Referat af bestyrelsesmøde den 26. juni 2011 kl 9,30. Schæferhundeklubben, Trunderupvej 12 A, 5683 Haarby

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde den 26. juni 2011 kl 9,30 I Schæferhundeklubben, Trunderupvej 12 A, 5683 Haarby 1. Godkendelse af referat af møde 02/2011. Afleverer regnskabsbilag senest 1 måned efter afholdelse. Mindre sagsbehandling, forstået på den måde, at det er en godkendelse af forslag på sagsbehandling. Referat godkendt med disse bemærkninger. Referat fra konstituerende møde er godkendt. 2. Fastsættelse af dagsorden, tidsramme samt rækkefølge af punkterne Rækkefølge som anført i dagsordenen. 3. Regnskabsstatus Meget at sætte sig ind i. Der er ryddet op i fuldmagtshavere og adgang til netbank, da tidligere bestyrelsesmedlemmer fortsat havde adgang. Bekymret over det faldende medlemstal. Bekymret over faldende tilmeldelser til udstillinger. Bogføring af januarfest. MaNi skal bogføre udgifter til de aktiviteter de stammer fra. Der er flyttet fra konto 1203, det er udgift til en dommer, bogført under udstilling. Ændring af værdikupon, således at Excellent giver 40,- pr. og alle andre bortfalder, træder i kraft 17. september Nødvendigt at justere udgifterne da disse er stigende, medens indtægterne er faldende. Værdikupon gælder fremover i det år de er udleveret + 12 måneder. Dette træder også i kraft 17. september Værdikupon kan ikke forventes aktiveret før 14 dage efter udlevering. Der er tidligere rykket for manglende betaling af flere personer, fremover er det kun kassereren der rykker. Side 1 af 10

2 DRESSURUDVALG Der afholdes i DSS regi et dressur/instruktørseminar. Pris pr. person 1.000,- kr. Der søges om 600,- pr. person og kørselsgodtgørelse. Bestyrelsen bevilliger ½ af hvad kursus koster, det inkluderer kørsel og andre udgifter. Instruktørerne må ikke trække kursets ikke bevilligede kørselsgodtgørsel ud af dressur indtægterne. Bestyrelsen anmoder om, at indbydelsen, indhold og pris indsendes skriftligt til bestyrelsen. 4. Arbejdsfordeling i bestyrelsen. Opdrætter vejviser/hvalpeliste Sundhedsudvalg og UHM Kontakt til web-teamet MiJo Regionskontakt Medlemskartoteket Agilityudvalget Værdikuponer Webshop MiJo March-udvalget Schweiss-udvalget Dressur-udvalget Udstillings-udvalget Magasinet CoSt MiJo UZH (kontaktperson), MaNi MaNi TrTo AnPe AnPe AnPe UZH CoSt CoSt (overgangsperiode indtil ny struktur er på plads) 5. Generalforsamlings opfølgning 5.1. Udsendelse af materiale til generalforsamling 2012 samt tid og sted Magasin nr. 1 indeholder indkaldelse til generalforsamling Magasin nr. 2 fremskyndes, således det afsendes/poststemplet senest den 20. april. Magasinet indeholder alt materiale der skal tilsendes medlemmerne i flg. vedtægterne. AnPe skriver til alle aktivitetsudvalg og MaNi til alle regioner, at deadline til blad nr er 25. marts. Side 2 af 10

