Organisationsbestyrelsesmøde den 4. december 2014, kl i fælleshuset, Enebærhegnet 20, 2670 Greve

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde den 4. december 2014, kl i fælleshuset, Enebærhegnet 20, 2670 Greve Til stede: Afbud fra: Fra KAB: Indholdsfortegnelse Selskabet: Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 25. september Revisionsprotokol... 3 Sager til beslutning: Beboerindskud Bestyrelseshonorar 2014/ KAB s Beboerferier Bestyrelses/driftslederseminar opfølgning Sydbo seminar Sager til orientering: Orientering om organisationsændring i KAB Nyt fra KAB s bestyrelse Almen Bolig+ Ravnsborg status Nybyggeri - Baldershus status Nybyggeri Almenbolig + Fasanskellet status Renoveringssagen i Gudekvartererne status Renovering af Bærhegnene status /20

2 15. 5-års eftersyn i Greveflex Greve Nord Projektet Bemanding på ejendomskontorerne Freyas Kvarter status Skabeloner til nye reglementer Guidelines for sociale viceværter i KAB Elektronisk håndtering af E-syn Forsikringsstatistik fra Willis Udbetaling Danmark Kursusdeltagelse Investeringsforening Beboerklagenævnssager Mødedatoer næste år Eventuelt Bilag 3: Oversigt over beboerindskud... 3 Bilag 5: KAB s beboerhøjskoler Bilag 6: Notat... 6 Bilag 8: KAB s målsætningsprogram Bilag 19: Husorden Bilag 20: Guidelines til sociale viceværter Bilag 22: Forsikringsstatestik for boligorganisationen Bilag 22.1: Forsikringsstatestik for KAB-fællesskabet Bilag 24: Kursusoversigt Bilag 26: Beboerklagennævnsstatestik /20

3 Selskabet: 1. Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 25. september 2014 Referatet fra ovenfor anførte organisationsbestyrelsesmøde er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til formandens underskrift. Indstilling: Referatet godkendes og underskrives af formanden. 2. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i "Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. 93, stk. 5" fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Der er ikke tilført revisionsprotokollen yderligere siden sidste møde. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Sager til beslutning: 3. Beboerindskud På organisationsbestyrelsesmødet den 11. december 2013 aftaltes det at opregulere beboerindskuddet til 200 kr./m2 for afdelinger, hvor indskuddet var lavere. Beboerindskuddet er således nu som udgangspunkt 200 kr./m2 eller højere jf. vedhæftede bilag 3. Det aftaltes endvidere, at punktet vedrørende beboerindskud tilbagevendende sættes på dagsordenen ved decembermødet for en stillingtagen til behov for ny regulering. Beløbet vil i henhold til gældende lovgivning i 2015 kunne hæves til 229 kr./m2. Oversigt visende udviklingen i tab i forbindelse med flytning for 2014 i forlængelse af den gennemførte regulering af beboerindskuddene foreligger først i forbindelse med rapport om forvaltningsrevision, der planlægges behandlet i forbindelse maj mødet Bilag 3: Oversigt over beboerindskud 3/20

4 Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og beslutter at udskyde drøftelsen af en evt. regulering af beboerindskuddene til efter, der foreligger tal for udviklingen i tab i forbindelse med flytning for Bestyrelseshonorar 2014/2015 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at organisationsbestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse dvs. fra den 1. januar 2015 Reguleringsindekset for september 2014 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 75,82 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 45,49 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august Reguleringen vil medføre en ændring af det samlede årshonorar fra kr. til ca kr. Bestyrelsen har på bestyrelsesmødet den 4. oktober 2007 besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles således, at formanden modtager kr., næstformanden kr. og de øvrige medlemmer kr. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til organisationsbestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af organisationsbestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. 5. KAB s Beboerferier 2015 De afholdte beboerhøjskoler i sommeren 2014 fik en pæn tilslutning. Det er derfor et enigt Højskoleudvalg, der har besluttet, at beboerhøjskolerne skal tilbydes igen i beboere ønskede i 2014 at deltage på årets beboerhøjskoler. Heraf deltog 65 via Arbejdsmarkedets Feriefond. 4/20

