Eversheds HR Briefing 25. august Whistleblower-ordninger - Datatilsynets vejledning. Har I en ulovlig whistleblower hotline?

Transkript

1 Briefing Eversheds HR Briefing 25. august Baggrund 2 Briefingens indhold 2 Hvilke oplysninger vil Datatilsynet acceptere? 2 Har jeres virksomhed en ulovlig ordning/personalepolitik? 3 Eversheds HR Group Kontaktinformation Eversheds Advokataktieselskab Østergade 27 DK-1100 København K t: f: Whistleblower-ordninger - Datatilsynets vejledning Har I en ulovlig whistleblower hotline? Går jeres personalepolitik for vidt? Baggrund Datatilsynet er for nylig kommet med en vejledning om fremgangsmåden i forbindelse med anmeldelse af en whistleblower-ordning. Vejledningen giver virksomhederne en rettesnor for, hvordan persondatalovens regler skal fortolkes, og dermed hvordan virksomhedernes skal indrette deres hotlines eller systemer, for at de er i overensstemmelse med lovgivningen på området. Selv om whistleblowing er et relativt nyt fænomen i Danmark, har Datatilsynets vejledning for mange virksomheders vedkommende været længe ventet. Dette skyldes, at whistleblowing langt fra er en nyhed i udlandet. Især i USA har man i lang tid benyttet whistleblowing, som delvist blev gjort lovpligtig efter Enron-skandalen ved indførelse af SOX-lovgivningen (Sarbanes Oxley Act). Vi har mærket en stigende interesse inden for området. Dels pga. henvendelser fra vores amerikanske klienter, som i høj grad efterspørger etablering af whistleblower hotlines i Danmark for at overholde SOXlovgivningen. Men også fra danske erhvervsklienter, som er ivrige for at tilbyde medarbejderne et system, hvor virksomheden "fanger" flere uregelmæssigheder end ellers, og hvor medarbejderne ikke skal frygte repressalier fra kollegaer, som de anmelder for mistanke om uregelmæssigheder. Man har i medierne de seneste dage kunnet læse, at der indtil videre er godt 30 virksomheder, som har anmeldt, og som venter på at få Datatilsynets tilladelse til etablering af en whistleblower-ordning. To virksomheder har allerede fået den krævede tilladelse. En anden årsag til, at mange nu læser vejledningen med interesse, er, at det indtil nu, rent lovgivningsmæssigt, har været tvivlsomt, hvad retsstillingen på området har været. Med vejledningen har Datatilsynet nu slået fast, hvad der fremover skal være gældende. 1

2 Briefingens indhold Vi har valgt at lave to Briefings vedrørende vejledningen, da den efter vores mening indholdsmæssigt omhandler to interessante emner. Den første briefing omhandler, hvilke typer af oplysninger virksomheden kan behandle. Den anden briefing vil behandle, hvordan virksomheden finder ud af, hvem der skal være dataansvarlig henholdsvis databehandler for de indrapporterede oplysninger. Hvilke oplysninger vil Datatilsynet acceptere? Af Datatilsynet anmeldelsesvejledning fremgår det, at de ordninger, der kan godkendes, først og fremmest er målrettet økonomisk kriminalitet, miljøforurening og meget grove enkeltpersonsager, såsom seksuelle overgreb og vold. Datatilsynet har hermed valgt at anlægge en forholdsvis snæver fortolkning af, hvilke oplysninger der må behandles. Vejledningen angiver, at det især er oplysninger om strafbare forhold/økonomisk kriminalitet, som er kerneområdet for lovlige whistleblower-ordninger. Dette må ses i sammenhæng med, at mange internationale virksomheder er omfattet af den amerikanske SOX-lovgivning. De er hermed forpligtede til at oprette systemer, så medarbejdere kan indberette mistanke om uregelmæssigheder på områder som for eksempel revision og regnskabsføring. I Danmark findes der ikke tilsvarende bestemmelser om indberetning. Imidlertid er mange internationale datterselskaber i Danmark reguleret af SOX-lovgivningen via deres amerikanske moderselskab. Oplysninger om enkeltpersonsager af "blødere karakter vil ikke kunne behandles i en whistleblower-ordning. Datatilsynet har nemlig vurderet, at disse forseelser ikke er alvorlige nok. For eksempel vil en ordning, hvor medarbejderne opfordres til at indberette om diskrimination og chikane på arbejdspladsen, ikke kunne tillades, da de falder under Datatilsynets væsentlighedsgrænse. Dette på trods af, at virksomheden ved oprettelse af ordningen alene har forsøgt at sikre sine medarbejdere en diskriminationsog chikanefri arbejdsplads - hvilket virksomheden er forpligtet til i henhold til den danske diskriminationslovgivning. På det punkt kunne Datatilsynet - efter vores opfattelse - godt have sat ambitionsniveauet lidt højere. Vi ved fra vores internationale klienter og netværk, at man i udlandet har indført lignende systemer, som også har til formål at beskytte medarbejderne mod diskrimination og mobning, og at der er en generel tilfredshed blandt virksomheder og medarbejdere med disse bredere ordninger. At Datatilsynet har valgt at sætte grænsen for, hvilke oplysninger der kan indberettes, forholdsvist lavt betyder, at man nu går glip af en unik chance for at give arbejdsgiveren mulighed for at bruge et værktøj, som er velegnet til at sikre en højere grad af medarbejderbeskyttelse. Har jeres virksomhed en ulovlig ordning/personalepolitik? Mange danske virksomheders eksisterende whistleblower-ordninger er måske ulovlige. Tilsvarende vil også kunne gælde mere traditionelle personalepolitikker, som bestemmer, hvordan medarbejdere skal forholde sig i tilfælde af, at han/hun konstaterer ulovligheder på arbejdspladsen, føler sig chikaneret etc. 2

