IMPLEMENTERINGSMODELLEN KORT OG GODT. Implementering af monopolbruddet

Transkript

1 IMPLEMENTERINGSMODELLEN KORT OG GODT Implementering af monopolbruddet Version 0.8, marts 2015

2 Indledning KOMBIT har udviklet en implementeringsmodel for at understøtte kommunernes succesfulde implementering af monopolbruddet og opnå en endnu tættere koordinering på tværs af STS, SAPA, KY og KSD Modellen bibringer overblik, struktur og begreber, der fremover anvendes når monopolbrudsprojekterne arbejder med og kommunikerer om implementering Modellen er udviklet i en vekselvirkning mellem teori og praksis. Modellen kvalificeres i takt med at monopolbrudsprojekterne anvender modellen og KOMBIT har indhentet input fra kommunerne og konsulenter der arbejder med implementering i kommunerne. Har du input til modellen, så skriv til Mette Vinther Poulsen på mvp@kombit.dk

3 Succesfuld implementering Implementeringsmodellen strukturerer og systematiserer, hvad en kommune skal håndtere for at opnå en succesfuld implementering af en fælleskommunal it-løsning Implementering er de aktiviteter og processer der udføres for at sikre at kommunens menneskelige, tekniske og strukturelle ressourcer udvikler og bevæger sig i en bestemt og ønsket retning. Succesfuld implementering opnås, når kommunen får det bedste grund for at realisere egen business case for brugen af løsningen og forudsætter, at implementeringen udføres sådan: At kommunen har sikker forretningsmæssig drift under og efter implementeringen At kommunen kan budgettere, planlægge, controlle og styre egen indsats At kommunen effektivt kan implementere løsningen

4 Hvad giver implementeringsmodellen? Kommuneperspektiv på implementeringen af en fælleskommunal it-løsning Fælles rammer, struktur og begreber der beskriver, hvad en kommune skal håndtere for succesfuld at implementere en fælleskommunal it-løsning Overordnet overblik over det samlet implementeringsforløb Mulighed for at kommunen kan nyttiggøre erfaringer fra et implementeringsforløb ved implementeringen af næste fælleskommunale it-løsning

5 Implementeringsmodellen er uafhængig af Om den fælleskommunale it-løsning implementeres gradvist eller med cut-over til eksisterende løsning Kommunernes ambitionsniveau for brugen af løsningen, da kommunen selv fastlægger ambitionsniveauet for implementeringen og brugen af løsningen Kommunernes forskellighed i ex størrelse, organisering, geografi Tid da det først er i relation til en specifik it-løsning fastsættes varighed af modellens faser og hovedopgaver

6 Modellen og værktøjet Tema Implementeringsmodellen KIGO Hvad Sammenhæng mellem modellen og KIGO Modellen og KIGO supplerer hinanden og erstatter i fællesskab Kommunernes drejebog for monopolbruddet Perspektiv Specifikation i modellen og KIGO Model over kommunens samlet implementeringsforløb opdelt i faser og specificeret i hovedopgaver. Modellen anvendes for nuværende i relation til monopolbruddet, men det forventes at den skal bruges bredere i KOMBIT. Tilvejebringer struktur og begreber, der anvendes når monopolbrudsprojekternes kommunikere om implementering og som anvendes i KIGO Overordnet og generel overblik over det samlet implementeringsforløb, så modellen kan bruges i relation til implementeringen af alle fælleskommunale it-løsninger Kommuneperspektiv forstået sådan at modellen omfatter alle hovedopgaver, som en kommune skal håndtere for at implementere en fælleskommunal itløsning. Overordnede beskrivelser af hovedopgaver begrænset til at omfatte formål, hovedopgavebeskrivelse og eksempler på typiske opgaver/aktiviteter. Værktøj kommunerne og KOMBIT anvender for at sikre at kommunerne løser relevante og nødvendige opgaver i relation til implementeringen af løsningerne i monopolbruddet, så udrulningen af løsningen til alle kommuner kan forløbe planmæssigt Modellens hovedopgaver bruges ved præsentationen af opgaver for SAPA, KY og KSD. Konkrete, løsningsspecifikke og aktuelle opgaver som kommunen kan/skal løse for at forberede, idriftsætte og ibrugtage løsningen. Opgaverne publiceres i takt med at de skal påbegyndes i kommunerne. Kommunal fokus og fælleskommunalt perspektiv, forstået sådan at hensynet til succesfuld implementering i alle kommuner vægter bl.a. i forhold til specifikationen af valgfrie og obligatoriske opgaver. Konkrete og specifikke opgaver/aktiviteter. Kommunen kan/skal udføre for at implementere en specifik fælleskommunal it-løsning. Opgavebeskrivelsen omfatter bl.a. start/slutdato, mål, forslag til udfører, involverede aktører, fremgangsmåde.

