Videregivelse af oplysninger om fratrådte. medarbejdere. Eversheds HR Team Juli Videregivelse af oplysninger om fratrådte

Transkript

1 Eversheds HR Team Juli Videregivelse af oplysninger om fratrådte medarbejdere 2 Vidste du at 5 Datahjørnet 6 Hvem er vi Contacts For further information, please contact your usual Eversheds contact or Catrine Søndergaard Byrne Associate / Head of Employment and Data Law team / Attorney-at-Law catrinesondergaardbyrne@evershed s.com For a full list of our offices and contact details please visit Videregivelse af oplysninger om fratrådte medarbejdere Højesteret har i en nylig afsagt dom truffet afgørelse vedrørende arbejdsgiveres udveksling af personoplysninger. Sagen opstod, da en kvinde i forbindelse med en ansættelsessamtale hos Kommune B gav samtykke til, at B måtte indhente referenceoplysninger hos hendes tidligere arbejdsgiver, Kommune C. I forbindelse med samtykket gav kvinden udtryk for, at årsagen til, at hun var blevet afskediget fra C, formentlig skyldtes en længere sygemelding. Da en medarbejder fra B telefonisk kontaktede C og gjorde opmærksom på tilladelsen til at indhente referencer, blev B samtidig med oplysningerne om årsagen til afskedigelsen også gjort opmærksom på, at C mistænkte kvinden for at have et alkoholmisbrug. Kvinden blev efterfølgende meddelt afslag på stillingsansøgningen. Uenighed blandt de behandlende instanser Blandt de tre behandlende instanser var der uenighed om, hvilke regelsæt der fandt anvendelse. Østre Landsret fandt, at oplysninger om en mistanke om et alkoholmisbrug er en helbredsoplysning omfattet af helbredsoplysningsloven. Af Landsretten blev både B og C derfor hver dømt til at skulle betale kr. i godtgørelse. Heroverfor fandt Højesteret, at formålet samt indholdet i helbredsoplysningsloven taler imod en fortolkning af begrebet helbredsoplysninger, så det også omfatter oplysninger om misbrug af nydelsesmidler, herunder alkohol. På baggrund heraf fandt Højesteret, at helbredsoplysningsloven ikke fandt anvendelse på den konkrete sag. Højesteret valgte i stedet at foretage en vurdering af, hvorvidt persondataloven fandt anvendelse. Hertil bemærkede Retten, at kvindens tidligere arbejdsgiver, C, i forbindelse med to sygefraværssamtaler havde gjort sig notater om samtalerne på et almindeligt tekstbehandlingssystem, hvorfor notaterne fandtes omfattet af persondataloven. Højesteret lagde endvidere til grund, at oplysningerne på tidspunktet for videregivelsen fortsat blev behandlet i elektronisk form i Kommunen, hvorfor det ikke havde betydning, at oplysningerne blev givet ud fra en medarbejders hukommelse. Alkoholmisbrug kan være en følsom personoplysning En oplysning om en persons alkoholmisbrug eller en mistanke herom findes som udgangspunkt at være omfattet af begrebet helbredsmæssige forhold som nævnt i persondataloven 7, også kaldet følsomme oplysninger. Af persondataloven fremgår at videregivelse af følsomme oplysninger blandt andet kan ske med den pågældende persons udtrykkelige samtykke. Et samtykke er i loven defineret som en frivillig, specifik og informeret 1

2 viljestilkendegivelse, hvilket indebærer, at personen har tilstrækkelig information til at kunne vurdere, hvorvidt samtykke bør meddeles. I den konkrete sag fandt Højesteret, at et ikke nærmere specificeret samtykke til at indhente referenceoplysninger hos en tidligere arbejdsgiver ikke kan give adgang til at videregive følsomme oplysninger, som omfattet af persondataloven. Henset til oplysningernes karakter samt det forhold, at kvinden flere gange overfor den tidligere arbejdsgiver havde bestridt at have et alkoholmisbrug, fandt Højesteret, at det af kvinden meddelte samtykke ikke levede op til kravene i persondataloven, hvorfor videregivelsen var i strid hermed. På baggrund heraf blev C efter erstatningsansvarslovens bestemmelse om tort dømt til at betale en godtgørelse på kr. til kvinden. Bemærkning Eversheds bemærker, at arbejdsgivere generelt skal være forsigtige med at