BEVILLING OPSTART ARBEJDS- GRUPPE ANSØGNING IDÉEN TAGER FORM AFSTEMNING 4 5 ORGERSTYRET REALISERING IDÉEN FÅR LIV BUDGETTERING

Transkript

1 ARBEJDS- GRUPPE BEVILLING OPSTART ANSØGNING IDÉEN TAGER FORM AFSTEMNING 4 REALISERING IDÉEN FÅR LIV 5 ORGERSTYRET BUDGETTERING

2 ARBEJDS- GRUPPE BORGERSTYRET BUDGETTERING 2 BORGERSTYRET BUDGETTERING ARBEJDSGRUPPE Introduktion Denne pixibog er en del af en serie på 3 pixibøger. Pixibøgerne henvender sig til dem, der er interesserede i at for søge sig med Borgerstyret budgettering. Borgerstyret budgettering er en metode til aktivering af nærdemokrati og medborgerskab i et geografisk afgrænset lokalområde. Kort fortalt får et lokalområde mulighed for at disponere over en sum penge til gavn for fællesskabet. Pixibøgerne er lavet på baggrund af to års erfaringer med borgerstyret budgettering foretaget i to lokalområder i Odense kommune i Materialet skal betragtes som en prototype, da de ikke er prøvet af i praksis, men er blevet til i et evaluerende tilbageblik på erfaringerne. Disse pixibøger gennemgår hele processen fra start til slut, så dan at det er nemmere at gå i gang med for de næste, der vil prøve det af. Hver pixibog henvender sig til forskellige aktører afhængigt af, hvem man er, der gerne vil i gang med borgerstyret budgettering. Pixibøgerne taler sam men med et samlet procesværktøj, som sam ler et overblik over alle aktørernes forskellige opgaver i forskellige faser i processen. Se procesrullen Find flere oplysninger om Borger styret bud gettering samt hjælpe-værktøjer på: odense.dk/fio/borgerstyretbudgettering Pixibogen her er henvendt til arbejdsgruppen. Arbejdsgruppen er en samling af personer fra et lokalområde, der har meldt sig til at være ansvarlige for planlægning og afvikling af borgerstyret budgettering. De to andre pixibøger i serien er henvendt til henholdsvis Idéstillerne fra lokalområderne og kommunale medarbejdere.

3 1 BEVILLING Vi vil være med! BEVILLING For at deltage i borgerstyret budgettering, skal du lave en ansøgning til Odense Kommunes forstadspulje. Ansøgningsfrist og øvrige oplysning er omkring dit lokalområde er på Odense Kommunes hjemmeside FORSTADSPULJEN En udvalgsgruppe bestående af de for skellige forvaltninger, behandler ansøg ningerne og indstiller til økonomi udvalget, som træffer endelig beslutning om tildeling af midler i Forstadspuljen. BORGERSTYRET BUDGETTERING Der vil ligeledes være en gruppe, der godkender ansøgninger til borgerstyret budgettering, dog med en anden ansøg ningsproces og det er vigtigt at adskille Forstadspuljens ansøgningsprocedure fra Borgerstyret Budgettering BEVILLING selvom pengene bliver taget fra samme kasse. VISIONEN Odense Kommune vil styrke visionen ny virkelighed ny velfærd, derfor støt ter puljen de lokalområder, der går sammen og i fællesskab, på tværs af civilsamfundet, søger midler til at fremme og ud vikle deres område og styrke lokalområderne. Vil I være med til at udvikle lokal området, at styrke nærdemokratiet, netværk og det gode medborgerskab så hent ansøgningen 1 4 BORGERSTYRET BUDGETTERING ARBEJDSGRUPPE 5

4 Det kræver at: VI SAMLER EN GRUPPE Alle interesserede i dit lokalområde kan være med i arbejdsgruppen. Den kan bestå af borgere, foreninger, erhvervsliv, skoler, kirker, dagplejere, børnehaver etc. Det er en god idé, at sammensætte gruppen på tværs af de repræsenterede, så man under den senere afstemning, har fået kendskab til hinandens idéer og synspunkter. VI SØGER PENGE HOS KOMMUNEN Når kommunen udbyder borgerstyret budgettering i et lokalområde, kan arbejdsgruppen søge om midler til forstads puljen via ansøgningsskemaet I FASTSÆTTER IDÉER Hvilke idéer skal være gældende for borgerstyret budgettering i jeres lokalområde. Hent eksempel til inspiration Erfaringer fra de første 2 år har vist, at hvis man opdeler pengene i mindre puljer, så ledes at pengene øremærkes til store og små idéer så sikrer man, at flere idé er vil blive realiseret, og der med også at idéerne varetager lokal områdets brede interesser. Desuden har børn ned til 10 år haft stemmeret det sætter fokus på en masse læring om demokratiske processer for børn og unge. Hent et overblik over de 5 faser i borgerstyret budgettering VISION, MÅL OG SUCCES Udarbejd en grovskitse til en tidsplan, der kan vedlægges ansøgningen. I skal også have gjort jer nogle tanker om visioner, mål og succeskriterier i forhold til at afholde borgerstyret budgettering i jeres lokalområde. Hent inspiration I nogle lokalområder er der allerede en gruppe af aktive borgere der har organiseret sig og varetager lokalområdets interesser. Hent inspiration fra andre lokalområder BEVILLING 1 6 BORGERSTYRET BUDGETTERING ARBEJDSGRUPPE 7

