Til kommunernes og Udbetaling Danmarks fremtidige it-udbud vedrørende brug af de fælleskommunale støttesystemer

Transkript

1 UdbudsVejledning Til kommunernes og Udbetaling Danmarks fremtidige it-udbud vedrørende brug af de fælleskommunale støttesystemer KOMBIT udarbejder i samarbejde med kommunerne en trin-for-trin Drejebog, der vejleder kommunerne i det komplekse arbejde med monopolbruddet i de kommende år. Drejebogen indeholder bl.a. en praktisk vejledning i tilpasning af eksisterende lokale systemer, snitflader og kontrakter, der ruster kommunerne organisationsmæssigt, ressourcemæssigt og operationelt til de kommende implementeringer og udrulninger af systemerne, så kommunerne kan fokusere på at realisere de store gevinster, monopolbruddet vil medføre. Drejebogen ligger på og beskæftiger sig med de nye fælleskommunale itsystemer; Kommunernes Ydelsessystem, SAPA, Kommunernes Sygedagpengesystem, Støttesystemerne og Serviceplatformen. Denne vejledning er en del af Drejebogen, men omhandler udelukkende de fælleskommunale Støttesystemer. For at sikre monopolbruddet skal kommunerne og Udbetaling Danmark begynde at indarbejde bestemmelser, der sikrer en fremtidig brug af Støttesystemerne. Dette dokument fokuserer kun på udbud og genudbud af it-systemer, der skal anvende Støttesystemerne, og altså ikke på implementeringen af Støttesystemerne. Dokumentet er en version 2.0, som løbende vil blive opdateret, og kommunerne samt Udbetaling Danmark bør derfor holde øje med disse opdateringer. Drejebogen og denne vejledning er tænkt som inspiration, og er ikke obligatoriske for kommunerne samt Udbetaling Danmark at følge med mindre andet er angivet eksplicit. Vejledningen henvender sig primært til de personer i kommunerne samt Udbetaling Danmark, der beskæftiger sig med at udarbejde kravspecifikationer og andet materiale i forbindelse med itudbud, og giver forslag til, hvordan brugen af Støttesystemerne kan indgå i kommunens og Udbetaling Danmarks kommende udbudsmateriale. Det er dog afgørende at bemærke, at dette kun er en vejledning, og at forslagene derfor i høj grad skal tilpasses det konkrete udbudsmateriale. 1. Hvorfor denne vejledning? De fælleskommunale støttesystemer (herefter Støttesystemerne) er en central del af det kommende monopolbrud, da de vil understøtte behov for data og funktionalitet på tværs af it-systemer. Støttesystemerne er endnu ikke udviklet, men kommunerne samt Udbetaling Danmark (herefter UDK) bør allerede nu begynde at tage højde for Støttesystemerne i kommende udbud, indkøb og kontraktforhandlinger, for at sikre, at den fremadrettede brug af Støttesystemerne fremgår af kommunernes samt UUDks itkontrakter. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 1/7

