REFERAT. Mødedato: Fredag den 8. november 2013 Mødested: 218 Starttidspunkt: Kl. 10:00 Sluttidspunkt: Kl. 12:00

Transkript

1 REFERAT ServiceMED i Voksen- og Sundhedsservice Mødedato: Fredag den 8. november 2013 Mødested: 218 Starttidspunkt: Kl. 10:00 Sluttidspunkt: Kl. 12:00 Afbud: Majbrit Larsen Fraværende: Ingen Bemærkninger: Medarbejdersiden holder formøde kl 8.30 i lokale 218. Ledersiden holder formøde kl 9.00 på Charlottes kontor

2 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden 2 2. Godkendelse af referat 2 3. Status på sygefravær 2 4. Status på arbejdsskader 3 5. Budgetopfølgning 4 6. Trivsel 4 7. Handlingsplaner fra seminar 5 8. Vidensdeling på tværs i Voksen- og sundhedsservice 6 9. Indsatsstrategi på ledighedsydelsesområdet - Etablering af kommunale microfleksjob Ansættelse på særlige vilkår Evaluering af den administrative organisation Involvering i effektiviseringsprojektet Sikkerhedsgrupper i Nørregade 41 og bygning B Referater fra øvrige MED-udvalg Evt. 21 Bilagsoversigt 22 Underskriftsside 23 1

3 1. Godkendelse af dagsorden Martin Nielsen at dagsorden godkendes Punkt 12 behandles kl med deltagelse af Søren Lorenzen. Dagsorden godkendt. 2. Godkendelse af referat Martin Nielsen at referatet godkendes Referat godkendt 3. Status på sygefravær Martin Nielsen / 13/9 Det samlede sygefravær for Voksen- og Sundhedsservice ligger i de første ni måneder af 2013 på 5,6 %, hvilket er en anelse højere end den tilsvarende periode i 2012 (5,47 %), men lidt lavere end i 2011 (6,0 %). Det samlede langtidssygefravær for årets første tre kvartaler ligger på 2,25 %, hvilket er lavere end den tilsvarende periode i både 2012 (2,65 %) og 2011 (2,94 %). Det samlede korttidsfravær for perioden er på 3,35, hvilket er stigning i forhold til de første tre kvartaler i 2012 (2,82 %) og 2011 (3,06 %). 2

4 at VS Service-MED tager orienteringen til efterretning VS Service-MED tager orienteringen til efterretning og aftaler, at man på det første møde i 2014 drøfter behovet for indhold i den sygefraværsstatistik, der vedlægges som bilag. Bilag: 1 Bilag ServiceMED okt 13 - Samlet sygefravær fordelt på årsag (353137/13) 2 Bilag servicemed okt 13 Sygefravær månedsvis-kort-lang (353140/13) 4. Status på arbejdsskader Martin Nielsen / 13/9 Antallet af arbejdsskader i de første ni måneder af 2013 ligger på 59, hvilket er færre end for samme periode i 2011 og 2012: 2011: 89 arbejdsskader 2012: 89 arbejdsskader 2013: 59 arbejdsskader Som i 2011 og 2012 er personhåndtering og fald årsag til de fleste arbejdsskader. I det tredje kvartal af 2013 er der blot anmeldt 11 skader. Det kan muligvis forklares med, at indberetninger skal ske via Easy. Her kan man vælge, at skaden ikke skal anmeldes til forsikringsselskabet, såfremt der er tale om en ubetydelig skade. I så fald vil skaden ikke fremgå af statistikken. at VS Service-MED tager orienteringen til efterretning VS Service-MED tager orienteringen til efterretning og aftaler, at man på det første møde i 2014 drøfter behovet for yderligere information fra HR-teamet. Der ønskes en oversigt over samlede skader i kommunen. Børge Bryld inviteres med henblik på en afklarende dialog. 3

