UDBUD. Produktion og udbringning af mad til visiterede borgere i privat bolig. Offentligt Udbud. Faxe Kommune

Transkript

1 UDBUD Produktion og udbringning af mad til visiterede borgere i privat bolig Offentligt Udbud Faxe Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Kontraktperiode Den ordregivende myndighed t Udbudsbetingelser Udbudsform Proceduren Tidsplan for udbudsforretningen Tidsplan Vedståelsesfrist Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist og formkrav Prøvesmagning Aflysning Åbning af de indkomne tilbud Ejendomsret Aftalegrundlag Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Udvælgelseskriterier Forbehold Tilbudsgivers forbehold Ordregivers forbehold Alternative tilbud Tildelingskriterier Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode Kravspecifikation Omfang på frit-valgsområdet Generelle krav Pris for hovedmåltid (minimumskrav) Særligt for hovedret, normalkost (almindelig og lille portion) Særligt for biret Særligt for diætkost og vegetarkost Økologisk indhold (option)(minimumskrav) Information Udbringning (minimumskrav) Kvalitetssikring og udvikling Bestilling / afbestilling Start og ophør af madservice samt leverandørskifte Mikrobølgeovne...19 Side 1af 18 sider

3 1. Indledning Dette udbud vedrører produktion og udbringning af mad (normalkost og diætkost i almindelig og lille portion) til visiterede hjemmeboende borgere i Faxe Kommune (frit-valgs området), i henhold til lov om social service 83. LBK nr af 17/11/2015 Aftalen omfatter fremstilling og udbringning af mad til visiterede borgere i Faxe Kommune. De nærmere krav til ydelsen er specificeret nedenfor. Da borgerne har frit valg mellem leverandører, er omfanget af ydelser efter kontrakten, dels afhængigt af, hvor mange borgere der er berettiget til en visitation til madservice, og dels af borgernes konkrete valg af leverandør. Samtidig har den ældre befolkning et generelt bedre helbred end for år tilbage. Dette gør, at der må forventes et fald i antallet af borgere, der visiteres til madservice med udbringning. Da antallet af borgere, der er visiteret til madservice i hjemmet og dagcenteret, varierer, kan Faxe Kommune således ikke sikre tilbudsgiver et minimum køb i kontraktperioden. Faxe Kommune har valgt en levering om ugen, da det giver den økonomisk mest fordelagtige aftale. Der er i øjeblikket 210 hjemmeboende borgere, der er visiteret til madservice. Borgerne er forpligtet til at få 4 hovedmåltider leveret en gang ugentligt. Dog gælder for borgere, der ligeledes er visiteret til dagcenter, at antallet af dage i dagcenter fratrækkes de 4 portioner. Herudover skal de visiterede borgere have mulighed for på egen regning at købe hovedmåltider i op til 7 dage om ugen samt at tilkøbe biretter i op til 7 dage om ugen og måltider til gæster. Der blev i 2015 i alt leveret hovedretter, og biretter til hjemmeboende borgere visiteret til madservice. Af den samlede leverance er 80 % normal kost mens 20 % levers som diætkost Kontraktperiode Faxe Kommune ønsker at indgå en fireårig kontrakt. Kontrakten forudsættes at træde i kraft den 1. marts Kontrakten ophører den 28. februar 2021 uden yderligere varsel. Kontrakten kan forlænges i 2 x 12 måneder. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 6 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved optionens udløb.

4 2. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Faxe Kommune Frederiksgade 9 DK-4690 Haslev Tlf.: kommunen@faxekommune.dk Internetadresse: Kontaktperson: Dorrit Hemmingsen Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal i løbet af udbudsprocessen rettes til Dorrit Hemmingsen via Mercell s e-sourcing værktøj t Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsbetingelser med kravspecifikation Kontrakt Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Tilbudsliste Besvarelse af kravspecifikation Erklæring vedr. aktindsigt Faxe Kommune forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt Faxe Kommune bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. Sådanne eventuelle korrektioner vil blive kommunikeret til de potentielle tilbudsgivere, som har rekvireret udbudsmaterialet gennem Mercell Sourcing Service. Side 4 af 18 sider