5 En beskrivelse af KAB s beboerhøjskoler og ophold i 2014 findes i vedlagte bilag 5 KAB s beboerhøjskoler I 2015 ønsker vi at udvide kapaciteten, så i alt 200 beboere kan deltage i beboerhøjskolerne: Seniorhøjskole og Familiehøjskole. KAB forventer igen til næste år at kunne tilbyde en række personer gratis ophold via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond (AFF). I 2015 vil prisen for deltagelse på Seniorhøjskolen være i alt kr. i egenbetaling. For Seniorhøjskolens vedkommende foregår opholdet ikke på en højskole, da højskolernes standard ikke lever op til de krav, KAB har til en seniorhøjskole med hensyn til handicapvenlighed. Prisen for deltagelse på Familiehøjskolen vil i 2015 udgøre i alt kr. i egenbetaling for voksne og kr. i egenbetaling for børn. De oplistede priser for deltagelse i hhv. Seniorhøjskolen og Familiehøjskolen dækker over en uges ophold på dobbeltværelse med eget bad og toilet samt alle måltider m.v. - alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2015 igen indgået en fast aftale for Familiehøjskolen, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Høj- og Efterskole på Fyn. Seniorhøjskolen vil blive afholdt på Skarrildhus, som er tilgængeligt for mennesker med handicap. Tilskud fra boligorganisationen Højskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse på højskoleopholdene i 2015 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond, om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere år gennem tilskud til afvikling af selve opholdene købe det antal pladser, boligorganisationen vil råde over på de i alt to beboerhøjskoler. Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere: Bustransport til og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. Boligorganisationens pris vil fortsat være kr. pr. plads i I 2014 deltog 1 beboer fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond. Tilbuddet om deltagelse på beboerhøjskolerne udsendes fra medio februar Endelig besked om beboernes deltagelse gives først efter tilsagn fra organisationsbestyrelserne. Organisationsbestyrelserne bedes behandle og afgive svar på denne manchet senest med udgangen af maj /20

6 Bilag 5: KAB s beboerhøjskoler 2015 Indstilling: Organisationsbestyrelsen beslutter at beboerne i skal have Beboerhøjskolerne tilbudt med et tilskud på kr. pr. plads. at boligorganisationen beslutter, hvor mange familiepladser og seniorpladser de ønsker at råde over. 6. Bestyrelses/driftslederseminar opfølgning Der blev afholdt seminar for organisationsbestyrelsen og driftslederne på Slangerupgård den oktober I forlængelses af seminaret er udarbejdet et opfølgningsnotat, der lister kommende opgaver for organisationsbestyrelse og administration. Notatet er vedlagt som bilag 6. Bilag 6: Notat Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender opfølgningsnotatet, og drøfter i forlængelse heraf rammer og tidsplan for det kommende arbejde. 7. Sydbo seminar 2015 Aktivitetsudvalget planlægger et dagseminar til afholdelse foråret 2015 antagelig den 14. marts Temaet for dagseminaret er Synliggørelse af. Med udgangspunkt i erfaringerne fra bl.a. besøget hos Himmerland Boligforening i Aalborg skal det drøftes, hvorledes kan være mere synlig i lokalsamfundet. Dagseminaret ventes afholdt i fælleshuset i Bøgehegnet 1. Aktivitetsudvalget indstiller, at der bevilges et budget på kr. til seminaret. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender beslutningen om afholdelse af dagseminar i 2015 om synliggørelse af boligorganisationen, og godkender i forlængelse heraf en bevilling på kr. til afholdelse af seminaret. 6/20

7 Sager til orientering: 8. Orientering om organisationsændring i KAB KAB får ny organisation den 1. januar Formålet med organisationsændringerne er at indrette KAB s organisation til at understøtte de 3 fokusområder kernedrift, bæredygtighed og trivsel. Et væsentligt element heri er etableringen af en matrixstruktur, hvor de nuværende 3 søjler Kunde-, Resurse- og Byggesøjlen erstattes af en række centre og stabe, som skal understøtte fokus på kunden og styrkelse af det tværgående samarbejde i KAB se bilag 8. Boligorganisationens primære kontakt til KAB sker via kundecentret gennem organisationens kundechef. Kundecentrene erstatter de nuværende forvaltningsområder og varetager de samme funktioner, som forvaltningsområderne gør i dag. vil være tilknyttet Kundecenter B, og Jan Spohr er kundechef for boligorganisationen. Bilag 8: KAB s målsætningsprogram Nyt fra KAB s bestyrelse På mødet den 21. oktober 2014 behandlede bestyrelsen KAB s budget for 2015, som ikke inkluderer stigninger i administrationsbidraget. Desuden godkendtes Målsætningsprogrammet for , som KAB s repræsentantskab herefter skal godkende, og selve repræsentantskabsmødet den 20. november 2014 blev forberedt. 10. Almen Bolig+ Ravnsborg status KAB deltog i afdelingsbestyrelsesmødet den 4. november KAB deltog i mødet da der var et behov for at få drøftet samarbejdsrelationer og få en status på fejl- og mangelafhjælpningen. Før mødet havde KAB fremsendt en kommenteret dagsorden. Nedenfor er oplistet en status på de væsentligste opgaver: Udvendig fejl og mangelafhjælpning Afdelingen har på baggrund af de tidligere indgåede aftaler mellem KAB og Scandibyg fået udbedret en række fejl på de faste flisebelægninger. Der er reklameret over opretningsarbejderne. Det er ligeledes aftalt, at der skal foretages en gennemgang af alle større planter, træer 7/20

