EU-UDBUD 2015/S Varer Offentligt udbud. På levering af lyskilder og el-artikler til Jysk Fællesindkøb

Transkript

1 EU-UDBUD 2015/S Varer Offentligt udbud På levering af lyskilder og el-artikler til Jysk Fællesindkøb Jysk Fællesindkøb August 2015

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Ordregiver Tidsplan Spørgsmål Udbuddets omfang Egnethedsvurdering Tilbudsgivers personlige forhold Økonomisk og finansiel formåen Teknisk og/eller faglig formåen Konsortier Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Brug af rammeaftaler Rammeaftaler Tilbud Tildelingskriterium og underkriterier Implementering af aftalen Afgivelse af tilbud Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tilbuddets indhold Tilbuddets indhold Sprog Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbudsgivers forbehold Tilbudsevaluering Egnethedsvurdering Forbehold og konditionsmæssighed Tildelingskriterium Orientering om resultatet af udbuddet Indgåelse af rammeaftalen Aktindsigt Bilag Udbudsbilag A Tro- og loveerklæring Udbudsbilag B - Virksomhedsoplysninger samt økonomiske nøgletal Udbudsbilag C Referenceliste Udbudsbilag D Konsortieerklæring Udbudsbilag E - Erklæring fra anden enhed Udkast til rammeaftale Bilag 1 Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet Bilag 2 Kravspecifikation Bilag 3 Tilbudsliste Side 2 af 34

3 1. Indledning Udbuddet vedrører levering af lyskilder og el-artikler til Jysk Fællesindkøb, herefter kaldet ordregiver. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. EU's udbudsdirektiv (2004/18/EF), hvilket betyder, at enhver har ret til at afgive tilbud. Udbudsmaterialet består af: Udbudsbekendtgørelse Udbudsbetingelser med udbudsbilag A-E Udkast til rammeaftale med bilag (herunder kravspecifikation) 1,2,3 Aftale med den vindende tilbudsgiver skal indgås på baggrund af udkastet til rammeaftale. 2. Ordregiver Udbuddet gennemgøres af Syddjurs Kommune på vegne af Jysk Fællesindkøb, som er betegnelsen for et fælles indkøbssamarbejde mellem følgende kommuner: FAVRSKOV HADERSLEV MARIAGERFJORD NORDDJURS REBILD Areal: 540,3 km² Areal: 816,6 km² Areal: 718,3 km² Areal: 721 km² Areal: 621,3 km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere SKANDERBORG SKIVE SYDDJURS VIBORG Areal: 416,8 km² Areal: 683,4 km² Areal: 689,7 km² Areal: 1.408,9 km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere Ordregivers kontaktperson fremgår af pkt Tidsplan Offentliggørelse: 9. august 2015 Spørgefrist: 10. september 2015 kl Svarfrist: 15. september 2015 kl Tilbudsfrist: 21. september kl Offentliggørelse af resultatet af udbuddet: Uge 40 Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. Leveringsstart: 1. november 2015 Side 3 af 34

4 4. Spørgsmål Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til Karin Sonne, pr. indkob@syddjurs.dk, med emnet: "Spørgsmål - EU udbud 2015/S senest den 10. september kl Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via ordregivers hjemmeside på Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret på hjemmesiden. 5. Udbuddets omfang Udbuddet vedrører indkøb af lyskilder og el-artikler til samtlige forvaltninger, afdelinger og institutioner, der ejes af ordregiver, herunder også selvejende institutioner, i det omfang det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomst. Der er hos ordregiver pt. ca. antal leveringsadresser hos følgende kommuner, der deltager i udbuddet: Favrskov Kommune: 50 Haderslev Kommune:100 Mariagerfjord Kommune: 108 Norddjurs Kommune: 90 Rebild Kommune: 55 Skanderborg Kommune: 110 Skive Kommune: 86 Syddjurs Kommune: 110 Viborg Kommune: 110 For nærmere beskrivelse af det udbudte sortiment, herunder de mindstekrav produkterne skal opfylde, henvises til kravspecifikationen (bilag 2) og tilbudslisten (bilag 3). Den samlede omsætning af produkter, omfattet af udbuddet, er estimeret til årligt at udgøre ca. 2.2 mio. kr. for lyskilder og kr. for el-artikler, i alt 2.5 mio. kr. Den estimerede omsætning er cirka tal, der har baggrund i historiske, statistiske oplysninger. Den estimerede volumen tjener således alene det formål at give et indtryk af det mulige omfang. Alle de angivne mængder i tilbudslisten kan som udgangspunkt variere ubegrænset og være forskellige fra år til år i aftaleperioden. Side 4 af 34

