Årsberetning. Sammenslutningen af Lokalarkiver. 62. ordinære generalforsamling. lørdag den 8. oktober 2011 kl. 15:30. Quality Hotel Park Middelfart

Transkript

1 SLA Sammenslutningen af Lokalarkiver Årsberetning Sammenslutningen af Lokalarkiver 62. ordinære generalforsamling lørdag den 8. oktober 2011 kl. 15:30 Quality Hotel Park Middelfart Landsbyen Åby Fotograf: Poul Pedersen, Aarhus Landsbyen Åby formentlig mellem 1900 og Billedet er taget ved Gåsemadegrøften, der dannede skel mellem Åby og Åbyhøj.

2 Sammenslutningen af Lokalarkiver Andkærvej 19 Vejle Tlf Indholdsfortegnelse Indkaldelse og dagsorden for generalforsamling Sammenslutningen af Lokalarkiver 4 Forretningsorden for generalforsamlingen 5 Styrelsens beretning ledelsespåtegning, Sammenslutningen af Lokalarkiver driftsregnskab, Sammenslutningen af Lokalarkiver status, Sammenslutningen af Lokalarkiver specifikation, SLA Forlaget attester, kritiske revisorer ½-årsregnskab, Sammenslutningen af Lokalarkiver driftsregnskab, Arkibas ApS status, Arkibas ApS strategi- & arbejdsplan 37 Vedtægter for Sammenslutningen af Lokalarkiver 42 Bilag 1 til vedtægter for SLA 49 Bilag 2 til vedtægter for SLA 50 ~ 3 ~

3 SLA Sammenslutningen af Lokalarkiver 2011 generalforsamling, Sammenslutningen af Lokalarkiver Der indkaldes hermed til den 62. ordinære generalforsamling i Sammenslutningen af Lokalarkiver lørdag den 8. oktober 2011 kl. 15:30 med registrering fra kl. 14:30. Generalforsamlingen finder sted på Quality Hotel Park Middelfart, Viaduktvej 28, Middelfart. Dagsorden: 1) Valg af dirigent 2) Godkendelse af forretningsorden for generalforsamlingens afholdelse 3) Forelæggelse og godkendelse af beretning 4) Forelæggelse og godkendelse af regnskab 5) Indkomne forslag 6) Budget for det kommende regnskabsår, herunder fastsættelse af kontingent 7) Valg. På valg er: o Til styrelsen: Jørgen Thomsen, Odense Bent Vedsted Rønne, Haderslev Lis Vestergaard, Nøvling o Som suppleanter: Geert A. Nielsen, Langebæk, 1. suppleant Kurt Risskov Sørensen, Kerteminde, 2. suppleant o Ekstern revision: K2 Revision, Vejle o Som kritisk revisor: Inger Sørensen, Vamdrup o Som revisorsuppleant: Erik Korr Johansen, Galten 8) Eventuelt Forslag, der ønskes behandlet under dagsordenens punkt 5, skal være SLA Sekretariatet i hænde senest fredag den 9. september ~ 4 ~

4 Forretningsorden for SLA generalforsamling 1) Dirigenten skal lede mødet upartisk og nøje overvåge, at almindelige regler for mødedeltagelse og afstemning overholdes. Dirigenten afgør, i hvilken rækkefølge forslag sættes til afstemning. 2) Dirigenten skal konstatere generalforsamlingens lovlige indvarsling. 3) Dirigenten skal foranstalte udpegning af protokolfører og stemmetællere. 4) Ændringsforslag til allerede fremsatte forslag skal afleveres skriftligt til dirigenten. 5) En kandidat, der ikke deltager i generalforsamlingen, kan kun vælges, såfremt der foreligger skriftlig accept fra den pågældende. 6) Valg og afstemninger afgøres ved almindelig stemmeflerhed, med mindre andet er foreskrevet i vedtægterne. Skriftlig afstemning skal foretages, når det forlanges af dirigenten. Ved personvalg, hvor der er opstillet flere kandidater, end der skal vælges, foregår valget altid som skriftlig afstemning. 7) Der skal føres protokol over generalforsamlingens beslutninger. Denne skal godkendes af dirigenten og formanden ved disses underskrifter. ~ 5 ~