videregive samt udveksle visse typer af personoplysninger, også selvom der foreligger samtykke fra den pågældende. Vidste du at det kan være i strid med en konkurrenceklausul at hjælpe en ven? En tidligere medejer hjalp en konkurrerende virksomhed, hvilket han måtte bøde SEK for - også selvom han ikke fik noget honorar herfor. Det er helt normalt for medejere af en virksomhed i forbindelse med overdragelse af virksomheden at underskrive en konkurrenceklausul, der forbyder vedkommende at hjælpe konkurrerende virksomheder i en periode efter overdragelsen. En sådan klausul valgte en medejer dog at ignorere i denne afgørelse fra Sø- & Handelsretten. En tidligere virksomhedsmedejer skrev følgende mail til en fabrik i Indien:...I send you drawings of a number of standard terms. Verner want you to examine these and see if you will be able to copy them. Den tidligere medejer afsendte mailen 1 år og 9 måneder efter, han havde solgt sin andel af en dansk stilladsvirksomhed. Mailen havnede ved en fejl hos medejerens tidligere virksomhed, som blev rystet. Foruden at indeholde tegninger og tekniske specifikationer var mailen også sendt fra virksomhedens største konkurrent. Den tidligere medejers handling var en klar overtrædelse af den 2-årige konkurrenceklausul, medejeren havde underskrevet i forbindelse med salget. Den tidligere medejer, der tillige havde tilføjet nogle oplysninger til mailen, var uenig i, at han havde handlet i strid med konkurrenceklausulen. Han havde sendt mailen på vegne af en ven, der var ude at rejse, og havde tilmed ikke fået noget honorar herfor. Han påpegede desuden, at konkurrenceklausulen næsten var udløbet. Sø- & Handelsretten var af den opfattelse, at den tidligere medejers handling var i strid med konkurrenceklausulen. Retten lagde vægt på, at den tidligere medejer burde have vidst, at der var tale om bistand til en konkurrerende virksomhed. Det havde i den forbindelse ingen betydning, hvorvidt han fik et honorar herfor. På baggrund heraf, samt ifølge konkurrenceklausulen, skulle den tidligere medejer betale en konventionalbod på SEK Afgørelsen illustrerer, at en handling kan anses for værende i strid med en konkurrenceklausul, selvom vedkommende der foretager den, ikke opnår et honorar herfor. 2

3 det kan være berettiget af afskedige en medarbejder, som misbruger sin arbejdstelefon? En kommunes afskedigelse af en medarbejder, der dels havde misbrugt sin arbejdstelefon uden for arbejdstiden, dels var sigtet for blufærdighedskrænkelse, var berettiget. Sagen vedrørte en medarbejder, der var ansat som integrationsmedarbejder i en kommune. Kommunen blev af politiet orienteret om, at medarbejderen var blevet sigtet for blufærdighedskrænkelse, samt at man ønskede at undersøge den mobiltelefon, som kommunen havde udleveret til medarbejderen til brug for arbejdet. Kommunen blev i den forbindelse opmærksom på, at medarbejderen havde benyttet mobiltelefonen i betydeligt omfang såvel under ferie som efter arbejdstid. Kommunen opsagde derefter medarbejderen. Medarbejderen fandt opsigelsen urimelig, idet han ikke var blevet gjort bekendt med nogen retningslinjer for brug af arbejdstelefonen. Endvidere var medarbejderen af den opfattelse, at kommunen ikke kunne bruge sigtelsen for blufærdighedskrænkelse som begrundelse for en saglig afskedigelse. Byretten gav medarbejderen medhold og kom således frem til, at hverken medarbejderens private brug af arbejdstelefonen eller sigtelsen for blufærdighedskrænkelse kunne begrunde en saglig afskedigelse. Landsretten var også af den opfattelse, at sigtelsen for blufærdighedskrænkelse ikke kunne danne grundlag for en saglig afskedigelse af medarbejderen, idet den ikke havde nogen forbindelse til medarbejderens job. Derimod kom Landsretten frem til, at kommunen var berettiget til at afskedige medarbejderen henset til medarbejderens uforholdsmæssige store brug af arbejdstelefonen uden for arbejdstiden. På baggrund heraf frifandt Landsretten kommunen for medarbejderens krav om