Referat. bestyrelsesmøde 2/2011

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde 2/2011 Dato for mødet: 6. marts 2011 Til stede: Henrik Westeraa /indtil kl , (HeWe), Annette Pedersen (AnPe), Ulla Zinn Hvidberg (UzH), Thjelde Ravn Toft (TrTo), Michael Johannesen (MiJo), Michael H. Jensen (MhJ) og Connie Stisen (CoSt) Mødets dagsorden: 1. Godkendelse af referat af møde 1/ Fastsættelse af dagsorden, tidsramme samt rækkefølge af punkterne 3. Økonomi: 3.1 Regnskab Økonomistyringen i klubben 3.3 Budget samt fastsættelse af kontingent 4. Generalforsamligen 2011: 4.1 Bestyrelsens plan for det kommende år 4.2 Formandens beretning status og procedure 4.3 Revisorer 5. Udstillingsudvalget notat og forslag til ny forretningsorden 6. Uddannelse i klubben - princippielt samt foreliggende ansøgninger 7. Postliste 8. Bordet rundt 9 Næste møde 1. Godkendelse af referat af møde 1/2011

2 Der var ingen bemærkninger til referatet, som herefter kunne godkendes. 2. Fastsættelse af dagsorden, tidsramme samt rækkefølge af punkterne Se ovenfor. Under dette punkt nævnte HeWe, at han desværre var nødt til at forlade mødet senest kl. 15, Regnskab 2010 Til mødet var fremsendt følgende bilag: Resultatopgørelse for perioden 1. januar-31.december 2010, balance for perioden, balance for perioden med budget samt noter til årsregnskab MhJ oplyste, at regnskabet i den foreliggende form er så godt som færdigt, men at der her primo marts fortsat indkommer afregninger/bilag vedrørende Der var enighed om, at dette er utilstedeligt, og at der fremadrettet må gøres en indsats for at få rettet op på dette. Det blev oplyst, at der er aftalt revisonsmøde den 20.marts. Regnskabet blev herefter gennemgået og en række spørgsmål besvaret. I den forbindelse blev der sat fokus på det forhold, at der af bestyrelsen i 2009 er truffet en række beslutninger med økonomiske konsekvenser for Der er tale om nogle engangsudgifter, som ikke er medtaget på budgettet. Der var enighed om, at disse udgifter skal fremgå af regnskabet som det de er: nemlig ekstraordinære. Hvad angår udgifterne til Web blev det bl.a. oplyst, at der nu er ryddet op i de forskellige aftaler, således det fremover er klubben, der forhandler direkte med leverandøren. Hvad angår udgifterne til kørselsgodtgørelse var der enighed om, at dette er en post, som hele tiden skal have bevågenhed. Det drøftedes bl.a. om den særlige ordning på dressurområdet fortsat bør accepteres, dels var der usikkerhed om dens fortsatte lovlighed (der blev her henvist til DKK s instruktørordning), dels fandt flere, at det er mere reelt, at den enkelte instruktør får kørselsgodtgørelse for sin faktiske kørsel. Det konkluderedes, at denne og evt. andre særordninger bør gennemgås og drøftes, således at frivillige i klubben honoreres ens for deres udgifter forbundet med de opgaver, de har påtaget sig. Desuden drøftedes, hvorvidt sådanne særlige udgifter (f.eks. betalt kursusgebyr) kan erholdes af de enkelte aktivitetsudvalgs driftsomkostninger. Praksis har hidtil været, at sådanne udgifter kun dækkes efter ansøgning og beslutning i bestyrelsen. Der var enighed om at fastholde dette for at bevare en vis styring med midlernes anvendelse. MhJ nævnte, at der nu skulle være ryddet op, således at alle konti vedr. klubmidler er oprettet i regi af klubbens CVR-nummer og ikke i regi af en privat konto. MhJ meddelte, at han for en sikkerheds skyld vil skrive til regioner, udvalg og øvrige, der forvalter klubmidler, herom. Herefter kunne bestyrelsen godkende regnskabet.

