Årsberetning 2014/15

Transkript

1 SLA Sammenslutningen af Lokalarkiver Årsberetning 2014/15 Sammenslutningen af Lokalarkiver 66. ordinære generalforsamling Lørdag den 3. oktober 2015 kl Hotel Park i Middelfart Det tidligere Middelfart Sygehus Daniel Krath og hans kone, Cathrine Margrethe, født Bitsch, pløjer med stude i Firehøje (Søndre Frederikshede) først i 1900-tallet. Læs OmSLAget nr. 3, Foto: Chr. E. Jørgensen, Viborg Billede udlånt af og tekst: Lokalhistorisk Arkiv i Karup 1

2 Indholdsfortegnelse Indkaldelse og dagsorden for generalforsamling Sammenslutningen af Lokalarkiver 3 Forretningsorden for generalforsamlingen 4 Styrelsens beretning 5 Økonomi 2014 ledelsespåtegning, Sammenslutningen af Lokalarkiver attest, kritiske revisorer driftsregnskab, Sammenslutningen af Lokalarkiver status, Sammenslutningen af Lokalarkiver specifikation, SLA Forlag kontingentsatser, Sammenslutningen af Lokalarkiver halvårsregnskab, Sammenslutningen af Lokalarkiver driftsregnskab, Arkibas ApS status, Arkibas ApS afskrivninger, Arkibas ApS strategi- & arbejdsplan 37 Vedtægter for Sammenslutningen af Lokalarkiver 41 Bilag 1 til vedtægter for SLA 50 Bilag 2 til vedtægter for SLA 51 2

3 SLA Sammenslutningen af Lokalarkiver 2015 generalforsamling, Sammenslutningen af Lokalarkiver Den 66. ordinære generalforsamling i Sammenslutningen af Lokalarkiver afholdes lørdag den 3. oktober 2015 kl med registrering fra kl på Hotel Park, Viaduktvej 28, i Middelfart. Dagsorden: 1) Valg af dirigent 2) Godkendelse af forretningsorden for generalforsamlingens afholdelse 3) Forelæggelse og godkendelse af beretning 4) Forelæggelse og godkendelse af regnskab 5) Indkomne forslag, herunder forslag til vedtægtsændringer 6) Budget for det kommende regnskabsår, herunder fastsættelse af kontingent 7) Valg. På valg er: o Til styrelsen: Jørgen Thomsen, Odense Bent Vedsted Rønne, Haderslev Else Gade Gyldenkærne, Sydøstdanmark Lis Vestergaard, Nordjylland o Som suppleanter: Erik Mouritzen, Stevns, 1. suppleant Kurt Risskov Sørensen, Kerteminde, 2. suppleant o Ekstern revision: K2 Revision, Vejle v /registreret revisor Erik Krab Koed o Som kritisk revisor: Inger Sørensen, Vamdrup o Som revisorsuppleant: Erik Korr Johansen, Galten 8) Eventuelt Forslag, der ønskes behandlet under dagsordenens punkt 5, skal være SLA sekretariatet i hænde senest fredag den 4. september

4 Forretningsorden 1) Dirigenten skal lede mødet upartisk og nøje overvåge, at almindelige regler for mødedeltagelse og afstemning overholdes. Dirigenten afgør, i hvilken rækkefølge forslag sættes til afstemning. 2) Dirigenten skal konstatere generalforsamlingens lovlige indvarsling. 3) Dirigenten skal foranstalte udpegning af protokolfører og stemmetællere. 4) Ændringsforslag til allerede fremsatte forslag skal afleveres skriftligt til dirigenten. 5) En kandidat, der ikke deltager i generalforsamlingen, kan kun vælges, såfremt der foreligger skriftlig accept fra den pågældende. 6) Valg og afstemninger afgøres ved almindelig stemmeflerhed, medmindre andet er foreskrevet i vedtægterne. Skriftlig afstemning skal foretages, når det forlanges af dirigenten. Ved personvalg, hvor der er opstillet flere kandidater, end der skal vælges, foregår valget altid som skriftlig afstemning. 7) Der skal føres protokol over generalforsamlingens beslutninger. Denne skal godkendes af dirigenten og formanden ved disses underskrifter. 4

5 Styrelsens beretning 2014/15 1. Styrelsen På SLA s generalforsamling den 4. oktober 2014 blev Svend-Erik Christiansen, Brabrand, Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj, og Jytte Raun, Dalum- Hjallese, genvalgt til styrelsen. Erik Mouritzen, Stevns, genvalgtes som 1. suppleant og Kurt Risskov Sørensen, Kerteminde, som 2. suppleant. Som kritisk revisor genvalgtes Karin Suhr Rasmussen, Stubbekøbing, og som revisorsuppleant Erik Korr Johansen, Galten. Som revisor genvalgtes K2 Revision i Vejle ved registreret revisor Erik Krab Koed. Styrelsen konstituerede sig på det efterfølgende konstituerende bestyrelsesmøde med Jørgen Thomsen, Odense som formand, Bent Vedsted Rønne, Haderslev som næstformand og Jytte Raun, Dalum-Hjallese som kasserer. De pågældende har samtidig udgjort SLA s forretningsudvalg. I skrivende stund (august 2015) har styrelsen afholdt fem styrelsesmøder siden sidste årsmøde excl. ovennævnte konstituerende møde. Forretningsudvalget har afholdt to møder. Hastesager drøftes og besluttes via korrespondance. 2. Økonomi I sidste års beretning kunne det meddeles, at udviklingsarbejdet med Arkibas5 og Arkiv.dk gik planmæssigt, og det forventedes, at finansieringen kunne klares uden ekstern låntagning. Det kom til at holde stik, og økonomien i forbindelse med udviklingsprojektet og donationen fra A.P. Møller og Hustru Chastine McKinney Møllers Fond til almene Formaal er afsluttet i SLA s og Arkibas regnskaber for

6 Der er ligeledes gjort rede for anvendelsen af donationen på 1,8 mill. kr. over for A.P. Møller Fonden og fremsendt tilhørende regnskab i skrivelse af Herefter har Fonden udbetalt det resterende tilskudsbeløb. Det betyder, at det nye udviklingsarbejde i 2015 er igangsat for egne midler. Det første projekt på kr. vedr. rettelser og tilføjelser til det oprindelige projekt blev udført først i det nye år og afsluttet pr Der skal løbende udvikles og tilføjes nye funktionaliteter og foretages mindre rettelser. Nogle af disse opgaver forventer vi at få ordnet i 2015 (mange er allerede ordnet), mens andre følger senere på året atter andre må vente til et nyt forsøg på at få udviklingsstøtte i SLA s driftsregnskab for 2014 udviser et overskud på kr. På siderne vises en specifikation af SLA s regnskab for Revisorens regnskab er opstillet efter bestemte regnskabsprincipper, som vi ikke synes er så overskuelige, som vi kunne ønske. Derfor har vi selv udarbejdet en specifikation, som gør det lettere at se, hvordan pengene er anvendt. Vi gør opmærksom på, at tallene selvfølgelig er de samme som i revisorens regnskab blot opstillet på en anden måde. Revisorens regnskab er fremlagt ved generalforsamlingen, og alle er naturligvis velkomne til at orientere sig også i denne udgave af regnskabet for SLA s regnskab 2014 i både den ene og den anden udgave kan ligeledes ses på vores hjemmeside, således at medlemmerne har mulighed for at orientere sig i regnskaberne forud for generalforsamlingen. Regnskabsoverskuddet på kr. skyldes bl.a., at der har været større indtægter end forventet. Kulturministeriet var så venlige at forhøje SLA s årlige tilskud fra kr. til kr. for perioden 1. april 2014 til 31. marts Kontingentindtægterne var lidt højere end forventet, mens salget af CMS-systemet var væsentligt højere end ventet. På udgiftssiden var der som tidligere både overskridelser og besparelser på de enkelte konti, men samlet var udgifterne ikke så høje som beregnet, idet de 6

