Offentligt udbud Linned- og måtteservice til DanPilot

Transkript

1 Offentligt udbud Linned- og måtteservice til DanPilot 20. juni 2016 I samarbejde med Expense Reduction Analysts Partner: Jesper Østergaard Telephone: jostergaard@expensereduction.com

2 Indhold 1. Generel beskrivelse af udbuddet Den juridiske person Udbudsbetingelser Udbudsform Sprog Ejendomsret Vedståelsesfrist for tilbud Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Ydelsens omfang Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Formkrav Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Aftalegrundlag Delområder Alternative bud Aktindsigt Underretning om tildelingsbeslutning Kravspecifikation Udkast til rammeaftale Udbud Linned- og måtteservice Side 2

3 1. Generel beskrivelse af udbuddet DanPilot har bedt Expense Reduction Analysts (ERA) om at analysere deres omkostninger med henblik på at undersøge muligheden for at opnå en bedre value-for-money. DanPilot har et ønske om, at minimere sine administrative og driftsmæssige omkostninger generelt, og forventer at en gennemgang af virksomhedens forbrug af Linned- og måtteservice vil kunne bidrage hertil. På baggrund af en analyse af DanPilot s nuværende omkostninger til Linned- og måtteservice, inviterer ERA nu til det følgende udbud. Det er ERA der på vegne af DanPilot, forestår udbudsprocessen. Al kommunikation skal derfor ske via ERA. Udbuddets omfang er beskrevet i detaljer i det medfølgende excelark bilag 5 - Tilbudsliste. Aftalen forventes påbegyndt den 1.september 2016 og løber i 36 måneder med mulighed for at forlænge aftalen med 1 x 12 måneder. Dokumenter der danner grundlag for det samlede kontraktgrundlag er: Udbudsmateriale Bilag 1 ESPD Bilag 2 Forbeholdslisten Bilag 3 - Aktindsigt Bilag 4 Udkast til rammeaftale Bilag 5 Tilbudsliste Bilag 6 Overholdelse af mindstekrav Bilag 7 - Referenceliste Tidsplan Bekendtgørelse af udbud 20. juni 2016 Spørgsmålsfrist 11 juli 2016 kl Frist for upload svar på spørgsmål 15. juli2016 Tilbudsfrist 5. august 2016 kl.9.00 Evaluering af tilbud og tildeling af kontrakt uge Stand still periode Kontraktstart 1. september 2016 Udbud Linned- og måtteservice Side 3

4 2. Den juridiske person Ordregiver under dette udbud er: DanPilot Havnepladsen 3, 3.sal DK-5700 Svendborg DanPilot er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel kontrakt vil skulle indgås med DanPilot. DanPilot er en selvstændig offentlig virksomhed med egen bestyrelse under Erhvervs- og Vækstministeriet, hvor Søfartsstyrelsen er den tilsynsførende myndighed. De snævre danske farvande er nogle af verdens mest trafikerede, og er samtidig passagen til og fra Østersøen. Hvert år besejles ruten af tusindvis af store skibe med farligt gods blandt andet fra de russiske olieterminaler. DanPilot er sat i søen for sikre denne trafik imod uheld, der vil kunne få enorme konsekvenser for skibstrafikken og det danske maritime miljø. DanPilot varetager den statslige lodsvirksomhed gennem danske farvande fra enhver destination i Danmark til alle havne i Østersøen, og kan som den eneste full-service udbyder i Danmark også tilbyde lodservice til alle danske havne. DanPilot har forsyningspligt på lodsning i Danmark og varetager alle gennemsejlingslodsninger. DanPilots flåde omfatter p.t. 32 specialiserede lodsbåde, der hurtigt og effektivt sørger for at transportere lodser fra deres lodsstationer til kundernes skibe. 3. Udbudsbetingelser Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til procedurerne i Europa- Parlamentets og Rådets direktiv 2014/25/EU af 26. februar 2014 om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester (Forsyningsvirksomhedsdirektivet). Der er tale om udbud af en rammeaftale med én leverandør pr. delaftale, jf. Forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 51. Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED) ved udbudsbekendtgørelse 2016/S (Nummer indsættes) der kan findes på Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk eller engelsk. Det er tilladt, at fremsende tilbud skrevet på dansk eller engelsk eller i en kombination. Udbud Linned- og måtteservice Side 4