5 3. Udbudsbetingelser 3.1. Udbudsform Udbuddet gennemføres som et udbud efter light-regimet i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF (EU Tidende 2014 nr. L 94, side 65) samt udbudsloven LOV nr af 15/12/2015. Udbuddet vedrører produktion og udbringning af mad til visiterede hjemmeboende borgere (frit-valgs området), i henhold til lov om social service 83. LBK nr af 17/11/2015 Udbuddet foretages jf. pkt. 137 i vejledning nr. 2 til Serviceloven af (vejledning nr om hjælp og støtte efter serviceloven), som et udbud inden for en godkendelsesordning. Dette indebærer, at der indgås kontrakt med 1 leverandør, der vinder udbuddet. Herefter har alle andre leverandører ret til at indgå i kommunens frit-valgsordning på hovedleverandørens pris- og kvalitetsbetingelser, under forudsætning af godkendelse i kommunalbestyrelserne. Aftalegrundlaget mellem kommunen og hovedleverandøren er således offentligt tilgængeligt, også med hensyn til pris og kvalitet Proceduren I tildelingsfasen vil der blive foretaget en konkret vurdering og evaluering af de indkomne tilbud. På baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver, der skal have tildelt kontrakten. Ved tildelingen vil der blive lagt vægt på de tildelingskriterier, der er angivet nedenfor i afsnit Tidsplan for udbudsforretningen Tidsplan Handling Deadline Annoncering af udbud 6. september 2016 Spørgefrist 3. oktober 2016 Svarfrist 6. oktober 2016 Tilbudsfrist 12. oktober 2016 Evaluering af tilbud 12. oktober 7. november 2016 Prøvesmagning 2. november 2016 Udsendelse af hensigtserklæringer 8. november 2016 Stand-still periode 9. november 18. november 2016 Kontraktindgåelse Uge Kontraktstart 1. marts 2017 Side 5 af 18 sider

6 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. Faxe Kommune forventer, at den valgte leverandør overtaget ansvaret for den udbudte gaves løsning senest pr. 1. marts Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål til udbudsmaterialet skal være udbyder i hænde senest den 3. oktober 2016 kl. 16. Spørgsmålene vil blive besvaret løbende og senest den 6. oktober 2016 kl. 16. Spørgsmål skal sendes igennem Mercell Sourcing Service under fanen "Kommunikation". Svar fra ordregiver vil ligeledes blive givet igennem Mercell Sourcing Service. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb og frem til 6 dage inden tilbudsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke har væsentlige konsekvenser for afgivelse af tilbud og kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde i Mercell Sourcing Service Tilbudsfrist og formkrav Tilbud skal være Faxe Kommune i hænde senest den 12. oktober 2016 kl. 12:00. Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbuddet samt alle tilhørende bilag skal være udarbejdet på dansk. Tilbuddet udarbejdes på tilbudsgivers regning, og der udbetales ikke noget honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning. Tilbud skal belyse alle forhold vedrørende samtlige krav, ønsker og bestemmelser opstillet i udbudsmaterialet. Tilbuddet skal emnemæssigt være udformet i samme rækkefølge som nærværende udbudsmateriale. Det er vigtigt, at alle punkter i tilbudsdispositionen besvares, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse oplysninger. Eventuelle manglende oplysninger vil ikke blive indhentet med mindre, der er tale om teknisk afklarende oplysninger. Alle priser skal oplyses i danske kroner ekskl. moms. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Udbuddet gennemføres elektronisk via Mercell Sourcing Service (MSS). Tilbud skal være modtaget i MSS senest på det i udbudsmaterialet eller senere offentliggjorte ændringsbekendtgørelser angivne tidspunkt. Efter dette tidspunkt vil det ikke længere være muligt at fremsende tilbud i Mercell Sourcing Service. Tilbud modtaget på andre måder end gennem Mercell Danmark A/S vil ikke blive taget med i vurderingen. Side 6 af 18 sider