3 Der foreligger ikke udstillingsplan på nuværende tidspunkt, derfor kan generalforsamlingen ikke planlægges vedr. tid og sted. Generalforsamling 2012 skal afholdes i Jylland. MaNi kontakter udstillingsudvalget. Tid og sted fastsættes på næste bestyrelsesmøde Medlemskontingent og opkrævning 12 mdr. Der arbejdes på den tekniske løsning, den forventes først færdig i november. De nye kontingentsatser træder i kraft den 1. august Denne dato træder det flydende medlemskab 12 mdr. også i kraft. Indtil indbetalingssystemet er tilpasset 12 mdr. flydende, håndteres nye medlemmer manuelt Elektronisk afstemning Der nedsætter en arbejdsgruppe med MiJo som bestyrelsens repræsentant og Åge Jacobsen og revisor Allan Hansen. Gruppen kommer med oplæg til bestyrelsen. Afstemningerne skal kun foretages på Internettet. Det er allerede besluttet, at kun revisorerne kan oprette og rette i en elektronisk afstemning. Inden næste bestyrelsesmøde udsendes et oplæg til bestyrelsen Magasinet Som opfølgning på generalforsamlingsbeslutningen har AnPe været i kontakt med flere trykkerier. De fremsendte tilbud er meget enslydende, så der er ikke mulighed for besparelser ved skift af trykkeri. Der er heller ikke mulighed for reduktion af distributions omkostninger i bladets nuværende udformning. Der nedsættes et udvalg med AnPe som formand. PeLa deltager i udvalget og AnPe kontakter 2 yderligere potentielle kandidater Regler for optagelse på opdrættervejviseren hhv. hvalpeliste MiJo har lavet to nye afsnit til håndbogen 10.1 og MiJo tilpasser begge afsnit til de beslutninger der blev truffet på generalforsamlingen. Der skal rettes i rutinerne omkring tilmelding af hvalpe til hvalpelisten, således at alle hvalpe der er til salg også står på hvalpelisten. Bestyrelsen tager generalforsamlingens anbefalinger omkring opdrætteruddannelse til efterretning, men ønsker fortsat at udtrykke sin holdning til, at opdrættere bør have DKK s opdrætteruddannelse og at dette burde være et krav for, at optræde på Beagle klubbens opdrættervejviser. Det vil fremover fremgå af opdrættervejviseren, om man har DKK s opdrætteruddannelse, men alle eksisterende kennelmærker kan optages efter ansøgning og under den forudsætning, at reglerne for at stå på listen overholdes. Prisen for oprettelse differenceres, således at kenneler med opdrætteruddannelse betaler 400,00 kr. pr. år samt 100,00 kr. pr. kuld. Kenneler uden opdrætteruddannelse betaler 800,00 kr. pr. år samt 100,00 kr. pr. kuld 6. Sundhedsudvalg MiJo mener det er på tide, at der laves et opdrætterseminar og ønsker bestyrelsens tilslutning til dette. Dette kan bestyrelsen støtte, dog med en Side 3 af 10

4 bemærkning om, at det ikke bør være i efteråret 2011, men gerne i foråret Der er forslag om, at sundheden bør markedsføres bedre i magasinet, med et sundheds indlæg i hvert magasin. Det er sundhedsudvalgets ansvar at der laves indlæg til hvert magasin og at redaktionen af magasinet får tilsendt en liste over indlæg 2-3 magasiner frem. 7. Udstillingsudvalg Udkast til det nye udstillingsudvalg er tilsendt de 3 repræsentanter i det nuværende udstillingsudvalg. Næste trin er afholdelse af møde, dette skulle ske snarest muligt, men der er problemer med at finde en dag hvor alle kan deltage. CoSt overtager kontakten med de 3 valgte medlemmer og forsøger snarest muligt at få et møde. Det forventes at der på næste bestyrelsesmøde kan fremlægges et resultat af mødet med det gamle udstillingsudvalg. HeWe er den nuværende dommerkontaktperson, hvilket er ifølge aftale. Ordningen er på sigt uhensigtsmæssig, hvorfor CoSt forslår Birgitte Søndergård (BiSø) som ny dommerkontaktperson og har forespurgt BiSø om hun vil påtage sig hvervet, hvilket BiSø har sagt ja til. Bestyrelsen støtter at BiSø starter som dommerkontaktperson. AnPe gjorde opmærksom på, at hun fortsat mener, at det ville være bedre med en dommerkontaktperson, der ikke var opdrætter og udstiller. 8. Øvrige arbejdsopgaver drøftelse og prioritering 8.1. Gennemgang af Skats regler så vi sikrer os, at reglerne overholdes. PeLa læser folderen igennem og finder de områder, hvor der eventuelt skal ændres i omkostningsinstrukserne Omkostningsinstruksen skal tilpasses, således at den bliver mindre detaljeret. De nuværende regler for DKK omkring lommepenge følges for dommer og ringpersonale, pt. 200,- kr. uanset om disse er medlemmer af BeK eller ej. Kørsel BeK-medlemmer afregnes dog fortsat til den laveste takst. Værdikuponer gives fremover kun til udstillere AnPe undersøger om Web-shoppen har tænkt sig at have varer med på VSS. Der skal også undersøges produktion af Beaglesmykker Tilbud til alle medlemmer. F.eks. at fortælle om genplaceringslisten og dens succes historier, f.eks. gennem magasinet, så vi promoverer hvad vi gør for medlemmerne og sælger Beagleklubbens fordele til medlemmerne Dagligdagens lydighed. Jannie Jensens program med lydighed i dagligdagen og udstedelse af duelighedstegn, har vundet stor interesse. Ulla/MiJo tager kontakt med Jannie og hører om mulighederne for at arbejde med i klubbens regi. Ulla forsøger også at arrangerer, at vi kan deltage i en træningssession. Side 4 af 10

