Forslag til Rudersdal Kommunes Udbudspolitik. Med ændringsforslag og kommentarer

Transkript

1 Forslag til Rudersdal Kommunes Udbudspolitik Med ændringsforslag og kommentarer

2 Forord Denne Udbudspolitik er afstemt med Styrelseslovens regler om kommunal udbudsstrategi. Den erstatter Udbuds- og indkøbspolitikken vedtaget af Sammenlægningsudvalget den 19. juni Rudersdal Kommune ønsker at sikre effektivitet og øget bæredygtighed i opgavevaretagelsen, uanset om der er tale om internt eller eksternt udførte opgaver. Rudersdal Kommune ønsker derfor at være mest mulig uafhængig af, hvem der udfører opgaveløsninger for kommunen, hvorfor Udbudspolitikken også skal sikre fornuftige procedurer, efter hvilke kommunen kan vurdere muligheder for udbud, planlægge og gennemføre udbud samt vælge leverandører i overensstemmelse med de krav, der skal opfyldes. Udbudspolitikken skal endvidere sikre, at kommunen udviser socialt ansvar, samt sikre, at kommunen og dens leverandører overholder relevante direktiver, lovregler, konventioner og overenskomster i øvrigt. Udbudspolitikken omfatter alle kommunens køb af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. I Udbudspolitikken opfattes Rudersdal Kommune som en helhed, hvor brugere, borgere og leverandører sikres indflydelse og åbenhed gennem de udbud, kommunen foretager. Det medfører i praksis, at kommunen ønsker at sikre såvel organisationen, herunder personalet, som de eksterne interessenter en fair og lige behandling i forhold til de opgaver, der skal løses for kommunen. 2

3 1. Formål med Udbudspolitikken Gennem de senere år har den offentlige sektor foretaget en tydeligere opdeling af myndigheds- og driftsopgaverne. Rollefordelingen er blevet mere klar. Hvor driftsopgaver ikke nødvendigvis skal foretages af kommunen selv, kan kommunen, alt afhængig af de givne omstændigheder, udbyde ydelser for herved at sikre at der betales den rigtige pris og leveres den rigtige kvalitet i forhold til den leverede ydelse. Den nye klimaudfordring giver anledning til, at Klimaforebyggelse og øget bæredygtighed for eksempel ved "vugge-til vugge"-tænkning skal søges fremmet i kommunale udbud og indkøb, samt i bygherrepolitikken. Udbudspolitikken skal udover god ledelse og medarbejderinddragelse, være med til at sikre, at Rudersdal Kommune opnår god kvalitet og effektivitet i den kommunale opgavevaretagelse. Herunder en sikring af at de daglige driftsopgaver løses kvalitativt bedst muligt og økonomisk mest fordelagtigt for kommunen. Rudersdal Kommune vil derfor til stadighed undersøge potentialet for effektivisering af den kommunale service gennem god ledelse og medarbejderinddragelse i opgavevaretagelsen, herunder ved udbud af såvel eksternt som internt udførte ydelser. Udbudspolitikken fastlægger endvidere rammerne for initiativret og -pligt samt beslutningskompetence og administrativt ansvar for indkøb og udbud i Rudersdal Kommune. Den rollefordeling er vigtig, ikke mindst set i lyset af, at kommunerne fra 1. januar 2011 skal have udarbejdet en udbudsstrategi for de kommende års arbejde med udbud, se hovedafsnit 5. Denne udbudspolitik indeholder udbudsstrategien, og udbudspolitikken afspejler kommunens politik og retningslinjer i øvrigt for køb af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. Det samlede materiale under Udbudspolitikken indeholder således følgende politikområder med bilagsnumrene: 1. Bygherrepolitik for Rudersdal Kommune 2. Udbudsplan 2011 for Indkøbsfunktionen med overslagsår 2012 og Udbudspolitikkens omfang og afgrænsning Udbudspolitikken omfatter alle Rudersdal Kommunes indkøb af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver, herunder også anskaffelser, der foretages i relation til leje- og leasingaftaler. Udbud kan generelt defineres som alle de situationer, hvor kommunen opfordrer eksterne tilbudsgivere til at afgive bud på en given vare eller tjenesteydelse, som kommunen efterspørger. Udbudspolitikken omhandler ikke de opgaver, kommunen udfører som myndighed, men alene de 3

4 opgaver, der helt eller delvist kan overgå til eksterne leverandører som følge af, at opgavens karakter ikke er relateret direkte eller indirekte til myndighedsudøvelsen. Rudersdal Kommunes områder, skoler og institutioner opfattes i indkøbsmæssig sammenhæng som én samlet organisation (1). Udbudspolitikken skal følges af alle områder i forhold til indkøb af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. De selvejende enheder er ikke omfattet af Udbudspolitikken, men såfremt en selvejende enhed ønsker at være omfattet af kommunens udbudspolitik, kan den tilmelde sig generelt eller fra sag til sag. I det omfang, der fra kommunens side foretages budgetmæssige korrektioner af områdernes økonomi som følge af eksempelvis forbedrede indkøbsaftaler, foretages der tilsvarende korrektioner af de selvejende enheders økonomi, uanset om enheden er omfattet af udbudspolitikken eller ej. 3. Central koordinering af indkøb, udbud og kontrakter Rudersdal Kommune har etableret to centrale kontraktudbydere: 1. Indkøbsfunktionen, en funktionsgruppe under Økonomi, med ansvar for udbud af varer og tjenesteydelser 2. Rudersdal Ejendomme, en enhed under Teknik og Miljø, med ansvar for udbud af byggeog anlægsopgaver. De to centrale kontraktudbydere er ansvarlige for alle udbud og kontrakter, der rækker på tværs (horisontale aftaler) af to eller flere områder i Rudersdal Kommune. Kontrakter og aftaler, der alene omfatter et område (vertikale aftaler) tilhører området, dog på en sådan måde, at de to centrale kontraktudbydere som udgangspunkt optræder som rådgivere i forbindelse med udbud og kontrakttilblivelsen. Registreringen sker for at sikre et overblik over kommunens juridiske og økonomiske forpligtigelser inden for køb, leje, og leasing af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver. Registreringen skal endvidere sikre såvel revisionens mulighed for at få adgang til data som borgernes krav ifølge Lov om offentlighed i forvaltningen. Alle kommunens kontrakter vedrørende varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver skal registreres af henholdsvis Indkøbsfunktionen og Rudersdal Ejendomme. 1 Bek. nr. 937 af , Udbudsdirektivet med tilhørende vejledning af