7 midler, der var afsat til indsamlings- og ophavsretsprojekterne, ikke er blevet brugt op, hovedsageligt fordi de arbejdsmæssige ressourcer i stedet for har været anvendt på udviklingen af Arkibas5 og Arkiv.dk. SLA s styrelse har på baggrund af overskuddet for 2014 vedtaget at overføre kr. af overskuddet samt kr. af 2015-budgettets midler til Arkibas ApS til det fortsatte udviklingsarbejde. 3. Arkivpolitisk arbejde Styrelsens arbejde i det forløbne år har ligesom tidligere først og fremmest fundet sted inden for rammerne af den vedtagne strategi- og arbejdsplan, som løbende opdateres på vores hjemmeside, Med mellemrum er det tanken at forelægge strategiplanen for årsmødet, så styrelsens strategier vil kunne korrigeres af medlemmerne. Efter hvert årsmøde begynder styrelsen i det nye foreningsår med en tilpasning af arbejdsplanen inden for strategiplanens ramme. Og hvis vi hører gode forslag til tilføjelser eller ønsker om ændringer i strategi- og arbejdsplan, har vi ikke noget højere ønske end at inkorporere dette i planerne og i det/de kommende års arbejde. Medlemmerne er i øvrigt velkomne til at tage punkter fra strategi- og arbejdsplanen op i diskussionen på årsmødet. Samarbejdet med Statens Arkiver, der nu hedder Rigsarkivet, er udfoldet på flere måder. Som det er forudsat i arkivloven, er lokalarkiverne og dermed også SLA repræsenteret i Privatarkivudvalget og i forskellige undergrupper under dette. SLA s repræsentation i udvalget er uændret: Arkivleder Birgitte Herreborg Thomsen fra arkivet i Tønder er sammen med Jørgen Thomsen de to repræsentanter for SLA. Arbejdet med en videreudvikling af DANPA (DAnmarks Nationale PrivatArkivdatabase) er sat i stå i det forløbne år, da DANPA blev hacket hos Rigsarkivet, der hostede websiden. Men for lokalarkivernes vedkommende er dette ikke noget voldsomt savn selv om ideerne bag samsøgningen i DANPA be- 7

8 stemt var udmærkede for lokalarkiverne kan jo nu besøges via Arkiv.dk. Til gengæld er der mellem Rigsarkivet, ODA, Københavns Stadsarkiv og SLA sat gang i drøftelser, der på sigt kan føre til en fælles online adgang til forskellige danske arkivdatabaser eller noget, der er endnu mere revolutionerende. Som vi redegjorde for i sidste årsberetning, har Privatarkivudvalget været fadder til en undersøgelse af, hvilke strategiske udfordringer arkiverne står overfor på privatarkivområdet i de kommende år, og vi fik ved den lejlighed hjælp til at få nogle bud på spørgsmålet fra en stikprøve af medlemsarkiver det var lige voldsomt nok at rulle et spørgeskema ud til alle arkiverne! En af de største udfordringer ligger selvfølgelig i, at en meget stor del af det arkivmateriale, vore arkiver kan tænkes at skulle indsamle, kun vil foreligge i digital form, og det er i hvert fald rigtig mange af medlemsarkiverne næppe klædt godt nok på til at kunne håndtere rent bortset fra, at der på persondataområdet også er snævre grænser for, hvad ikke mindst private institutioner overhovedet må opbevare af den slags materiale. En rapport fra Privatarkivudvalget vil blive udarbejdet i efteråret 2015 og indsendt til Kulturministeriet, da det nuværende udvalgs fireårsperiode udløber til nytår. Fælles løsninger og fælles uddannelsesaktiviteter er noget af det, der kan blive anbefalet i Privatarkivudvalgets rapport, og det er glædeligt, at Rigsarkivet, ODA, SLA og andre nu er fælles om at overveje, hvad man kan stille op over for sådanne udfordringer. I den forbindelse har vi tidligere kunnet glæde os over et tilsagn fra Rigsarkivet om, at man vil stille et indsamlingsværktøj, SABA, til rådighed for arkiverne og tilmed snart igen vil holde et kursus for lokalarkiver i brugen af værktøjet. Styrelsen lægger vægt på, at SLA i den forbindelse sikrer, at der bliver uddannet undervisere i vor egen kreds, som efterfølgende kan få kendskabet til SABA til at brede sig som ringe i vandet. SLA har også været repræsenteret i en anden undergruppe under Privatarkivudvalget (den arbejder med private e-arkivalier). I den sammenhæng har der bl.a. været talt om en case på baggrund af SLA s eget arkivmateriale. Dette arbejde er dog endnu ikke udført. På Rigsarkivet befinder der sig en mængde 8

9 kasser fra SLA s tidlige år. På sekretariatet i Vejle findes der papirarkivalier fra de seneste årtier, og på medarbejdernes computere og på de tilhørende servere ligger så at sige resten, primært fra de seneste 5-10 år. Målet med delprojektet bliver at se, hvad der i givet fald kunne høstes fra den elektroniske arkivtidsalder med henblik på bevaring til senere tider. Det bliver spændende at se, hvad dette underudvalg kommer frem til også af anbefalinger for vi kan få vanskeligt ved at komme med anbefalinger på området over for vore medlemsarkiver, hvis vi ikke engang kan finde ud af, hvad og hvordan der kan og skal gemmes noget digitalt fra SLA s eget arkiv. I lighed med ODA har SLA gennem KL været repræsenteret i det såkaldte K- udvalg, der er et samarbejdsforum med Statens Arkiver på det kommunale arkivområde. Dette felt har kun direkte betydning for nogle få af SLA s medlemsarkiver, nemlig de egentlige kommunearkiver. Rigsarkivaren afholder i tillæg hertil hvert år et informations- og debatmøde, hvortil han inviterer alle kommunearkivernes ledere. I november 2012 underskrev ODA og SLA en samarbejdsaftale. Det er med stor tilfredshed, at styrelsen har mærket, at der også fra ODA s side er forståelse for nødvendigheden og berettigelsen af et nærmere samarbejde efter femseks år, hvor samarbejdet ikke ligefrem stod i høj kurs. Samarbejdsaftalen indebærer først og fremmest samarbejde om repræsentation udadtil, f.eks. i arkivlovsspørgsmål kommer der en arkivlovsrevision, er det klart, at lokalarkiverne kun vil kunne få indflydelse, hvis vi arbejder sammen. En sådan revision kan øjnes i det fjerne, idet den tidligere kulturminister kort før valget i juni 2015 gav udtryk for, at der var behov for nedsættelsen af en arkivkommission, hvad SLA bestemt ser frem til. Udfordringerne på det digitale område og på det private område er så store, at der er behov for det, så de fornødne ændringer af lovgivningen også efterfølgende kan gennemføres. Derudover betyder samarbejdsaftalen med ODA, at vi skal kunne gøre brug af hinandens uddannelses- og seminaraktiviteter til medlemspriser, således at 9