3 Vi vil som følge af vejledningen opfordre virksomhederne til at gennemgå deres whistleblower- og andre personaleadministrative ordninger for at se, om der skulle være tale om behandling af oplysninger, ud over hvad Datatilsynet finder acceptabelt. Dette er anbefalelsesværdigt ikke mindst af hensyn til medarbejderne. For en nok så velment, men ulovlig ordning vil betyde, at medarbejdernes rettigheder potentielt kan være krænkede, fordi virksomheden med sin ordning går længere, end den må. I den forbindelse er det relevant at være opmærksom på to ting. Først og fremmest skal der foretages en vurdering af, om virksomhedens ordning kræver Datatilsynets tilladelse. Dernæst skal det undersøges, hvorvidt de pågældende oplysninger, som skal indberettes, kan siges at være af tilstrækkelig alvorlig/væsentlig karakter. Viser det sig, at ordningen kræver Datatilsynets tilladelse, men at de pågældende oplysninger ligger uden for, hvad Datatilsynet kan acceptere, må virksomheden som alt overvejende hovedregel ændre sin ordning/politik for dermed at lovliggøre den og senere opnå tilladelse til ordningen. En whistleblower-ordning, som indholdsmæssigt ligger inden for de af Datatilsynet opsatte grænser, og som kræver tilladelse, skal anmeldes til Datatilsynet via en anmeldelsesblanket, som findes på tilsynets hjemmeside. Sagsbehandlingstiden for en anmeldelse tager op til fem måneder. Opnås en tilladelse fra Datatilsynet ikke, før en ordning tages i brug, eller går en uanmeldt ordning videre, end Datatilsynet vil tillade, kan det som udgangspunkt sanktioneres med bøde eller i yderste tilfælde fængselsstraf. Whistleblower-ordninger får i disse dage meget medieomtale, og det vil naturligvis ikke kun være virksomhedsledere, der interesserer sig herfor. Medarbejdere, fagforeninger mv. vil også have en naturlig interesse i ordningerne og vil formegentligt gå langt for at sikre, at medarbejdere på virksomhederne får en tilstrækkelig integritetsbeskyttelse. Eversheds HR Group Hans Juhler, partner Hans har igennem en lang årrække specialiseret sig inden for arbejds- og ansættelsesret og er anerkendt som en af de førende eksperter inden for området. Hans leder Eversheds HRafdeling i København. Hans viden og erfaring dækker stort set alle ansættelsesretlige aspekter. Han rådgiver blandt andet i forbindelse med etablering af ansættelsesforhold (herunder direktøransættelser), overenskomstforhandlinger, anvendelse af udenlandsk arbejdskraft, individuelle afskedigelser, masseafskedigelser, outsourcing, ophør af direktøransættelser samt pensionsforhold. Hans har betydelig erfaring med førelse af retssager, både ved de almindelige domstole, faglig voldgift, afskedigelsesnævn og arbejdsretten, ligesom han deltager i retsmægling. Desuden er Hans regelmæssigt udpeget som voldgiftsdommer. Hans har møderet for Højesteret. Hans er uddannet på Københavns universitet. Efterfølgende var han blandt andet i en lang periode leder af ansættelsesretsafdelingen i advokatfirmaet Poul Schmith/Kammeradvokaten, som er statens faste advokatforbindelse. Hans har stor undervisningskompetence. Han har tidligere undervist i blandt andet procesret på Københavns Universitet og i ansættelsesret på Advokatrådets fuldmægtiguddannelse. Hans er regelmæssig underviser på ansættelsesretlige kurser. 3