5 Grafisk afbildning af horisontale og vertikale kontrakter: 1. Horisontale udbud eller kontrakter er generelt gældende for to eller flere områder 2. Vertikale udbud eller kontrakter er gældende for det enkelte område / enheden 1 Central kontraktudbyder udbyder Horisontale kontrakter. Eksempelvis, kontormaterialer, møbler, kopimaskiner, it-udstyr, telefoni, forsikringer, rengøring, håndværkerydelser, elevatorservice, tekniske alarmer, energirådgivning mv. Indkøbsfunktionen eller Rudersdal Ejendomme har ansvaret for udbud og kontrakt. Dagtilbud til børn sens udførelse. Ejendomme. Enheden har ansvar for se lve yde l- bistand fra Indkøbsfun ktionen eller Rudersdal Enhedsvise udbud og kontrakter indgået med Vertikale udbud og kontrakter disponering. Skoler Enheden har ansvaret for planlægning og fra Indkøbsfunktionen, eksempelvis skolemøbler. Enhedsvise aftaler og udbud indgået med bistand Vertikale udbud og kontrakter Opdelingen i horisontale og vertikale udbud og kontrakter er foretaget for at sikre en klar ansvars- og kompetencefordeling mellem de centrale kontraktudbydere og de respektive områder. Horisontale udbud og kontrakter tilhører de to centrale kontraktudbydere. I praksis kan der være en adskillelse mellem udbuds- og kontraktansvaret, og det praktiske ansvar for en kontrakt. Eksempel: Rengøring hvor udbuddet og kontrakten er placeret i Indkøb, men Drift/Bygninger varetager de daglige kontrol- og tilsynsopgaver. Vertikale udbud og kontrakter, tilhører området, men på en sådan måde, at de to centrale kontraktudbydere som udgangspunkt optræder som rådgivere i forhold til udbuddet og i den efterfølgende kontraktudarbejdelse. Ansvars- og kompetencefordeling mellem områder og de to centrale kontraktudbydere: 1. Alle udbud og kontrakter i Rudersdal Kommune vurderes løbende ift. ovenstående opdeling mellem, hvorvidt de er horisontale (generelt gældende) eller vertikale (områdespecifikke). 2. Uanset den ovenstående ansvars- og opgavefordeling godkender Indkøbsfunktionen og Rudersdal Ejendomme de juridiske og økonomiske aspekter i alle kommunens kontrakter. Indkøbsfunktionen og Rudersdal Ejendomme fungerer således som centrale kontraktkoordinatorer for Rudersdal Kommune, idet alle kommunens kontrakter vedrørende varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver som nævnt skal registreres af disse funktioner. 4. Arbejdsgrundlag 5

6 Indkøb: Indkøbsfunktionen arbejder bl.a. efter den af Kommunalbestyrelsen årligt vedtagne Udbudsplan. Udbudsplanen udarbejdes under hensyn til, hvorvidt de pågældende opgaver er omfattet af: 1. EU-udbudsregler, 2. Nationale regler for udbud og annoncering i Tilbudsloven, 3. Kommunens udbudsstrategi, jf. Kommunalbestyrelsens beslutning. Indkøbsfunktionen skal understøtte og rådgive alle områder og institutioner i kommercielle og juridiske forhold vedrørende indkøb af varer og tjenesteydelser, herunder skal Indkøb opfylde et årligt resultatkrav, der fastlægges i den årlige Udbudsplan. Indkøbsfunktionen koordinerer Udbudsplanen med Områderne for herved at sikre en fornuftig prioritering af opgaverne. Udbudsplanen er endvidere koordineret med samarbejdskommunerne jf. afsnit 6 om Rudersdal Kommune, indkøb og netværk. Med henblik på at sikre en opfølgning på Udbudsplanen udarbejder Indkøbsfunktionen og Rudersdal Ejendomme i først halvår et regnskab for det foregående kalenderårs arbejde. Indkøbsfunktionen skal endvidere afrapportere eventuelle budgetkorrektioner samt en statusredegørelse i forhold til udbudsstrategiens målopfyldelse, jf. afsnit 5 Rudersdal Ejendomme: Såvel rådgiverydelser som entreprenørydelser konkurrenceudsættes i overensstemmelse med Tilbudsloven, EU's udbudsdirektiv og nærværende udbudspolitik. Opgaver, der ikke er annoncerings- eller udbudspligtige kan udbydes, når det efter en konkret vurdering skønnes hensigtsmæssigt. Der henvises i øvrigt til Rudersdal Kommunes Bygherrepolitik. Desuden varetager Rudersdal Ejendomme al udvendig vedligeholdelse af kommunens bygninger samt disses tekniske installationer. Rudersdal Ejendomme skal i løbet af 2011 og 2012 udvide rammeaftalen på en sådan måde, at al væsentlig indvendig vedligehold skal købes via en rammeaftale uanset den budgetmæssige decentralisering. Frem til etableringen af en ny rammeaftale kan institutionerne benytte sig af den eksisterende rammeaftale på frivillig basis. For at få så meget fleksibilitet i opgavevaretagelsen som mulig, indgås rammeaftale med alle interesserede entreprenører og håndværkere. Rudersdal Ejendomme skal etablere en servicedesk, der fremover skal kunne håndtere akutte opgaver således, at også disse indkøb optimeres og omfattes af rammeaftalen. Rudersdal Ejendomme foretager i samarbejde med Indkøbsfunktionen fælles indkøb af alle energileverancer Brugerinddragelse 6

7 I forbindelse med udbud af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver etableres der efter behov arbejds- og/eller brugergrupper. Disse grupper skal sikre, at brugerne bliver inddraget på en god og fornuftig måde. Brugergrupperne ledes / supporteres som udgangspunkt af Indkøbsfunktionen eller Rudersdal Ejendomme, og de er sammensat af personer, der repræsenterer det/de relevante områder ud fra eksempelvis en politisk prioritering, faglig og/eller erfaringsmæssig baggrund. I forhold til udbud af varer og tjeneste-ydelser skal brugergrupperne som hovedregel indestå for såvel de faglige krav som det kvalitative indhold i kravspecifikationerne. Ved bygge- og anlægsopgaver bidrager brugergrupperne med faglig viden og indsigt i relation til de funktionelle krav og indretningen, hvorimod den byggetekniske rådgivning typisk overlades til eksterne rådgivere Aftaleformer frivillige eller bindende aftaler Rudersdal Kommune anvender følgende 3 aftaleformer, der vælges ud fra, hvorvidt de er omfattet af udbudsregler: 1. bindende aftaler med een leverandør aftaleform anvendes typisk ifm. udbud, 2. bindende rammeaftaler med flere leverandører aftaleform ifm. udbud eller ifm. stor spredning i brugernes krav og behov, jf. eksempelvis møbler, legeredskaber mv. 3. frivillige rammeaftaler, aftaleform typisk ifm. mindre indkøbsområder. Alle indkøbsaftaler indgået på baggrund af udbud er som udgangspunkt bindende aftaler for hele organisationen Aftaleperioder. Af hensyn til såvel et stabilitetskrav som intern ressourceoptimering tilstræber Rudersdal Kommune, at indkøbsaftaler har en varighed på minimum 2 til 4 år. Længerevarende aftaler skal altid ses i forhold til kommunens og leverandørernes bagvedliggende investerings- og omkostningsstruktur Indkøbsaftaler Indkøbsaftaler skal sikre indkøbskoordinering af identiske varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver for hele organisationen Rudersdal Kommune. Indkøbsaftaler indgås i skriftlig form, og aftalerne skal som udgangspunkt være affattet af Rudersdal Kommune med henblik på at sikre kommunens samlede økonomiske og juridiske interesser. Aftalerne indeholder de fornødne oplysninger, således at disponenterne kan træffe korrekte indkøbsbeslutninger. Det kan eksempelvis være oplysninger i relation til aftalens parter, aftaleperiode, ophør, priser, rabatter, betalingsbetingelser, leveringstid, leveringssted, risikoovergang, forsikring, garanti, ansvar, service og miljø. Aftaler om bygge- og anlægsopgaver skal indgås i overensstemmelse med den af Rudersdal Ejendomme udarbejdede standardskabelon for bygge- og anlægsopgave. 7