5 Bilag: 1 Arbejdsskader - 3. kvartal 2013 Voksen og Sundhedsservice (357503/13) 5. Budgetopfølgning Martin Nielsen / 13/9 Charlotte orienterer om budgettet at VS Service-MED drøfter budgetopfølgningen og tager orienteringen til efterretning VS Service-MED tager orienteringen til efterretning Bilag: 1 USF intern budgetkontrol pr. 30. september 2013 (354280/13) 2 Intern budgetkontrol pr. 30. september 2013.DOC (353421/13) 6. Trivsel Martin Nielsen / 13/9 Trivselsundersøgelsen 2013 er nu afsluttet. Og svarprocenten var imponerende høj: Hele 80 % deltog i trivselsundersøgelsen, og det er særdeles flot. I 2011-undersøgelsen deltog 74 %. For Voksen- og Sundhedsservice alene ligger svarprocenten på næsten 83. Det forventes, at arbejdspladserne igangsætter en proces/dialog, der imødekommer undersøgelsens resultater. Som en hjælp hertil vil der blive lagt forskelligt inspirationsmateriale på intranettet, ligesom spørgsmålene fra undersøgelsen kan printes, så også de medarbejdere, der ikke har deltaget i undersøgelsen, kan blive klædt på til dialogen De endelige rapporter med resultatet for de enkelte arbejdspladser/afdelinger vil efter planen blive udsendt sidst i november/begyndelsen af december, efter at Hoved-MED har fået præsenteret det overordnede resultat sidst i november måned. 4

6 Mandag den 2. december kl og mandag den 9. december kl afholdes der to orienteringsmøder på Tørning Mølle for ledere, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter. På mødet vil de overordnede resultater blive gennemgået, og man vil få hjælp/inspiration til det videre arbejde med dialogen lokalt. at VS Service-MED tager orienteringen til efterretning VS Service-MED tager orienteringen til efterretning og glæder sig over den høje svarprocent. 7. Handlingsplaner fra seminar Lisbeth Thule Offer / 13/9 På seminaret, der blev afholdt den juni i Vingstedcenteret, blev der udarbejdet handlingsplaner for det videre arbejde i Service-MED i Voksen- og Sundhedsservice. at der nedsættes arbejdsgrupper til det videre arbejde med handlingsplanerne Beslutning i ServiceMED i Voksen- og Sundhedsservice den 12. september 2013 Afbud/fraværende: Gitte Würtz Udsættes til næste møde Supplerende sagsfremstilling På seminaret, der blev afholdt den juni i Vingstedcenteret, blev der udarbejdet handlingsplaner for det videre arbejde i Service-MED i Voksen- og Sundhedsservice. Det blev aftalt at arbejde videre med handlingsplaner for følgende: Rundt mødebord Flere input til dagsordenen (ejerskab) Referater, der ikke giver mulighed for fortolkning 5

7 Kommunikation af beslutninger til omverden Større viden om, hvem der sidder i MED MED-seminar for alle i VS Sikre evaluering af hvert Service-MED at der nedsættes arbejdsgrupper til det videre arbejde med handlingsplanerne Der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af Martin Eskildsen, Gyde Mortensen, Lise Boiskouv Pedersen og Anette Toftegaard. Anette indkalder til møde. Bilag: 1 Handlingsplan fra seminar juni 2013 (302328/13) 8. Vidensdeling på tværs i Voksen- og sundhedsservice Lisbeth Thule Offer / 12/13 Formålet er, at medarbejderne i Voksen- og Sundhedsservice deler viden omkring metoder der aflaster arbejdsgange og/eller ressourcer, som bliver anvendt på en mere hensigtsmæssig måde end tidligere, hvorved arbejdsmiljø og samarbejde optimeres. Kriterier Alle medarbejdere skal have mulighed for at videregive gode erfaringer fra dagligdagen Metoden, der anvendes, skal være enkel og hurtig Alle medarbejdere skal have mulighed for at modtage nyhederne Der skal kunne vælges til og fra i forhold til mere viden om emnerne Medie En mobiltelefon (arbejdsmobil eller privatmobil). Vidensdelingen vil kunne foregå på sms evt. suppleret med mail, intranet, facebook. Den primære kilde bør være sms, da alle medarbejdere har adgang til en mobiltelefon. Mobilen giver mulighed for hurtig kommunikation begge veje. Nytteværdien Gode erfaringer udbredes til hele Voksen- og Sundhedsservice Du ved noget andre ikke ved 6

