Udbudsbetingelser. Grødeskæring og vedligeholdelse af vandløb INDKØB & UDBUD

Transkript

1 Udbudsbetingelser INDKØB & UDBUD

2 Indhold 1. Indledning Udbudsmaterialet Ordregiver Tidsplan Spørgsmål Udbuddets omfang Særlige vilkår Virksomhedsoverdragelse Sociale klausuler Arbejdsklausuler Stikprøvekontrol Ophør Udelukkelse og egnethed Tilbudsgivers personlige forhold Økonomisk og finansiel formåen Teknisk og/eller faglig formåen Forsikringsforhold Konsortier Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Underleverandører Aftalevilkår Tilbud Flere tilbud Kombinationsbud Kontrolbud Alternative tilbud Afgivelse af tilbud Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tilbuddets indhold Tilbuddets indhold Pris Sprog...14 Side 2 af 31

3 12.4. Ejendomsret og betaling for tilbud Forbehold Tilbudsevaluering Evaluering af pris Evaluering af kvalitative kriterier Forbehold og konditionsmæssighed Udelukkelse og egnethed Orientering om resultatet af udbuddet Aktindsigt Udkast til aftale Parterne Aftalegrundlag Aftalens grundlag Underleverandører Aftaleperiode Aftalens omfang Omfang Ændringer af aftalens omfang Samarbejde Virksomhedsoverdragelse Kvalitet Priser og prisregulering Pris Prisregulering Afgifter Bonus og godtgørelse Bestilling Fakturering Betalingsbetingelser Leverandørens misligholdelse Bod Beskadigelser Force majeure Sikkerhedsstillelse...27 Side 3 af 31

4 17. Forsikring Etik Arbejdsklausuler Stikprøvekontrol Overdragelse Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser Ordregivers overdragelse af rettigheder og forpligtelser Rettigheder Tredjemandsrettigheder Tavshedspligt Lovvalg og værneting Underskrifter...31 Side 4 af 31

5 1. Indledning Disse udbudsbetingelser gælder for Holbæk Kommunes (herefter Ordregiver ) udbud af kontrakt på grødeskæring og vedligeholdelse af vandløb. Udbuddet omfatter regelmæssig grødeskæring af ca. 135 km åbent vandløb og 40 km rørlagt vandløb, indenfor fastlagte tidsterminer. Hovedparten af vandløbene grødeskæres 1-2 gange årligt, mens enkelte skæres 3 gange årligt. Vedligeholdelsen skal ske i henhold til regulativet for det enkelte vandløb samt beskrivelser i nærværende udbudsmateriale. Udbuddet omfatter: Ordinære vedligeholdelse 1 : - Grødeskæring - Oprydning - Kantskæring - Mindre beskæringer af træer og buske, fjernelse af spærringer og affald og sikring af frit indog udløb af rørlægninger Regulerbare ydelser: - Oprensning af bundbredde - Tilsyn af brønd - Oprensning af brønde - Oprensning af sandfang Ved regulerbare ydelser forstås, ydelser hvis omfang kan variere fra år til år. Dog vil ydelserne være en fast bestanddel af opgaven. Optioner 2 : - Oprensning af overkørsel - Spuling af rørlagt strækning - Skæring af sideskråninger - Gravemaskine - Rendegraver - Jordvogn - Lastbil - Arbejdsmand - Mer-pris pr. meter for brug af GPS ved oprensning af vandløbsbund Tilbudsgiver er ikke forpligtet til at gøre brug af optionerne. Vandløbene er opdelt i 4 delaftaler, hvor der kan afgives tilbud på én, flere eller alle delaftaler. Kontraktperioden løber fra 1. maj 2017 til og med 31. marts 2020 og kan forlænges med op til 24 måneder på uændrede vilkår. Forlænges kontrakten ikke, udløber den uden yderligere varsel. Forlængelse vil blive varslet med 6 måneders varsel inden kontraktens udløb. 1 Den ordinære og regulerbare ydelse er inklusiv brug af maskine, anstilling, mandskab etc. 2 Ydelser der kræver en maskine er inklusiv anstilling og maskinfører. Side 5 af 31

6 Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud efter udbudsloven i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort i EU-tidende/TED-databasen. CPV kode: Arbejder til vandløbsregulering og sikring mod oversvømmelser, Tjenesteydelser inden for skovbrug, Tilplantning og vedligeholdelse af grønne områder, Vedligeholdelse af arealer, Træbeskæring, Tjenesteydelser på miljøområdet, Miljøbeskyttelse, Miljøgenopretning, Andre tjenesteydelser. Ordregiver er ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med udbudsloven, herunder at de grundlæggende principper om gennemsigtighed, ligebehandling og proportionalitet respekteres under udbudsprocessen. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud afgives i overensstemmelse med udbudsmaterialet, og tilbudsgiver må påregne, at ordregiver kan være nødsaget til at se bort fra et i øvrigt attraktivt tilbud, hvis dette ikke lever op til de fastsatte krav. Ordregiver anvender e-sourcesystemet: EU-supply.com hvor igennem udbudsmaterialet er tilgængeligt. Ligeledes sker kommunikation som spørgsmål og svar i udbudsfasen og selve tilbudsafgivelsen her igennem. 2. Udbudsmaterialet Foruden udbudsbetingelserne og udbudsbekendtgørelsen består udbudsmaterialet af følgende dele: Kontraktudkast Bilag 1: Kravspecifikation Bilag 2: Tilbudsliste Bilag 3: Grødeskæringspraksis Bilag 4: Kvalitative kriterier Bilag 5: Vejledning til at åbne og udfylde ESPD ESPD er vedlagt udbudsmaterialet som et separat bilag. Tilbudsgiver opfordres til at sikre sig, at tilbudsgiver er i besiddelse af et fuldstændigt eksemplar af udbudsmaterialet. 3. Ordregiver Ordregiver er: Holbæk Kommune Vækst & Bæredygtighed Kanalstræde Holbæk CVR-nr Kontaktperson: Vandløbskoordinator Stina Hauch Kaufmann stkau@holb.dk Side 6 af 31