godtgørelse efter funktionærlovens 2 b. Afgørelsen illustrerer, at afskedigelse begrundet i uretmæssig og overdrevent forbrug af en arbejdstelefon er berettiget, selvom arbejdsgiveren ikke på forhånd har udstedt overordnede retningslinjer for brugen heraf. Ønsker man som arbejdsgiver at undgå usikkerheden omkring brugen af arbejdstelefon eller andre arbejdsredskaber, kan det således stærkt anbefales på forhånd at udstede retningslinjer herfor. det kan være i strid med ligebehandlingsloven, at afskedige en medarbejder op til 6 måneder efter, at vedkommende er kommet tilbage fra barsel? En kvindelig medarbejder (A) gik i september 2008 på barselsorlov med forventet tilbagekomst i januar Det var aftalt, at A i løbet af barselsperioden skulle arbejde delvist hjemmefra, hvorfor der ikke blev ansat en barselsvikar. Kort efter fødslen blev A s 5-årige søn alvorlig syg, og A informerede arbejdsgiveren om, at hun ikke forventede at komme tilbage efter endt barsel som oprindeligt planlagt, og at hun ønskede at forblive på orlov. Det blev herefter aftalt, at A kunne holde 6 måneders ulønnet orlov i forlængelse af barselsorloven således, at hun skulle komme tilbage på arbejde 12. juli Som følge af, at A skulle være på orlov indtil juli, fastansatte virksomheden en anden (B) til at varetage A s opgaver samt nogle yderligere ledelsesmæssige opgaver. A blev ved et møde i december 2008 informeret om, at den afdeling, hun var ansat i, ville blive slået sammen med en anden af virksomhedens afdelinger. Omstruktureringen ville efter det oplyste ikke få indflydelse på A s titel og ansættelsesvilkår, men hun skulle dog fremover referere til en anden. 3

4 Der blev ved fastansættelsen af B ikke taget stilling til A s placering i den nye struktur. Først i forbindelse med et møde i starten af juni 2009, efter at A havde tilkendegivet at ville vende tilbage på arbejde, blev der taget endelig stilling til den fremtidige struktur. Dette indebar, at der ikke længere var behov for A, hvorfor hun på mødet blev forelagt en fratrædelsesaftale. Da A ikke ønskede at tiltræde aftalen, blev hun opsagt den 30. juni. På baggrund af det oplyste fandt Retten i Glostrup, at A var blevet opsagt inden sin tilbagekomst til arbejdspladsen efter endt orlov, og at fastansættelsen af B, idet B i sin nye stilling varetog A s funktion, resulterede i, at der var udøvet forskelsbehandling i strid med ligebehandlingsloven. Retten tillagde det endvidere ikke betydning, at der gik 4-5 måneder fra ophør af barselsorloven, til der blev truffet endelig beslutning om A s fremtid i virksomheden. Da A i overensstemmelse med reglen om delt bevisbyrde i ligebehandlingsloven havde påvist faktiske omstændigheder, og da virksomheden ikke havde ført tilstrækkeligt bevis for, at opsigelsen ikke delvist var begrundet i barselsorloven, blev A tilkendt en godtgørelse svarende til 9 måneders løn. Sagen illustrerer, at arbejdsgivere generelt skal være påpasselige med at afskedige medarbejdere, der for nylig er vendt tilbage efter barsel, og at der ikke er nogen entydig grænse for, hvornår en sådan medarbejder ikke længere er beskyttet af den særlige bevisbyrderegel i ligebehandlingsloven. Generelt kan det dog siges, at jo længere tid der går, des mindre bliver beskyttelsen. Det bemærkes, at sagen er anket til landsretten. at Højesteret netop har udtalt, at funktionærlovens 21 ikke er til hinder for, at arbejdsgivere og funktionærer kan aftale kortere varsler ved væsentlige ændringer af funktionærens ansættelsesvilkår? Den 20. juni 2011 afsagde Højesteret dom i en sag, hvor arbejdsgiver og medarbejder havde lavet en aftale om lønnedgang med øjeblikkelig virkning. Funktionærlovens 21 fastslår, at lovens bestemmelser ikke kan fraviges til ugunst for funktionæren. Tidligere var opfattelsen derfor, at 21 var til hinder for aftaler, hvor funktionæren gav afkald på sine lovsikrede rettigheder. Sådanne aftaler var som udgangspunkt ugyldige og kunne ikke påberåbes af arbejdsgiveren. Såfremt det