REFERAT. Mødedato: Torsdag den 3. oktober 2013

Transkript

1 REFERAT Stab og Administration, Personalemøde MED status Mødedato: Torsdag den 3. oktober Mødested: Mødelok. 1. sal Starttidspunkt: Kl. 8:30 Sluttidspunkt: Kl. 9:30 Afbud: Birgitte Hye, Gitte Ebsen, Kasper Sartov Larsen, Martin Aunsborg Fraværende: Ingen Bemærkninger:

2 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 21. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Fælles Strategiplan (Fælles fremtid - fælles ansvar) Flytningen - evaluering ferieuge Orienteringssager Evt. 5 Bilagsoversigt 7 Underskriftsside 8 1

3 21. Godkendelse af dagsorden Godkendt 22. Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra 13. august Godkendt 23. Fælles Strategiplan (Fælles fremtid - fælles ansvar) Christian Metais / 11/2085 Sagsfremstilling Orientering om fælles strategiplan Der er nedsat netværksgrupper på tværs af organisationen på niveau 2-5 ledere, ca. 20 grupper ialt. Netværksgrupperne arbejder med implementering på tvær og på egen arbejdsplads. Tovholderfunktionen på målene udestår, men Direktionen og chefgrupperne er ved at afklare hvilke områder, man byder ind på. Der følges op/orienteres på kommende personalemøder. 2

4 24. Flytningen - evaluering Formålet med flytningen: Større sammenhæng i afdelingen Udvidet sekretariatsfunktion Yderligere forbedrende tiltag i forhold til ovenstående. Formålet med flytningen vurderes at være opfyldt. Da vi er fordelt på 2 etager, skal vi huske hinanden, 1. sal mangler udsmykning. Gitte kontaktes herom. Når dørene er lukket til kontorerne på 1. sal, virker gangen meget lukket. WW undersøger, om der kan sættes glas i. Da det er meget lydt, opfordres til at finde et lokale eller et ledigt kontor, også til småmøder ferieuge / 13/17 Besked om evt. udbetaling af 6. ferieuge. Sagsfremstilling Haderslev Kommune har valgt, at benytte sig af en særregel i ferieaftalen, der forpligter de ansatte til - inden den 1. oktober i ferieåret - at give arbejdsstedet besked om, hvorvidt man ønsker at få den 6. ferieuge helt eller delvis udbetalt. Formålet er at give arbejdsstederne de bedste budget- og planlægningsmæssige muligheder. 3

5 Ikke afholdte timer vedr. 6. ferieuge som udgangspunkt automatisk overføres til det efterfølgende ferieår. Lønmodtagere, som ønsker udbetaling for ikke afholdte timer, skal senest den 1. oktober give institutionens leder besked hvis de ønsker ikke afholdte timer vedr. 6. ferieuge udbetalt. Giv besked til Søren inden uge 42, hvis 6. ferieuge ønskes udbetalt. 26. Orienteringssager Orienteringssager, jfr. lokalaftalen: Sagsfremstilling 1. Budget/Budgetopfølgning - minimering af manuelle bilag. 2. Trivsel og sundhed på arbejdspladserne 3. Status på sygdomsfravær 4. Status på arbejdsskader 5. Effektiviseringsprojekt. Budget/Budgetopfølgning - minimering af manuelle bilag Budgettet forventes godkendt ved byrådets 2. behandling den 8. oktober Budgetkontrollen er til behandling i fagudvalgenes oktober møder. Forventes samles at være i balance. Div. aftaler og elektronisk afregning skal bruges. Udlæg er allersidste udvej. 4

6 Trivsel og sundhed på arbejdspladserne Er sendt ud alle opfordres til at svare. Status på sygdomsfravær Ingen bemærkninger Status på arbejdsskader Ingen bemærkninger Effektiviseringsprojekt SL afleverer en overordnet oversigt over større effektiviseringsmuligheder i denne uge. Oversigten er udarbejdet ud fra nøgletal m.v. Efter efterårsferien beskrives involvering af medarbejderne. Der lægges bl.a. op til café møder og mulighed for at få hjælp til at gennemgå arbejdsgange. Repræsentanter fra HovedMED og Personale og Jura beskriver en tryghedsordning. Bilag: 1 Bilag ServiceMED sept 13 - Samlet sygefravær fordelt på årsag (294557/13) 2 Bilag servicemed sept 13 Sygefravær månedsvis-kort-lang (294558/13) 3 Arbejdsskader_Voksen- og Sundhedsservice statistik 2 kvartal.pdf (305356/13) 27. Evt. - Julefrokost holdes den 6. december 5

7 Henvendelser fra politikere f.eks. i forbindelse med deltagelse i valgmøder m.v., besvares med Cc til Borgmesteren og til byrådssekretariat@haderslev.dk Byrådssekretariatet journaliserer Iflg. Ugebrevet Onsdag udrulles nyt intranet på mandag. Der arrangeres en mini-demo for Staben i næste uge. 6

8 Bilagsoversigt 26. Orienteringssager 1. Bilag ServiceMED sept 13 - Samlet sygefravær fordelt på årsag (294557/13) 2. Bilag servicemed sept 13 Sygefravær månedsvis-kort-lang (294558/13) 3. Arbejdsskader_Voksen- og Sundhedsservice statistik 2 kvartal.pdf (305356/13) 7

9 Underskriftsside Søren Lorenzen Formand Willi Weber Annie Schieber Ulla Christensen Jonna Mathiesen Brita Langvad Christian Métais Martin Gils Andersen Henrik Tirsbæk Jørgensen 8