7 MODELLENS FASER Gensidigt udelukkende perioder der følger kronologisk efter hinanden og hvor en fase bidrager til at skabe grundlag for at lykkes i næste fase

8 Implementeringsmodellens faser Fase 0: Tilslutning Fase 1: Initiering Fase 2: Forbedelse Fase 3: Ibrugtagning Fase 4: Forankring Handlinger der leder frem til kommunens beslutning om tilslutning til fælleskommunal itløsning Handlinger der leder frem til projektets godkendelse, løsningens gevinstliggørelse og projektets/løsningens finansiering Handlinger der sikrer at kommunen forbereder sig både organisatorisk og teknisk og herved bliver klar til ibrugtagning af løsningen (go-live) Handlinger der sikrer at forretningen ibrugtager løsningen og så hurtigt som muligt etablerer normal drift i relation til brugen af løsningen. Handlinger der udføres med henblik på at sikre at løsningen forankres i forretningsområdets hverdag og hvor almindelig drift/support dækker kommunens behov relateret til løsningen.

9 Faseopdelt implementeringsforløb giver: Fase 0: Tilslutning Fase 1: Initiering Fase 2: Forbedelse Fase 3: Ibrugtagning Fase 4: Forankring Hver fase skal skabe det bedste grundlag for næste fase Hver fase har forskellig fokus, varighed, omfang, involverer forskellige aktører, fodrer forskellige beslutninger, bibringer forskellig effekt/outcome og forskellige produkter/output. I hovedreglen er faserne gensidigt udelukkende i praksis vil der være tilbageløb til tidligere faser Faseovergange er anledning til tjek/vurdering af parathed til næste fase

10 MODELLENS KENDETEGN Kendetegn der hjælper til at adskille faser i implementeringsforløbet fra hinanden

11 Forskellige faser forskellig effekt/outcome Fase 0: Tilslutning Fase 1: Initiering Fase 2: Forbedelse Fase 3: Ibrugtagning Fase 4: Forankring Beslutning om at tilslutte sig en fælleskommunal eller -offentlig itløsning Beslutninger om at igangsætte implementeringen af løsningen og etablering af veldimensioneret projekt og en fornuftig business case Strategisk, taktisk og operationel forberedelse der skal sikre at kommunen effektivt og jf. plan kan idriftsætte løsningen og er klar til go-live/ibrugtagning af løsningen, herunder at brugerne accepterer løsningen Normal drift med rutinemæssig brug af løsningen opnås inden for rimelig tid, omkostninger og med ønsket effekt, så forretnings- /forvaltningsområdet s behov opfyldes. Kommunen har forbedret grundlaget for at understøtte og løse opgaver på det forretningsområde, hvor løsningen anvendes. Kommunen fastholder sin teknologiske og forretningsmæssige fleksibilitet med henblik på fremtidig udvikling

12 Forskellige faser forskellige aktører Fase 0: Tilslutning Fase 1: Initiering Fase 2: Forbedelse Fase 3: Ibrugtagning Fase 4: Forankring Topledelse og ledelsen fra det forretnings- /forvaltningsområde som løsningen vedrører. (Tilslutningen vil ofte også blive behandlet politisk) Topledelse og ledelse fra det forretnings/forvaltnin gsområde, som løsningen vedrører. Projektet, ledelse fra det forretnings- /forvaltningsområde, som løsningen vedrører, it-/digitaliseringsafdelingen, trænere/undervisere. Ledere, brugere og superbrugere på det forretnings- /forvaltningsområde, som løsningen vedrører og it- /digitaliseringsafdelin gen (drift/support) Det samlet forretnings- /forvaltningsområde som løsningen vedrører og it- /digitaliseringsafdelin gen (drift/support). Topledelsen i relation til gevinstrealisering.