7 Alle dokumenter i tilbuddet til udbyder skal uploades og sendes igennem Mercell Sourcing Service inden tidsfristen udløber og er omkostningsfrit for leverandører. Bemærk, at der til afsendelse af den krævede dokumentation KAN anvendes digital signatur/nemid. Hvis tilbudsgiver ikke har digital signatur/nemid, kontakt da support.dk@mercell.com. 3 dage før tilbudsfristen udløber vil tilbudsgiver modtage en påmindelse omkring opgaven på . Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com eller ring på Al kommunikation med ordregiver skal foregå via Mercell Danmark A/S Prøvesmagning Prøvesmagning finder sted den 2. november 2016 kl. ca Kantinen, Rådhuset, Frederiksgade 9, 4690 Haslev. Køkkenet i rådhusets kantine kan anvendes ved forberedelse af maden. adgang til opvaskemaskine, komfur med ovn, samt 1 mikrobølgeovn. I køkkenet er Tilbudsgivere skal servere udvalgte prøver på hovedretter (herunder vegetarretter), forretter, specialkost og desserter. Maden skal serveres på en måde som realistisk viser, hvordan maden vil tage sig ud ved korrekt behandling hos borgerne. Der skal ligeledes fremvises eksempel på emballagen. Deltagere i prøvespisningen vil være: Social- og Sundhedsudvalget (7) Ældrerådet (9) Centerchef Administrativt personale (2) 3.4. Aflysning Indtil der er indgået kontrakt, kan Faxe Kommune aflyse udbudsforløbet, hvis kommunen har saglige grunde hertil, som fx budgetmæssige ændringer, kommunalpolitiske forhold og ændringer i lovgivningen Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Kommunens ejendom og vil ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede tjenesteydelser indgås på grundlag af det samlede udbudsmateriale herunder spørgsmål/svar, vedlagte kontrakt samt tilbudsgivers tilbud. Side 7 af 18 sider

8 Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Tilbudsgivernes spørgsmål til udbudsmaterialet og deres tilbud vil blive behandlet anonymt og fortroligt af kommunen. Kommunen vil så vidt det er muligt sikre fortrolighed af alle oplysninger i tilbudsgiverens tilbud, som angår tilbudsgiverens fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet viger i sagens natur i den udstrækning, lovgivningen forpligter kommunen til at videregive oplysninger til 3. mand. Ligeledes må fortrolighedstilsagnet vige, hvad angår aftalegrundlaget særligt vedrørende pris og kvalitetskravene - mellem kommunen og den valgte leverandør. Tilbudsgiver skal oplyse om, der er forhold i udbudsmaterialet, som efter tilbudsgivers mening skal undtages fra eventuelle begæringer om aktindsigt, samt begrunde dette. Det er Faxe Kommune, der som myndighed vurderer om oplysninger kan undtages fra en aktindsigt. Det er et krav fra kommunerne, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed overfor 3. mand for så vidt angår forhold som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med udbudsforretningen Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Skønner Kommunen at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Kommunen sig retten til at afvise tilbudsgiver. Retten til at udøve det pågældende erhverv Kopi af tilbudsgivers autorisation for at udøve erhvervet vedlægges. Godkendelse som undervisningssted fra Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling vedlægges. Evt. godkendelse som eksaminator fra Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling skal også vedlægges. Økonomisk og finansiel formåen Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 5 millioner kr. vedlægges. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, vedlægges virksomhedens seneste tre årsregnskaber. Serviceattest Serviceattest, der ikke må være ældre end 6 måneder, vedlægges. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende mumedlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgiver aflevere Side 8 af 18 sider

9 dokumentation i henhold til artikel 57 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud. Gæld til det offentlige Tilbudsgiveren må ikke have ubetalt forfalden gæld på ,00 kr. eller derover til offentlige myndigheder vedr. skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning eller lovgivningen i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret. Konkurs og betalingsstandsning Der må ikke være indgivet konkursbegæring mod tilbudsgiver eller begæring om betalingsstandsning Forbehold Tilbudsgivers forbehold Faxe Kommune accepterer ikke forbehold. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i tilbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til materialet, jf. punkt Faxe Kommune er forpligtet til at se bort fra tilbud indeholdende forbehold Ordregivers forbehold Kommunen gør opmærksom på, at de til madservice visiterede borgere til enhver tid har frit valg på leverandør af madservice, jf. frit-valgs lovgivningen. Kommunen tager forbehold for administrative og politiske beslutninger, som kan ændre grundlaget for dette udbudsmateriale væsentligt. Endvidere foreligger der ikke løfte om kontrakt. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af ordregiver og den valgte tilbudsgiver Alternative tilbud Der er ikke mulighed for at afgive alternative bud Tildelingskriterier Tildelingskriteriet er bedste forhold mellem pris og kvalitet. Ved evaluering af tilbuddene vil der blive anvendt en prismodel, hvor tilbuddene bedømmes på følgende underkriterier/delkriterier og vægtning: Side 9 af 18 sider

