Bestyrelsesmøde i Sydtrafik

Transkript

1 J.nr.: Dato: Initialer: KIT Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Referat Tid: Fredag, den 19. april kl Sted: Mødelokale 4, Banegårdspladsen 5, 6600 Vejen Medlemmer: Poul Rosendahl Iver Pedersen Bente Bendix Jensen Jan Riber Jakobsen Kim Gosvig Hansen Peter Christensen Morten Kristensen Karsten Uno Petersen Preben Friis-Hauge Øvrige: Jørgen Chr. Jensen Mads Lund Søren Rishøj Jakobsen (afbud) Erik Lauritzen (afbud) Jørgen Bruun (afbud) Direktør Christian Roslev Afdelingsleder Kirsten Therkildsen (ref.) Afdelingsleder Britta Søndergaard Revisor Jan Bork Afdelingslweder Christina Vedel-Birch Andersen Informationsansvarlig Karen Stoustrup Dagsordenspunkter: 16/13 Sager til orientering /13 Regnskab /13 Principper og forudsætninger for budget /13 Opdateret salgsstrategi for Rejsekort i Sydtrafik /13 Evaluering af Lov om trafikselskaber /13 Fælles vision for Region og kommuner /13 Orientering om køreplanændringer sommeren /13 Orientering om DGI Landsstævne i Esbjerg /13 Orientering om fleksibel køreplanlægning 2013/14 og evaluering af forsøgsordningens første år

2 16/13 Sager til orientering J. nr Dato: Indstilling Til orientering. Sagsresume Rejsekort udrulning i Vejle Taxa konflikten på flextrafikområdet Mødet den 2. april med transportministeren FynBus/Sydtrafik analysen status Opfølgning på snyd med SMS-billetter Henvendelse fra Statsforvaltningen Syddanmark vedr. stillingtagen til indtægtsfordeling i Sydtrafik Gratis kørsel herunder Tønder Kommune Proces for fælles oplæg vedrørende Vestbanen Vedtagelse Orientering foretaget. Repræsentantskabsmødet den 23. maj 2013 aflyses. Der udsendes ny indkaldelse. 38

3 17/13 Regnskab 2012 J. nr Dato: 26. marts 2012 Indstilling Regnskab 2012 godkendes og oversendes til revisionen. Der afregnes for årets resultat til Region og kommuner i forbindelse med opkrævning af 3. kvartalsindbetaling Sagsresume Sydtrafiks regnskab for 2012 er afsluttet og fremlægges til bestyrelsens godkendelse. Regnskabet viser et samlet mindre finansieringsbehov for 2012 på 8,4 mio. kr. i forhold til det opkrævede tilskud hos Region og kommunerne på 569 mio. kr. Mindre finansieringsbehovet er fordelt med en merbetaling på ca. 1,0 mio. kr. fra Regionen vedr. bus- og togdriften og en tilbagebetaling på ca. 0,5 mio. kr. vedr. Siddende Patientbefordring, medens kommunerne under ét reguleres med 7,9 mio. kr. Årets resultat er fremkommet ved: kr. Regnskab 2012 Budget 2012 Finansieringsbidrag* - driftsresultat Indtægter excl. finansieringsbidrag Driftsudgifter Finansiering *Der er tillagt ekstra indbetalte acontobidrag i forhold til budgettet på i alt 108,1 mio. kr. Mindrefinansieringsbehovet på ca. 8,4 mio. kr., som fordeler sig med merindtægter på indtægter excl. finansieringsbidrag med ca. 1,1 mio. kr. og mindreudgifter på driftsudgifter med ca. 101,0 mio. kr., jf. nedenstående. Indtægter: Mindreindtægter på billetsalg i bussen ca. 0,3 mio. kr. Merindtægter på billetsalg udenfor bussen ca. 5,6 mio. kr. Merindtægter på uddannelses-, og HyperCard ca. 0,5 mio. kr. Mindreindtægter på skolekort ca. 0,7 mio. kr. Merbetaling på betaling til DSB/Arriva ca. 5,1 mio. kr. Merindtægter på betaling fra DSB/Arriva ca. 2,5 mio. kr. Mindreindtægter på øvrige poster ca. 0,3 mio.kr. Mindreindtægter på Vestbanen ca. 0,7 mio.kr. Mindreindtægter på handicapkørsel ca. 0,4 39