13 Succeskriterier Fase 0: Tilslutning Fase 1: Initiering Fase 2: Forbedelse Fase 3: Ibrugtagning Fase 4: Forankring Specifikation mangler/udestår Topledelsens involvering Solid vurdering af forretningsmæssige forudsætninger og behov, God forståelse af løsningens kapacitet og begrænsninger Omhyggelig konstrueret business case som er godt kommunikeret til relevante aktører Investering Deltagelse og inddragelse af forskellige interessenter/ aktører Tekniske ressourcer, metodikker og ekspertise Projektstyring, leverandørstyring og interessent-håndtering Ekspertise om organisatorisk forandringsledelse Kompetence og erfarne it-specialister og projektdeltagere Uddannede brugere At løsningen er velkonfigureret og integreret Arbejdsprocesser/- arbejdsgange ændres Allokering af ekstra menneskelige, finansielle og tekniske ressourcer så man er i stand til løse problemer der opstår ved ibrugtagning Ledelsen er forpligtet til at realisere gevinsterne Virkninger tilskrives brugen af løsningen System, teknisk infrastruktur, forretnings-processer (arbejdsgange) og menneskelige ressourcer er tilstrækkelig fleksible til at tilpasse sig ændret forretningsmæssige forudsætninger Tilstrækkelige ressourcer allokeres til at fastholde og udvikle løsningen, tekniske infrastruktur og kompetencer

14 MODELLENS HOVEDOPGAVER Samling af opgaver/aktiviteter en kommune skal håndtere for at få en succesfuld implementering af en fælleskommunal it-løsning

15 Implementeringsmodellens hovedopgaver Hovedopgaverne beskriver, hvad kommunen skal håndtere for succesfuld at implementere en fælleskommunal it-løsning Hovedopgaverne har forskellig varighed, tyngde, involverer forskellige aktører, bibringer forskellige effekter og produkter En hovedopgave kan være aktiv i alle/flere faser eller i en/få faser jf. overblikket næste side En hovedopgave kan forudsætte at en anden hovedopgave er færdiggjort eller udføres samtidig med andre hovedopgaver

16 Overblik over implementeringsmodellens hovedopgaver Kategorisering af hovedopgaver Opgaver der løses løbende men som påvirkes af impl. Implementeringsmodellens hovedopgaver Hovedopgaver og faser Nr Hovedopgave F0 F1 F2 F3 F4 1 Drift og support Projektstyring 3 Projektstyring Organisatorisk implementering Teknisk implementering 2 Kontrakt-, indkøbs og leverandørstyring 4 Strategi 5 Kommunikation 6 Gevinstrealisering 7 Sagsklargøring/-oprydning 8 Kompetenceudvikling 9 Arbejdsgange og organisering 10 Go-live 11 It-miljø og -infrastruktur 12 Konfiguration 13 Integrationer og snitflader 14 Konvertering og migrering 15 Test og prøver 16 Idriftsættelse af løsningen

17 Hovedopgaver der løses løbende men som påvirkes af implementeringen Nr. Hovedopgave Formål Beskrivelse 1 Drift og support At sikre at drift/support involveres relevant undervejs i implementeringen, så grundlaget for en systematisk og god overlevering fra projektet til drift/support etableres. Samling af opgaver/aktiviteter der skal sikre, at kommunen forbereder situationen, hvor løsningen er taget i brug og overgår til almindelig drift/support. Herunder opgaver/aktiviteter der overleverer løsningen til forretningsområdet og it-/digitaliseringsafdelingen, så ansvaret for drift, vedligeholdelse og videreudvikling af løsningen og relateret infrastruktur er klart placeret og håndteres i et omfang, der dækker kommunens behov 2 Kontrakt-, indkøbs- og leverandørstyring At sikre, at kommunen har overblik over aktuelle kontrakter, kontrollerer og styrer aktive kontrakter, så kommunen kan optimere leverandørstyringen ved indkøb og i kontraktperioden. En samling af opgaver/aktiviteter der handler om at sikre løbende og overordnet styring af leverandører i forbindelse med indkøb, udbud og kontrakter. Indkøbsstyring er styring af, hvad der indkøbes, hvor det indkøbes, hvordan og hvorfor det indkøbes inkl. de beslutningsprocesser, der følger forud for et indkøb og beslutningen om, hvor og hvordan der indkøbes