8 Metode 1. Medarbejderne tilmelder sig en sms-tjeneste 2. Når en medarbejder ønsker at dele en oplevelse fra sin hverdag sender medarbejderen en sms til et mobilnummer 3. En tovholder sørger for at samle alle indkommende beskeder sammen og søger mere viden om emnet hos den medarbejder, der har sendt beskeden eller en reference 4. Tovholderen sender en sms ud til alle medarbejdere i VS med overskrifter på nyheder fx Robotstøvsuger er et hit på plejecentrene, SmartBoards gør hverdagen nemmere i Pleje og Træning. Send en sms med teksten robot til tlf. xxxx, hvis du ønkser at vide mere om robotstøvsugere 5. Uddybende nyheder kan sendes ud enten på fx sms, mail, intranet eller facebook at der nedsættes en arbejdsgruppe, der undersøger mulighederne for at gøre brug af sms-koorespondance til vidensdeling i Voksen- og Sundhedsservice at arbejdsgruppen igangsætter et pilotprojekt Beslutning i ServiceMED i Voksen- og Sundhedsservice den 10. oktober 2012 Afbud/fraværende: Gitte Würtz, Majbrit Larsen VS Service-MED besluttede at nedsætte en arbejdsgruppe, der undersøger mulighederne vidensdeling på tværs af Voksen- og Sundhedsservice. Arbejdsgruppen igangsættes efter nytår. Service-MED vælger Dorte Evald som repræsentant til gruppen. Resten af gruppens medlemmer skal findes i VS, af medarbejdere der kunne have interesse for opgaven. Lisbeth Thule Mikkelsen (sektretær for Service-MED) og Dorte Evald er tovholdere på at få nedsat gruppen. Der ønskes til 2. møde i 2013 at få beskrevet rammerne for et pilotprojekt. Punktet vidreføres til de underliggende Område-Med-udvalg med henblik på at generere 1-2 medlemer til gruppen pr. område. Beslutning i Område MED Sundhed og Forebyggelse den 24. oktober 2012 Afbud/fraværende: Ingen Der orienteres om projektet. Beslutning i Område MED - Specialrådgivningen den 8. november 2012 Afbud/fraværende: Lars Pedersen 7

9 Område-MED udpeger Mette Augustinussen (TR for Beskyttet Beskæftigelse) til arbejdsgruppen. Beslutning i Område MED Pleje og Træning den 11. december 2012 Afbud/fraværende: Vivian Vigsø Metoderne blev drøftet. Katja Kjær er valgt til at deltage i arbejdsgruppen. Sekretæren for Område MED Pleje og Træning sørger for at give Lisbeth Thule Offer og Dorte Evald besked. Supplerende sagsfremstilling Gruppen er sammensat med en repræsentant fra hvert serviceområde. Dorte Evald er tovholder på at samle gruppen med henblik på at planlægge indsatsen. Fornyet indstilling at Orienteringen tages til efterretning Beslutning i ServiceMED i Voksen- og Sundhedsservice den 2. maj 2013 Afbud/fraværende: Martin Eskildsen, Dorte Evald Udsat til næste møde Supplerende sagsfremstilling Dorte Evald orienterer om, hvor langt arbejdsgruppen er i processen omkring vidensdeling i Voksen- og Sundhedsservice. Der fremlægges et forslag til og en plan for, hvorledes projektet kan gennemføres. at VS Service-MED tager orienteringen til efterretning Arbejdsgruppen foreslår, at der for de ansatte i Voksen- og Sundhedsservice oprettes en særlig Facebook-gruppe, hvor der kan deles viden, erfaringer og nyheder. Arbejdsgruppen foreslår en projektperiode fra 1. januar 2014 til 1. april VS Service-MED anerkender arbejdsgruppens arbejde og forslag. Arbejdsgruppen inviteres med til demonstration af touchskærme som kommunikationsredskab den 20. november i Odense i Welfare Tech-regi. 8

10 Arbejdsgruppen arbejder videre med Facebook-løsning og kommer med et oplæg ved næste Service-MED-møde den 6. december. 9. Indsatsstrategi på ledighedsydelsesområdet - Etablering af kommunale microfleksjob Helge Gellert / 13/17713 Denne sag handler om iværksættelse af en særlig indsatsstrategi på ledighedsydelsesområdet og herunder et initiativ om etablering af kommunale microfleksjob. Ledighedsydelse er en særlig ydelse til de personer, der er visiterede til et fleksjob og er ledige. Det betyder, at personer, der er visiteret til et fleksjob, modtager ledighedsydelse, så længe de venter på at få et fleksjob. Haderslev Kommune har for år tilbage visiteret et højt antal personer til fleksjob med det har ikke været muligt, at skabe beskæftigelse til alle de personer og dermed har Haderslev nu en stor andel af personer på ledighedsydelse. Det gav i 2010 et besparelsespotentiale på 15,5 mio. kr. og stigende til 17,9 mio. kr. i I 2012 var beløbet 18,8 mio. kr. og nu er besparelsespotentialet oppe på 20,3 mio. kr. Det har vist sig særdeles svært, at ændre udviklingen på dette område. Haderslev Kommune havde i 2012 udgifter for 60,5 mio. til ledighedsydelse. I 2013 er budgetforventningen på brutto 66,3 mio. kr. I det første halvår af 2013 har Haderslev Kommune i gennemsnit 385 borgere på ledighedsydelse. Heraf har 224 borgere en varighed på ledighedsydelse over 18 måneder -og dermed er den kommunale udgift ikke refusionsberettiget. Ledelsen på beskæftigelsesområdet har derfor truffet beslutning om, at iværksætte en indsatsstrategi på ledighedsydelsesområdet. Indsatsstrategien er en tre-trins model der indeholder en række værktøjer i arbejdet med at bringe ledighedsydelsesmodtagere i fleksjob. Udfordringen er, at målgruppen er meget differentieret og derfor er der behov for meget forskellige aktiviteter i indsatsen. Indsatsstrategien er beskrevet i vedlagte bilag. Fleksjobreformen, som trådte i kraft 1. januar 2013, understøtter de initiativer og tanker der er grundlaget i indsatsstrategien. Reformen handler grundlæggende om en omlægning af den måde, vi aflønner fleksjobbere på samt muligheden for, at borgere med en meget lille arbejdsevne kan få bevilget et fleksjob. 9