5 Det samlede årlige forbrug af et repræsentativt udsnit af produkter indenfor de produktgrupper der er omfattet af udbuddet, fremgår af tilbudslisten i bilag 3. Det forventede årlige forbrug er således alene et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Da markedet for specielt lyskilder er et område i stor udvikling både produkt- og prismæssigt er udbuddet tilrettelagt som et sortimentudbud. Forbruget af de forskellige produktkategorier forventes således at rykke sig betydeligt i kontraktperioden, således at forbruget rykker fra konventionelle lyskilder over mod LED lyskilder. Det kan således forudses at der bliver behov for i kontraktperioden at substituere produkter, ligesom det forventes at nye, innovative produkter (med lignende tekniske egenskaber) vil blive tilført rammeaftalen i perioden, indenfor de i tilbudslisten omfattede produktkategorier. Den udbudte rammeaftale har en løbetid på 2 år. Rammeaftalen kan forlænges i op til 2 x12 måneder. Opsigelsesvilkår fremgår af rammeaftalens pkt Ordregivers forbehold Der tages forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et/en af rammeaftalen omfattet produkt/ydelse ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver. Alle de i udbuddet deltagende kommuner forbeholder sig ret til at anvende delydelsesreglen inden for rammerne af Udbudsdirektivets artikel 9. I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt rammeaftalen indgås, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og den vindende leverandør. 6. Egnethedsvurdering Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave. 6.1 Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som udbudsbilag A. Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i direktiv nr. 2004/18/EF af Fortrykt formular er vedlagt som udbudsbilag A. Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke har indgået konkurrencebegrænsende aftaler i strid med konkurrencelovens 6, stk. 1. Fortrykt formular er vedlagt som udbudsbilag A. 6.2 Økonomisk og finansiel formåen Årsrapporter for de seneste 3 afsluttede regnskabsår, samt virksomhedens økonomiske nøgletal. Fortrykt formular er vedlagt som udbudsbilag B. Side 5 af 34

6 Hvis tilbudsgiver har eksisteret i mindre end 3 år, skal tilbudsgiver på anden egnet måde dokumentere tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen, eksempelvis ved fremlæggelse af perioderegnskab, budget eller soliditetserklæring. 6.3 Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Skema til oplysningerne er vedlagt som udbudsbilag C. 6.4 Konsortier Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.3 afgives for hver deltager i konsortiet. Hvis de krævede oplysninger ikke vedlægges af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring (udbudsbilag D), hvori konsortiedeltagerne erklærer, at de i fællesskab afgiver tilbud samt hæfter solidarisk og direkte i forhold til ordregiver. Samtidig skal det fremgå af erklæringen, hvilken konsortiedeltager, ordregiver, med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler. 6.5 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Hvis tilbudsgiver under henvisning til Udbudsdirektivets artikel i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal tilbudsgiver sammen med tilbuddet indsende en erklæring fra den anden enhed om at stille den pågældende kapacitet til rådighed for tilbudsgiver (udbudsbilag E). Dette godtgør, at tilbudsgiver uden begrænsning i hele aftaleperioden råder over den ressource, hvorpå tilbudsgiver baserer sit tilbud, og at den anden enhed forpligtiger sig i forhold til ordregiver. Tilbudsgiver skal samtidig vedlægge relevante oplysninger nævnt under pkt. 6.1 til 6.3 for den anden enhed. Hvis tilbudsgiver ikke vedlægger disse oplysninger, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. 7. Brug af rammeaftaler 7.1. Rammeaftaler Den udbudte aftale er en rammeaftale, som forudsættes indgået med én leverandør. Ordregiver er forpligtet til at anvende den indgåede rammeaftale til at dække sit forbrug. Tildeling af konkrete ordrer vil ske løbende på baggrund af bestillinger fra de enkelte institutioner. Det vil blive indskærpet den enkelte institution at foretage rationelle bestillinger, dvs. institutionen skal tilstræbe at samle sine bestillinger i størst mulige kvanti med deraf følgende mindsket leveringsfrekvens, dog med hensyntagen til den enkelte institutions individuelle behov. 8. Tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. Tilbudsgiverne må kun afgive et tilbud. Side 6 af 34

