Notat AARHUS UNIVERSITET. Modtager(e): Medarbejdere i Uddannelse. Organisering af vicedirektørområdet Uddannelse

Transkript

1 Modtager(e): Medarbejdere i Uddannelse Notat Organisering af vicedirektørområdet Uddannelse Vicedirektørområdet Uddannelse blev etableret den 22. oktober 2014 i medfør af Universitetsledelsens opfølgning på den interne problemanalyse. Området konsoliderede funktioner fra tre vicedirektørområder: AU Studier, Fællesservice, Internationalt Center fra AU Forskning og Talent samt bibliotekerne i AUL og administrationen af efter- og videreuddannelse (EVU), karriere og alumne fra AU Viden. Kristian Thorn Vicedirektør I det følgende beskrives den interne organisering af det nye vicedirektørområde Uddannelse. Beskrivelsen er resultatet af en proces med dialog og inddragelse af et bredt udsnit af interessenter. Organiseringen er endvidere godkendt af Universitetsledelsen d. 28. januar Dato: 28. januar 2015 Side 1/9 1. Processen i Uddannelse Etableringen af vicedirektørområdet Uddannelse har kørt efter en lokal procesplan, som efter dialog med områdets medarbejdere blev tiltrådt primo november Planen har været møntet på (i) intern dialog om organisering, (ii) drøftelse af snitflader med øvrige vicedirektørområder og (iii) kortlægning af ønsker til justering af samarbejdsflader mellem Uddannelse og de fire administrative centre. I november og december måned 2014 er følgende aktiviteter gennemført: Stormøder for alle medarbejdere i henholdsvis Aarhus og Emdrup Møder i interim LSU Dialog med alle funktionschefer og afsnitsledere i Uddannelse Besøg i afsnit/enheder i Uddannelse Møde med de fire administrationschefer Drøftelser med uddannelsescheferne i de administrative centre Møde med Studenterrådet Møder med vicedirektørerne for IT, HR, Forskning & Eksterne Relationer samt prorektor vedr. AU Kommunikation Møde med Uddannelsesudvalget Aarhus Universitet Uddannelse Tlf.: kthorn@au.dk

2 Udkast til organiseringen blev præsenteret på møde for interim LSU og på medarbejdermøder i Aarhus og Emdrup i januar 2015 med mulighed for kommentering. Side 2/9 2. Mål for ny organisering Den interne organisering af Uddannelse er fastlagt med følgende mål for øje: Understøtte opgavevaretagelsen i uddannelsesadministrationerne på de fire administrative centre. Varetage drift og udvikling på uddannelses- og biblioteksområdet på felter, hvor stordrift eller specialisering tilsiger håndtering på AU-niveau. Bidrage til processer på universitetsniveau, der udvikler AU s uddannelser og profil på studieområdet. Påvirke eksterne rammevilkår bl.a. i form af lovgivning og finansiering på uddannelses- og biblioteksområdet. Ambitionen er, at området leverer høj faglig kvalitet i service og ydelser, og at dette sker i tætte, tillidsfulde dialoger og processer med de faglige miljøer og administratorer på alle niveauer. 3. Ledelse af vicedirektørområdet Uddannelse ledes af en vicedirektør med ansvar for personale, økonomi og den samlede opgaveløsning. Områdets øvrige ledelseslag er sammensat ud fra overvejelser om opgavernes volumen og kompleksitet samt antallet af medarbejdere. Vicedirektøren har mulighed for at delegere dele af sin kompetence til funktionscheferne i Uddannelse. Funktionscheferne har med reference til vicedirektøren ansvar for leverancer, faglig kvalitet, budgetter og personale, der falder under den pågældendes ressort. I dette arbejde kan funktionscheferne bistås af en eller flere afsnitsledere/biblioteksledere. Dertil kommer et antal teamkoordinatorer uden personaleansvar. Der er etableret en ledergruppe for Uddannelse, som består af områdets funktionschefer og vicedirektøren. Ledergruppen har til opgave at sikre retning, koordinere den daglige drift, skabe dialog med interne og eksterne samarbejdspartnere, opretholde kvalitet i områdets leverancer, understøtte medarbejdertrivsel og varetage overordnet økonomistyring. 4. Intern organisering af Uddannelse Ud fra overvejelser om fagligt match er det besluttet, at Område for Forskermobilitet i Internationalt Center flytter til vicedirektørområdet Forskning og Eksterne Relationer. Universitetsledelsen har den 3. december 2014 besluttet, at det samlede ansvar for national og international rekruttering placeres i Uddannelse. Forankringen i Ud-