8 4.5. Indkøb og miljø Rudersdal Kommune skal i forbindelse med de konkrete udbud forudsætte miljømæssige tildelingskriterier og kontraktkrav. Det gælder eksempelvis miljøkrav og bæredygtighed i relation til økologiske varer, energiforbrug, emission og ergonomiske krav således, at miljø udover at være relateret til produktkrav, også relateres til det arbejdsmiljø, som omgiver leverandørernes personale og kommunens borgere og personale. For så vidt angår energibegrænsende tiltag ved Kommunens ejendomme og byggeri henvises der til kommunens Bygherrepolitik afsnit Kriterier for udbud i Rudersdal Kommune Alle anskaffelser af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver vurderes i forhold til EU s udbudsregler og nationale regler for udbud og annoncering i Tilbudsloven. Ved udbud udarbejdes der en tids- og handleplan, der som udgangspunkt omfatter: 1. angivelse af hvilken udbudsform, (bindende aftale, bindende rammeaftale eller frivillig rammeaftale) der vil blive anvendt: offentligt udbud begrænset udbud med prækvalifikation udbud med forhandling udbud med konkurrencepræget dialog udbud som dynamisk indkøbssystem 2. evt. beskrivelse af markedsforhold, investeringshensyn og ressourceoptimering. 3. vurdering af geografiske/organisatoriske hensyn, herunder evt. udbud af delopgaver eller delområder. 4. angivelse af hvilke kriterier der skal være gældende for udvælgelse af tilbudsgivere og senere tildeling af kontrakten, 5. angivelse af hvordan kvalitets- og mængdekontrol samt kontrakt opfølgning indgår som en integreret del af udbudsmaterialet og i den efterfølgende kontrakt Udbud og personalemæssige forhold På områder hvor udbuddet omfatter kommunalt ansat personale finder virksomhedsoverdragelsesloven anvendelse. Rudersdal Kommune vil i den sammenhæng inddrage de ansatte, deres respektive faglige organisationer og samarbejdsudvalg i processen så tidligt som muligt og stille ressourcer til rådighed for de ansatte, således at de ansatte, får alle relevante informationer og de bedste forudsætninger for selv at afgive kontrolbud på opgaven. For at en udlicitering og afgivelse af kontrolbud kan være fair og retfærdig, stiller Kommunen i sine udbud af opgaver i udlicitering krav om, at medarbejdernes løn og ansættelsesforhold ikke må forringes ved udlicitering Kontrolbud 8

9 På alle områder hvor udbuddet omfatter kommunalt ansat personale, skal personalet have mulighed for at afgive kontrolbud. I forbindelse med at der udarbejdes et kontroltilbud på den udbudte ydelse vil kommunen sikre, at: 1. der er de fornødne ressourcer og faglige kompetencer tilstede i forbindelse med udarbejdelse af kontroltilbuddet eksempelvis med inddragelse af ekstern bistand, 2. kontroltilbuddet overholder interne retningslinier og økonomiske rammer samt eksterne regler for afgivelse af kontroltilbud, 3. kontroltilbud organiseres således, at der ikke opstår habilitetsproblemer Social ansvarlighed Rudersdal Kommune vil efterleve dansk arbejdsmarkeds lovgivning og ILO-konventioner på alle områder og stille krav om at Kommunens leverandører gør det samme. Rudersdal Kommune vil endvidere i forbindelse med større udbud stille krav om sociale klausuler i udbudsmaterialet. I forhold til social ansvarlighed vil Rudersdal Kommune vurdere 1. at integrere - ved at stille krav om, at kontrakthaver ansætter personer på særlige vilkår (fx fleksjob, handicappede, lærlinge og elever) eller ved at skabe bedre muligheder for at aktivere ledige, svarende til antallet på en tilsvarende kommunal arbejdsplads. 2. at sanktionere bygge- og anlægsopgaver som væsentlig misligholdelse, såfremt entreprenørers og disses underentreprenørers medarbejdere har ansættelsesvilkår, der er dårligere end de som gælder i henhold til lov, overenskomst eller lignende på den egn, hvor arbejdet udføres, jf. ILO konvention nr. 94 om Arbejdsklausuler i statslige kontrakter. Sanktionerne kan være tilbageholdelse og/eller modregning af betaling og ultimativt hæveadgang Kvalitetssikring og opfølgning For at sikre kvalitet i en opgave vil Rudersdal Kommune - som udgangspunkt allerede ved udformningen af udbudsmaterialet - opstille målbare kvalitetskrav eventuelt ud fra gældende standarder og udbudsspecifikationer, der kan danne grundlag for en løbende opfølgning af den senere kontrakt. Rudersdal Kommune vil efter tildeling af en opgave sikre sig, at kommunen får løst opgaven ud fra de i udbudsmaterialet og kontrakten opstillede krav, idet det tilstræbes, at der løbende sker kvalitetskontrol og opfølgning i dialog med såvel brugerne som leverandøren i hele kontraktperioden. Dette kan ske ved bl.a. opfølgningsmøder, stikprøvekontrol, fælleskontrol med brugerne og leverandøren, leverandørens egenkontrol, brugerundersøgelser mv. 5. Udbudspolitik og IKU-indikator. Den af Kommunalbestyrelsen årligt vedtagne Udbudsplan skal tage udgangspunkt i denne udbudspolitik, der er afstemt med Styrelseslovens regler om en kommunal udbudsstrategi. 9