5 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som DanPilot s ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende 90 dage fra tilbudsfrist. DanPilots forbehold DanPilot tager forbehold for ændringer i love, bekendtgørelser og andre myndighedsbeslutninger, som kan ændre vilkårene for den udbudte ydelse. Indgåelse af aftale er betinget af DanPilot bestyrelsens accept, samt frigivelse af økonomiske midler, herunder budgetmæssig dækning. DanPilot forbeholder sig ret til at kunne annullere udbuddet, for så vidt der måtte være saglige grunde hertil. Ved annullering vil der ikke ske erstatning for udgifter til udarbejdelse af tilbud. DanPilot forbeholder sig ret til at foretage køb hos den valgte leverandør eller til anden side, såfremt et særligt behov hos DanPilot ikke kan dækkes af rammeaftalens produkter. Jf. Udbudslovens Artikel 8 stk. 2 (reglen om delydelser). Reglen om delydelser vil kun blive anvendt i et begrænset omfang. Kontraktindgåelse mellem DanPilot og den valgte leverandør er betinget af at DanPilot godkender den tilbudte løsning og at tilbuddet ligger inden for DanPilots budget for nærværende område. Såfremt DanPilot ikke kan godkende den tilbudte løsning eller ikke har budget til, at accepterer tilbuddet, indgås der ikke rammeaftale mellem de to parter og den vindende tilbudsgiver ydes ikke nogen former for erstatning i den forbindelse. Tilbudsgivers forbehold DanPilot ønsker ikke at modtage tilbud, der indeholder forbehold i forhold til udbudsmaterialet, kravspecifikationen, udkast til Rammeaftale mv. Tilbud, der indeholder forbehold i forhold til fastlagte udbuds- og kontraktvilkår, vil derfor ikke blive taget i betragtning i forbindelse med tilbudsevalueringen, idet DanPilot dog ikke agter at se bort fra tilbud, der alene indeholder forbehold, der efter DanPilots skøn må anses for åbenbart bagatelagtige. Bilag 2 kan anvendes Ydelsens omfang Nedenstående tabel viser den procentvise andel af DanPilots forbrug af Linned- og måtteservice for en periode på 12 måneder. Den relative andel af det samlede forbrug er målt i forhold til indkøbet i kroner for den enkelte kategori. Forbruget er yderligere specificeret i bilag 5 Tilbudsliste. Udbud Linned- og måtteservice Side 5

6 Lodsstation Linned Måtte Andel.i.alt Bagenkop 8,6% 0,8% 9,4% Dragør 9,1% 2,4% 11,5% Gedser 9,3% 2,9% 12,1% Grenå 11,7% 0,0% 11,7% Hornbæk 13,4% 1,4% 14,7% Korsør 22,9% 0,0% 22,9% København 6,2% 8,8% 15,0% Svendborg 0,0% 2,6% 2,6% I"alt 81,2% 18,8% 100,0% Som det fremgår er det overvejende linnedservice med en andel på 81,2% af omkostningerne. DanPilot køber dog kun ind efter behov, og kan ikke garantere et bestemt omsætningsniveau i kontraktperioden. DanPilot benytter sig i dag af logomåtter på flere lokationer, men ønsker fremadrettet kun at have sådanne på hovedkontoret i Svendborg. Udbuddet er opdelt i 2 deludbud jf. nedenstående oversigt. 2Tabel212Oversigt2deludbud Deludbud Kategori Lodsstation Tidligste2opstart 1 Linned Bagenkop Linned Dragør 14mdr.4fra4tildeling 1 Linned Gedser 34mdr.4fra4tildeling 1 Linned Grenå Linned Hornbæk Linned Korsør 14mdr.4fra4tildeling 1 Linned København 14mdr.4fra4tildeling 2 Måtter Bagenkop Måtter Dragør Måtter Gedser 34mdr.4fra4tildeling 2 Måtter Hornbæk Måtter Svendborg Måtter København For hvert deludbud gælder at tilbudsgivere skal byde på alle lodsstationer for at komme i betragtning. Udbud Linned- og måtteservice Side 6

7 Bemærk at da DanPilot er bundet igangværende aftaler med forskellige opsigelsesfrister, vil ikke alle deludbud kunne overgå til en eventuel ny leverandør jf. tidsplanen i dette udbud. Dato for tidligste overgang til drift hos ny leverandør er angivet i tabellen ovenfor. DanPilot tager forbehold for eventuelle kontrakter der måtte være blevet indgået, men som ikke har været kendt på tidspunkt for udarbejdelse af udbudsmaterialet. Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt udfyldt bilag 1 ikke medsendes tilbuddet, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Et ikke korrekt udfyldt eller i øvrigt mangelfuldt ESPD dokument kan berettige DanPilot til, at afvise tilbuddet. Det er en betingelse for deltagelse, at tilbudsgiver som minimum lever op til Del III, A, B, C i ESPD dokumentet. Det vil i øvrigt være et krav i rammeaftalen, at leverandøren under hele rammeaftalens løbetid fortsat opfylder nedenstående betingelser. Del III. Udelukkelsesgrunde: A: Grunde vedrørende straffedomme (Disse grunde er ufravigelige i henhold til artikel 57, stk. 1, i direktiv 2014/24/EU De er også ufravigelige for ordregivende myndigheder i henhold til artikel 80, stk. 1, andet afsnit, i direktiv 2014/25/EU, hvorimod ordregivende enheder, bortset fra ordregivende myndigheder, kan beslutte at anvende disse udelukkelseskriterier). B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger (Disse grunde er ufravigelige i henhold til artikel 57, stk. 2, i direktiv 2014/24/EU i tilfælde af en endelig og retsgyldig afgørelse På samme betingelser er disse grunde også ufravigelige for ordregivende myndigheder i henhold til artikel 80, stk 1, andet afsnit, i direktiv 2014/25/EU, hvorimod ordregivende enheder, bortset fra ordregivende myndigheder, kan beslutte at anvende disse udelukkelsesgrunde Bemærk, at national lovgivning i visse medlemsstater kan gøre udelukkelse ufravigelig, selv om afgørelsen ikke er endelig og retsgyldig). C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet (jf. artikel 57, stk. 4, i direktiv 2014/24/EU)(Tilfælde, hvor økonomiske aktører kan udelukkes; disse udelukkelsesgrunde kan gøres ufravigelige for ordregivende myndigheder i deres medlemsstater I henhold til artikel 80, stk. 1, i direktiv 2014/25/EU kan alle ordregivende enheder, uanset om de er ordregivende myndigheder eller ej, beslutte at anvende disse udelukkelsesgrunde eller anmodes af deres medlemsstat om at gøre det). I henhold til bekendtgørelse nr og 1644 af 15/12/2015 om brug af det fælles europæiske udbudsdokument, er DanPilot forpligtet til at benytte den foreløbige version af Udbud Linned- og måtteservice Side 7