3 dannelse indebærer ikke overflytning af årsværk fra det tidligere AU Kommunikation. Det skal nærmere afklares primo 2015, om der skal ske en samling af i Uddannelse af fællesadministrative driftsbudgetter og puljemidler til rekruttering. Side 3/9 Sino-Danish Center (SDC) er et samarbejde mellem de otte danske universiteter mhp. at organisere forskning og udbud af uddannelser i Kina i samarbejde med Universitetet for det Kinesiske Videnskabsakademi (UCAS). SDC får sit formelle ophæng på AU under Uddannelse. Den interne organisering af Uddannelse tager udgangspunkt i ovennævnte mål for VD-områdets virke. Der er lagt op til at høste mulighederne i et samlet uddannelsesområde, samtidig med at der sikres kontinuitet på centrale punkter. Sidstnævnte gælder bl.a. AUL, hvor der vurderes at være behov for konsolidering af den nuværende struktur. Området består af fem funktionsområder, der hver ledes af en funktionschef. Under hvert funktionsområde er der en række afsnit eller teams, der ledes af en afsnitsleder eller en teamkoordinator. Figur 1 viser organisationsdiagrammet for Uddannelse. Figur 1. Organisationsdiagram for vicedirektørområdet Uddannelse 4.1 Aarhus University Library (AUL) AU s del af AUL ledes af en bibliotekschef med reference til vicedirektøren for uddannelse. AUL bygger på et tæt samarbejde med Statsbiblioteket, der er reguleret i en rammeaftale fra februar I spørgsmål med konsekvenser for det samlede AUL indgår bibliotekschefen i et kollegialt ledelsesforum med en leder på tilsvarende niveau fra Statsbiblioteket.

4 AU-delen af AUL driver fakultetsbibliotekerne på ST, BSS, Arts i Aarhus og Arts i Emdrup. Dertil kommer en række øvrige betjeningssteder på fakulteterne. Fakultetsbibliotekerne ledes af en biblioteksleder. Statsbiblioteket driver fakultetsbiblioteket på Health samt en række andre services. Det er aftalt, at it-support til AUL leveres af medarbejdere i det relevante administrationscenter. Side 4/9 AUL varetager følgende overordnede funktioner: (i) understøtter uddannelserne, forskningen og eksterne aktører med adgang til viden; (ii) bidrager til de studerendes læringsprocesser og -rum, såvel fysiske som digitale; (iii) leverer service til forskere om publicering, Open Access, informationssøgning m.fl. og (iv) varetager systemejerskab og support vedr. PURE samt opsamling og indberetning af bibliometriske data. 4.2 Optagelse og Studiesystemer Optagelse og Studiesystemer ledes af en funktionschef, der understøttes af to afsnitsledere. Områdets opgaver med optagelse og indskrivning af universitetets studerende samt udvikling og drift af de studieadministrative kernesystemer varetages i tæt dialog med de fire administrative centre. Optagelse: Afsnittet er organiseret i to teams for henholdsvis optagelse til bacheloruddannelser og for optagelse til kandidatuddannelser og tilvalg. I hvert team indgår en faglig koordinator. Opgaverne består i optagelse og indskrivning af studerende med dansk eller udenlandsk adgangsgrundlag, sagsbehandling af dispensationssager, sagsbehandling i forbindelse med tildeling af fripladser og stipendier eller betaling for fuldtidsstudier, vejledning af ansøgere i forhold til ansøgning om optagelse. Desuden rådgiver afsnittet universitetets ledelser om operationelle krav til adgangskrav, adgangsbegrænsning og udvælgelseskriterier. Afsnittet varetager udmeldelser efter studerendes eget ønske og sagsbehandling af orlovsansøgninger. Studiesystemer: Afsnittet samler alle opgaver og medarbejdere i Uddannelse knyttet til porteføljestyring, projektledelse, system- og forretningsudvikling, systemstrategi og -analyse, systemforvaltning, test og implementering af opdateringer samt brugersupport. Opgaven bliver dels at sikre driftsstabilitet og support omkring AU s studieadministrative systemer, dels at drive udviklingen af systemer, integrationer og funktionalitet i tæt dialog med videnskabelige medarbejdere, studerende og medarbejdere i administrationen. Afsnittet varetager desuden opgaver forbundet med afvikling af de større skriftlige eksamener under tilsyn. 4.3 International Uddannelse Området International Uddannelse ledes af en funktionschef, der kan anvende betegnelse international chef i eksterne sammenhænge. Funktionschefen understøttes af to afsnitsledere, hvoraf den ene også fungerer som souschef.