7 4. Tidsplan Udbuddet vil blive gennemført efter følgende forventede tidsplan. Aktivitet Dato Offentliggørelse Tirsdag den 17. januar 2017 Spørgefrist Tirsdag den 14. februar 2017 Svarfrist for spørgsmål Mandag den 20. februar 2017 Tilbudsfrist Mandag den 27. februar 2017 Evaluering af tilbud (verifikation af ESPD op til 3 uger uge 11-13) Fra den 28. februar til 13. marts 2017 Orientering om det vindende tilbud Mandag den 3. april 2017 Kontraktunderskrivelse Tirsdag den 18. april Spørgsmål Udbudsmaterialet er offentliggjort via udbudssystemet EU-Supply, som anvendes til hele udbuddets gennemførelse. Udbudsmaterialet er derfor kun tilgængeligt på EU-Supply hjemmeside. Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i aftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Tilbudsgiver opfordres desuden til at gøre ordregiver opmærksom på eventuelle forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud. Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via EU-Supply. Al kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver vedrørende dette udbud skal foregå ved hjælp af beskedfunktionaliteten i EU-Supply og skal ske skriftligt samt stiles til: udbudskonsulent, Anette Eghoff. Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist. IT-support vedrørende EU-Supply fås ved henvendelse til: Tlf.: (+45) support@eu-supply.com Side 7 af 31

8 6. Udbuddets omfang Det samlede forbrug omfattet af udbuddet udgør på årsbasis cirka 1.8 mio. danske kr. ekskl. moms (anslået). Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for udbyder. Udbuddet omfatter 4 delaftaler, jf. bilag 3, grødeskæringspraksis. Delaftale Vandløb Kilometer 1 Svinninge Å, Torslunde Å, Aggersvoldløbet, Aggersvoldløbet nord, Kølle Å, Byløbet, Lundemarksløbet, Gislinge Å, Hørby Sørende, Kisserup Sdr. + Ndr. Løb, Udby Hørbyløbet - tilløb øst + tilløb nord 2 Kobbel Å (amt og kommune), Skelgrøften, Lovledsrenden, sideløb til Kobbel Å, Sideløb til Kobbel Å østlig gren, Møllerenden, Egemoseløbet + tilløb, Kundby Bjergby Enge hovedløb og tilløb, Regstrup Å, Tuse Å kommune, Rusrenden, Søndersted Grøft, Nr. Jernløse Enge hovedløb og tilløb, Trønninge Enge, Virkelystrenden, Nørup Hovedledning og tilløb 3 Tuse Å amt, Kalvemose Å, Mårsøgrøften, Maglemoseløbet, Muskebæk, Østrup Skovløb, Undløse Møllerende, Dønnerbækken, Undløse Mose tilløb nord og syd, Fugle Å, Lyngbækken, Tømmeruprenden, Ravnebæk, Regstrup Å Jyderup, Tåstrup Å, Skolegrøften, Vanløsemose Å, Egholmsgrøften, Kyringegrøfterne, Øvre Åmose Å 4 Tysinge Å (kommune og amt), Brændemølle Å, Sønderstrup Å, Rendebækken, Stestrup Grøften, Have Borupgrøften, Møllerenden, Bårupgrøften, Vallenderød Bæk, Truelsbæk vandløb 3 Forventet kontraktværdi kr. pr. år , , , ,- Kommunen forbeholder sig ret til at ændre i vedligeholdelsens omfang, f.eks. i forbindelse med regulativrevision. Endvidere at delaftalens sammensætning kan ændres i kontraktperioden. For eksempel nedklassificering fra offentlige til private vandløb. Der gives tilbud ud fra de eksisterende forhold langs vandløbene, og det forudsættes inden tilbud afgives, at tilbudsgiver selv gør sig bekendt med disse. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for at vurdere omfang og indvirkning ved evt. hindringer for arbejdets udførelse. For nærmere beskrivelse af de udbudte ydelser, herunder de mindstekrav ydelserne skal opfylde, henvises til kravspecifikationen (bilag 1) og grødeskæringspraksis (bilag 3), samt eventuelle rettelser og besvarelse af spørgsmål. Aftalen er gældende fra den 1. maj 2017 til og med 31. marts 2020, og er uopsigelig de første 12 måneder. Herefter har parterne mulighed for at opsige kontrakten med 3 måneders skriftligt varsel, jf. dog pkt. 12 (Leverandørens misligholdelse). Ordregiver har option på at forlænge aftalen med op til 24 måneder på uændrede vilkår. Forlængelse vil blive varslet 6 måneder inden kontraktens udløb. 3 Opgivet i cirkatal Side 8 af 31