8 det fælles europæiske udbudsdokument, som foreløbigt bevis i henhold til udbudslovens 148, stk. 1. Det fremgår af 11 i bekendtgørelsen, at DanPilot skal kræve, at ansøgere eller tilbudsgivere benytter det fælles europæiske udbudsdokument. I daglig tale omtales det som ESPD, hvilket er en forkortelse af dokumentets engelske titel European Single Procurement Document. ESPD er en slags egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at en ansøger eller tilbudsgiver opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Det vil sige, at det er en formel erklæring om, at ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke befinder sig i en af de situationer, hvor han vil blive udelukket, at han opfylder de relevante egnethedskriterier, og at han opfylder de objektive og ikke-diskriminerende kriterier, som eventuelt er opstillet med henblik på at begrænse antallet af i øvrigt kvalificerede ansøgere, som opfordres til at deltage. Ansøgere og tilbudsgivere skal være opmærksomme på ordregivernes krav, da det er styrende for, hvad der skal udfyldes i ESPD. Det vil derfor også, som udgangspunkt, kun være den vindende tilbudsgiver, der skal fremsende den endelige dokumentation for, at disse kriterier er opfyldt. DanPilot kan dog på ethvert tidspunkt under proceduren bede tilbudsgiver om at indsende dele af eller hele dokumentationen, hvis det er nødvendigt for at sikre en korrekt afvikling af proceduren. ESPD en er opdelt i følgende afsnit det er endvidere anført hvilke afsnit tilbudsgiver skal udfylde: Del I: Oplysninger om udbudsproceduren og den ordregivende myndighed eller den ordregivende enhed Er udfyldt af DanPilot Tilbudsgiver skal udfylde følgende afsnit: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør A: Oplysninger om den økonomiske aktør SKAL BESVARES AF TILBUDSGIVER B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter - SKAL BESVARES AF TILBUDSGIVER C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet - SKAL BESVARES AF TILBUDSGIVER, HVIS RELEVANT FOR TILBUDSGIVER D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på - SKAL BESVARES AF TILBUDSGIVER, HVIS RELEVANT FOR TILBUDSGIVER Henvisning til andre ressourcer samt konsortier Vedrørende henvisning til andre ressourcer En tilbudsgiver kan basere sig på den økonomiske/finansielle/tekniske formåen hos en anden/andre virksomhed(er), som agtes benyttet i forbindelse med den konkrete opgave, jf. Udbudslovens art.144. Dette gælder uanset den juridiske karakter af forbindelsen mellem virksomhederne. I så fald skal virksomheden ligeledes godtgøre over for Ordregiver, at virksomheden virkelig råder over de nødvendige ressourcer, ved at fremlægge erklæring Udbud Linned- og måtteservice Side 8

9 for de nævnte virksomheders forpligtelser i denne henseende. Erklæring kan rekvireres hos ordregiver såfremt dette ønskes Såfremt der bydes ved brug af andres formåen (underleverandører) skal underleverandøren / den eller de virksomheder der støtter tilbudsgiver (hovedbyder) udfylde bilag 1 del II, III og IV og medsende tilbuddet. Vedrørende konsortier Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (konsortium), skal der vedlægges det efterspurgte materiale jf. del IV for samtlige konsortiedeltagere med henblik på at dokumentere, at konsortiet som helhed (dokumentationen vurderes samlet) er økonomisk og teknisk egnet til at opfylde rammeaftalen. Konsortiedeltagerne hæfter solidarisk overfor Ordregiver. (Kun såfremt konsortiet vinder udbuddet) Tilbuddet skal indeholde udtrykkelig angivelse af, hvem der er bemyndiget til at optræde som aftaleansvarlig overfor DanPilot, dvs. med hvem DanPilot kan føre afklarende drøftelser med juridisk og økonomisk bindende virkning for den/de øvrige tilbudsgivere. I det tilfælde, hvor tilbudsgiver ikke har fremsendt de af DanPilot krævede oplysninger og dokumentationer, forbeholder DanPilot sig dog ret til at indhente supplerende oplysninger og dokumentationer inden for de snævre rammer, hvor dette er muligt. Del III: Udelukkelsesgrunde A: Grunde vedrørende straffedomme SKAL BESVARES AF TILBUDSGIVER B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger - SKAL BESVARES AF TILBUDSGIVER C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet SKAL BESVARES AF TILBUDSGIVER D: Andre udelukkelsesgrunde, der måtte være fastsat i den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds medlemsstats nationale lovgivning SKAL IKKE BESVARES AF TILBUDSGIVER Del IV: Udvælgelseskriterier B: Økonomisk og finansiel formåen, følgende skal udfyldes: 1a og 3(hvis relevant) og 5, C: Teknisk og faglig formåen, følgende skal udfyldes: 1b, (Tilbudsgiver skal anvende bilag 7 og vedlægge det tilbuddet) Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har positiv egenkapital hvert år de seneste 2 år. Udbud Linned- og måtteservice Side 9