7 9. Tildelingskriterium og underkriterier Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver den for ordregiver laveste pris. Lyskilder: Pris opgjort efter totalomkostningsprincippet El-artikler: Pris - konventionel For lyskildernes vedkommende har ordregiver et ønske om at få den bedste økonomi set over hele produkternes brugsperiode. Ved totalomkostninger (TCO=Total Cost of Ownership) forstås summen af omkostninger ved anskaffelse af et produkt og omkostninger til brug af produktet i brugsperioden. Ved evalueringen af prisen på lyskilder, har ordregiver derfor valgt at gøre brug af Miljøministeriets værktøj til beregning af TCO, som er indarbejdet i tilbudslisten i bilag 3. Den samlede TCO pris er summen af anskaffelsesprisen af det antal af den angivne lyskilde der er brug for over en periode af 15 år, inkl.arbejdsløn ved udskiftning af lyskilden, samt drift (elforbrug). Læs mere om værktøjet her: Det anbefales at sætte sig grundigt ind i modellen. For el-artiklernes vedkommende ses der alene på anskaffelsesprisen, hvorfor disse står på en fane for sig selv i tilbudslistens bilag 3. Til evaluering af pris er specificeret et repræsentativt udsnit af det samlede årlige historiske køb hos ordregiver på lyskilder og el-artikler, dækkende ca. 50% af det historiske køb. Tilbudslisten er således ikke et udtryk for, hvad der reelt fremadrettet kan forventes at blive købt på aftalen. Det er den samlede årlige tilbudssum beregnet på baggrund af de af tilbudsgiver oplyste enhedspriser (hhv. TCO prisen og anskaffelsesprisen) multipliceret med det estimerede årlige forbrug pr. produktlinje på tilbudslisten, som vil blive evalueret. Der vil udelukkende blive evalueret på de kravspecificerede produkter på bilag 3, Tilbudsliste. Tilbudsgiver skal afgive sit tilbud ved udfyldelse af bilag 3, Tilbudsliste. Tilbuddet skal afgives i danske kroner ekskl. moms men inkl. alle øvrige gebyrer og afgifter. Afgifter skal angives i en kolonne for sig. Tilbuddet skal dække alle krav i udbudsmaterialet og alle ydelser tilbudt af tilbudsgiver. Alle de tilbudte priser inden for hver produktgruppe skal være funderet i samme beregningsmodel. Beregningsmodellen for tilbudspriser er den af tilbudsgiver afgivne rabatsats fratrukket den til enhver tid gældende offentlige tilgængelige prisliste. Rabatsatsen for hver produktgruppe skal være ens for alle produkter i produktgruppen. Rabatsatsen vil således også være gældende for fremtidige substituerende produkter samt nytilkomne produkter i tilbudsgivers sortiment i kontraktperioden, der falder indenfor samme produktgruppe. Tilbudsgivers offentlige tilgængelige prisliste skal i hele rammeaftaleperioden være tilgængelig for ordregiver enten elektronisk via tilbudsgivers hjemmeside (uden login) eller være tilgængelig i et trykt katalog. Tilbudsgiver skal på bilag 3 tilbudsliste, på fanebladet Vejledning oplyse, hvor ordregiver i rammeaftaleperioden kan finde tilbudsgivers offentlige tilgængelige prisliste. Prislisten Side 7 af 34