5 Styrelsens beretning 1) Styrelsen På generalforsamlingen oktober 2010 blev Else Gade Gyldenkærne, Vordingborg, valgt ind i styrelsen som afløser for Hans Kruse, Kjellerup, der ikke ønskede genvalg. Svend-Erik Christiansen, Brabrand-Årslev, og Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj, modtog genvalg. Som 1. suppleant til styrelsen genvalgtes Geert A. Nielsen, Langebæk, og Kurt Risskov Sørensen, Kerteminde, som 2. suppleant. Som kritisk revisor genvalgtes Karin Suhr Rasmussen, Stubbekøbing, og som revisorsuppleant Erik Korr Johansen, Galten. Som revisor valgtes K2 Revision i Vejle ved registreret revisor Erik Krab Koed. Styrelsen konstituerede sig efterfølgende med Jørgen Thomsen, Odense, som formand, Bent Vedsted Rønne, Haderslev, som næstformand, og Jytte Raun, Dalum-Hjallese, som kasserer. De pågældende har samtidig udgjort SLA s forretningsudvalg. I skrivende stund (juli 2011) har styrelsen afholdt fire møder og forretningsudvalget tre møder, hvilket praktisk talt vil sige et månedligt møde uden for ferieperioderne. Hastesager afklares ved hjælp af den elektroniske kommunikation. 2) Økonomi Som anført i sidste års beretning har SLA i 2010 yderligere udvidet den allerede betragtelige kursusvirksomhed, og der har været arbejdet ihærdigt på at etablere en ny hjemmeside og få Den Gule Håndbog ajourført og udvidet, ~ 6 ~

6 således at den fremover vil være tilgængelig på den nye hjemmeside, som vil være i luften inden årsmødet. Til trods for disse omkostningstunge tiltag er der tilvejebragt et overskud på SLA s årsregnskab for 2010 på kr ,-, således at foreningens egenkapital herefter udgør kr ,-. Der henvises i øvrigt til artiklen Hvad bruger SLA sine penge til? i Om- SLAget nr , hvor der redegøres for, hvilke holdninger der ligger til grund for forbruget af SLA s indtægter i 2010, og hvilke konkrete aktiviteter og nødvendige omkostninger, der er brugt penge på. I 2010 har SLA haft Kirsten Dalsgaard ansat som kontormedhjælp med tilskud fra Vejle Kommune. Dette ansættelsesforhold udløb ved udgangen af februar måned 2011 og er afløst af en fast, men tidsbegrænset ansættelse i resten af året for nogle måneders vedkommende på deltid. I 2011 vil der også blive anvendt flere midler til kursusvirksomhed, idet der vil komme nye tilbud til medlemmerne bl.a. billedscanningskurser. Desuden vil et ønske fra flere arkiver øst for Storebælt blive imødekommet, da der er planlagt et ekstra Arkivuddannelseskursus (modul 4) i Ringsted til november. Arbejdet med den nye hjemmeside og integreringen af Den Gule Håndbog er endnu ikke færdiggjort, hvorfor der fortsat er afsat midler til det. Det samme gælder for Indsamlingsprojektet, som fortsætter (se særskilt afsnit nedenfor). Desuden er der afsat penge til et nyt projekt, som skal arbejde med Ophavsret. Styrelsen havde som tidligere år planlagt at hensætte en del af 2010 overskuddet til bl.a. disse tiltag i 2011, men revisionen har meddelt, at det ikke er korrekt at hensætte midler til aktiviteter i kommende år. Det har styrelsen taget til efterretning. Der vil imidlertid ikke blive skåret ned på de planlagte aktiviteter i 2011, men der kan forventes et mindre underskud i regnskabsåret ~ 7 ~

7 2011. En del af foreningens egenkapital på kr ,- vil kunne dække det forventede underskud. Tilskuddet fra Kulturministeriet er fortsat på kr ,-, og styrelsen har besluttet, at der ikke i år vil blive søgt om yderligere tilskud fra Rigsarkivet, idet der om kort tid vil blive søgt om en særskilt bevilling til udvikling af Arkibas 5 og Arkibas.dk. 3) Arkivpolitisk arbejde I 2008 vedtog SLA en strategi- og arbejdsplan, som senere er justeret af styrelsen. Den er senest offentliggjort i den aktuelle udgave i OmSLAget 2011:2 og rummer således en lang række målsætninger dels på længere sigt og dels for, hvad der i 2011 særligt skal arbejdes med. Alene arbejdsplanen indeholder 30 punkter, så det er også inden for denne dels rammer nødvendigt løbende at prioritere, hvilke arbejdsopgaver der særligt skal arbejdes med i de nærmeste måneder, men den samlede oplistning er et udmærket arbejdsredskab, også for styrelsens lejlighedsvise beslutninger om ændringer i plangrundlaget (se side 36-40). Når man ser bort fra udviklingen af Arkibas, som er behandlet i et særskilt afsnit nedenfor, har styrelsen i år primært lagt vægt på at arbejde med følgende punkter: a) fornyelse af SLA s hjemmeside også til erstatning af den tidligere trykte håndbog b) uddannelsesaktiviteter i organisationen herunder størst mulig udbredelse af arkivuddannelsen og sikring af overholdelse af vedtægtskravet om, at arkivledere, ansat efter , inden for en nærmere afgrænset periode skal have bestået arkivuddannelsen c) fortsættelse af arbejdet omkring muligheden for en styrket indsamlingsprofil for det enkelte arkiv gennem seminarvirksomhed m.m. ~ 8 ~