10 Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har erfaring med mindst 3 sammenlignelige leverancer indenfor de sidste 3 år. Se kravet om oplysninger der skal angives for hver reference i bilag 7 (Kravet om mindst 3 sammenlignelige referencer er et mindstekrav og såfremt dette ikke kan opfyldes afvises tilbuddet) Del VI: Afsluttende erklæringer SKAL UNDERSKRIVES AF TILBUDSGIVER Det vil derfor, som udgangspunkt, kun være den vindende tilbudsgiver, der skal fremsende den endelige dokumentation for, at kriterierne i del II, III og IV er opfyldt. Alle tilbudsgivere i nærværende udbudsforretning skal dog besvare de anførte punkter i henholdsvis del II,III, IV og VI i bilag 1 ESPD dokumentet og medsende tilbuddet. DanPilot kan dog på ethvert tidspunkt under proceduren bede tilbudsgiver om at indsende dele af eller hele dokumentationen for besvarelsen af de enkelte punkter ovenfor nævnt, hvis det er nødvendigt for at sikre en korrekt afvikling af proceduren. Følgende nedenstående dokumenter SKAL, kun af den vindende tilbudsgiver, fremsendes til DanPilot inden kontrakten underskrives. Det er en betingelse, at DanPilot kan godkende den fremsendte dokumentation førend kontrakten kan underskrives. Såfremt de anførte krævede dokumenter ikke fremsendes og eller ikke kan godkendes af DanPilot vil kontrakten ikke blive underskrevet. Del IV: Udvælgelseskriterier Dokumentation for nedenstående krav skal kun fremsendes af vinderen af udbudsforretningen. A: Egnethed underskreven tro og love erklæring Dokumentet fremsendes efterfølgende af DanPilot B: Økonomisk og finansiel formåen Kopi af seneste revisorgodkendt årsregnskab der dokumenterer positiv egenkapital hvert år for de sidste 2 års revisorgodkendte regnskaber. Kopi af gyldig erhvervs og produktansvarsforsikring. Minimum dækning kr. pr. skade Udbud Linned- og måtteservice Side 10

11 Tildelingskriterium for begge delaftaler Tildelingskriteriet er bedste forhold mellem pris, kvalitet og service : Der er tale om et udbud med 2 delaftaler. Delaftale 1 Linned: Pris 50 % Service 50 % Vedrørende kvalitet for linned: de i bilag 5 angivne beskrivelser af de enkelte produkter er minimumskrav, og de tilbudte produkter skal opfylde disse krav. Delaftale 2 Måtter: Pris 50 % Kvalitet 25 % Service 25 % Hver delaftale evalueres individuelt. Der kan afgives tilbud på en eller begge delaftaler. Det er muligt, at afgive en ekstra rabat på de tilbudte priser gældende for begge delaftaler, såfremt tilbudsgiver tildeles begge delaftaler. Det er tilladt, at tilbyde forskellige rabatsatser på delaftalerne. Der kan kun afgives rabatsatser på hele delaftalen. Det betyder, at der ikke kan tilbydes rabatsatser på enkelte positioner på delaftalerne. Evalueringsmetode: (anvendes individuelt på begge delaftaler) Der anvendes en pointmodel understøttet af prosa. Evalueringsfasen indledes med, at de indkomne tilbud gennemgås for opfyldelse af udvælgelseskriterierne. DanPilot kan vælge at gøre brug af Udbudslovens 159, såfremt indkomne tilbud er mangelfulde. Pointskalaen er 1-5, hvor 5 er maksimum. Der gives ikke point for overholdelse af mindstekrav. Pointskalaen anvendes i bedømmelsen af pris og kvalitet og service. Prisen indgår direkte i sammenstilling med vurderingen af de kvalitative kriterier. Tilbuddene evalueres relativt i forhold til hinanden på det økonomiske underkriterium pris. Tilbuddene evalueres enkeltvis i forhold til de kvalitative underkriterier fastsat i udbudsmaterialet. Tildelte point for henholdsvis pris, kvalitet og service ganges med de individuelle fastsatte vægtninger og de vægtede point for hver underkriterium lægges herefter sammen og den tilbudsgiver der har opnået det højest totale antal vægtede point udpeges til, at være den tilbudsgiver med det tilbud der giver det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Pris, kvalitet og service Udbud Linned- og måtteservice Side 11