9 Forlænges kontrakten ikke, udløber den uden yderligere varsel. Aftalen er uopsigelig for begge parter i forlængelsesperioden. 7. Særlige vilkår 7.1. Virksomhedsoverdragelse Der vil ikke være virksomhedsoverdragelse af medarbejdere Sociale klausuler Aftalen indeholder ikke sociale klausuler, idet de ikke skønnes relevante for denne ydelse Arbejdsklausuler Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausuler i forbindelse med opfyldelse af aftalen, jf. kontraktens pkt. 19. Ordregiver ønsker, med henvisning til ILO-konvention nr. 94 (1955) vedrørende løn- og ansættelsesforhold, at sikre gode vilkår for medarbejderne hos tilbudsgiver og eventuelle underleverandører af de udbudte ydelser. Tilbudsgiver forpligter sig derfor til at sikre, at de ansatte som tilbudsgiver og eventuelle underleverandører beskæftiger med henblik på opgavens udførelse til enhver tid, har løn og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag på den egn, hvor arbejdet skal udføres. Overholder tilbudsgiver ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan ordregiver tilbageholde vederlag til tilbudsgiver med henblik på at sikre arbejdstagerne de nævnte ansættelsesvilkår. Tilbudsgiver kan hæfte for opfyldelse af arbejdstageres lønkrav mv. hos underleverandører. Ordregiver kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Tilbudsgiver skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere. Relevant dokumentation er lønsedler og ansættelsesbeviser, samt den referenceramme, der blev anvendt ved fastsættelsen af løn- og ansættelsesforholdene for de ansatte. Ordregiver kan udbede sig yderligere nødvendig dokumentation i forhold til denne forpligtelse. Dokumentationen skal være ordregiver i hænde senest 10 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Såfremt tilbudsgiver ikke overholder foranstående bestemmelser, eller hvis fyldestgørende dokumentation ikke bliver fremsendt, kan det blive betragtet som en væsentlig misligholdelse af kontrakten og ordregiver kan ophæve kontrakten. Side 9 af 31

10 7.4. Stikprøvekontrol Ordregiver eller en af ordregiver udpeget tredjepart er i kontraktperioden berettiget til uden varsel at foretage stikprøvekontrol på den arbejdsplads, hvor tilbudsgiver eller eventuelle underleverandører opfylder kontrakten. En eller flere medarbejdere kan, blive udvalgt til stikprøvekontrol. De udvalgte medarbejdere er forpligtet til at oplyse deres fulde navn og fremvise billedlegitimation. Tilbudsgiver er herefter forpligtet til at fremsende relevant dokumentation for, at tilbudsgiver, overholder sine kontraktforpligtelser. Det påhviler tilbudsgiver en forpligtelse til loyalt at samarbejde ved en stikprøvekontrol. Såfremt tilbudsgiver ikke overholder foranstående bestemmelser eller loyalt samarbejder ved stikprøvekontrollen, bliver det betragtet som en væsentlig misligholdelse af kontrakten. Manglende overholdelse af bestemmelser i afsnittet om Etik betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. Det forudsættes endvidere, at tilbudsgiver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at tilbudsgiver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er tilbudsgiver forpligtet til at opfylde aftalen med en tilsvarende tjenesteydelse, som opfylder aftalens krav. Tilbudsgivers eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende Ophør Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene og klagenævnet eller domstolene annullerer ordregivers beslutning om at tildele leverandøren aftalen, erklærer aftalen for uden virkning, anser en ændring af aftalen for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsbekendtgørelse eller i øvrigt pålægger ordregiver at bringe aftalen til ophør, kan aftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned. (Antal dage kan afvige afhængig af det konkrete udbudsområde) jf. udbudslovens 185, stk. 2 og lov om Klagenævnet for udbud, Uanset tidspunktet for opsigelse kan leverandøren ikke kræve erstatning som følge af opsigelsen. Ordregiveren kan i medfør af udbudslovens 185, stk. 1, nr. 1 bringe en kontrakt eller rammeaftale til ophør, når kontrakten eller rammeaftalen har været genstand for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsprocedure, jf Ordregiver kan i dette tilfælde bringe kontrakten/rammeaftalen til ophør med 30 dages varsel til den 1. i en måned. Ordregiveren kan i medfør af udbudslovens 185, stk. 1, nr. 2 og 3 bringe en kontrakt eller rammeaftale til ophør, når leverandøren var omfattet af en af udelukkelsesgrundene i på tidspunktet for tildelingen af kontrakten, hvorefter leverandøren skulle have været udelukket fra udbudsproceduren, eller kontrakten eller rammeaftalen ikke skulle have været tildelt leverandøren på grund af en alvorlig overtrædelse af forpligtelserne i henhold til traktaterne og direktivet, der er fastslået af EU-Domstolen i forbindelse med en procedure efter artikel 258 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde. Ordregiver kan i dette tilfælde bringe kontrakten/rammeaftalen til ophør straks. Side 10 af 31

11 8. Udelukkelse og egnethed Tilbudsgiver skal vedlægge et udfyldt ESPD til sit tilbud. ESPD en skal indeholde de oplysninger, der kræves i pkt til 8.4. Oplysningerne danner grundlag for ordregivers vurdering af, om tilbudsgiver er udelukket fra at deltage i udbuddet og, om tilbudsgiver er egent til at udføre den udbudte opgave Tilbudsgivers personlige forhold Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1 til 3 og 136 (se ESPDs afsnit Udelukkelse ). Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens 137 (se ESPDs afsnit: Udelukkelse ): Tilbudsgiveren har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 1 Tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling eller lignende, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 2 Tilbudsgiveren i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv kan påvises at have begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om tilbudsgiverens integritet, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 3 Tilbudsgiveren væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt og misligholdelsen har medført kontraktens ophævelse eller lignende sanktion, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens 142: Tilbudsgiver skal angive den samlede årsomsætning, den specifikke årsomsætning for forretningsområdet samt egenkapital for de sidste 3 år. Samtlige af disse tal skal være positive. Virksomheder som er nyetableret eller som har påbegyndt forretning indenfor området de sidste 3 år, fremsender de oplysninger der er til rådighed. Tilbudsgiver skal afgive oplysning herom i ESPD Teknisk og/eller faglig formåen Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens 143: Referenceliste over minimum 2 af de betydeligste, sammenlignelige opgaver, der er udført i løbet af de sidste 3 år, eller så længe tilbudsgivers virksomhed har eksisteret, hvis det er mindre end 3 år. Referencerne skal indeholde en beskrivelse af leverancerne, samt de anvendte metoder til vandløbsvedligeholdelse. Endvidere skal de indeholde kundens navn, Side 11 af 31

