse for hvad de enkelte afdelinger laver af aktiviteter. I samarbejde med de enkelte afdelinger finder vi ud af hvordan vi skal indrette de her kontorer. Vi har selvfølgelig et om mål at få så mange ind i et rum som muligt og vi tæt på at ramme arbejdstilsynets mål for hvor meget gulvplads der skal være pr. medarbejder. Vi gør det alene ud fra tegninger, vi har ikke noget arealdisponeringssystem. Desværre, men vi mener heller ikke at vi har brug for det. Arbejdsmetoder: I Coloplast arbejder folk meget mere projektorienteret nu og det har givet nogle udfordringer ift. at skaffe lokaler der kan passe til det. Folk sidder ikke på deres plads. I nogle afdelinger vil de ansatte vil gerne have 2-3 arbejdspladser, hvis de kunne få lov til det. Sådan er det ikke i økonomiafdelingen, men hvis man ser på udviklingsafdelingen der har de helt andre krav. Der er forskellige interesser. Kommunikation: Ifm. arealforvaltning så kommunikere vi med brugerne af arealerne og med ledelsen når de skal have et beslutningsgrundlag. Det gælder også ledelsen af de forskellige afdelinger når de gerne vil kunne sammenligne med de øvrige afdelinger f.eks. omkring m 2 pr. person. Grundlaget for det materiale vi levere overfor beslutningstagerne det kommer bl.a. fra ønsker og funktionskrav fra brugerne. Så generere vi selv noget datagrundlag ud fra de faktiske forhold som vi kan se i vores system. Hvis vi laver nogle ændringer så kommunikere vi også det ud til medarbejderne i de forskellige afdelinger. Små ændringer i indretningen kan godt foregå brugeren ejendomskontoren, men så snart vi begynder at skulle lave om i organisationen og lave storrumskontorer så ender det her hos Morten. Han laver et oplæg til hvordan indretningen kunne være. Når det er godkendt i afdelingerne så bliver det givet videre til ejendomskontoret som skal effektuere det. Fordi at vi i Coloplast Ejendomme ejer alt inventar og den slags så er det os der tager beslutningen om indretningerne. Det har været sådan førhen at beslutningerne om indretning og rådigheden over inventar lå hos afdelingerne, men der lå udgifterne også på et helt andet plan. Derudover fik vi et hav af møbler tilovers. Hvordan vil vi karakterisere et areal: Det er defineret ud fra den funktion det kan opfylde. Man kan godt udfordre et bestemt område og så sige at det har flere forskellige funktioner. Arealer er: En udgift: Det har jeg ikke så meget fokus på.

3 Det kan være en ressource: Ja, jeg ser det mere som en ressource Det er rammen for en aktivitet: Ja Noget man har krav på: Det er noget der er nødvendigt for at man kan udfylde sin arbejdsfunktion. Hvad indebære arealforvaltning for jeres afdeling: Det indebære at vi skal sørge for at få de arealer vi nu har til at passe med de funktioner som organisationen ønsker. Og holde arealerne fleksible. Vi laver meget om hele tiden så det vigtigt at arealer, lige meget hvem vi laver dem til, altid egne sig til anden brug. Der altid en anden bruger på et senere tidspunkt. Hvilke behov for informationer har i for at kunne udføre arealforvaltning: Vi skal have overblik over hvilke arealer vi har og hvad de kan bruges til. Det er nemt, der kan vi ikke i vores system. Vi skal også vide noget om hvad er behovet ude i afdelingerne. Det er svært. Vi skal vide noget om hvad er udviklingen i afdelingerne, ansætter de eller fyre de og hvad forventer de i at gøre i fremtiden. Det er ret svært for de ved det knap nok selv. Vi ved tit meget om organisationsændringer også lang tid før andre, fordi det er vi nød til at vide noget om. Vi er også nød til at vide noget hvilken type arbejde der foregår de forskellige steder. Er det stillesiddende, er det projektarbejde, er det udvikling. Vi skal også vide hvor der evt. er tomme m 2. Klassifikation Vi inddeler efter funktionen i lokalerne. Vi har ikke tilknyttet egenskabsdata til rum. Kun i vores booking system. Der har vi klassificeret vores mødelokaler, både med kapaciteten, størrelsen. Det eneste egenskabsdata vi har på vores tegninger i autocad, det er antal arbejdspladser der er. Det er en block der hedder arbejdsplads. Autocad tæller bare hvor mange blocke der er. Vi har ikke brug for yderligere egenskabsdata for som du kan så er tegningen ikke opdateret. Vi får det heller ikke opdateret fordi vi prioritere det anderledes. For