8 skal være baseret på markedsudviklingen, gælde for offentlige og private virksomheder og være fastsat uafhængigt af denne rammeaftale. Rabatsatsen for hver produktgruppe er fast i hele rammeaftaleperioden, og når ordregiver således ønsker at købe et produkt, der ikke er oplistet direkte på tilbudslisten, men som naturligt hører ind under en af de oplistede produktgrupper på tilbudslisten, skal tilbudsgiver sælge det ønskede produkt til den vejledende pris på den officielle prisliste fratrukket den tilbudte rabatsats for den aktuelle produktgruppe. Tilbudsgiver skal i rammeaftaleperioden stille hele sit sortiment, som naturlig hører ind under de beskrevne produktgrupper, som ordregiver har opført på tilbudslisten, til rådighed for ordregiver. Tilbudsgiver skal positivt angive i sit tilbud, hvis der er varer i tilbudsgivers sortiment, som ellers naturligt hører ind under en af de oplistede produktgrupper, der ikke hører under tilbuddet. Tilbudsgiver gøres i den forbindelse opmærksom på afsnit 11.4 Tilbudsgivers forbehold. Det er et krav, at tilbudsgiver afgiver priser på alle de kravspecificerede produkter på Tilbudslisten. Tilbudsgiver skal i sit tilbud tage udgangspunkt i den offentlige tilgængelige prisliste gældende på tidspunktet for afgivelse af tilbud, og en kopi af denne skal vedlægges tilbuddet. Summerne for de enkelte hovedproduktgrupper vil efterfølgende blive vægtet som følger: Lysstofrør 40% LED 35% Lavenergi 12% Halogen 3% El-artikler 10% 9.1 Implementering af aftalen Ordregiver ønsker at der i aftalens løbetid løbende er fokus på at indkøbe/få tilbudt de til stadighed totaløkonomisk mest fordelagtige produkter. Den vindende leverandør skal derfor straks efter meddelelse om tildeling af kontrakten, for lyskildernes vedkommende udarbejde en komplet oversigt over de produkter der er til rådighed for ordregiver, med udvalgte informationer i det format der er angivet i tilbudslisten. Der vil derefter, ud fra totalomkostningsprincippet, blive fastlagt et samlet sortiment, kommunerne som udgangspunkt vil indkøbe efter. For el-artiklernes vedkommende vil det være tilstrækkeligt med en sortimentoversigt. Der vil ved aftaleindgåelse blive aftalt nærmere hvordan aftalen implementeres bedst muligt i den enkelte kommune. Derudover skal leverandøren i aftaleperioden stille sig til rådighed for de enkelte kommuner med henblik på løbende at opdatere sortimentet. De enkelte kommuner vil, ved implementering af aftalen, pointere overfor disponenterne at det er totalomkostningsprincippet der skal ligge til grund for hvert enkelt specifikke køb. 10. Afgivelse af tilbud 10.1 Tilbudsfrist Tilbuddet skal afleveres skriftligt i 1 fysisk eksemplar. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på USB. Det elektroniske eksemplar på USB skal være kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF, dog skal bilag 3 være i Microsoft Excel kompatibelt format. Side 8 af 34

9 Materialet sendes til: Team Udbud og Indkøb Syddjurs Kommune Lundbergsvej Ebeltoft Att.: Karin Sonne inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist. Tilbuddet skal være mærket: Tilbud EU udbud 2015/S og Må kun åbnes af Team Udbud og Indkøb Forsendelsen skal være lukket. Hvis der er uoverensstemmelser mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, er det elektroniske tilbud gældende. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen. 11. Tilbuddets indhold 11.1 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde følgende: Den i pkt. 6 krævede dokumentation, herunder eventuel konsortieerklæring, jf. pkt. 6.4 og eventuel erklæring om anvendelse af andre enheders økonomiske eller tekniske formåen, jf. pkt Udfyldt kravspecifikation (bilag 2) HUSK at oplyse tilbudsgivers navn og underskrift. Udfyldt tilbudsliste (bilag 3) Kopi af tilbudsgivers offentlig tilgængelige prisliste på tidspunkt for afgivelse af tilbud. Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende Sprog Tilbuddet skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan dog være på svensk, norsk eller engelsk. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. Side 9 af 34

10 11.4 Tilbudsgivers forbehold Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes. Følgende dele af udbudsmaterialet anses eksempelvis for at være grundlæggende elementer: mindstekrav, rammeaftalen, priskalkulation mm. 12. Tilbudsevaluering Efter tilbudsfristens udløb, evalueres de rettidigt modtagne tilbud på følgende punkter: 12.1 Egnethedsvurdering Den enkelte tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt. 6. Skønner ordregiver, at dokumentationen giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver Forbehold og konditionsmæssighed Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Ukonditionsmæssige tilbud indgår ikke i den efterfølgende tilbudsevaluering Tildelingskriterium De resterende tilbud vurderes herefter på baggrund af tildelingskriteriet Laveste pris, jf. pkt. 9, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af rammeaftale. Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag. 13. Orientering om resultatet af udbuddet Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. Lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. (lov nr. 492 af 12/ med senere ændringer). Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb. 14. Indgåelse af rammeaftalen Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. Side 10 af 34

11 Efter indgåelse af rammeaftalen handler de i dette udbud deltagende ordregivende myndigheder med den vindende tilbudsgiver som individuelle juridiske parter. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte aftaleperiode. 15. Aktindsigt Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Side 11 af 34