10 Målet med Udbudsstrategien er, at kommunerne efterlever KL s aftale med regeringen om øget konkurrenceudsættelse i kommunerne IKU-indikatoren. Rudersdal Kommune skal således ifølge målsætningen have nået en konkurrenceudsættelse på 31,5% senest i Indikatoren for konkurrenceudsættelse (IKU) måler de konkurrenceudsatte udgifter i kommunerne som andel af de udgifter, det er muligt at konkurrenceudsætte. Dermed omfatter indikatoren både kommunens brug af private leverandører og kommunens egne vundne udbud. Rudersdal Kommune har vedtaget 5 overordnede principper for udbudsstrategien, jf. Bilag Rudersdal Kommune, indkøb og netværk Rudersdal Kommune indgår i et formelt indkøbs- og udbudsfællesskab med Gentofte, Gladsaxe, Lyngby-Taarbæk og Frederiksberg Kommuner. Herudover deltager Rudersdal Kommune i ad-hoc samarbejder med en række andre nordsjællandske kommuner. De fælles udbud foretages primært i relation til udbud af varer og tjenesteydelser, hvor dette findes hensigtsmæssigt ud fra en faglig og indkøbsstrategisk vurdering. 7. Rudersdal Kommune som aktiv indkøbspartner Udbudspolitikkens overordnede målsætning om klimaforebyggelse, åbenhed, indflydelse og udbud skal af såvel nuværende som potentielle leverandører - store som små - opleves som en fair og reel behandling, hvor der er lige adgang til at byde på udbud og dermed deltage i konkurrencen om løsningen af fremtidige kommunale indkøb og opgaver, herunder vil kommunen naturligvis efterleve de gene-relle principper om gennemsigtighed og ligebehandling i udbuddene, idet udbud som minimum offentliggøres på kommunens hjemmeside. Rudersdal Kommune vil tilrettelægge sine udbud og indkøb på en sådan måde, at alle leverandører - store som små - får mulighed for at byde på opgaverne. Det kan eksempelvis ske gennem opdeling af udbud i mindre dele eller opdeling i geografiske delområder. Rudersdal Kommune ønsker således at være en aktiv samhandelspartner, hvor kommunen via udbud udvælger og samarbejder med de bedste leverandører på markedet. De af kommunen valgte leverandører skal opleve en offentlig aftalepartner, der aktivt gennem løbende dialog medvirker i eksempelvis en optimering af værdikæder, innovation af produkter og ydelser, og som i øvrigt ønsker at fremstå som en professionel kunde med en central beliggenhed i det grønne område nord for København. 8. Ændring af Udbudspolitikken Med udbudspolitikken har Rudersdal Kommune fastlagt procedure- og kompetenceregler for, hvornår og hvorledes kommunen indkøber varer og tjenesteydelser samt bygge og anlægsopgaver. Udbudspolitikken skal senest revideres i forbindelse med den ny kommunalbestyrelses tiltræden i

11 4 principper for udbudspolitikken i Rudersdal Kommune Princip 1 - konkurrence: 1. Kommunen vil forfølge det mål for konkurrenceudsættelse, som aftales mellem Regeringen og kommunerne, jf. IKU afsnit 5 i Udbudspolitikken. 2. De kommunale driftsopgaver skal løses efter principper om god ledelse og medarbejderinddragelse, ansvarligt, bedst og billigst. Det medfører, at kommunen blandt andet anvender konkurrenceudsættelsen til at skærpe fokus på tilrettelæggelsen og udførelsen af egne opgaver. 3. Kommunen påser, at de driftsopgaver, som konkurrenceudsættes, er veltrimmede forud for udbuddets iværksættelse, herunder at opgaverne er belyst tilstrækkeligt således, at der kan træffes beslutninger på et gennemarbejdet grundlag. Princip 2 - effektivisering: 1. Kommunen skal være en professionel bestiller af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. 2. Konkurrenceudsættelse af varer og tjenesteydelser, bygge- og anlægsopgaver samt kommunale driftsopgaver er et centralt element i kommunens effektiviseringsindsats. 3. Kommunen overdrager alene driftsopgaver til private leverandører, hvis der er sikkerhed for ansvarlighed, leverance og kvalitet i opgaveløsningen. Princip 3 - økonomi: 1. Kommunen forfølger såvel økonomisk besparelsespotentialer, social ansvarlighed som mere kvalitet og bæredygtighed for pengene hos de private leverandører. 2. Kommunen fokuserer i første omgang på de driftsopgaver, hvor der er et stort volumen og forventeligt det største potentiale. 3. Kommunen tilpasser konkurrenceudsættelsen til markedet, lokalt, regionalt og på landsplan samt i forhold til den økonomiske udvikling og behov for bæredygtighed. 4. Kommunen overdrager kun driftsopgaver til private leverandører, hvis der er et reelt besparelsespotentiale eller hvor kommunen får mere kvalitet for de samme ressourcer. 5. Kommunen er parat til at hjemtage allerede outsourcede driftsopgaver, der kan løses billigere og bedre i kommunen. Princip 4 samarbejde og netværk: 1. Kommunen indgår i tværkommunale samarbejder, hvis det styrker kommunens position samt bidrage til øget potentiale for kommunen. 2. Kommunen drager erfaringer fra og benchmarker med andre kommuner på driftsområder, hvor der kan være usikkerhed om ressourceforbrug og besparelsespotentialer. 3. Kommunen udarbejder kravspecifikationer og tilrettelægger udbudsprocesser, der skal være et solidt fundament for intern styring og et godt samarbejde med kommende leverandører. 11

12 4. Kommunen betragter ledere og medarbejdere som aktive medspillere i udbudsprocessen. Princip 5 ansvarlighed 1. Kommunen søger gennem god ledelse og medarbejderinddragelse i opgavevaretagelsen, at skærpe fokus på tilrettelæggelsen og udførelsen af egne opgaver, således at de kommunale driftsopgaver er veltrimmede og udføres med høj kvalitet. 2. Kommune vil efterleve dansk arbejdsmarkeds lovgivning og ILO-konventioner på alle områder, og stille krav om at Kommunens leverandører gør det samme. 3. Kommunen stiller i forbindelse med udlicitering krav om, at medarbejdernes løn og ansættelsesforhold ikke må forringes. 4. Rudersdal Kommune vil i forbindelse med større udbud stille krav om sociale klausuler i udbudsmaterialet. 5. På alle områder hvor udbuddet omfatter kommunalt ansat personale, skal personalet have mulighed for at afgive kontrolbud. 12

13 2010 Bygherrepolitik Med ændringsforslag og kommentarer 13

14 Bygherrepolitik Indholdsfortegnelse 1.0 Introduktion Arkitektur Funktion Kvalitet Energitiltag Miljøhensyn Indeklima Udbudsmodeller Økonomi og totaløkonomi Arbejdsmiljø & sikkerhed Organisation og proces Fagområdets ansvar Rudersdal Ejendommes ansvar Øvrige områders ansvar