5 Mobilitet og Uddannelsessamarbejde: Afsnittet varetager tværgående funktioner i relation til ind- og udgående mobilitet af udvekslingsstuderende, stipendie- og udvekslingsprogrammer, understøtter internationale uddannelsessamarbejder og rektorbetjener på det internationale område. Afsnittet bemander help desk for internationale studerende. Side 5/9 Bolig: Afsnittet boligbetjener alle internationale målgrupper og bemander help desk til boligsøgende. Medarbejderne, som bidrager til rekruttering af internationale studerende på hele uddannelser og afholder AU Summer University, refererer direkte til funktionschefen. 4.4 Vejledning og Studiestøtte Vejledning og Studiestøtte består af tre afsnit, der ledes af en funktionschef understøttet af tre afsnitsledere. Vejledning og Studieinformation: Afsnittet yder vejledning til kommende og igangværende studerende om studievalg, optagelse, omvalg, personlige problemer m.fl. Dertil kommer udvikling og afholdelse af vejledningskurser og -arrangementer på tværs af universitetet. Desuden udvikler afsnittet studieinformation og drifter dertilhørende digitale platforme. Endelig koordinerer afsnittet studenterrekruttering, herunder messedeltagelse, åbent hus -arrangementer og publikationer om AU s uddannelsesudbud. SU og Specialpædagogisk støtte: Afsnittet administrerer tildeling af SU-støtte til fuldtidsstuderende og varetager administration af Specialpædagogisk støtte (SPS) til studerende med funktionsnedsættelser. Dertil kommer tildeling af udlandsstipendium og en række legater. Afsnittet yder vejledning og information om SU og SPS i AU's vejledningscenter og på digitale platforme. Studievalg Østjylland: Afsnittet er tilknyttet AU som et uafhængigt center på kontrakt med Undervisningsministeriet og er et af syv vejledningscentre i Danmark. Studievalg Østjylland har til opgave at levere uafhængig vejledning om valg af videregående uddannelse. Vejledningen finder sted på de gymnasiale uddannelser og erhvervsuddannelserne i Østjylland samt fra centret i midtbyen. 4.5 Uddannelsesstrategisk sekretariat Uddannelsesstrategisk sekretariat oprettes som selvstændigt funktionsområde, der samler medarbejdere fra forskellige afsnit i det tidligere AU Studier, Fællesservice. Sekretariatet ledes af en funktionschef understøttet af en sekretær og tre teamkoordinatorer. Funktionsområdet etableres med henblik på at styrke det offensive og analytiske arbejde samt understøtte tværgående beslutningsprocesser på uddannelsesom-

6 rådet. Området sekretariatsbetjener prorektor for uddannelse og Uddannelsesudvalget i samarbejde med Universitetsledelsens Sekretariat. Side 6/9 Uddannelsesjura: Teamet leverer juridisk rådgivning om fortolkning og udmøntning af lovgivning og regler på uddannelsesområdet, fungerer som fællesadministrativ tovholder på implementering af større reformer med lovændringer og ændret praksis til følge pt. særligt Fremdriftsreformen, håndterer retlige klager, håndterer sager vedr. eksamenssnyd og koordinerer udarbejdelse af høringssvar på uddannelsesområdet. Uddannelsesudvikling og -kvalitet: Teamet (i) koordinerer prækvalifikationer og arbejdet med turnus- og institutionsakkreditering, (ii) udvikler og vedligeholder kvalitetspolitikker og -systemer; (iii) rådgiver om udvikling af AU s uddannelser, (iv) faciliterer koordination af AU s aktiviteter inden for efter- og videreuddannelse og (v) varetager kontakten til Danmarks Akkrediteringsinstitution og Danmarks Evalueringsinstitution (EVA). Analyse og indberetning: Teamet varetager indberetninger om studieaktivitet til myndigheder, udarbejder nøgletal, statistik og ledelsesinformation på uddannelsesområdet, gennemfører tværgående analyser og svarer på ad hoc dataforespørgsler. I opgavevaretagelsen koordinerer temaet tæt med BI-enheden i Økonomi og Bygninger. 4.6 Staben vicedirektørområdet Uddannelse Staben består af vicedirektøren, en stabsmedarbejder og en medarbejder i flexjob. Staben koordinerer interne processer, understøtter budgetlægning i samarbejde med Økonomi & Bygninger, fungerer som bindeled til eksterne bestillere, sekretariatsbetjener ledergruppen i Uddannelse, varetager ferie- og fraværsregistrering og indkøber kontorartikler. 5. Tværgående indsatser i Uddannelse Uddannelse vil have en række tværgående indsatser på områder, hvor forskellige administrative fagligheder skal i spil for at opnå en ønsket effekt på en omkostningseffektiv måde. Der forudses at være behov for dels at etablere permanente tværgående strukturer, dels at understøtte projekter med kortere varighed. 5.1 National og international studenterrekruttering Der etableres en stående task force til national og international studenterrekruttering. Task forcen ledes af afsnitslederen for Vejledning og Studieinformation. Fra vicedirektørområdet Uddannelse samler task forcen fagpersoner fra Optag, International Uddannelse samt Vejledning og Studieinformation. Dertil kommer forpligtende deltagelse af fagpersoner fra hvert af de administrative centre og Forskning og Eksterne relationer med ekspertise inden for henholdsvis national og international

