Referat af bestyrelsesmøde i Vejlby Hus onsdag den 20. januar 2016.

Transkript

1 Side 1 Referat af bestyrelsesmøde i Vejlby Hus onsdag den 20. januar Mødedeltagere: Lise Lone og Johnny Afbud: Ole. Pkt. 1. Valg af ordstyrer: Lone. Pkt. 2. Valg af referent: Johnny Pkt. 3. Godkendelse og prioritering af dagsorden: Godkendt / dog udgår Pkt. 10. Kunstfernisering. Pkt. 4. Godkendelse af referat af den 8. dec.: Godkendt. Pkt. 5. Nyt fra Lone: Pkt. 6. Nyt fra Lise: 1. (a) Det depositum der betales ved bookning af selskabslokalet i Vejlby Hus vil fremover ikke blive tilbagebetalt til lejer af selskabslokalet hvis afmelding sker for sent. Dette indskrives i bookingbekræftelsen og på hjemmesiden af Lone der er ansvarlig for udlejning af selskabslokalet i Vejlby Hus. 2. (b) Lone havde taget kontakt til Lene i administrationen angående telefonpenge. For at høre omkring telefonpenge i andre af boligforeningens bestyrelser. Der har ved et tidligere møde i bestyrelsen været samtale omkring telefonpenge. Derfor denne kontakt til Lene. Bestyrelsen besluttede enstemmigt - at vi fremover ønsker telefonpenge fordeling sådan, at vi fastholder et telefonbeløb på 1000 kr. til den samlede bestyrelse. På vegne af bestyrelsen tager Lone kontakt til Lene Administrationen om dette. 3. (c) Lone orienterede om de to udflytninger der er sket siden sidste bestyrelsesmøde. 1 udflytning er internt i Vejlby Hus. Den anden udflytning/ indflytning er eksternt. 1. (a) Lise har haft en dialog med Anders omkring bestyrelsens ønske om at få Vejlby Hus træer beskåret dette er også efter ønske fra Vejlby Hus lejere Dette blev en klar aftale ved sidste Havevandringsmøde med Varmemester Anders. Dette er desværre ikke blevet udført på nuværende tidspunkt. Grundet; at træerne er ikke blevet beskåret er efter Varmemester Anders udtalelse: Fordi de træmænd der tidligere var tilknyttet boligforeningen ikke arbejder i boligforeningens regi mere.