12 Udbudsbilag A Tro- og loveerklæring Om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af udbudsdirektivets artikel 45. I henhold til 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal tilbudsgiver afgive en erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås, jf. nævnte lovbekendtgørelses 2, stk. 2, skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiver er etableret. Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love, at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet, som overstiger kr. Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at udbyder kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder eksempelvis det kommunale inkassokontor og Skat Fra deltagelse i en udbudsprocedure udelukkes efter udbudsdirektivet art. 45 enhver ansøger eller tilbudsgiver, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde: a) deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA b) bestikkelse, som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA c) svig, som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser d) hvidvaskning af penge, som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret eller i den ordregivende myndigheds land f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret eller i den ordregivende myndigheds land Side 12 af 34

13 Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love ikke at have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i overensstemmelse med ovenstående samt ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelsesgrunde. Virksomhedens navn: CVR nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Side 13 af 34

14 Udbudsbilag B - Virksomhedsoplysninger samt økonomiske nøgletal Virksomhedsoplysninger Virksomhedens navn: Adresse: Postnr. og by: Telefonnummer: CVR nr.: Kontaktperson (navn, tlf. og ): Selskabsform: ( Resultat Omsætning Årets resultat Balance Egenkapital Virksomhedens økonomiske nøgletal Regnskabsår 1 Regnskabsår 2 [Indsæt årstal] [Indsæt årstal] Regnskabsår 3 [Indsæt årstal] Side 14 af 34

15 Udbudsbilag C Referenceliste Firmanavn Kontaktperson - navn og tlf.nr. Omsætning/år Beskrivelse af leverancen: (Der skal angives, hvilken produktkategori der er tale om, og hvorvidt leverancen var en enkeltstående eller løbende) Firmanavn Kontaktperson - navn og tlf.nr. Omsætning/år Beskrivelse af leverancen: (Der skal angives, hvilken produktkategori der er tale om, og hvorvidt leverancen var en enkeltstående eller løbende) Firmanavn Kontaktperson - navn og tlf.nr. Omsætning/år Beskrivelse af leverancen: (Der skal angives, hvilken produktkategori der er tale om, og hvorvidt leverancen var en enkeltstående eller løbende) (Tilbudsgiver kan tilføje flere celler efter behov) Såfremt der ikke kan opgives 3 sammenlignelige referencer, skal dette begrundes. Side 15 af 34

16 Udbudsbilag D Konsortieerklæring Nedenstående virksomheder erklærer herved at udgøre et konsortium. Konsortiet er benævnt og består af: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhed 1 Virksomhed 2 Virksomhed 3 (Hvis konsortiet består af flere virksomheder, kan der tilføjes celler efter behov). Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift, at følgende virksomhed i alle forhold mellem konsortiet og ordregiver har fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver. Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift endvidere, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, herunder konsortiets opfyldelse af rammeaftalen. Under henvisning til udbudsmaterialets afsnit 11.1 skal alle oplysninger krævet i afsnit 6 afleveres for samtlige konsortiedeltagere. Side 16 af 34

17 Udbudsbilag E - Erklæring fra anden enhed Om at stille kapacitet til rådighed for tilbudsgiver Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Ovennævnte virksomhed erklærer hermed, at tilbudsgiver uden begrænsning i hele aftaleperioden råder over følgende ressourcer, og som ovennævnte virksomhed herved forpligtiger sig til at stille til rådighed overfor ordregiver. Beskrivelse af ressourcer: Dato og underskrift: Hvis ovennævnte virksomhed stiller økonomiske og finansielle ressourcer til rådighed for tilbudsgiver, skal virksomheden under beskrivelsen af ressourcer erklære at hæfte direkte og solidarisk overfor ordregiver for opfyldelse af rammeaftalen, eventuelt for et begrænset beløb. Side 17 af 34

