2. møde i den midlertidige bestyrelse

Transkript

1 PROJEKT NYT FORSYNINGSSELSKAB Referat Emne/udvalg Projekt Nyt forsyningsselskab Mødested Rudersdal Rådhus, mødelokale 3 Mødedato 9. december 2016 Mødetidspunkt Kl Bemærkninger Deltagere 2. møde i den midlertidige bestyrelse Midlertidig bestyrelse Tekniske direktører Advokat og revisor OBS Punkt 14 på dagsordenen blev behandlet som et lukket punkt. I behandlingen deltog alene den midlertidige bestyrelse samt konsulent Steen Ballegaard fra KL. Afbud Referent John Schmidt Andersen, Claus S. Madsen, Mette Herbert Tessa H. Andersen 1

2 Medlemmer af midlertidig bestyrelse: Jan Skovbo Nielsen (formand), Jens Ive (Rudersdal), Hans Toft (Gentofte), Ole Bondo Christensen (Furesø), Jørgen Johansen (Allerød), Jesper Würtzen (Ballerup), Willy Eliasen (Egedal), Morten Slotved (Hørsholm), Karin Søjberg Holst (Gladsaxe), John Schmidt Andersen (Frederikssund). Tekniske direktører: Iben Koch (Rudersdal), Lis Bjerremand (Gentofte), Niels Thygesen (Furesø), Agnete Thomsen (Allerød), Carsten Riis (Ballerup), Ulla Gramstrup (Egedal), Mette Herbert (Hørsholm), Philip Hartmann (Gladsaxe), Claus S. Madsen (Frederikssund). Deltagere fra projektsekretariatet: Tessa H. Andersen (jurist Rudersdal) Eksterne deltagere: Klavs Gravesen (advokat Horten), Line Markert (advokat Horten) og Per Timmermann (revisor PwC). Alle deltog under punkterne

3 Velkomst Formand Jan Skovbo Nielsen bød velkommen. 1. Godkendelse af referat af mødet den 10. november 2016 Referatet blev godkendt uden bemærkninger. 2. Status siden sidst Formanden orienterede om; - Besøg i de deltagende kommuner og forsyningsselskaber. Det har været en positiv oplevelse med mange input til den videre proces. Rundturen vil være afsluttet inden jul. - Opsigelse fra konstitueret direktør, Frank G. Bennetsen, Ballerup Forsyning. - Afholdelse af nytårskur for samtlige ansatte og bestyrelser i de seks forsyningsselskaber. Mulig dato er den 17. januar 2017 på Egedal Rådhus kl. 14. Der udsendes invitation, når tid og sted er endeligt fastlagt. 3. Forretningsorden Forretningsordenen blev godkendt med den ændring, at ordret eventuelt slettes i punkt 9.2, således at der under alle omstændigheder skal udarbejdes en direktionsinstruks. 4. Formelle forhold vedr. selskabsstiftelsen På mødet orienterede advokat Klavs Gravesen fra Horten og revisor Per Timmermann kort om indhold og den videre proces. Dokumentpakken indeholder: - Ejeraftale med bilag (koncerndiagram for Fælles Forsyning-koncernen, vedtægter for Fælles Holding A/S, forretningsorden for bestyrelsen i Fælles Holding A/S samt skabelon for investeringsaftale) - Stiftelsesdokument - Vedtægter - Vurderingsberetning (1. udkast blev uddelt på mødet) - Referat af bestyrelsesmøde hvorved den administrerende direktørs ansættelse tiltrædes og forretningsorden vedtages - Forretningsorden 3