15 1.0 Introduktion Rudersdal Kommune vedtog i 2010 en Klima- og Energipolitik med en række indsatsområder, der blandt andet fastlagde, at kommunen også ville udarbejde en egentlig bygherrepolitik. Bygherrepolitikken sigter på at sikre en optimal balance i alle de forhold der indgår, når kommunen renoverer eller opfører nye byggerier. Bygherrepolitikken gælder således både for vedligehold, renovering, opførelse af tilbygninger og nybyggeri. Forhold som f.eks. økonomi, funktion, design, arkitektur holdt op mod Rudersdal Kommunes ambition om at være Danmarks bedste bokommune indgår derfor i planlægningen af kommunens fremadrettede bygge- og anlægsaktiviteter og skal sikre fleksible og langtidsholdbare løsninger. Bygherrepolitikken understøttes af Rudersdal Kommunes udbudspolitik og er udgangspunktet for den rådgivning Rudersdal Ejendomme yder overfor interne parter/områder samt når Rudersdal Ejendomme som bygherre - på områdernes vegne gennemfører byggeprojekter. Bygherrepolitikken skal bl.a. sikre fokus på: - Helhedsorienterede løsninger der er miljø- og energirigtige, fleksible og fremtidssikrede og fremstår i god kvalitet og i en arkitektur der er tilpasset det område bygningen ligger i og opfylder kravene om tilgængelighed i FNs konvention om rettigheder for personer med handicap. - Byggerier der opleves af brugerne som værende med godt og tidssvarende indeklima og arbejdsmiljø og som fremstår i høj kvalitet og som fremmer udvikling af de til enhver tid værende bedste miljømæssige og bæredygtige løsninger. - En optimal totaløkonomi i projekterne, hvor byggeriets efterfølgende drift og vedligehold indregnes i den totale økonomi, således at der skabes økonomisk langsigtede bæredygtige løsninger. - En transparent intern proces i byggeriets faser fra planlægning, opførelse til idriftsættelse, hvor alle aktører ved, hvilket ansvar der påhviler én. - At sikre en optimal udbudsproces der sikrer kommunen de økonomisk mest fordelagtige projekter - Genanvendelse af viden fra hvert enkelt projekt i kommende projekter. 15

16 2.0 Arkitektur Ifølge kommunens Kommuneplan 2009 skal der både ved nybyggeri og i forbindelse med bevaring og renovering være fokus på god arkitektur. Bevaringsværdige bygninger, byområder og kulturmiljøer skal udpeges med henblik på sikring af disse, og der skal formuleres en arkitekturpolitik med henblik på at fremme god arkitektur og et godt bymiljø også i erhvervsområderne. I den forbindelse skal der også ses nærmere på mulighederne for inden for eksisterende bymiljøer og boligområder at give plads for ny arkitektur. Nye byggerier skal som udgangspunkt altid bidrage til at fastholde eller forbedre et byområdes arkitektoniske kvalitet. Ved planlægningen af nye byggerier, skal der tages stilling til hvorvidt dette bedst sker ved at bygningen arkitektonisk underordner eller tilpasser sig det eksisterende miljø eller ved at tilføre området kvalitet i form af ny arkitektur. Ved udbud af projekter i totalentreprise skal arkitektonisk værdi som hovedregel indgå i bedømmelsen af projektet som et af flere kriterier for tildeling af kontrakten. 3.0 Funktion Kommunens byggerier er som hovedregel affødt af et funktionsbehov. Byggerierne vil derfor være tilpasset denne funktion samtidig med, at der tilstræbes maksimal fleksibilitet i anvendelse og indretning. Brugerne er i denne sammenhæng i centrum, således at disses krav og ønsker, i det omfang det er muligt, imødekommes. Brugerne inddrages som minimum derfor i hele planlægnings- og beslutningsfasen. Med henblik på at opnå optimal udnyttelse af den samlede bygningsmasse, kan det være hensigtsmæssigt, at bygninger indrettes således at de er anvendelige til flere formål, fx et formål i dagtimerne og andre formål i aftentimerne. Befolkningssammensætningen ændrer sig over tid, ligesom kravene til de bygninger og institutioner som kommunen anvender, ændrer sig. Derfor er det vigtigt, at kommunen sikrer fleksibilitet i sine byggerier, der gør det muligt så enkelt som muligt at følge med tidens ændrede krav og behov. Kommunen skal i hele byggefasen have focus på tilgængelighed for handicappede, og inddrage og søge viden herom hos blandt andet handicapopganisationerne i kommunen. 16

17 4.0 Kvalitet Rudersdal Kommune vægter kvalitet i byggerierne højt. Det gælder i såvel valg af materialer som i udførelsen af byggeriet. Netop anvendelsen af totaløkonomiske betragtninger gør det muligt for kommunen at vælge lidt dyrere løsninger i anlægsfasen, når dette tilgodeses i driftsfasen. I udførelsen byggeriet stiller Rudersdal Kommune store krav til entreprenøren for at levere løsninger af høj kvalitet ligesom alle entreprenører skal dokumentere, at de anvender et anerkendt kvalitetssikringssystem i alle faser af byggeriet. Ved planlægningen af kommunens byggerier vil beskrivelse af materialevalg, energi og miljøkrav og kvalitet således også indgå i udbuddet. Kommunen skal i evalueringen af projekter også lade totaløkonomiske betragtninger indgå. God materialekvalitet samt løsninger (typisk af energimæssig karakter), der kan være dyrere i anlægsfasen, skal således indgå i kommunens byggerier. 5.0 Energitiltag Bygningsreglementet har i dag standarder for lavenergibyggeri. Rudersdal Kommune ønsker at opføre nybyggeri i lavenergiklasse 2015 som ny standard 2 for kommunens eget byggeri, og dermed gå foran og sende et klart signal til andre bygherrer om nødvendigheden af at bygge miljø- og energirigtigt og dermed bidrage til begrænsning af CO2., samt forebygge driftudgifterne på langt sigt. Vedvarende energiformer skal fremmes til decentral energiforsyning, herunder lagerkapacitet for sol og vindenergi. Derudover vil kommunen i hvert tilfælde vurdere andre mulige tiltag fra f.eks. passivhusstandarden, når der er forhold, der taler herfor. 2 Lavenergiklasse 2015 i det seneste bygningsreglement, BR10, er den nærmeste afløser for det tidligere bygningsreglements, BR08, Lavenergiklasse 1. I Lavenergiklasse 2015 er energirammen i forhold til den tidligere Lavenergiklasse 1 sænket med ca. 10%, hvilket betyder, at energiforbrug for et hus i Lavenergiklasse 2015 vil være 37 kwh pr. m2 mod tidl. 42 kwh/m2. 17