blev vurderet, at funktionæren opnåede en mindst lige så god retsstilling ved aftalen, kunne sådanne aftaler i særlige tilfælde indgås. Med Højesterets afgørelse er der nu skabt mere klarhed omkring anvendelsen af funktionærlovens 21. Fire ud af Højesterets fem dommere udtalte, at [ ] 21 efter vores opfattelse ikke [er] til hinder for, at parterne indgår aftale om, at en lønnedsættelse eller en anden væsentlig ændring af ansættelsesvilkårene skal træde i kraft straks eller i øvrigt på et tidligere tidspunkt end det, til hvilket opsigelse kunne være sket, selv om en ensidig ændring af ansættelsesvilkårene fra arbejdsgiverens side skulle være sket med det for opsigelse gældende varsel. Højesteret bemærkede i den forbindelse, at en sådan aftale efter omstændighederne vil kunne sidesættes efter aftalelovens 36 samt læren om bristede forudsætninger. Dommen fastslår, at arbejdsgivere og funktionærer kan aftale, at væsentlige ændringer af ansættelsesforholdet træder i kraft med et kortere varsel en funktionærens opsigelsesvarsel. Man skal dog være opmærksom på, at sådanne aftaler stadig vil være underlagt aftalelovens 36 samt læren om bristede forudsætninger. 4

5 Datahjørnet Retningslinjer for arbejdsgiveres adgang til tidligere medarbejderes Grundet den øgede fokus på persondataret samt en større sagstilgang har Datatilsynet for nylig udstedt retningslinjer for arbejdsgiveres adgang til tidligere medarbejderes s. Retningslinjerne indebærer blandt andet, at en fratrådt medarbejders konto kun må holdes åben i en kort periode, at kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere bør have adgang til kontoen, at kontoen alene må bruges til at modtage mails - private mails tilhørende den fratrådte medarbejder må dog gerne videresendes til vedkommende - og at persondatalovens regler, herunder oplysningspligt og retten til indsigt, overholdes. Med afsæt i retningslinjerne bør arbejdsgivere opdatere deres nuværende IT politik med henblik på at skabe klare linjer for alle i virksomheden. Indsamling og brug af lokaliseringsdata bør kræve samtykke Kan du som arbejdsgiver spore placeringen af virksomhedens biler samt ansatte? Med henblik på at nedbringe skader og forsikringsomkostninger er GPS er samt andre systemer, som kan spore placeringen og på anden vis indsamle information om firmabiler, blevet mere og mere udbredte. Sådanne informationer er, ifølge en ny udtalelse fra Artikel 29-gruppen (bestående af en repræsentant fra hver af de databekyttelsesretlige myndigheder i EU), personoplysninger, hvorfor særlige regler gælder. Af udtalelsen fremgår endvidere, at arbejdsgiveren forud for sporingen bør have opnået et frivilligt, specifikt og informeret samtykke fra medarbejderen til hvert af de formål, som indsamlingen af data medfører. Artikel 29-gruppen fremhæver dog, at samtykke fra en medarbejder ofte ikke er helt frivilligt, hvorfor hjemlen til at indsamle oplysningerne skal findes andetsteds. Således skal arbejdsgiveren forud for implementeringen af sporings-systemet blandt andet vurdere, om det rent faktisk er nødvendigt at kunne spore virksomhedens medarbejdere og biler og ligeledes, om der kunne være andre lignende tiltag, som ville være mindre indgribende. 5

6 Hvem er vi Catrine Søndergaard Byrne, Head of Employment and Data Law Catrine er i spidsen for Eversheds HR og Data -afdeling i København, hvor hun tiltrådte i januar Hun har i en lang årrække specialiseret sig inden for arbejds- og ansættelsesretten. Catrine yder rådgivning til danske og udenlandske klienter vedrørende alle aspekter af såvel kollektiv som individuel arbejds- og ansættelsesret. Dette vedrører blandt andet indgåelse af ansættelsesaftaler herunder direktørkontrakter, udarbejdelse og tilpasning af konkurrence- og kundeklausuler, rådgivning i forbindelse med outsourcing, bonus og incitamentsprogrammer, individuelle og kollektive opsigelser, fratrædelsesaftaler, arbejds- og opholdstilladelser, lønmodtageres retsstilling i tilfælde af