3 2. Økonomistyringen i klubben Til brug for denne drøftelse havde CoSt udarbejdet og fremsendt et bilag med forslag til styrkelse af økonomistyringen. Forslaget var opbygget i 4 tiltag: 1. Indarbejdelse af en budget-rytme, 2. Indarbejdelse af en status-rytme, 3. Ændring af kulturen omkring manglende/langsommelig afregning og 4. Ny rutine i bestyrelsen. Hvad angår budget og budgetlægning var der enighed om, at dette ikke længere er en cut-and-paste-disciplin, men et punkt på et møde, hvor situation og planer holdes op mod budget og de økonomiske muligheder i øvrigt. Der vil således på de kommende generalforsamlinger blive fremlagt et revideret budget for det indeværende år sammen med budgettet for det kommende. AnPe nævnte i denne forbindelse, at hun fandt behov for en løbende budgetopfølgning. Det var der enighed om, og det aftaltes, at dette gøres min. 2 gange om året. Der var enighed om, at bestyrelsen har brug for faktuelle økonomiske statusmeldinger et antal gange om året. Som det er i dag, har bestyrelsen kun materiale med rimelig udsagnskraft om, hvordan økonomien står til, på et tidspunkt hvor året er/næsten er gået, og der ikke længere kan igangsættes handlinger, som kan påvirke årets resultat. Det aftaltes, at alle aktivitetsudvalgene skal informeres om behovet for en skærpet økonomistyring og omkostningsinstruksen skal revideres bl.a. med henblik på fastlæggelse af tidsplan/deadlines for statusmeldinger, som ikke forventes at være fine regnskaber, men som min. kvalificerede gæt på status. Hvad angår kulturen med langsommelige/sene afregniner var der enighed om det utilstedelige i dette, dels overfor den/de medlemmer, der har påtaget sig regnskabs-opgaverne, dels overfor klubben som sådan. Det aftaltes, at der indføres en tidsfrist for refusion af udlæg for klubben på én måned. Endelig var der enighed om forslaget om, at sager til beslutning i bestyrelsen skal ledsagen af en vurdering af de økonomiske konsekvenser, således at disse kan indgå i referatet. Hvad angår forholdet indtægt/udgifter blev en række problemfelter og forslag til initiativer nævnt. Bl.a. vigende medlemskontingent, Magasinet, administration/øvrige omkostninger, Web en, generalforsamlinger, webshop, spil via hjemmesiden, værdikuponer samt en generel gennemgang af omkostningsinstruksen. Bør drøftes på et af de førstkommende bestyrelsesmøder og fornødne initiativer tages. MhJ mindede om, at arbejdsformen i bestyrelsen bør gøres mindre sagsbehandlende og mere strategisk, hvis man skal gøre sig håb om at komme igennem arbejdsmæssigt. Det aftaltes, at alle går i tænkeboks og nedskriver deres forslag/indstilling, således der kan udarbejdes samlede oplæg til bestyrelsen som grundlag for princippielle beslutninger. 3.3 Budget samt fastsættelse af kontingent

