Hundested almennyttige Boligselskab REFERAT

Transkript

1 den 8. marts 2016 MDR Side 1 af 10 Initialer 2800 / Lejer : :00 Referat af bestyrelsesmøde i Hundested almennyttige Boligselskab 8. marts 2016 kl. 13:00 på Hundested Kro Nørregade 10, 3390 Hundested Fra bestyrelsen deltog: Alice Jarndorf, formand Ole Lorentzen, næstformand Eva Iversen, medlem Anne Marie Leidcker, medlem Lars Pedersen, medlem Gordana Petrovic, medlem Afbud fra: Fra DAB deltog Bjarne Hedelund, medlem Andreas Lyduch, bestyrelseskonsulent

2 Side 2 af 10 Indholdsfortegnelse 1) Hundested almennyttige Boligselskab 3 a) Godkendelse af dagsorden 3 b) Godkendelse af referater 3 c) Orientering ved formanden (bilag 1) 3 d) Bestyrelsesforhold 3 e) Orientering fra DAB s bestyrelse. 4 2) Godkendelse af budget for 1. juli juni a) Selskabets budget 6 b) Afdelingernes budget 7 3) Afdeling Ullerupvænge 8 a) Lukket punkt 8 4) Afdeling Høje Tøpholm 8 a) Fysisk helhedsplan (bilag 2+3) 8 5) Afdeling Degnebakken 9 a) Lukket punkt 9 6) Afdeling Halsnæs 9 a) Oprettelse af afdelingsbestyrelse 9 7) Næste møde 9 8) Eventuelt 10

3 Side 3 af 10 1) Hundested almennyttige Boligselskab a) Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender dagsordenen. Referat: Bestyrelsen godkendte dagsordenen. b) Godkendelse af referater Det indstilles, at bestyrelsen godkender referatet. Referat: Bestyrelsen godkendte referatet fra bestyrelsesmødet den 26. november c) Orientering ved formanden (bilag 1) Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Formanden gav sin orientering og orienterede derudover bestyrelsen om, at selskabet har afsat kr til kurser for selskabsbestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Orienteringen er vedlagt referatet som bilag 1. d) Bestyrelsesforhold Bestyrelsen for Hundested almennyttige Boligselskab består af: Navn Valgt af Valgt indtil Alice Jarndorf, formand Repræsentantskabet December 2017 Ole Lorentzen, næstformand Repræsentantskabet December 2017 Eva Iversen Repræsentantskabet December 2017 Anne Marie Leidcker Repræsentantskabet December 2016 Bjarne Hedelund Repræsentantskabet December 2016 Gordana Petrovic Halsnæs Kommune December 2017 Lars Pedersen DAB December 2016 Med DAB som administrator Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

4 Side 4 af 10 e) Orientering fra DAB s bestyrelse. Orientering fra DAB s, den 20. november 2015 DAB s budget for Budgettet for 2016 viser en stigning i administrationshonoraret på 35,- kr. eks. moms per forvaltningsenhed svarende til 1,3%. Budgettet viser et positivt resultat på 1,6 mio. kr. Investeringsmuligheder. Renteniveauet er i øjeblikket meget lavt det er svært at opnå en positiv forrentning, med mindre man er villig til at tage en større risiko. Muligheden for at få et positivt afkast af selskaber og boligafdelingernes midler er vanskeligt i et marked, hvor det i øjeblikket ikke er muligt at opnå et positivt afkast med en meget kort investerings-horisont. Derfor vil investeringsmulighederne for så vidt angår 2016 og fremover basere sig på obligationer med en løbetid på 2 3 år. Dette vil give et gennemsnitligt afkast i størrelsesordenen + 0,2 til + 0,3% pr. år. Kontrol og risikostyring/forvaltningsrevision. Årets forvaltningsrevision omfatter områderne : Revisionsprotokoller med bemærkninger Markvandringer og ajourføring af drifts- og vedligeholdelsesplaner IT-oppetider, huslejekørsler og IT-support. Desuden indeholder årets gennemgang en analyse af telefonsystemet før og efter det sidste nye system blev sat i drift.

5 Side 5 af 10 For så vidt angår revisionsprotokoller og bemærkninger viser resultatet af de gennemgåede protokoller, at regnskabsførelsen i DAB overordnet er god, fyldestgørende og ansvarlig, samt udført regnskabsmæssigt korrekt. Målopfyldelsen må siges at være tilfredsstillende. Med hensyn til markvandringer og ajourføring af drifts- og vedligeholdelsesplaner er konklusionen for målopfyldelsen tilfredsstillende, idet det dog anbefales at der bliver set på forretningsgangen på markvandringer og driftsog vedligeholdelsesplaner med henblik på at gøre det mere enkelt. Med hensyn til IT-oppetider, huslejekørsler og IT-support er det vurderingen, at IT-opgaveløsningen, oppetiden med videre, samt IT-supporten samlet set er tilfredsstillende. Eksempelvis er oppetiden på IT-systemerne på 99,9 %. Det sidste punkt i analysen er kommunikationssystemet (telefonsystemet) før og efter indførslen af det sidste nye system. Den samlede vurdering er her, at den nye organisering omkring telefonerne har resulteret i en mere kundeorienteret og effektiv betjening. Den nye organisering har været i gang i knapt et halvt år og der er stadigvæk et stort udviklings- og forbedringspotentiale. Dette vil kunne realiseres ved fortsat medarbejderoplæring og når lokalkontorerne kan bidrage fuldt ud til bemanding af servicecentret forventes en kortere ventetid og bedre tilgængelighed. Anlægsvirksomheden. Bestyrelsen drøftede status for Byg og Renovering. Der er i øjeblikket knapt 600 nye boliger under planlægning/udførelse samt 20 renoverings- og helhedsplansager under planlægning/udførelse. Forsikringsforhold. Der er en begrænset stigning i forsikringspræmien for 2016, idet kun afdelinger med mange skader stiger i præmien (ca. 5%). Øvrige afdelinger har en 0-stigning. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

