Brugerudvalgsmøde 12. september 2014 kl. 13 i Mødelokale E6 Referat

Transkript

1 Brugerudvalgsmøde 12. september 2014 kl. 13 i Mødelokale E6 Referat Deltagere: Nicolai Haslund Studerende på Miljø og ressource management, formand for Beach Baren Stephanie Fisker Louise Liberty Svenningsen Bjarne Kay Afdelingschef, Teknisk service, Service byerne Rita Irene Rattenborg Campusbibliotekar, SDUB Susanne Rønberg Betjent, Teknisk service Birgit Jahn Daglig leder, Studieservice (stedfortræder for Studieservice s repræsentant i Lederforum) Jan Askebjerg Nielsen Kontorbetjent, Teknisk service Kirsten Olesen Sekretær, Teknisk service Ane Line Søndergaard Campussekretær, Teknisk service (referent) Afbud fra: Pia Rind Jakobsen Rasmus Lind Hoel Studerende på Sociologi og Kulturanalyse Mathias Mathiasen Studerende på Samfundsvidenskab, formand for De studerendes råd, medlem af IME s institutråd Claus Trap Christensen Supportchef, It Service, Supportafdelingen ACTION: 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 2. Godkendelse af referat Godkendt. 3. Forslag fra de studerende Se punkt Medlemmer af brugerudvalget Direktionens beslutning om sammensætning er vedlagt dette referat. Punktet Medlemmer af Brugerudvalget tages op på kommende møde i Fællesadministrationen. 1

2 5. Ønske om introfest foreslået på sidste møde rammer og midler kan skaffes er der nogen studerende der griber den? Der er ønske om en fast årlig fest kun for SDU Campus Esbjerg. Det forventes at man kan samle ca. 200 SDU studerende. Det besluttedes på mødet, at den årlige SDU fest ikke skal være en introfest, men en julefest i slutningen af november. (Bemærk at J dag er november og sidste bardag ligger tæt på 1. december.) Louise meldte sig som tovholder på dette arrangement. Det arrangeres i samarbejde med baren og evt. med hjælp til markedsføring fra Ane Line. Der annonceres med plakater og der oprettes en facebook event. LOUISE Rita nævnte at SDUB har et fagligt arrangement torsdag 9. oktober kl og hun foreslog at man kunne kombinere det med at man bagefter gik i baren. Evt. uddeles kuponer som man kan indløse til pizza/sandwich i baren. Vi vil prøve at kombinere faglige arrangementer med barbesøg fremover. 6. Skal baren have regler og hvorfor? Der er møde i Kolding 8. oktober ang. spiritusbevilling, hvor alle byernes barformænd og campussekretærer deltager. Stephanie, Nicolai og Ane Line deltager. Punktet tages op igen på næste møde. 7. Markedsføring af BU kan vi blive mere konkrete om dette? Reklame roll up: Der skal ansigter og kontaktoplysninger på hvem vil på? (se vedlagt Slagelses eksempel) Slagelse eksemplet på en roll up som markedsføring af BU blev godkendt til brug i Esbjerg også. Louise, Nicolai og Mathias har meldt sig til at fremstå med portræt og kontaktinformationer. Ane Line sender til tryk. 8. Barens inventar Nicolai: Kan du nå at medbringe en liste over inventar på mødet? SDU ejer det hele. Nicolai sender liste over inventar til Bjarne. 9. Biblioteket Iflg. brugerundersøgelse er der stor tilfredshed med indretningen. Dog er der ønsker om længere åbningstid og meldinger om at bøgerne er for gamle. Der ønskes 8 stole til cafébordene. Rita/Jan sender materiale til Bjarne som viderebringer til De Studerende i Centrum. RITA JAN 10. Kantinen Der er ros til det nye koncept. 11. SDU Idræt? Nicolai: SDU Idræt findes ikke i Esbjerg, men der er etableret et lokalt samarbejde som hedder DSI 2

3 (De Studerendes Idrætsforening) Nicolai er SDU s repræsentant. Samarbejdet er godkendt af SDU ledelsen. Esbjerg kommune ejer den nye plæne ved AAU, men den må ikke bruges endnu. Nicolai kontakter planchef Peter Bagge og vender tilbage til Ane Line med info. 12. Er der brug for årlige erfa møder mellem brugerudvalgene i byerne? Der var ingen interesse ellers kan man læse referaterne. 13. Er der basis for et campusblad i Esbjerg? Nej. 14. Eventuelt Infoskærme: Spørgsmål: Er der en politik om at der skal være en infoskærm med lokaleaktiviteter? Kan vi få hængt infoskærmene op nu uden at skulle vente på at Studenterservice/loungeområde etableres? Studerendes booking af grupperum fremgår ikke i MitSkema Reklame for Beachbaren: Beachbaren ønsker også at benytte roll ups som reklame. Nicolai kommer med forslag til layout og tekst. Ane Line sender til tryk. Ane Line laver forslag til layout af stickers godkendes af Nicolai. Automater: SDU skifter SCM automater ud med Selector automater. Der er ønsker fra studerende om mad i automaterne, fx nødder, yoghurt, knækbrød, nudler, grød. Prisen er vigtig det skal være billigt. Diverse: Indskærpelse: Barens personale skal blive bedre til at rydde op i området efter arrangementer. Under diskussionen om en bredere opbakning til BU udtrykte de studerende, at navnet Brugerudvalg ikke er specielt sexet at lancere blandt de studerende. CLAUS BJARNE CLAUS BJARNE STEPHANIE Brugerudvalgsmøder holdes 4 gange årligt. Næste møde bliver oktober/november Brugerudvalget på SDU s hjemmeside: Udvalgets facebookgruppe: Dette referat sendes også til institutledere, institutsekretærer, studieledere og tutorer. aline/

