NOTAT. Modtager(e): Studieudvalget. Status på AU på STADS

Transkript

1 Bilag 13.a STADS opdatering Modtager(e): Studieudvalget NOTAT Status på AU på STADS Dato: 11. februar 2010 Sagsnr.: Ref: 1. Overordnet status Implementeringen af STADS som nyt studieadministrativt kernesystem på AU følger planen om overgang i oktober Arbejdet med at sikre programplanens identificerede, kritiske leverancer er sat i gang og skrider overordnet frem nogenlunde som planlagt i 14 projektgrupper bemandet med en blanding af projektledere og projektdeltagere fra Studieforvaltningen, Fælles IT og hovedområder. Side 1/8 Hidtil har en stor del af indsatsen været koncentreret om at skabe fundamentet for en ensartet datastruktur og et samlet systemlandskab på det studieadministrative område. Der er således udarbejdet forslag og truffet beslutning om den fremtidige struktur for uddannelsesdata på AU, og det fremtidige studieadministrative landskab er tegnet i form af en vedtaget systemstrategi for de studieadministrative systemer ved overgangen til STADS. Sideløbende pågår et stort teknisk arbejde med at forberede konverteringen af data og med at etablere produktionsmiljøer. Aarhus Universitet Tlf.: Fax:

2 Side 2/8 Med systemstrategien er lavet en overordnet gap-analyse af, hvordan vi understøtter vores studieadministrative forretningsprocesser i dag, og hvad, vi skal kunne, når vi overgår til STADS. Tilgangen i systemstrategien er, at nytteværdien af STADS skal maksimeres ved forretningstilpasninger, dvs. den funktionalitet, der forefindes i STADS, skal anvendes, hvorfor AU s arbejdsgange så vidt muligt skal tilpasses til den eksisterende funktionalitet. Dog er der en række hensyn, som er særlige for AU, pga. krav i forbindelse med ECTS-label og en afhængighed til kursuskatalog og studieordningsgenerator. Systemstrategiprojektets identificerede gaps mellem STADS og Delfi er videreført til de relevante arbejdsgrupper, der nu og resten af foråret 2010 skal fastlægge fremtidige arbejdsgange og formulere eventuelle krav til nyudvikling. I lyset af at forandringsprocessens projekter er overgået til driften, har der bl.a. været behov for en Styregruppe for AU på STADS, og Eva Teilmann har derfor gjort den hidtidige sporgruppe til styregruppe for projektet og styrket den daglige ledelse ved at udnævne Steffen Skovfoged til programleder. Styregruppen består af Eva Teilmann (Vicedirektør), Flemming Bøge (Vicedirektør for IT), Per Henriksen (Administrationschef), Ole Jensen (Administrationschef), Niels Damgaard (Administrationschef) samt Svend Dyrholm(studerende). Universitetsdirektør, Jørgen Jørgensen, deltager i styregruppens møder. Det er under overvejelse, om styregruppen skal suppleres med en deltager fra ASB, ligesom det overvejes om chefen for UNI-IT, Jørgen Holm, skal deltage på styregruppens møder. 2. Studieordningsgeneratoren konsolideres og videreføres Det samlede, overordnede billede af systemunderstøttelsen efter overgangen til STADS er, at Studieordningsgeneratoren konsolideres og videreføres som et delsystem til STADS og dermed fortsat bliver en helt central fødekilde for en række studieadministrative data. Studieordningsgeneratoren har en stor værdi for AU og har fra projektets start været en kendt mangel ved STADS. Andre identificerede mangler ved STADS, som i dag dækkes af dele af Kursuskataloget og funktionerne i UVA (undervisningsadministration) omlægges til at være en del af Studieordningsgeneratoren, i stedet for at integrere både SOG og UVA til STADS. AU s brugere vil derved opleve en større sammenhæng i den daglige studieadministration, fx ved at der ikke længere vil være et skel mellem systemstudieordninger og dokumentstudieordninger, og ved at undervisnings- og eksamensaktiviteter og deres mange-til-mange relationer sammenkobles. En kraftig forbedring af SOG bliver desuden, at også de sidste 20 % af studieordninger fra NAT og ASB s uddannelser vil kunne rummes i studiegeneratoren, således at prin-