5 8.6. Der skal arbejdes på at få flere og fastholde flere medlemmer, dette er en forudsætning for, at klubben kan fortsætte sit arbejde på det nuværende niveau. MaNi undersøger mulighederne for, at klubben bliver mere udadvendt, ved bl.a. at være tilstede ved flere aktiviteter og derved promovere Beaglen bedre. Herunder at finde en skabelon og beskrivelse af hvordan opgaven kunne føres ud i livet. 9. Bordet rundt AnPe afregning af kilometerpenge, har afregnet årligt, men kassereren ønsker afregning pr. udstilling, således af udstillingsregnskabet kan afsluttes. AnPe og Marianne har gennemgået pokalerne og hvordan de uddeles/gives. De er startet med VSS pokaler. Dette har rejst spørgsmål om hvem der f.eks. skal indkræve penge, hvis Red Baron Sunshine Silver Cup forsvinder, som det er anført i fundatsen. Det besluttes at alle vandrepokaler kvitteres for ved udleveringen og at bestyrelsen ikke vil påtage sig at kræve betaling ved bortkomst. Beagle klubbens firkantede fad med hank. Gives til BIR, men skal blive i landet. Dragsholm kommunes vandrepræmie. Gives til BIR, men skal blive i landet. Show of winners hjælpernes vandrepræmie. Gives til bedste danskopdrættede beagle. Hvis klubben fremover får vandrepræmier, der skal indgraveres på, så vil klubben ikke påtage sig den økonomiske forpligtelse. Det skal være giveren af pokalen, der angiver hvordan den skal indgraveres og betaler omkostningen Tilgodebevis ved sygdom til næste udstilling gældende indtil udgangen af AnPe har 2 hunde der var syge i 2010, men har ikke fået tilgodeseddel. En hund der i 2010 har fået frafald pga. sygdom godkendt af udstillingslederen, kan blive tilmeldt den første udstilling, efter hunden er blevet rask, uden beregning. MiJo er i mod denne beslutning. CoSt læste brev fra en opdrætter, der beder om at blive fjernet fra opdrættervejviseren. Sagen drøftedes. CoSt læste herefter udkast til et svar, som blev diskuteret. Det blev besluttet, at pgl. som ønsket, bliver taget af opdrætterlisten, på såvel www som i magasinet og at man samtidig, fra hvalpelisten, fjerner de eksisterende kuld og at nye kuld ikke kan blive opført på hvalpelisten, før pgl. har indfriet klubbens tilgodehavende, herunder indmeldt de hvalpekøbere, der ikke er medlem af BeK i forvejen. Side 5 af 10