11 For alle, der påbegynder nyt fleksjob efter 1. januar 2013, gælder følgende regler ved ansættelsen: Arbejdsgiver udbetaler løn for det faktiske antal effektive timer. Parterne aftaler selv aflønning og timetal. Borgeren bevilges et supplerende flekslønstilskud. Reformen åbner dermed mulighed for, at etablere fleksjob på et meget lavt timetal defineret som mindre end 12 effektive timer ugentlig, (borgeren kan være på jobbet flere timer, men aflønnes kun efter den effektive arbejdstid). Det er jobcentrets vurdering, at gruppen af ledige fleksjobvisiterede med meget lille arbejdsevne er stor -og vil sandsynligvis blive større i de kommende år, hvilket også er i overensstemmelse med intentionerne bag reformen. Ud over en mere aktiv, tidligere og differentieret indsats (bl.a. via resultatbasserede forløb hos Anden Aktør) er et at grundelementerne i strategien, et forslag om kommunale microfleksjob. Microfleksjob er tiltænkt den gruppe af ledighedsydelsesmodtagere der vurderes som meget tunge. Altså borgere der har en stærkt reduceret arbejdsevne, og hvor det pt. vurderes udelukket at formidle fleksjob på private virksomheder. Disse borgere har typisk en meget lang ledigheds varighed. Ideen bag microfleksjob er inspireret af socialøkonomiske virksomheder. Hensigten er, at give flere ledighedsydelsesmodtagere en positiv tilknytning til arbejdsmarkedet. Indsatsen tænkes at have en positiv indflydelse på borgerens selvopfattelse og arbejdsmarkedsperspektiv og vil på sigt fremme muligheden for fleksjobansættelse på private eller offentlige arbejdspladser med et højre timeantal. Microfleksjob kan realiseres ved, at Haderslev Kommune internt opretter 50 fleksjobåbninger til borgere med en arbejdsevne mindre end 6 timer. Stillingerne oprettes udelukkende på kommunale enheder og institutioner. Microfleksjob er beskrevet yderligere i vedlagte bilag. Stillingerne besættes løbende med ledighedsydelsesmodtagere med langvarig ledighed, stærkt reduceret arbejdsevne, og hvor det vurderes udelukket at formidle fleksjob på private virksomheder. Den effektive arbejdstid skal være mindst 2 og højst 5 timer. Fremmødetiden vil som hovedregel være større. Visitationen til de kommunale microfleksjob skal foregå i jobcentret. Det er Erhvervs- og Borgerservice vurdering, at indførelsen af ordningen vil virke positivt for de lediges livskvalitet og arbejdsidentitet, og de får den tilknytning til arbejdsmarkedet, som de savner. Kommunen vil opnå en forbedret service på områder, 10