8 og buske på fællesarealerne af den projekterende landskabsarkitekt. KAB forventer at aftale det endelige omfang af reklamationen med afdelingsbestyrelsen den 4. december Døre og vinduer der binder og lukker skævt Stort set alle hoved- og terrassedøre er kulde-/varmefølsomme, hvorfor det til tider er svært at åbne og lukke døre og vinduer. Afdelingen er i øjeblikket ved at indhente adresserne på lejemål med disse problemer. KAB fremsender på baggrund af indmeldingerne en oversigt til ingeniørfirmaet Esben Kirkegaard, som skal forestå gennemgangen. På den baggrund vil der senere blive rejst en formel reklamation. Klaprende skiferplader Det rådgivende ingeniørfirma Esben Kirkegaard har udarbejdet en rapport, som peger på, at der er et problem med fastgørelsen af skiferbeklædningen. Esben Kirkegaard vurderer, at der er tale om en fejl. Efter supplerende undersøgelser er der nu indgået aftale om udbedring af 4 gavle ved at afmontere alle skifferne og herefter fastgøre hafterne (beslagene) korrekt. Der tages til foråret stilling til, om denne udbedringsløsning er den rigtige, og om der er problemer også med facaderne eller om problemerne er isoleret til gavlene. Elvarmepaneler Der er problemer med den kontinuerlige drift af elvarmepanelerne, der skal levere nødvendig tilskudsvarme. KAB har på baggrund af rapport udarbejdet af ingeniørfirmaet Orbicon rejst reklamation over for Scandibyg med krav om at få udbedret manglerne inden opstart af næste fyringssæson. Scandibyg har vedstået sig problemet. Det er aftalt mellem parterne, at termostatenheden skiftes på alle paneler. Samtidig ændres kalibreringen til et højere niveau end fabriksindstillingerne. KAB er i øjeblikket i dialog med Scandibyg om fremsendelse af tidsplan for udbedringsarbejderne. Det forventes, at der foreligger en tidsplan inden for kort tid. Uddelegering af økonomisk ansvar KAB har udarbejdet forretnings- og arbejdsgangsbeskrivelse for rekvirering, godkendelse og anvisning af rekvisitioner og fakturaer. Afdelingsbestyrelsen er gjort bekendt med forretnings- og arbejdsgangsbeskrivelsen. Telefonvagtordning Afdelingen har udarbejdet en driftsordning i samarbejde med KAB. Ordningen vil være en telefonvagtordning, hvor den enkelte beboer selv retter henvendelse til afdelingens håndværkere. Afdelingsbestyrelsen forventer at igangsætte ordningen inden udgangen af uge 47. Proces frem mod næste afdelingsmøde KAB tilbyder at hjælpe afdelingsbestyrelsen med at udarbejde og fremsætte enkelte forslag på førstkommende afdelingsmøde. Herunder forslag om etablering af cykeloverdækninger. 8/20

9 11. Nybyggeri - Baldershus status Arbejdet med opførelsen af de nye boliger på Fasanskellet 2-10 forløber planmæssigt og efter tidsplanen. Entreprenøren leverer generelt et godt stykke arbejde, og de nye boliger tegner til at blive rigtigt vellykkede. Projektet gennemføres inden for det godkendte budget. I forlængelse af beslutning på organisationsbestyrelsesmødet i maj 2014 er der indgået aftale med en hvidevareleverandør om en bygherreleverance af hårde hvidevarer og en hertil knyttet 10-årig garantiordning. Den samlede leverance vil kunne afholdes inden for den af organisationsbestyrelsen godkendte ramme. Der blev afholdt rejsegilde den 15. september Der var flot fremmøde på dagen, og der har været stor interesse for projektet både i pressen og fra de lokale beboere. Udlejningsprocessen er sat i gang, og i den forbindelse blev der afholdt åbent hus arrangement søndag den 21. september Arrangementet var en stor succes. Der var ca. 200 fremmødte besøgende. Der udføres mangler i løbet af januar måned Overtagelse sker ultimo januar. Indflytning sker som planlagt den 1. februar Nybyggeri Almenbolig + Fasanskellet status ScandiByg og ONV arkitekter har udarbejdet et dispositionsforslag for bebyggelsen. Bebyggelsen rummer 34 boliger i varierende størrelser fra 82 m2 til 130 m2. Det foreslås, at facader beklædes med ophængt tegl i gråsort nuance. Vinduespartier tænkes udført i lys alu og værn i galvaniseret stål. Lokalplanen dikterer, at der udføres grønne tage. Dette forslag skal de kommende måneder bearbejdes således at projekt og budget er på plads med henblik på indsendelse af skema B ansøgning medio januar Jordoprensningen blev igangsat i slutningen af september 2014 og blev afsluttet primo november Der er modtaget foreløbig økonomisk opgørelse, der viser, at oprensningen er blevet lidt billiger end budgetteret ved skema A. Dette skyldes hovedsagligt, at mængderne af stærkt forurenet jord har været mindre end først antaget. Endelig opgørelse forventes klar med udgangen af november Byggeriet forventes at gå i gang i løbet af april /20