4 Hans er omtalt i The Legal 500 og i the Guide to the World's Leading Labour & Employment Lawyers Hans er også anerkendt i Chambers Europe 2009 blandt de førende inden for sit område. t: e: hansjuhler@eversheds.com Jakob Karlsen, associate Jakob rådgiver private arbejdsgivere inden for alle dele af arbejds- og ansættelsesretten, og Jakob har betydelig erfaring inden for retssagsbehandling samt rådgivning i forbindelse med virksomhedsoverdragelser. Derudover beskæftiger Jakob sig med direktørforhold, masseafskedigelser, ansættelsesretlige problemstillinger i forbindelse med indgåelse og fortolkning af overenskomster, ligebehandlingssager, aktiebaserede incitamentsordninger, udarbejdelse af compliance programmer samt almen ansættelsesretlig rådgivning. Endvidere har Jakob rådgivet en række større virksomheder i persondataretlige spørgsmål. Jakob er uddannet fra Københavns Universitet, har møderet for landsret og var i perioden januar - marts 2007 konstitueret landsdommer ved Østre Landsret. t: e: jakobkarlsen@eversheds.com Sanne Bech, advokat Sanne er advokat i Eversheds HR-team. Hun beskæftiger sig med de fleste aspekter af arbejds- og ansættelsesretten med hovedvægten på rådgivning af danske og udenlandske virksomheder. Sanne rådgiver således om traditionelle funktionærretlige spørgsmål, såsom fortolkning af ansættelseskontrakter, afskedigelser og forhandling af fratrædelsesaftaler, ligesom hun rådgiver om direktørers ansættelsesforhold, herunder kunde- og konkurrenceklausuler. Sanne har særlig erfaring inden for kollektiv arbejdsret og rådgiver således både om overenskomstkonflikter, overenskomstindgåelse og overenskomstimplementeret lovgivning (for eksempel masseafskedigelse). Sanne har desuden særlig erfaring med rådgivning vedrørende arbejdsretlige informations- og forhandlingsforpligtelser, herunder i virksomhedsoverdragelsessituationer. Derudover har hun særlig erfaring med udstationeringsforhold samt arbejds- og opholdstilladelser og rådgiver således for eksempel udenlandske virksomheder om udstationering af medarbejdere til Danmark. Sanne er desuden forfatter og medforfatter af en række juridiske artikler og udgivelser. t: e: sannebech@eversheds.com 4

5 Susanne Stougaard, advokatfuldmægtig Susanne beskæftiger sig med kollektiv og individuel arbejds- og ansættelsesret med hovedvægten på rådgivning af virksomheder, såvel danske som udenlandske. Susanne har særlig erfaring med rådgivning om indgåelse af ansættelseskontrakter, ophør af ansættelsesforhold herunder masseafskedigelser, databeskyttelse samt arbejds- og opholdstilladelser. Derudover har Susanne erfaring med forhandling og indgåelse af direktørkontrakter, herunder kundeog konkurrenceklausuler og fratrædelsesaftaler. Susanne er medforfatter på "EU & International Employment Law" (Jordan Publishing 2008) og "Employment Law In Europe" (Tottle Publishing 2009), hvor hun har bidraget kapitlerne om dansk ansættelsesret samt på artiklen "Finanskrisen - reduktion i medarbejderstab et nødvendigt onde", udgivet i fagbladet Biotek, Diagnostik. Susanne har under sin studietid været ansat som medlemsrådgiver i arbejdsgiverforeningerne Dansk Erhverv og HTS-A (Handel, Transport og Service). Susanne blev cand.jur. i januar 2008 fra Københavns Universitet. Hun har tillige studeret ved Katholieke Universiteit Leuven, Belgien. t: e: susannestougaard@eversheds.com Fozia Jabbar, advokatfuldmægtig t: e: foziajabbar@eversheds.com Your information will be held by Eversheds Advokataktieselskab ( Eversheds ), in accordance with the Lov om behandling af personoplysninger and added to our marketing databases. It may be used for internal statistic analysis, to fulfil any requests from you for further information and services and, unless you have asked us not to, to contact you about other services or events offered by Eversheds or our associated offices (some of which are outside the EEA), but we will only allow their use for the purposes mentioned above. We may also transfer your details to any successor to our business (or a relevant part of it). An up to date list of our associated offices and their locations can be found on our website at This privacy statement applies to all information that we hold about you. If you do not want your information to be used in this way or your information is incorrect, please contact Malene Vig Hjarnaa by writing to Eversheds, Østergade 27, DK-1100 København K or send an to malenevighjarnaa@eversheds.com. Alternatively call and we will assist you with your queries. 5