5 2 OPSTART Vi går i gang HVIS I ER BLEVET GODKENDT Til borgerstyret budgettering så skal I nu igang med at inddrage flere fra lokal området. Hvem vil være med til at understøtte jeres arbejde? HVEM HAR IDÉERNE? Og hvordan organiserer og fordeler I arbejdet mellem jer i arbejdsgruppen? Der skal tænkes i tidsplaner, koordinering, orga nisering, kommunikation og samarbejde på tværs af alle interessenter i lokalområdet og kommunen. I skal, på baggrund af de ressourcer I kan mobilisere, og det tidsforbrug I selv ønsker at lægge i processen, være realistiske. OPSTART HVEM HAR OVERBLIK? Det lyder måske lidt voldsomt, alt det man skal huske på, på dette tidspunkt i processen. Men du kan få et billede af arbejdsopgaverne og et helhedsindtryk af processen ved at læse pixibøgerne igennem. Her er der god hjælp at hente med udgangspunkt i erfaringer fra tidligere. 2 8 BORGERSTYRET BUDGETTERING ARBEJDSGRUPPE 9

6 Det kræver at: OPSTART 2 ROLLEFORDELING Hent en illustration over de roller, der er vigtige i forhold til processen med borger styret budgettering og fordel opgaverne mellem jer. Rollefordelingen er med til at lette arbejdsbyrden, således at opgaver spredes ud på alle og konflikter minimeres. Hent illustrationen Desuden er det en god idé at sammensætte arbejdsgruppen repræsentativt. F.eks. at alle aldersgrupper er repræsen teret og at lokale interesser fra erhvervs liv, foreninger, institutioner, kirken eller lign. varetages. DREJEBOG Udarbejd en drejebog over jeres proces fra A til Å, så I har lettere ved at bevare overblikket. Hent en skabelon FÅ FAT I LOKALOMRÅDET Invitér lokalområdet ind i fællesskabet, og fortæl dem om hvad borgerstyret bud get tering går ud på. Hvordan kan man stille med en idé? Hvad kræver det? osv. Hent et kort over hvordan man kan udbrede kendskabet Når I mødes med Idéstillerne kan I henvise til Pixi-bøgerne. Hent eksemp ler på invitationer og en skabelon til en informationsfolder Det er også en god idé at oprette en facebookside, hvor I kan poste invitationer til møder og reklamere for idéerne og afstemningsdagen m.m. Se eksempler på facebook sider fra Dalum og Bolbro her: Facebook: Bolbro bestemmer Facebook: Dalum dag UNDERSTØTTELSE AF IDÉERNE Hold øje med at Idéstillerne går i den rigtige retning med deres idéer. Hvis der er nogen, der er alene med deres idéer har de lettere ved at falde fra disse idémagere kan have brug for et ekstra klap på skulderen. Det kan også være at I kan opfordre 2 Idéstillere med enslydende eller sammenhængende idéer til at slå sig sammen. I skal sikre jer, at I når bredt ud til lokalområdet. Etablér platforme for vidensdeling og sparing. F.eks. gennem sociale medier eller face to face. 10 BORGERSTYRET BUDGETTERING ARBEJDSGRUPPE 11

7 3 ANSØGNING Idéen tager form ANSØGNINGSSKEMA Idéerne er nu ved at tage form, og I skal som arbejdsgruppe sørge for at have ansøgningsskemaer klar til Idéstillerne, og de skal opleve ansøgningen som nem og overskuelig. I den her fase vil der også være brug for ekstra pressedækning og kommunikation for at væk ke nærdemokratiet. Afstemningsdagen nærmer sig og alle i lokal om rådet skal inviteres til stemmeurnerne. ANSØGNING IDÉEN TAGER FORM Tidligere har man brugt afstemningsdagen til også at af holde en festdag for lokalom rådet, men af stem ningen kan jo forløbe på rigtig mange måder. I kan også overveje at tage kontakt til pressen for at gøre opmærksom på at borgerstyret budgettering er kommet til jeres lokalområde. Hent et eksempel på en pressemeddelselse 3 12 BORGERSTYRET BUDGETTERING ARBEJDSGRUPPE 13