12 opgavens type og omfang, udførelsesår samt navn og telefonnummer på kundens kontaktperson. Beskrivelse af virksomhedsprofil med angivelse af den juridiske person, udbyder i givet fald indgår aftale med. I virksomhedsprofilen beskrives organisationen og ejerforhold samt antal ansatte. Tilbudsgiver skal afgive oplysning herom i ESPD Forsikringsforhold Tilbudsgiver skal have en for branchen sædvanlig professionel ansvarsforsikring. Ansvarsforsikringen skal dække det erstatningsansvar, sikrede pådrager sig ved beskadigelse af personer og ting under udførelse af entreprisen. Forsikringssummen skal andrage mindst kr. pr. forsikringsår for person- og/eller tingskade med en selvrisiko på maks. kr af enhver skade. Entreprenøren hæfter selv for en evt. selvrisiko uanset antallet af skader. Oplysninger om forsikringsforhold skal afgives i ESPD en og dokumentationen skal fremsendes på opfordring i forbindelse med verifikationen af ESPD Konsortier Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 8.1 til 8.4 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil sige, at der skal udfyldes og vedlægges en ESPD for hver enkelt deltager i konsortiet. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Herudover skal der angives en kontaktperson, som er bemyndiget til at indgå aftaler på vegne af konsortiet. Alle deltagere i konsortiet skal ved kontraktindgåelse skrive under på, at de hæfter solidarisk og direkte i forhold til ordregiver Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Hvis tilbudsgiver under henvisning til udbudslovens 144, stk. 1 i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger under pkt. 8.1 til 8.4 afgives for samtlige enheder. Det vil sige, at der skal udfyldes og vedlægges en ESPD for hver enkelt enhed. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamets ydelser/roller angives. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være tilbudsgiverteamets samlede egnethed, der vurderes. Baserer tilbudsgiver sig for en del af tjenesteydelsen vedrørende teknisk og/eller faglig formåen på en kapacitet fra en anden enhed, skal den anden enhed udføre den pågældende del af tjenesteydelsen, jf. udbudslovens 144, stk. 3. Side 12 af 31

13 8.7. Underleverandører Tilbudsgiver bedes oplyse i bilag 4 (kvalitative kriterier) hvilke dele af kontrakten tilbudsgiver eventuelt har til hensigt at give i underleverance til tredjemand, og i så fald hvilke underleverandører, som tænkes anvendt, med angivelse af navn og kontaktoplysninger på og juridisk repræsentant for disse, jf. udbudslovens 177, stk. 1 og stk Aftalevilkår Den udbudte aftale indgås på de vilkår, der fremgår af den vedlagte aftale. 10. Tilbud Flere tilbud Der kan ikke afgives mere end et tilbud pr. delaftale Kombinationsbud Der er ikke mulighed for at give kombinationsrabat Kontrolbud Ordregiver har planlagt at afgive kontrolbud på ydelsen og forbeholder sig ret til at annullere udbuddet på baggrund af det afgivne kontrolbud, hvis ordregiver på baggrund af den foretagne tilbudsvurdering foretrækker den interne opgaveløsning Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 11. Afgivelse af tilbud Tilbudsfrist Tilbud skal være modtaget i EU-supply senest mandag den 27. februar 2017 (indtil 23:59). Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i 6 måneder fra tilbudsfrist. Udbudsprocessen er ikke afsluttet før kontrakt er underskrevet af begge parter. Side 13 af 31

14 12. Tilbuddets indhold Tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde følgende: Udfyldt ESPD, herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, samt eventuel erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere Udfyldt tilbudsliste Udfyldt bilag 4, kvalitative kriterier Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger Pris Tilbudsgiver skal oplyse pakkeprisen pr. år. Tilbudslisten angiver hvordan pakkeprisen er sammensat af ordinære, regulære og optionspriser (bilag 2). Prisen skal være alt inklusiv. Det vil sige inklusiv brug af maskine, anstilling, mandskab etc. Prisen skal oplyses i danske kroner, ekskl. moms men incl. alle afgifter. Eventuelle tillæg og gebyrer accepteres ikke. Prisen afgivet i tilbudslisten er juridisk bindende i aftaleperioden Sprog Tilbuddet og evt. bilagsmateriale skal være på dansk Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud Forbehold Det er ikke muligt at tage forbehold for indholdet af udbudsmaterialet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Side 14 af 31