18 Implementering af "grøn energi" i såvel renoveringsprojekter som nybyggeri skal indgå Dette kan gøres totaløkonomisk bæredygtigt og det kan indgå i bygningens arkitektur og hensyntagen til området i øvrigt. 6.0 Miljøhensyn I et ethvert bygge- og/eller renoveringsprojekt skal Rudersdal Ejendomme overveje miljømæssige bæredygtige elementer i byggeriet. Dette kan med fordel ske under hensyntagen til såvel totaløkonomi, arkitektur og funktion herunder ikke mindst reducering af fremtidige driftudgifter. Eksempelvis vil forhold omkring nedsivning af regnvand fra ejendommen være et krav. Dertil kommer andre elementer, som f.eks. grønne tage og genbrug af regnvand. Den teknologiske udvikling på dette område er stærk og kommunen vil aktivt fremme denne med henblik på at sikre yderligere løbende ideudvikling indenfor bæredygtige løsninger i byggeriet. Også når det gælder valg af materialer i byggeriet ønsker Rudersdal Kommune, at materialer der ved deres tilblivelse på den en eller anden måde tager hensyn til den miljømæssige belastning og som opfylder bygherrens krav i øvrigt, prioriteres. 7.0 Indeklima Kommunen har fokus på indeklimadelen for byggerier, som udgør en del af arbejds- og opholdsmiljøet. I valget af løsninger, når det gælder bl.a. overflader, ventilation, varme, akustik og dagslys, ønsker kommunen at finde helhedsløsninger, der optimerer indeklimaet samtidigt med at øvrige forhold som funktion og arkitektur tænkes ind i de valgte løsninger. Også på dette område vil kommunen sikre, at der anvendes energioptimale løsninger f.eks. indenfor ventilation, hvor naturlig ventilation kan være en del af løsningerne. 18

19 8.0 Udbudsmodeller Som offentlig bygherre skal Rudersdal Kommune overholde den danske Tilbudslov og ved større byggerier EU's udbudsdirektiv. Heraf følger at sådanne udbud skal ske som en transparent proces efter ligebehandlingsprincippet. Rudersdal Ejendomme har ladet gennemføre en række rammeudbud under såvel EU- som national lovgivning, der gør kommunen i stand til at vælge mellem en række rådgivere. Desuden er der gennemført rammeudbud for visse typer entreprenørarbejder. Rudersdal Ejendomme vil løbende vedligeholde og videreudvikle disse rammeaftaler. Der kan efter almindelige udbudsregler desuden indhentes tilbud fra andre rådgivere og entreprenører såfremt dette skønnes formålstjenstligt. Rudersdal Kommune vil ofte udbyde opgaver med tildelingskriteriet "Økonomisk mest fordelagtige" fordi netop denne model kan sikre at flere kriterier vægtet kan indgå i bedømmelsen. Typisk er det kriterier som økonomi, herunder fremtidige driftudgifter til el, varme, ventilation m.v., arkitektur, kvalitet og funktion, der kan indgå i en vægtet bedømmelse og som sikrer, at kommunen kan vælge en optimal balanceret løsning, der tilgodeser de kriterier som kommunen finder vigtigt i et byggeri eller renovering. Rudersdal kommune stiller i udbudsmaterialet til de bydende krav om overholdelse af såvel sociale klausuler som arbejdsklausuler i overensstemmelse med kommunens udbudspolitik. Følgende klausul indskrives i alle bygherreudbud: Hovedentreprenøren er erstatningsansvarlig for manglende overholdelse af danske overenskomst- og aflønningsforhold. Hovedentreprenøren forpligter sig således til at sikre de ansatte medarbejdere som hovedentreprenøren og eventuelle underentreprenører, af enhver art, beskæftiger i forbindelse med entreprisens udførelse, ansættes og aflønnes i henhold til gældende danske overenskomster indenfor de enkelte ansattes faglige område. Overholder hovedentreprenøren ikke denne forpligtelse, og medfører dette et berettiget økonomisk krav fra en eller flere af de ved entreprisen beskæftigede medarbejdere, er hovedentreprenøren erstatningsansvarlig herfor, og Rudersdal Kommune kan som bygherre tilbageholde betalinger 19

20 i henhold til entrepriseaftalen med henblik på at tilgodese kravet fra medarbejderne. Enhver byggeopgave vurderes udbudsteknisk individuelt og de enkelte kriterier og deres vægtning vil derfor variere fra projekt til projekt. I visse tilfælde gennemføres udbud som arkitektkonkurrence, hvor de bydende på baggrund af en funktionsbeskrivelse, fremkommer med individuelle bud på en arkitektonisk, funktionel og energirigtig løsning. Sådanne arkitektkonkurrencer vil med fordel kunne anvendes på projekter, hvor der er særlige udfordringer det være sig arkitekttoniske hensyn, funktionelle udfordringer eller lign. Rudersdal Kommune vil i hvert enkelt projekt søge at finde den optimale samarbejdsmodel med de eksterne samarbejdspartnere, der dels skal sikre optimal pris og kvalitet, men også skal bidrage til at implementere bæredygtige løsninger, både når det gælder materialevalg, tekniske- og energioptimale løsninger, arbejdsmiljø og indeklimaforhold mm. 9.0 Økonomi og totaløkonomi Ethvert bygge- eller renoveringsprojekt er i byggefasen underlagt et anlægsbudget. Anlægsbudgettet skal indeholde alle de for projektets gennemførelse nødvendige ydelser herunder eksempelvis; byggetilladelser o.lign, rådgivning og projektering, entreprenøromkostninger, vejrligsforanstaltninger, evt. bygherreleverancer, håndtering af evt. forurening, udenomsarealer og deres indretning samt ramme for uforudseelige udgifter. Rudersdal Kommune vil i de kommende byggerier forsøgsvis også udbyde den afledte drift af visse typer byggerier. Udbuddet af driften vil ske som option - typisk med en driftsramme på 3-8 år. Ved at udbyde dette sammen med selve byggeriet sikres også konkurrence på driften og entreprenøren tvinges til også at tænke totaløkonomi i de løsninger der tilbydes. Når der udarbejdes byggeprojekter i kommunen, vil der kunne indarbejdes løsninger, der i udgangspunktet fordyrer byggeriet i anlægsfasen, når der i en totaløkonomisk beregning kan vises en markant effekt af den pågældende løsning. I udgangspunktet skal sådanne løsninger kunne implementeres med en tilbagebetalingstid på under 10 år. Kommunen har specielt fokus på energi- og miljøløsninger. 20