10 Underkriterier Vægtning i procent Pris 55 % o Hovedret 80 % o Biret 20 % Underkriteriet Pris vil blive evalueret ud fra de tilbudte gennemsnitspriser jf. bilag 3 Tilbudsliste. Kvalitet/sortimentsbredde 30 % Under kriteriet Kvalitet/sortimentsbredde vil der blive foretaget en prøvesmagning, hvor en gruppe af relevante personer fra Faxe Kommune deltager. Derudover vil sortimentet blive vurderet med udgangspunkt i de medsendte menuplaner for at sikre et relevant og fyldestgørende sortiment. Levering 5 % Underkriteriet Levering vil blive evalueret ud fra pkt Bestilling og pkt Start og ophør af madservice. Service og kvalitet 10 % Underkriteriet Service og kvalitet vil blive evalueret ud fra pkt. 4.8 Information, samt pkt Kvalitetssikring og Udvikling Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode Evaluering Ved evaluering benytter udbyder en pointskala fra 0-8 point, hvor 8 point er bedst. Evaluering af pris Priser vil blive omregnet til point i en lineær model, hvor det konditionsmæssige tilbud med laveste pris får 8 point, og hvor laveste pris plus 50 % får 0 point. Omregningen vil ske ved følgende formel: Point = Maksimumpoint - (maksimumpoint x (Tilbuddets pris - laveste tilbudspris) ) (Laveste tilbudspris + 50 % - laveste tilbudspris) Side 10 af 18 sider

11 Gennemsnitsprisen for henholdsvis hovedretter og biretter jf. Bilag 3 Tilbudslisten vil blive omregnet til point og herefter ganget med vægtningen af delkriterierne og efterfølgende lagt sammen. De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris. Sekundær evalueringsmodel I det tilfælde, at prisforskellen mellem den laveste indkomne tilbudspris og den højeste indkomne tilbudspris viser sig at være større end 50 % vil Ordregiver øge spændet i 25 % intervaller, indtil alle priser kan indeholdes i pointmodellen. Der sker ikke øvrige ændringer fra den primære evalueringsmodel til den sekundære evalueringsmodel. Evaluering af Kvalitet/sortiment For underkriteriet Kvalitet/sortiment anvendes en evalueringsmetode, hvor underkriteriet vil blive vurderet på en pointskala fra 0-8. Under kriteriet Kvalitet/sortimentsbredde vil der blive foretaget en prøvesmagning, hvor en gruppe af relevante personer fra Faxe Kommune deltager. Derudover vil sortimentet blive vurderet med udgangspunkt i de medsendte menuplaner for at sikre et relevant og fyldestgørende sortiment. Den samlede pointsum vil blive udregnet som et gennemsnit. Gennemsnittet vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet Kvalitet/sortiment. Evaluering af Levering For underkriteriet Levering anvendes en evalueringsmetode, hvor underkriteriet vil blive vurderet på en pointskala fra 0-8. Underkriteriet Levering vil blive evalueret ud fra pkt Bestilling og pkt Start og ophør af madservice. Den samlede pointsum vil blive udregnet som et gennemsnit. Gennemsnittet vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet Levering. Evaluering af Service og kvalitet For underkriteriet Service og kvalitet anvendes en evalueringsmetode, hvor underkriteriet vil blive vurderet på en pointskala fra 0-8. Underkriteriet Service og kvalitet vil blive evalueret ud fra pkt. 4.8 Information, samt pkt Kvalitetssikring og Udvikling. Den samlede pointsum vil blive udregnet som et gennemsnit. Gennemsnittet vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet Levering. Side 11 af 18 sider