15 13. Tilbudsevaluering Som anført i udbudsbekendtgørelsen identificeres det økonomisk mest fordelagtige tilbud ved anvendelse af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Ordregiver vil anvende følgende kriterier med den anførte vægt: Tildelingskriterier Vægtning Pris 60% Kvalitet 40% Evaluering af pris Tilbudsgiver skal i tilbudslisten i bilag 2 angive pris pr. meter for ordinær grødeskæring. Endvidere skal tilbudsgiver angive pris pr. enhed for regulerbare ydelser samt pris pr. enhed for optioner. Disse priser vil med den forventede volumen tilsammen udgøre tilbudsgivers årlige pakkepris pr. delaftale. Underkriteriet pris Vægtning Ordinær grødeskæring 60 % Regulerbare ydelser 20 % Optionspriser 20 % Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms. Tilbuddet skal indeholde alle omkostninger, der er forbundet med den konkrete opgave. Tilbuddene vurderes ud fra en lineær model, hvor laveste pris giver 10 point og laveste pris plus 50 % giver 0 point. Prisen vurderes ud fra de tilbudte priser i tilbudslisten. Eksempelvis, hvis laveste pris er kr. 100 så vil en pris på kr. 150 give en tilbudsgiver 0 point. Point = maksimumpoint (maksimumpoint/50%) x (tilbudspris laveste tilbudspris)/laveste pris Såfremt de indkomne tilbud skulle vise sig at have en spredning, der overstiger de 50 %, så vurderes tilbuddene i stedet efter en sekundær model, som indarbejder hele spændet på de indkomne priser; eksempelvis, hvis laveste pris kr. 100 og giver 10 point og højeste pris er kr. 160 og efter denne model giver 0. Formlen tilpasses med den procent som spredningen viser. Side 15 af 31

16 13.2. Evaluering af kvalitative kriterier De indkomne tilbud vil blive vurderet efter nedenstående kvalitative kriterier. Hvert tilbud tildeles et antal point, alt efter hvor godt tilbuddet opfylder de evaluerbare krav knyttet til de enkelte kriterier. Der vil blive foretaget en individuel vurdering af hvert enkelt kvalitativt kriterium. Underkriteriet kvalitet Vægtning 1. Ledelse og organisering af arbejdet 25% 2. Medarbejdernes kvalifikationer 25% 3. Anvendt miljøpolitik 25% 4. Maskinelle funktionskrav og drifts sikkerhed 25% De ovennævnte kriterier skal beskrives i bilag 4, og må max. fylde 10 A-4 sider, skriftstørrelse max. størrelse 11, eksklusive cv er og uddannelsesdokumentation. AD. 1: Ledelse og organisering af arbejdet Til vurderingen af ledelse og organisering af arbejdet vil der blive lagt vægt på en driftsleder, der er fortrolig med og fuldt kvalificeret til de pågældende arbejder. Driftslederen skal have det fornødne antal medarbejdere til rådighed og være bemyndiget til at træffe bindende aftaler på tilbudsgiverens vegne. Driftslederen må ikke udskiftes uden ordregivers samtykke. Tilbudsgiver skal for hver delaftale der bydes på, beskrive: 1. Driftslederens kvalifikationer, kontaktdata og erfaringer med håndtering af tilsvarende opgaver. 2. Hvilke mandskabsressourcer tilbudsgiver vil stille til rådighed. 3. Hvordan vil sygdom, ferie og arbejdspres håndteres, således, at det sikres at arbejdet udføres. 4. Hvordan vil tilbudsgiver håndtere pressede situationer? For eksempel i forbindelse med ekstremt vejrlig eller ved ekstraordinær grødeskæring. 5. Hvordan håndteres og sikres arbejdsgange? 6. Hvordan sikres intern kontrol og kommunikation? 7. Hvilke underleverandører vil blive benyttet til delaftalen? AD. 2: Medarbejdernes kvalifikationer Til vurderingen af de faglige kvalifikationer hos tilbudsgivers medarbejdere, vil der blive lagt vægt på medarbejderens faglige uddannelse, kurser og praktiske erfaring i vandløbsvedligeholdelse og vandløbspleje. Tilbudsgiver skal for hver delaftale der bydes på, beskrive: - De valgte medarbejderes uddannelse/kurser, praktiske erfaring og viden på vandløbsområdet CV er for hver enkelt medarbejder skal vedlægges. Side 16 af 31

17 Tilbudsgiver skal, for de valgte medarbejdere, kunne dokumentere, at mandskabet har gennemført Ferskvandscentret Å-mandskursus eller uddannelse med tilsvarende vidensniveau. Dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt mandskabet ikke har afsluttet uddannelsen skal uddannelsen være afsluttet senest i juli måned i entrepriseårets startår (2017), dokumentation for gennemført kursus fremsendes senest i juli Dokumentation for tilmelding til kurset skal vedlægges tilbuddet, eller det skal bekræftes at det eftersendes senest en uge efter kontraktunderskrivning. Ellers er det grundlag for opsigelse af kontrakten. Det vægter endvidere, at tilbudsgiver kan oplyse om tilbudsgivers å-mænd og maskinførere har deltaget i yderligere å-mandskurser med vidensniveau udover ovenstående. For eksempel ferskvandscentrets kursus maskinel vedligeholdelse af vandløb. Tilbudsgiver kan endvidere f.eks. oplyse, om å-mænd og maskinførere tilbydes yderligere eller opfølgende kurser inden for kontraktperioden. Dokumentation skal vedlægges. AD. 3: Anvendt miljøpolitik Til vurderingen af dette kriterie vil der blive lagt vægt på tilbudsgivers miljøpolitik i forbindelse med udførelse af opgaven, herunder anvendelse af miljøvenlige arbejdsprocedurer som f.eks. anvendelse af bionedbrydelige smøremidler. Tilbudsgiver skal beskrive: - Håndtering af miljøhensyn i forbindelse med arbejdets udførelse. AD. 4: Maskinelle funktionskrav og driftssikkerhed Ved besvarelsen skal der redegøres for, hvorledes tilbudsgiver sikrer størst mulig maskinel driftssikkerhed til sikring af, at opgaverne løses inden for de krav og tidsfrister, der er fastsat i bilag 3 (grødeskæringspraksis) og bilag 1 (kravspecifikation). Redegørelsen skal være så konkret og præcis som mulig. Tilbudsgiver skal for hver delaftale der bydes på, beskrive: - Hvilke typer og antal af materiel tilbudsgiver vil anvende til den valgte delaftale? - Hvilke muligheder har tilbudsgiver for at indsætte reservemateriel? Side 17 af 31