6 CoSt kontakter Birgitte om hvor der er booket hal til januarudstillingen, herunder at ændre beliggenhed, således at januarfesten kan arrangeres og afholdes af arbejdsgruppe i Nordjylland, som har tilbudt at arrangerer festen. Dressurudvalget har tilbudt, at arrangerer officielle LP og rally prøver i forbindelse med januarfesten, men det må være op til de arrangerende at svare på dette tilbud. 10. Negativ omtale af Beagler/DKK- vejledning af potentielle hvalpekøbere CoSt samler lignende sager sammen og tages op i forbindelse med DKK s formandsmøde. 11. Postliste Åbenheden på postlisten har desværre været misbrugt. En navngiven person på postlisten er blevet kontaktet af et medlem, i et forsøg på, at påvirke den navngivne person. Dette betragter bestyrelsen som in illoyal handling og vil hvis dette gentage sig, vil bestyrelsen træffe de nødvendige disciplinære foranstaltninger. 12. Eventuelt (Spørgsmål vedr. kontering, lotterier etc.) Mails er det vigtigt at videresende og ikke svarer. Hvis der trykkes svar, så kommer tidligere mails ikke med. Derfor videresend så den tidligere korrespondance kommer med. Præsentation af bestyrelsen lovet til næste magasin. Der bør tages billeder, også til hjemmesiden, og skrives en kort præsentation til bladet pr. medlem. MiJo kommer med oplæg. Referent Peter Laursen 26. juni 2011 Side 6 af 10

7 DATO AFSENDER KORT BESKRIVELSE KOMMENTARER / OPFØLGNING D-udvalget Brian Seitzberg Videresender til orientering mail fra C.Camocho Schween, BCD, vedr. aftaler om kommende scweiss-arrangement i BCD BeK CoSt Indstiller Mette Nødskov til DKK-mentalbeskriveruddannelsen afslag til økonomisk støtte fra klubben til uddannelsen BeK CoSt Meddeler Bettina Quvang, at klubben refunderer udgift til DKK-kursus som rally-instruktør under givne forudsætninger : Bettina Quvang bekræfter at ville opfylde forudsætnngerne for bevilingen BeK - AnPe Fremsender kopi af postkvittering for aflevering af Magasinet Afleveret : CoSt videresender til Helle Dyrlund til orientering BeK CoSt Orienterer S-Udvalget v/ Brian Seitzberg om bevilling af kursusgebyr for stifinderkursus Michael Colding- Jørgensen Uddyber tidligere bem. om bestyrelsens fremgangsmåde ved. fremsendelse af GF-materiale til medlemmerne : Rundsendt til bestyrelsens medlemmer OES-Klubben v/ Hans Ove Pedersen Orienterer om AG-træning i Lyngby Videresendt af D-udvalget til AG-udvalget BeK AnPe Fremsender referat til bestyrelsen af DKK-kursus Viden-på-bordet Lisa A. Hughes Anmoder D-udvalget om tilladelse til at genoptage instruktørarbejdet i BeK-regi : D-udvalget v/knud Hald kvitterer positivt og beder om planer i forhold til kommende sæson DKK-Kreds 8 Aase Holm Jensen Orienterer om kredsens udstilling på Bornholm og inviterer specialklubberne til at afholde klubudstilling DATO AFSENDER KORT BESKRIVELSE KOMMENTARER / OPFØLGNING Side 7 af 10

