Ydelsesbeskrivelsen INDHOLD

Transkript

1 BILAG 1 Ydelsesbeskrivelsen INDHOLD Denne ydelsesbeskrivelse indeholder følgende: Del 1. Generelle krav Del 2. Vejledning vedrørende gennemførelse af informationsydelsen

2 Del 1. Generelle krav I. Informationsydelsen. 1. Indledning. Ydelsen består af tre delopgaver. A. Selvstændig besvarelse af forespørgsler fra primært elfagfolk (elinstallatører, elektrikere, rådgivende ingeniører, medarbejdere ved elselskaber o.l.). B. Afholdelse af installatørmøder. C. Rapportering vedrørende A og B. II. Særlige krav for de enkelte delopgaver For de enkelte delopgaver stilles følgende krav. A. Informationsydelsen A1. Formål med opgaven Stærkstrømsbekendtgørelsens installationsbestemmelser indeholder en række krav, der skal opfyldes for at en installation er lovligt og sikkert udført. For i videst muligt omfang at sikre at elinstallatører, elektrikere, rådgivere og fabrikanter kan forstå, og anvende bestemmelserne, er det nødvendigt, at der sker en vejledning af disse grupper. Denne vejledning er tidligere udført af syv forskellige tjenesteydere, som styrelsen havde indgået kontrakt med. For at øge kvaliteten i arbejdet udbydes opgaven som en samlet ydelse. Det er således den samme virksomhed, der skal svare på alle telefonsamtalerne og afholde alle installatørmøderne i hele landet. Denne centralisering af opgaven vil være med til at sikre, at opgaven løses på den samme ensartede måde, og sikre en mere entydig kommunikation. A2. Minimumskrav Der er følgende minimumskrav i forbindelse med udførelsen af ydelsen: 1. Selvstændig besvarelse af forespørgsler fra primært elfagfolk Tjenesteyderen skal selvstændigt besvare telefoniske henvendelser i styrelsens åbningstid. Åbningstiden er for øjeblikket mellem kl og på hverdage samt fredag mellem kl og Uden for dette tidsrum håndteres samtalerne af styrelsens telefonsvarer. Styrelsen har almindeligvis lukket mellem jul og nytår samt grundlovsdag. Tjenesteyderen skal til hver tid følge styrelsens åbningstider. 2/6

3 De forespørgsler, der skal besvares, er primært spørgsmål vedrørende følgende områder: a) Elektriske installationer; Stærkstrømsbekendtgørelsen afsnit 6, 6A, 6B, 6C, 6D, 8 og 9, samt de relevante standarder for installationer og materiel af den pågældende art, b) Elinstallatørloven; Elinstallatørloven samt de tilhørende bekendtgørelser som fx bemyndigelse af kontrolinstanser og drift af installatørvirksomhed, c) Kontrolordningen for forsamlingslokaler; Bekendtgørelsen på området samt relevante artikler, d) ATEX; Standarderne for materiel og installationer, e) Artikler og Meddelelser; Styrelsen har udgivet en række artikler og Meddelelser, inden for de nævnte områder. Fælles for de nævnte områder er, at alt det pågældende materiale findes på styrelsens hjemmeside Dog undtaget standarder som købes ved Dansk Standard, 2. Opdatering Tjenesteyderen er forpligtet til at holde sig ajour med de nyeste udgivelser inden for de nævnte områder således, at tjenesteyderens viden til stadighed er opdateret. Tjenesteyderen har en særlig forpligtigelse til at sætte sig ind i nyt stof, således at tjenesteyderen kan bidrage med viden når fx ny lovgivning træder i kraft. Ad 1. Beskrivelse af telefonløsningen Samtaler der kommer ind på tlf. nr , omstilles herefter til tjenesteyderens medarbejder. Medarbejdere præsenterer sig med navn og tjenesteyderens navn. Kan medarbejdere ikke umiddelbart svare på spørgsmålet har medarbejderen tre hverdage til at vende tilbage til spørgeren med et korrekt svar. Falder spørgsmålet uden for områderne, noteres spørgsmålet, spørgerens navn og tlf. nr. i en , som sendes til driftvagt@sik.dk, som vil videregive spørgsmålet til rette vedkommende. Installatører og andre der ringer på (hoved nummeret). Kan af omstillingen blive omstillet til Tjenesteyderen skal selv indtaste hvilket telefonnummer, som samtalerne skal viderestilles til i styrelsens telefonanlæg. Det indtastede telefonnummer skal være et direktenummer til den pågældende medarbejder. Der kan viderestilles til indlandske fastnet telefonnumre. Det er op til tjenesteyderen at kontrollere, at de indtastede oplysninger er korrekte. Såfremt tjenesteyderen ikke er tilstede ved telefonen, skal 3/6