12 Tildeling af point Tildeling af point gives ud fra graden af kriteriets opfyldelse ud fra nedenstående skala: Opfyldelse af kriteriet Point Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 8 Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet 7 God/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 6 Over middel i opfyldelse af kriteriet 5 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 4 Under middel i opfyldelse af kriteriet 3 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 2 Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet 1 Dårlig opfyldelse af kriteriet (men konditionsmæssigt tilbud) 0 Hvert tilbuds samlede pointscore opgøres som summen af: Point fra omregning af pris gange med 55% Point fra bedømmelse af kvalitet/sortimentsbredde ganget med 30% Point fra bedømmelse af levering ganget med 5% Point fra bedømmelse af service og kvalitet ganget med 10 % Den tilbudsgiver der samlet set har scoret det højeste antal point tildeles kontrakten. Meddelelse om resultatet Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidigt og skriftligt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelsen til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiveres tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af kommunerne og den valgte tilbudsgiver. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler i udbudsdirektiverne. Side 12 af 18 sider

13 4. Kravspecifikation 4.1. Omfang på frit-valgsområdet Der er i øjeblikket 210 hjemmeboende borgere, der er visiteret til madservice. Borgerne er forpligtet til at få 4 hovedmåltider leveret en gang ugentligt. Dog gælder for borgere, der ligeledes er visiteret til dagcenter, at antallet af dage i dagcenter fratrækkes de 4 portioner. Herudover skal de visiterede borgere have mulighed for på egen regning at købe hovedmåltider i op til 7 dage om ugen samt at tilkøbe biretter i op til 7 dage om ugen og måltider til gæster. Da antallet af borgere, der er visiteret til madservice i hjemmet og dagcenteret, varierer, kan Faxe Kommune ikke sikre tilbudsgiver et minimum køb i kontraktperioden. Der blev i 2015 i alt leveret hovedretter, og biretter til hjemmeboende borgere visiteret til madservice Generelle krav Tilbudsgiver skal garantere, at samtlige leverancer af madservice er i overensstemmelse med til enhver tid gældende forordninger, direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt. Derudover er dansk rets almindelige produktansvarsregler gældende. Tilbudsgiver bedes medsende kopi af tilbudsgivers sidste tilsynsrapport fra fødevaremyndighederne. Tilbudsgiver skal kunne levere alle kostformer, f.eks. normalkost, vegetarkost, diætkost, kost til småt spisende ældre og kost til borgere fra andre kulturer. Tilbudsgiver skal kunne tilbyde alle former for afvigende konsistens til alle kostformer, f.eks. kød i tern, findelt, blendet eller flydende. Alle hovedretter skal kunne tilbydes i en lille og en almindelig portionsstørrelse. Endvidere skal der kunne tilbydes ekstra tilbehør (grøntsager / kartofler). (minimumskrav). Tilbudsgiver skal beskrive i hvilken tilstand maden leveres f.eks. kølevaccum, kølet, varmholdt mv. (minimumskrav). Det er et minimumskrav, at der fremsendes en beskrivelse. Der vil i forbindelse med prøvesmagningen blive evalueret på selve indpakningen. Uanset hvilken menu borgeren vælger skal madens næringsindhold overholde retningslinjerne fra anbefalinger for den danske institutionskost fra Fødevarestyrelsen og tilpasses forskrifterne i Den nationale kosthåndbog. (minimumskrav). Hovedretten skal dække næringsbehovet, forstået på den måde at borgeren ikke behøver tilkøbe en biret for at opnå det nødvendige næringsbehov. Mærkning skal indeholde oplysninger om indhold og opbevaringsfrister jf. lov om mærkning. (minimumskrav). Der henvises til fødevaremyndighedernes fortegnelse over godkendte tilsætningsstoffer. Maden skal være indbydende og stimulere sanserne både hvad angår udseende, duft og smag efter opvarmning. Der vil i forbindelse med prøvesmagningen blive evalueret på disse punkter. Side 13 af 18 sider