12 Beregningsmetoden for at finde den samlede laveste tilbudssum er som følger: Priser skal afgives som kroner pr. enhed. Først beregnes den samlede tilbudssum pr. delaftale pr. tilbudsgiver uden rabat ved: Stykpris ganges med det estimerede volumen pr. produktlinje. Herefter sammentælles alle positioner til en samlet tilbudssum pr. delaftale Dernæst oplistes det billigste tilbud pr. delaftale og lægges sammen derved fremkommer totalsummen for udbuddet på begge delaftaler. Dette kan indebære, at der er tale om to forskellige tilbudsgivere. Dernæst og såfremt der er afgivet tilbud med rabat for en samlet tildeling af begge delaftaler beregnes totalsummen for udbuddet (begge delaftaler) ved: Stykpris fratrukket en eventuel tilbudt rabatsats, ganges med det estimerede volumen pr. produktlinje pr. delaftale. Herefter sammentælles alle positioner for begge delaftaler til en samlet tilbudssum pr. tilbudsgiver inklusiv rabat på begge delaftaler. Herefter afgøres hvilken totalsum der er billigst enten totalsummen ved den individuelle delaftaleberegning (uden rabat) eller totalsummen (inklusiv rabat) der er afgivet med henblik på en samlet tildeling af begge delaftaler De tilbudsgivere der har afgivet tilbud på en af delaftalerne eller begge dog uden at afgive rabat og den individuelle delaftale s samlede tilbudssum er den samlede dyreste løsning udtræder af den fortsatte udbudsforretning og kun de tilbudsgivere der har afgivet tilbud på begge delaftaler inklusiv rabat fortsætter i den videre evaluering. Point beregnes med udgangspunkt i den samlede tilbudssum for begge delaftaler pr. tilbudsgiver. Såfremt det viser sig, at det er den individuelle delaftale s samlede tilbudssum (uden rabat) der er den billigste samlede løsning indgår de berørte tilbudsgivere i den videre evaluering og tilbuddene inklusiv rabat udtræder af udbudsforretningen. Point beregnes med udgangspunkt i den samlede tilbudssum pr. delaftale pr. tilbudsgiver. Evalueringen af Kvalitet og Service på delaftalen for måtter og Service for linned evalueres jf. modellen nedenfor skitseret. Point for henholdsvis pris (uanset om det er pris med eller uden rabat der blev valgt), kvalitet og service omregnes til vægtet point. Slutteligt sammenlægges de vægtede point for pris, kvalitet og service på måtter og pris og service på linned og den samlede pointscore pr. delaftale beregnes. Udbud Linned- og måtteservice Side 12

13 Den eller de tilbudsgiver/e der har opnået det højeste antal samlede point tildeles rammeaftalen på den enkelte delaftale eller samlet. Metode/model pris på begge delaftaler: Det tilbud med den laveste totalsum pr. delaftale eller samlet tildeles 5 point. Det næstlaveste tilbud tildeles i % det færre point, tilbuddet er højere i % end det laveste tilbud. osv. Eksempelvis, hvis det næstlaveste tilbud er 10 % dyrere end det laveste tilbud tildeles det næstlaveste tilbud 4,5 point. Kvalitet og service bliver tildelt point ud fra følgende metode/model på måtter og service på linned: 5 point Bedst mulige opfyldelse af Ordregivers behov og ønsker 4 point Meget tilfredsstillende opfyldelse af Ordregivers behov og ønsker 3 point Tilfredsstillende opfyldelse af Ordregivers behov og ønsker 2 point Mindre tilfredsstillende opfyldelse af Ordregivers behov og ønsker 1 point Minimal opfyldelse af Ordregivers behov og ønsker kun ganske lidt bedre end overholdelse af mindstekrav Overholdelse af mindstekrav Med baggrund i DanPilot s forvaltningsretlige skøn, vil DanPilot evaluere og særskilt tildele hvert tilbud point ud fra en skønsmæssig vurdering af, i hvor høj grad hvert enkelt tilbud, opfylder den af DanPilot efterspurgte kvalitet og service for begge delaftaler. (DanPilot s behov) DanPilot vil bruge sit forvaltningsretlige skøn med baggrund i de ovennævnte oplyste målepunkter konkurrenceelementer for hvert underkriterium (kvalitet og service). Det bemærkes, at Klagenævnet for Udbud ikke erstatter en ordregivers skøn med sit eget skøn. Jf. kendelse af 3.oktober 2014 H. Skjøde Knudsen A/S mod Bygningsstyrelsen påstand 3 side 44 i kendelsen. Der citeres bemærkes, at der tilkommer ordregivere et vidt skøn ved bedømmelsen af tilbudsgiveres opfyldelse af kvalitative underkriterier. Klagenævnet erstatter efter fast praksis ikke ordregiveres kvalitative skøn med sit eget. Underkriterierne uddybes nedenfor Pris 50 % Jf. bilag 5 Generelt: bilag 5 angiver tilbudslisten, hvor styktilbudspris eksklusiv moms inklusiv øvrige skatter og afgifter pr. tilbudt standardvare skal anføres. Alle leverancer skal være frit leveret. Alle forhold skal være indregnet i de enkelte produkters priser, øvrige gebyrer, tillæg mv. herudover vil ikke blive accepteret. Udbud Linned- og måtteservice Side 13

