Spørgsmål & Svar. Udbud af finansiel leasingramme til Region Syddanmark

Transkript

1 Udbudsmateriale Udbud af finansiel leasingramme til 1 Spørgsmål & Svar Udbud af finansiel leasingramme til Regionen har modtaget nedenstående spørgsmål vedr. udbudsmaterialet. Spørgsmålene, der er anonymiseret, samt de tilhørende svar, er anført nedenfor. Nr. Spørgsmål Svar Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 6/ Udbudsmateriale 1 Aftalegrundlaget er bl.a. oplyst til at være ABL 95 fra Finans og Leasing. Den nyeste version af ABL 95 er ABL 95 3 udgave Det bedes oplyst om det er denne udgave som vil være aftalematerialet? Ja Udbudsmateriale Det er oplyst, at såfremt der er uoverensstemmelser mellem ABL 95 og udbudsbetingelserne, har udbudsbetingelserne fortrinsret. Såfremt tilbudsgivers specielle supplerende vilkår til ABL 95 indeholder betingelser som er mere fordelagtig/ gunstig for regionen, vil regionen efter vurdering så frafalde dette krav? Nej, udbudsbetingelserne har fortrinsret Økonomisk og finansiel kapacitet Regionen ønsker vedlagt de seneste 2 års reviderede og godkendte regnskaber. Regionen for løbende tilsendt [Tilbudsgivers] regnskaber som endvidere er offentliggjort på [Tilbudsgivers] hjemmeside.

2 Udbudsmateriale Udbud af finansiel leasingramme til 2 Vil regionen frafalde kravet om fremsendelse af regnskab såfremt disse tidligere er fremsendt til regionen samtidig med at de er offentliggjort på [Tilbudsgivers] hjemmeside? Nej Teknisk og / eller faglig kapacitet Regionen ønsker fremsendt en referenceliste for tilsvarende leverancer. 4 Hovedparten af vores kunder (kommuner og regioner) ønsker ikke at vi videregiver oplysning om vores kundeforhold. I forbindelse med afgivelse af tilbud som dette, vedlægger vi normalt derfor alene et Danmarks kort over de kommuner og regioner der har igangværende leasingaftaler med [Tilbudsgiver] Vil regionen betragte en sådan oversigt som fyldestgørende? Nej, Tilbudsgiver bedes fremsende en referenceliste, jf Regionen ønsker at modtage et underskrevet originaleksemplar i papirform. Regionen ønsker endvidere 1 stk. USB-nøgle indeholdende det samlede tilbud, samt yderligere eksemplar i papirformat. Kravet i punkt 1.10 fastholdes. 5 I udbudsmaterialets punkt 1.3 oplyses at al kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver skal foregå via dansk ! Da langt hovedparten at vores kommunikation med vores kunder i dag foregå elektronisk via m.v. skal vi opfordre regionen til, at det stillede krav om fremsendelse af tilbud i papirformat bilagt USB nøgle m.v. ændres, således at tilbudsmaterialet inklusiv bilag, accepteres fremsendt elektronisk via mail i en låst underskrevet pdf

3 Udbudsmateriale Udbud af finansiel leasingramme til 3 fil Forbehold og alternative tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud og tilbudsgiver er alene berettiget til at afgive ét tilbud. Der tillades ikke alternative tilbud. Med baggrund i vores erfaringer med lignende kommunale og regionale udbud skal vi opfordre regionen til at åbne mulighed for afgivelse af supplerende tilbud med baggrund i anden basisrente end Cibor 12 måneds renten. 6 Opfordringen til at give tilbudsgiver mulighed for at kunne afgive tilbud med anden basisrente, skal ses med baggrund i, at det efter vores bedste overbevisning vil give tilbudsgiver mulighed for at kunne tilbyde en for regionen mere attraktiv og billigere variabel forrentning end den ønskede basisrente baseret på Cibor 12 måneds renten. Samme forhold gør sig gælden for så vidt angår basisrenten i leasingsaftalens oparbejdningsperiode. Her ønsker regionen et tilbud med baggrund i Cibor 1 månedsrenten. Til regionens orientering kan oplyses, at [Tilbudsgiver] p.t. ikke har større leasingarrangementer med hverken regioner eller kommuner hvor finansieringsrenten er fastsat med basis i Cibor 12 månedsrenten. Årsagen til dette er som nævnt at [Tilbudsgiver] p.t. tilbyder en alternativ basisrente som er mere attraktiv for vores kunder. Den alternative basisrente vi kan tilbyde, er endvidere identisk med både tidligere og igangværende leasingaftaler med regionen.