10 ODA-medlemmer vil kunne deltage i SLA-arrangementer til SLA s egne medlemspriser og omvendt. Denne del af samarbejdsaftalen er for længst implementeret. Hertil kommer, at ODA-arkiverne nu er optaget i den fælles arkivvejviser på SLA s hjemmeside i erkendelse af, at brugerne primært har brug for at kende adresser på så mange arkiver som muligt, ikke om de er medlemmer af den ene eller den anden organisation på området. Der afholdes i september et møde med repræsentanter for ODA s bestyrelse, og vi håber, at dette vil sætte yderligere gang i samarbejdet. Det bliver bestemt nødvendigt, hvis der bliver tale om nedsættelsen af en arkivkommission og en efterfølgende arkivlovsrevision. Endelig kan det i relation til ODA nævnes, at der på sigt også kan tænkes andre samarbejdsflader end de her nævnte. Det vil løbende blive overvejet i SLA s styrelse, hvad vi skal spille ud med i den forbindelse, og vi forventer en tilsvarende åbenhed i drøftelserne fra ODA s side. Så må vi se, hvor langt samarbejdsviljen kan bære. Ellers har det store arkivpolitiske emne i den forløbne beretningsperiode ligesom sidste år - været spørgsmålet om en aftale omkring ophavsretten til fotografier og rettighederne til at publicere billeder på internettet. Det er et arbejde, der har strakt sig over næsten fire år. Vi har fyldigt redegjort for vores holdning og drøftelsernes resultat i OmSLAget undervejs senest i OmSLAget 2015:2 og henviser hertil. Emnet vil også blive fyldigt behandlet i den mundtlige beretning på årsmødet. Men grundlæggende er der tale om en forsikringsordning, så vore medlemmer kan undgå at træde ved siden af i ophavsretsmæssige spørgsmål, og sådan at langt flere fotografier end ellers vil kunne vises i Arkiv.dk. Heldigvis er Arkibas og Arkiv.dk allerede nu indrettet sådan, at der uden væsentlig indsats kan køres en liste ud, der viser, hvor mange billedfiler hvert enkelt arkiv har ønsket at publicere på nettet. 10

11 To dage før offentliggørelsen af Arkiv.dk faldt aftalen på plads. Den mangler endnu formelle underskrifter, men vi håber, at det kun er et spørgsmål om uger, før de andre kulturarvsinstitutioner, der har været med i drøftelserne på samme side af bordet som SLA, ODA og Danske Billeder, erklærer sig villige til at skrive under. 4. Arkibas ApS Antallet af Arkibasbrugere er vokset det seneste år siden lanceringen af Arkibas5 og i særdeleshed efter lanceringen af Arkiv.dk. Vi har nu 549 arkiver, som bruger programmet. En stigning på fire arkiver siden sidste år. Dette tal dækker dog over en reel stigning på 13 nye arkiver, men desværre også over et fald på otte arkiver, som har fravalgt programmet, fordi de aldrig rigtig er kommet i gang med at bruge det, og hertil en enkelt fusion af to arkiver. De 549 Arkibasbrugere består primært af ordinære arkiver, men 25 af vores brugere er ekstraordinære arkiver i form af specialarkiver, museer og virksomheder. Det forgangne år har endnu en gang primært stået i udviklingens tegn. I august 2014 afsluttede vi udviklingsarbejdet med Arkibas5, hvorefter vi dels kastede os over udviklingen af Arkiv.dk og dels arbejdet med at få konverteret data fra Arkibas4 til Arkibas5. Mandag den 1. september gik vi i luften med en demoversion af Arkibas5. Her var der dels mulighed for at teste programmet og dets funktionalitet, dels mulighed for at se nærmere på den første version af de konverterede data. Arbejdet med at nå frem til den endelige konvertering af data fra Arkibas4 til Arkibas5 var omfattende. Vi måtte udskyde den endelige konvertering flere gange for at få styr på de sidste data, og generelt endte opgaven med at tage meget længere tid end først estimeret. Problemerne i konverteringen var mangeartede. Dels var Arkibas4-databasen håbløs at finde rundt i når man troede, at man havde fundet de rigtige data, så viste det sig ofte, at det alligevel ikke var de rigtige data. Dels viste det sig, at de mange gamle Arkibas3-data skabte 11

12 problemer, da de i mange tilfælde opførte sig anderledes end de data, som var skabt direkte i Arkibas4. Det lykkedes os dog til sidst at få styr på data i alle felter, så vi fredag den 7. november 2014 kl kunne påbegynde den endelige konvertering. Tirsdag den 11. november lukkede vi igen officielt op nu i Arkibas5. Efterfølgende har nogle få arkiver henvendt sig vedr. problemer med de konverterede data, og i alle tilfælde kan fejlene føres helt tilbage til konverteringen af data fra Arkibas3 til Arkibas4. Mange ude på arkiverne har hjulpet med at kigge data igennem, og mange har også været flittige til at teste programmet på kryds og tværs for at finde de fejl, som endnu var i systemet. Det vil vi gerne bringe en stor tak for. I løbet af september og oktober afholdt Arkibas fem regionale møder i Vejle, Ringsted, Odense, Skørping og Herning, hvor vi fortalte om, hvilke tanker der lå bag den nye version af Arkibas, og hvor vi viste, hvordan disse tanker var udmøntet i opbygningen og funktionaliteten af systemet. Møderne var gratis at deltage i og var yderst velbesøgte. Alt i alt deltog omkring 350 personer i disse møder. Samtidig fortsatte vi den række af klargøringsmøder rundt omkring i landet, som vi var begyndt på allerede i det tidlige forår, og hvor vi fortalte om, hvilke overvejelser arkiverne skulle gøre, inden vi gik i luften med Arkiv.dk. Her nåede vi at afholde 24 møder i løbet af Arkibas5 har generelt driftet fint og uden væsentlige problemer. Til at begynde med havde vi nogle problemer med at data ikke altid blev indekseret, og at registreringerne derfor ikke kunne søges frem igen. Efter noget arbejde med dette problem fik vi det dog løst, og bortset fra en enkelt weekend, hvor det pludselig ikke var muligt at gemme nyt, så har Arkibas5 driftet stabilt. Der har naturligvis været fejl i systemet. Det kan ikke undgås, når man lancerer et nyt system. Det er ganske enkelt umuligt på forhånd at have været rundt at teste i alle krogene. Brugerne har dog været gode til at melde fejl ind, når de blevet fundet, og udviklerne har været hurtige til at finde og rette fejlene. Udviklingen af Arkiv.dk gik hurtigt og planmæssigt frem, og lige før jul gik vi i luften med en demoversion. Mange havde glæde af denne demoversion og af 12