8 d) udarbejdelse af materiale, der kan lette arkivernes arbejde med ophavsretsmæssige spørgsmål, primært i forbindelse med deres billedsamlinger. Der er inden for det samlede budgets rammer afsat særlige midler til disse formål, og arbejdet organiseres enten gennem de nedsatte udvalg eller via arbejdsgrupper, der har en mere midlertidig karakter. Der er nedenfor redegjort for arbejdet set fra udvalgenes og gruppernes side, men for SLA s styrelse er det afgørende, at vi dels styrker arkivfolks muligheder for videreuddannelse og dels giver tidssvarende informationsmateriale at arbejde med. Det er i den sammenhæng glædeligt, at de udbudte kurser og seminarer har samlet overordentlig mange deltagere. SLA er også på baggrund af statstilskuddet med til at finansiere de forskellige moduler inden for arkivuddannelsen, hvad enten de arrangeres af SLA eller af kredse eller arkivsamvirker, ligesom der reelt fra SLA s kasse ydes et tilskud til (eller løbes en økonomisk risiko i forbindelse med) Arkibas- og anden specialuddannelse. Vi mener, at vi på denne måde virkelig lever op til, hvad vi har stillet de bevilgende myndigheder i udsigt i forbindelse med, at vi har opnået bevillingen. Der er således i det seneste foreningsår afviklet kurser under arkivuddannelsen med tilskud fra SLA i et omfang, der svarer til 753 kursusdeltagerdage (eller rundt regnet svarende til, at 250 arkivfolk hver har været tre dage på kursus). Herudover er der afviklet et scanningskursus med 26 kursusdeltagerdage, ligesom der er afviklet centrale og decentrale Arkibas-kurser i helt eller delvis SLA/Arkibas-regi med 336 kursusdeltagerdage. Hertil kommer f.eks., at der i det gamle Ribe Amt, i det gamle Storstrøms Amt og i det gamle Fyns Amt også har været afviklet lokale Arkibas-kurser i Fyns Amt f.eks. med 116 kursusdeltagerdage. Summen af alt dette er, at uddannelsesaktiviteterne inden for vores organisation blomstrer som vist nok aldrig før og godt for det! I de kommende år er det styrelsens hensigt fortsat at have fokus på området og fortsætte bestræbelserne for at sikre et ensartet højt niveau på de forskellige uddannelsestilbud og en ligebehandling af kursustilbud af denne karakter, hvad enten de udbydes centralt eller lokalt. ~ 9 ~

9 I det kommende foreningsår vil arbejdet med udvikling af Arkibas naturligt blive den allervigtigste arbejdsopgave for både styrelsen og Arkibasselskabet. Når det i slutningen af september 2011 skulle være afklaret, hvem vi vil betro opgaven, forestår der et stort og afgørende arbejde med at sikre det økonomiske fundament for udviklingsarbejdet, og vi både håber og tror, at Kulturministeriet og Folketingets kulturordførere vil kunne se fornuften i med en ny engangsbevilling at understøtte dette arbejde, som vil åbne arkivernes samlinger i en hidtil ukendt grad, og som samtidig vil give adgang til, hvad vi populært kan kalde Danmarkshistoriens største fotoalbum. I skrivende stund ved vi endnu ikke, hvem der som kulturminister eller som kulturordførere vil skulle kontaktes i forbindelse med indsendelsen og behandlingen af ansøgningen, men det er klart, at det i en periode vil være nødvendigt at bruge mange ressourcer på denne del af arbejdet (som i øvrigt har været nedprioriteret i indeværende foreningsår). I den forbindelse vil styrelsen også gerne betone vigtigheden af, at arkiverne står til rådighed med statistiske oplysninger om virksomheden, således at vi fra organisationens side kan efterkomme Kulturministeriets ønsker om en rimelig kulturstatistik også på lokalarkivernes område. Det må være en fornuftig kvittering for statstilskuddet, at man kan se et mindstemål af, hvad der i hvert fald vokser frem på denne baggrund. Samarbejdet med Statens Arkiver er i øvrigt som hidtil udfoldet gennem Privatarkivudvalget, hvor SLA er repræsenteret af arkivleder Birgitte Herreborg Thomsen fra arkivet i Tønder og Jørgen Thomsen, Odense. Et af de vigtigste resultater af dette arbejde er DANPA (DAnmarks Nationale Privat- Arkivdatabase), og en eventuel videreudvikling af denne database vil givetvis komme på dagsordenen inden længe. Her vil det formentlig være målet, at DANPA i højere grad end nu kan komme til at basere sig på online-udtræk af data fra de bidragende databaser (som f.eks. Arkibas4). SLA-repræsentanter fra kommunearkiver deltog i september 2010 på linje med repræsentanter fra ODA-arkiver i et møde med rigsarkivaren. Fra Sta- ~ 10 ~