18 Projektstyring Nr. Hovedopgave Formål Beskrivelse 3 Projektstyring At sikre styring og fremdrift ved implementeringen af de enkelte løsninger i monopolbruddet Samling af opgaver/aktiviteter såsom planlægning, uddelegering, overvågning og styring af alle aspekter af et projekt og motivering af alle involverede med henblik på at opnå projektets mål i form af præstationsmål for tid, udbytte, omfang, risici, omkostninger og kvalitet Note: KOMBIT har ved specifikationen af hovedopgaven projektstyring ladet sig inspirere af projektstyringsmetoden PRINCE2, men kommunen kan fint anvende egne projektmodeller/-metoder ved implementeringen af fælleskommunale itløsninger.

19 Organisatorisk implementering Nr. Hovedopgave Formål Beskrivelse 4 Strategi At tilvejebringe rammer for implementeringen og brugen af løsningerne i kommunen, så løsningerne forankres strategisk og ledelsesmæssigt og kommunen i videst muligt omfang får understøttet udviklingen af forretnings-/forvaltningsområdet. En samling af opgaver/aktiviteter der handler om at sikre, stillingtagen, retning og rammer for kommunens tilslutning til, implementering og brug af løsningen, så brugen af løsningen understøtter kommunens opgavevaretagelse. Herudover skal opgaverne sikre at kommunens strategier opdateres, hvis den nye løsning rummer forbedringspotentialer, som kommunen ønsker at udnytte bredere. Opgaverne skal sikre, at den ny løsning ses i sammenhæng med kommunens samlet systemlandskab og opgavevaretagelse 5 Kommunikation At sikre relevant og rettidig information fra tilslutning til forankring, så alle berørte og involverede parter har tilstrækkelig viden om processen, løsningen og ændringer i organisering, arbejdsgange mm., så de positivt kan støtte op om og involverede sig i implementeringen af den ny itløsning. En samling af opgaver/aktiviteter der skal sikre, at information og viden om processen, løsningen og brugen af løsningen er formidlet til alle relevante aktører og som herved understøtter en bevidst håndtering af interessenter, så relevante aktører accepterer løsningen

20 Organisatorisk implementering Nr. Hovedopgave Formål Beskrivelse 6 Gevinstrealisering En samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres for at sikre, at data, sager og dokumenter er klar til at blive vist i index er i støttesystemerne eller flyttet fra eksisterende til ny løsning jf. persondataloven og god forvaltningsskik En samling af opgaver/aktiviteter der handler om at skabe grundlaget for, at kommunen får identificeret potentielle gevinster, gevinsternes forudsætninger, gennemført processer, der understøtter en systematisk opfølgning, så gevinsterne realiseres og endeligt får målt/eftervist hvilke gevinster, brugen af løsningen har givet 7 Sagsklargøring og oprydning At sikre at kommunen ved idriftsættelse af den nye løsning er klar til at vise data, konvertere og/eller migrere data, sager og dokumenter fra løsninger, der skal udfases til den nye fælleskommunale løsning og evt. til andre løsninger, hvis der ikke er et en-til-en forhold mellem eksisterende løsning, der udfases og den nye fælleskommunale itløsning. En samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres for at sikre, at data, sager og dokumenter er klar til at blive vist i index er i støttesystemerne eller flyttet fra eksisterende til ny løsning jf. persondataloven og god forvaltningsskik