4 Udgifter: Merudgift på drift af busruter ca. 1,3 mio. kr. Mindre udgift på nabotrafikselskab ca. 0,5 mio. kr. Mindre udgifter på øvrige poster ca. 3,3 mio. kr. Merudgifter på Vestbanen ca. 8,6 mio. kr. Mindre udgifter på handicapkørsel ca. 5,5 mio. kr. Mindre udgifter på flextrafik ca. 2,8 mio. kr. Merudgifter på siddende patientbefordring ca. 103,1 mio. kr. Lovgivningen Regnskabet aflægges i henhold til Sydtrafiks vedtægt (standardvedtægten i henhold til Lov om Trafikselskaber), til bestemmelserne om 60 selskaber og gældende lovgivning og retningslinjer, der er fastlagt af Økonomi- og Indenrigsministeriet Budget og Regnskabssystemer for kommuner. Økonomi Der henvises til Regnskab Vedtagelse Version 3 blev udleveret. Indstillingen tiltrådt. 40

5 18/13 Principper og forudsætninger for budget 2014 J. nr Dato: Indstilling At budget 2014 og overslagsårene udarbejdes ud fra budgetforudsætningerne beskrevet i bilag 1. Sagsresume Forud for udarbejdelsen af budgetforslaget for 2014 beskrives i det følgende en række principper og forudsætninger, som foreslås at ligge til grund for administrationens udarbejdelse af budgetforslaget til maj-bestyrelsesmødet. Budgetforslaget vil efter maj-mødet blive sendt i høring blandt kommuner og regionen. Budgettet forventes endeligt vedtaget på bestyrelsens møde den 30. august 2013 og fordelingsprincipper godkendes af repræsentantskabet den 23. september Budgetforudsætningerne er detaljeret beskrevet i vedlagte bilag. Busdrift Oplægget til budgetforslag 2014 vil bygge på følgende overordnede principper og forudsætninger: En overodnet uændret passagerudvikling, idet der dog er taget højde for de konkrete justeringer i køreplanomfang mv. En takststigning på forventeligt 1,4 %. Bestående af takststigningsloftet for 2014 på forventeligt 1,3 % plus opsparet takststigning på 0,1 %. Takststigning på 1,4 % indregnes med 0,98 % i provenu, det vil sige med en elasticitet på 0,7. De konkrete takster foreslås at bygge på den takststrategi, der blev vedtaget i forbindelse med budget 2013, som fastslår at Rejsekortet skal være det billigste produkt, samt at Sydtrafik indgår i den fælles enkeltbillet. Entreprenøromkostningerne fremskrives med det gældende reguleringsindeks fra Trafikselskaberne i Danmark på pt. 1,93 % for omkostningsindekset og 1,00 % for indeks for A- og B-kontrakter i forhold til B2013-niveau. I løbet af de næste måneder vil olieprisog renteudviklingen kunne ændre markant på denne fremskrivning, hvilket der i givet fald vil blive taget højde for i det endelige budget. Øvrige driftsomkostninger og administration samt udviklingspuljen fremskrives med KL's nuværende skøn for P/L-udviklingen. Løn tilrettes efter overenskomstaftalerne og KLs Pris og lønskøn på 1,20 % og priser fremskrives med 1,68 % for Eventuelle ændringer ved sommerens udmelding indregnes i det endelige budget. 41