4 Først drøftedes budget 2011 og revideret budget 2011 blev udarbejdet. I forhold til det opringelige budget blev der foretaget en nedskrivning af kontingentforventningen med kr Det blev aftalt at oprette en reservationskonto, for besluttede/forventede omkostninger. Desuden oprettes en konto for Uddannelse dækkende klubbens evt. udgifter til medlemmers uddannelse. Konklusion: Der budgetteres med et underskud på kr Hvad angår budget 2012 var der enighed om en vurdering af de enkelte poster, hvorefter et mindre overskud/balance er realistisk. I budgettet er indarbejdet nedenstående forhøjelse af satserne, der vil indbringe et øget kontingentgrundlag på ca. kr Såfremt generalforsamlingen vedtager bestyrelsens forslag om flydende medlemsskab, bortfalder de særlige kontingentsatser for indmeldelser efter hhv. 30. juni og 30.september. Følgende nye satser aftaltes til fremlæggelse for generalforsamlingen: Enkeltmedlem: kr. 350,- Husstandsmedlemmer: kr. 450,- Opdrætterindmeldte: kr. 200,- Udenlandske medlemmer: kr. 500,- 4. Generalforsamlingen Bestyrelsens plan for det kommende år: Efter nogen drøftelse var der enighed om at sammenfatte de mange planer i følgende punkter: Et aktivtetsniveau med øget inddragelse af flere medlemmer Styrket økonomistyring Udvidet anvendelse af klubbens hjemmeside 4.2 Formandens beretning status og procedure Formanden så gerne input fra de enkelte medlemmer, og det aftaltes, at disse skal være ham i hænde senest Herefter vil den skrevne beretning blive fremsendt til bestyrelsens gennemsyn og evt. kommentering. 4.3 Revisorer for den kommende periode Mulige kandidater drøftedes. MiJo kontakter disse. 5. Udstillingsudvalget notat og forslag til ny forretningsorden Som aftalt på et tidligere bestyrelsesmøde havde MiJo og CoSt udarbejdet et oplæg til nye rammer og kompetencer for udstillingsudvalget. Materialet blev gennemået og drøftet.

5 I notatet opregnes en række fordele og ulemper forbundet med følgende 3 løsningsmuligheder Bestyrelsen vælger at fastolde den nuværende organisering og kompetencefordeling Bestyrelsen nedlægger udvalget og overtager opgaverne Der nedsættes et nyt udvalg med kompetence og økonomisk ansvar på linie med klubbens øvrige aktivitetsudvalg (f.eks. Schwseissudvalget) Forslagsstillerne anbefalede den sidstnævnte løsning og havde til brug for den udarbejdet et forslag til en forretningsorden. AnPe kunne ikke følge denne anbefaling og foreslog nedlæggelse af klubbbens udstillingsudvalg. Et udstillingsudvalg bør efter hendes mening være stærkt præget af bestyrelsen. Aktiviteten har tidligere ligget i bestyrelsen, og AnP fandt, at den bør placeres der igen. MhJ og UzH talte begge for etablering af et nyt udvalg på linie med de øvrige udvalg i klubben. MhJ så gerne, at alle rammerne for alle udvalgene beskrives ens dog med de forskelligheder, der kommer af de forskellige aktiviteter og deres forskellige betingelser. Han nævnte desuden, at han gerne så en begrænsning af genvalgsmulighederne til alle udvalg i klubben (f.eks. 2 valgperioder) - også bestyrelsen med henblik på at sikre den fornødne fornyelse. MhJ så gerne en styrkelse af bestyrelsens indflydelse i udvalgene og dermed en stemmeret til bestyrelsens udvalgsrepræsentant. UzH var på en række punkter enig med MhJ; hun fandt heller igen betænkeligheder ved at delegere udstillingsaktiviteterne til et udvalg, ligesom hun fandt det vigtigt at understrege, at de fleste mennesker udfører opgaver med en anden indstilling og motivation, når man også har ansvar. UzH fandt dog ikke anledning til at ændre på bestyrelsesrepræsentantens rolle den bør i udstillingsudvalget være identisk med den, vi i dag har i vores aktivitetsudvalg. Som forslagsstillere var MiJo og CoSt for forslaget også efter at have hørt de faldne kommentarer. MiJo udtrykte sin tvivl om, hvorvidt det i praksis er en god ide at lægge begrænsning på, hvor mange gange et medlem kan genvælges, idet man bør tage højde for klubbbens relativt beskedne størrelse. HeWe kunne herefter konkludere, at der etableres et udstillingsudvalg i klubben således som foreslået. Det aftaltes, at HeWe sender udkastet til forretningsorden til de 3 nuværende medlemsrepræsentanter, og at han som formand for det nuværende Udstillingsudvalg indkalder udvalget til møde herom hurtigst mulig for at få medlemmernes synspunkter, dels til den foreslåede forretningsorden, dels med hensyn til en hensigtsmæssig søsætning af et nyt udvalg. 6. Uddannelse i klubben princippielt samt foreliggende sager Baggrunden for punktet var såvel den aktuelle økonomi i klubben som det forhold, at praksis omkring klubbens refusion af kursusgebyr og kørsel for dommeraspiranter indstillet af klubben synes at producere forventninger til økonomisk dækning af flere typer af uddannelsesaktiviteter, der alle hver især kan være til gavn for klubben og medlemmerne. Der var en længere drøftelse, hvor såvel uddannelsens mål som nytteværdi for andre end også Bek blev berørt. Flere nævnte dilemmaet om, hvornår man tager en uddannelse for at komme til at virke med ens interesse, og hvornår det blot er frivilligt arbejde.