14 Jf. bilag 5. ved leje pr. uge skal lejen indeholde vask + leje. Det estimerede antal indkøbte volumener der gives tilbud på, er et estimat baseret på et historisk forbrug set over 12 måneder, og ikke et udtryk for den faktiske / konstante mængde, idet denne kan variere i aftaleperioden. DanPilot køber kun ind efter konkret behov. Specielt for måtter: DanPilot ønsker samtidigt tilbudspriser på måtter i andre forskellige størrelser, materialer, og skiftefrekvenser. Disse priser angives i fanebladet prisliste i bilag 5, hvoraf det vil fremgå præcist, hvilke kombinationer der ønskes priser på, og hvor det endvidere vil være mulighed for at angive priser pr. lodsstation. Priserne her skal alle oplyses som skiftepris som indeholder både leje og udskiftning ved forskellige skiftefrekvenser. Priser angivet i fanebladet Prisliste indgår IKKE i evalueringen af tilbuddene, men det er et mindstekrav, at der afgives priser herpå. Såfremt DanPilot i aftaleperioden indkøber produkter fra fanebladet Prisliste sker det jf. 16 stk.10 i Forsyningsdirektivet (reglen om delydelser). Reglen forventes kun anvendt i et begrænset omfang. Der ønskes primært måtter til indendørs brug. Måtterne skal kunne placeres ved eksempelvis indgangspartier, ved elevatorer og trapper, i mellemgange, foran kopimaskiner, kaffeautomater mv. DanPilot ønsker tilbud på et bredt sortiment af måtter. Tilbudsgiver skal som minimum kunne tilbyde måtter i følgende cirka mål: 85 x 85 cm, 85 x 150 cm, 115 x 200 cm, 150 x 250 cm På logomåtter og måtter i specielle mål skal tilbydes en m2 pris (alternativt størrelser og pris på disse), ligesom struktur for beregning af prisen på logo skal oplyses. Af tilbuddet skal fremgå frist for ændring af skiftefrekvens. Fremadrettet ønsker DanPilot kun logomåtter på hovedkontoret i Svendborg, og på øvrige lokationer vil logomåtter efter endt brug, blive erstattet med almindelige neutrale måtter. Kvalitet 25 % - Afprøvning kun Måtter DanPilot har besluttet, at underkriteriet kvalitet evalueres ud fra en afprøvning af de fremsendte prøver. (DanPilot s skøn og vurdering af niveau for opfyldelse, af nedenstående egenskaber og behov for DanPilot). Afprøvning/test vil ske kort tid efter fremsendelse af tilbud, af brugerne på en dagvagt hos DanPilot i Svendborg. Mindstekravene for kvalitet på måtter kan ses i kravspecifikation i afsnit 4 nedenfor. Brugerne vil subjektivt teste de medsendte prøver ud fra følgende egenskaber: Måtter evalueringskriterier kvalitet: Sammen med tilbuddet skal endvidere fremsendes to stk. måtter i målene ca. 85 cm x 150 cm, én i nylon og én i bomuld, som vil blive brugt til kvalitetsvurdering via afprøvning. Udbud Linned- og måtteservice Side 14

15 Brugerne vil teste de medsendte prøver ud fra følgende egenskaber: Vægt Absorberings evne af fint støv og mere grov snavs Måttens sugeevne på bagsiden Det vægtes positivt, såfremt måtten: Føles let at håndtere og flytte rundt med Fint støv og mere grov, snavs holdes i måtten Bagsiden holder på støv og snavs Service 25 % for måtter og 50% for linned- evalueres for hvert deludbud Mindstekravene for service linned og måtter kan ses i kravspecifikation i afsnit 4 nedenfor. Linned evalueringskriterier service: DanPilot evaluerer den tilbudte service ud fra følgende elementer: Mulighed for ændring i skifte og leveringsfrekvens uden omkostninger for DanPilot Det vægtes positivt, såfremt: At DanPilot frit kan ændre levering/skiftefrekvens med dags varsel uden omkostninger for DanPilot. Måtter evalueringskriterier service: DanPilot evaluerer den tilbudte service ud fra følgende elementer: Mulighed for ændring i skifte og leveringsfrekvens uden omkostninger for DanPilot. Det vægtes positivt, såfremt: At DanPilot frit kan ændre levering/skiftefrekvens med dags varsel uden omkostninger for DanPilot Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 1 eksemplar til DanPilots. Senest den 5. august 2016 kl.9.00 skal tilbuddet i elektronisk form sendes til Jesper Østergaard på jostergaard@expensereduction.com I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det skriftlige materiale. Udbud Linned- og måtteservice Side 15

16 Tilbudsmateriale og bilag skal være kompatibelt med Microsoft Word/Excel, eller i pdf format. Tilbuddet skal følge systematikken i materialet. Det er vigtigt, at tilbudsgiver i materialet forholder sig til alle punkter i materialet, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af dette. Alle forhold i materialet skal være indregnet i tilbuddet. Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, sendt pr. mail og rettet til: Expense Reduction Analysts Partner Jesper Østergaard Mail: jostergaard@expensereduction.com Med emnet: "Spørgsmål udbud DanPilot senest den 11. juli 2016 kl Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist kan påregnes besvaret løbende. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, hvis det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden ansøgningsfristens udløb. Det vedlagte udkast til rammeaftalen vil være gældende for udførelsen af opgaven. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og stille spørgsmål, såfremt tilbudsgiver finder anledning hertil. DanPilot ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet som spørgsmålet vedrører. Svar på spørgsmål oploades senest den 15. juli 2016 på nedenfornævnte hjemmeside. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på DanPilots hjemmeside på adressen Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. Spørgsmål og svar kan ligeledes rekvireres hos Jesper Østergaard Spørgsmål kan stilles på dansk eller engelsk eller i en kombination heraf. Den enkelte tilbudsgiver opfordres til, at eventuelle spørgsmål til materialet fremsendes til DanPilot samlet og af en gang. Der gøres opmærksom på, at alle former for henvendelse vedrørende udbuddet til øvrige enheder hos DanPilot, under hensyn til Udbudsloven og EU-udbudsreglerne, kan medføre udelukkelse af tilbudsgiver fra deltagelse i udbuddet. Udbud Linned- og måtteservice Side 16