10 13. Renoveringssagen i Gudekvartererne status Helhedsplanen for Ægirs, Heimdals, Thors, Valhals Kvarter og Klyngen er nu så langt, at projektets omfang er blevet skåret endeligt til, og der er opnået enighed med Landsbyggefonden om en finansieringsskitse for projektet. På baggrund heraf er der fremsendt Skema A ansøgning til Greve Kommune. Denne forventes behandlet og godkendt på byrådsmødet den 15. december Når kommunens godkendelse foreligger, vil vi modtage formelt Skema A tilsagn fra Landsbyggefonden. Forudsætningen for kommunens godkendelse af Skema A, er at der foreligger en godkendelse af projektet og huslejekonsekvensen for beboerne. Der blev derfor afholdt beboermøde den 12. november 2014, hvor beboerne fra alle fem afdelinger var indkaldt. Her blev projektet og huslejekonsekvensen fremlagt. Ved den følgende afstemning afdeling for afdeling blev projektet så godt som enstemmigt vedtaget i alle fem afdelinger. Den forventede tidsplan for det videre forløb er således: Endeligt LBF tilsagn på Skema A-ansøgning Februar 2015 Valg af totalrådgiver (udbud) April 2015 Godkendelse af rådgiver Maj 2015 Udarbejdelse af projektmateriale September 2015 Licitation (entreprise) November Renovering af Bærhegnene status På organisationsbestyrelsesmødet den 25. september 2014 blev der kort orienteret om Landsbyggefondens kommende besigtigelse af de tre afdelinger i Bærhegnene i september Besigtigelsesmødet gik overvejende positivt, og Fonden imødekom ansøgningen om støtte til følgende punkter: Bedre ventilation af tagrum Udskiftning af lysninger med kuldebro Bedre udluftning af krybekældre Etablering af nye tunge badeværelser 10/20

11 Etablering af balanceret ventilationssystem Følgegruppen spurgte om eventuel støtte til udskiftning af dårlige vinduer, som var en del af Rambølls rapport. Fonden havde ikke hæftet sig ved dette punkt, men er efter mødet vendt tilbage med et løfte om delvis støtte til udskiftning af vinduerne. Rådgiverne Rambøll blev på mødet bedt om at fremskaffe bedre dokumentation for kuldebro ved facade/skillevægge, ventilationsløsning og mulighed for tilgængelighed i nogle af boligerne. Disse supplerende arbejder er startet i november måned 2014 og finansieres af de tre afdelingers egne midler som en del af den oprindelige aftale. Fonden oplyste, at støttesagen i princippet var fremrykket til 2014, men at den i praksis ville kunne starte i Fonden opfordrede til, at de tre afdelinger genoprettes etapevist i årene Følgegruppen var enig i, at den ældste afdeling Enebærhegnet - udføres først, herefter Snebærhegnet og Kirsebærhegnet års eftersyn i Greveflex Der blev i marts 2014 foretaget 5 års eftersyn på arbejderne udført i forbindelse med helhedsplanen i Greveflex. Eftersynet viste en række forhold, som der efterfølgende er reklameret over til hhv. ansvarlige entreprenører (Enemærke & Petersen og Brøndum) og tekniske rådgiver (Nova5). På det følgende 5 års eftersynsmøde den 29. april 2014, blev de enkelte forhold drøftet med henblik på udbedring og placering af ansvar herfor. Status for afklaring på de reklamerede forhold er som følger: Tagarbejderne Eftersynet af tagarbejdderne viste en del lunker i tagdækningen langs kasserenderne samt tilfælde af utilstrækkeligt fald i kasserenderne. Lunkerne og det utilstrækkelige fald gør, at tagene kan have svært ved at afvandes helt, som de skal. Der blev desuden vha. af overflademåling, fundet tegn på mulig opfugtning i tagopbygning, et enkelt sted. Lunkerne er blevet undersøgt af TOR (Tagpapbranchens oplysningsråd), som godkender det udførte tagdækningsarbejde i forhold til de normer, som gælder. TOR siger desuden, at lunkerne ikke er så store, at de udgør trussel mod tagets forventede levetid. Med hensyn til faldet i renderne er disse nu repareret af E&P. Ejendomskontoret skal desuden være opmærksom på at holde tagene rene for blade, grene m.v. Et opluk i tagkonstruktionen i september 2014 viste, at der ikke findes tegn på opfugtning. 11/20