14 Tilbudsgiver skal tillige skriftligt erklære, at et ensartet kvalitetsniveau fastholdes i hele aftaleperioden. (minimumskrav) Emballagen skal være velegnet til fødevareemballering og tilbudsgiver skal beskrive, hvorvidt emballagen er egnet til mikroovn og/eller almindelig ovn. Emballagen skal fylde så lidt som muligt og gerne være komprimeret. Emballagen må ikke fylde mere, end den kan sættes direkte i mikrobølgeovn. Emballagen skal være nem at åbne og skal generelt tage hensyn til at størsteparten af de visiterede borgere er ældre mennesker. Der vil i forbindelse med prøvesmagningen blive evalueret på, hvordan emballagen er at åbne. Emballagens udseende skal være med til at fremme et indbydende udseende af maden. Der vil i forbindelse med prøvesmagningen blive evalueret på, hvor indbydende maden ser ud. Engangsemballage skal kunne bortskaffes med almindelig husholdningsaffald. (minimumskrav) Tilbudsgiver bedes angive om der anvendes engangs- eller genbrugsemballage Pris for hovedmåltid (minimumskrav) Prisen for et hovedmåltid (hovedret) må maksimalt udgøre det beløb, der er fastsat som loft for egenbetaling i serviceloven, hvilket i 2017 priser svarer til 52,00 kr. Tilbudsgivere der byder ind med en højere pris for en hovedret kan ikke komme i betragtning. I forbindelse med en eventuel fremtidig prisregulering, skal prisreguleringen ske i overensstemmelse med den prisfremskrivning, der foretages i henhold til serviceloven Særligt for hovedret, normalkost (almindelig og lille portion) Faxe Kommune lægger vægt på, at borgere, som er visiteret til madservice, får en sund og ernæringsrig kost, som lever op til kravene i Fødevarestyrelsens Anbefalinger for den danske institutionskost. Det skal tilstræbes, at så stor en del af maden som muligt produceres af friske råvarer, og at anvendelse af halvfabrikata begrænses. Tilsætningsstoffer skal holdes på et absolut minimum. Kødet, der anvendes, skal stamme fra udskæringer og sorteringer, som opfylder de til enhver tid gældende krav og regler fra danske myndigheder. (minimumskrav) Over 14 dage skal der tilbydes en variation af fisk, indmad, svinekød, oksekød, kalvekød, fjerkræ, lam, farsretter og sammenkogte retter. (minimumskrav) Der skal kunne vælges mellem minimum 9 hovedretter til en uges leverance. Derudover skal der ugentligt tilbydes minimum én særlig søndagsmenu. (minimumskrav) Menuplanen skal være varieret. Den skal udvise respekt for traditioner og samtidig følge med tiden. Det forudsættes således, at menuplanen tager højde for årstider og højtider. Der skal ligeledes i menuplanen tages hensyn til, at hovedparten af de borgere, der er visiteret til madservice, er ældre. Der skal vedlægges en 14 dages menuplan fra hvert kvartal. Side 14 af 18 sider

15 Udover de 4 hverdags menuplaner, skal der vedlægges menuplaner for højtiderne. Menuplaner skal minimum beskrive højtiderne Mortens aften, jul, nytår, påske og andre højtider 4.5. Særligt for biret Der skal hver dag tilbydes valg mellem minimum 2 biretter, bestående af en forret og/eller en dessert. Det er ikke et krav, at der hver dag kan vælges både forret og dessert, men det skal over en 14 dages periode være muligt at variere valget mellem de to typer af biretter og nogen dage være muligt at vælge både en forret og dessert som biret. (Minimumskrav) Forretten kan være beregnet til varm eller kold servering, f.eks. en kold fiskeanretning eller en suppe. Desserten kan være f.eks. mælkemad, frugtsuppe, fromage, henkogt frugt, frugtgrød eller lignende Særligt for diætkost og vegetarkost Der skal hver dag tilbydes: Vegetarret Kartofler og/eller ris og/eller kartoffelmos og/eller pasta Grøntsager Salat Der skal kunne vælges mellem minimum 9 vegetarretter til en uges leverancer. Der skal ugentligt tilbydes minimum én særlig søndagsmenu. (minimumskrav) Det skal være muligt for vegetarer at vælge ekstra god mad til højtiderne. Tilbudsgiver bedes beskrive hvilken vegetarret, der påtænkes serveret til Mortens aften, jul, nytår, påske og andre højtider Økologisk indhold (option)(minimumskrav) Som en option ønsker kommunerne tilbud på, at ydelserne i er produceret med en andel af økologiske råvarer. Tilbudsgiver bedes angive vægtprocenten af økologiske råvarer i de færdige måltider og/eller hvilke råvarer, der vil være af økologisk kvalitet. Endvidere bedes tilbudsgiver beskrive, hvordan indholdet af økologiske råvarer i måltidet vil blive dokumenteret Information. Tilbudsgiver skal beskrive hvorledes man påtænker at informere de visiterede borgere i kommunen om nyheder, ændringer i menuplaner mv. Det er et minimumskrav, at beskrivelsen vedlægges. Der vil blive evalueret på indholdet af beskrivelse. Borgere skal mod fuld egenbetaling kunne bestille hovedret og biret til gæster. (minimumskrav) Side 15 af 18 sider