21 10.0 Arbejdsmiljø & sikkerhed Rudersdal Ejendomme har som bygherre det overordnede ansvar for sikkerheds- og sundhedsarbejdet på kommunens byggepladser. Dette ansvar kan uddelegeres én gang, hvilket Rudersdal Ejendomme som hovedregel altid gør til totalentreprenøren eller en valgt ledende entreprenør på byggepladsen Organisation og proces Rudersdals Kommunens Økonomiudvalg er øverste byggeudvalg. Alle anlægssager det vil sige sager, hvortil der søges midler via en dagsorden forankres altid i det pågældende fagområde. Området har overordnet ansvaret for sagen, men ansvaret for håndtering af selve byggesagen er uddelegeret til Rudersdal Ejendomme, der koordinerer for og informerer området og nedsatte byggeudvalg. 21

22 Udførelse - eksternt Udførelse - internt Beslutning Figur 1: Typisk organisering af byggesag Den typiske organisering af en større byggesag kan ses af figur 1 For de større og/eller højt prioriterede projekter, vil der dannes en styregruppe, hvor Direktøren har formandskabet. I denne styregruppe sidder desuden Områdechefen samt Ejendomschefen. Styregruppen har det overordnede ansvar for byggesagen og forestår indstillinger til Kommunalbestyrelse, Økonomiudvalget og evt. fagudvalg. Med reference til styregruppen findes det administrative byggeudvalg, der udarbejder byggeprogram og sikrer, at byggeriet udføres i overensstemmelse hermed. Det administrative byggeudvalg har områdechefen som formand og består typisk derudover af repræsentanter fra Rudersdal Ejendomme, brugerrepræsentanter samt evt. administrativt personale fra det pågældende fagområde. 22

23 I mindre byggesager kan Styregruppe og det administrative byggeudvalg være samme udvalg Fagområdets ansvar I forbindelse med et projekts opståen identificerer fagområdet behov og inddrager i den forbindelse Rudersdal Ejendomme som den "interne bygherrerådgiver" for en nærmere analyse af behov, muligheder, tid og økonomi. Fagområdet udarbejder dagsorden til det relevante fagudvalg, hvortil Rudersdal Ejendomme bistår med tekst vedrørende projekt, rådgivning, udbudsform samt budget og tidsplan i nødvendigt omfang. Senest når byggesagen er en realitet bør der oprettes et administrativt byggeudvalg, der har det overordnede ansvar for gennemførelsen af byggesagen. Områdechefen eller anden udpeget leder fra området har typisk formandskabet i styregruppen, hvor Rudersdal Ejendommes projektansvarlige har sekretærfunktionen. Øvrige deltagere vælges ad hoc og kan fx være politikere, områdeledere, byplanchef og/eller chef for Teknik og Miljø, brugere og borgere afhængig af projektets karakter. Til udarbejdelse af byggeprogram nedsættes endvidere et Byggeudvalg med Områdechefen eller anden udpeget leder fra området som formand. Øvrige deltagere vælges ad hoc og kan fx være politikere, fagpersonale fra området samt medarbejder- og brugerrepræsentanter og, brugere og borgere. Efter gennemførelsen af byggesagen har området ansvaret for at aflægge det endelige anlægsregnskab igen bistået af Rudersdal Ejendomme for så vidt angår byggeregnskab Rudersdal Ejendommes ansvar Rudersdal Ejendomme arbejder i hele byggesagsforløbet med reference til styregruppen og dermed det pågældende fagområde og har ansvaret for byggeriets gennemførelse. Ansvaret omfatter projektledelse, herunder bl.a. tidlige analyser, udarbejdelse af beslutningsgrundlag, udbud af rådgiver- og entreprenørydelser, kontrahering med rådgivere og entreprenører, tovholder for byggeprogrammering, udarbejdelse af budgetter og 23

24 tidsplaner samt opfølgning herpå, løbende rapportering samt varetagelse af bygherrefunktionen overfor rådgivere og entreprenører, herunder opfølgning på projekteringsledelse, byggeledelse, kvalitetssikring, idriftsættelse, udarbejdelse af endelig byggeregnskab, 1 års- og 5 års gennemgang. Efter endt proces vil Rudersdal Ejendomme foretage en evaluering af forløbet med parterne i byggeriet (interne og eksterne) for at opsamle viden og erfaring til brug i fremtidige byggerier. Rudersdal Ejendomme har et mål om - gennem en professionel og effektiv planlægning og gennemførelse af byggeprojekter at være den foretrukne samarbejdspartner i forholdet til kommunens interne områder Øvrige områders ansvar Rudersdal Ejendomme inddrager i nødvendigt omfang øvrige forvaltningsområder i opgaveløsningen, herunder fx Park, når projektet berører ejendommens udearealer, Vej, når projektet kræver ændrede adgangsforhold eller øger et områdes trafikbelastning og Byplan, når projektet kræver dispensation fra gældende lokalplan eller udarbejdelse af nyt plangrundlag. Til større ombygninger og alle nybyggerier nedsættes en forvaltningsfølgegruppe, som afhængig af projektets karakter kan bestå af repræsentanter fra Byplan, Vej, Park, Natur og Miljø, IT, Økonomi, Rudersdal Forsyning mfl. 24

25 RUDERSDAL KOMMUNE Rudersdal Ejendomme Øverødvej Holte Tlf moko@rudersdal.dk Åbningstid Mandag-onsdag kl Torsdag kl Borgerservice og Jobcentret dog til kl , Byplan kun kl Fredag kl Telefontid Mandag-onsdag kl Torsdag kl Fredag kl

26 Med ændringsforslag og kommentarer Forslag til udbudsområder Koordinering af indkøb og udbud Udbudsplanen skal sikre Kommunalbestyrelsen indseende i og koordinering af Udbudspolitikken. Dette skal ses i lyset af, at Indkøb og hermed Kommunen til enhver tid skal have et overblik over indkøb og de heraf følgende juridiske og økonomiske forpligtigelser Rudersdal Kommune indgår i. Udbudsplanen skal koordineres med de enkelte Områder for herved at sikre en prioritering og koordinering af opgaverne. Planen bliver endvidere koordineret med samarbejdskommunerne, Gentofte, Lyngby-Taarbæk, Gladsaxe og Frederiksberg Kommuner. Udbudsplanen er således blevet til på baggrund af: 1. Løbende tilbagemeldinger fra Områderne. 2. Ophør af eksisterende kontrakter. 3. Opgaver der er blevet overført fra Vurderinger foretaget af Indkøb. 1.2 Udbudsplan og IKU-Indikator I Udbudsplanen er der indarbejdet udbudsopgaver, der skal tilstræbe, at Kommunen overholder den aftale KL har indgået med regeringen i henholdsvis 2007 og 2010 om øget konkurrenceudsættelse i kommunerne IKU-indikatoren. Indikatoren for konkurrenceudsættelse (IKU) måler de konkurrenceudsatte udgifter i kommunerne som andel af de udgifter, det er muligt at konkurrenceudsætte. Dermed omfatter indikatoren både kommunens brug af private leverandører og kommunens egne vundne udbud. Målet er, at IKU-indikatoren i 2010 for kommunerne under ét skal være 26,5%. IKU-indikatoren i Rudersdal forøges med 0,1 procentpoint, for hver gang der udbydes egenproduktion for 2,2 mio. kr. I Rudersdal Kommune er IKU-indikatoren ifølge Velfærdsministeriets officielle opgørelse fastlagt til: 22,10% i ,67% i ,60% i ,30% i Rudersdal Kommunes IKU ligger over landsgennemsnittet i 2009 (25,0) og noget under gennemsnittet for kommunerne i Region Hovedstaden (26,5). Regeringen sigter pt. på, at IKU-en i 2015 skal være på 31,5% 26