2 Side 2 Dette finder bestyrelsen er under al kritik. Bestyrelsen v/ Lone vil nu fremsende et brev ang. bestyrelsens ønske træbeskæring til varmemester Anders. 2. (b) Lise talte om eventuel opdatering af Vejlby Hus legeredskaber, samt om ny grundigere orientering vedrørende Vejlby Hus legeredskaber ud til Vejlby Hus lejere. Her måske også med oversættelse til andet sprog. Dette punkt tages op ved næste bestyrelsesmøde (C) Lise fortalte om de problemer der er med vaskemaskinerne og tørretumblerne i vaskehuset. Bestyrelsen finder at der alt for ofte er noget galt med maskinerne i vores vaskehus. Dette er til stor irritation for vores lejere. Ligeledes gennemgik bestyrelsen grundigt de udgifter der er forbundet med, at få maskinerne repareret. Dette er meget kostbart. Bestyrelsen kan se der bliver brugt ret mange penge på udførelserne af reparationer på disse maskiner. Bestyrelsen tager en snak med administrationen om dette for at se på muligheden for en bedre økonomisk løsning på dette vaskemaskine problem. Det er måske på tide, at vi får udskiftet disse maskiner til nye mere driftssikre og miljøvenlige samt sikre at vores lejere får forbedret kvaliteten af deres tøjvask. Lone tager på bestyrelsens vegne kontakt til administrationen. 4. Lise sørger for, at varmemester Anders uddeler klare plastposer til nye lejere. (Mht. til fremtidig procedurer ved velkomst af nye indflyttere dette tager bestyrelsen med Anders ved næste havevandringsmøde). Dette skal på et punkt ved næste bestyrelsesmøde. Her også til brug ved næste Havevandringsmøde. I forlængelse af ovenstående blev bestyrelsen enige om at genoptage arbejdet med en velkomstpakke til nye lejere fra afdelingsbestyrelsen. Dette tages med som arbejdspunkt på dagsseminar i efteråret jf. nedenstående 5. Lise talte om et evt. debatindlæg omkring hvilke værdier bestyrelsen / lejerne i Vejlby Hus skal vægtes relateret ligestilling i mellem lejeboliger og ejerboliger. Det skal være tiltrækkende for alle at bo i en lejebolig. Bestyrelsen vedtog enstemmigt, da dette har vores store interesse. Derfor går vi i gang med forberedelsen af et sådan tiltag. Ingen tvivl om, at dette bliver meget spændende. Johnny kom med at forslag omkring, at vi i bestyrelsen afholder et dagsseminar hvor vi arbejder grundigt og vedvarende med dette spændende tiltag. Da vi alle er meget travle folk arrangerer vi dette i efteråret. Foreløbigt indhold: Debatindlæg om almene lejeboligers rolle i det danske samfund nu og i fremtiden og debatmøde med spændende dygtige personligheder. Pkt. 7. Nyt fra Johnny: 1. Med hensyn til telefonpengene. Vi vil fremover fastholde et telefonbeløb på 1000 kr. til den samlede bestyrelse. Disse 1000 kr. fordeles ligeligt i mellem bestyrelsen. Lone tager kontakt til administrationen (Lene) om dette. Bestyrelsen ønsker ikke at belaste afdelingens rådighedsbeløb med telefonpenge. Derfor denne nedsættelse af beløbet. 1 Velkomstpakke til nye lejere i Vejlby Hus. Pkt. til næste dagsorden. Samt legeredskaber og skriv om dette.

3 Side 3 2. Med hensyn til gavekort. Som besluttet ved bestyrelsesmødet i start januar 2015 gives der et gavekort til bestyrelsesmedlemmer med ekstra arbejde: udlejning af selskabslokale & kontakt til varmemester. Dette bliver effektueret for første gang i Der skal forberedes til et møde med Bjarne omkring renoveringen: Indhold på mødet: Tilgængelighed og intern oprykningsret til fordel for egne lejere i Vejlby Hus. Samt forløbet under arbejdet med udarbejdelse af helhedsplan for Vejlby Hus, herunder det fremtidige samarbejde og dialog. Johnny laver udkast til dagsorden og bilag. Johnny sender udkast til resten af bestyrelsen som skal godkende og komme med kommentarer. Derefter sendes skrivelsen videre til Bjarne Vissing. Pkt. 8. Madstafetten/ fællesspisning procedurer og retningslinjer: Lise har haft et møde med Marianne Narvsted angående Madstafetten. Lise har lavet invitationen, som bliver hængt op i vores udhængsskabe efter, at opslag om Nytårstaflet har hængt der lidt. Invitationen uddeles efter nytårstaflet. Madstafetten skal køre helt i sig selv. Det bliver skiftende folk/ lejere i Vejlby Hus der står for madlavningen. Dog vil Lise lave invitationerne efter madgruppens egne anvisninger. Afdelings økonomi må ikke belastes af dette spændende projekt. Madstafetten skal selv sikre økonomien ved dette tiltag. Festlokalet skal afleveres rent og i fin stand efter fællesspisningen. Der udleveres lokale procedurer til hver madlavningsgruppe. godkendes af Johnny og Lone. Lise fabrikerer sådan en skrivelse, som først skal Der skal bookes hos Lone hver gang festlokalet skal bruges til Madstafetten. Ligesom de sædvanlige regler for lån af festlokalet skal overholdes. Nøgle udleveres ved Lone. Festlokalet lånes gratis Bestyrelsen ønsker rigtig god arbejdslyst og fornøjelse til alle der deltager i Madstafetten! Pkt. 9. Nytårstaflet: Følgende blev besluttet relateret nytårstaflet Dato for nytårstaflet er den 13. februar 2016 kl Tema: Valentines dag. Kærlighed og venskab. 3. Bestyrelsen ønsker at give vores lejere en dejlig overraskelse: Et musisk indslag i starten af nytårstaflet. Nemlig fællessang ved Svend og nogle af Svends sangvenner. Dette tiltag må tage en lille halv time. Med skiftevis sang fra Svend og venner og fællessang. Lise spørger Svend om dette er noget han vil være med til. (Svend er medlem af sangkoret i Vejlby og et sangkor inde i city). 4. Maden skal bestå af brændende kærlighed + salat. En lækker dessert: chokoladekage med flydende chokolade. Lone tager kontakt til Freelancekokken for at høre om god pris og levering. 5. Spisetiden bliver 1 ½ time. dette er ca. 2 timer med underholdning v/ Svend.