16 Endvidere skal tilbudsgiver beskrive, hvilke muligheder der er for tilkøb for de visiterede borger, f.eks. råkost, smørrebrød, morgenmad, proteindrik, fødselsdagsmenuer etc. Priser på tilkøbsydelser skal vedlægges. Det er et minimumskrav, at beskrivelsen vedlægges. Der vil blive evalueret på indholdet af beskrivelse. Bestilling og betaling af ekstra hovedret og/eller biret er et anliggende mellem borger og leverandør, og skal foregå uden brug af kommunens ressourcer. (minimumskrav) 4.9. Udbringning (minimumskrav) Maden skal leveres i borgerens hjem efter følgende retningslinjer: Maden skal leveres i borgerens hjem på faste ugedage til et med borgeren på for hånd aftalt tidspunkt indenfor tidsrummet Leveringen skal ske indenfor samme time ved hver leverance, og chaufføren skal tilbyde hjælp til at sætte leverancen på køl. Yderligere skal leverandøren sikre korrekt opbevaringstemperatur ved kontrol. Evt. madservice som varmholdt mad skal dog leveres til et med borgeren på forhånd aftalt tidspunkt indenfor tidsrummet på den med borgeren aftalte ugedag. Leverandøren skal tilbyde hjælp til åbning af madbeholderen. Adgang til borgerens hjem sker gennem en aftale mellem leverandør og borger. Tilbudsgiver skal beskrive, hvorledes man påtænker at indgå de konkrete aftaler. Leverandøren har pligt til at informere Faxe Kommune, hvis det ikke er muligt at komme i kontakt med borgeren, således at der ikke tages imod maden. Tilbudsgiver skal beskrive en procedure for, hvordan man sikre, at oplysninger om manglende kontakt til en borger gives til Faxe Kommune. Maden skal opbevares ved de i lovgivningen anførte minimums- og maksimumstemperaturer under kørslen jf. den senest gældende bekendtgørelse om tilvirkning og opbevaring af føde- varer. Køretøjer skal opfylde gældende regler for transport af fødevarer. Leverandørens medarbejdere skal optræde høfligt og præsentabelt og skal kunne kommunikere på dansk i skrift og tale. Medarbejderne skal have ren straffeattest og skal endvidere bære id-kort. Medarbejdernes samspil med borgerne skal være præget af nærvær og koncentration og medarbejderes ophold i borgerens hjem skal afspejle dette forhold. Medarbejderne skal være opmærksomme på borgernes behov, og virke som observatører for kommunen. Hvis en borgers behov ændrer sig eller der i øvrigt opstår uregelmæssigheder, skal tilbudsgiver straks og uden ugrundet ophold rapportere dette til kommunen. Leverandøren skal udvise fleksibilitet og inddrage borgeren i tilrettelæggelsen af ydelsen. Side 16 af 18 sider