10 tens Arkivers side blev der lagt op til forskellige former for samarbejde, og det er nu op til kommunearkiverne at tage handsken op. I det forløbne år har SLA kun i beskedent omfang fået henvendelser fra arkiver, der var udsat for pludselige sparekrav fra deres kommuner det kan der selvfølgelig være flere grunde til men fra styrelsens side vil vi gerne understrege, at vi i sådanne situationer gerne bistår arkiverne, så godt vi formår, også selv om vi er helt bevidste om, at det primært vil være den lokale forankring, der om noget kan redde arkiverne. De enkelte arkiver, arkivsamvirkerne, kredsene, sekretariatet og styrelsen skulle i den sammenhæng gerne kunne trække på samme hammel, og der vil som tidligere understreget ofte være behov for alle gode kræfter. Og når der er tale om mere glædelige udviklingstendenser som ved oprettelsen af nye stads- eller lokalarkiver, orienterer vi naturligvis med stor glæde herom i vort medlemsblad, OmSLAget. 4) Arkibas ApS Som i det foregående beretningsår har bestyrelsen for Arkibas ApS prioriteret arbejdet med udviklingen af Arkibas5 og af internetplatformen Arkibas.dk og herunder også at give flest mulige adgang til at komme med input til arbejdet. Det konkrete arbejde er foregået under ledelse af direktøren for Arkibas Morten Nielsen, som desuden har fået bistand fra to interne sparringspartnere, nemlig arkivleder Jens Erik Starup fra Grindsted og cand.mag. Kasper Hovgaard, Odense sidstnævnte udtrådte dog af projektgruppen pr. 1. juli 2011, da han fik arbejde hos det svenske firma Axiell, der også arbejder med registreringssystemer til kulturinstitutioner. Siden sidste årsmøde har projektgruppen og bestyrelsen arbejdet videre med kravspecifikationerne til Arkibas5 og Arkibas.dk, og da en prækvalifikationsrunde sidste år havde fundet fire firmaer egnede til at løse opgaven for os, blev kravspecifikationerne efter afsluttende behandling i bestyrelsen for selskabet i maj 2011 sendt til de fire interesserede tilbudsgivere. De pågældende ~ 11 ~

11 firmaer har også haft mulighed for at stille spørgsmål til materialet, og de er blevet bedt om at indsende deres tilbud inden udgangen af august. Skulle de have yderligere spørgsmål i forbindelse med udarbejdelsen af deres tilbud, har de hver fået tilbudt bistand af en registreringskyndig arkivar. De fire firmaers tilbud vil i september blive gennemgået af projektgruppen og bestyrelsen, og der vil derefter blive gennemført en runde, hvor firmaerne får mulighed for at præsentere deres tilbud og løsningsforslag. Dermed skulle der være skabt mulighed for, at vi ved udgangen af september kender det økonomiske omfang af opgaven og har besluttet os for, hvem vi mener skal have opgaven og at vi tillige inden SLA s årsmøde vil have færdiggjort ansøgningen til Kulturministeriet om støtte til udviklingen af Arkibas5 og Arkibas.dk. Udviklingsarbejdet har ikke helt overraskende vist sig at være en ordentlig mundfuld for selskabet, og da bestyrelsen anser det for afgørende vigtigt meget snart at kunne præsentere en samlet internetportal med arkivregistreringer og billeder, er det klart, at vi håber meget på en hurtig og positiv behandling af ansøgningen i Kulturministeriet, således at vi ikke skal løbe fra Herodes til Pilatus for at skaffe de fornødne midler til arbejdet. I forbindelse med sidste årsmøde kunne vi oplyse, at ca. 450 arkiver benyttede Arkibas4. Dette tal er nu steget til over 500 idet arkivet i Skødstrup i Aarhus Kommune var nr. 500 og det er tydeligt, at tilgangen nu af naturlige grunde sker med noget langsommere hastighed end året forinden. Nu er de fleste arkiver simpelt hen kommet med, og der er derfor langt færre potentielt nye kunder til Arkibas4 (og de planlagte fornyelser). Efter alt at dømme er der dog stadig mellem 20 og 40 arkiver, der bruger Arkibas3 eller tidligere udgaver af Arkibas, og vi har derfor fundet det vigtigt at orientere alle brugere af de gamle udgaver om, at vi kun kan garantere, at de kan få deres gamle Arkibas3-data konverteret til Arkibas4 ind til den 1. juni 2012 og at vi derefter ikke påregner at have noget konverteringsværk- ~ 12 ~