6 Det konkluderedes, at såfremt bestyrelsen træffer en strategisk beslutning om at styrke kompetencen (både mængde, grad og geografisk spredning) inden for et aktivitetsområde, kan bestyrelsen vælge at støtte økonomisk. Omkostningsinstruksen tilrettes. HeWe forlod mødet, AnPe overtog mødeledelsen. Herefter drøftedes 3 konkrete ansøgninger: Mette Nødskov søger om økonomisk støtte til gennemførelse af DKK-kursus i mentalbeskrivelse. Bestyrelsen besluttede, at man for nærværende desværre ikke finder at kunne støtte økonomisk hverken kursusgebyr eller transport, men at man gerne indstiller Mette til uddannelsen overfor DKK. Bettina Quvangs kursusgebyr i forbindelse med uddannelsen til DKK-instruktør i Rally refunderes, idet det forventes, at hun stiller sin ekspertise til rådighed for klubben og opretter hold i BeK-regi. Fra Schweissudvalget forlå ansøgning om refusion af gebyr for stifinderkursus. Det fremgik desværre ikke klart at ansøgningen, hvor mange og hvem, der rent faktisk deltog i kurset. Det aftaltes, at CoSt undersøger dette, hvorefter sagen afgøres ved skriftlig høring i bestyrelsen. 7. Postliste Spørgsmålet om overflytning af udstillingsgebyr til kommende BeK-udstilling i tilfælde af hundens sygdom drøftedes. Dette har i mange år været praksis, men da det dels forkommer relativt sjældent og dels kan give anledning til en del administration m.v. besluttedes, at BeK på dette området følger DKK s udstillingsreglement, dvs. ingen refusion, heller ikke med dyrlægeattest. Det aftaltes, at BeK efterfølgende arbejder for at ændre DKK s regler på området. FCI-standard gældende fra 2011 lægges på hjemmesiden. CoSt kontakter Schæfferhundeklubben for at forhøre sig om muligheder og priser i deres hus på Fyn. Mail fra medlem vedr. kommentar til referatet af møde 1/2011 vedr. vedtægtsstridig beslutning om fremsendelse af generalforsamlingsmateriale, var desværre fremsendt så sent, at ikke alle medlemmer var bekendt med den. Blev derfor ikke behandlet. CoSt blev bedt om at kvittere for modtagelse og meddele, at problemstillingen vil blive gendrøftet snarest belejligt. 8. Bordet rundt

7 UzH ønskede oplyst, hvem der læser korrektur på Magasinet. Muligheder for at rette i fremsendte tekster drøftedes. Enighed om, at nuværende praksis er fornuftig. UzH indtræder i Sundhedsudvalget. 9. Næste møde 1. maj kl 11,00 kort møde forud for generalforsamlingen. CoSt

