Kort projektbeskrivelse formål, succeskriterier

Transkript

1 Udkast: Projektplan LARM WP 3 Digitalisering af de hvide programmer Kort projektbeskrivelse formål, succeskriterier Målet for WP3 er at frembringe datagrundlaget for en national bibliografi for radioprogrammer, data som skal indgå som metadata i det samlede LARM-projekt. Dette skal ske gennem to delprojekter: 1. Digitalisering af de trykte hvide programmer 2. Udtræk af data fra DR s systemer til håndtering af sendeplansdata. I begge tilfælde består metadata af de mest grundlæggende informationer på udsendelsesniveau: Dato, kanal, starttidspunkt, programnavn og kort programbeskrivelse. Før vi kan gå i gang med de egentlige projekter har vi imidlertid et projekt 0, et afklaringsprojekt. Her skal vi bl.a. analysere kilderne nærmere, og herudfra endeligt beslutte hvad der skal tages med, hvilket kvalitetsniveau vi forventer at kunne nå for de penge der er sat af osv. Denne prioritering forventer vi at træffe i samråd med de øvrige dele af LARM projektet. Vi forventer at det både vil være interessant for forskere at have korrekte oplysninger om hvad der rent faktisk blev sendt, og hvad der blev planlagt. Dvs. at de hvide programmer også er bevaringsværdige og interessante i sig selv, og ikke kun de data der kan trækkes ud herfra, og evt. efterfølgende korrigeres i forhold til faktisk udsendte programmer. Såvel DR som Statsbiblioteket ønsker at bevare og anvende slutproduktet og diverse mellemprodukter fra WP3 i egen sammenhæng. Afklaring af rettighederne er derfor også et punkt i projektplanen. Succeskriterier: At få produceret de nævnte metadata til det aftalte tidspunkt, i den aftalte kvalitet. De præcise mål afklares i løbet af delprojekt 0: Afklaringsfasen. Udfordringer: Optimalt set skal så mange data med som muligt, og alle data skal leveres opdelt i poster og felter, f.eks. xml format. Der findes 1

2 imidlertid rigtig mange sider med rettelser og supplerende oplysninger indbundet sammen med de trykte programmer. Der er rigtig mange sider, selv om det præcise antal ikke kendes ved projektstart, og det er formentlig ikke muligt at få alle oplysninger digitaliseret i den optimale kvalitet. Et af formålene med Afklaringsprojektet er at indsamle tilstrækkelig information til at kunne foretage den bedst mulige afvejning af muligheder, krav og ønsker i forhold til budgettet. Delprojekter 0. Afklaringsfase: Formål: At beskrive datakilderne mht. indhold, format, rettigheder m.m samt at koordinere krav og ønsker fra henholdsvis den tekniske del af LARM samt krav og ønsker fra forskerne. a. Beskrivelse af kildematerialet, omfang, kvalitet, indhold, struktur b. Afklaring af ønsket output i forhold til tekniske krav I WP 2 c. Afklaring af ønsket output i forhold til forskernes krav og ønsker d. Afvejning af ovenstående forhold til tid og økonomi. e. Fører til: Beslutning om ønskede outputformater for WP 3, samt beslutning om proceduren skal være trinvis opkvalificering af data. 1. Digitalisering af trykte hvide programmer a. Vurdering af hvorvidt der skal benyttes eu-udbud eller ej. b. Produktion af udbudsmateriale / tilbudsc. Gennemførelse af udbud / indhentelse af tilbud d. Produktion + kvalitetskontrol af modtagne data. e. Aflevering til WP 2 2. Sendeplansdata fra DRs systemer, fra 1984 og frem a. Beskrivelse af hvad der findes. Herunder vurdering af hvorvidt de tilgængelige data for perioden er tilstrækkelig, eller det alternativt skal overvejes at digitalisere de hvide programmer også for denne periode. b. Forhandling om hvad vi må tage ud til vores system c. Udtræk af data fra diverse systemer. d. Aflevering til WP 2 3. Tværgående aktiviteter a. Afklaring af rettigheder til projektets produkter 2

3 b. Data på tv-programmer: Disse er trykt sammen med radioprogrammerne i de hvide programmer, og vi vil vurdere hvorvidt disse kan tages med, og hvad det vil koste. Evt. søge ekstra midler til at behandle tv-data. c. Aftaler om fremadrettet løbende opdatering, frekvens, metode etc. således d. Evt. arbejde med ideer til supplerende materiale: Radioavismanuskripter m.m. Foreløbig tidsplan Se vedlagte grafiske oversigt. Da første delprojekt er en afklaringsfase, hvor det skal klarlægges præcist hvordan resten af projektet skal forløbe, vil der først kunne laves en realistisk tidsplan efter afklaringsfasen. Budget Budgettet er på nuværende tidspunkt ikke bearbejdet i forhold til det reviderede budget fra januar 2010, bortset fra at midlerne er opdelt pr. år. Total Projektadministration SB Projektadministration DR Rejser Køb af digitalisering Total Organisering Projektet styres af en styregruppe som udgøres af en repræsentant fra DR og en repræsentant fra Statsbiblioteket, ved opstart henholdsvis Per Holst og Tonny Skovgård Jensen. Statsbibliotekets repræsentant er projektleder. Hver af de to repræsentanter refererer til interne styregrupper i de respektive organisationer. Styregruppen træffer beslutning om udmøntning af projektets midler til opnåelse af projektets formål. Da mange valg vil påvirke de øvrige LARM delprojekter, og da de økonomiske rammer sammenholdt med projektets mål nødvendiggør prioritering, vil væsentlige 3

4 beslutninger blive forelagt Executive Board til kommentar og godkendelse. Dette vil især være tilfældet i starten af projektet. 4

5 Tidsplan WP3 nb. foreløbig UDKAST - FEBRUAR 2010 Digitalisering af de hvide programmer Måned : Afklaringsfasen Beslutning om prioriteringer 1: Digitalisering af de hvide programmer Forberedelse af udbud: a + b Gennemførelse af udbudsforretning: c Produktion Aflevering af data til WP 2 2: Sendeplansdata fra DRs systemer Afklaring af indhold, rettigheder m.m.: a+b Udtræk af data fra diverse systemer Aflevering af data til WP 2 5