os er det lettere at printe en tegning ud og så se om det stadig stemmer overens med de faktiske forhold ved at gå ud i lokalerne. Det kunne måske være sjovt at se f.eks. hvad kapaciteten er på et ventilationsanlæg og lign. ift. de mennesker der er i lokalet, men vi får det ikke opdateret. Det er en kæmpe opgave at vedligeholde data. Hvis vi skal flytte et par 100 mennesker i forskellige områder, så tager det ikke lang tid at få opdateret tegningerne for de områder så vi ved lige hvor mange de er hvor henne. Det har været en stor omvæltning da vi gik fra cellekontorer til storrumskontorer men folk har vænnet sig til det. Vi opfordre altid de ansatte til at give udtryk for hvilke behov og ønsker de hvis vi skal flytte rundt. Så tager de også bedre imod den nye indretning. Men der vil nok altid være nogen der bare ikke kan sidde i et storrumskontor. Dem prøver vi så at gøre noget for. Vi har lavet nogle tællinger hvor vi talte 2 gange om dagen i 2 uger. Vi kiggede alle steder hvor der kunne opholde sig personer. Vi fandt ud af at i nogle afdelinger der sidder folk der meget og andre afdelinger der er der aldrig nogen. Konklusionen var at 25 % sidder på deres arbejdsplads % havde slet ikke været der den dag. Alle de sofamiljøer vi havde de blev aldrig brugt, så det gider vi ikke spilde mere plads på. Vi brugte det til at argumenter for hvordan pladsen skulle udnyttes fremadrettet. Vi ville gerne have forsøgt med delearbejdsplads hvor medarbejderne deler skrive borde, men der er vi ikke noget til endnu. Vi er ikke klar til det endnu.

4 De folk der sidder i udviklingsafdelingen de roder helt vildt, og de har brug for at rode. For dem kan det være svært at skulle rydde op så der er plads til at en anden kan bruge bordet. Hvilke info indsamlede i om AUG: I den udregning vi lavede der indsamlede vi kun information om belægningen, var folk på deres arbejdsplads eller var de ikke. Vi kunne ikke sige noget om hvor de var henne hvis ikke de var på deres plads. Vi kunne havde spurgt den enkelte person. Hvis vi skulle regne AUG helt optimalt ud så ville vi lægge mere vægt på hvad den enkelte person rent faktisk foretog sig i et givent tidsrum og ikke så meget hvor langt tid de har været i et bestemt lokale. Vi vil gerne vide noget om hvor mange timer bruger i ansatte på en form for arbejde og hvor mange timer bruger de på en anden form for arbejde, altså tiden der går til aktiviteterne. Det ville fortælle os noget om de behov der er og skabe et behovsgrundlag for os. Det kunne også hjælpe os til at adfærdsregulere på bestemte tidspunkter hvis det var nødvendigt. Sådan som vi har gjort så kommer vi ikke til at vide noget om de behov der er. Men det er nok også et uoverskueligt projekt at give sig i kast med og uoverskuelige datamængder man får ud af det. Vi har faktisk reguleret spisetiderne for folk fordi vi har haft mange produktionsmedarbejdere herude, for at der ikke kommer overbelægning i kantinen. Brutto/nettoforhold: Vi har kun brugt det til at konstatere at når man har cellekontorer så har man mere spild plads. Det er det eneste. Vi har lavet mange cellekontorer om til storrumskontorer. Hos os gik der omkring 16 brutto m 2 pr. medarbejder til cellekontorer og det kunne vi få ned på 8-10 brutto m 2 pr. medarbejder. IT- system Resen. Det er bare et opmålingsværktøj på rumkategorier. Vi har ingen databaser. Vi arbejder med booking i Outlook, men vi har ikke noget tillægssystem der kan styre sammenlægninger af rum, så det kører sideløbende. Men Outlook er umiddelbart fint for os, det dækker vores behov. Vi kan ikke se om lokalerne faktisk bliver brugt, vi kan kun se om det er booket. Vi kan ikke se hvad der skal foregå, med mindre at folk skriver det i emnefeltet ved bookningen. Vi står selv for tegningsgrundlaget. Hvis der skal ske ændringer i bygningsmassen så er der ikke nogen der må lave noget om uden at det går forbi et ejendomskontor som minimum. Projektlederen der står ombygningen har så ansvaret for at informere den CAD ansvarlige som så retter tegningerne. Vi kunne godt tænke os at få overblik over om et mødelokale skal anvendes til eksterne gæster eller ej. Det er fordi at lokalerne er anderledes når det er til eksterne gæster. Vi kunne godt tænke os en form for elektronisk mødeskiltning ved døren hvor man kunne se om folk