18 Generelt om evalueringen Der anvendes ved evalueringen en pointmodel, hvor arbejdsgruppen giver point mellem 0 og er højest. 10 Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 9 Meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 8 God opfyldelses af kriteriet 7 Over middel i opfyldelse af kriteriet 6 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 5 Under middel i opfyldelse af kriteriet 4 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 3 Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet 2 Dårlig opfyldelse af kriteriet 1 Meget dårlig opfyldelse af kriteriet 0 Nærmest ingen opfyldelse af kriteriet Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag Forbehold og konditionsmæssighed Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv., jf. udbudslovens 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, har ordregiver ret til at afvise tilbuddet jf. pkt Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder de krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivere, der har afgivet ukonditionsmæssige tilbud, kan ikke tildeles en aftale Udelukkelse og egnethed Den enkelte tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt. 8. Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal de(n) tilbudsgiver(e), som ifølge ordregiver har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form at bedste forhold mellem pris og kvalitet, dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD en. Oplysningerne fra ESPD en kan dokumenteres med fremlæggelse af en serviceattest. Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel, og skal fremsendes til ordregiver inden for 3 uger efter tildelingsbeslutningen er afsendt. Der gøres opmærksom på, at sagsbehandlingstiden i styrelsen er ca. 2 uger fra modtagelse af anmodning i korrekt udfyldt stand. Attesten koster ca. 725 kr. Side 18 af 31

19 14. Orientering om resultatet af udbuddet Alle tilbudsgivere vil via EU-Supply blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. udbudslovens 171. Udbuddet er ikke afsluttet, før aftalen er underskrevet af begge parter efter stand still-periodens udløb. Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren, men alene underretning om at tilbudsgiver efter ordregivers vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Kontrakt kan først indgås efter udløbet af stand still-perioden, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud Aktindsigt Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Side 19 af 31

20 1. Udkast til aftale 1.1. Parterne Mellem Holbæk Kommune Vækst & Bæredygtighed Kanalstræde Holbæk CVR-nr (herefter kaldet ordregiver) og [Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.] (herefter kaldet leverandøren) er der indgået aftale vedrørende levering af grødeskæring og vedligeholdelse af vandløb til ordregiver. 2. Aftalegrundlag 2.1. Aftalens grundlag Denne aftale er indgået på baggrund af ordregiverens udbud af grødeskæring i vandløb. Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter: 1. Denne aftale, herunder udbudsbetingelser 2. Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 3. Holbæk Kommunes samlede udbudsmateriale 4. Leverandørens tilbud af [indsæt dato] Hvis der er uoverensstemmelse mellem aftalen og bilagene, går aftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag. Hvor intet andet følger af aftalen og bilagene, gælder bestemmelserne i AB92. Side 20 af 31

21 2.2. Underleverandører Leverandøren har til aftalen tilknyttet følgende underleverandører: [indsæt navn på de underleverandører, der er oplyst i tilbuddet] Disse underleverandører kan kun udskiftes med ordregivers forudgående samtykke. Har leverandøren baseret sit tilbud vedrørende teknisk/faglig formåen på kapacitet fra en underleverandør, skal denne underleverandør derudover udføre tjenesteydelsen, jf. udbudslovens 144, stk. 3. Leverandørens brug af eventuelle yderligere underleverandører skal forudgående godkendes skriftligt af ordregiver. Ordregiver er dog berettiget til at kræve, at disse underleverandører udskiftes, såfremt ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende underleverandør. Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. Ansvaret for opfyldelse af aftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører. 3. Aftaleperiode Aftalen er gældende fra den 1. maj 2017 til og med 31. marts 2020, og er uopsigelig de første 12 måneder. Herefter har parterne mulighed for at opsige aftalen med 3 måneders skriftligt varsel, jf. dog pkt. 12 (Leverandørens misligholdelse). Ordregiver har option på at forlænge aftalen med op til 24 måneder på uændrede vilkår. Forlængelse vil blive varslet 6 måneder inden aftalens udløb. Aftalen er uopsigelig for begge parter i forlængelsesperioden. Forlænges aftalen ikke, udløber den uden yderligere varsel. Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og klagenævnet eller domstolene annullerer ordregivers beslutning om at tildele leverandøren aftalen, erklærer aftalen for uden virkning, anser en ændring af aftalen for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsbekendtgørelse eller i øvrigt pålægger ordregiver at bringe aftalen til ophør, kan aftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned. (Antal dage kan afvige afhængig af det konkrete udbudsområde.) jf. udbudslovens 185, stk. 2 og lov om Klagenævnet for udbud, Uanset tidspunktet for opsigelse kan leverandøren ikke kræve erstatning som følge af opsigelsen. Ordregiveren kan i medfør af udbudslovens 185, stk. 1, nr. 1 bringe en aftale til ophør, når aftalen har været genstand for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsprocedure, jf Ordregiver kan i dette tilfælde bringe aftalen til ophør med 30 dages varsel til den 1. i en måned. Ordregiveren kan i medfør af udbudslovens 185, stk. 1, nr. 2 og 3 bringe en aftale til ophør, når leverandøren var omfattet af en af udelukkelsesgrundene i på tidspunktet for tildelingen af aftalen, hvorefter leverandøren skulle have været udelukket fra udbudsproceduren, eller aftalen ikke skulle have været tildelt leverandøren på grund af en alvorlig overtrædelse af forpligtelserne i henhold til traktaterne og direktivet, der er fastslået af EU-Domstolen i forbindelse med en Side 21 af 31