2 Læs mere om Støttesystemerne hvad de indeholder og tidsplan mv. her. Vejledningen med tilhørende underbilag, er relevant ved kommunernes samt UDKs kommende udbud af nye it-systemer og genudbud af eksisterende it-systemer. Kommunerne samt UDK opnår oftest det bedste tilbud, hvis brugen af Støttesystemerne er klart beskrevet for tilbudsgiver, og det er derfor en afgørende forudsætning for et velgennemført indkøb, at man i hver enkelt kommune samt i Udbetaling Danmark har gjort sig konkrete overvejelser herom.. Fx skal kommunen samt UDK beskrive, hvilke hændelser man forventer at modtage fra Beskedfordeleren, og hvad systemet skal gøre, når det modtager en besked om en hændelse. For eksisterende it-systemer, hvor kommunerne eller UDK Danmark ikke på kort sigt har planer om at genudbyde systemet, vil det være relevant allerede nu at indlede en dialog med leverandøren, for at undersøge de kontrakts- og udbudsmæssige muligheder for at systemet kan videreudvikles til at anvende Støttesystemerne. KOMBIT har på kommunernes og UDKs vegne, som indkøbscentral, konkurrenceudsat udviklingen og driften af Støttesystemerne. I henhold til udbudsreglerne kan Støttesystemerne derfor anses som en del af kommunens og UDKs eget it-miljø, og der er ingen udbudsmæssige begrænsninger for, hvor meget den enkelte kommune eller UDK må anvende Støttesystemerne eller henvise til dem i udbudsmateriale i forbindelse med indkøb af it-løsninger. Det er naturligvis op til den enkelte kommune og UDK at beslutte, i hvor høj grad og hvor detaljeret Støttesystemerne skal fremgå af kommunens og UDKs udbudsmateriale. Detaljeringsgraden kan gå fra en henvisning til Støttesystemernes eksistens, til at brugen af Støttesystemerne bliver kravsat som et minimumskrav i udbudsmaterialet. 2. Hvilke it-systemer skal indarbejde krav om Støttesystemerne? Det er ikke alle it-systemer i kommunerne og UDK, som Støttesystemerne er lige relevante for på kort sigt. Som beskrevet i Drejebogen for monopolbruddet, bør kommunerne etablere og vedligeholde sit eget overblik over den lokale it-systemportefølje. Den samme anbefaling gælder for UDK. Dette overblik kan med fordel udvides til at beskrive, hvilken relevans (høj, middel, lav) som Støttesystemerne har for det enkelte it-system. På kort sigt vil det især være de sagsbærende systemer, hvor det vil være relevante at sikre, at de kan aflevere sagsmetadata til de fælleskommunale indekser, således at der fx kan etableres et tværgående sagsoverblik i SAPA. Som minimum må det forventes, at alle de sagsbærende systemer, som i dag integrerer til KMD Sag, vil være relevante at tilpasse til at anvende Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks. Hertil kommer de sagsbærende systemer, som kommunen ville ønske, der var integrerede til KMD Sag i KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 2/7

3 dag. Endvidere vil systemer, der er afhængige af beskeder/hændelser i andre systemer, typisk være relevante at tilpasse til at anvende Støttesystemet Beskedfordeler til at udveksle disse beskeder/hændelser. Endelig er det helt centralt for anvendelse af Støttesystemer, at kommunens og UDKs it-systemer anvender den fælleskommunale adgangsstyring. Kommunerne skal selv foretage forretningsmæssige analyser af hvilke systemer, der forventes at anvende hvilke støttesystemer og til hvad. Det er dog obligatorisk, at itsystemerne i større eller mindre grad anvender Støttesystemernes sikkerhedsmodel. 3. Indarbejdelse af Støttesystemerne i fremtidige udbud Der er på nuværende tidspunkt vanskeligt at opstille de specifikke vilkår og krav for, hvordan et it-system kan tilgå Støttesystemerne, eller den helt præcise funktionalitet og processer i de enkelte Støttesystemerne, da disse endnu ikke er udviklet. KOMBIT har imidlertid offentliggjort de forventede vilkår for brugen af Støttesystemerne for at afbøde dette, samt forslag til en række krav der kan indsættes i kommunernes og UDKs respektive kravspecifikationer. Denne pakke indeholder, udover nærværende vejledning: 1. Bilag 1 Logning 2. Bilag 2 Sikkerhed 3. Underbilag 2.A Beskrivelser og forslag til krav for adgangsstyring i Sikkerhed 4. Bilag 3 Vilkår for integration til støttesystemet Beskedfordeler 5. Underbilag 3.A Beskedkuvert 6. Bilag 4 Vilkår for integration til støttesystemet Klassifikation 7. Bilag 5 Vilkår for integration til støttesystemet Organisation 8. Bilag 6 Vilkår for integration til støttesystemet Ydelsesindeks 9. Underbilag 6.A Begrebs- og informationsmodel for Ydelsesindeks 10. Bilag 7 Vilkår for integration til støttesystemet Sags- og Dokumentindeks 11. Underbilag 7.A Begrebs- og informationsmodel for Sags- og Dokumentindeks Kommunerne samt Udbetaling Danmark kan finde de enkelte dokumenter her: Dokumenterne vil løbende vil blive opdateret. Der forventes imidlertid ingen større ændringer til funktionaliteten af de enkelte Støttesystemer eller hvordan de tilgås, men beskrivelsen heraf, vil løbende blive mere og mere detaljeret i forbindelse med, at Støttesystemerne bliver udviklet. Kommunerne og UDK bør overveje at indsætte kontraktbestemmelser der forpligtiger en leverandør til at angive det forventede dataforbrug på Støttesystemerne, da det i henhold til prismodellen for Støttesystemerne, er kommunerne og UDK der bliver KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 3/7