13 at kunne se, hvordan de indtastede data blev præsenteret. Rigtig mange arkiver brugte også januar og februar måned på at tilrette data, inden vi officielt gik i luften med platformen, hvilket skete den 20. februar ved et arrangement i Odense, hvor rigsarkivar Asbjørn Hellum officielt åbnede for Danmarks nye arkivportal. En stor begivenhed, som arkiverne har talt om og set frem til i mange år, og som viste sig at blive en stor succes ikke mindst på grund af den omfattende presseomtale, som portalen fik. En presseomtale som medførte, at Arkiv.dk i løbet af den første weekend, den var i luften, havde unikke besøgende og over 4,8 mio. sidevisninger. De mange besøgende på Arkiv.dk kastede også rigtig mange henvendelser af sig til arkiverne, så mange havde svært ved at følge med. Siden har den første store interesse lagt sig, men siden besøges fortsat af mange tusinde brugere hver uge. Efter lanceringen af Arkiv.dk har vi fortsat udviklingsarbejdet primært med ændringer, forbedringer og ny funktionalitet i Arkibas, men det er også blevet til nogle små ændringer på Arkiv.dk. Udviklingsarbejdet har i første halvår af 2015 bl.a. fokuseret på at rette deciderede fejl altså funktionalitet, som ikke fungerer efter hensigten. På dette punkt vurderer vi, at vi er i mål det er i hvert fald længe siden, at der er blevet fundet og indberettet fejl. Så har vi lavet nogle ændringer i systemet, hvor det har vist sig, at den oprindeligt udviklede funktionalitet var uhensigtsmæssig. Her var en af de store ændringer i hvert fald udviklings- og økonomimæssigt at lave om på søgefunktionen, så den fungerer mere i stil med den, vi har på Arkiv.dk. Endelig har vi lavet nyudvikling altså funktionalitet, som ikke eksisterede i den første version af Arkibas5. Noget af det, som vi har nyudviklet, er funktioner, som var til stede i Arkibas4, men som der desværre hverken var tid eller råd til i udviklingsarbejdet i Det er f.eks. funktioner som at kunne slette ordningsord og journaler samt mulighed for at kunne flytte dialogbokse. Vi har også nyudviklet funktionalitet, som ikke eksisterede i Arkibas4, men som vi synes, var rigtig vigtige for arbejdet med Arkibas. Det er bl.a. muligheden for at fusionere givere og ordningsord samt mulighed for at ændre publiceringsstatus på mange registreringer samtidig. 13

14 Udviklingsarbejdet fortsætter i den kommende tid. I løbet af efteråret vil vi bl.a. satse på at få lavet mulighed for at trække statistik ud af både Arkibas og Arkiv.dk. De penge, som bruges på projektet i 2015, er alle finansieret af Arkibas og SLA selv. I løbet af vinteren 2015/16 vil vi forsøge at skaffe endnu en portion eksterne midler, så vi igen i 2016 og 2017 vil kunne tage et nyt stort udviklingsspring fremad med ny funktionalitet til både Arkibas og Arkiv.dk. Vi er allerede så småt gået i gang med at formulere tankerne omkring det fortsatte udviklingsarbejde. På den ene side arbejder vi med et projekt, hvor vi gerne vil introducere undervisningsmateriale på Arkiv.dk, så vi kan nå ud til et publikum, vi normalt ikke ser på arkiverne, og på den anden side arbejder vi med et projekt, hvor vi gerne vil kunne præsentere arkivalier af enestående national betydning på arkiv.dk. Under disse to projekter regner vi selvfølgelig med, at vi kan få udviklet en hel del af den funktionalitet, som endnu står på vores ønskeliste. Vi regner dog også med, at der i den kommende periode vil blive mere tid til at lave nogle gode vejledninger til brugen af Arkibas. Den gamle Arkibas4-server har efter konverteringen fra Arkibas4 til Arkibas5 fortsat været i drift, så man kunne sammenligne det nye system med det gamle og blive fortrolig med, hvordan dataene var blevet flyttet. Det er dog temmelig dyrt at holde den gamle Arkibas4-server i drift, og vi mener, at det vil være bedre at kanalisere disse penge over til udvikling af Arkibas5. Derfor har bestyrelsen besluttet, at Arkibas4 lukker og slukker definitivt med udgangen af 3. kvartal altså den 1. oktober SLA s hjemmesidesystem SLA-CMS, som er baseret på WordPress, har nu været i luften i knap to år, og vi har nu nået 65 brugere, primært arkiver, men også arkivsamvirker og kredse benytter systemet. Også her håber vi, at der nu kan blive lidt mere tid til at lave nogle basale vejledninger og komme med anbefalinger af gode udvidelsesprogrammer. 14

15 I løbet af 2014 har der været nogle udskiftninger i Arkibasbestyrelsen. I september udtrådte Anders Hell Hansen og Richard Bøllund af bestyrelsen. Ind trådte i stedet de to suppleanter Karin Conradsen fra Vejle og Birgitte Thomsen fra Tønder. Til den ordinære generalforsamling i maj 2015 valgte både Karin og Birgitte at opstille til de to ledige poster. Begge blev enstemmigt valgt. Som suppleanter blev valgt Kirsten Williams fra Beder-Malling og Inger Marie Skovager fra Gørlev. Tak til Anders Hell Hansen og Richard Bøllund for deres engagement og mangeårige arbejde i bestyrelsen. 5. Publikationsvirksomhed og medlemsinformation OmSLAget og Journalen SLA s egentlige medlemsblad, OmSLAget, udkommer for tiden med fire numre pr. årgang, typisk med sider i A4-format, men sidetallet vil også i den kommende årgang kunne variere lidt. Det redigeres af et redaktionsudvalg, se side 19. OmSLAget har efterhånden eksisteret i mange år, men det er stadig under udvikling. Der kører dog også serier af artikler gennem flere årgange, således f.eks. ét arkivportræt i hvert nummer fra sidste år i øvrigt suppleret af et portræt af et ODA-arkiv i hvert andet nummer. Cand.mag. John Thrane, Odense, overtog i årets løb opgaven med arkivportrætterne fra arkivar Rasmus Lock, Odense Stadsarkiv. OmSLAget giver efter styrelsens opfattelse en rigtig god ramme for meddelelser til vore medlemmer og for at udbrede kendskabet til, hvad der foregår i arkivverdenen. Heldigvis kommer der også jævnlige bidrag fra medlemmerne, og vi håber derfor fra styrelsens side, at bladet kan tjene som et godt indspark i det lokale arkivarbejde. Vi kan kun opfordre medlemmerne til at bruge bladets muligheder for at komme i kontakt med andre i størst muligt omfang. Mellemrummene på tre måneder mellem udgivelsen af de enkelte numre af OmSLAget og brevportoens højde har i de forløbne år gjort, at vi fra tid til 15