12 der ikke tidligere har været prioriteret, og samtidigt har ordningen positive økonomiske konsekvenser for Haderslev Kommune. Økonomiske forhold I Budget 2013 er der indarbejdet et årligt gennemsnit på kr. pr. borger til ledighedsydelse uden statsrefusion. For 50 borger svarer denne udgift til 9 mio. kr. I forbindelse med etablering af fleksjob vil det medføre en merudgift på fleks-løntilskud årligt på kr. pr. borger. For 50 borger svarer denne udgift til 9,6 mio. kr. brutto. Der er 65% statslig refusion på fleks-løntilskud. Den kommunale nettoudgift er derfor på 3,4 mio. kr. Her til kommer lønudgiften til arbejdsgiver der ved 5 timers ansættelse svarer til kr. pr. borger pr. år. For 50 borger svarer denne udgift til 2 mio. kr. Det forventes, at der fremadrettet kan opnås følgende besparelser: Budgetbesparelse på 3,6 mio. kr. i 2014 og i overslagsårene Besparelsen er under forudsætning af, at det er de svageste borger på ledighedsydelse uden statsrefusion der visiteres til mikrofleksjobbet, samt at der hele tiden er iværksat 50 mikrofleksjob. Besparelsen i 2016 og frem, afhænger af hvor mange mikrofleksjob arbejdsgiveren finder midler til at overtage lønomkostningen af. Initiativets besparelse lægges i kommunens kasse ifm. løbende budgetkontroller på området. Personalemæssige forhold De 50 microfleksjobstillinger foreslås fordelt i den kommunale organisation efter en fordelingsnøgle med udgangspunkt i antal ansatte pr i serviceområderne, svarende til: Børn- og Familieservice Voksen- og Sundhedsservice Erhvervs- og Borgerservice Antal microfleksjob 22 stk. 20 stk. 8 stk. Lønudgiften for arbejdsgiver finansieres de første to år via de beregnede besparelser. Der ud over, er der mulighed for at søge Fonden for Forebyggelse & Fastholdelse om en bonus på kr. pr. person, som der udbetales efter 6 måneders ubrudt ansættelse. Der er afsat 33 mio. kr. i til denne bonusordning og bonussen kan søges løbende. I år 3 forudsættes det, at arbejdsgiveren overtager lønudgiften. Hvis der ikke er forudsætninger for fastholdelse, så gælder de almindelige opsigelsesregler. 11

13 Ansættelsesperioden er altså omkostningsneutral for de enkelte arbejdssteder de første 2 år, hvorefter arbejdsgiver selv kan vurdere, om man vil fortsætte ansættelsesforholdet. De nye medarbejdere er som udgangspunkt omfattet af Haderslev Kommunes personalepolitik. Efter 18 måneders ansættelse vil der blive taget stilling til det fremtidige ansættelsesforhold for de enkelte medarbejdere, idet der henses til, at der er tale om timelønnede medarbejdere. Procedure Sagen behandles som følgende: Direktionsmødet den 20. august 2013 Hoved MED udvalget den 22. august 2013 Arbejdsmarkedsudvalget den 4. september 2013 Erhvervs- og Borgerservice, Jobcenter Haderslev, indstiller, at indsatsstrategien på ledighedsydelsesområdet godkendes og iværksættes, at der oprettes 50 kommunale microfleksjob i Haderslev Kommune, at de 50 stillinger fordeles i serviceområderne efter antal ansatte på følgende vis: 22 til Børn- og Familieservice 20 til Voksen og Sundhedsservice 8 til Erhvervs- og Borgerservice, samt at de sparede midler lægges i kommunens kasse. Beslutning i Hoved MED den 22. august 2013 Afbud/fraværende: Charlotte V. Friis Rune Larsson orienterede. Hoved MED ønsker at præcisere, at incitamentet for etablering af et microfleksjob ikke kun bør være økonomi (besparelser). Der skal altid ske en vægtning af både økonomi og sociale aspekter. Ud fra ovenstående præcisering er Hoved MED positivt indstillet overfor begrebet microfleksjob og godkender indstillingen. Willy Feddersen tilkendegav, at der til Hoved MED udarbejdes sag, der principielt forholder sig til hvordan Haderslev Kommune kan og bør løfte sit sociale ansvar. Sagen oversendes efterfølgende til Økonomiudvalget. Beslutning i Direktionen den 20. august 2013 Afbud/fraværende: Ingen Sagen forelægges HovedMED-Udvalget den 22. august 2013 og genoptages derefter i direktionsmødet den 3. september 2013 med henblik på behandling i Arbejdsmarkedsudvalget den 4. september