17 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud DanPilot og Må kun åbnes af Jesper Østergaard Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den 5. august 2016 kl.9.00 på følgende adresse: DanPilot Att.: Direktionssekretær Hanne Sondrup Nielsen Havnepladsen 3, 3.sal DK-5700 Svendborg Ved personlig aflevering af tilbud skal dette ske til Receptionen på ovennævnte adresse. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Tilbud kan ikke leveres på andre adresser end ovennævnte. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. Tilbudsgiver kan efter anmodning få udleveret en kvittering med dato og klokkeslæt for afleveringen. Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbud. Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede ydelser indgås på grundlag af vedlagte rammeaftale. Rammeaftalen fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg og tilbud af konsulentbistand hos DanPilot i kontraktperioden. Gebyr eller ekstra omkostninger af nogen art accepteres ikke i kontraktperioden. Alternative bud Der kan ikke gives alternative bud. Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i bilag 3 angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Udbud Linned- og måtteservice Side 17

18 Det er dog DanPilot der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt. Underretning om tildelingsbeslutning Alle tilbudsgivere i nærværende udbud vil modtage skriftlig underretning om resultatet af udbudsforretningen straks efter DanPilot har færdiggjort evalueringen af de indkomne tilbud. Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et løfte om at DanPilot ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren, men alene underretning om, at tilbudsgiver efter DanPilot s vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. DanPilot s underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i overensstemmelse med pkt Kravspecifikation Tilbudsgiver bedes skriftligt beskrive hvordan en række krav påtænkes opfyldt. Det er i nedenstående særligt angivet, hvilke krav der er tale om. De øvrige krav, der er angivet i det samlede udbudsmateriale, herunder bilag 5, kravspecifikation og kontraktudkast, skal tilbudsgiver tilkendegive skriftligt i tilbuddet, at tilbudsgiver kan og vil leve op til alle krav i aftaleperioden ved at udfylde og fremsende bilag 6. Såfremt tilbudsgiver ikke tilkendegiver skriftligt, at tilbudsgiver kan og vil overholde alle krav i udbudsmaterialet jf. bilag 6, afvises tilbuddet som værende ikke konditionsmæssigt. Såfremt tilbudsgiver ikke beskriver en løsning til de anførte mindstekrav, der skal beskrives en løsning for, afvises tilbuddet, som værende ikke konditionsmæssigt. Såfremt tilbudsgiver ikke overholder udbudsmaterialets mindstekrav afvises tilbuddet, som værende ikke konditionsmæssigt. Følgende ikke rækkefølgeprioriterede mindstekrav er DanPilot s mindstekrav til det udbudte kvalitet og service: Kvalitet gældende for linned og måtter Der henvises også til andre mindstekrav angivet i bilag 5. Derudover gælder følgende mindstekrav også: Udbud Linned- og måtteservice Side 18

19 Kvalitet: Linned Linned skal være helt hvidt (evt. hvid/hvid mønster accepteres) Det leverede linned skal efter vask være i ren og god stand. Pletter, huller og anden tydelig slitage accepters ikke. Linned med tilbudsgivers logo over 20 cm2 accepteres ikke. Følgende kvalitetselementer for linned skal beskrives af tilbudsgiver: Tilbudsgiver bedes beskrive hvorledes tilbudsgiver udfører kvalitetskontrol for de udlejede produkter, herunder hvordan en rettidig udskiftning af nedslidte produkter sikres Tilbudsgiver skal medsende datablade for de tilbudte produkter, herunder en beskrivelse af stoftype, tykkelse og vævning. Måtter: Kvaliteten på de leverede måtter skal altid være i overensstemmelse med databladenes beskrivelse, og i overensstemmelse med den udleverede prøve. Datablad over de enkelte produkters generelle egenskaber bedes medsendt. De leverede måtter skal altid være ensartede, hele og uden synlige højdeforskelle, huller eller slitage. Måtterne skal have skridsikre foranstaltninger på bagsiden, så de ligger fast uden brug af fastgørelses midler. Måtterne skal have fast gummikant og gummikanten skal til enhver tid være intakt. logomåtter skal bibeholde kvaliteten i farverne i hele kontraktperioden. Bomulds- og nylonmåtterne skal altid have en luv højde på minimum 9 mm Eventuel imprægnering skal være lugtfri. Følgende kvalitetselementer for måtter skal beskrives af tilbudsgiver: Hvorledes tilbudsgiver udfører kvalitetskontrol på måtterne og hvor ofte. Hvilke forhold måtterne løbende testes for (huller i kant og luv, misfarvning, slitage osv.). Det skal beskrives hvilke forhold/vilkår der afgør, hvornår en måtte er kassabel. En beskrivelse af måttens kvalitet i forhold til gummikvalitet og størrelse på gummikant. Udbud Linned- og måtteservice Side 19