6 Side 6 af 10 Referat: Lars Pedersen fremlagde punktet. Lars tilføjede desuden, at: - DAB arbejder med emnet effektiv drift. Når der er udarbejdet konkret materiale og værktøjer præsenteres det for bestyrelsen. Effektiv drift vil være et centralt tema de næste 3-4 år. - DAB-huset er under ombygning for tiden. Det sker bl.a. for at styrke vidensdelingen på tværs af faggrupper og afdelinger. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2) Godkendelse af budget for 1. juli juni 2017 a) Selskabets budget Selskabet forventer indtægter fra afdelingerne på kr. og budgetterer med et overskud på kr. Selskabet har nettorenteindtægter for kr. Udgiften til DAB er kr. svarende til kr. pr. enhed/år inkl. moms. Bruttoadministrationsbidrag inkl. udgiften til DAB, revision, bestyrelsesudgifter, møder mv. udgør herefter kr. svarende til at afdelingerne betaler kr. pr. enhed/år. Selskabet yder tilskud til afdelingerne for Høje Tøpholm har fået driftsstøtte på kr Resten på kr er tilfaldet, Søndervænge, Ullerupvænge, Fjordvænge og Lyngvænge som tilskud til tab ved lejeledighed og fraflytning. Dispositionsfonden (konto 803): Kr. Tilgang: Afdelingernes bidrag udgør (558 kr. pr. enhed) Udamortiserede lån Pligtmæssige bidrag til egen trækningsret

7 Side 7 af 10 Rente tilskrivning Afgang: Tilskud til afdelingerne (lejetab og tab ved fraflytning) % vedrørende udamortiserede lån til LBF Egen trækningsret fremskrevet 5 år Pligtmæssig bidrag til LBF Forventet saldo ved årets udgang Bunden del Forventet disponibel del ved årets udgang Forventet disponibel del pr. enhed ved årets udgang Arbejdskapital (konto 805) Kr. Selskabet opkræver i afdelingerne kr. pr. enhed, i alt 0 Budgetterede overskud Forventet saldo ved årets udgang Forventet disponibel del pr. enhed ved årets udgang Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet for selskabet. Referat: Bestyrelsen godkendte budgettet for selskabet. b) Afdelingernes budget Afd. Nr. Afdeling Antal boliger Leje pr. 30/ i gns. Ændring pr. m2 Godkendt budget i % Leje pr. 1/ I % Dato for godkendelse på afdelingsmøde 2801 Søndervænge , februar 2803 Ullerupvænge , februar 2804 Fjordvænge , februar 2805 Høje Tøpholm , Afventer godkendelse fra afd. møde 1. marts

8 Side 8 af Lyngevænge , februar 2811 Degnebakken , februar 2816 Isefjordsparken , februar 2821 Halsnæs Søndergade , februar Sportsvej februar Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes budget. Referat: Afdelingsmødet i Høje Tøpholm godkendte budgettet fremlagt på afdelingsmødet den 1. marts Bestyrelsen godkendte afdelingernes budget. 3) Afdeling Ullerupvænge a) Lukket punkt 4) Afdeling Høje Tøpholm a) Fysisk helhedsplan (bilag 2+3) Den fysiske helhedsplan for Høje Tøpholm (bilag 2) fremlægges til afdelingsmødets godkendelse den 1. marts Som det er påkrævet, skal bestyrelsen for Hundested almennyttige Boligselskab også godkende den fysiske helhedsplan. Det indstilles til bestyrelsen, at godkende den fysiske helhedsplan for Høje Tøpholm under forudsætning af afdelingsmødets godkendelse den 1. marts I det tilfælde afdelingsmødet forkaster helhedsplanen, indstilles det til bestyrelsen at tage stilling til videre handling herunder evt. brug af call-in bestemmelsen.

9 Side 9 af 10 Referat: Bestyrelsen godkendte den fysiske helhedsplan med de konkretiseringer af forslag til salg og nedrivning, som afdelingsmødet i Høje Tøpholm den 1. marts havde krævet tilføjet helhedsplanen. Den opdaterede helhedsplan er vedlagt som bilag 2 og et kort hvoraf opgangsnumrene fremgår er vedlagt som bilag 3. 5) Afdeling Degnebakken a) Lukket punkt 6) Afdeling Halsnæs a) Oprettelse af afdelingsbestyrelse På Halsnæs Kommunes foranledning nedsættes en bestyrelse for afdeling Halsnæs, hvor også pårørende og kommunalt udpegede interessepersoner kan indgå. På afdelingsmødet den 16. februar 2016, blev således en beboer og en pårørende valgt ind i bestyrelsen. Følgende mødet udpeger Halsnæs Kommune repræsenteret ved Heidi Buch- Hansen, leder af Hundested Plejecenter, de resterende medlemmer til bestyrelsen. Det indstilles til bestyrelsen, at tage orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7) Næste møde Referat: Næste møde er regnskabsmødet den 22. november 2016, kl. 13.

10 Side 10 af 10 8) Eventuelt Referat: Intet til referat. Udarbejdet af Andreas Lyduch.