14 Til formålet udvirker Rune Larsson og Peter Poulsgaard et oplæg til hvordan den kommunale organisation bedst håndterer den beskrevne nyskabelse, herunder en plan for indførelse af microfleksjobs i praksis. I den forbindelse beskrives tiltag i andre kommuner som inspiration. Beslutning i Direktionen den 3. september 2013 Afbud/fraværende: Charlotte Veilskov Friis Direktionen anbefaler kommunale microfleksjobs realiseret i en model omfattende: dels 50 jobs etableret på de enkelte arbejdspladser dels at der i regi af Kompetencecenteret etableres en organisation til at tilbyde yderligere indtil 30 jobs (efter inspiration fra Aabenraa Kommune) Rune Larsson foranlediger grundlaget nærmere beskrevet til brug for virkeliggørelse snarest muligt efter at politisk godkendelse foreligger. Supplerende sagsfremstilling Fornyet indstilling til VS Service-MED at orienteringen tages til efterretning Beslutning i Chefgruppen i Erhvervs- og Borgerservice den 4. september 2013 Afbud/fraværende: Ingen Chefgruppen støtter forslaget herunder også direktionens forslag om at etabletere en funktion i Kompetencecentret til organisatorisk at forankre yderligere 30 mikrofleksjobbere. Beslutning i ServiceMED i Voksen- og Sundhedsservice den 12. september 2013 Afbud/fraværende: Gitte Würtz VS Service-MED bakker op om etableringen af mikrofleksjob, men har en bekymring i forhold til den mulige håndtering på de enkelte arbejdspladser Punktet genoptages på næste møde i VS Service-MED. VS Service-MED ønsker, at fordelingsnøglen revurderes, og at der tages udgangspunkt i medarbejdernes kompetencer Supplerende sagsfremstilling Charlotte giver en orientering om status for ansatte i microfleksjob i Voksen- og Sundhedsservice. 13

15 Meldingen fra Jobcentret er, at det ikke er muligt at udarbejde en liste over kompetencer hos de borgere, der visiteres til microfleksjob. I stedet foreslås det, at serviceområderne melder ind til Jobcentret, hvilke microflexjobs, der kan oprettes. Jobcentret forestår herefter matching mellem borger og microflexjob. at VS Service-MED tager orienteringen til efterretning VS Service-MED tager orienteringen til efterretning Bilag: 1 Microfleksjob i Haderslev Kommune (251110/13) 2 Indsatsstrategi - Ledighedsydelse (243362/13) 10. Ansættelse på særlige vilkår Martin Nielsen / 13/9 Ved ansættelser på særlige vikår (løntilskud, seniorjob, o.lign) gøres der opmærksom på, at Hoved-MED på mødet den 10. juni 2010 har protokolleret følgende: Hoved-MED er enige om, at det altid er tillidsrepræsentanten, der underskriver skemaet i samarbejde med den pågældendes leder. Det slås fast, at det er lederen, der ved, hvem relevant tillidsrepræsentant er. Det indskærpes, at det forventes, at de involverede parter i ansættelsen af personer på særlige vilkår medvirker til overholdelsen af denne beslutning. at VS Service-MED tager orienteringen til efterretning VS Service-MED tager orienteringen til efterretning og sender punktet til underliggende MED-udvalg 14

16 11. Evaluering af den administrative organisation Willy Feddersen / 13/19906 I denne sag skal Økonomiudvalget tage stilling til, hvordan evalueringen af den administrative organisation skal tilrettelægges. Økonomiudvalget vedtog i juni 2012 en ajourføring af den administrative organisation i kølvandet på det såkaldte administrationsprojekt. Den ajourførte administrative organisation kan ses via dette link Ved samme lejlighed besluttede Økonomiudvalget, at den administrative organisation skulle evalueres i efteråret 2013 sådan at det siddende byråd kan aflevere sine anbefalinger til det nyvalgte byråd, der tiltræder 1. januar Direktionen anbefaler overfor Økonomiudvalget, at evalueringen gennemføres sådan: Formålet med evalueringen: At belyse om tilpasningen af organisationen i forlængelse af administrationsprojektet er gennemført. At vurdere i hvilket omfang principper og intentioner er opfyldt. At afgive anbefalinger til det nye byråd om eventuelle tilpasninger og/eller ændringer. Særlige problemstillinger, som skal indgå i evalueringen: I hvilken grad er styrkelsen af den tværfaglige indsats lykkedes? Serviceringen af den politiske organisation. Afgrænsning af de dele af den administrative organisation, som indgår i evalueringen: Den centrale del af organisationen. Den decentrale del af organisationen i form af institutioner er således ikke omfattet, dog bidrager den decentrale organisation til evalueringen af den centrale organisation. Deltagere i evalueringen: 15