12 Facadearbejderne Eftersynet af facadearbejderne viste, at fugerne omkring de nye vinduer nogle steder falder ud. Disse blev i maj-juli 2014 eftergået af E & P. I forbindelse med spørgeskemaundersøgelse har flere beboere henvendt sig med oplevelsen af træk fra utætte vinduer samt oplevelsen af kolde bundstykker. Der blev derfor i forbindelse med eftersynsmødet udført stikprøvevis undersøgelser af, hvorvidt der er udført tilstrækkelig isolering under bundstykkerne. I alle tilfælde var bundstykkerne udført korrekt og i henhold til projektet. Vinduer og døre, vurderes at være gode og korrekt udført, men der er uden tvivl behov for, at der foretages en vedligeholdsmæssig justering. Desuden skal noget af årsagen til generne findes i problemerne med ventilationsanlægget, samt det at mange beboere ikke holder deres friskluftventiler åbne. Når beboerne ikke bruger deres friskluftventiler, suger den mekaniske udsugning i stedet fra alle de utætheder, som er uundgåelige og derfor godt må være der. Dette vil ofte, ahængigt af den enkelte beboer, give oplevelser af træk. Badeværelsesarbejderne Eftersynet af badeværelserne viste enkelte tilfælde af løse gulvfliser. Disse er nu udbedret af Brøndum. Der blev desuden registreret tilfælde af mug og skimmel på bløde fuger i vådzonen. Det er afklaret, at de udførte fuger er korrekte, men at problemet skyldes beboeradfærd og/eller utilstrækkelig ventilation. Eftersynet af det udførte afløbsarbejde i krybekældrene viser, at dele af afløbsrørene ikke er ophængt korrekt, og at dette er medvirkende årsag til, at rørene i nogle tilfælde er gået fra hinanden. Brøndum har erkendt forholdet, og en eftergang er under planlægning. I forbindelse med spørgeskemaundersøgelse har flere beboere henvendt sig med oplevelsen af, at ventilationsanlægget ikke suger som det skal. Nogle oplever, at det suger for kraftigt og andre, at det suger for lidt. Nogle oplever træk fra krybekælderen, når de opholder sig på badeværelset. Der ses indikationer på, at ventilationsanlægget muligvis enten ikke er udført eller projekteret efter de gældende forskrifter på området. Undersøgelser af ventilationsanlægget beskaffenhed pågår i samarbejde med Nova5 og Brøndum. Sammenfatning Der er således kommet afklaring på samtlige tag- og facadearbejder, og Enemærke & Petersens sikkerhedsstillelse er derfor frigivet. Forhold vedrørende boligventilation og udførte afløb mangler endnu afklaring. 12/20