4 Side 4 6. Der indkøbes vin + øl + vand efter tilmeldings færdiggørelse. 7. Der indkøbes vingaver til sangerne. 8. Lone ser på Valentines pynt på nettet. Fremvises for resten af bestyrelsen inden køb. Vi er jo alle nysgerrige. Smiler. 9. Johnny er ansvarlig for tilmeldingerne og deltagerbetaling. 10. Lone Lise - og Johnny køber ind i fællesskab til festen når deltagerantal foreligger. 11. Der bliver i år ikke banko spil. Bestyrelsen har ændret til pakkespil. 12. Alle gæster skal købe en gave til kr. stk. Til uddeling ved pakkespillet. 13. Egenbetalingen gøres op når vi kender priserne på alt og kender deltager antallet. 14. Det er meget vigtigt, at sidste frist for tilmelding og betaling sker præcist på den dato bestyrelsen sætter. Efter sidste tilmeldingsfrist kan man ikke tilmelde sig til festen. Der lukkes for tilmeldinger. 15. Invitationen laves af Lone ligesom invitationen kopieres på kontoret. Uddeles. Ekstra fra Johnny: skal vi ikke bede om hjælp til oprydning / opvask efter festen fra deltagernes side. Samt få slutrengøring på. Dette talte vi ikke om ved mødet i går. Pkt. 10. Kunstfernisering: Dette punkt udgår / sættes på dagsorden ved næste møde 2. Pkt. 11. Budgetopfølgning inkl. svar i forbindelse med tidligere udsendte opfølgninger: Bestyrelsen gennemgik Lenes tilbagemelding på vores spørgsmål angående dyrere udgiftsposter i regnskabet. Vi har nu yderligere spørgsmål de dyre udgifter. Vi fremsender disse spørgsmål til Lene. Lone sender denne mail. Pkt. 12. Opfølgning af Hovedbestyrelsens referat fra august måned 2015 vedrørende Aarhus Kommunes anvisningsret. (Bilag 2). Dette punkt sættes på som pkt. ved næste møde. Pkt. 13. Årshjulet / indlæg til Lejlighedsavisnyt: (1. marts) Årshjulet blev gennemgået / tages på som punkt ved næste møde. + pkt. til seminar 3 Lejlighedsavisnyt: Lejlighedsnyt har kontaktet bestyrelsen om det kunne være en ide at kontakte Svend og Lilly relateret deres krondiamantbryllup. Med henblik på en billedreportage & interview. Lise tager kontakt til Svend & Lilly samt efterfølgende til redaktionen på Lejlighedsavisnyt. 2 Fernisering af kunst reception pkt. ved næste møde. 3 Årshjulet og forslag til bestyrelsesseminar pkt. til næste bestyrelsesmøde.

5 Side 5 Bestyrelsen har opfordret lejlighedsavisnyt til at lave et interview med Erling om hans digitale evner ift. online madkøb samt streaming. LejlighedsavisNyt har meldt tilbage, at de kontakter Erling mhp. at få en artikel i næste nummer. Vi talte også omkring Johnnys nabo Majbrit med hensyn til en billedreportage og et interview med Majbrit omkring hvor flot man kan indrette sig i en sin bolig i Vejlby Hus. Et før og efter biled reportage. Livsstil Johnny tager kontakt til Majbrit til sommer udgaven af Lejlighedsavisnyt. Derefter til redaktionen. Referent: Johnny Lykke