8 BeK-Webteamet Aage Jakobsen Orienterer medlemmerne om ny facilitet på hjemmesiden NKK Marie Therese Haugen Anmoder om yderligere information for at kunne besvare BeK s spørgsmål om tolkning af reglerne for anderkendelse af danske brugsprøver : CoSt besvarer Pia Ahlen Fremsender til orientering skatteregler for idrætsforeninger Jeanette Balkan Meddeler datoer for afholdelse af ferie samt tilkendegiver, at hun er villig til at genopstille som revisor : CoSt takker for tilsagnet vender tilbage hvis behov D-udvalget Nina Dige Vinther Fremsender til orientering deltagerliste vedr. dressur-weekend Reg.Nordjylland Lene Marie Seitzberg Orienterer om forarbejdet omkring VSS 2012 arbejdsgruppe nedsat : Kvitterer for modtagelsen, CoSt orienterer bestyrelsen og Reg. Bornholm A/S Bladkompagniet- Nikolaj Klein Saabye Beagle-Ringen, Norge Berit I.H.Seljåsen Tilbyder at give tilbud på distribution af Magasinet Orienterer S-udvalget om deres arbejde/samarbejdsrelationer bl.a. sporprøver i regi af dachs-hunde-klubben inviterer gerne : HeWe beder AnPe og MiJo koordinere svar : Kvitterer for modtagelsen CoSt orienterer S-udvalget om, at den danske gravhundeklubs prøver er anerkendt af Norge på linie med prøver på norsk grund DATO AFSENDER KORT BESKRIVELSE KOMMENTARER / OPFØLGNING Side 8 af 10

9 Brian Seitzberg Fremsender lydfil til bestyrelsens orientering DKK-Jette Nielsen DKK s Udstillingsudvalg orienterer om, at det er besluttet at reducere antallet af indbudte dommere til Vejen, og at der derfor kun tildeles beaglerne én dommer pr. dag Anne Winther Thygesen Spørger til BeK s sundshedsudvalg ønsker opgradering af indsatsen tilbyder at være behjælpelig med evt. relevante kontakter : CoSt kvitterer/besvarer : AWT kvitterer/tilbyder assistance Kirsten Dahlkilde Kommenterer overfor bestyrelsen dato og tidspunkt for generalforsamlingen og beder om en præsentation af nye betyrelsesmedlemmer : CoSt besvarer S-udvalget Brian Seitzberg Fremsender til orientering mail sendt til flg. specialklubber: Dværgschnauzer, Terrier og Spidshunde med forespørgsel om interesse for samarbejde om prøveafholdelse i kaninslæb : Videresendt til best. til orientering S-udvalget Brian Seitzberg Fremsender til orientering oversigt over igangværende projekter i udvalget : Videresendt til best. til orientering BeK CoSt Henvendelse til Michael Allerup Nielsen opfølgning vedr. indstilling til eksteriørdommeruddannelse for beagle : BeK s bekræftelse er videresendt til Mille Bæk, DKK : DKK bekræfter godkendelse af Bek s indstilling DATO Gerner Sørensen AFSENDER Anmoder BeK om at måtte så aspirant ved udstillingen i Hårlev KORT BESKRIVELSE : CoSt anbefaler dette overfor DKK v/karin Røhl : Bekræfter modtagelse af anbefalingen, der vil blive videresendt til Hanne Madsen KOMMENTARER / OPFØLGNING Dorota Dzieskoska Polske beagleejere, der efterlyser information om årets VSS på engelsk : CoSt aftaler med AnPe, at dette Side 9 af 10

10 viderebringes til VSS-gruppen Vita & Lars Gyldenkrone Hvalpekøbere, der ønsker bekræftelse på deres medlemsskab af BeK : CoSt beder TrTo se på sagen og evt. følge op ved kontakt til opdrætteren Region Syd Per Guldberg Klausen Orienterer S-udvalget og bestyrelsen vedr. afregning for sporprøver 1. maj overskud på kr. 2543, Albertslund Kommune Ønsker oplysning om træningsareal i kommunen : CoSt videresender til Knud Hald, der tager sig af sagen D-udvalget Nina Dige Vinther Referat af D-udvalgsmøde Næste møde Region Syd Benta Dons Møller Spørger til klubmateriale til brug for arrangement på Tirsbæk Gods juni : CoSt sender det ønskede /Beaglefolderen Rikke Vinther Til S-udvalg og bestyrelse bemærkning vedr.prøveleders mulighed for at gå til prøve på egne prøver Brian Seitzberg Til S-udvalg og bestyrelse samarbejde med Norge omkring blodspor Side 10 af 10