13 16. Greve Nord Projektet Der udsendes løbende orientering fra Greve Nord Projektet til medlemmer af organisationsbestyrelsen. Seneste møde i formandsskabet for projektet blev afholdt den 23. oktober Greve Nord Projektet afholder Boligsocial Midtvejskonference torsdag den 16. januar 2015 med deltagelse af bl.a. borgmester Pernille Bechmann. Greve Kommune afholder fyraftensmøde om ny integrationspolitik for Greve Kommune den 18. december Alle afdelingsformænd er via mail orienteret og inviteret til at deltage i disse arrangementer. 17. Bemanding på ejendomskontorerne På repræsentantskabsmødet den 28. oktober 2014 blev der orienteret om den nye bemandingsplan efter af denne var blevet godkendt i organisationsbestyrelsen. Det blev nævnt, at planen indebærer, at der ansættes en fuldtidskontormedarbejder på alle ejendomskontorer, og at der vil blive etableret fællesdrift mellem Greveflex og Træhegnene og mellem Hundigekontoret og Freyas Kvarter. Der blev endvidere orienteret om, at der i forbindelse med driftsomlægningen vil blive foretaget ombygning af de nuværende ejendomskontorer med henblik på, at disse vil kunne være ramme om den fremtidige drift. På vegne af boligselskabet orienterede Sophus Vørsing om, at ombygning af ejendomskontorerne vil blive finansieret af boligselskabet og altså være uden udgift for afdelingerne. Repræsentantskabet udtrykte tilfredshed hermed og tog orienteringen til efterretning. For så vidt angår drift af Freyas Kvarter, kan det oplyses, at der den 19. november 2015 er afholdt overdragelsesforretning mellem driftsleder Janie Nørklit og driftsleder Jørgen Buch, og at driften af Freyas Kvarter fra denne dato sker fra ejendomskontoret i Hundige. Alle beboere i Freyas Kvarter har fået meddelelse herom, ligesom der er orienteret om ændringen ved opslag på det tidligere ejendomskontor i afdelingen. De 2 nye fuldtids kontormedarbejdere forventes ansat snarest. 13/20

14 18. Freyas Kvarter status I forbindelse med at har overtaget Freyas Kvarter, er der opstået behov for at gennemføre en mindre række bygnings- og miljøarbejder som forudsætning for, at afdelingen kan fungere som en boligafdeling under og via KAB kan administreres derefter. Det drejer sig om følgende arbejder: Forhøjelse af trappeværn på udetrapper Værn på udetrapper og reposer er for lave i forhold til bygningsreglementet. Der er behov for, at de forhøjes. Separering af fjernvarmetilslutning Afdelingen har i dag fælles fjernvarmestik med nabobebyggelsen (ejer-delen). Af hensyn til administrationen er der behov for, at afdelingen får sin helt egen tilslutning. Etablering af toiletter i forbindelse med fællesrum Det overvejes om der er behov for at etablere toiletter i en del af fællesrummet over ejendomskontoret. Ud over at det vil være en forholdsvis kompliceret opgave og at det vil besværliggøre indretningen af den resterende del af rummet efterfølgende, går overvejelserne desuden på, hvilken funktion rummet skal have i fremtiden. Etablering af videoovervågning Der etableres samme form for videoovervågning som i nabobebyggelsen, Thors, Ægirs, Heimdals, og Valhals Kvarter. Der er tale om et projekt til i alt ca kr. Landsbyggefonden yder støtte til arbejderne med trappeværn og videoovervågning i alt kr., hvilket der allerede ligger formelt tilsagn om. Esben Kirkegaard Rådgivende Ingeniører er koblet på sagen og er i gang med at udarbejde projektmateriale til brug for udbud af entreprisen. Udførelsen af arbejderne forventes ske maj-juli /20

15 19. Skabeloner til nye reglementer KAB vil gerne bidrage til bedre trivsel og naboskab i afdelingerne blandt andet ved at gøre det let for beboerne at forstå, hvad det vil sige at være en god nabo. Derfor har KAB i forbindelse med projekt En hånd til alle arbejdet med skabelon til en ny husorden. Alle afdelinger kan frit benytte og tilpasse skabelonen til de lokale forhold. Skabelonen tager udgangspunkt i nogle simple leveregler for godt naboskab og er skrevet i et positivt sprog. I en del afdelinger har der gennem årene sneget sig elementer ind i husordenerne, som egentlig hører til enten i råderetskataloget eller vedligeholdelsesreglementet. Det kan derfor være en god idé også at se nærmere på disse reglementer i arbejdet med husordenen, så der ikke er bestemmelser, der forsvinder. Der er ligeledes udarbejdet skabeloner til vedligeholdelsesreglementet, råderetskataloget og installationsretten. Materialet fremsendes i trykt form til afdelingsbestyrelserne med s logo og kan desuden ses på KAB s hjemmeside under Om KAB // Projekt // En hånd til alle // Husorden. Alle skabeloner ligger som KAB-Wordskabeloner i GO: Bolig. KAB er behjælpelig med input til, hvordan der sikres et holdbart kvalitetsprodukt tilpasset den enkelte organisation og afdeling samt med konkret udformning af selve reglementerne. Bilag 19: Husorden Indstilling : Organisationsbestyrelsen tager orienteringen om udsendelse af materiale vedrørende nye reglementer til efterretning. 20. Guidelines for sociale viceværter i KAB For at skabe rammer om de sociale viceværters arbejde er der blevet udarbejdet en række guidelines for sociale viceværter i KAB. Disse guidelines har to formål: At formulere nogle retningslinjer for det arbejde, som sociale viceværter i KAB udfører. De sociale viceværter arbejder meget tæt på beboerne og er ikke myndighedspersoner. De arbejder i et gråzoneområde og er ofte nødt til selv at vurdere, hvad den bedste løsning er for den beboer, de skal hjælpe. Derfor er det nødvendigt med nogle fælles retningslinjer, som kan danne udgangspunkt for de sociale viceværter i deres arbejde. Vejledning for boligafdelinger, der ønsker at ansætte en social vicevært. Det kræver nogle særlige faglige kompetencer og personlige egenskaber at fungere godt som social vicevært. Der er allerede nogle erfaringer på området, som boligafdelinger, der ønsker at ansætte en social vicevært, kan gøre brug af. 15/20