4 afregnet for brug af disse. Der bør derfor tilbudsvurderes på dette, da det vil indgå som en del af kommunernes omkostninger for det pågældende it-system. Kommunerne samt UDK bør ligeledes overveje at beskrive den fremadrettede brug af Støttesystemerne i udbudsbekendtgørelsen. Det skal af udbudsbekendtgørelsen fremgå, at der forventes et vist omfang af videreudvikling i forbindelse med brug af Støttesystemerne. Dette for at sikre, at kommunerne og UDK ikke kommer i udbudsmæssige problemer i forbindelse med videreudvikling. Kommunen og UDK skal dog i forbindelse med videreudvikling mv. i hvert enkelt tilfælde tage stilling til, hvad der fremgår af udbudsbekendtgørelsen og de aktuelle udbudsregler for videreudvikling. 3.1 Anvendelse af Støttesystemerne som option Støttesystemerne er endnu ikke udviklet og det kan derfor være nødvendigt at arbejde med en interim løsning, indtil Støttesystemerne er idriftsat, såfremt it-systemet skal idriftssættes før Støttesystemerne. Det er op til den enkelte kommune eller UDK at vurdere, hvorvidt dette er tilfældet. It-systemet skal derfor udvikles, så det er funktionsdygtigt uden Støttesystemerne, men skal være opbygget, så omlægning til Støttesystemerne kan ske nemmest muligt. Ved optioner er det afgørende, at kommunerne og UDK fjerner mest mulig tvivl for leverandørerne, da ikke bare den primære ydelse (it-systemet), men også eventuelle optioner skal prisfastsættes i forbindelse med afgivelse af tilbud. Eventuelle usikkerheder vil typisk medføre en forøget pris i form af et risikotillæg i tilbudsgivers tilbud. Der bør derfor med henblik på at minimere denne tvivl - angives flest mulige forudsætninger/beskrivelser i forbindelse med beskrivelsen af optionerne. Det er på denne baggrund afgørende, at kommunerne og UDK ikke blot automatisk indsætter nedenstående optioner på den fremadrettede brug af Støttesystemerne, men samtidigt i tilbudsvurderingen lægger vægt på, at systemet nemt kan omlægges til brug af de relevante Støttesystemer og at dette sker til en omkostningsbaseret pris. 4. Forslag til krav til indarbejdelse i kravspecifikationen Nedenfor beskrives et forslag til, hvordan kommunen og UDK kan indarbejde krav i deres udbudsmateriale, vedrørende brug af Støttesystemerne med henblik på at muliggøre fremtidige brug heraf. Kravene bør laves for hvert enkelt støttesystem, da der hermed opnås den højeste detaljeringsgrad. Kommunerne og UDK bør specielt være opmærksomme på beskrivelsen af optionerne på Beskedfordeleren og Adgangsstyring, da disse Støttesystemer kan have stor betydning for arkitekturen og funktionaliteten i itsystemet. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 4/7