21 Organisatorisk implementering Nr Hovedopgave Formål Beskrivelse 8 Kompetenceudvikling Skal sikre at alle relevante aktører har den fornødne viden, færdigheder og indstilling til at anvende løsningen og implementere nye/ændrede arbejdsgange. En samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres for at sikre, at ledelsen og medarbejderne (menneskelige ressourcer i kommunen) har de fornødne kompetencer til at kunne implementere og anvende løsningen 9 Arbejdsgange og organisering Skal sikre at organisering og arbejdsgange ændres og tilpasses, så kommunen kan hjemtage potentielle gevinster ved brugen af løsningen. Herunder at kommunen i den udstrækning, det er relevant, griber anledningen til at ændre i organisering og arbejdsgange, så opgaverne varetages effektivt og mest hensigtsmæssigt til gavn for borgerne, medarbejderne og ledelsen. Samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres for at tilpasse og optimere eksisterende organisering og arbejdsgange til den nye løsning og som typisk er en forudsætning for, at kommunen får realiseret potentielle gevinster som løsningen giver

22 Organisatorisk implementering Nr. Hovedopgave Formål Beskrivelse 10 Go-live At sikre planlægning af ibrugtagningen af løsningen i de første 7-10 arbejdsdage. Herunder at sikre at eventuelle problemer, der opstår teknisk eller brugermæssigt håndteres effektivt, så brugerne får tillid til den ny løsning og de ændrede arbejdsgange. Samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres i en kortere og nærmere afgrænset periode med henblik på at sikre, at en eller flere afdelinger i kommunen tager løsningen i brug. Go-live afgrænses til de første 7-10 arbejdsdage, hvor der bør være allokeret ekstra ressourcer til at sikre en hurtig og effektiv problemløsning af de udfordringer, der opstår, når der kommer brugere på løsningen

23 Teknisk implementering Nr. Hovedopgave Formål Beskrivelse 11 It-miljø og it-infrastruktur At sikre at kommunen opfylder de krav, den nye løsning stiller til soft- /hardware og performance, så de kan anvende den nye fælleskommunale it-løsning, kommunen sikres sikker forretningsmæssigt drift og brugerne får en god oplevelse ved at anvende løsningen. Samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres for at sikre, at it-infrastrukturen vedligeholdes og tilpasses, så den understøtter de forretningsmæssige behov, it-strategien og de forretningskritiske løsninger. Helt konkret skal opgaver/aktiviteter medvirke til, at kommunen lever op til de krav, nye løsninger stiller kommunes it-miljø herunder krav fra rammearkitekturen og den funktionalitet, der skal understøttes for anvendelse heraf (ex Identity Provider (IdP)) 12 Konfigurering At gøre it-løsningen anvendelig i den enkelte kommune. En samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres for at sikre, at den nye løsning fungerer i den kommunale kontekst og brugerne kan tilgå løsningen 13 Integrationer og snitflader At den nye it-løsning er integreret med andre nødvendige/relevante systemer via snitflader, så løsningen fungerer. Samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres for at sikre, at den nye løsning fungerer i samspillet med andre løsninger og kan vise data, eksportere/importere relevante data/funktionalitet fra andre løsninger

24 Teknisk implementering Nr. Hovedopgave Formål Beskrivelse 14 Konvertering og migrering At sikre at fuldstændige og korrekte data, sager og dokumenter er flyttet og er tilgængelige i den nye itløsning eller andre it-løsninger, jf. persondataloven og god forvaltningsskik. En samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres for at sikre, at data, sager og dokumenter korrekt overføres fra eksisterende løsning til den ny løsning og/eller andre løsninger, hvis der ikke er et en-til-en forhold mellem den eksisterende og nye løsning 15 Test og prøver At sandsynliggøre at løsningen inkl. integrationer, konvertering/ migrering, undervisningsmateriale mm. fungerer som forventet/specificeret. Samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres for at sikre, at kommunen har sandsynliggjort, at elementer af den nye løsning og/eller koncepter relateret til den nye løsning fungerer i praksis 16 Idriftsættelse af løsningen At få den nye it-løsning op at køre i teknisk forstand, så løsningen er klar til go-live/ibrugtagning. Samling af opgaver/aktiviteter der gennemføres i en afgrænset periode på ca arbejdsdage for at få løsningen op og køre i teknisk forstand og udfasning af eksisterende løsninger ved cut-over

25 YDERLIGERE INFORMATION Implementeringsmodellen er nærmere beskrevet i Implementeringsmodellen overblik, struktur og begreber til implementering af monopolbruddet der kan downloades på