4 Dokumentpakken udsendes til digital underskrift den 17. december 2016 med endelig frist for underskrivelse den 23. december Dokumentpakken vedrørende selskabets stiftelse blev godkendt til underskrivelse i de enkelte kommuner (borgmester og kommunaldirektør). 5. Forsikring af bestyrelse og direktion Der er blevet indhentet tilbud på forsikring af bestyrelsen og direktionen. Horten har kvalitetssikret og vurderet de indhentede tilbud og anbefaler på den baggrund, at der indgås aftale om forsikring af bestyrelsen og direktionen med Forsikringsselskabet RiskPoint med en forsikringssum på 100 mio. kr. Tilbud af 29. november 2016 (policenummer ) var vedlagt dagsordenen. Det blev besluttet, at der indgås aftale om forsikring af bestyrelse og direktion med Forsikringsselskabet RiskPoint. 6. Forbruger- og medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer og fælles MED-udvalg Forbrugerrepræsentanterne i de nuværende seks forsyningsselskaber forventes at fortsætte i vandselskaberne (de ledningsejende datterselskaber/netselskaber) i hele Der er alene krav om forbrugerrepræsentation i vandselskaber, og således ikke i hverken holding- eller serviceselskabets bestyrelse. Medarbejderne i den nye forsyningskoncern har efter stiftelsen af det fælles holdingselskab pr. 1. januar 2017 ret til at vælge 5 medarbejderrepræsentanter (mindst halvdelen af de generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer). Der findes med hjemmel i selskabsloven detaljerede regler for, hvordan valg af medarbejderrepræsentanter skal finde sted. For at sikre en bred inddragelse og orientering af alle medarbejdere i den videre fusionsproces frem til dannelsen af det fælles serviceselskab, anbefales det, at der etableres et fælles MEDudvalg, hvor alle nuværende MED-udvalgsmedlemmer inviteres til at deltage ca. 70 personer i alt. Vurderingen er, at man med denne model vil kunne nå bredt ud i organisationen og komme godt fra start med information til alle MED-udvalg i de seks nuværende forsyningsselskaber. Det blev besluttet: - At spørgsmålet om valg af forbrugerrepræsentanter tages op i bestyrelsen medio 2017 med henblik på tilrettelæggelsen af valg af nye fælles forbrugerrepræsentanter i efteråret 2017, 4

5 - At bestyrelsen afventer et eventuelt ønske fra medarbejderne om repræsentation i holdingbestyrelsen i perioden fra 1. januar 2017 frem til fusion af serviceselskaberne pr. 1. juli 2017, - At der pr. 1. januar 2017 og frem til 1. juli 2017 etableres et fælles MED-udvalg bestående af de nuværende MED- udvalg i de seks forsyningsselskaber. 7. Afholdelse af udgifter i holdingselskabet Det blev besluttet, at udgifterne til forberedelse af fusionen fordeles efter ejerfordelingen og betales af forsyningsselskaberne. 8. Proces for navn, logo og design Det blev besluttet: - at NOVAFOS vælges som selskabets navn - at e-types vælges som rådgiver til udformning af logo og design - at der arbejdes videre med en plan for implementering af navn og logo baseret på en lille model, der kan begrænse de samlede udgifter. 9. Proces for domicil og arbejdssteder Kommunerne har fået frist til den 12. december 2016 til at fremsende forslag til mulige lokaliteter for nyt domicil, der kan rumme ca.120 administrative medarbejdere og ca. 20 driftsledere/tilsynsførende. Samtidig arbejdes der videre med kvalificering af kapacitet og udbygningsmuligheder på de nuværende lokaliteter i de seks selskaber. Formanden redegjorde for de foreløbige overvejelser med hensyn til driftslokaliteterne, og pegede på mulige placeringer i Frederikssund, Ballerup og Sjælsø Vandværk samt i en overgangsperiode Nordvands bygninger i Gentofte. Herudover blev muligheden for, at man midlertidig finder et lejemål, hvor administrationen kan samles indtil en mere permanent løsning for et domicil med fx nybyggeri er fundet. Sagen forventes genoptaget på bestyrelsens møde den 25. januar Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 10. Direktøransættelse Direktørstillingen er opslået, og der er ansøgningsfrist den 14. december

6 Formanden oplyste om stor interesse for stillingen. Der er fastsat datoer i januar (den 11. og 18. januar 2017) til afholdelse af samtaler. Det er forventningen, at bestyrelsen kan træffe beslutning om ansættelse af direktør på mødet den 25. januar Orienteringen blev taget til efterretning. 11. Kommunikation Hjemmesiden opdateres løbende med nyheder. I forbindelse med offentliggørelsen af selskabets navn vil der blive udsendt en pressemeddelelse. Det blev besluttet, at bestyrelsen på et kommende bestyrelsesmøde i 2017 vil drøfte, hvilken form for kommunikation man ønsker at benytte i den nye forsyningskoncern NOVAFOS. 12. Den videre tidsplan Der er planlagt følgende møder i holdingbestyrelsen: Den 25. januar 2017: Den 28. februar 2017: 1. møde i holdingbestyrelsen 2. møde i holdingbestyrelsen Det blev besluttet, at bestyrelsen på mødet den 25. januar 2017 vil blive præsenteret for et forslag til mødeplan for bestyrelsesmøder i Eventuelt Der blev kort orienteret om kommunikationen vedrørende offentliggørelsen af selskabets nye navn. 14. LUKKET PUNKT: Direktørkontrakter for nuværende forsyningsdirektører Referat udsendes særskilt. 6