16 anden også udsender en del nyhedsbreve fra sekretariatet på mail. Vi er i indeværende foreningsår nået i mål med mailudsendelser, således at alle vore medlemsarkiver kan kontaktes pr. mail. Kombinationen af nyhedsbreve pr. mail samt artikler i OmSLAget tilfredsstiller i hvert fald styrelsens ønsker om kommunikation til medlemmerne, og vi håber naturligvis, at denne vurdering deles af arkiverne. Der arbejdes til stadighed med indholdet i OmSLAget og med layoutet, idet der er enighed om, at der bør være flest mulige historiske billeder og ikke nødvendigvis så mange helt aktuelle billeder, selv om glæden ved at se sig selv på billeder jo ligger dybt i vor tid! Tidsskriftet Journalen udgives som tidligere i samarbejde med Dansk Lokalhistorisk Forening, men fra 2015-årgangen også sammen med ODA. Samarbejdet forløber helt uden problemer, og SLA s styrelse er glad for at kunne tilbyde et blad med vægt på artikler inden for lokal- og kulturhistorie. Det er inden for sit emnefelt tænkt som inspiration for vore egne og DLF s og ODA s medlemmer, og samtidig får arkiver og foreninger mulighed for at få deres publikationer anmeldt i det årlige anmeldernummer. Der er i beretningsåret i lighed med de seneste år publiceret to almindelige numre med artikler på 36 sider pr. nummer samt et lidt større anmeldernummer. Arkivar Johnny Wøllekær, Odense Stadsarkiv, er som tidligere redaktør for Journalen, og han støttes af en redaktionsgruppe med repræsentanter både for DLF, ODA og SLA. Denne gruppe mødes en gang årligt, hvilket har vist sig at være tilstrækkeligt. Da DLF udsender væsentligt flere eksemplarer af tidsskriftet end SLA og ODA, er oplaget så stort, tæt ved stk., at det ikke ligger lige for at overgå til publicering af tidsskriftet på nettet. Heldigvis. 6) Kredsmøde Lørdag den 18. april afholdt vi forårets kredsmøde på vor hjemmebase i Vejle. Der var næsten 70 deltagere. Mødet er en kærkommen lejlighed til at træffe 16

17 kolleger i arkivverdenen, drøfte fælles anliggender, udveksle erfaringer og få nogle faglige input. Mødet giver også lejlighed til, at styrelsen kan orientere om det sidste nye i en række fællessager. Opsamlingen omkring vor nye arkivportal Arkiv.dk fyldte naturligvis meget. Besøgstallet på hjemmesiden havde ganske enkelt slået alle forventninger, siden den blev åbnet den 20. februar. Mange nye brugere er blevet opmærksomme på arkivernes eksistens, og Arkiv.dk har medført en lang række henvendelser til arkiverne - både med supplerende oplysninger til de synlige billeder og arkivalierne, men også med nye forespørgsler og bestillinger. Kredsmødet rummede selvfølgelig også en uddybning af den længe ventede aftale med CopyDan Billedkunst omkring visning af billeder med ophavsret i Arkiv.dk. Loven omkring billeders ophavsret er meget uklar, og uden denne aftale ville det være meget begrænset, hvor mange billeder vi kunne synliggøre og stadig være på sikker grund. En lang række af de kort, som Kort- og Matrikelstyrelsen (nu Geodatastyrelsen) ligger inde med, er inden for de senere år blevet tilgængelige via nettet, og arkivar Peter Korsgaard fra Geodatastyrelsen redegjorde på mødet for de forskellige korttyper og deres tilgængelighed. Senest er de såkaldte sogneprotokoller fra perioden blevet tilgængelige via nettet. Under overskriften "Nyt fra arkiverne" hørte vi bl.a. om et projekt, som Lokalhistorisk Arkiv i Tandslet er i gang med, hvor alle huse systematisk bliver fotograferet og beboerne registreret. Barrit-Vrigsted Lokalarkiv kunne fortælle om arbejdet med at synliggøre den lokale kulturarv ved at placere QR-koder på centrale steder og arrangere tilknyttede vandre-, løbe- og cykelture. Et lignende projekt er Juelsminde-Klakring Lokalarkiv ved at gennemføre i samarbejde med Glud Museum og turistkontoret i Juelsminde, og via en hjemmeside og en egen Facebook-gruppe har arkivet nået nye målgrupper. 17

18 Som afslutning på punktet "Nyt fra arkiverne" kunne Peter Korsgaard orientere om forberedelserne til den 6. udgave af det topografiske værk "Trap Danmark". Forfatterne til værket vil sikkert i flere tilfælde søge informationer lokalt hos arkiverne, så vi må være forberedte på henvendelser i den anledning. Dagen afrundedes med et foredrag af arkivar Johnny Wøllekær fra Odense Stadsarkiv omkring forsamlingshusenes historie fra deres opkomst i 1870'erne og til i dag. Gennem årene har forsamlingshusene dannet ramme for mange møder, foredrag, udstillinger, familiefester osv., og de er unægteligt en del af den danske kulturarv. I de senere år har forsamlingshusene haft det svært, og mange er blevet nedlagt. Nogle steder er det dog næsten gået modsat, da forsamlingshuset er opblomstret som et levende symbol på fællesskabet i lokalsamfundet, hvor måske skolen, butikkerne, kroen osv. er forsvundet. 7. Udvalg Medlemsoptagelse Siden SLA s generalforsamling i 2014 er optaget 10 arkiver som ordinære medlemmer. Kolding Stadsarkiv meldte sig ud ved udgangen af 2014, og to lokalarkiver på Fyn blev registreret som udmeldte sidste år efter lokale stridigheder. Et lokalarkiv i Ringkøbing-Skjern afventer genåbning, og to arkiver i Horsens Kommune er fusioneret. Der er i skrivende stund i alt 510 ordinære medlemmer af SLA. Seks ekstraordinære medlemmer er udtrådt siden sidste beretning. To medlemmer tilskrives den samlede udmeldelse af de lokale bornholmske arkiver, et medlem er fusioneret med det lokale byhistoriske arkiv, to arkiver ønsker at spare omkostningen, og fire landsdelsarkiver er udmeldte, hvoraf dog kun det ene påvirker dette års opgørelse. I alt har SLA i skrivende stund 41 ekstraordinære medlemmer. 18