12 tøj i drift. Der har nu været mulighed for at få konverteret data i mere end fem år, og med den givne, nye frist mener vi at have imødekommet alle rimelige krav om tid til arbejdet med at klargøre data til konvertering på det enkelte arkiv. Vi har med andre ord ikke fundet det rimeligt at bruge penge på at udvikle et konverteringsværktøj fra Arkibas3 til Arkibas5 for de få arkiver, der måtte være tilbage. Såfremt de fortsat er interesseret i at anvende Arkibas i en aktuel udgave, må de altså forudse, at de skal indtaste alle registreringer på ny, såfremt de ikke sørger for at få konverteret deres data inden den nævnte frist. I øvrigt har det vist sig, at i takt med at antallet af konverteringer fra Arkibas3 til Arkibas4 er faldet, er der sket en markant stigning i henvendelserne om specialkonverteringer fra andre (lokalt udviklede) registreringsprogrammer (som GV-arkiv og BASIS). I denne sammenhæng gælder det også, at det vil være det letteste og billigste for alle at få overstået konverteringen, mens den kan foregå til Arkibas4, og der gælder således samme tidsfrist i denne sammenhæng som for almindelige Arkibas3-arkiver. Årets største nyhed omkring Arkibas har ellers været, at mini-arkibas er gået i luften, og i skrivende stund viser Arkibas4-forsiden, at 30 arkiver har valgt denne måde til præsentation af deres egne Arkibas-data på egen hjemmeside. Herudover har ca. 60 arkiver vist forhåndsinteresse for mini-arkibas, og Frederikshavn Stadsarkiv blev det første arkiv, der havde mini-arkibas i drift på sin hjemmeside i foråret I forbindelse med lanceringen af mini-arkibas sørgede en klargøringsgruppe under ledelse af Henning Sørensen, Dragør, for at udarbejde et materiale, der gav vejledning til arkiverne om, hvordan klargøringen til præsentation af egne data på egen hjemmeside kunne finde sted og herunder også om de ophavsretsmæssige faldgruber, man bør undgå at falde i. Arbejdet på ophavsretsområdet forsøges nu videreført i samarbejde med Landsforeningen til bevaring af Fotografier og Film (LFF) og Organisationen Danske Arkiver (ODA), så der kan være et passende vejledningsmateriale klar, inden Arkibas.dk skal i luften men da der er tale om komplicerede juridiske problemstillinger, og da CopyDan har interesseret sig ~ 13 ~

13 for at få området reguleret på fotografers vegne, er det svært endnu at sige, hvordan denne sag ender. 66 af landets 98 kommuner er nu tilsluttet til brugen af Arkibas4 under den såkaldte kommunelicensordning, og flere er på vej, og det Danmarkskort, der løbende vedligeholdes med grøn farve for kommunelicenskommuner, er således nu domineret af den grønne farve. Selv om vi både håber og tror, at Arkibas-udviklingen vil tage nogle store skridt fremad inden for den nærmeste fremtid, er det bestemt ikke det samme, som at vi tror, at det så er noget, der vil kunne holde uden videreudvikling i f.eks. ti år frem. Vi er helt bevidste om, at det allerede planlagte udviklingsarbejde vil skulle ske i etaper, og vi er ikke mindst på det kommunale arkivområde klar over, at der må videreudvikling til inden for en overskuelig fremtid ud over det nu planlagte. Vi håber snarest at få gang i et samarbejdsprojekt på dette område, så best-practices fra nogle af de arkiver, der allerede bruger systemet til registrering af kommunale arkivalier, kan danne baggrund for en videreudvikling på området. I årets løb er forholdet til udviklerne af Arkibas4, H.P. Illum og Henrik Steen Hansen, også blevet yderligere afklaret, således at den sidste del af den oprindeligt forudsatte betaling til udviklerne ikke bringes til udbetaling. Udviklerne har ikke ønsket at anvende tid på at tilvejebringe en fuldt omfattende dokumentation for Arkibas4 (hvilket var forudsat, for at beløbet kunne komme til udbetaling), og selskabet har ikke skønnet, at en sådan dokumentation ville være strengt nødvendig for det nye udviklingsarbejde. Den tidligere trufne beslutning om, at der ikke skal foretages flere fejlrettelser i Arkibas4, er således opretholdt, og driftsstatus for Arkibas4 har i det forløbne år i det store og hele været tilfredsstillende. Endelig kan det oplyses, at SLA har indkøbt fem scannere, som vil muliggøre udbud af scanningskurser efter gennemførelsen af et pilot-kursus i ~ 14 ~