27 Faldet i Rudersdal Kommunes IKU en er primært forårsaget af et faldende vikarforbrug på henholdsvis ældreområdet og i psykiatri og handicap. Endvidere er transport (Movia) fjernet fra positivlisten fra 2009 (Movia udgør ca. 1% point). IKU-indikatoren vil fremover blive påvirket, hvis der gennemføres nulfremskrivning af visse arter, fordi de arter som står i tælleren på brøken 4.0, 4.5 og 4.9 (og 5.9), ikke fremskrives, mens udgifterne i nævneren (især løn) fremskrives. Indkøb vurderer samlet, at det er usikkert om, hvorvidt Kommunen med den nuværende udbudsplan og de dermed konkurrenceudsatte opgaver vil kunne nå en IKU på 26,50% i 2010 og IKU en kan øges gennem yderligere udbud af opgaver, der traditionelt set har været udført af kommunen. Det gælder opgaver i relation til eksempelvis: drift og vedligeholdelse af grønne arealer, serviceopgaver inden for ældre, psykiatri- og handicapområdet samt serviceopgaver i relation til administration f.eks. it-drift og lønadministration. 1.3 Besparelser og fordeling Målet med udbud er bl.a., at kommunen skal opnå besparelser ikke mindst gennem en øget koordinering af indkøbs- og udbudsopgaverne mellem samtlige områder. Bedre priser, aftalevilkår og heraf følgende besparelser skal som udgangspunkt ske i kombination med, at kommunen som minimum bibeholder samme kvalitet og service. For at sikre en mere præcis fordeling af besparelserne, har Økonomiudvalget i oktober 2007 besluttet følgende retningslinier vedrørende fordeling af besparelser. Besparelsen opgøres i forhold til pris pr. enhed. Fordelingen sker ud fra følgende 4 principper, der vil blive revurderet i forbindelse med udarbejdelse af retningslinier for bæredygtighed i kommunale indkøb: 1. Primærdrift. Fordeling af besparelse sker som hovedregel med 50 % til Området/enheden og 50 % i kommunekassen. Som eksempler kan nævnes fødevarer til institutioner og storkøkkener, bleer til institutioner, legetøj til institutioner, skolemateriel og kontorartikler, bøger til biblioteker og skoler, renovationssække, renovationskørsel samt skolekørsel. 2. Sekundærdrift. Besparelsen tilgår som hovedregel kommunekassen 100 %. Som eksempler kan nævnes gas, el, telefoni, kopi- og print, rengøring, elevatorservice samt drifts- og vedligeholdelsesopgaver. 3. Administration. I praksis vil der være tale om indkøb, der er lov-/bevillingsmæssigt reguleret. Her tilgår besparelsen kommune-kassen 100 %. Som eksempler kan nævnes produkter eller tjenesteydelser, der gives som en bevilling til borgerne. 4. Bygge og anlægsopgaver, herunder vedligeholdelsesarbejder. Hvis de indhentede tilbud bliver mindre end budgetteret, tilfalder besparelsen kommunekassen 100 %. 27

28 1.4 Klima og bæredygtighed Målet med udbud er bl.a., at kommunen skal påvirke markeder i bæredygtig retning ikke mindst gennem en øget koordinering af indkøbs- og udbudsopgaverne mellem samtlige områder. Bæredygtighed skal som udgangspunkt ske i alle langsigtede bestillinger. Ressourcer og energikilder skal samtidig tage størst muligt hensyn til forebyggelse af klimaforandringer. For at sikre en mere præcis implementering vil Kommunalbestyrelsen i 2011 beslutte retningslinier vedrørende bæredygtighed i kommunale indkøb. Indkøb, den 7. dec Forslag til udbud: Denne liste kan suppleres med yderligere opgaver, såfremt der måtte være ønsker herom fra politisk eller administrativ side. Indkøb vil i 1. halvår 2011 udarbejde en liste over udbudsegnede ydelser i henhold til såvel Udbudspolitikken som reglerne i Styrelsesloven vedr. udbudsstrategi. Opgaverne er oplistet i forhold til, hvornår aftalerne ophører uden udnyttelse af evt. option. Kursivmarkeringer vil have indflydelse på IKU-indikatoren Ansl. årlig Ansl. årlig Fordeling omsætn. besparelse af 2011 besparelse 1 Kr. til områder Kr. til kommune kassen Telefoni It-hardware Samarbejde med Gentofte, Gladsaxe, Lyngby-Taarbæk, Frederiksberg 3 Engangsartikler, aftørringspapir mv / Høreapparater Tolkebistand / Inkontinensprodukter Serviceloven 112, personlige hjælpemidler Stomi, ortopæd.sko, proteser, kompression, bandager Tandlægeudstyr / Gasserviceaftaler mv Tandprotetisk arbejde / Rengøringsartikler, hygiejneartikler / Sygeplejeartikler / Biblioteksbøger, materialer / AV materialer og udstyr / Belysningsartikler + værktøj /

29 17 Køkkenudstyr, storkøkkenudstyr / Dagrenovation og haveaffald Netværk, IT / Vask og leje af linned /50 21 Møbler & inventar Legepladsudstyr / Rengøring, alle områder Fødevarer / IT, løn-, personale- og økonomisystemer IT, systemer kortlægges før udbud 27 Forsikringer, evt. selvforsikring Tekniske serviceaftaler, hjælpemidler / Aktivering af ledige Ikke afklaret 30 Vikarydelser, Psykiatri / Vikarydelser, Ældre / Diabetesprodukter Kørselsopgaver, incl. foranalyse 34 Handicaphjælpere fra eksterne firmaer 50/50 35 Børnebleer / Total 1 Fælles 2012 Ansl. årlig omsætn. Ansl. årlig besparelse Fordeling af besparelse Taxa kørsel /50 2 Tolkeydelser /50 Kr. til områder Kr. til kommune kassen 3 Kørselsopgaver 2013 Ansl. årlig omsætn. Ansl. årlig besparelse Fordeling af besparelse 1 Kopi-print udstyr /50 Kr. til områder Kr. til kommune kassen 29