8 Det kræver at: ANSØGNING IDÉEN TAGER FORM 3 VI GØR DET NEMT AT STILLE MED EN IDÉ I skal udarbejde ansøgningsskemaer til Idé stillere og gøre det nemt for Idéstil - ler ne at udfylde og aflevere dem. I kan evt. lave jeres ansøgningsskemaer som en plakat som så kan hænges op på selve af stemnings dagen. Så kan alle stemmeberettigede læse om idéerne. Se eksempel VI KOMMUNIKERER OG SYNLIGGØR IDÉERNE Synliggør Borgerstyret budgettering i jeres lokalområde og gør klar til afstemning. a) Udsend en pressemeddelelse til små og store medier. Se eksempel b) Hold gang i facebooksiden, upload bl.a. Information om de forskellige idéer. c) Få kommunen til at hjælpe jer med at udsende en SMS-besked til lokalområdet vedrørende tid og sted for afstem - ningen. Se eksempel d) Udstil plakater (med en beskrivelse af idé erne) i lokalområdet, eller lån Odense Kom munes kaffevogn til at gøre reklame. VI GØR DET NEMT AT STEMME Når I kommunikerer bredt ud omkring idé erne, er det meget vigtigt også at gøre opmærksom på afstemningsdagen. Så ledes at så mange som muligt i lokal området mulighed for at del tage i nær demokratiet. Det er også oplagt at skolerne i lokalområderne sætter fokus på nærdemokratiet. F.eks. har børn helt ned til 10 år lov til at stemme i borgerstyret budgettering. I Bolbro var der i 2015 også 3 børnegrupper, der stillede med idéer. De kom rundt på skolen og fortalte om deres idéer og det indbød til en snak om demo kratiets muligheder. 14 BORGERSTYRET BUDGETTERING ARBEJDSGRUPPE 15

9 4 AFSTEMNING Vinderidéen findes AFSTEMNINGEN Skal planlægges ned i detaljerne. Hvor - dan og hvem gør hvad, på selve afstemningsdagen? Og hvad er det for praktiske ting, der skal være på plads, for at afstemningsdagen kan ske under ordnede og demokratiske forhold? HVEM - HVAD - HVOR - HVORDAN En række beslutninger skal tages i forbindelse med selve afstemningsdagen f.eks.: Hvor i lokalområdet skal afstemningen foregå? Skal der stemmes manuelt og / eller elektronisk? Hvordan skal de stemmeberettigede afgive deres stemme? Tænk samarbejdspartnere ind. Er der et arrangement i lokalområdet afstemningen kan kobles på? AFSTEMNING Hvilke aktiviteter skal der være på afstemningsdagen? Kan lokale foreninger bidrage og i samme åndedrag få en platform til at markedsføre egne aktiviteter og tilbud? Hvad med erhvervslivet kan de spille en rolle. F.eks. konkurrencer eller lignende? Hvordan skal Idéstillerne præsentere deres idéer? Hvordan vil I udlevere stemmesedler, mod tage stemmer og lave optællinger? 4 16 BORGERSTYRET BUDGETTERING ARBEJDSGRUPPE 17

10 Det kræver at: AFSTEMNING 4 VI PLANLÆGGER Der skal udarbejdes et program for dag en, der kan sendes ud til lokalområdet. Brug evt. perioden til at finde ud af om der er personer i lokalområdet, der har lyst til at hjælpe til på dagen vedr. udlevering af stemmesedler, optælling af stemmer eller hvis de vil hjælpe med at koordinere aktiviteter i forhold til programmet. Se eksempel Praktiske opgaver er bl.a.: Udarbejd og print stemmesedler. Se eksempel Få kommunen til at hjælpe med at sende lister over stemmeberettigede. Print et stort kort over afstemningsområdet. Se eksempel Send informationsmateriale til Idéstillerne vedrørende dagen. Se eksempel Bestil store checks hos en bank, så vinderne kan få sådan en udleveret ved præmieoverrækkelsen. Lav stemmebokse eller lån evt. en rigtig én af kommunen. VI STEMMER Organisér afstemningen så I præcist ved hvem der gør hvad og hvornår på dagen. 1. station: Udleverer stemmesedler og tjek ker om borgeren er stemmeberettiget og om der er udleveret stemmeseddel. Dette kan gøres ved hjælp af listerne. 2. station: Er bemandet af hjælpere eller repræsentanter fra arbejdsgrup - pen. Det sikrer, at folk får puttet stemme sed lerne ned i boksene og tøm dem også jævn ligt så optællerne løbende kan tælle stemmer. 18 BORGERSTYRET BUDGETTERING ARBEJDSGRUPPE 19