14 Vi håber naturligvis, at der vil vise sig at være stor interesse for at få scanningsarbejdet på arkiverne solidt funderet. 5) Publikationsvirksomhed og medlemsinformation Den seneste trykte vejviser udkom i 2007, og styrelsen har i det forløbne år besluttet, at denne udgave ikke skal følges op af flere trykte vejvisere. I stedet fokuserer styrelsen på at styrke indsatsen for, at oplysningerne om kontaktmulighederne til de enkelte arkiver ajourføres bedst muligt via nettet. I 2010 blev der derfor indhentet nye oplysninger fra arkiverne, og der har derefter på sekretariatet været udført et stort arbejde med indtastning af disse ajourførte oplysninger. Arbejdet har betydet, at mange arkiver har været kontaktet i processen, og inden årsmødet skulle arkivvejviseren således foreligge i en fuldt opdateret udgave på nettet med adgang via SLA s hjemmeside. Det er tanken, at ansvaret for vedligeholdelse af de basale oplysninger om de enkelte arkiver herefter skal påhvile arkiverne, og det enkelte arkiv vil derfor få mulighed for løbende at rette i dets kontaktoplysninger. I denne forbindelse er det vigtigt for styrelsen at understrege, at man dels ønsker et vist fællespræg over optagelserne, men også ønsker, at der gives rum for arkivernes forskelligartede oplysninger om, hvem der kan kontaktes og hvornår. I de trykte arkivvejvisere har der således f.eks. været mulighed for at anføre et navn på en kontaktperson, der ikke nødvendigvis var arkivlederen, og den mulighed for fleksibilitet har vi fra styrelsens side ønske om at bevare. Når den tekniske løsning af egenvedligeholdelsesprocedurerne er klar, vil der blive udsendt nærmere underretning til arkiverne herom. Nyhedsbreve publiceres via med vekslende mellemrum, da det erfaringsmæssigt er sådan, at den kvartårlige udsendelse af OmSLAget ikke fuldt ud kan dække behovet for løbende medlemsinformation og nyhedsbrevene ~ 15 ~

15 kan i øvrigt både anvendes til information fra SLA og til udbredelse af information fra et eller flere medlemsarkiver til de øvrige. Det er styrelsens ønske, at så mange arkiver som muligt har oplyst (korrekte!) adresser til sekretariatet, og i skrivende stund ligger tallet på knap 475 medlemsarkiver. De relativt få arkiver, der ikke har oplyst en mailadresse, vil så enten få nyhedsbrevet tilsendt som almindelig post eller må afvente den følgende orientering i forbindelse med udsendelsen af OmSLAget. I forbindelse med arkivuddannelsen og andre kurser udsendes kursusprogrammer og tilmeldingsblanketter traditionelt to gange årligt lige inden påbegyndelsen af et nyt uddannelseshalvår. Endvidere publiceres kurserne på bagsiden af OmSLAget og på SLA s hjemmeside, så snart de er kendte. OmSLAget se nedenfor under punkt 8) redaktionsudvalget. 6) Journalen Udgivelsen af tidsskriftet Journalen der fik nyt udseende for nogle år siden er til styrelsens ubetingede tilfredshed fortsat i samarbejde med Dansk Lokalhistorisk Forening. Arkiverne får hermed et lokal- og kulturhistorisk tidsskrift, der kan tjene som værdifuld inspiration, og de får samtidig adgang til at få deres udgivelser anmeldt i det årlige anmeldernummer. Der er i det seneste foreningsår som i de foregående år udkommet tre numre af tidsskriftet to almindelige numre med 36 sider pr. nummer samt et lidt større anmeldernummer. Arkivar Johnny Wøllekær fra Odense Stadsarkiv er fortsat tidsskriftets redaktør, og han støttes i sit arbejde af en bredt sammensat arbejdsgruppe. En ny samarbejdsaftale med DLF om udgivelsen er endnu ikke indgået, men forventes indgået snarest. Det største problem, der har foreligget i denne forbindelse, er nok de voldsomme portostigninger, der også på dette område har været tale om. Heldigvis er Journalens oplag så stort da det både ud- ~ 16 ~