4 nummeret i telefonanlægget ænders til #, som indiker ikke tilstede. Adgangskoder og yderligere vejledning fremsendes i forbindelse med kontraktperiodens start. Tjenesteyderen er forpligtet til at stille med en tilstrækkelig kapacitet således, at der ikke opstår lange ventetider. I denne sammenhæng anses maksimalt tre minutter som værende acceptabelt. Det er muligt for tjenesteyderen at tilmelde op til ti medarbejdere på samme tid til telefonsystemet. Ad 2. Omfang Der er årligt registreret følgende antal samtaler: (første halvår) B. Installatørmøder Ad 1. Afholdelse af installatørmøderække Tjenesteyderen skal arrangere en installatørmøderække for de autoriserede elinstallatører i Danmark. Møderækken skal afholdes i følgende byer, eller i umiddelbar nærhed heraf: By: mindste antal møder: Esbjerg 1 Haslev 1 Hillerød 2 Hjørring 1 Holbæk 1 Holstebro 1 København/Frederiksberg 2 Nykøbing F 1 Odense 2 Roskilde 1 Silkeborg 1 Skive 1 Tinglev 1 Vejle 1 Åbenrå 1 Åkirkeby 1 Ålborg 1 Århus 1 mindste antal møder i alt 21 4/6

5 Ad 2. Kravene er følgende: 1. Antal møder og deltagere Der skal afholdes mindst en årlig møderække, af en sådan størrelse, at alle de tilmeldte i området kan deltage. Mødelokalet skal kunne rumme mindst 100, og der må maksimalt deltage 120 deltagere pr. møde. Er antallet af tilmeldte større end 120, skal tjenesteyderen afvikle flere møder over flere dage. 2. Invitationer Der skal udsendes invitationer til alle de autoriserede elinstallatører (der findes en Excel fil på styrelsens hjemmeside, som indeholder alle navne og adresser på de autoriserede elinstallatører), som kan anvendes. Invitationen skal gælde elinstallatøren og yderligere mindst en medarbejder fra dennes virksomhed. Det skal være valgfrit for installatøren, hvilket møde(by) han ønsker at deltage i. Det er også muligt at invitere andre interessentgrupper som fx tavlebyggere, fabrikanter, grossister samt undervisere fra de tekniske skoler. 3. Deltager betaling Tjenesteyderen er berettiget til at opkræve en deltagerbetaling på maksimalt 350 kr. ekskl. moms, der efter styrelsens vurdering, dækker over de direkte omkostninger til fx rejser, lokaleleje og forplejning m.v. 4. Deltager beviser Alle mødedeltagere skal have udleveret/tilsendt et deltagerbevis, som minimum indeholder navn på deltageren, dato for mødet, mødets varighed samt, hvilke emner der har været behandlet på mødet. 5. Mødet Tjenesteyderen er ansvarlig for hele mødet, som fx leje af lokaler m.v., udsendelse af invitationer, registrering af tilmeldte, opkrævning af deltagerbetaling, aftale med eventuelle eksterne foredragsholdere m.m., udlevering af deltagerbeviser. I forbindelse med mødet skal der serveres fx kaffe og kage ved ankomst, en øl/vand og en let anretning (fx sandwich) i pausen. 6. Omkostninger Tjenesteyderen bærer alle omkostninger i forbindelse med udvikling, forberedelse og afholdelse af møderækken. 5/6

6 7. Mødeafvikling og indhold Mødet skal afvikles i tidsrummet mellem kl. 16 og 21, som foredrag af kompetente foredragsholdere med mulighed for, at deltagerne kan stille spørgsmål, og arrangementet skal som minimum indeholde følgende punkter: a) Erfaringer fra tilsynsaktiviteterne herunder redegørelse for fundne fejl b) Information om Stærkstrømsbekendtgørelsen nye bestemmelser, fortolkninger m.v. For at opfylde kravet i pkt. a) leverer styrelsen det nødvendige statistiske materiale til tjenesteyderen. Styrelsen kan bestemme, hvilke emner der skal indgå under punkt b). III. Rapportering (intervaller, fakturering m.m.) til styrelsen Tjenesteyderen skal rapportere om omfanget af informationsaktiviteten. Ad 1. Rapportering. Der skal ved afslutningen af hvert kvartal ske en rapportering til styrelsen af følgende: 1. Besvarelse af henvendelser: - Antal besvarede telefoniske henvendelser der ikke er besvaret inden 3 hverdage, angivet på månedsbasis. Styrelsen registrerer, hvor mange samtaler der bliver besvaret af tjenesteyderen. Denne registrering vil danne baggrund for afregning af ydelsen. Der skal vedlægges den faktura, som indsendes til styrelsen. 2. Afholdelse af installatørmøder: - Afholdte installatørmøder. - Antal deltagere i disse møder. - Deltagernes % andel af de indbudte autoriserede elinstallatører i området. Rapporteringen skal ske inden udgangen af den efterfølgende måned. 6/6