19 Igen i indeværende beretningsår kan vi konstatere en stigende interesse for som lokalarkiv at være organiseret og være medlem af SLA. Samspillet mellem åbningen af portalen Arkiv.dk og prispolitikken spiller klart en rolle. Brug af Arkibas5 er gratis for SLA s medlemmer, når der først er tegnet en kommunelicens. Samtidig koster det kr. + moms at være bruger i kalenderåret 2015, hvis arkivet ikke er medlem. Et SLA-medlemskab for et lille arkiv koster kr. i indeværende år! Oversigt over potentielle medlemmer planlægges udarbejdet og kontakt optaget. Grundholdningen er, at oplysning og viden styrker arbejdet, samarbejdet og interessen. Udvalget for medlemsoptagelse består af Bent Vedsted Rønne, Haderslev, og Hanne Hauge, SLA s sekretariat. Redaktionsudvalget Udvalget står for redaktionen af OmSLAget (jfr. ovenfor) inden for rammer, som løbende bliver udstukket af styrelsen på dennes møder. Sammen med Hanne Hauge fra sekretariatet udgør tre styrelsesmedlemmer (Svend-Erik Christiansen, Bent Vedsted Rønne og Jørgen Thomsen) redaktionsudvalget, og vi klarer arbejdet pr. mail. Hanne Hauge varetager normalt kontakten med de enkelte forfattere og med bistand udefra også layoutarbejdet. Såfremt der indgås en mere omfattende aftale med ODA om udgivelsen af bladet, vil ODA naturligvis blive anmodet om at stille med en eller flere medlemmer af redaktionsudvalget. Jo mere input, vi får til bladet fra vore medlemsarkiver, jo mere varieret kan vi lave bladet. Der er undertiden pladsmangel i OmSLAget, og styrelsen har besluttet, at indsendte artikler som hovedregel højst må være på ord. Men dette må under ingen omstændigheder opfattes som et forsøg på at sætte en dæmper på skrivelysten. Vi har tidligere talt om at opstille enkelte vejledende redaktionsprincipper for OmSLAget bl.a. for at sikre, at vi ikke uden videre og uden kommentarer publicerer artikler, der kommer med anbefalinger, som 19

20 er stik imod foreningens almindelige linje. Redaktionsprincipperne vil i givet fald komme til medlemmernes kundskab gennem bladet. Den indsamlingsfolder, som vi trykte i efteråret 2014, og som er distribueret til arkiverne, er blevet godt modtaget. SLA s styrelse mener, at vi ved publiceringen af en sådan folder opfylder et behov hos mange mindre arkiver, der måske ikke selv synes, de har ressourcer til et sådant arbejde. Uddannelsesudvalget Uddannelsesudvalgets arbejdsopgaver er meget konkrete, nemlig at forestå SLA s uddannelse, gennemføre kursusaktiviteten og desuden at rådgive og støtte arkivsamvirker, kommuner og kredse i at gennemføre kurser lokalt. Arkibaskurser, CMS- og billedscanningskurser foreslås ligeledes af SLA, men planlægges og gennemføres af Arkibas repræsentant i uddannelsesudvalget. Arkivuddannelsen Arkivuddannelsen blev justeret i foråret 2014, så indholdet og delemnerne blev mere tidssvarende. Bl.a. var det et ønske at inddrage de sociale medier i undervisningens modul 4, synliggørelse. Desuden blev modul 0 udviklet som en kort gennemgang af arkivets arbejdsopgaver, sammensat på tværs af arkivuddannelsens fem moduler. Kurset varer én dag og er tiltænkt nye arkivmedarbejdere og bestyrelsesmedlemmer som en introduktion til arbejdet i arkivet og som en appetitvækker på den samlede arkivuddannelse. Modulet blev søsat i efteråret 2014 og har vist sig at være en succes. Siden opstarten har der været afholdt fire modul 0-kurser med i alt 138 kursister. Dette efterår er der planlagt fem modul 0-kurser. Vi håber, at appetitvækkeren vil medvirke til, at endnu flere arkivmedarbejdere tager uddannelsen jævnsides med arkivlederne. Det samlede antal kursusdage på arkivuddannelsen var i indeværende beretningsår 869 mod 915 i beretningsåret 2013/14, et fald på blot 5%, og når vi kender den store ihærdighed og de mange arbejdstimer, som arkiverne har brugt ved overgangen til Arkibas5 og Arkiv.dk., er det fantastisk at se både den store deltagelse i uddannelsesaktiviteterne og de lokale planlæggeres en- 20

21 gagement i at imødekomme behovet. Deltagelse i specialkurser inden for arkivuddannelsen er ikke talt med i ovenstående opgørelse. Årsmødekurser Udvikling, planlægning og afvikling af årsmødekurserne, den arkivfaglige og den historiefaglige kursusrække, er uddannelsesudvalgets mest tidskrævende opgave, som starter i det sene efterår og kører til afviklingen den første weekend i oktober det følgende år. Overbygning til arkivuddannelsen SLA s kurser er primært lagt an på at undervise lægfolk, der jo udgør størstedelen af lokalarkivernes medarbejdere. Men blandt de faguddannede ansatte på de større arkiver har der vist sig et ønske om en overbygning på den hidtidige arkivuddannelse, en form for masterclass. Dette emne vil uddannelsesudvalget arbejde videre med i den kommende periode. Der vil naturligvis blive taget kontakt til ODA også på dette område. ERFA-dag 2015 Én gang om året, traditionelt i det sene forår, planlægger uddannelsesudvalget en erfaringsudvekslingsdag for undervisere. I år skulle mødet dreje sig om en evt. overbygning til arkivuddannelsen, men som det fremgår af ovenstående er projektet skrinlagt til tiden giver luft. Arkibas-, WordPress- og billedscanningskurser I Arkibasregi arrangerer vi kurser i brugen af Arkibas, men også andre typer kurser har de senere år sneget sig ind i vores kursusrække. I en del år har vi udbudt et kursus i billedscanning, og i efteråret 2013 afviklede vi det første kursus i WordPress. I sommeren og efteråret 2014 stod udviklingsarbejdet med Arkibas5 og Arkiv.dk højt på arbejdsprogrammet, og med Arkibas5 lige på trapperne valgte vi derfor helt at droppe alle kurser i Arkibas4 i efteråret Til gengæld udbød vi to kurser i billedscanning, som dog begge måtte aflyses på grund af mang- 21

22 lende tilmeldinger, samt et kursus i WordPress, som til gengæld måtte udvides med et ekstra kursus sidst på året. I løbet af september og oktober afholdt Arkibasunderviserne tre møder, hvor vi drøftede, hvordan de kommende kurser i Arkibas5 skulle skrues sammen. Det stod hurtigt klart for os, at vores første prioritet skulle være opgraderingskurser, så rutinerede brugere af Arkibas4 kunne blive sat ind i brugen af Arkibas5, og herefter ville vi i løbet af foråret 2015 følge op med nye grundkurser i henholdsvis billedregistrering og arkivalieregistrering. Det første opgraderingskursus blev afholdt onsdag den 5. november, to dage før den endelige konvertering af data til Arkibas5 blev skudt i gang. Herudover nåede vi at afholde yderligere to opgraderingskurser i Vejle, inden decembers juletravlhed satte ind, og fire eksterne kurser i samarbejde med forskellige arkivsamvirker. I vinteren og foråret 2015 havde vi planlagt en omfattende kursusvirksomhed i Vejle specielt i det nye Arkibas5. I denne periode afholdt vi fem opgraderingskurser, syv grundkurser fordelt ligeligt på billed- og arkivaliekurser, tre Word- Press-kurser, og så måtte vi desværre aflyse et scanningskursus og et Arkibas grundkursus i billedregistrering på grund af manglende tilmeldinger. Også uden for Vejle blev der afholdt mange kurser i første halvår af 2015 i samarbejde med kredse, sammenslutninger og arkivsamvirker. Her udsendte Arkibas undervisere til 11 opgraderingskurser og 21 grundkurser. Hertil kommer naturligvis alle de kurser rundt omkring i landet, hvor vi ikke sendte en af vores undervisere ud, og som vi derfor ikke har nogen eksakt viden om. Alt i alt blev første halvår af 2015 en af vores mest hektiske kursussæsoner i lang tid. I efteråret 2015 regner vi med, at der fortsat vil være stor kursusaktivitet, selv om den nok ikke bliver helt på højde med forårets niveau. Vi lancerer også et administratorkursus i Arkibas, og naturligvis prøver vi endnu en gang at udbyde et scanningskursus, da vi har en formodning om, at den manglende tilslutning måske blot skyldes fokus på det nye Arkibas i en periode. 22