7 rekruttering. Task Forcen har til opgave at udarbejde handleplaner for studenterrekruttering til godkendelse i Uddannelsesudvalget og koordinere udmøntningen af disse planer. Side 7/9 5.2 Målrettet indsats på full-degree området Der gennemføres en satsning på rekruttering, modtagelse og fastholdelse af internationale studerende på hele uddannelser under ledelse af området for International Uddannelse. Samarbejdet involverer forpligtende aftaler om indsatser og ressourcer på tværs af Optag, International Uddannelse, Vejledning og Studieinformation og AUL og et tæt samarbejde med de administrative centre. I overensstemmelse med Udviklingskontrakt er ambitionen at tiltrække talentfulde studerende fra udlandet med henblik på at øge AU s andel af universitetssektorens full-degree studerende. 5.3 Studiemiljø og biblioteker Inden for rammerne af AUL s indsats omkring learning commons etableres et samarbejde med øvrige dele af uddannelsesområdet med henblik på at optimere bidraget fra bibliotekernes fysiske infrastruktur til studiemiljøet på AU. Indsatsen involverer bl.a. et tæt samarbejde med Vejledning og Studieinformation, Uddannelsesudvikling og -kvalitet og International Uddannelse. 6. Fagligt samarbejde med de administrative centre Uddannelse har til opgave at understøtte fagligt samarbejde og koordination på uddannelsesområdet dels mellem de fire administrative centre, dels mellem fællesadministrationen og fakulteterne. Målet er at (i) sikre erfaringsudveksling på tværs, (ii) drive tværgående opgaver og projekter på felter, der kræver løsninger på AU-niveau og (iii) bidrage til identifikation og videreformidling af hensigtsmæssige administrative sagsgange og praksis. Til det formål fastholdes/oprettes en række administrative fagudvalg. De enkelte fagudvalg fastsætter selv deres forretningsorden, herunder deltagerkreds. Udvalgene sekretariatsbetjenes af Uddannelse. I tilfælde af meningsforskelle i sager, som kræver en fælles løsning, eskaleres disse til den faglige ledergruppe på uddannelsesområdet (se nedenfor), LEA eller Uddannelsesudvalget. Tværgående indsatser i AUL. AUL opretholder ledelsesforankring af seks tværgående indsatsområder/bånd. Det bliver dog sådan, at medarbejderne fremover kan deltage i tværgående projekter, stående udvalg og grupper efter behov, ønske og kompetence. For bibliotekernes medarbejdere vil der således ikke længere vil være tale om et fast medlemskab af ét bånd. Studienævnsbetjening og uddannelseskvalitet (SNUK). Udvalget arbejder med processerne omkring udbud af uddannelser, studieordninger, sagsbehand-