6 Hvor der de seneste år har været afsat 1 mio.kr. i udviklingsmidler (dog 2 mio. kr. i 2013) lægges der i 2014 op til en udviklingspulje på 1,5 mio.kr. med det sigte at få opbygget en pulje på 2-3 mio.kr. i løbet af de kommende 2-3 år med henblik på at kunne iværksætte tiltag som realtid. Lønomkostninger (inkl. overhead) i 2014 er i øget med kr. i forhold til budget Bagrunden herfor er: o Det årlige udgiftsniveau for rejsekortet opdateres, idet 2014 er det første fulde drifts år derfor lægges der op til en ekstra ressource i Rejsekort kundecenter. o I 2014 indføres nyt køreplansystem, nyt afregningssystem, nyt økonomisystem, nyt kortsystem og Rejsekort skal udvides til et bredere brug. Dette medfører øget ressourceforbrug i form af personale. o Som konsekvens af stærkt stigende antal af kundehenvendelser og klager lægges der op til at styrke sagsbehandlingen. Der er indregnet en kompenserende besparelse for de ovenfor beskrevne budgetudvidelser i form af en ikke udmøntet rammebesparelse. Det vil kræve en drøftelse og beslutning af, hvilke opgaver, der skal nedprioriteres at udmønte besparelsen. En sådan drøftelse forudsættes at finde sted i forbindelse med færdiggørelse af analysen af potentialet ved sammenlægning af administrative funktioner og opgaver. I tilknytning hertil vil det være naturligt at drøfte fremtidige krav til trafikselskabets kompetencer. Tog Budget for togdriften vil bygge på følgende forudsætninger: Udgiften til Vestbanen fremskrives med det gældende omkostningsindeks fra Trafikselskaberne i Danmark på pt. 1,93 % Udgifter til driften af Rejsekort på Vestbanen henføres direkte til Vestbanen. Flextrafik Herunder Handicapkørsel, kommunal flextrafik og siddende patientbefordring Aktiviteterne budgetteres efter analyser og kendte ændringer. Taksten for handicapkørslen vedbliver uændret som taksten for Udgiften fremskrives med det gældende omkostningsindeks fra Trafikselskaberne i Danmark på pt. 1,93 %. Den faktuelle udgift afgøres imidlertid årligt ved udbud. Målopfyldelse i forhold til visionen Nye aktiviteter i 2014 er planlagt med udgangspunkt i bestyrelsens vision og målsætninger. I bilag 1 ses en nærmere beskrivelse af den enkelte aktivitet inkl. målopfyldelse og økonomi. Lovgivningen Budgettet er udarbejdet i henhold til Sydtrafiks vedtægt (standardvedtægten i henhold til Lov om Trafikselskaber), til bestemmelserne om 60 selskaber og gældende lovgivning og retningslinier, der er fastlagt af Velfærdsministeriets Budget- og Regnskabssystem for kommuner. 42

7 Økonomi Forudsætningerne indarbejdes i budgetforslag 2014, der forelægges på bestyrelsesmødet i maj. Vedtagelse Indstillingen tiltrådt. 43

8 19/13 Opdateret salgsstrategi for Rejsekort i Sydtrafik J. nr Dato: 3. april 2013 Indstilling Til orientering og drøftelse. Sagsresume Bestyrelsen vedtog 10. juni 2009 følgende salgsstrategi for Rejsekort i Sydtrafik: Den primære salgskanal for salg og optankning af rejsekort er via internettet Rutebilstationerne i byer uden DSB/ARRIVA-station bliver kundecentre med både salg, optankning og servicecenter for borgerne Yderområderne betjenes af borgerservice, dog kun optankning af bestående rejsekort Salgssteder i kiosker og forretninger nedlægges Tredjeparts finansierede kort udstedes fortsat fra kundecentret i Vejen Salg af anonyme kort undlades og optankning af kort holdes ude af busserne. Den hidtidige udrulning på såvel landsplan som i Sydtrafik har givet en række erfaringer og medført en række beslutninger, som giver grundlag for opdatering af Sydtrafiks salgsstrategi for Rejsekort. Siden ovenstående beslutning har benyttelsen af internettet taget yderligere fart, og 72 % af de hidtil udstedte Rejsekort er bestilt via rejsekort.dk, mens kun 16 % sælges på betjente salgssteder. Sydtrafiks salgsstrategi skal derfor fortsat fastholde internettet som primære salgskanal. DSB har ændret salgsstrategi, og satser nu næsten udelukkende på salg via rejsekort.dk og ikke på stationerne, hvor salgsstederne efterhånden nedlægges. Sydtrafik kan derfor ikke i fremtiden forvente i samme omfang at benytte DSB s salgssteder til salg af Rejsekort. Der overvejes p.t. en løsning for et mobilt salgssted i en bus, hvor kunderne kan få hjælp til bestilling af Rejsekort, og som løbende kan flyttes rundt i Sydtrafiks område i takt med udrulningen af Rejsekortet i Sydtrafik. Sydtrafiks rutebilstationer har ikke i dag installeret salgsudstyr til Rejsekort, men vil kunne hjælpe kunderne med selv at bestille via rejsekort.dk og modtage bestillingsskemaer, som videresendes til Rejsekort kundecentret. Med den videre udvikling i anvendelsen af internettet som salgskanal, skal det derfor vurderes nøje, hvorvidt der fremtidigt vil være behov for en egentlig salgsinstallation på rutebilstationerne, eller de alene skal hjælpe med bestilling af kort. 44