23 Uddannelsesudvalget består af Doris Frederiksen, Herning, Else Gade Gyldenkærne, Sydøstdanmark, Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj, Eva Schmidt, Odder, Henning Sørensen, Dragør, Birgitte Thomsen, Tønder, og fra sekretariatet Dorthe Søborg Skriver og Hanne Hauge. Indsamlingsprojektgruppen Indsamlingsgruppens opgave er at sætte fokus på lokalarkivernes indsamling af arkivalier. Gruppen bidrager med seminarer, ideer, vejledninger, artikler o.lign. initiativer, der kan ruste arkiverne i indsamlingsarbejdet. I beretningsåret har gruppen afholdt ét møde. Her har gruppen bl.a. planlagt et seminar om digital indsamling på lokalarkiverne, som skal afholdes første gang i Odense i marts Indsamlingsgruppen består af Ruth Jensen, Faaborg, Erik Korr Johansen, Galten, Jens Åge S. Petersen, Odense, Eva Schmidt, Odder og Lis Vestergaard, LANA. Arkivernes Dag Der blev heller ikke i enighed om et fællesnordisk tema til Arkivernes Dag i de nordiske lande. Der er ikke afholdt nogen nordiske møder, og en aftale om en henvendelse til de respektive landes rigsarkivarer om støtte synes ikke at være sat i værk. Der var ellers aftalt et møde på de netop afholdte Nordiske Arkivdage i København, men mødet blev aldrig afholdt. Derfor kører vi fortsat med frit emne den anden lørdag i november, og de fleste steder i Norden sker det på dagen. I det lys kan man vel godt sige, at det er et fællesnordisk arrangement. SLA s opgave er at opfordre medlemmerne til at deltage i Arkivernes Dag og dermed synliggøre arkivet lokalt og at udsende grundlæggende vejledning i at tackle den lokale kommunikation, udarbejde og distribuere en A3-plakat til formålet, offentliggøre lokalarkivernes aktiviteter centralt på SLA s hjemmeside og efterfølgende indsamle statistiktal for antal besøgende nationalt. 23

24 Kommunikationen foregår via artikler i OmSLAget og vedhæftede bilag, på SLA s hjemmeside samt via s. I alt har Arkivernes Dag været synlig og haft spalteplads med seks indlæg i fire medlemsblade siden sidste års beretning! Udvalget for Arkivernes Dag består af Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj. Materialeudvalget Videreformidling af arkivmaterialer gennem SLA s Forlag kører konstant med hjælp til de få arkiver, der ikke gennem eget lokalt arkivsamvirke indkøber syrefri produkter direkte fra Museumstjenesten. Aktuelt begrænser bestillinger sig til syrefri varer og med mellemrum til en lille boks med plastikclips! Til trods for det lave salg er det styrelsens fortsatte holdning og ønske at opretholde hjælpen! SLA-CMS hjemmesidesystemet sælges også gennem SLA s Forlag, og siden sidste beretning er 14 systemer solgt, og i alt gør 65 arkiver og arkivsamvirker nu brug af systemet. Museumstjenesten SLA har en plads i Museumstjenestens bestyrelse, som varetages af materialeudvalgets medlem, Niels Løgager Nielsen. Bestyrelsen ved Museumstjenesten har i den forløbne periode været meget optaget af Kulturstyrelsens afslag på kr. til dækning af trykningen af bladet Danske Museer. Niels Løgager Nielsen og ODA's repræsentant i bestyrelsen har set på fra sidelinjen, men da det ikke er noget, vi har særlig interesse i, har ingen af os blandet os i diskussionen, men forholdt os afventende. Et ønske om større gennemsigtighed i fragtpriserne har været forelagt Museumstjenestens direktør, der har svaret på kritikken. Materialeudvalget består af Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj og Hanne Hauge, SLA s sekretariat. 24

25 Udvalget vedr. SLA s hjemmeside og Råd og vejledning Udvalget har to arbejdsopgaver, nemlig udvikling af SLA s hjemmeside og udvikling af Råd og vejledning. Sidstnævnte findes også på SLA s hjemmeside. Udvalget har afholdt ét møde i beretningsåret, hvor der blev udarbejdet nye handlingsplaner for udvikling af hjemmesiden og for Råd og vejledning. SLA s hjemmeside har i sin nuværende udformning været i drift siden efteråret I de sidste par år har det måttet erkendes, at hjemmesiden teknisk havde nogle begrænsninger og en række uhensigtsmæssigheder, som kun med besvær kunne tackles. I takt med at SLA selv begyndte at udbyde hjemmesidesystemet SLA-CMS, som er opbygget i gratis-systemet WordPress, blev det derfor overvejet, om tiden var moden til at udskifte det nuværende ATHENAsystem med SLA-CMS. Den beslutning blev truffet på udvalgets møde i juni Planen er herefter, at sekretariatet i løbet af efteråret 2015 løbende overflytter siderne fra den gamle hjemmeside til den nye, hvorefter den endelige overgang sker ved årsskiftet 2015/16. På mødet i juni 2015 blev der også udarbejdet en ny handlingsplan for Råd og vejledning. Arbejdet med at udbygge disse sider på SLA s hjemmeside har stort set ligget stille i halvandet år. På mødet blev der præsenteret et forslag om udviklingen af en wikipedia for lokalarkiverne, som skal rumme alle typer af vejledninger med relevans for lokalarkivernes arbejde, herunder også Arkibas5-vejledninger. Udvalget har bifaldet ideen, og i efteråret 2015 vil en nedsat gruppe arbejde på at videreudvikle ideen. Medlemmer af udvalget er Bent Vedsted Rønne, Haderslev, Tove Pettersson, Haderslev, Jens Willumsen, Nr. Lyndelse, Jens Åge S. Petersen, Odense, Hanne Hauge og Dorthe Søborg Skriver, sekretariatet. 25