4 Brugerudvalg pa SDU Baggrund Syddansk universitet er i stor bevægelse og arbejder konstant på, at forbedre sig og skabe de bedst mulige forhold for de studerende. Et vigtigt element for at kunne skabe rammerne for de studerende er, at de inddrages i processerne. På den faglige side har de studerende et struktureret system med studienævn, institutråd og akademisk råd, hvor de studerende inddrages i arbejdet på de respektive niveauer. Når det derimod drejer sig om de omkringliggende rammer, er studenterinddragelsen begrænset til få selvstændige og specifikke udvalg, såsom kantine udvalg, IT-udvalg, o.l., hvor studenterrepræsentationen er mere tilfældig end ønskværdigt. For at få en højere grad af studenterinddragelse på SDU, bør disse udvalg nedlægges og samles i et mere overskueligt og struktureret sæt af helhedsorienterede brugerudvalg, med studenterrepræsentanter fra det aktive studentermiljø. Herved vil universitetet kunne inddrage de studerende på en lettere og mere naturlig måde og løbende få et mere repræsentativt og helhedsorienteret input fra de studerende. Ligeledes vil det blive lettere for det aktive studentermiljø at viderebringe ønskerne fra deres studerende og lokale foreningsliv. Syddansk Universitet bør af denne grund etablere følgende Brugerudvalg: Brugerudvalg Uden for Odense - etableres ét brugerudvalg på hver campus, med følgende medlemmer. Campussekretæren (koordinator) Studenterrepræsentanter fra foreningslivet og studierne Lederforum (studieservice, teknisk service og IT-service) Campussekretæren er i denne sammenhæng tiltænkt rollen som koordinator, der facilitere udvalgets møder og sammen med det lokale miljø løbende sikrer en så bredt dækkende studenterrepræsentation som mulig. Odense Grundet den markant større studentermasse på Odense campus, er det nødvendigt at oprette flere brugerudvalg, for at kunne inddrage de studerende på en funktionel og repræsentativ måde. Derudover eksisterer der på Odense campus en lang række fagråd, studieorienterede foreninger, o.l., der beskæftiger sig med de studiemiljømæssige rammer og samler op på deres studerendes henvendelser. Det vil derfor være nærliggende at studenterrepræsentanterne findes herfra (Fagrådene og foreningerne har allerede i bredt omfang udtrykt stor interesse herfor) Der bør af denne grund oprettes ét brugerudvalg for hvert fakultet, med følgende medlemmer:

5 En ansat fra Teknisk service (koordinator) En repræsentant fra fakultetssekretariatet Studenterrepræsentanter fra fakultets fagråd og studieorienterede foreninger Repræsentanter fra de relevante serviceområder Evt. andre fakultetsrepræsentanter Koordinatoren vil her have ansvaret for at facilitere udvalgets møder og i samarbejde med fakultetssekretariatet løbende sikre en bred studenterrepræsentation. Faste tilbagevendende opgaver Syddansk Universitet udfører hvert andet år en Studie- og undervisningsmiljøvurdering, som fakulteterne, campusserne og fællesområdet efterfølgende kan bruge til, at forbedre universitetet. Alle brugerudvalgene skal bistå denne proces ved, at kvalificere de efterfølgende handlingsplaner for de respektive miljøer. Ligeledes kan arbejdsmiljøorganisationen løbende få kvalificeret specifikke indsatsområder vha. brugerudvalgene. Alle brugerudvalgene skal for deres respektive område udarbejde en årlig vurdering af studenterforeningernes behov og adgang til kontorfaciliteter, opbevaringsplads o.l., samt deres muligheder for, at afholde sociale og faglige arrangementer. Alle brugerudvalgene skal årligt vurdere den samlede IT-løsning, der tilbydes det respektive område. Alle brugerudvalgene skal ca. hvert andet år lave en systematisk gennemgang af alle de faglige og sociale lokalefaciliteter, der primært henvender sig til de studerende fra deres repræsentationsområde. Op til hver forhandling af kantinekontrakterne skal brugerudvalgene uden for Odense kunne komme med deres vurdering af og ønsker til deres kantine. I Odense er kantineforholdene dog forskellige fra fakultet til fakultet. For de kantiner der benyttes af flere fakulteter, skal Teknisk service derfor vurdere, hvilke brugerudvalg bør inddrages, og/eller om det vil være hensigtsmæssigt at nedsætte et ad hoc udvalg til denne opgave. Ad Hoc udvalg I tidsbegrænsede indsatser kan det i nogle tilfælde være mere hensigtsmæssigt, at Teknisk service med hjælp fra de relevante brugerudvalg nedsætter et ad hoc udvalg med relevante studenterrepræsentanter. Ad hoc udvalg kan f.eks. beskæftige sig med: Etableringen af nye faciliteter såsom en studenterbar, fitnessrum, bibliotek, o.l. Vurdering/forslag til forbedring af de inden- og udendørsfaciliteter, der henvender sig til den brede studentermasse. Nybyggerier, ombygninger eller renovering af eksisterende bygninger Nuværende eller ønskede servicefunktioner