virksomhedsoverdragelser, overenskomstrelaterede spørgsmål og anden generel rådgivning om ansættelses- og arbejdsretlige forhold. Derudover beskæftiger Catrine sig med rådgivning i forbindelse med retssager, samt spørgsmål relateret til persondatalovgivningen, såsom udarbejdelse og godkendelse af whistleblower ordninger og godkendelser af personaleadministrationen hos Datatilsynet. Catrine har desuden stor erfaring med undervisning på forskellige ansættelsesretlige kurser, særligt inden for barsels- og orlovsreglerne, feriereglerne samt sygedagpengereglerne. t: e: catrinesondergaardbyrne@eversheds.com Natasia Maria Lange, advokatfuldmægtig Natasia Maria Lange er advokatfuldmægtig i vores afdeling for ansættelses- og databeskyttelsesret. Natasia yder rådgivning til danske og udenlandske klienter vedrørende alle aspekter af såvel kollektiv som individuel arbejds- og ansættelsesret. Derudover beskæftiger Natasia sig med rådgivning relateret til persondatabeskyttelsesret. Dette omfatter overførsler af personoplysninger, whistleblower hotlines, sikkerkedsforanstaltninger samt andre persondataretlige relaterede emner. Natasia har endvidere erfaring med rådgivning af østeuropæiske klienter med interesse for det danske marked, idet Natasia er født i Rusland og taler flydende russisk. Disse klienter kan med stor fordel drage nytte af Natasias kendskab til det danske retssystem. Natasia er cand.jur. fra Københavns Universitet og har studeret ved the University of Nottingham i England. t: e: natasiamarialange@eversheds.com 6

7 Maja Krarup, advokatfuldmægtig Maja er advokatfuldmægtig i vores afdeling for ansættelsesog databeskyttelsesret. Maja arbejder med alle aspekter af arbejds- og ansættelsesret og rådgiver såvel danske som udenlandske virksomheder. Maja har særlig erfaring med at rådgive klienter om individuelle ansættelsesvilkår samt forhold vedrørende konkurrence-, kunde- og medarbejderklausuler. Maja rådgiver tillige om databeskyttelsesret, hvilket hun har stor erfaring med. Dette omfatter overførsler af personoplysninger, whistleblower hotlines, sikkerkedsforanstaltninger samt andre persondataretlige relaterede emner. Maja er Cand. Jur. fra Københavns Universitet. t: e: majakrarup@eversheds.com Louise Siggaard Jensen, advokatfuldmægtig Louise er advokatfuldmægtig i vores afdeling for arbejdsog databeskyttelsesret såvel som vores Competition, Compliance & Regulatory team. t: e: louisejensen@eversheds.com Louise er specialiseret inden for individuel arbejdsret og rådgiver danske såvel som internationale klienter. Derudover beskæftiger hun sig med markedsføringsret og konkurrencerettens forskellige aspekter. Louise er cand.jur. fra Københavns Universitet og har studeret ved the University of Edinburgh. This briefing is correct as at 7 april It is intended as general guidance and is not a substitute for detailed advice in specific circumstances. Your information will be held by Eversheds Advokataktieselskab ( Eversheds ), in accordance with the Lov om behandling af personoplysninger and added to our marketing databases. It may be used for internal statistic analysis, to fulfil any requests from you for further information and services and, unless you have asked us not to, to contact you about other services or events offered by Eversheds or our associated offices (some of which are outside the EEA), but we will only allow their use f for the purposes mentioned above. We may also transfer your details to any successor to our business (or a relevant part of it). An up to date list of our associated offices and their locations can be found on our website at This privacy statement applies to all information that we hold about you. If you do not want your information to be used in this way or your information is incorrect, please contact Maiken Thorsson by writing to Eversheds, Østergade 27, DK-1100 København K or send an to maikenthorsson@eversheds.com. Alternatively call and we will assist you with your queries. Eversheds Advokataktieselskab