9 De enkelte punkter er nærmere beskrevet i vedlagte notat. Lovgivningen Intet Økonomi Intet Målopfyldelse i forhold til visionen En fastholdelse af rejsekort.dk som den primære salgskanal og efterfølgende indgåelse af tank-opaftaler understøtter visionen om lettere tilgængelighed til billettering. Vedtagelse Orientering og drøftelses skete. 45

10 20/13 Evaluering af Lov om trafikselskaber J. nr. Dato: 8. april 2013 Indstilling At evaluering af Lov om trafikselskaber drøftes, og at holdninger til høringsbrevet besluttes. Sagsresume Evaluering af Lov om trafikselskaber er sendt i høring til bl.a. alle trafikselskaber, Regionerne, KL og Trafikselskaberne i Danmark med høringsfrist d. 31. maj Det er hensigten, at der på baggrund af evalueringens forslag skal udarbejdes lovforslag til efteråret. På nærværende bestyrelsesmøde lægges der op til en principiel drøftelse af punkterne i evalueringen, hvorefter der til bestyrelsesmødet i maj måned, vil blive udarbejdet et egentligt høringssvar til bestyrelsens godkendelse. Evalueringen anbefaler at der, for at sikre en mere langsigtet planlægning af trafikken og af regioner og kommuners udgifter, udarbejdes strategiske grundlag i de enkelte trafikselskaber, så den økonomiske og planlægningsmæssige horisont rækker længere end blot det kommende budgetår. Det skal fortsat være obligatorisk at deltage i et trafikselskab. Modellen med trafikselskaber, der står for udbud og planlægning af bustrafik, har grundlæggende vist sig at være velfungerende og bæredygtig. Dog foreslås det, at indføre en dispensationsmulighed så ø-kommuner, der ikke har bro eller anden fast forbindelse, kan melde sig ud af trafikselskabet, idet dette ikke vil påvirke sammenhængen i den kollektive trafik. I evalueringen peges endvidere på en række hjørner af loven, som med fordel kan justeres. Det foreslås bl.a., at trafikselskabet overtager drift og opsætning af stoppesteder på de kommunale veje i form af læskure, informationsstandere, skraldespande mv. Endvidere lægges der med evalueringen op til, at kommunerne fremover vil få mulighed for at beslutte, at alle borgere kan køre gratis med skolebussen. Målopfyldelse i forhold til visionen Flerårige aftaler vil betyde mulighed for, at der kan arbejdes mere som proaktiv konsulent i samarbejdet og overdragelse af ansvaret for stoppesteder vil kunne føre til Gode ventefaciliteter med et ensartet udseende og serviceniveau i hele Sydtrafiks område. 46

11 Lovgivningen Evalueringen er i høring til og med d. 31. maj Den vil give baggrund til et lovforslag der forventes færdig i efteråret. Den nuværende Lov om trafikselskaber blev vedtaget i 2005 og trådte i kraft d. 1. januar Økonomi En budgetplanlægning med længere tidshorisont end et år vil give bindinger hos bestillerne der ikke er i dag. Der ville skulle overføres budgetter til trafikselskaberne fra bestillerne som følge af at drift og opsætning af stoppesteder flyttes. Vedtagelse Evalueringen drøftedes og på baggrund heraf forelægges et høringsbrev til beslutning på næste bestyrelsesmøde. 47