16 sendes til bestyrelsesmedlemmerne i alle DLF s medlemsforeninger og til alle SLA-arkiverne at det ikke ligger lige for at overveje at overgå til publicering som nettidsskrift. I forbindelse med drøftelserne med DLF har styrelsen besluttet, at arkiver, der ikke er medlemmer af SLA, også skal have et særskilt tilbud om at abonnere på Journalen blandt andet for at optimere bladets anmeldelsesdækning og for at lade artikler og anmeldelser nå ud til en så bred kreds som muligt. 7) Kredsmøde SLA s kredsmøde fandt ligesom de sidste år sted i det store fælleslokale i Andkærhus, og der var i år 43 deltagere. Som de foregående år var der gratis adgang for repræsentanter for alle SLA s medlemsarkiver, og denne ordning må vist siges at være både nødvendig og ønskelig, efter at ikke mindst strukturreformen for nogle år siden betød, at mange arkiver ikke længere er omfattet af en kredsorganisation, mens mange arkiver i stedet samarbejder inden for rammerne af et arkivsamvirke. Et af hovedpunkterne på kredsmødet var spørgsmålet om arkivuddannelsen, hvor repræsentanter fra uddannelsesudvalget orienterede om arbejdet. Der har været en glædelig fremgang at spore i de seneste år, og et af de spørgsmål, der herunder var i fokus, gjaldt meget naturligt det vedtægtsmæssige krav om, at arkivledere, der er tiltrådt efter , i løbet af en fireårig periode skal have gennemført arkivuddannelsen. Der blev derudover også orienteret om Arkibas-udviklingen og om udviklingen af SLA s hjemmeside, ligesom nogle medlemsarkiver orienterede om udviklingen i deres lokale arkivarbejde. Kredsmødet bragte på den måde også inspiration til andre arkiver, og dagen sluttede med et historisk foredrag af lektor Ulrik Langen fra Syddansk Universitet, der på en stærkt underholdende måde fortalte med udgangspunkt i den bog, han har skrevet sammen med museumsdirektør Peter Henningsen. Titlen på bogen er Hundemordet i ~ 17 ~

17 Vimmelskaftet og andre fortællinger fra 1700-tallets København, og mange af deltagerne fik givetvis lyst til at stifte nærmere bekendtskab med bogen, der vandt Dansk Historisk Fællesråds pris som Årets historiske bog tidligere på året. 8) Udvalgene Medlemsoptagelse 11 arkiver er blevet medlem af SLA siden sidste årsmøde og et bibliotek ekstraordinært medlem, således at foreningen i skrivende stund tæller 485 medlemmer og 45 ekstraordinære medlemmer. Af de 11 nye medlemmer er fire arkiver optaget på betingelser, således at forstå, at arkiverne anmodes om ved den efterfølgende generalforsamling at tilføje præciserede punkter i deres vedtægter. Samtidig kan vi også konstatere, at SLA Sekretariatet nu i højere grad bruges bruges som konsulent over for ansøgerne, således at dokumentationen er i orden på ansøgningstidspunktet. Resultatet er, at optagelser på betingelse er faldet væsentligt i forhold til Otte arkiver og to museer har rettet henvendelse om evt. medlemskab og overvejer i øjeblikket deres situation. I takt med, at stort set alle arkiver har godkendte vedtægter, er der kommet mere fokus på en forholdsvis ny opgave, nemlig at få sat gang i og yde rådgivning i forbindelse med en revision af mange arkivers vedtægter. Vi har i den sammenhæng kunnet konstatere, at en del vedtægter er forældede og ikke fuldt lever op til SLA's krav til arkiver for at være medlemmer af sammenslutningen, ikke mindst på to punkter: I visse tilfælde er der således overlapning mellem indsamlings-/dækningsområder, og i andre tilfælde er det ikke klart præciseret i vedtægterne, at arkivet har én arkivleder. Desuden har vi bemærket, at nogle stednavne ikke er tilpasset den nye kommunestruk- ~ 18 ~

18 tur, men i sidste ende er det selvfølgelig op til arkiverne at beslutte, hvad de vil hedde. Ifølge SLA s vedtægter sker optagelse i samråd med relevante parter (kredse og samvirker). Praksis er dog, at optagelse sker i et direkte samarbejde mellem SLA og det relevante arkiv, og at kredsen/samvirket underrettes efterfølgende. Udvalget for medlemsoptagelse, der består af Bent Vedsted Rønne, Haderslev, og Hanne Hauge, SLA Sekretariatet, foretager og godkender medlemsoptagelser og reviderede vedtægter, underretter efterfølgende styrelsen og/eller bringer specielle sager op til drøftelse inden den endelige afgørelse. Redaktionsudvalget SLA s medlemsblad, OmSLAget, udkommer p.t. med fire numre årligt, og hvert nummer er typisk på 20 eller 24 sider alt afhængig af stofmængden. Tendensen for sidetallet har i de seneste år været opadgående, og da styrelsen foreløbig har besluttet at holde sig til de fire numre pr. årgang og måske hellere ofre lidt flere kræfter på layout end på flere numre, vil presset på sidetallet i de kommende numre formentlig fortsætte. Som vanligt er der også gjort en stor indsats for at finde illustrationer/billeder, som kan understøtte artiklernes indhold og bryde teksten og dermed også gøre de enkelte artikler og bladet som sådan mere læservenligt. Med den stigende udbredelse af den digitale fotografering er det ikke noget problem at skaffe nyt billedmateriale, og medlemmerne er heldigvis gode til at sende egne optagelser sammen med deres bidrag til bladet. I den senere tid har redaktionsudvalget med styrelsens opbakning haft et vist fokus på at sørge for flere historiske billeder i OmSLAget, så man også på billedsiden får et klart indtryk af, at der er tale om et medlemsblad for en sammenslutning, der beskæftiger sig med lokalhistorie. Det er jo trods alle muligheder i nutidsbilleder fra arkivsammenkomster interessen for lokalhi- ~ 19 ~