22 procedure efter artikel 258 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde. Ordregiver kan i dette tilfælde bringe aftalen til ophør straks. 4. Aftalens omfang 4.1. Omfang Denne aftale omfatter levering af grødeskæring og vedligeholdelse af vandløb til ordregiver og er en offentlig kontrakt i overensstemmelse med reglerne i udbudsloven. Det er alene følgende af ordregivers enheder og institutioner, der er omfattet af aftalen: Vækst og Bæredygtighed Ændringer af aftalens omfang Ordregiver kan, i det omfang det ikke strider mod de udbudsretlige regler, kræve, at der foretages ændringer i aftalens omfang. Ordregiverens krav om ændring skal fremsættes skriftligt. Leverandøren skal herefter udarbejde et ændringsnotat, hvori eventuelle krav om forandringer i aftalen med hensyn til pris, tid og sikkerhed som følge af ændringen beskrives. En ændring af aftalen er først gældende fra det tidspunkt, hvor der er indgået skriftligt tillæg til aftalen. Leverandøren har således ikke krav på merbetaling, medmindre der er indgået skriftligt tillæg til aftalen herom. 5. Samarbejde Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til aftalen. Leverandøren skal optræde loyalt overfor ordregiver og orientere sit personale om aftalen i sin helhed. Leverandøren må alene tilbyde ydelser, der er omfattet af tilbudslisten, medmindre andet er aftalt med ordregiver. Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse, jf. pkt. 12. På en parts initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandør og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder i november/december måned Leverandøren har i forbindelse med afgivelse af tilbud oplyst, hvilke medarbejdere der vil være driftsledere. Leverandøren er ikke berettiget til at udskifte disse driftsledere, med mindre dette godkendes af ordregiver. Såfremt en udskiftning af en driftsleder er nødvendig som følge af den tidligere driftsleders opsigelse, er leverandøren forpligtet til, uden omkostninger for ordregiver, at sikre at en ny driftsleder har mindst samme kompetencer, som den driftsleder, som erstattes. Leverandøren skal på ordregivers forlangende dokumentere den nye driftsleders kompetencer. Side 22 af 31

23 Ordregiver er altid berettiget til at forlange en driftsleder udskiftet, såfremt dette er sagligt begrundet, herunder ved vedvarende samarbejdsproblemer. Leverandøren er også her forpligtet til at sikre, at en ny driftsleder har tilsvarende kvalifikationer. 6. Virksomhedsoverdragelse Der overdrages ikke medarbejdere fra ordregiver til leverandøren i forbindelse med indgåelse af denne aftale. Ordregiver har således ikke stillet krav om, at virksomhedsoverdragelsesloven (lovbekendtgørelse nr. 710 af 20. august 2002 om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse) skal finde anvendelse. 7. Kvalitet De af aftalen omfattede tjenesteydelser skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, andre myndighedskrav samt branchenormer på tidspunktet for indgåelse af aftalen samt i aftalens løbetid. Tjenesteydelserne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele aftalens løbetid. 8. Priser og prisregulering 8.1. Pris Priserne for de ydelser, der er omfattet af aftalen, fremgår af leverandørens tilbud bilag 2. Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter og gebyrer Prisregulering Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra aftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra 1. maj Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Kommunernes Landsforenings pris- og lønskøn for entreprenører og håndværkerydelser. Prisreguleringen foretages på baggrund af pris- og lønudviklingen for det kommende år, således reguleres der pr. 1. maj 2018 for indekset [ ]. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Prisregulering sker, på foranledning af den part der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles udbyder senest 30 dage før ikrafttræden. Side 23 af 31

24 Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 30 dage før reguleringstidspunktet. Hvis der meddeles prisregulering efter dette tidspunkt, kan prisreguleringen alene få virkning for ydelser, der leveres 30 dage efter ordregiver har modtaget meddelelse om prisregulering. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel-format. Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 14 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres Afgifter Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt efter aftalen er indgået, og som bliver pålagt de af aftalen omfattede ydelser Bonus og godtgørelse Omsætningen som følge af nærværende aftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand. 9. Bestilling Bestilling skal kunne afgives via /telefon. 10. Fakturering I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) EAN-lokationsnummer på den rekvirerende enhed Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Ydelsesnavn / -betegnelse og kvantum af de leverede ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Side 24 af 31