12 21/13 Fælles vision for Region og kommuner J. nr. Dato: 8. april 2013 Indstilling At vedlagte brev i bilag 1 fremsendes til KKR Sagsresume KKR har d. 14. marts fremsendt Vision for den offentlige trafik i Syddanmark til FynBus og Sydtrafik til orientering. Udkastet til den fælles vision er blevet udarbejdet af kommunerepræsentanter, regionsrepræsentanter og KKR. KKR Syddanmark skal på sit møde d. 15. april drøfte udkastet og Region Syddanmark vil efterfølgende også behandle sagen politisk. Sydtrafik er enig i behovet for at have en fælles vision og at der er mange fornuftige tanker i KKRs oplæg. Dog mener vi, at der kan skabes reelle alternativer til bilen andre steder end i Odense. Målopfyldelse i forhold til visionen En klar og fælles vision mellem kommunerne og regionen vil være til gavn for samarbejdet og være medvirkende til opfyldelse af Sydtrafik som proaktiv konsulent, Kørselstilbud til alle behov og Bus til tiden, gode korrespondancer, hurtige forbindelser og høj frekvens. Lovgivningen Ingen Økonomi Ingen Vedtagelse Indstillingen tiltrådt. 48

13 22/13 Orientering om køreplanændringer sommeren 2013 J. nr Dato: 4. april 2013 Indstilling Til orientering Sagsresume Til køreplanskiftet sommeren 2013 sker der flere ændringer af både større og mindre karakter. Billund Kommune: Kun mindre ændringer som følge af driftstilpasninger. Kørslen suppleres med Flextur. Esbjerg Kommune: Mange ændringer på de lokale ruter. Som følge af et besparelseskrav bliver der også reduceret på bybuskørslen. Kørslen indstilles en halv time tidligere om aftenen. Ruter og vognløb splittes op. Kørslen suppleres med Flextur. Fanø Kommune: Ingen ændringer. Fredericia Kommune: Ingen ændringer udover at rute 541 fremover betjener Elbohallen. Haderslev Kommune: Mange ændringer på de lokale ruter, de er som følge af driftstilpasninger. Derudover er der oprettet en ny rute 620 med tilhørende ny bus med baggrund i at betjene passagerer fra oplandet Starup, Vilstrup og Vandling ind til Haderslev. Kørslen suppleres med Flextur. Kolding Kommune: Flere ændringer som følge af driftstilpasninger. Kørslen suppleres med Flextur. Sønderborg Kommune: Principiel ændring på tilbud om kørsel i specifikke tidspunkter. Højere frekvens på kommunens hovedrute 223, mellem Gråsten og Nordborg, herunder også A-bus koncept med mere direkte kørsel på flere afgange. Ingen søndagskørsel på lokalruter (rute 223 og ruten til Fynshav undtaget) og bybusser. Ingen kørsel efter kl. 19 på hverdage og efter kl. 15 på lørdage (rute 223 og ruten til Fynshav undtaget). Kørslen suppleres af Flextur. Derudover flere ændringer som følge af driftstilpasninger. Natbuskørslen er endnu ikke blevet dør-til-dør kørsel som ønsket, da det afventer fornyet politisk behandling. Tønder Kommune: På hjemkørslerne er den første tur omkring middag sløjfet på næste alle lokalruter. I områderne Bredebro og Løgumkloster er den sidste fase i kommunens ændring skolestrukturen nu gennemført med nyoprettelse af rute og tilpasning af eksisterende ruter til følge. Derudover er der foretaget driftsoptimeringer også i den større skala med ny rute mellem Skærbæk og Toftlund. Kørslen suppleres med Flextur. Varde Kommune: Få ændringer som følge af driftstilpasninger. Kørslen suppleres med Flextur. 49

14 Vejen Kommune: Meget få ændringer som følge af driftstilpasninger. Vejle Kommune: Større ændringer i store dele af bybussystemet. Flere ændringer som følge af driftstilpasninger på de lokale ruter. Kørslen suppleres med Flextur. Aabenraa Kommune: Nyt bybussystem med bl.a. integreret bybusbetjening af Rødekro og mere direkte ruter. Få driftsændringer på de lokale ruter. Kørslen suppleres med Flextur. Region Syddanmark: Flere ændringer som følge af driftstilpasninger. Rute 198 Varde Grindsted omlægges til at køre over Skovlund på alle afgange. Frekvensen reduceres fra timefrekvens til ca. halvanden times frekvens. Målopfyldelse i forhold til visionen Nyt bybussystem og driftskøreplanlægningen er en del af visionen kørselstilbud til alle behov. Økonomi Alle ændringer medfører ændringer i økonomien hos den enkelte bestiller. Vedtagelse Orientering foretaget. 50