16 Flere boligafdelinger i KAB-fællesskabet har allerede ansat sociale viceværter i den lokale drift. Deres rolle er at have direkte kontakt til beboere, der har brug for hjælp f.eks. omkring økonomi, at brobygge til kommuner og andre myndigheder og at hjælpe den lokale drift og boligselskab i f.eks. restancesager eller nabokonflikter. De opstillede guidelines er udarbejdet på baggrund af de praktiske erfaringer, de sociale viceværter i KAB-fællesskabet allerede har gjort. Derudover er de blevet kvalificeret af en jurist med særlig indsigt i det socialfaglige område. Bilag 20: Guidelines til sociale viceværter 21. Elektronisk håndtering af E-syn KAB er nu så langt, at vi er klar til at indføre elektronisk fraflytningssyn på alle ejendomskontorer. Det forventes at ske i perioden november 2014 til marts Udgiften til udviklingen af E-syn er indeholdt i administrationsbidraget. E-syn leveres på en tablet, som er let for synsmedarbejderen at håndtere under synet. Hvis der ikke er adgang til en tablet på ejendomskontoret, er der mulighed for at ombytte sin PC til en tablet, der både kan anvendes til E-syn og som daglig it-arbejdsplatform. Indførelsen af E-syn kan dermed ske uden omkostninger for afdelingen. Ved E-syn bliver både forberedelse og efterbehandling automatiseret, hvilket giver en tidsbesparelse. Vurderingen er, at ovennævnte tidsmæssige besparelse vil være minutter pr. syn. Endelig vil indførelsen af E-syn medføre en mere ensartet synsprocedure og højere kvalitet i synsrapporterne, hvilket kan betyde færre tabte sager. Oplæring i E-syn vil foregå på de lokale ejendomskontorer som sidemandsoplæring. Hvis ejendomskontoret ønsker at anskaffe en særskilt tablet til E-syn, leveres én tablet i implementeringsfasen til halv pris svarende til kr. inkl. moms. Herefter vil den årlige udgift til vedligeholdelse, forbindelse og support udgøre kr. inkl. moms. KAB arbejder i forlængelse af E-syn for fraflytning på at inkludere indflytningssyn i ordningen. Der er ligeledes taget højde for, at løsningen på sigt kan integrere en prisdatabase. 16/20

17 22. Forsikringsstatistik fra Willis Forsikringsskader i boligorganisationen behandles af KAB i samarbejde med forsikringsmæglerfirmaet Willis, der forestår kontakten til forsikringsselskabet. Willis udarbejder hvert år en statistik over boligorganisationens forsikringsskader i relation til bygningsforsikringen. Statistikken giver et overblik over de typer af skader, der har været i den forudgående 4-årige periode og omkostningerne til udbedring af disse. Statistikken kan være et nyttigt redskab i relation til at give et overblik og dermed forebygge nye skader. Statistikken er vedlagt som bilag. Bilag 22: Forsikringsstatestik for boligorganisationen Bilag 22.1: Forsikringsstatestik for KAB-fællesskabet Udbetaling Danmark Udbetaling Danmark blev etableret i 2010 og drives af ATP i Hillerød. Ideen er at samle offentlige udbetalinger ét sted for at opnå en effektiv og ensartet behandling af borgerne. I marts 2013 overtog Udbetaling Danmark ansvaret for fastsættelse og udbetaling af den individuelle boligstøtte (boligsikring og boligydelse). Udbetaling Danmark trækker data om den enkelte almene bolig fra et centralt huslejeregister kaldet Boligportalen. Det er oprettet i Landbyggefondens regi som en udbygning til det eksisterende register over alle almene boliger - Alle boligorganisationer skal indberette til Boligportalen. KAB leverer data til det nye register og kvalitetstjekker data. Det er vigtigt, da Udbetaling Danmark baserer udbetalingen af boligstøtte på disse data. Da der er tale om tilpasning til ny lovgivning og myndighedskrav, er KAB s udgifter hertil inkluderet i den normale boligadministration. De enkelte boligorganisationer har derfor ikke haft direkte omkostninger i denne forbindelse. For den enkelte beboer betyder det, at henvendelser omkring boligstøtten ikke længere kan rettes til kommunen, men skal rettes til Udbetaling Danmark. Det gælder både ved ny ansøgning om boligstøtte og de løbende udbetalinger. Etableringen af Udbetaling Danmark har gjort det lettere at udbetale boligstøtte direkte til boligorganisationen mod en tilsvarende nedsættelse af lejen for den pågældende lejer. Indbetaling af boligstøtten foregår dermed automatisk, og afdelingerne er altid sikret den del af huslejen, som boligstøtten udgør, også hvis huslejen ikke betales. 17/20