11 Det kræver at: AFSTEMNING 4 3. station: Er optællingsstationen. Den skal være placeret et stykke væk fra afstemningsområdet så man kan sidde i ro og fred. Aftal hvem der har kontakt til pressen og Idéstillerne på dagen. VI FINDER VINDERNE Der vil være et tidsrum fra stemmeboks ene lukker til optællingen er færdig og afgørelsen kan finde sted. Sørg for at der foregår nogle aktiviteter eller underholdning i ventetiden så borgerne ikke forlader området, men bliver til optællingsholdet har fundet vinderne og disse præsenteres ved en lille overrækkelsesceremoni. Vinderne underskriver kontrakten og får en pakke udleveret med en evalueringsplakat. Se eksempel Tag imod Idéstillerne. Skab tryghed så de føler sig velkomne og får informationer om hvad der skal ske på afstemningsdagen. Vær specielt opmærksom på børnegrupper og på Idéstillere som kommer alene. Fysisk indretning af afstemningsstedet. Hvor skal Idéstillerne være og hvad skal de medbringe? Lav en skitse over hvor Idéstillerne kan have deres boder. Skriv informationsbrev om afstemningen til Idéstillerne som kan indeholde: hvornår skal de ankomme. Hvordan skal de præsentere deres idéer og hvor, hvad skal de medbringe, dagens program osv. Hvor skal Idéstillerne præsentere deres idé? En mulighed kan være at Idéstillerne får et speakers corner hvor de på skift kan præsentere deres idéer og vise deres plakater frem. Man kan også vælge at idéerne ikke præsenteres på dagen, men er præsenteret via sociale medier eller foldere inden afstemningsdagen. Stemmebokse, hvordan skal de være, og hvor skal de være placeret? Det er en god idé at der er en person til at stå i nærheden af stemmeboksen. Hvem skal afkrydse stemmelister? Hvor mange personer skal hjælpe? Erfaringen fra Bolbro hvor der var 9000 stemmeberettigede var at 6 personer hjalp med afkrydsning af stemmelister og optælling. Planlæg hvordan offentliggørelsen af afstemningen skal foregå. Hvor skal vinderne have overrakt deres check? 20 BORGERSTYRET BUDGETTERING ARBEJDSGRUPPE 21

12 5 REALISERING Vi opsamler REALISERING Nu skal de Idéstillere, der vandt penge ud og realisere deres idéer. Dem, der ikke vandt penge, har måske stadigvæk mod og lyst til at udvikle deres idé med hjælp fra andre puljer. I skal sørge for, at melde tilbage til kommu nen, når idéerne løbende bliver reali seret. Sørg for, at platformen på de sociale medier stadigvæk er åben så Idéstillerne kan sparre med hinanden, jer i arbejdsgruppen og andre i lokalområdet. DET KRÆVER AT: Det er en god idé at afholde et takfor-kampen møde. Hvordan har jeres arbejdsgruppe fungeret? Er der noget I kunne have gjort anderledes eller noget vedrørende processen og det her borgerstyrede proces- og planlægningsværktøj, som kunne forbedres? REALISERING IDÉEN FÅR LIV I besid der en ny viden. Så kontakt gerne med arbejdere i kommunen og lad os sam men blive klogere på borgerstyrede budget terings processer. For at I selv og andre borgere og medarbejdere i Odense Kommune kan se effekterne af borgerstyret budgettering, er det vigtigt, at I fortæller de gode historier om de idé er, der får liv i lokalområd erne. Det kan være, at I kan få lokale eller nationale medier til at dække his to rie r- ne, og husk at opfordre Idéstil ler ne til at fortælle om deres pro jekt er på de sociale medier. Bevægelsesparken i Bolbro, der vandt penge i 2014 og 2015 gennem borgerstyret budgettering har lavet deres egen facebookside se 5 22 BORGERSTYRET BUDGETTERING ARBEJDSGRUPPE 23

13 Evaluering, facilitering og udvikling af værktøjer i forbindelse med afholdelse af borgerstyret budgettering er udført af: Dorte Mariager Projektleder (Dalum) og facilitator Mia Berggren Apollo Projektleder (Bolbro), facilitering og evaluering Maria Hummel Praktikant med fokus på Velfærdsudvikling Lone Prisak Studentermedhjælper med fokus på evaluering i Velfærdsudvikling Annette Langhoff Facilitator odense.dk/fio/borgerstyretbudgettering Layout og produktion Kindly 24 BORGERSTYRET BUDGETTERING ARBEJDSGRUPPE