var mødt op, hvem der kommer, hvis der ikke sidder nogen i lokalet så mister vedkommende der har booket, lokalet. Det kunne også være smart hvis man kunne se om lokalet var booket, men fordi det står tomt af en eller anden årsag, så må man gerne tage det. Vi arbejder ikke med intern husleje ift. at booke lokaler. Det er for omfattende synes vi. Det er ikke relevant for os at vide i et IT- system hvilket inventar, udstyr, teknologi eller andet der er tilgængelig i de forskellige lokaler. De data skal bare holdes ved lige. Vi ville ikke få det brugt. Vores behov for at kunne håndtere arealforvaltning bliver fint dækket at de IT- systemer vi har allerede. Vi har dog heller ikke rigtig kendskab til os meget andet. Vi savner ikke noget. Hvis vi var nye så ville man måske være lidt bekymret eller ville måske ikke kunne overskue det hele, men vi kender alle rum, vi har det hele i

5 hovedet. Det kan selvfølgelig være rigtig godt at dokumenterer, men at skulle drive et system der hele tiden skulle være klar til at der kom nogle nye det er for omfattende. Vi rejser jo ikke alle sammen på en gang. Det er ikke værd at bruge krudt på flere systemer. Vi er ikke så meget til alt for meget IT. Jeg tror ikke engang at smartere IT- systemer vil kunne effektivisere vores proces, fordi der er så meget menneskelig interaktion. Man skal jo huske at data skal vedligeholdes. Når vi skal flytte rundt på folk så handler det rigtig meget om kommunikation og forhandling. Det er noget af det sjoveste. Vi er meget fokuseret på at optimere hver enkelt m 2 og vi har fokus generelt at optimere driften. Vi vil meget gerne tage de lavt hængende frugter også globalt. Det gælder også huslejekontrakter osv. Bare fordi virksomheden tjener penge betyder det ikke at man ikke skal gå op i at omkostningsbevist. Vi gik 357 mio. til 307 mio. globalt set på FM omkostninger. 50 mio. er gode at have til andre formål. Det er et holdningsspørgsmål. Vi er sparsommelige fra ende til anden fordi vi har fokus på at penge er meget bedre givet ud til at udvikle forretningen og aktionærerne vil også gerne have nogle penge. Det er fornuftigt at have stor fokus på den største udgift ift. 1:5:200 princippet, men det betyder ikke at man ikke skal have fokus på de øvrige. Procedure for ændringer: Det kommer måske en meddelelse om en organisationsændring. Det resultere måske i at der mangler nogle pladser et sted. Så tager vi fat i et af ejendomskontorerne, for de kender den nuværende situation og ved om der lige er nogle ledige arealer et sted, samt hvad er der af ønsker og kritiske emner vi skal tage med i overvejelserne. Det kunne f.eks. være at en afdeling har nået smertegrænsen for hvor tæt de kan sidde. Derefter går vi i gang med et puslespil og ser på hvordan vi kan flytte rund på folk. Det foregår manuelt, måske på baggrund af nogle indretningsplaner og så for vi tegnet nogle eksempler. Derefter tager vi fat i de folk der har beslutningskompetencer og forhandler med dem og til sidst får go/no go fra dem. Når vi så er ved at være der så udnævner afdelingslederne nogle flyttekoordinatorer, som skal stå for flytningerne ude i afdelingerne. Vi overgiver processen til en hos ejendomskontoret, med kontaktoplysninger til flyttekoordinatorerne. På ejendomskontoret begynder de at planlægge flytningerne og får optalt møbler og inventar. Processen ender med at der bliver flyttet i et par weekender og så står tingene klar når de ansatte møder mandag morgen. Overvejer i de aktiver, bruger og tiden aktiviteterne tager, ifm. planlægningen af indretningerne? Vi kommer med indretningsmuligheder og så kommer brugerne gerne med kommentarer, så det er en forhandling. Hvor meget kan i presse m 2 ned og samtidig sikre en god effektivitet og tilfredshed blandet de ansatte? Vi har presset m 2 pr. medarbejder utrolig langt ned. Længere end vi havde forestillet os var muligt og længere end vi havde mål for. Det der sker er at folk vender sig til det. Men hvis du spørger folk der sidder i et cellekontor om det kan lade sig gøre at presse m 2 pr. medarbejder så langt ned så vil de jo side nej. For det meste så ender det med at fungere. Det interessere mig ikke hvad andre virksomheder bruger at penge på drift, det er ikke mit fokusområde. Jeg kigger på hvordan jeg kan gøre det bedre her i virksomheden.