15 23/13 Orientering om DGI Landsstævne i Esbjerg 2013 J. nr Dato: 4. april 2013 Indstilling Til orientering. Sagsresume I dagene d juli 2013 afholdes DGI Landsstævne i Esbjerg. Sydtrafik er blevet bedt om at planlægge og udføre kørslen i forbindelse hermed. Planlægningen pågår og det endelige deltagerantal og indkvarteringssteder forventes afklaret indenfor den næste måned hvorefter den endelige køreplanlægning kan udarbejdes. Udover køreplanlægningen varetager Sydtrafik opgaver såsom vognmandsafregning, chaufførforhold, chaufførinformation, passagerinformation. Målopfyldelse i forhold til visionen Kørselstilbud til alle behov. Lovgivningen Ingen Økonomi Det endelige omfang af køreplaner og dermed det endelige betalingsomfang for kørslen er endnu ikke opgjort. Beløbet skal betales af Esbjerg Kommune, herunder DGI. Når køreplanerne er kendt i sin endelige form i løbet af de næste par måneder, kan et mere præcist beløb beregnes. Planlægningsarbejdet hos Sydtrafik er en ekstraydelse og arbejdet vil formentlig koste Esbjerg Kommune, herunder DGI i omegnen af kr. Sydtrafik skal afholde omkostninger til personale der yder en ekstra arbejdsindsats under landsstævnet. Det endelige omfang kende endnu ikke, men forventes at falde på plads i løbet af de næste par måneder. Esbjerg Kommune og DGI har valt at alle passagerer skal kunne køre gratis med bybusserne i dagene d juli. Esbjerg Kommune hæfter selv for de manglende indtægter. 51

16 Vedtagelse Orientering foretaget. 52

17 24/13 Orientering om fleksibel køreplanlægning 2013/14 og evaluering af forsøgsordningens første år J. nr Dato: 4. april 2013 Indstilling Til orientering Sagsresume Jf. bestyrelsesbeslutning 46/12 er det andet år med forsøget om fleksibel køreplanlægning så småt ved at gå i gang. Forsøget er forløbet godt og planmæssigt det første år. Der har været en del ændringer som forventet og der har været god dialog med bestillere og vognmænd om hvornår ændringerne skal træde i kraft. Internt har det været positivt, at kunne efterkomme ønsker til ændringer hurtigere, og det har også været lettere at inddrage passagerønsker i køreplanlægningen. Alle kommuner har udtrykt glæde ved muligheden for at kunne benytte den nye ordning. Det har vist sig nødvendigt i forhold til antal ønsker og køreplanlæggerressourcer, at give længere planlægningstid og dermed ændre på tidsfristen for ændringer til sommerkøreplanskiftet. Ændringerne skal i 2013 afleveres senest 1. december mod sidste års 1. januar, dvs. 1 måned tidligere. Målopfyldelse i forhold til visionen Med en mere smidig tidsplan vil opfattelsen af Sydtrafiks serviceydelser langt bedre kunne indgå i den definerede rolle som proaktiv konsulent. Ved oftere at kunne ændre på skoleruter og regionalruter vil det samlede kørselstilbud blive opfattet som mere behovsstyret fordi behovet på disse ruter kan ændres flere gange om året og indgår derfor direkte i målsætningen om kørselstilbud til alle. Økonomi Der er ansat 2 ekstra køreplanlæggere i forsøgsperioden. Det har vist sig at være passende, men dog ikke nok op mod køreplanskiftet til sommeren, hvorfor ændringer skal afleveres tidligere i år, så planlægningsperioden bliver længere jf. ovenstående. 53

18 Vedtagelse Orientering foretaget. 54

19 Poul Rosendahl Iver Pedersen Bente Bendix Jensen Peter Christensen Morten Kristensen Jan Riber Jakobsen Kim Gosvig Hansen Preben Friis-Hauge Karsten Uno Petersen I øvrigt deltog 55