4 Udbudsmateriale Udbud af finansiel leasingramme til Udbuddets genstand og form Regionen oplyser, at leasingaftalen etableres med en symmetrisk (ens ydelser) ydelsesprofil på 5 år. Det fremgår ikke af udbudsmaterialet hvorledes og hvor meget udstyrets restværdi skal fastsættes til ved aftaleudløb. Udstyret restværdi kan først endeligt fastsættes, når sammensætningen af det ønskede leasede udstyr kendes. Ved leasingperiodens udløb beholder leasingselskabet udstyret eller alternativt kan leaser på anfordring være forpligtet til at anvise en køber af udstyret til en nærmere fastsat markedsværdi. Regionen bedes oplyse om størrelsen af den forventede restværdi ved aftaleudløb. Samtidig bedes oplyst, om restværdien skal være indeholdt i den ønskede ydelsesprofil? Regionen forligtes til at anvise en køber af udstyret. Regionen forudsætter, at restværdien indregnes i femte års ydelse Udbuddets genstand og form 1.17 Tildelingskriterier med underkriterier Kontraktbilag 2. Der er umiddelbart ikke sammenhæng i regionens udbudsbetingelse for så vidt angår indkøbsperiode, rentefastsættelse og ydelsesbetaling. Indkøbsperioden er oplyst til udløb Rentefastsættelse er fastsat til altså 15 dage før indkøbsperiodens afslutning og Regionen kan tilslutte sig spørgers opfordring om at ændre rentefastsættelsesdatoen til den 15. i måneden forud for betaling af ydelsen mv.

5 Udbudsmateriale Udbud af finansiel leasingramme til 5 således på et tidspunkt hvor det samlede indkøb ikke kendes! Leasingydelsen skal opkræves helårligt forud den 15. maj i året efter indkøbsperioden! Regionen ønsker en rentefastsættelse med baggrund i Cibor 12 måneds rente mens aftalens ydelsesperiode starter 5,5 måneder efter rentefastsættesen. Den samlede renteperiodes varighed bliver herefter 17,5 måneder og ikke 12 måneder. Det er derfor ikke umiddelbart uden konsekvens for aftalerenten m.v. at imødekomme dette ønske. Den endelige rente Cibor 12 + aftalt tillæg/fradrag kan først fastsættes når indkøbsperioden er afsluttet og i forbindelse med aftalestart. Regionen vil endvidere skulle betale oparbejdningsrente i perioden 1. januar til ydelsesbetalingen 1. juni. Regionen opfordres til at ændre rentefastsættelsesdatoen til den 15. ende i måneden forud for betaling af ydelsen, Samtidig opfordres regionen til at mindske perioden (enten ved forkortelse eller forlængelse) fra indkøbsperiodens afslutning og indtil ydelsesopkrævning. Herved vil regionen tillige spare udgifter til udlægsrente. Eksempelvis: Indkøbsperioden slut Rentefastsættelse 15. februar i året efter indkøbsperioden afslutning. 1. ste ydelsesbetaling 1. marts. ( se endvidere ABL 95 om ydelsesbetaling m.v.) 9

6 Udbudsmateriale Udbud af finansiel leasingramme til Økonomi (renter og omkostninger) Se svaret vedrørende spørgsmål 6. Kontraktbilag 2. Se bemærkninger omkring alternativ tilbud og alternativ rente i vores spørgsmål til punkt 1.14 Forbehold og alternative tilbud. 10 Kontraktbilag 1 Mindstekrav Regionen har oplistet en række mindstekrav som skal opfyldes i aftaleperioden. Da den ønskede løbende leasingadministration af aftalen herunder rammestyring, krav om adgang til egne leasingdata, månedlige kontoudtog, årsopgørelser m.v. kræver en ikke ubetydelig administration og udbygget administrationssystem for at kunne opfylde de stillede krav opfordres regionen til at tildele opfyldelsen af disse krav en vægt i afgørelsen af valg af leverandør. Af udbudsmaterialet fremgår det alene at det er tillæg/fradrag til den ønskede basisrente som vægtes i forbindelse med tildelingen af ordren. Mindstekrav fastholdes.