17 Direktionen, afdelingschefer, fokusgrupper bestående af repræsentanter fra den decentrale organisation, Hoved MED-Udvalget, Økonomiudvalget og Byrådet. Metoder: Der anvendes primært kvalitativ metode i form af interviews af enkeltpersoner og en flerhed af personer i fokusgrupper. Interviews gennemføres med udgangspunkt i spørgeguide. Der kan suppleres med spørgeskema. Tilknytning af ekstern konsulent: Det anbefales, at evalueringen gennemføres af ekstern konsulent. Projektledelsen: Kommunaldirektøren er projektejer og ansvarlig overfor Økonomiudvalget. Økonomiske forhold Der disponeres af kommunaldirektørens budget en ramme på maximalt kr. til gennemførelse af evalueringen. Procedure 13. august 2013 Direktionen. 22. august 2013 Hoved MED. 16. september Økonomiudvalget. Evalueringen gennemføres herefter fra september til november november Resultatet forelægges for Hoved MED. 9. december Resultatet forelægges for Økonomiudvalget. Kommunaldirektøren indstiller, at tilrettelæggelsen af evalueringen af den administrative organisation godkendes. Beslutning i Direktionen den 13. august 2013 Afbud/fraværende: Ingen Anbefales. Supplerende sagsfremstilling til Hoved MED 22. august 2013: 16

18 Kommunaldirektøren indstiller, at tilrettelæggelsen af evalueringen af den administrative organisation godkendes. Beslutning i Hoved MED den 22. august 2013 Afbud/fraværende: Charlotte V. Friis Konsulent i Erhvervs og Borgerservice Sanne Nielsen deltog i behandlingen af punktet. Formandsskabet inviteres til at deltage i formuleringen af spørgeguide til brug for interview. Hoved MED godkender indstillingen. Supplerende sagsfremstilling Fornyet indstilling til VS Service-MED at orienteringen tages til efterretning Beslutning i ServiceMED i Voksen- og Sundhedsservice den 12. september 2013 Afbud/fraværende: Gitte Würtz VS Service-MED tager orienteringen til efterretning. Supplerende sagsfremstilling Charlotte orienterer om status. De medlemmer, som har deltaget i interviewene, opfordres til at fortælle om deres oplevelse af processen. at VS Service-MED tager orienteringen til efterretning VS Service-MED tager orienteringen til efterretning 17

19 12. Involvering i effektiviseringsprojektet Søren Lorenzen / 13/14408 Sagsindhold Orientering om effektiviseringsprojektet herunder tryghedsordningen samt involvering af medarbejdere og arbejdspladser i den videre proces. Procesplan for effektiviseringsprojektet blev præsenteret for Byrådet og Hoved MED den 20. august. Derudover er procesplanen behandlet i Hoved MED den 22. august. Direktionen fungerer som styregruppe og stabskollegiet er projektgruppe. Det samlede projekt har følgende overordnede spor: 1. Screening af områder, indsatser og metoder til den videre proces (september) 2. Udarbejdelse af tryghedsordning (september-oktober) 3. Involvering af medarbejdere og arbejdspladser (fra oktober 2013) 4. Involvering af borgere (fra januar 2014) 5. Udarbejdelse af handlekatalog (løbende proces) Resultatet af processen præsenteres for Byrådet i foråret Ad tryghedsordning: Det er tanken bag effektiviseringsprojektet, at ansatte i Haderslev Kommune trygt skal kunne bringe deres faglighed og samarbejde i spil for at fremme en effektiv virksomhedskultur. Ingen skal frygte, at de eller deres kollegaer mister jobbet, når de tilrettelægger en mere effektiv opgaveløsning. Effektiviseringsprojektet kan imidlertid ikke udstede en jobgaranti, men der kan tilbydes en tryghedsordning, der indeholder en reel vilje og faktisk indsats for fortsat ansættelse. Tryghedsordningen giver også mulighed for, at medarbejdere i Haderslev Kommune kan fastholde deres værdi på arbejdsmarkedet. HovedMED har den 22. august udpeget 3 medlemmer til en arbejdsgruppe der skal udarbejde forslag til indholdet i en tryghedsordning. Opgaven har været forankret i Personale og Jura som har stillet sekretariatsbistand til rådighed. Elementerne i Tryghedsaftalen forankres i Personale og Jura. Tryghedsordningen fremsendes som særskilt bilag efter Direktionens behandling den 5. november. Ad involvering af medarbejdere: Et andet væsentligt element i effektiviseringsprojektet er involvering af medarbejdere og arbejdspladser, som en forudsætning for at fremme en effektiv virksomhedskultur. Der arbejdes blandt andet med forskellige tilgange til forstyrrelse af den måde vi traditionelt tænker tilrettelæggelse af vores respektive arbejdsopgaver. Der er foreløbigt planlagt følgende aktiviteter: 18