26 8) SLA s andre repræsentationer SLA er desuden repræsenteret i: Dansk Historisk Fællesråd ved Leif Juul Pedersen, Skanderborg Landsarkivet for Nørrejyllands Brugerråd ved Niels Løgager Nielsen, Åby- Åbyhøj K-udvalget (et samarbejdsorgan mellem Statens Arkiver, Kommunernes Landsforening og de kommunale arkiver) ved Jørgen Thomsen, Odense Stadsarkiv Kildeindtastningsprojektet ved Svend-Erik Christiansen, Brabrand-Årslev ArkivalierOnlines Brugerråd ved Svend-Erik Christiansen, Brabrand- Årslev Landsforeningen til Bevaring af Foto og Film ved Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj Landsforeningen til bevaring af Foto og Film (LFF) Foreningen har afholdt de sædvanlige kurser og seminarer dels i Odense i januar dels i juni i Gentofte med efterfølgende generalforsamling. Kurset i januar om "Mind the Gap" var meget velbesøgt, mens seminaret i juni om "Selfies snapshot - snapchat" var knap så godt besøgt. Foreningen deltog også i Historiske Dage i Øksnehallen i København i februar. Arrangementet var temmelig dyrt, og det overvejes, om det er umagen værd at deltage i april Det er i år 15 år siden, at foreningen blev genoplivet, hvilket blev fejret med lagkage og lidt drikkelse. SLA s repræsentant i LFF er Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj, der fortsat er kasserer i foreningen. 9. Sekretariat SLA har fire medarbejdere, hvoraf to er fuldtidsansatte, Hanne Hauge og Dorthe Søborg Skriver. 26

27 Hanne Hauge er som sekretariatsfuldmægtig den, som medlemmerne oftest vil møde ved henvendelser, der ikke vedrører Arkibas. Hun deltager bl.a. i styrelsens og forretningsudvalgets møder, er stærkt involveret i tilrettelæggelsen af kurser og årsmøde og varetager desuden en bred vifte af sekretariatsforretninger, jfr. i øvrigt ovenfor. Dorthe Søborg Skriver er fra 2013 direktør for det anpartsselskab, som Arkibas drives gennem. Hun er medlemmerne bekendt gennem talrige Arkibaskurser, ligesom hun har forestået udviklingen af SLA s CMS hjemmesidesystem, beregnet på mindre arkiver uden egen hjemmeside, eller som har et uaktuelt produkt på dette område. Siden sin ansættelse har hun også fungeret som projektleder på Arkibas-udviklingsprojektet, og hun er også den, der tager imod forespørgsler omkring driften af Arkibas på sekretariatet. Sammen med projektkernegruppens øvrige medlemmer, Karin Conradsen, Vejle, Henning Sørensen, Dragør, og Jens Åge Petersen, Odense, har Dorthe hovedæren for, at Arkibas4 er blevet til Arkibas5 og at Arkiv.dk blev lanceret så smertefrit. Herudover har Margit Nielsen været deltidsansat bogholder med ca. 8 timer pr. uge. Hun sørgede for den løbende fakturering og bogføring, således at der altid var ajourførte økonomirapporter til rådighed på styrelsesmøder og forretningsudvalgsmøder. Margit Nielsen fratrådte i vinter for at gå på pension, men har efterfølgende hjulpet fra tid til anden, da vi ikke med det samme fandt en afløser. Mette Holm begynder som ny bogholder i efteråret Frem til beskæftigede SLA også assistent Kirsten Dalsgaard på sekretariatet med 24 timer pr. uge. Hendes primære opgave har bl.a. været at ajourføre den elektroniske arkivvejviser. Hun har desuden bistået i forbindelse med de mange kursusaktiviteter (også for Arkibas ApS) og varetaget bestillinger og forsendelser af butiksprodukter. Endelig har hun stået for indsamlingen af de mange oplysninger til kulturstatistikken, som Rigsarkivet på vegne af Kulturministeriet har udbedt sig. Kirsten fratrådte, da vi ikke kunne tilbyde hende fuldtidsarbejde, hvad hun lykkeligvis fandt andetsteds. 27

28 Vi har efterfølgende haft besat et løntilskudsjob for at finde en egnet kandidat til at efterfølge Kirsten, men i sommeren 2015 viste det sig nødvendigt at slå stillingen op, og Kirstens efterfølger er fra kontorassistent Berit Brorly, der er ansat med 32 timer pr. uge. Siden 2006 har sekretariatet haft til huse i Andkærhus i Vejles sydlige udkant, tæt ved motorvejsnettet og centralt placeret i landet, set i relation til SLA s medlemskreds. Efter en intern omflytning i huset har vi fra sommeren 2010 haft bedre lokaler end hidtil til sekretariatets drift og Arkibas-selskabet, og da der samtidig er gode parkeringsmuligheder og i øvrigt gode vilkår for afholdelse af kurser og møder, finder styrelsen lejemålet passende. Omvendt er prisen relativt høj, men styrelsen forsøger gennem en forhandling at begrænse lejeudgiftens himmelflugt i de kommende år. Styrelsen vil ved afslutningen af den skriftlige beretning og i lighed med tidligere gerne rette en varm tak til alle sekretariatets medarbejdere for en koncentreret og helhjertet indsats i det forløbne år! Styrelsen Sammenslutningen af Lokalarkiver 28

29 29

30 30

31 31

32 Sammenslutningen af Lokalarkiver Kontingentsatser 2015 Kontingentsatserne for 2015 steg for andet år i træk ekstraordinært med 3% i forhold til den sædvanlige stigning på 2%, således at medlemskontingentet i 2015 steg med i alt 5%. Kontingentsatserne for 2015 ser således ud: Op til indbyggere kr indbyggere kr indbyggere kr indbyggere kr indbyggere kr indbyggere kr indbyggere kr indbyggere kr indbyggere kr indbyggere kr indbyggere kr. Over indbyggere kr. Ekstraordinære medlemmer, mindste kontingentsats kr. Oversigten kan også ses på

33 33

34 34

35 35

36 36

37 2015 Strategi og arbedjsplan SLA skal arbejde for: en lovgivning, der kan sikre, at arbejdet med den lokale, arkivalske del af kulturarven får sin berettigede plads i det samlede nationale arkivlandskab og på længere sigt i en bred lov om kulturarven en økonomisk anerkendelse af lokal- og stadsarkivernes arbejde i form af en permanent plads på finansloven oprettelse af et kommune- eller stadsarkiv inden for hver af de nye kommuner at sikre det bredest mulige samarbejde mellem lokal- og stadsarkiver - blandt andet lokalt gennem arkivsamvirker og regionalt gennem kredse (til dels i de gamle amtsområder, til dels i større geografiske områder) at sikre det bredest mulige samarbejde med Organisationen Danske Arkiver (ODA), herunder også ved fælles opgaveløsninger at styrke den brede rekruttering af både ansatte og frivillige til arbejdet på lokal- og stadsarkiverne en struktureret indsamlingspolitik for alle typer af materiale, herunder også IT-arkivalier, samt kendskab til hensigtsmæssige udvælgelseskriterier for bevaring og kassation bedst mulig sikring af det indsamlede materiale, blandt andet gennem forbedrede lokale- og magasinforhold, bedre kendskab til konservering og øget digitalisering af samlinger en fortsat udbredelse og løbende udvikling af registreringssystemet Arkibas og Arkiv.dk en styrket indsats for tilgængeliggørelse, forskning og formidling af materiale i lokal- og stadsarkivernes samlinger en fortsat indsats for at styrke arkivlederes og arkivmedarbejderes uddannelse og derigennem af arkivernes faglige kompetence en fortsat kvalitetssikring af arkiverne, bl.a. gennem fastsatte minimumskrav 37