8 DATO AFSENDER KORT BESKRIVELSE KOMMENTARER / OPFØLGNING BeK-CoSt Tilmelder AnPe + CoSt til deltagelse i DKK-repræsentantskabsmøde i Odense : DKK kvitterer for tilmeldigen : Mødemateriale modtages D-udvalget- Nina Dige Vinther Referat af D-udvalgsmøde til orientering Louise Nørgaaard Forespørgsel til nye hitlisteregler for Rally : CoSt besvarer fsv. angår bestyrelsens beslutning om at følge indstilling fra Instrukktørmødet BeK CoSt Mail til DKK anmoder om informaion vedr. bekendtgørelse fra justitsministeriet om påbud vedr. navneskilt til hund : DKK-Vibeke Knudsen orienterer om forespørgsel om evt. dispensationsmulighed fra kravet Freja Q. Jørgensen Rykker for svar vedr. DKK-kursus Viden-på-bordet : Skriftlig høring i best. CoSt svarer info@allasporter.se Reklame infor om ferieophold for hunden og hele familien Aage Jakobsen Kommentar til bestyrelsen vedr. referatet / medlemsstatistik Linda Laursen S-udvalget Brian Seitzberg Rykker for præmie til Marianne for tegning i en tidligere konkurrence Videresender tilbud fra Retriever Klubben om prøveleder- og stifinderkursus og spørger til evt. dækning af kursusgebyr : Freja Quvang orienterer om sit svar til LL og oplyser at præmien genfremsendes DKK-Jette Nielsen Ny tekst fra FCI standard for beagle fremsendt til best. og U-udvalg DKK-Maria Lieth Tilbud fra Schäferhundeklubben om at anvende deres lokaler til diverse aktiviteter DATO AFSENDER KORT BESKRIVELSE KOMMENTARER / OPFØLGNING DKK-Heidi Taymyr Opfordrer specialklubber og kredse til at deltage i Store Hestedag i Roskilde september 2011

9 Mathilde H. Andersen Forespørger om regler for medlemsskab af BeK : HeWe har svaret BeK-HeWe Fremsender orientering og forespørgsel fra opdrætter vedr. manglende indmeldelse af hvalpekøber og optagelse på hvalpelisten Orienterer om svar til opdrætteren BeK-Brian Seitzberg Orienterer om aftaler med BCD vedr. gensidig deltagelse ved prøver BeK-MiJo Fremsender forespørgsel fra medlem vedr. udstilling og fejl (haleknæk) : CoSt besvarer efter høring i bestyrelsen D-Udvalg Finn Vinther Fremsender til orientering regnskab for LP og Rally i Hårlev D-Udvalge Nina Dige Vinther Fremsender til orientering referat af DSS-årsmøde : revideret referat fremsendes Anna Sofie Gothen Minder om, at junior- og veteranchampions bør hædres, bl.a. med rosetter : AnPe oplyser, at materialet er bestilt og forventes modtaget snarest S-Udvalget Brian Seitzberg Orienterer om reaktion fra DKK vedr. kryptorcide hanhundes udelukkelse fra S-prøver BeK-CoSt Fremsender 200 stk. Beagle-folder til DKK DATO AFSENDER KORT BESKRIVELSE KOMMENTARER / OPFØLGNING Annette Pedersen, Kennel Gold Line Anmoder klubbens udstillingssekretær foranledige, at tilmeldingsgebyr for 2 hunde tilmeldt udstillingen i Års oktober 2010 overføres til kommende udstilling i BeK-reg, idet de pgl. hunde grundet sygdom ikke kunne udstilles : ASG beder udstillingslederen bekræftede oplysningerne og anmoder bestyrelsen drøfte, om dette er reglen i BeK modsat DKK-reglerne herom D-Udvalget Nina Dige Vinther Orienterer om indkaldelse til DKK-instruktørprøve og foreslår, at D- udvalget betaler kursusgebyret : CoSt meddeler, at spørgsmålet om, hvorvidt udvalget kan tage driftsmidler til formålet, vil

10 blive forelagt bestyrelsen BeK CoSt Forespørger NKK om tolkning af brugsprøvekrav for opnåelse af NUCH med henvisning til nye, koordinerede udstillingsregler pr HeWe Videresender mail af fra medlem til bestyrelsen vedr. påstand om vedtægtsstridig beslutning i bestyrelsen : Sekretæren anmodes om at kvittere for modtagelsen MiJo Videresender mail af fra medlem til bestyrelsen vedr. ansøgning om økonomisk støtte til DKK-kursus som mentalbeskriver : Forelagt bestyrelsen- se referat