20 Effektiviseringsprojektet er på Intranettet med mulighed for kommentering og skrive indlæg eks. gode ideer og forslag der kan undersøges nærmere Der planlægges 3 cafemøder med en ekstern oplægsholder i sidste halvdel af november Anvendelse af nyhedsbreve mandag og onsdag Effektiviseringsprojektet på Service MED møder i november og december Udarbejdelse af skabelon med spørgsmål og dilemmaer med temaet effektivisering til drøftelser på personalemøder Aktiv involvering af ledelsesfora ( CLF og SLG netværksgrupper) På baggrund af ovenstående inviteres ServiceMEd til at supplere med yderligere forslag og gode ideer til at involvere medarbejdere og arbejdspladser i det videre arbejde med at forankre effektiviseringsprojektet bredt i hele kommunen. Procedure Orientering og drøftelse i alle ServiceMED er Projektledelsen indstiller, at orientering tages til efterretning at ServiceMED drøfter om der er yderligere forslag og gode ideer til at involvere medarbejdere og arbejdspladser i det videre projektforløb VS Service-MED tager orienteringen til efterretning. Punktet genoptages på næste møde. Søren Lorenzen deltager. VS Service-MED igangsætter en dialog i Voksen- og Sundhedsservice. Forslag kan indberettes på intranettet, hvor der linkes til projektet. 13. Sikkerhedsgrupper i Nørregade 41 og bygning B Martin Nielsen Der findes i øjeblikket to sikkerhedsgrupper for administrationen i Nørregade 41 og bygning B - én gruppe for Specialrådgivningen og én fælles gruppe for Pleje og Træning, Sundhed og Forebyggelse samt Staben. 19

21 Chefgruppen anmoder om en drøftelse af antal sikkerhedsgrupper fremover og anbefaler én sikkerhedsgruppe til dækning af administrationen i Nørregade 41 og bygning B. at VS Service-MED drøfter antallet af sikkerhedsgrupper VS Service-MED anbefaler én arbejdsmiljøgruppe bestående af én leder og én eller to arbejdsmiljørepræsentanter. VS Service-MED afventer valg af arbejdsmiljørepræsentanter og lader det være op til medarbejderne i henholdsvis Nørregade 41 og bygning B, om de ønsker én eller to arbejdsmiljørepræsentanter (én fra hver matrikel). 14. Referater fra øvrige MED-udvalg Martin Nielsen / 13/9 Referater fra: Hoved-MED den 3. oktober Område-MED i Sundhed og Forebyggelse den 23. oktober Område-MED i Specialrådgivningen den 3. september Område-MED i Pleje og Træning den 8. oktober VS Stabens personalemøde med MED-status den 3. oktober at VS Service-MED tager orienteringen til efterretning VS Service-MED tager orienteringen til efterretning Bilag: 1 Ref :00 i Hoved MED (354364/13) 2 Referat 3. september 2013 (327479/13) 3 Referat fra Område MED Pleje og Træning den (356272/13) 4 Referat VS Stabens personalemøde med MED status 3/ (361018/13) 20

22 5 Referat for OmrådeMED den 23. oktober (363879/13) 15. Evt. Martin Nielsen Orientering om nyt fra Feriefonden VS Service-MED tager orienteringen til efterretning 21

23 Bilagsoversigt 3. Status på sygefravær 1. Bilag ServiceMED okt 13 - Samlet sygefravær fordelt på årsag (353137/13) 2. Bilag servicemed okt 13 Sygefravær månedsvis-kort-lang (353140/13) 4. Status på arbejdsskader 1. Arbejdsskader - 3. kvartal 2013 Voksen og Sundhedsservice (357503/13) 5. Budgetopfølgning 1. USF intern budgetkontrol pr. 30. september 2013 (354280/13) 2. Intern budgetkontrol pr. 30. september 2013.DOC (353421/13) 7. Handlingsplaner fra seminar 1. Handlingsplan fra seminar juni 2013 (302328/13) 9. Indsatsstrategi på ledighedsydelsesområdet - Etablering af kommunale microfleksjob 1. Microfleksjob i Haderslev Kommune (251110/13) 2. Indsatsstrategi - Ledighedsydelse (243362/13) 14. Referater fra øvrige MED-udvalg 1. Ref :00 i Hoved MED (354364/13) 2. Referat 3. september 2013 (327479/13) 3. Referat fra Område MED Pleje og Træning den (356272/13) 4. Referat VS Stabens personalemøde med MED status 3/ (361018/13) 5. Referat for OmrådeMED den 23. oktober (363879/13) 22

24 Underskriftsside Charlotte Scheppan Formand Anne Sophie Brodersen Anette Toftegaard Gyde Mortensen Lise Boiskouv Pedersen Gitte Würtz Mona Otte Gunvor Ehlers Lundsgaard Martin Eskildsen Dorte Evald Elisabeth Uglebjerg Wagner 23