17 4.10. Kvalitetssikring og udvikling Tilbudsgiver forpligter sig til at indgå i tæt samarbejde med kommunerne for at opretholde en tæt og serviceminded kontakt med de visiterede borgere. Tilbudsgiver bedes beskrive, hvorledes samarbejdet søges etableret og vedligeholdt (f.eks. ved oprettelse af kostråd bestående af repræsentanter for kommunerne samt brugere af madservice, ved spørgeskemaundersøgelser, opstilling af succeskriterier, telefontid etc.) samt overordnet beskrive, hvorledes man påtænker at håndtere utilfredshed og klager fra borgerne. Det skal ligeledes beskrives, hvordan leverandøren vil holde Faxe Kommune underrettet om klager og deres afgørelse. Kommunen forventer at blive informeret om nye tiltag på markedet samt forslag til hensigtsmæssige ændringer i produktvalg og arbejdsprocesser. Tilbudsgiver skal for egen regning gennemføre brugertilfredshedsundersøgelse min. hvert andet år. Kommunen skal have spørgsmål til gennemsyn samt have indflydelse på spørgsmålenes formulering. (minimumskrav) Tilbudsgiver bedes beskrive, hvorledes man påtænker at opretholde forsyningssikkerheden i forbindelse med f.eks. svært fremkommelige veje som følge af sne, regn eller andre naturfænomener. Tilbudsgiver bedes ligeledes beskrive eget kriseberedskab i forhold til den eventualitet, at der er blevet leveret inficeret mad ud til borgerne. Tilbudsgiver skal fremsende beredskabsplaner for forsyningssikkerheden og kriseberedskabet Bestilling / afbestilling Tilbudsgiver skal beskrive, hvorledes de visiterede borgere kan afgive bestilling. Endvidere skal tilbudsgiver beskrive retningslinjer for afbestilling. Ordregiver ønsker, at borgeren skal have mulighed for at afbestille så sent som muligt ift. leveringstidspunktet. Desuden skal tilbudsgiver beskrive proceduren vedrørende reklamation samt muligheden for akutte leveringer. Tilbudsgiver skal beskrive, hvorledes fejlleverancer samt manglende leverancer vil blive rettet. Tilbudsgiveren er forpligtet til omgående og for egen regning, at levere det manglende til modtageren. Tilbudsgiver skal gennem sit IT-system være i stand til at importere data, som danner grundlag for fakturering og afregning til borgerne, til indlæsning i Faxe Kommunes økonomidebitorsystem Prisme. (Minimumskrav) Tilbudsgivers it-system skal overholde Den Fælleskommunale Rammearkitekturs principper. Tilbudsgivers it-system skal endvidere overholde de integrationsvilkår, som er beskrevet af Kombit og er vedtaget af det fælleskommunale arkitekturråd (Red: Arkitekturrådet). Integrationsvilkår og arkitekturkrav kan findes online i Kombits Videncenter. De specifikke integrationsvilkår til støttesystemer mv.kan læses her: Tilbudsgivers it-system skal benytte alle relevante dele af Kombits Støttesystemer (STS), herunder STS Adgangsstyring (minimumskrav). Side 17 af 18 sider

18 4.12. Start og ophør af madservice samt leverandørskifte Leverandøren skal i forbindelse med start af samarbejdet, sørge for relevant information til borgerne, og bærer de dermed forbundne omkostninger. Kommunen leverer adresselister over visiterede borgere.(minimumskrav) Informationen skal indeholde oplysninger om, hvorledes borger og pårørende skal forholde sig ved indlæggelse og død. (minimumskrav) Madservice skal kunne leveres snarest muligt og senest 2 dage efter visitators afgørelse er truffet og meddelt leverandøren. (minimumskrav) Det betyder, at leverandører, der f.eks. leverer kølemad ugentligt, skal opretholde et bered- skab, der sikrer at dette kan overholdes. Tilbudsgiver bedes beskrive procedurer og tidsmæssige forhold for opstart på levering af madservice. Ophør af madservice kan finde sted efter revurdering og aftale med de visiterede borgere. Derudover kan levering af madservice ophøre ved ændringer i de visiterede borgeres behov eller ved fraflytning fra kommunen, indlæggelser, borgeres død eller lignende situationer. (minimumskrav) Leverandøren har ikke adgang til at opsige aftaler med borgene. (minimumskrav) Visiterede borgere kan opsige aftalen hos en leverandør med henblik på leverandørskifte med 1 måneds varsel til den 1. i måneden. (minimumskrav) Mikrobølgeovne Som en option bedes tilbudsgiver angive en pris på mikrobølgeovne med følgende specifikationer: Minimum 700W effekt Effektregulering i min. 2 trin, ½ og fuld effekt Uden grill-funktion 220V stik og godkendt til danske installationer Rumfang: min. 1 hovedret. Prisen skal dække indkøbet af ovnen, distributionen/opstilling og tilslutning hos borgeren, og bortskaffelse af emballage. Side 18 af 18 sider