19 storien, der samler os, og nok så mange fotos fra møder af nutidens arkivfolk vil aldrig kunne matche spændende, historiske billeder (snapsene i vore samlinger!). Tre bestyrelsesmedlemmer udgør sammen med sekretariatsfuldmægtigen det formelle redaktionsudvalg, der normalt klarer redaktionsarbejdet pr. mail. Layoutarbejdet påhviler sekretariatet med bistand udefra. Redaktionen forsøger at sammensætte et spændende og varieret blad med en nogenlunde klar afgrænsning over mod Journalen men det er klart, at jo mere input, redaktionen får fra medlemsarkiverne, jo bedre og jo mere varieret kan bladet blive. I budgettet for OmSLAget er der også afsat midler til at indkøbe enkelte artikler, og det bliver der blandt andet gjort brug af i forbindelse med det arkivportræt, vi tilstræber at bringe i hvert nummer. Disse arkivportrætter, der hidtil har været lavet i samarbejde med det relevante arkiv af cand.mag. Kasper Hovgaard, tænkes fortsat også efter, at Kasper har søgt andre græsgange. Via OmSLAget har SLA s medlemsarkiver efter styrelsens opfattelse - en rigtig god mulighed for at udbrede kendskabet til, hvad der foregår i arkivverdenen og dermed at give ny inspiration til det lokale arbejde, og vi kan fra styrelsens side kun opfordre medlemmerne til at udnytte OmSLAgets muligheder i størst muligt omfang. Sammen med udsendelsen af OmSLAget har SLA s medlemmer og andre stadig mulighed for at få udsendt informationsmateriale, reklamer for bogudgivelser m.m. Det vil normalt være gratis for medlemmer af SLA, når det kan ske inden for det aktuelle portotrin, men hvis der er tale om egentligt salgsmateriale, vil der normalt blive opkrævet en beskeden betaling herfor. Betalingen vil typisk være mindre for medlemmer end for ikke-medlemmer, og i sidste ende forbeholder styrelsen sig retten til at afgøre, hvad vi mener, vi kan forsvare at formidle til medlemmerne på denne måde. ~ 20 ~

20 Uddannelsesudvalget Årsmødekurser Uddannelsesudvalget planlægger og tilrettelægger to kursusrækker til årsmødet, et arkivfagligt kursus og et historiefagligt kursus. På årsmødet vil det nye tiltag fra 2010 fortsætte, hvor arkiverne har mulighed for at præsentere korte indlæg (max. 10 minutter) om projekter eller gode ideer, som andre kan have glæde af at høre om. Arkivuddannelsen Uddannelsesudvalget planlægger og tilrettelægger desuden arkivuddannelsen, som er en alsidig uddannelse af arkivmedarbejdere og arkivledere. Uddannelsen består af fem moduler à to hele undervisningsdage, hvor alle aspekter af arkivarbejdet bliver berørt. Modul 1-4 er for alle arkivmedarbejdere, mens modul 5 især henvender sig til arkivledere. SLA har i 2010 udbudt to modulkurser i foråret (modul 1, arkivadministration, i Skørping og modul 2, modtagelse og registreringsarbejde med de skrevne arkivalier i Ringsted) og to i efteråret (modul 3, modtagelse, håndtering og registrering af billeder i Herning og modul 5, arkivledelse, i Ringsted). Desuden har der været afholdt en række arkivuddannelseskurser med tilskud fra SLA i kredsene. Disse kurser har som aftalt været åbne for andre end kredsenes egne arkiver. Der er p.t. aftaler om kursussamarbejde med følgende kredse: Lokalarkiver i Østjylland, LASS (Sønderjylland), RAL (Ribe Amt), SLA Fyn, LASA (Storstrøms Amt) og LANA (Nordjyllands Amt). Der praktiseres herudover samarbejde med de arkivsamvirker, der ønsker at arrangere kurser i eget område (primært i områder, hvor kredsorganisationerne ikke arrangerer kurser eller er nedlagt), og det foregår i så fald på de samme vilkår som for kredsenes vedkommende med et tilskud fra SLA. ~ 21 ~