18 Udkast til rammeaftale 1. Parterne Mellem [Indsæt navn på ordregiver] [Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.] (herefter kaldet ordregiver) og [Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.] (herefter kaldet leverandøren) Er der indgået aftale vedrørende levering af lyskilder og el-artikler til ordregiver. 2. Aftalegrundlag 2.1 Rammeaftalens grundlag Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregiverens udbud af lyskilder og el-artikler. Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter: 1. Denne rammeaftale 2. Bilag 1 spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 3. Bilag 2 kravspecifikation 4. Bilag 3 - Leverandørens tilbud af [indsæt dato] Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag. 2.2 Betingelser Leverandøren skal mod forlangende og inden ikrafttræden af denne rammeaftale fremsende følgende dokumentation til ordregiver: 1. Serviceattest, der max. må være 6 måneder gammel, regnet fra tilbudsfristen. 2. Kopi af forsikringspolice for erhvervs- og produktansvarsforsikring eller dokumentation for, at forsikring er tegnet. Forsikringen skal opfylde kravene i pkt Ændringer Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser. 2.4 Underleverandører Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale. Ordregiver er dog berettiget til at kræve, at en underleverandør udskiftes, såfremt ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende underleverandør. Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører. Side 18 af 34

19 Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. 3. Aftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den til den og er uopsigelig for begge parter, jf. dog pkt Ordregiver har option på at forlænge rammeaftalen med 2 x 12 måneder på uændrede vilkår. Rammeaftalen er uopsigelig for begge parter i forlængelsesperioden. Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen annulleres, rammeaftalen erklæres for uden virkning eller ordregiver i øvrigt pålægges at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned. 4. Rammeaftalens omfang 4.1 Omfang Denne rammeaftale omfatter levering af lyskilder og el-artikler til ordregiver. Produkterne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag 2) og tilbudslisten (bilag 3).. Denne aftale er en rammeaftale i overensstemmelse med reglerne i udbudsdirektivet. Rammeaftalen medfører ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen. De forbrugsmængder, der er oplyst i forbindelse med udbuddet, er derfor alene vejledende. Ordregiver er dog forpligtet til at anvende den/de indgåede rammeaftale(r) til at dække sit forbrug. Ordregiver er dog berettiget til at anvende delydelsesreglen i udbudsdirektivets art. 9, stk. 5 og kan derfor indkøbe op til 20 % af sit samlede forbrug ved andre leverandører. I det omfang, et indkøb er en del af en bygge- og anlægsydelse, forbeholder ordregiver sig retten til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. 4.2 Sortimentsændringer Det forventes at der i kontraktperioden vil komme nye og forbedrede produkter i leverandørens sortiment. Leverandøren er pligtig til at følge udviklingen på markedet, og løbende tilbyde de for ordregiver totaløkonomisk mest fordelagtige produkter indenfor de af kontrakten omfattede produktgrupper. Hvis et produkt fra tilbudslisten udgår som følge af produktudvikling, myndighedskrav eller ændringer i lovgivningen, skal leverandøren straks tilbyde ordregiver et andet produkt til erstatning for det udgåede produkt. Leverandøren skal over for ordregiver skriftligt kunne dokumentere, at det nye produkt, som minimum, lever op til specifikationerne for det produkt, der udskiftes. Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser. 5. Samarbejde Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Leverandørens besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Side 19 af 34

20 Leverandøren skal optræde loyalt overfor ordregiver og orientere sit personale om rammeaftalen i sin helhed. På en parts initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandør og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. 6. Kvalitet 6.1 Generelt De af rammeaftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark. Produkterne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele rammeaftalens løbetid. Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af rammeaftalen omfattede produkter, herunder fremsende eventuelle produktdatablade. I det omfang der foretages ændringer i produktdatablade, skal leverandøren straks og på eget initiativ fremsende disse til ordregiver. 6.2 CE-mærkning mv. Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder. 6.3 Miljø Leverandøren opfordres til aktivt at medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og økonomi i forbindelse med rammeaftalen. Leverandøren skal i videst muligt omfang afhjælpe miljøproblemer, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt samt medvirke til, at mængden af emballage mindskes mest muligt. 6.4 Garanti Tilbudsgiver skal garantere produkternes angivne levetid. Der skal foreligge dokumentation fra producenten, som skal fremsendes på anmodning. 6.5 Kvalitetssikring Leverandøren er forpligtet til på ordregivers opfordring at fremsende oplysninger om reklamationer og eventuelle tilbagekaldelser, arten heraf, udledte mønstre og tendenser samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag. Denne oversigt er ikke begrænset til alene at omfatte leverancer til ordregiver, men reklamationer fra andre kunder kan anonymiseres. 7. Priser og prisregulering 7.1 Pris For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser, beregnet ud fra den tilbudte rabatsats på produktgrupperne. Side 20 af 34