5 Det skal i denne henseende bemærkes, at brugen af den fælleskommunale adgangsstyring er obligatorisk, hvis Støttesystemerne skal anvendes. Se nærmere nedenfor. I forbindelse med beskrivelsen af optionerne og vilkårene for de enkelte støttesystemer, anvendes følgende begreber: Anvendersystem: Afsendersystem: Modtagersystem: Et it-system, der anvender et støttesystem og dets services. Et it-system, der leverer data til et støttesystem. Et it-system, der kan modtage og behandle data og anvende udstillet funktionalitet fra et støttesystem. Brug af den fælleskommunale Adgangsstyring er obligatorisk Det er en forudsætning for anvendelse af et Støttesystem, at kommunens og UDKs itsystemer anvender den fælleskommunale adgangsstyring. Læs mere om adgangsstyring og vilkårene herfor i vedlagte bilag Sikkerhed. Det er dermed en forudsætning for at tilgå et givent Støttesystem fx Beskedfordeler, at adgangsstyringen anvendes, hvilket indebærer brug af Støttesystemerne Administrationsmodul, Adgangsstyring for brugere og Adgangsstyring for systemer. krav # Løsningen skal anvende den Fælleskommunale Adgangsstyring Kategori: (K) Type: Beskrivelse: Løsningen skal anvende den Fælleskommunale Adgangsstyring. Dette i overensstemmelse med vilkårene herfor jf bilag x. Obligatorisk Logning Det er en forudsætning for anvendelse af et støttesystem, at kommunens og UDKS itsystemer foretager den korrekte logning i forbindelse med brug af et støttesystem. I vedlagte bilag -Logning, er best practice vedrørende logning beskrevet, samt angivet en række forslag til krav herfor. Det er ikke en forudsætning for brug af et givent støttesystem, at alle kravene i bilaget opfyldes. Det fremgår af nedenstående krav, hvilke logningskrav der er obligatoriske for at anvende Støttesystemerne. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 5/7

6 Krav # Generering og brug af et unik TransaktionsID Kategori: (K) Type: Beskrivelse: Løsningen generer og benytter sig af unikke transaktions ID er, som anført i afsnit [3.1.2., og 4.2] i bilag x [logning). Transaktions ID et skal sikre muligheden for at sammenstille logs på tværs af systemer. Krav på brug af Støttesystemet x Kommunen samt UDK kan anvende nedenstående kravskabelon for at kravsætte brugen af et givent støttesystem.der skal kun indsættes krav på brug af støttesystemerne: - Beskedfordeler - Organisation - Klassifikation - Sag- og Dokumentindeks - Ydelsesindeks Da de resterende støttesystemer er obligatoriske i henhold den fælleskommunale adgangsstyring. Krav # Systemet skal kunne anvende Støttesystemet X Kategori: (K) Type: Funktionelt Beskrivelse: Systemet skal i størst muligt omfang anvende Støttesystemet x. (indsæt link). Dette i overensstemmelse med vilkårene herfor. (indsæt link og versionsnummer) Tilbudsgiver bedes beskrive, i hvor høj grad Systemet kan anvende Støttesystemet x og eventuelt begrunde, hvorfor Støttesystemet x ikke kan anvendes. Specifik tilretning til kommunens og Udbetaling Danmarks it-landskab Udbud af it-løsninger er en kompleks og til tider tidskrævende proces. Nærværende vejledning skal derfor kun ses som et forslag til, hvordan Støttesystemerne kan indgå i kommunens og Udbetaling Danmarks kommende udbud, og hvilke kontraktmæssige KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 6/7

7 tiltag kommunen og Udbetaling Danmark skal være opmærksomme på i forbindelse med at sikre adgang til kommunens og Udbetaling Danmarks egne data. Det er derfor afgørende, at den enkelte kommune og Udbetaling Danmark forholder sig nøje til hvert enkelt forslag og tilpasser det til den konkrete kontrakt og kravspecifikation. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 7/7