8 ling af individuelle sager, studieprogression og uddannelseskvalitet. Uddannelsesstrategisk sekretariat i Uddannelse sekretariatsbetjener udvalget. Undervisnings og Eksamen (UVAEKA). Udvalget arbejder med planlægning og afvikling af undervisning og eksamen, systemunderstøttelse samt udstedelse af beviser. Optagelse og Studiesystemer i Uddannelse sekretariatsbetjener udvalget. Vejledning og Studieinformation (VEST). Udvalget understøtter arbejdet med studievejledning, studieinformation og national rekruttering. Vejledning og Studiestøtte i Uddannelse sekretariatsbetjener udvalget. Internationalisering (INT). Udvalget koordinerer sager om internationalisering af uddannelserne, drøfter handleplaner for international rekruttering, vedligeholder services til internationale studerende samt understøtter samarbejde om ind- og udgående studentermobilitet. International Uddannelse i Uddannelse sekretariatsbetjener udvalget. Side 8/9 Foruden ovennævnte er der etableret en faglig ledergruppe med uddannelsescheferne fra de fire administrative centre og funktionscheferne i Uddannelse. I gruppen indgår vicedirektøren for uddannelse og områdets funktionschefer med undtagelse af funktionschefen for AUL. Gruppen har til formål at koordinere tværgående sager og dele viden om udviklingen på uddannelsesområdet. Det vil blive sikret, at ekspertise fra AUL bringes i spil, hvor det er relevant i forbindelse med tværgående udviklingsopgaver på uddannelsesområdet. 7. Udeståender til senere afklaring Placeringen af specialpædagogiske ydelser i CUDIM er ikke afklaret i den gennemførte proces. Det er aftalt med Arts, at der etableres en proces for dette i løbet af Vicedirektørområdet Uddannelse får en koordinerende rolle i relation kvalitetssikring, fælles tilgange og erfaringsudveksling på området for efter- og videreuddannelse. Dertil kommer uddannelsesjuridiske services og systemunderstøttelse af området. Der er truffet en principbeslutning om EVU-områdets organisering, men det har af tidsmæssige årsager ikke været muligt at fastlægge samspillet med de administrative centre i nærværende proces. En afklaring for området forventes ultimo februar Uddannelsesudvalget har signaleret ønske om at finde en langsigtet løsning for varetagelse af lokalestyring og eksamensplanlægning med henblik på at sikre en mere optimal udnyttelse af AU s samlede infrastruktur. I løbet af 2015 vil der derfor blive udarbejdet et oplæg til drøftelse i udvalget. Oplægget vil indeholde en analyse af mulighederne for fælles systemunderstøttelse. 8. Samarbejdsorganer

9 Vicedirektørområdet Uddannelse etablerer et lokalt samarbejdsudvalg (LSU). Udvalgets størrelse vil blive aftalt i dialog med de faglige organisationer. LSU, Uddannelse vil udøve sin virksomhed i overensstemmelse med reglerne om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner. Side 9/9 Endvidere etableres et lokalt arbejdsmiljøudvalg (LAMU) for hele VD-området samt en arbejdsmiljøgruppe for medarbejderne i Emdrup med henblik på at sikre passende geografisk dækning. Medlemmerne bidrager til at løfte vicedirektørområdets samlede arbejdsmiljøarbejde med afsæt i deres kendskab til funktionsområdernes vilkår. 9. Økonomi Vicedirektørområdet Uddannelse samler (i) løbende driftsbevillinger, (ii) midlertidige projektbevillinger, (iii) midler som puljebestyres og (iv) eksterne projekter fra dele af AU Studier, AU Viden og AU Forskning og Talent. En gennemgang af forventede rammer og udgifter i 2015 viser, at økonomien er i balance for så vidt angår bidragene fra AU Viden og AU Forskning og Talent. Økonomien i bidraget fra AU Studier er kendetegnet ved stor afhængighed af midlertidige projektbevillinger, som delvist bortfalder med udgangen af I dialog med Universitetsledelsen er der fundet en løsning for økonomien i budgetåret 2015, hvor der tilføres betydelig midlertidig finansiering fra den etablerede pulje til udviklingsprojekter. Løsningen indebærer, at Uddannelse foruden indmeldte budgetforbedringer skal finde besparelser for netto 2 mio. kr. Midlerne vil blive fundet gennem fastholdelse af det kvalificerede ansættelsestop og generel økonomisk tilbageholdenhed. Økonomi & Bygninger igangsætter fra 2015 årlige budgetanalyser, hvor et eller flere forvaltningsområder gennemanalyseres med henblik på at vurdere rammebevillinger og udgifter. Det er aftalt med Universitetsledelsen, at det samlede uddannelsesområde herunder vicedirektørområdet Uddannelse gøres til genstand for analyse i første halvår Ikrafttrædelse Den nye organisering træder i kraft den 1. februar Opgaven med at få ovennævnte implementeret herunder organisatoriske og fysiske omplaceringer vil blive varetaget i tæt dialog med områdets medarbejdere. Der vil blive koordineret med medarbejdere og relevante faglige organisationer med henblik på at sikre valg af medarbejderrepræsentanter til LSU og LAMU.