20 Service for linned og måtter: Der henvises også til andre mindstekrav angivet i bilag 5 Generelle krav gældende for begge delaftaler: Tilbudsgivers personale skal kunne tale og forstå dansk, og bære genkendelig arbejdsbeklædning, samt have ren straffeattest, som det påhviler tilbudsgiver at sikre. Tilbudsgiver skal yde konsulentbistand i form af personlig rådgivning i valg af Linned og Måttetype, antal og størrelser. Alle konsulentydelser skal være indregnet i de tilbudte priser. Det skal være muligt, at DanPilot kan ændre i, antal, typer og skifte og leveringsfrekvens, uden ekstra beregning for DanPilot. Dette vil dog kun ske i begrænset omfang. Tilbudsgiver afhenter og vedligeholder de i aftalen omhandlede linned og måtter. Levering sker til den ønskede adresse til aftalt tid, på anvist plads og i aftalt mængde. Det aftales fra lodsstation til lodsstation, hvorledes levering skal finde sted. Det skal endvidere aftales, hvordan chaufføren skal håndtere en situation, hvor der ikke er personale tilstede på lodsstation så han/hun ikke umiddelbart kan komme til at skifte linned/måtte/r. På hver leveringsadresse skal der, med mindre andet bliver aftalt, altid afleveres en samlet følgeseddel for samtlige linned og måtteskift på lodsstationen, for den pågældende dag. Linned Det skal være muligt at bestille leveringer elektronisk (PC og/eller via APP), således det er muligt at afgive bestillinger på alle tidspunkter af døgnet. Leverancer skal følge det aftalte mønster, således DanPilot kun skal bestille ifbm. med afvigelser til den aftalte standard leverance ved hver lodsstation. Leverings skal ske på de anviste steder. Med hver leverance skal afleveres følgeseddel hvorpå der angives leveringsmodtager, dato, antal, varenummer og varebetegnelse. Følgeseddelen skal følge varen. Hver station skal kunne definere en standard pakke, som vil blive leveret uden at der skal rettes henvendelse til leverandøren. DanPilots personale behøver således kun, at rette henvendelse i forbindelse med ændringer til standard pakken Standard pakken skal kunne bestilles elektronisk. Standard pakken skal kunne faktureres månedsvist, og såfremt der har været leverancer ud over det fast aftalte, at disse faktureres særskilt. Linned skal leveres i transport bure med mindre pakke størrelsen er mindre end 10 kg. Transportbure skal placeres efter anvisning fra DanPilot og være indpakket i plast. De skal kunne afleveres også selvom der ikke er personale til stede på det tidspunkt, hvor chaufføren kommer forbi. Udbud Linned- og måtteservice Side 20

21 Følgende serviceelementer for linned skal beskrives af tilbudsgiver: Tilbudsgiver bedes beskrive fakturahåndtering, herunder mulighed for at de aftalte standard pakker/ leverancer faktureres månedsvist, og såfremt der har været leverancer ud over det fast aftalte, at disse faktureres særskilt Tilbudsgiver bedes beskrive ordrehåndteringsprocessen, herunder mulighederne for aftale om fast leverancer, og elektronisk understøttelse af ordreafgivning Tilbudsgiver bedes beskrive hvordan rettidig og korrekt levering tilsikres (kvalitetssikring af leverancen) Måtter Det skal være muligt at bestille leveringer elektronisk (PC og/eller via APP), således det er muligt at afgive bestillinger på alle tidspunkter af døgnet. Leverancer skal følge det aftalte mønster, således DanPilot kun skal bestille ifbm. med afvigelser til den aftalte standard leverance ved hver lodsstation. Leverings skal ske på de anviste steder. Med hver leverance skal afleveres følgeseddel hvorpå der angives leveringsmodtager, dato, antal, varenummer og varebetegnelse. Følgeseddelen skal følge varen. Hver station skal kunne definere en standard pakke, som vil blive leveret uden at der skal rettes henvendelse til leverandøren. DanPilots personale behøver således kun, at rette henvendelse i forbindelse med ændringer til standard pakken Standard pakken skal kunne bestilles elektronisk. Standard pakken skal kunne faktureres månedsvist, og såfremt der har været leverancer ud over det fast aftalte, at disse faktureres særskilt. Leverandøren leverer og placerer måtterne på de aftalte steder. Følgende serviceelementer for måtter skal beskrives af tilbudsgiver: Tilbudsgiver bedes beskrive fakturahåndtering, og såfremt der har været leverancer ud over det fast aftalte, at disse faktureres særskilt Tilbudsgiver bedes beskrive ordrehåndteringsprocessen, herunder mulighederne for aftale om fast leverancer, og elektronisk understøttelse af ordreafgivning Tilbudsgiver bedes beskrive hvordan rettidig og korrekt levering tilsikres (kvalitetssikring af leverancen) 5. Udkast til rammeaftale Der henvises til bilag 4. Udbud Linned- og måtteservice Side 21