18 24. Kursusdeltagelse Med henvisning til s Politik for deltagelse i Kurser og seminarer skal der ske orientering til organisationsbestyrelsen om de beboervalgtes deltagelse på kurser og seminarer. I bilag 24 er givet en oversigt over forbrug/disponering af kursusmidler pr. den 19. september Bilag 24: Kursusoversigt 25. Investeringsforening Som tidligere nævnt, så var værdiudviklingen for investeringsforeningerne i 2013 desværre ikke helt så positiv, som vi tidligere har været vant til. Det ser dog stadig ud til at resultatet i 2014 bliver betydeligt bedre. (Se nedenstående tabel) Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning 18. nov (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 18. nov Værdiudvikling hidtil 2014 Værdiudvikling hele ,37 110,87 4,50 %-point 0,57 %-point SEB ,97 111,02 4,05 %-point 0,30 %-point Nykredit Port ,47 113,50 5,03 %-point 0,60 %-point Der skal som sædvanligt tages visse forbehold for ovenstående værdiudvikling, da der kan forekomme store kursudsving (også negative) hen over året afhængigt af bl.a. renteniveau. Det skal her dog igen pointeres, at indskud i investeringsforeningerne skal ses som en langsigtet investering. Historisk set har investeringsforeningerne altid givet et større afkast end eksempelvis at have pengene stående i banken set over en længere periode. 18/20

19 Der foretages jævnligt vurdering af, om der skal investeres yderligere ikke mindst i disse tider, hvor man ikke kan opnå særlig store renteindtægter af bankindestående (p.t. 0,2 % p.a.). Ved vurderingen tages der endvidere hensyn til afdelingernes løbende driftsudgifter herunder terminsbetalinger, ejendomsskatter mv. Da der for nylig er blevet indskudt 10 mio. kr. er det i øjeblikket ikke aktuelt for at investere yderligere. Vi følger dog udviklingen nøje, og yderligere indskud kan komme på tale i den nærmeste fremtid. Hvis det er tilfældet, vil der blive orienteret herom på kommende organisationsbestyrelsesmøder. 26. Beboerklagenævnssager Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges som bilag 26 oversigt over beboerklagenævnssager i for perioden Bilag 26: Beboerklagennævnsstatestik Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning 27. Mødedatoer næste år Organisationsbestyrelsesmøder: Tirsdag den 10. marts 2015, kl Torsdag den 21. maj 2015, kl Torsdag den 24. september 2015, kl Torsdag den 3. december 2015, kl Repræsentantskabsmøder: Torsdag den 18. juni 2015, kl Torsdag den 29. oktober 2015, kl Afdelingsmøder: Ravnsborg Dato kendes endnu ikke Skriverhusene Onsdag den 5. august 2015, kl Heimdals Kvarter Onsdag den 12. august 2015, kl Ægirs Kvarter Torsdag den 13. august 2015, kl Klyngen Tirsdag den 18. august 2015, kl Valhals Kvarter Onsdag den 19. august 2015, kl /20

20 Thors Kvarter Torsdag den 20. august 2015, kl Granhegnet Tirsdag den 25. august 2015, kl Fyrrehegnet Torsdag den 27. august 2015, kl Birkehegnet Onsdag den 2. september 2015, kl Snebærhegnet Onsdag den 9. september 2015, kl Enebærhegne Torsdag den 10. september 2015, kl Kirsebærhegnet Tirsdag den 15. september 2015, kl Bøgehegnet II Torsdag den 17. september 2015, kl Greveflex Mandag den 21. september 2015, kl Bøgehegnet I Tirsdag den 22. september 2015, kl Ravnsborg Dato kendes endnu ikke 28. Eventuelt 20/20