3 Side 3/8 cipperne om ensartede grænseflader mellem hovedområder og fællesadministrationen kan opfyldes. For alle store gaps er der foretaget en vurdering af, hvorvidt et gap skal udmøntes ved, at der skal rejses krav til UNI-IT om understøttelse i STADS, eller om der skal egenudvikles/afkobles eksisterende funktionalitet fra DELFI. Studieordningsgeneratoren er en egenudviklet komponent, og vurderingen har været, at videreførelsen af SOG fortsat skal ske som egenudvikling på AU, men at den skal konsolideres og forankres ved AU IT. Der er igangsat et projekt, der skal sikre den fremadrettede udvikling og design af SOG i tæt samarbejde med AU IT. Studieordningsgeneratoren og UVA er to delsystemer, der er meget kritiske for den daglige studieadministration, oprettelse af korrekte studieordninger og markedsføring af uddannelserne, og en succesfuld overgang til STADS er meget afhængig af, at funktionaliteten videreføres. 3. STADS-samarbejdet Programledelsens overordnede opfattelse af STADS-samarbejdet er, at der er brug for forandringer. Den nuværende udviklingsmodel har vist sig mere krævende end antaget og vurderes ikke at kunne rumme store institutioner som AU og KU. På KU s foranledning er der gennemført en audit af samarbejdet. Hovedkonklusionerne var bl.a. at der ikke fandtes en fælles strategi (eller business case) for hvad man vil med STADS, at der er et uudnyttet potentiale for erfaringsudveksling på tværs af samarbejdet, at STADS samarbejdets rammeværktøjer er udviklet til applikationer i drift, men ikke velegnet til organisatoriske forandringsprojekter som KU og AUs indtræden i samarbejdet. I forlængelse af auditten er der nu igangsat et arbejde for at udvikle STADS-samarbejdet, herunder en ny strategi og organisering. Der er netop gennemført en udbudsforretning af STADS med det resultat, at den hidtidige leverandør Logica fortsætter som systemforvalter og supportansvarlig. Derudover indgås kontrakt med tre øvrige leverandører, som indebærer, at større udviklingsopgaver sendes i mini-udbud mellem de fire leverandører. Set med AU på STADS-programmets øjne er det positivt, at der ikke sker leverandørskift med usikkerhed og evt. udskudte leverancer til følge. 4. Situationen på KU Status på KU s overgang til STADS er, at KU netop har udskudt den planlagte overgang 12. april. Oprindeligt var KU s overgang planlagt til oktober 2009, men blev udskudt til april i.å., blandt andet fordi kritiske krav ikke kunne nås udviklet, leveret og ikke mindst testet i tide. KU har efter et intensivt testforløb primo 2010 fundet, at der stadig var for mange fejl i både nyudviklede og

4 Side 4/8 eksisterende dele af STADS og har derfor besluttet ikke at tage STADS i brug til april. Der foreligger ikke en ny ibrugtagningsdato på nuværende tidspunkt. Uanset hvornår KU vælger at gå på, så var der allerede afsat plads til et efterslæb af KU krav, så selv om man i STADS-samarbejdet i en længere periode end planlagt må prioritere at støtte KU s overgang, så har dette ingen umiddelbar betydning for, at AU s krav kan leveres som planlagt. Det vurderes pt., at AU ikke vil møde de samme problemer som KU. Dels fordi KU på nogle områder baner vejen for AU s krav, dels fordi flere af AU s mest forretningskritiske gaps håndteres via Studieordningsgeneratoren. 5. Vigtigste leverancer fra de 14 projekter: Projekt Vigtigste leverancer Status: Systemstrategi Systemstrategi Overordnet gap-analyse Kompete nceudvikling Kortlægge integrationer til de studieadministrative systemer Koncept for slutbrugeruddannelse Udvikling af kurser Hovedområde implementering og forankring Undervisning af slutbrugere Indstilling vedr. organisatoriske tiltag før idriftsættelsesdatoen (kommunikation med slutbrugere, model for omlægning af studieadministrative arbejdsgange) STADS - implementering og forankring Indstilling vedr. organisatoriske tiltag efter idriftsættelsesdatoen indeholdende (kompetencebehov hos medarbejdere, brugeruddannelse, supportmodel, udviklingsmodel) Kravstyring - udarbejde og implementere kravstyringsproces Test - udarbejde teststrategi samt implementere testproces Support - projektet skal udarbejde

5 Side 5/8 supportstrategi samt sikre implementering af Klargøring af SOG og UVA til STADS Drift - projektet skal udarbejde krav til drift af miljøer samt definere samarbejde med IT-organisation Samle og prioritere krav til SOG fra relevante projekter Undervisningsudbud Forankre SOG i AU-IT Integration af SOG til STADS Afkoble og integrere UVA s kursusbeskrivende del og kursuskataloget med STADS Definere arbejdsprocesser i forbindelse med undervisningsudbud og kursuskatalog Prøver og eksamen Definere arbejdsprocesser for prøver og eksamen KOT-optagelse Definere arbejdsprocesser for KOToptagelsen

6 Side 6/8 Udarbejde gap-analyse Optagelse uden-om- KOT Definere arbejdsprocesser for optagelse af kandidatstuderende, deltidsstuderende og udenlandske studerende Deltagelse i fælles STADS projekt i UNI-IT regi som definerer arbejdsprocesser for optagelse uden om KOT, dvs. kandidatstuderende, deltidsstuderende og udenlandske udvekslingsstuderende Etablering af en intern AU organisation til deltagelse i UNI-IT projektet. Denne fungerer som baggrundsgruppe for arbejdsgruppedeltagere i forbindelse med udarbejdelse af kravspecifikationer Studieordninger Definere arbejdsprocesser for udarbejdelse og vedligeholdelse af studie-

7 Side 7/8 ordninger SU Definere arbejdsprocesser i SUadministrationen Udarbejde gap-analyse Sikre at der etableret et fælles SUkontor på AU Definere arbejdsdelinger mellem hovedområder og fælles SU-kontor Indberetninger og ledelsesinformation Definere arbejdsprocesser for indberetninger og ledelsesinformation Konvertering og datastruktur Fælles og fremtidssikret kodestruktur for hele AU

8 Side 8/8 Model for organisering og tilrettelæggelse af uddannelsesdata AU-begrebsordbog Konverteringsstrategi Konvertere data fra Delfi, ASB- STADS og HIH-STADS til samlet AU-STADS Test-, produktions-, og undervisningsmiljøer Etablere systemer til udvikling, test og produktion Etablere systemer til konvertering :