25 Rekvirent hos ordregiver Ordregivers ordre-/rekvisitionsnummer Sidste rettidige betalingsdato Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler. 11. Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter modtagelse af korrekt faktura, jf. pkt. 10. Falder sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag. 12. Leverandørens misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af leverandørens forpligtelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv. Foreligger der misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette samt underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Ordregiver kan ophæve aftalen helt eller delvist, hvis leverandøren i væsentligt omfang misligholder sine forpligtelser efter aftalen eller underliggende aftaler. Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse af aftalen: - Forhold, der er omfattet af udbudslovens 185, stk. 1, nr Leverandørens ydelser overholder, trods én skriftlig reklamation fra ordregiver, ikke kvalitetskravene i denne aftale. - Leverandøren foretager ikke, på trods af én reklamation, den nødvendige afhjælpning - Enhver forsinkelse. - Overskridelse af tidsfrister. - Kassationer af det udførte arbejde. - Forkert udført arbejde. - Manglende eller mangelfulde færdigmeldinger. - Manglende uddannelse af medarbejdere der udfører arbejdet. - Gentagende manglende fremsendelse af vandløbsjournaler. - Leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed så som skatte- eller momssvig og overtrædelser af markedsføringslovgivningen. - Der indtræder rekonstruktion, konkurs eller i øvrigt væsentligt forringede forhold. - Leverandørens ophør med den virksomhed, som aftalen vedrører. - Indtræden af andre omstændigheder der bringer aftalens opfyldelse i alvorlig fare. - Manglende overholdelse af bestemmelsen om etik, jf. pkt. 18. Ovenstående punkter er ikke udtømmende. Side 25 af 31

26 I øvrigt gælder danske rets almindelige regler om misligholdelse herunder de almindelige regler om forsinket eller udebleven levering. Såfremt ordregiver, som følge af forsinkelse, vælger at hæve en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning. Evt. merudgifter i forbindelse med dækningskøb kan modregnes i enhver fordring mod leverandøren. Der foreligger altid en mangel ved leverandørens ydelse, såfremt ydelsen ikke opfylder denne aftale med tilhørende bilag, eller ydelsen ikke er som ordregiver med føje kunne forvente. Leverandøren har på ordregivers anmodning pligt til at afhjælpe påpegede mangler snarest. Såfremt afhjælpning ikke er mulig, eller leverandøren forgæves har forsøgt at afhjælpe en mangel gentagne gange, kan ordregiver vælge i stedet at kræve et forholdsmæssigt afslag i betalingen til leverandøren. Det forholdsmæssige afslag fastsættes under hensyn til manglens omfang og karakter, men kan ikke overstige betalingen for leverancen. Leverandøren er erstatningsansvarlig overfor ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning for tab, som leverandøren måtte påføre ordregiver ved ansvarspådragende handlinger eller undladelser. 13. Bod Hvis ordregiver konstaterer misligholdelse (herunder forsinkelse) i henhold til kontraktens bestemmelser og bilag hertil, kan aftalen ophæves, og arbejdet overdrages til en anden leverandør. Der kan pålægges bod på kr. per påbegyndt dag for forsinkelser for grødeskæring, jævnfør de fastsatte tidsfrister i bilag 3, grødeskæringspraksis. Boden vil blive tilbageholdt i betalingen og/eller anfordret i sikkerhedsstillelsen. Der kan yderligere pålægges bod på kr. per forsømmelse, hvis ikke grødskæringspraksis overholdes, dokumentation og vandløbsjournaler ikke afleveres rettidigt jævnfør de fastsatte tidsfrister i bilag 1 i kravspecifikationen. Boden vil blive tilbageholdt i betalingen og/eller anfordret i sikkerhedsstillelsen. Diverse tidsfrister fremgår af henholdsvis bilag 1 (kravspecifikation) og bilag 3 (grødeskæringspraksis). Arbejdet skal påbegyndes i så god tid og fremmes i et sådant omfang, at det er helt færdigt til det angivne sluttidspunkt i bilag 3, grødskæringspraksis. Skulle en entreprenør af uforudsete grunde ikke være i stand til at overholde fristen, skal han snarest og senest 5 dage før dennes udløb rette henvendelse til Holbæk Kommune. Eventuelle erstatningskrav rettet mod kommunen som følge af for sent udført vedligeholdelse af vandløbene jf. tilbudslisterne, kan blive videresendt til leverandøren. Udfører leverandøren ikke det overdragne arbejde forsvarligt, fastsætter ordregiver en frist for afhjælpning af de konstaterede mangler. Hvis denne ikke overholdes, kan ordregiver lade manglende arbejde udføre for den forsømmeliges regning. Side 26 af 31

27 14. Beskadigelser Bygværker, vandstandsskalaer og afmærkningspæle, lovlige hegn mv. må ikke beskadiges. I givet fald skal beskadigelsen noteres i vandløbsjournalen og i akutte tilfælde straks meddeles ordregiver. Leverandøren skal herefter genetablere det beskadigede uden beregning. Leverandøren har afhjælpningspligt og ret frem til 6 måneder efter datoen for endelige aflevering. 15. Force majeure Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af aftalen på grund af force majeure. Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af aftalen er umulig og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun som force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som underleverandøren ikke burde have undgået eller overvundet. Ordregiver er ansvarsfri under samme betingelser som leverandøren, jf. ovenstående. Force majeure kan kun påberåbes af en part, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part uden unødigt ophold efter, at force majeure er indtrådt. Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer. Hvis opfyldelsen af aftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve aftalen. Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt aftalen ophæves på grund af force majeure. 16. Sikkerhedsstillelse Leverandøren skal inden underskrift af aftalen stille sikkerhed for opfyldelse af denne. Sikkerhedsstillelsen skal sendes til ordregiver samt godkendes af ordregiver i forbindelse med indgåelse af kontrakten. Sikkerhedsstillelsen skal udgøre 10% af aftalens årssum i hele aftalens løbetid. Garantibeløbet står til rådighed for ordregiver i tilfælde af misligholdelse eller utidig ophævelse af aftalen i det omfang, ordregiver må opfylde leverandørens kontraktlige forpligtelser. Side 27 af 31